Møteinnkalling Arbeidsmiljøutvalet Utval: Møtestad: 220 Dato: 10.09.2013 Tid: 12:00-14:00 Vi kallar med dette inn til møte i Arbeidsmiljøutvalet. Forfall må meldast til HMS-koordinator Solbjørg Leite på e-post, Solbjorg.Nossen.Leite@hivolda.no innan 5.sept. Du må sjølv kontakte vararepresentant dersom du ikkje kan møte. Vennlig helsing Marit Holstad Aarsæther AMU-leiar Solbjørg Nossen Leite HMS-koordinator
Sakliste Utvalsaksnr Innhold U.off. Arkivsaknr. AMU 16/2013 AMU 17/2013 AMU 18/2013 AMU 19/2013 AMU 20/2013 AMU 21/2013 AMU 22/2013 AMU 23/2013 AMU 24/2013 AMU 25/2013 Godkjenning av referat og oppfølging av saker frå AMU-møte 11.06.2013 Godkjenning av prosedyre for gjennomføring, forundersøking, skjema og handlingsplan for vernerunde Godkjenning av skjema for risikoanalyse, risikovurdering og handlinsplan 2013/248 2013/248 2013/248 Sjukefråver 2013/248 Rapport frå BHT 2013/248 AKAN 2013/248 Førstehjelpsopplæring 2013/248 AMU-samansetting 2013/248 HMS-koordinator 2013/248 Eventuelt 2013/248
Arkiv: 012 Arkivsaknr.: 2013/248-18 Sakhandsamar: Solbjørg Nossen Leite Saksframlegg Utval Utvalsaksnr. Møtedato Arbeidsmiljøutvalet 16/2013 10.09.2013 Godkjenning av referat og oppfølging av saker frå AMU-møte 11.06.2013 Vedlegg 1 Godkjenning av referat og oppfølging av saker frå AMU-møte 11.06.2013 Saker til oppfølging: Sak 07/2013 IA-målsetting Sak 09/2013 Sjukefråver Personalkontoret har arbeidd med å få rutiner på plass. Personaldirektør orienterer Sak 10/2013 Arbeidsutvalet har utarbeida forslag til rutiner. Jfr. eiga sak. Sak 12/2013 Intern informasjon Sak 13/2013 Arbeidet med HMS-handbok er i gang og i rute til lansering 15.okt. Der rutiner manglar får tilsette medverke. Årshjul 2013, jfr. vedlegg. Sak 14/2013 Personaldirektør bør sende ut påminning om HMS-dag. Sak 15/2013 11 deltok på HMS kurs i regi av Stamina BHT. Fem verneombod / AMU-medlemmer manglar kurs.
FRAMLEGG TIL REFERAT 02/2013 MØTE I ARBEIDSMILJØUTVALET TYSDAG 11.06.2013 Tid: Kl 12.00 14.00 Stad: Møterom 220, Berte Kanutte-huset Til stades frå arbeidsgjevarsida: Per Arne Brandal Aud Folkestad Bente Gunn Lien Kjell Einar Dagfinrud Til stades frå arbeidstakarsida: Marit Aarsæther Odd Helge Mjellem Tonheim (vara) Elles møtte: Forfall: Øyvind Hagen, hovudverneombod Odd-Jonny Telseth, Stamina HOT bedriftshelseteneste Jacob Kjøde, Høgskuledirektør Solbjørg Nossen Leite HMS-koordinator Henny Koppen Elin Ø Halkjelsvik Reidulf Botn Møteleiar: Referent: Marit Aarsæther Solbjørg Nossen Leite Før møtestart vart Rune Mo takka av Høgskuledirektør Jacob Kjøde jr. for 12 års arbeid som hovudverneombod. Det vart tatt bilete av AMU-medlemmene, bilete og informasjon skal brukast til informasjon på innsida. SAKLISTE: AMU-S 6/2013 GODKJENNING AV REFERAT OG OPPFØLGING AV SAKER FRÅ AMU-MØTE 16.04.2013 Referatet vart godkjend utan merknader. Der var ikkje saker til oppfølging frå førre møtet. AMU-S 7/2013 IA-MÅLSETTING 2013
AMU ber tenestemannsorganisasjonane drøfte eventuelle seniorpolitiske virkemiddel knytt opp mot å stå lenger i stillinga med leiinga. Odd Helge Tonheim tek opp saka på neste IDF-møte, og melder tilbake til AMU. Der var elles ingen merknader til IA-målsettinga. AMU-S 8/2013 RAPPORT FRÅ BHT Odd Jonny Telseth orienterte om tenesteplanen for 2013. Planen er utarbeida av Personaldirektør Nina Garshol, hovudverneombod Rune Mo og BHT v Odd Jonny Telseth og viser kva tenester som skal utførast i 2013. Planen skal evaluerast innan 01.07.2013. BHT presiserte at dei skal vere med på dialogmøtet som skal haldast etter 7 veker, HVO er i gang med å etablere rutiner for dette. Det vart informert om arbeidshelseundersøkingar. AMU stilte spørsmål vedrørande interne rutiner for publisering av rapportar eks. etter arbeidshelseundersøkingar. Rapportane kan innehalde sensitiv informasjon som ikkje bør komme ut. AMU oppmodar om at HVO får på plass rutiner for handtering og offentleggjering av rapportar frå våre samarbeidspartar. HMS-koordinator følger opp saka. BHT har faste kontordagar på lettbygget tysdagar 0900-1200, der er ein til to personar som i snitt nyttar seg av tilbodet. AMU stilte spørsmål om ledig tid kan nyttast til planlagde vernerunder, førstehjelpskurs eller ergonomitiltak. AMU ønsker at dette skal drøftast i planlagt evalueringsmøte. Både AMU og BHT ønsker at rapport frå BHT heretter skal vere fast punkt på saklista til AMU. AMU-S 9/2013 SJUKEFRÅVER Grunna sjukefråver på personalkontoret er der ikkje utarbeida tal for sjukefråveret i 2013. AMU tilrår at personalkontoret snarast får på plass rutiner som sikrar at ein kan få fram relevante tal. Jfr arbeidsmiljølova 5-1 registrering av skader og sjukdommar. HMS-koordinator tek saka vidare til personaldirektøren. AMU-S 10/2013 AKAN AMU tilrår at det blir utarbeida retningsliner for AKAN-oppfølging. AKAN skal vere ein del av AMU og ikkje eit eige utval. Arbeidsutvalet utformer forslag til retningsliner som skal til høyring i tenestemannsorganisasjonane og leiinga. Hovudverneombod Øyvind Hagen er AKAN-kontakt inntil organisasjonane har fått uttalt seg i saka. AMU-S 11/2013 RØYKING VED HVO På bakgrunn av at saka er behandla og det er gjort vedtak tidlegare, viser AMU til at arbeidsgjevar har styringsrett. Arbeidsgjevar må fylgje opp saka. AMU-S 12/2013 INTERN INFORMASJON AMU oppmodar leiinga om å sjå på korleis informasjonsflyten til tilsette kan bli betre, enten ved bruk av «innsida» eller «informasjonsavis». AMU ber informasjonsleiar Per Arne Brandal om å melde saka inn til neste leiarmøte. AMU-S 13/2013 STATUS HMS-ARBEID
HMS-koordinator informerte om at det er teikna kontrakt med Compendia AS om kjøp av elektronisk HMS-handbok. Intern opplæring for administratorar er avtalt 17.juni. Arbeidet med lokal tilpassing startar deretter opp. Årshjul som viser planlagde og utførte HMS-aktivitetar pr. 07.06.2013 vart presentert. AMU ønskjer at all HMS-aktivitet skal vere synleggjort skriftleg gjennom årshjulet. Kven som ansvar, tidsfrist, og om aktiviteten er utført skal stå i årshjulet. AMU-S 14/2013 HMS-DAG 2013 AMU støttar arbeidsutvalet si tilråding om at ein opprettheld tradisjonen med HMS-dag. AMU vedtok at HMS-dagen i år blir 15.oktober frå 0900-1200. Tema blir presentasjon av det elektroniske HMS-systemet ved personalkontoret og beredskapsplan ved «Ressursgruppa». Personaldirektør sender ut informasjon ila veke 24 og oppmodar alle om å sette av tidspunktet. AMU-S 15/2013 KURS FOR VERNETENESTE OG LEIARAR 13 tilsette, verneombod, AMU-medlemmer og leiarar er påmeldt kurs i regi av Stamina Helse. Kurset inneheld to dagar med fellesundervisning og individuelle nettbaserte modular, og tilsvarar «40-timars kurs» som er lovpålagt HMS-pplæring for verneombod og AMU-medlemmer
Arkiv: 012 Arkivsaknr.: 2013/248-19 Sakhandsamar: Solbjørg Nossen Leite Saksframlegg Utval Utvalsaksnr. Møtedato Arbeidsmiljøutvalet 17/2013 10.09.2013 Godkjenning av prosedyre for gjennomføring, forundersøking, skjema og handlingsplan for vernerunde Vedlegg 1 Godkjenning av prosedyre for gjennomføring, forundersøking, skjema og handlingsplan for vernerunde 2 Godkjenning av prosedyre for gjennomføring, forundersøking, skjema og handlingsplan for vernerunde 3 Godkjenning av prosedyre for gjennomføring, forundersøking, skjema og handlingsplan for vernerunde 4 Godkjenning av prosedyre for gjennomføring, forundersøking, skjema og handlingsplan for vernerunde Utkast til skjema er utarbeida i samarbeid med verneombod, hovudverneombod, kontorsjefar og aktuelle leiarar som skal delta på vernerunder.
Prosedyre Prosedyre for gjennomføring av vernerunde Utarbeida Juni 2013 Revidert dato Vernerunde er ein viktig del av høgskulen sitt systematiske HMS-arbeid og skal dokumenterast skriftlig i høve forskrift om internkontroll 5, pkt.6. Denne prosedyren med tilhøyrande skjema er eit verktøy for å sikre felles rutinar for gjennomføring, dokumentasjon og oppfølging. Hensikt Sikre at det gjennomførast ei systematisk HMS-kartlegging av fysiske tilhøve ved Høgskulen i Volda og vere eit hjelpemiddel for å forbetre arbeidsmiljøet. I tillegg fungerer prosedyren som reiskap for å avdekke, rette opp og forebygge risiko, slik at ein kan avdekke tilhøve som bør risikovurderast. Omfang Prosedyren gjed for heile Høgskulen i Volda Definisjonar og ansvar Vernerunda er først og fremst ein gjennomgang og systematisk kartlegging av observerbare arbeidsmiljøfaktorar i eit verneområde. Kartlegging og undersøking av andre arbeidsmiljøfaktorar ( eks. psykososialt arbeidsmiljø, konflikter og rus ) skal fangast opp i andre rutinar. Høgskulen i Volda er inndelt i seks verneområder, dei fire avdelingane, administrasjon og bibliotek. Det er leiinga ved det enkelte verneområdet som er ansvarlig for planlegging, gjennomføring og oppfølging av vernerunden. Ved avdelingane er det kontorsjefane som har ansvaret, i administrasjon er det studiedirektøren og personaldirektøren og ved biblioteket biblioteksjefen. Verneombodet skal delta i arbeidet. Rutine Vernerunde skal gjennomførast årleg i oktober. Vernerunden kan gjennomførast i tre faser ( fase 1, 2 og 3), men minimum to faser ( fase 2 og 3). Fase 1 Førebuing Leiar / kontorsjef ved det enkelte verneområdet gjennomfører ei forundersøking før sjølve vernerunden. Eige skjema skal nyttast, skjemaet kan sendast ut til alle tilsette, og tilbakemeldingane skal systematiserast. Fase 2 Gjennomføring Før vernerunden bør det gjennomførast eit førebuande møte. Leiar / kontorsjef ved det enkelte verneområdet har ansvar for å kalle inn alle som skal delta. Om ønskelig kan ein trekke inn anna kompetanse som bedriftshelseteneste, drifsleiing, HVO, HMS-koordinator el. I førebuande møte går ein gjennom handlingsplan frå førre vernerunde og resultat frå eventuelle gjennomførte forundersøkingar. Sjølve vernerunden gjennomførast i verneområdet og dei tilsette skal varslast om tidspunktet. Vernerunden dokumenterast ved bruk av eige skjema. I tillegg kan ein nytte foto dersom dette er hensiktsmessig. Leiar med beslutningsmynde og verneombod skal alltid vere med, og det skal vurderast om anna kompetanse bør vere med. Fase 3 Oppfølging Leiing / kontorsjef og verneombod i dei einskilde verneområda utarbeidar ein handlingsplan seinast innan ei veke etter vernerunden. Handlingsplanen skal sendast til Høgskuledirektør med kopi til driftssjef, hovudverneombod, leiar i AMU og HMS-koordinator. Direktør gir tilbakemelding innan januar
Relevant dokumentasjon Skjema for førebuing til vernerunde - HMS Skjema for vernerunde - HMS Skjema for handlingsplan-hms
Førundersøking til vernerunde - HMS Emne Problem Forslag til tiltak Klima Lystilhøve Støy Ergonomi Lokaler Orden / reinhald Sikkerheit Støv / røyk / gass Helsefarlige kjemikaliar Anna Kommentarar : Dato: Underskrift:
Skjema for vernerunde HMS Område: Dato: Deltakarar: Klima Lystilhøve Støy Ergonomi Lokaler Temperatur Trekk Luftmengde,luftkvalitet /lukt Fukt Solavskjerming Støv på flater. Støv pga sveising sliping og saging. Røyking Totale lystilhøve Arbeidsplasslys Reinhald og vedlikehald av lyskilder Blending Refleks i skjerm Sjenerande støy frå mennesker ( trinnlyd / tale) Hørselsskadelig støy bruk av hørselvern Skilting av støysone Regulerbare stolar og bord Muligheiter for støtte til underarm Rett plassering av skjerm, mus og tastatur Kunnskap / opplæring om variasjon av arbeidsstillingar, innstilling av bord og stol Er lokala eigna for arbeidet som blir utført Lager / arkivplass Toalettilhøver, garderober og matrom Kommentarar OK OBS Må utbetrast Tidsfrist / ansvarlig
Tilrettelegging for funksjonshemma Orden og reinhald Rutiner for reinhald Orden slik at reinhald kan utførast skikkelig Ledningar på golv Kjemikaliar Brannvern Eventuelt Plassering / lagring av kjemikaliar / kjemiske stoff Merking av produkt Tilgjengelig datablad Stoffkartotek Rømmingsvegar frie og merka Kjennskap til rømmingsvegar og branninnstruks
Handlingsplan for oppfølging av vernerunde HMS Dato: Utfylt av: Problem Tiltak Ansvar Tidsfrist Utført Utfylt handlingsplan sendast til Høgskuledirektør med kopi til driftssjef, hovudverneombod, leiar i AMU og HMS-koordinator
Arkiv: 012 Arkivsaknr.: 2013/248-20 Sakhandsamar: Solbjørg Nossen Leite Saksframlegg Utval Utvalsaksnr. Møtedato Arbeidsmiljøutvalet 18/2013 10.09.2013 Godkjenning av skjema for risikoanalyse, risikovurdering og handlingsplan Vedlegg 1 Godkjenning av skjema for risikoanalyse, risikovurdering og handlingsplan 2 Godkjenning av skjema for risikoanalyse, risikovurdering og handlingsplan 3 Godkjenning av skjema for risikoanalyse, risikovurdering og handlingsplan Skjema er utarbeida etter mal presentert på HMS-kurs regi av Stamina BHT i juni 2013. Det er ønske om at alle einingar ved HVO nyttar same skjema. Naudsynt opplæring vil bli gitt.
Arkiv: 012 Arkivsaknr.: 2013/248-21 Sakhandsamar: Solbjørg Nossen Leite Saksframlegg Utval Utvalsaksnr. Møtedato Arbeidsmiljøutvalet 19/2013 10.09.2013 Sjukefråver Personaldirektør orienterer.
Arkiv: 012 Arkivsaknr.: 2013/248-22 Sakhandsamar: Solbjørg Nossen Leite Saksframlegg Utval Utvalsaksnr. Møtedato Arbeidsmiljøutvalet 20/2013 10.09.2013 Rapport frå BHT Tenesteplan revidert 3.september. Hausten 2013 skal desse tenesteområda prioriterast:
Arkiv: 012 Arkivsaknr.: 2013/248-29 Sakhandsamar: Solbjørg Nossen Leite Saksframlegg Utval Utvalsaksnr. Møtedato Arbeidsmiljøutvalet 21/2013 10.09.2013 AKAN Vedlegg 1 AKAN 2 AKAN 3 AKAN 4 AKAN 5 AKAN 6 AKAN 7 AKAN Arbeidsutvalet har utarbeida utkast til retningsliner. Det er tatt utgangspunkt i retningslinene til AKAN sentralt. Jfr. vedlegg. Retningslinene er sendt til tenestemannsorganisasjonane for drøfting med medlemmer og leiing, frist for tilbakemelding 01.11.13.
RETNINGSLINJER FOR PERSONRETTA ARBEID Eit individuelt AKAN-opplegg har bakgrunn i brot på arbeidsreglementet eller anna gjeldande lov-/regelverk, etterfylgt av ein eller fleire formelle åtvaringar. Tilsette kan også på eige initiativ be om hjelp ved uro for eige rusbruk eller pengespelaktivitet, og etter eige initiativ få oppretta eit individuelt AKAN-opplegg, sjølv om problemet ikkje har gitt utslag i samband med arbeidet. Når det gjeld pengespel er det viktig i kvar enkelt sak å vurdere i kor stor grad speleaktiviteten og problema går ut over arbeidet og kva bedrifta kan/vil gjere for å hjelpe. Eit individuelt AKAN-opplegg settast i gang etter at den tilsette har fått valet mellom å gå inn i eit slikt opplegg, eller at saka blir handtert som ei ordinær personal-/disiplinærsak der tilsettingstilhøvet blir vurdert, og med oppseiing eller avskjed som mogeleg konsekvens. Teieplikt Alle som blir involvert i arbeid med personsaker har teieplikt, utover det som naturleg inngår i samarbeid og melderutinar. Reaksjonsgrunnlag: å møte til arbeid påverka av rusmiddel å bruke rusmiddel i arbeidstida pengespel i arbeidstida å bruke rusmiddel eller ha pengespelaktivitet utanfor arbeidstida, slik at det medfører: fråvær at arbeidet ikkje blir utført tilfredsstillande at krav til sikkerheit og kvalitet ikkje blir ivaretatt negativt omdømme for bedrifta Framgangsmåte Brot på arbeidsreglementet, følgjast opp av næraste leiar, som utifrå dei formelle prosedyrane ved Høgskulen i Volda skal gi ei åtvaring. Er arbeidstakaren rusa / påverka, skal leiar sørgje for at vedkomande kjem seg trygt heim. Dersom leiar er usikker i den aktuelle situasjonen kan ein tredje person, td. ein tillitsvald, verneombod, AKAN-kontakt eller personalavdelinga, trekkast inn. Saka følgjast opp vidare dagen etter. Når næraste leiar med personalansvar ikkje er tilstade har vikar ansvar for å ta tak i situasjonen. Ved bytte av leiar må ny leiar settast inn i saka. For åtvaring og oppsett av individuelle AKAN-opplegg nyttast standardskjema (jfr. vedlegg 1, 2, 3 og 4). Formelle prosedyrar Fyrste åtvaring Den tilsette får ei åtvaring som stadfestast skriftleg (jfr. vedlegg 1, kvittering for mottatt åtvaring) etterfylgt av ein personleg samtale med næraste leiar. Dersom arbeidstakaren ønskjer det, er det ein fordel at tillitsvald er tilstade. Politikk for handtering av rus- og pengespelproblem og formelle prosedyre presiserast. I tillegg får den tilsette tilbod om vegleiing og støtte, td. gjennom eit individuelt AKAN-opplegg. Å ta imot tilbodet på dette stadiet er frivillig. AKAN-kontakt og BHT får orientering om at åtvaring er gitt. Andre åtvaring Ved nytt brot på arbeidsreglementet blir ny åtvaring gitt. (Jfr. vedlegg 2). Den tilsette har no følgjande val:
- Han/ho kan gå inn i eit individuelt AKAN-opplegg i samarbeid med næraste leiar, AKANkontakt og BHT. Dersom den tilsette takkar ja, utarbeidast ein skriftleg avtale om eit individuelt tilpassa AKAN-opplegg. Behov for profesjonell behandling blir vurdert eller - Tilhøvet blir behandla som ordinær personalsak, der tilsettingstilhøvet blir vurdert. AKAN-kontakt, BHT og tillitsvald (dersom vedkomande er organisert) får orientering om at ny åtvaring er gitt. Tredje åtvaring Ved ytterlegare brot på arbeidsreglementet blir ny åtvaring gitt. Det kallast inn til møte der AKAN-opplegget evaluerast av dei som er involvert i saka. Vurderast opplegget framleis som positivt vidareførast det med naudsynte justeringar. I motsett fall blir saka send over til personalkontoret, der den behandlast som ordinær personalsak. Avslutting Så lenge eit AKAN-opplegg er i gang, oppbevarast åtvaringsbrev og andre dokument i saka hos BHT. Går det meir enn to år etter siste brot på arbeidsreglementet, fell alle åtvaringar bort, og dokumentasjonen om AKAN-opplegget skal makulerast. Helseopplysningar inngår som ein del av BHT sin journal som omfattast av eige regelverk. En individuelt AKAN-opplegg kan også avsluttast før det har gått to år dersom ein ikkje finn det formålstenleg å fortsette. Det kan grunngjevast med at den tilsette ikkje følgjer opp det som er avtalt i opplegget og at det ikkje fungerer i høve arbeid. Dersom AKAN-opplegget blir avslutta handterast saka som ordinær personalsak. Personalavdelinga overtek dokumenta, som då blir ein del av dokumentasjonen i ei personalsak, og som i ytterste konsekvens kan ende som ei arbeidsrettsak. Vedlegg: 1. Standardskjema for kvittering for mottatt fyrste åtvaring 2. Standardskjema for andre åtvaring 3. Standardskjema for tredje åtvaring 4. Standardavtale for individuelle AKAN-opplegg
Arbeidsmiljøutvalet (AMU) AMU er hovudansvarleg for det førebyggande arbeidet med rus- og avhengigheit ved Høgskulen i Volda. AMU vel medlemmer til AKAN-utvalet og utnemner AKAN-kontaktar etter forslag frå arbeidstakarorganisasjonane. AKAN-utvalet AKAN-utvalet er eit underutval av AMU og er samansett slik: - ein representant frå leiing - ein representant frå BHT - ein representant for dei tilsette (ein av AKAN-kontaktane) Utvalet har to års funksjonstid, der det er mogeleg med attval. AKAN-utvalet skal organisere og legge til rette AKAN-arbeidet ved Høgskulen i Volda. Utvalet skal vere pådrivar i det førebyggande arbeidet. Dette medfører blant anna å legge til rette for at alle får naudsynt opplæring og informasjon. AKAN-utvalet skal lage ein årleg handlingsplan som syner rusførebyggande aktivitetar og tiltak (Vedlegg 5). Forslag til endringar i rusmiddelpolitikken skal leggast fram for AMU. AKAN-utvalet rapporterer årleg til AMU om aktivitetar i siste år og handlingsplan for komande år. AKAN-utvalet behandlar ikkje personsaker (individuelle AKAN-opplegg). Leiarar Leiarane ved Høgskulen skal sørgje for at alle medarbeidarar kjenner rusmiddelpolitikken, og kva denne betyr for den enkelte og for bedrifta som heilheit. Leiarar er viktige signalgivarar i arbeidsmiljøet og har dermed eit spesielt ansvar for at rus- og pengespelpolitikken blir følgt i praksis. Det er viktig at leiarane legg vekt på å bli godt kjent med sine medarbeidarar. Då er det lettare å fange opp teikn på problem, mistrivsel, åtferdsendring, og/eller uønska åtferd og ta dette opp med den enkelte på eit tidleg tidspunkt. Det er eit leiaransvar å snakke med medarbeidarar som har ei åtferd som gir grunn til uro, bekymring eller mistanke. Leiarar på alle nivå har det formelle ansvaret for at arbeidsreglementet ved Høgskulen blir følgt ( jfr. arbeidsmiljølova kap. 2). Ved brot på arbeidsreglementet har næraste leiar med personalansvar plikt til å reagere og gi åtvaring utifrå AKAN-rutinen. Unnlating av å følgje opp dette ansvaret er å betrakte som tenesteforsøming. I arbeidet med individuelle AKAN-opplegg er næraste leiar ansvarleg, og deltek i utforming, oppfølging og evaluering av opplegget saman med AKAN-kontakt og BHT. Leiaren skal følgje opp den tilsette i det daglege arbeidet og vurdere behovet for eventuelle endringar i arbeidet. AKAN-kontaktar Sjølv om næraste leiar har ansvaret for individuelle AKAN-opplegg, deltek AKAN-kontakten saman med BHT i planlegging, koordinering, oppfølging og evaluering av individuelle AKANopplegg.
I samarbeid med AKAN-utvalet har AKAN-kontaktane ansvar for informasjon og opplæring i rus- og pengespelfaglege spørsmål og for organisering av AKAN-arbeidet ved Høgskulen. Personalavdelinga Personalavdelinga har eit spesielt ansvar for å fremme ein konstruktiv rusmiddelkultur i bedrifta gjennom langsiktig planlegging og utvikling av organisasjonen. Personalavdelinga kan gi råd og støtte til leiarar i rusrelaterte spørsmål. Bedriftshelsetenesta (BHT) Bedriftshelsetenesta har etter arbeidsmiljølova ( 3.3) ei fri og uavhengig stilling i arbeidsmiljøspørsmål og er medisinske rådgivar i AKAN spørsmål. BHT er representert både i AMU og AKAN-utvalet. I samarbeid med AKAN-utvalet skal BHT gi informasjon og opplæring om organisering og gjennomføring av AKAN-arbeidet ved Høgskulen i Volda. BHT må også vere merksame på rusog pengespelproblematikk ved ordinær kartlegging og oppfølging av arbeidsmiljøet. Sjølv om næraste leiar har ansvaret for individuelle AKAN-opplegg, deltek også BHT i samarbeid med AKAN-kontakt i planlegging, koordinering, oppfølging og evaluering av individuelle AKAN-opplegg. Alle tilsette Alle tilsette er ansvarlege for å medverke til eit rusfritt og godt arbeidsmiljø. Dette medfører at kvar enkelt må sørgje for sjølv å vere rusfri på arbeid. Det same gjeld pengespelaktivitet som går ut over arbeidet eller arbeidsmiljøet. Kollegaer må sei ifrå om slitasje, belastingar eller sikkerheitsrisiko på arbeidsplassen (arbeidsmiljølova, kap. 2). Bagatellisering eller aktivt å skjule rus- eller pengespelproblem kan føre til at problem får vekse seg store over tid utan at nokon bryr seg. Alle tilsette kan søke råd via AKAN-kontakt eller BHT. Det gjeld både om ein sjølv har eit problematisk tilhøve til bruk av rus eller om ein ser problematisk rusmiddelbruk i miljøet. Tillitsvalde Rusmiddelpolitikken ved Høgskulen i Volda er vedtatt i AMU og «eigast» såleis av både dei tilsette og leiinga. Tillitsvalde har eit særskilt ansvar som pådrivarar for eit godt arbeidsmiljø. Dei skal bidra til at arbeidstakarar får hjelp og oppfølging. Tillitsvalde foreslår for AMU aktuelle kandidatar til vervet som AKAN-kontakt. Verneombod Saman med leiinga har verneomboda ansvar for at arbeidet med rus- og pengespelproblem blir jobba med som ein del av det systematiske HMS-arbeidet. Hovudverneombodet representerar verneomboda i AMU. Personkontakt Dersom det vurderast som hensiktsmessig skal det veljast ein personkontakt som skal vere ein kollegastøtte i eit individuelt AKAN-opplegg. Personkontakten blir valt av den tilsette som skal inn i eit AKAN-opplegg, og valet må aksepterast av næraste leiar. Personkontakta sine oppgåver spesifiserast i avtalen for det individuelle opplegget, og avgrensast til arbeidsplass og arbeidstid. Personkontakten skal samarbeide med og følgjast opp av dei som elles er ansvarlege for det individuelle opplegget (leiar, BHT, AKAN-kontakt).
I AMU 11.06.13 vart det vedteke at det skal opprettast eit AKAN-utval. AKAN står for Arbeidslivets kompetansesenter for rus og avhengigheitsproblematikk, og omhandlar også pengespelproblematikk. AKAN skal vere ein del av AMU og ikkje eit eige utval. Arbeidsutvalet har utarbeida forslag til retningsliner basert på retningsliner frå AKAN sentralt, desse skal til høyring hos tenestemannsorganisasjonane og leiinga. Rusmiddelpolitikken til Høgskulen i Volda skal beskrive kvar grensene går for akseptabel og uakseptabel rusmiddelbruk, og gi leiarar retningsliner for korleis handtere eventuell uakseptabel bruk. Ved at alle kjenner verksemda sine haldningar og handtering av uakseptabel bruk, ønsker ein å skape trygge rammer. Ein tydlig rusmiddelpolitikk gir leiarar muligheit til å gripe inn tidleg, slik at medarbeidarar kan få hjelp til å endre rusvanar. Ved Høgskulen i Volda gjeld følgjande: Verksemda si haldning er at det er uakseptabelt å møte på jobb påverka av rusmiddel. Dette gjeld alkohol og narkotika, og omfattar også bakrus og alkohollukt. Ved bruk av medikament som kan gi rusvirkning gjeld samme regel Pengespelaktivitetar i arbeidstida er ikkje tillate. Det gjeld både automatspel og spel på verksemda sine datamaskiner eller telefonar (gjeld også privat mobiltelefon). Alle tilsette vil kunne oppleve situasjonar og arrangement i tilknytning til arbeidet, der alkoholbruk inngår. Alle med ansvar for planlegging og gjennomføring av slike arrangement er ansvarlege for at alkoholserveringen foregår ut fra ei bevisst haldning til både dei positive og dei mogelege negative sidene ved alkoholbruken. Alle som deltar i slike situasjonar og arrangement, har på ein tilsvarande måte, eit ansvar for at eigen bruk skjer ut frå ei like bevisst haldning. Ved representasjon, reiseverksemd, deltaking på kurs og konferansar og andre arbeidsrelaterte tilstellingar, forventar vi at våre tilsette viser måtehald og ei åtferd som ikkje går ut over verksemda sitt omdømme. Tilsette er representantar for verksemda i slike samanheng. Ved bekymring eller mistanke har næraste leiar ansvar for å snakke med den det gjeld ( Den nødvendige samtalen ). Skulle ein av våre tilsette få eit problematisk tilhøve til bruk av rusmiddel som gir utslag i arbeidet skal AKAN-modellen for handtering av individsaker følgast. Denne finn ein på AKAN sine nettsider (www.akan.no). Jfr. elles linkar til høgre. Verksemda ønsker ikkje å sei opp tilsette som utviklar eit rusproblem utan at dei først har fått eit tilbod om hjelp. Rusmiddelpolitikken er ein del av det systematiske HMS-arbeidet i verksemda.
Vedlegg 4 Standardavtale for individuelle AKAN-opplegg ved Høgskulen i Volda Denne avtalen er inngått mellom (tilsett) og Høgskulen i Volda v/ (leiar) Det er orientert om gjeldande retningsliner for behandling av saker der tilsette ved Høgskulen i Volda har brote arbeidsreglementet med omsyn til rus/rusmiddelbruk eller pengespel. Alle som underteiknar dette dokumentet, forpliktar seg til eit gjensidig samarbeid om opplegget, både den generelle delen og den individuelt tilpassa delen. Eventuelle endringar, både av den generelle delen og den individuelt tilpassa delen, må gjeresat skriftleg og i forståing med alle som har underteikna dokumentet. GENERELL DEL Opplegget skal gjelde frå dags dato og to år framover Opplegget evaluerast/vurderast fyrste gong (dato) (nærmere plan for oppfølging i den individuelle delen) Når opplegget evaluerast skal fylgjande personar delta: (den tilsette) --------------------------------------- (nærmaste leiar) --------------------------------------- (AKAN-kontakt) ----------------------------------------(BHT) ----------------------------------------(eventuelt også tillitsvald og personkontakt) Behov for vurdering kan oppstå dersom (den tilsette) bryt arbeidsreglementet og får ei ny åtvaring etter retningslinene. Ei ny vurdering skal også gjerast ved brot på avtalen for det individuelle opplegget eller ved manglande oppfølging frå ein av partane. Justering av avtalen kan også bli aktuelt ved positiv utvikling. Fastlege: Fastlegen orienterast om AKAN-opplegget. Sjukmelding kan kun gjevast av fastlege eller bedriftslege.
(den tilsette) skal melde fra til nærmaste leiar om fråvær, uansett årsak, så tidleg som mogeleg etter arbeidsdagen startar (rutiner ved fråvær i den individuelle delen). Alle som er involvert i arbeidet med AKAN-opplegget, har teieplikt utover det som naturleg inngår i samarbeid og melderutiner. Det blir gitt fullmakter til naudsynt og relevant informasjonsutveksling og samarbeid mellom dei som er involverte i opplegget og eventuelle eksterne behandlarar. INDIVIDUELL DEL I tillegg til den generelle delen, er følgjande avtale gjort. Stad, / 20 Tilsett AKAN-kontakt BHT Leiar
Vedlegg 1 Fyrste åtvaring for brot på arbeidsreglementet i høve AKANretningslinene ved Høgskulen i Volda stadfestar med dette å ha mottatt ei åtvaring i høve AKAN-retningslinene ved Høgskulen i Volda. I en samtale med ( leiar) er det gitt informasjon om verksemda sine retningsliner og formelle prosedyrer. Det er informert om at AKAN-kontakt og BHT vil få informasjon om denne åtvaringa, og at det er mogeleg å få ein rådgivande samtale med desse. ( stad/dato) tilsett leiar NB! Høgskulen i Volda gjer merksam på at åtvaringa fell bort etter to år, dersom nye åtvaringar for same tilhøve ikkje oppstår.
Vedlegg 2 Andre åtvaring for brot på arbeidsreglement i høve AKANretningslinene ved Høgskulen i Volda Til: Dato: Viser til åtvaring, som vart gitt (dato). På bakgrunn av at du (dato) igjen har brote vårt arbeidsreglement ved å (konkret beskriving av hendinga) får du med dette andre gongs åtvaring. Høgskulen i Volda tilbyr deg eit individuelt tilpassa AKAN-opplegg. Hensikta er at arbeidstilhøvet kan fortsette. Eg ber deg møte til samtale på mitt kontor(dato og klokkeslett). Etter samtalen ventar eg di avgjersle innan (dato). Dersom du ynskjer det kan tillitsvald delta. Ynskjer du meir informasjon før du bestemmer deg for om du vil ta imot tilbodet om eit individuelt AKAN-opplegg, kan du ta kontakt med AKAN-kontakt eller bedriftshelsetenesta. Dersom du bestemmer at du ikkje vil ta imot tilbodet blir ditt tilsettingstilhøve vurdert i ei ordinær personalsak. Høgskulen i Volda gjer merksam på at åtvaringa fell bort etter to år, dersom eit AKAN-opplegg er gjennomført utan nye brot på arbeidsreglementet. (leiar) Orientering om åtvaringa er gitt til AKAN-kontakt, BHT og tillitsvald. Eg stadfestar å ha mottatt åtvaring datert ----------. Eg ynskjer / ynskjer ikkje (stryk det som ikkje passar) å inngå ein avtale med Høgskulen i Volda om eit individuelt tilpassa AKAN-opplegg i samarbeid med bedriftshelsetenesta, AKAN-kontakt og leiar. (dato) (tilsett)
Tredje åtvaring for brot på arbeidsreglement, i høve AKANretningslinene ved Høgskulen i Volda Vedlegg 3 Til: Dato: Viser til fyrste åtvaring, gitt (dato), og andre åtvaring / åtvaringar gitt (dato) samt avtale om eit individuelt AKAN-opplegg, avtalt (dato). Dette er gongs åtvaring utifrå AKAN-retningsliner ved Høgskulen i Volda. Åtvaringa blir gitt grunna (konkret skildring av hendinga): Du innkallast med dette til eit møte (dato) saman med bedriftshelsetenesta, AKAN-kontakt og underteikna ( og eventuelt tillitsvald og personkontakt ). Hensikta med møtet er å gjere opp status og vurdere om det er hensiktsmessig å fortsette med AKAN-opplegget. Dersom avtalen om eit individuelt AKAN-opplegg ikkje fornyast, vil saka bli sendt over til personalavdelinga for behandling som ei ordinær personalsak. (leiar) Orientering om denne åtvaring er gitt til AKAN-kontakt, bedriftshelsetenesta og tillitsvald. Kopi til BHT
Arkiv: 012 Arkivsaknr.: 2013/248-23 Sakhandsamar: Solbjørg Nossen Leite Saksframlegg Utval Utvalsaksnr. Møtedato Arbeidsmiljøutvalet 22/2013 10.09.2013 Førstehjelpsopplæring Det er ønske om førstehjelpsopplæring for tilsette med fokus på hjarte- / lunge redning. Vurdere behov for hjartestartar.
Arkiv: 012 Arkivsaknr.: 2013/248-30 Sakhandsamar: Solbjørg Nossen Leite Saksframlegg Utval Utvalsaksnr. Møtedato Arbeidsmiljøutvalet 23/2013 10.09.2013 AMU-samansetting Øvste leiing skal vere representert i AMU.
Arkiv: 012 Arkivsaknr.: 2013/248-26 Sakhandsamar: Solbjørg Nossen Leite Saksframlegg Utval Utvalsaksnr. Møtedato Arbeidsmiljøutvalet 24/2013 10.09.2013 HMS-koordinator Ønske om at engasjementstillinga som HMS-koordinator skal omgjerast til ei fast stilling.
Arkiv: 012 Arkivsaknr.: 2013/248-28 Sakhandsamar: Solbjørg Nossen Leite Saksframlegg Utval Utvalsaksnr. Møtedato Arbeidsmiljøutvalet 25/2013 10.09.2013 Eventuelt