Arbeidsmiljøutvalet. Møteinnkalling. Utval: Møtestad: 220 Dato: Tid: 12:00. Vi kallar med dette inn til møte i Arbeidsmiljøutvalet.

Transkript

1 Møteinnkalling Arbeidsmiljøutvalet Utval: Møtestad: 220 Dato: Tid: 12:00 Vi kallar med dette inn til møte i Arbeidsmiljøutvalet. Forfall må meldast til HMS-koordinator Solbjørg Leite på e-post, Solbjorg.Nossen.Leite@hivolda.no innan 12. November. Du må sjølv kontakte vararepresentant dersom du ikkje kan møte. Vennlig helsing Marit Holstad Aarsæther AMU-leiar Solbjørg Nossen Leite HMS-koordinator

2

3 Sakliste Utvalsaksnr Innhold U.off. Arkivsaknr. AMU 26/2013 AMU 27/2013 AMU 28/2013 AMU 29/2013 AMU 30/2013 AMU 31/2013 AMU 32/2013 AMU 33/2013 Godkjenning av referat og oppfølging av saker frå AMU-møte 10.september 2013/248 Avvik 2013/248 Medarbeidarsamtale 2013/248 Status vernerunder 2013/248 Sjukefråvær 2013/248 Rapport frå BHT 2013/248 Orienteringssaker 2013/248 Eventuelt 2013/248

4 Arkiv: 012 Arkivsaknr.: 2013/ Sakhandsamar: Solbjørg Nossen Leite Saksframlegg Utval Utvalsaksnr. Møtedato Arbeidsmiljøutvalet 26/ Godkjenning av referat og oppfølging av saker frå AMU-møte 10.september Vedlegg 1 Framlegg til referat frå AMU-møte 10.september 2 AKAN uttale NTL Saker til oppfølging: AMU-S12/2013 Intern informasjon Per Arne Brandal orienterer. AMU-S21/2013 AKAN Saka har vore drøfta i IDF-møte Partane sluttar seg til det vidare arbeidet med AKAN. Saka vart sendt på høyring i tenestemannsorganisasjonane, uttale frå NTL, jf. vedlegg. Dei andre organisasjonane har ikkje kommentert saka. AMU minner om AKAN-førelesning v ASH, jf. Referat. AMU-S 22/2013 Førstehjelpsopplæring Tilsette på idrettsfag har rutine for førstehjelpsopplæring. Det er elles ikkje rutine for førstehjelpsopplæring i regi av HVO. Det er ønske frå fleire tilsette om at rutine blir etablert.

5 FRAMLEGG TIL REFERAT 03/2013 MØTE I ARBEIDSMILJØUTVALET TYSDAG Tid: Kl Stad: Møterom 220, Berte Kanutte-huset Til stades frå arbeidsgjevarsida: Per Arne Brandal Aud Folkestad Bente Gunn Lien Kjell Einar Dagfinrud Til stades frå arbeidstakarsida: Marit Aarsæther Reidulf Botn Elles møtte: Forfall: Øyvind Hagen, hovudverneombod Odd-Jonny Telseth, Stamina bedriftshelseteneste Nina Garshol, personaldirektør Oddhild Kalvatn, dokumentsenteret Solbjørg Nossen Leite HMS-koordinator Henny Koppen Elin Ø Halkjelsvik Odd Helge M Tonheim (vara) Rolf Liaskar (vara) Møteleiar: Referent: Marit Aarsæther Solbjørg Nossen Leite SAKLISTE: AMU-S 16/2013 GODKJENNING AV INNKALLING, REFERAT OG OPPFØLGING AV SAKER FRÅ AMU-MØTE Det kom merknad om at papirmengda i samband med innkalling til AMU-møte er stor, noko som gjer det uoversiktleg når ein skal orientere seg i sakene. Møtesekretær orienterte om at dette skuldast at det err tatt i bruk modul i Ephorte som tidlegare ikkje har vore nytta. Innkallingar skal ligge i Ephorte, møtesekretær sjekkar med dokumentsenteret om det likevel er mogeleg å reduser papirmengda i samband med innkalling. Det vart også tatt opp at saksutgreiinga i nokre saker burde vore meir utfyllande, arbeidsutvalet tek dette til vitande. Referatet vart elles godkjend utan merknader. OPPFØLGINGSSAKER: AMU-S 7/2013 IA-målsetting Møteleiar orienterte om at tenestemannsorganisasjonane vil drøfte seniorpolitiske tiltak og melde tilbake til AMU.

6 HMS-koordinator orienterte om at det var IA-møte 3.september. NAV arbeidslivssenter er godt nøgd med korleis HVO arbeider systematisk for å nå IA-måla for AMU-S 8/2013 Distribusjon av rapportar HMS-koordinator har drøfta saka med dokumentsenteret. Dokumentsenteret har rutine for korleis rapportart skal distribuerast. AMU-S 9/2013 Sjukefråvær Jf. eiga sak S/19. AMU-S 10/2013 AKAN Jf. eiga sak S/21 AMU-S 12/2013 Intern informasjon Fellesadministrasjonen v Per Arne Brandal utarbeidar framlegg til neste AMU-møte. AMU-S 17/2013 GODKJENNING AV PROSEDYRE FOR GJENNOMFØRING, FORUNDERSØKING, SKJEMA OG HANDLINGSPLAN FOR VERNERUNDE Desse vart godkjende og skal nyttast i samband med planlagde vernerunde i oktober. AMU minner om at det er viktig å evaluere rutine og skjema i etterkant av vernerundene. AMU-S 18/2013 GODKJENNING AV SKJEMA FOR RISIKOANALYSE, RISIKOVURDERING OG HANDLINGSPLAN. Desse vart godkjende. AMU-S 19/2013 SJUKEFRÅVÆR Gjennomgang av statistikk for 1. og 2. kvartal v personaldirektør Nina Garshol. Sjukefråværet har gått litt opp i 2. kvartal til 7,10 %. Målet for Høgskulen er eit sjukefråvær under 5%. AMU vart orientert om at det blir arbeidd systematisk med IA-måla som også omfattar å følgje opp sjukmelde, jf, oppfølging s-7. AMU avventer tal for 3.kvartal før det evt. blir sett i verk vidare tiltak. AMU-S 20/2013 RAPPORT FRÅ BHT Presentasjon av revidert aktivitetsplan BHT Det blir ikkje fast kontordag på lettbygget i 3. og 4. kvartal. Alle tilsette er likevel velkomne til å ta kontakt og bestille time ved behov. Kontaktinformasjon blir lagt i HMS-handboka. BHT skal i haust prioritere å delta på vernerunde, risikovurderingar og i utarbeiding av handlingsplanar i samband med at nye skjema blir tatt i bruk. Det er også sett av ressursar i samband med kjemisk arbeidsmiljø. Personaldirektøren minna om at BHT skal delta på dialogmøter, der kan ein også søke om refusjon frå NAV. BHT kan også brukast ved konflikter og «vanskelege» saker. I 2014 ynskjer HVO å bruke BHT meir førebyggande eks. i høve ergonomi. AMU-S 21/2013 AKAN Arbeidsutvalet har utarbeida utkast til AKAN-retningslinjer, desse er sendt til høyring i tenestemannssorganisasjonane og til leiinga og skal drøftast i IDF-møte. ASH har mykje kompetanse på rusfeltet, det er høve til å delta på relevante førelesingar ved avdeling. Samling 26.11,» rus i arbeidslivet» er spesielt aktuell. Hallgjerd Conradi kan bli med på evt. oppstartmøte i AKAN-arbeid.

7 AKAN blir ny sak i AMU i november. AMU-S 22/2013 FØRSTEHJELPSOPPLÆRING Hovudverneombodet informerte om at det er hjartestartar i lærargarderoben ved idrettsfag, naudsynt opplæring er gitt til tilsette. Garderoben er av sikkerheitsmessige årsaker stengt, hjartestartaren er difor ikkje tilgjengelig for alle. Det vart drøfta om ein bør kjøpe hjartestartar i dei andre bygga på Campus, eller om ein heller bør bruke ressursane på generell førstehjelpsopplæring. Ila eit år oppstår det situasjonar der fleire har hatt behov for å kunne førstehjelp. BHT kan tilby opplæring dersom dette er aktuelt. Arbeidsutvalet skaffar oversikt over førstehjelpsopplæringsstatus og greier ut til neste møte. AMU-S 23/2013 AMU-SAMANSETTING I AMU skal øvste leiing vere representert. Det vart gjort klart at dekan Aud Folkestad representerer øvste leiing. AMU ønskte i tillegg at personaldirektør Nina Garshol blir kalla inn som fast observatør i møta. AMU-S 24/2013 HMS-KOORDINATOR AMU ber om at leiinga i samarbeid med tenestemannsorganisasjonane vurderer om stillinga skal gjerast permanent i god tid før engasjementet går ut. Personaldirektøren drøftar saka i IDF-møte 17.september. AMU-S 25/2013 EVENTUELT Ingen saker.

8 Hei, Styret i NTL Høgskulen i Volda har i dag hatt møte og har følgjande innspel til saka om Akan utval: NTL meiner ein må prøve å avgrense talet på utval, m.a. fordi det kan verte vanskeleg å få folk til å ta på seg slike verv. Det tek etter kvart til å verte mange grupper og utval på stadig fleire område og det er ofte dei same personane som går att i desse verva. Fagtilsette vegrar seg ofte fordi ein ikkje får frikjøp til slike verv, og med fulle arbeidsplanar frå før vert det vanskeleg å få tid. Administrativt tilsette har også meir nok å gjere og det er ei utfordring å presse inn stadig meir av slike oppgåver. Ein bør difor vurdere kva utval som er lovpålagde, kva som kan kuttast ut, og om det er mogleg å slå saman utval og funksjonar. Om det ikkje er i strid med regelverket er NTL sitt framlegg at AMU fungerer som AKAN utval. NTL gjer framlegg om at verneomboda kan vere AKAN kontaktar. Positivt å lage rutinar og retningslinjer for AKAN arbeidet Mvh Sylvi

9 Arkiv: 012 Arkivsaknr.: 2013/ Sakhandsamar: Solbjørg Nossen Leite Saksframlegg Utval Utvalsaksnr. Møtedato Arbeidsmiljøutvalet 27/ Avvik Vedlegg 1 Prosedyre 2 Skjema for avvik 3 Avvik uttale NTL Bakgrunn Forslag til prosedyre for rapportering, avvikshandtering og registrering av HMS-problem, samt avviksskjema er utarbeida av verneombod, kontorsjefar og adm.leiarar, jf. Vedlegg. Skjema har vore til høyring hos tenestemannsorganisasjonane, jf. Vedlegg.

10 Prosedyre Prosedyre for rapportering, avvikshandtering og registrering av HMS problem Utarbeida Revidert dato: Hensikt Prosedyren skal sikre at avvik frå helse-, miljø- og sikkerheitsarbeidet ved Høgskulen i Volda blir registrert og melde vidare til rette vedkomande. Målsettinga er at naudsynte tiltak blir sett i verk for å førebygge, avdekke og rette opp avvik. Avviksrapportering er ein viktig del av vår internkontroll. Omfang Prosedyren gjeld for alle HMS-relaterte tilhøve ved Høgskulen i Volda. Definisjonar og ansvar Dersom det blir oppdaga at lover/forskrifter blir brote, at høgskulen sine interne rutiner/retningsliner ikkje blir fylgde, eller at det oppstår skader, ulukker/nestenulukker, skal dette forståast som eit avvik. Alle slike avvik utgjer eit forbetringspotensiale for verksemda. Den som blir merksam på eit avvik skal straks melde dette på skjema for avvik til nærmaste leiar. Rutine HMS problem og uønskte hendingar som oppstår og registrerast i det daglege bør takast opp og prøve å løysast på nivået der problemet er registrert. Avvik kan rapporterast når som helst, heile året, når situasjonen oppstår eller blir oppdaga Den som blir merksam på eit avvik skal straks melde dette til leiar på skjema for avvik Leiar finn løysing på saka, og gir tilbakemelding til avsendar skriftleg eller munnleg Når saka er løyst/avslutta, skal skjema oppbevarast hos leiar med kopi til HMS-koordinator og verneombod. Avviksskjema skal lagrast i ephorte Dersom saka ikkje blir løyst i samarbeid med leiar skal saka løysast tenesteveg. Tenesteveg i HMS spørsmål: Saka blir prøvd løyst i samarbeid med næraste leiar deretter Arbeidstakar kontaktar verneombod og saka blir prøvd løyst i samarbeid med næraste leiar deretter

11 Verneombod kontaktar hovudverneombodet. Saka blir drøfta i Arbeidsmiljøutvalet deretter Hovudverneombodet tek saka opp med Arbeidstilsynet Relevant dokumentasjon Skjema for avviksrapportering Orientering om yrkesskade

12 Avvik/skader HMS Full ut skjemaet og send til nærmaste leiar. Registrer i ephorte evt. lever arkiv for scanning. Arbeidstakar/Meldar: Stilling: Fødd (11 siffer): Arbeidsstad: Kryss av for type hending(ar) - (årsakssamanheng): Orden Reinhald Vedlikehald, service Utslepp, forureining Brann, eksplosjon Anna Nestenulukke Arbeidsulukke Brot på rutine/prosedyre Avvik (lov/forskrift) Opplæring, informasjon Kryss av for omfang: Personskade Skade på bygg / materiell Tilløp til skade Dato: Stad: Skildring av hendinga:(fyllast ut av den som melder hendinga) NB! Ved arbeidsulukke med personskade, skal leiar varslast med ein gong. Forslag til forbetring / tiltak: Avvik retta på staden: Dato: Sign: Kopi til verneombod og HMS-koordinator. Avvik levert næraste leiar: Dato: Sign. Forslag til tiltak og framdriftsplan for avvik som ikkje kan rettast på staden: Tiltak Frist Ansvarleg Utført (dato, sign)

13 Hei, Merknad under Omfang: Prosedyren gjeld for alle HMS-relaterte tilhøve ved Høgskulen i Volda. Det bør presiserast at tilhøva gjeld dei type hendingar som er nemnt skjemaet, ikkje psykososiale tilhøve. Mvh Sylvi

14 Arkiv: 012 Arkivsaknr.: 2013/ Sakhandsamar: Solbjørg Nossen Leite Saksframlegg Utval Utvalsaksnr. Møtedato Arbeidsmiljøutvalet 28/ Medarbeidarsamtale Vedlegg 1 Forslag til skjema medarbeidarsamtale Bakgrunn Det er ønske om felles rutine for medarbeidarsamtale ved HVO. Forslag til nytt skjema til bruk i medarbeidarsamtale er utarbeida på bakgrunn av skjema som allereie er nytta ved HVO, jf. vedlegg. Nokre avdelingar har allereie rutine og skjema som blir nytta, medan andre etterlyser dette.

15 Medarbeidersamtale Ein medarbeidarsamtale er ein årleg, planlagd og systematisk samtale mellom leiar og medarbeidar. Målsettinga er å avklare forventningar, skape felles forståing for arbeidssituasjon, samarbeid og utvikling mot felles mål. Tilsett: Leiar: Dato: ARBEIDSOPPGÅVER/MÅL Er oppgåvene/måla klare nok til at du kan utføre arbeidet ditt på ein god måte? Er oppgåvene interessante/utviklande? Arbeidspress? Korleis løyser du eventuelt dette? Behov for endringar? RESSURSAR/KOMPETANSE Er det lagt til rette for at du kan gjere jobben din når det gjeld fysiske ressursar, rutinar, delegasjon/mynde, opplæring? Korleis vurderer du kompetansen din i høve til dei oppgåvene du har? Får du nytta kvalifikasjonane dine? Opplæringsbehov? Behov for tilrettelegging pga. livsfase FAGTILSETTE Undervisning: Studentevalueringar, utfordringar FOU: Eigeninnsats, Mål for FOU aktivitet Formidling: Er du aktiv i å formidle kunnskap til omverda? Behov for støtte Eksterne fagmiljø: Kva fagmiljø samarbeidar du med utanfor HVO

16 SAMARBEID/ARBEIDSMILJØ Korleis opplever du samarbeidsklimaet i eininga/mellom einingane Arbeidsmiljøet (fysisk/psykisk) Kommunikasjon/informasjon i eininga/mellom einingane LEIING OG STYRING Korleis opplever du leiinga på di eining? Styrker og svakheiter? Beslutningar, ansvarsfordeling og informasjonsflyt ANDRE FORHOLD Er det andre spørsmål du vil ta opp som ikkje er med ovanfor? PLANAR/TILTAK FOR DET KOMANDE ÅRET Prioritering av oppgåver/mål Fagleg og personleg utvikling Evt behov for endringar Underskrift leiar Underskrift tilsett

17 Arkiv: 012 Arkivsaknr.: 2013/ Sakhandsamar: Solbjørg Nossen Leite Saksframlegg Utval Utvalsaksnr. Møtedato Arbeidsmiljøutvalet 29/ Status vernerunder Bakgrunn Alle vernerundene er utført etter mal som tidlegare er utarbeida, og innan frist. Det er positiv erfaring med at handlingsplanen blir utarbeida rett etter vernerunden. Skjema for risikovurdering har blitt nytta i samband med vernerunden. Møte med høgskuledirektøren der ein drøftar vidare oppfølging etter vernerundene er avtalt Rutine for handsaming av handlingsplan må på plass.

18 Arkiv: 012 Arkivsaknr.: 2013/ Sakhandsamar: Solbjørg Nossen Leite Saksframlegg Utval Utvalsaksnr. Møtedato Arbeidsmiljøutvalet 30/ Sjukefråvær Vedlegg 1 Sjukefråvær 3 kvartal Bakgrunn Personaldirektør orienterer. Jf. Vedlegg.

19

20 Arkiv: 012 Arkivsaknr.: 2013/ Sakhandsamar: Solbjørg Nossen Leite Saksframlegg Utval Utvalsaksnr. Møtedato Arbeidsmiljøutvalet 31/ Rapport frå BHT Bakgrunn BHT orienterer.

21 Arkiv: 012 Arkivsaknr.: 2013/ Sakhandsamar: Solbjørg Nossen Leite Saksframlegg Utval Utvalsaksnr. Møtedato Arbeidsmiljøutvalet 32/ Orienteringssaker Vedlegg 1 Arbeidstidsregistrering Saker til orientering: 1. Arbeidstidsregistrering, jf. Vedlegg. Personaldirektør orienterer. 2. ROS-analyser, beredskapsarbeid. HMS-koordinator orienterer. Alle avdelingar / kontor skal utføre ROS-analyser på området liv og helse, der det er seks underpunkt som skal risikovurderast. Hensikta er: - Auke risikobevisstheita blant tilsette og leiarar - Få innspel til førebyggande arbeid - Få innspel til tiltak ved krise Innspela skal brukast i handlingsplan / tiltakskort i revidert beredskapsplan.

22 Fra: Nina Cathrin Garshol Sendt: 10. oktober :40 Til: Erling Sivertsen; Odd Helge Mjellem Tonheim; Roy Inge Nupen; Sylvi Gulla Hovdenakk; Øyvind Hagen; Admleiarmøte; Arne Myklebust; Aud Folkestad; Ketil Jarl Halse; Sverre Liestøl Kopi: Edel Vatne Roald Emne: Tidsregistrering administrativt tilsette: Overgang frå WinTid til SAP Til tillitsvalde og leiarar med personalansvar for administrativt tilsette Etter oppdrag frå høgskuledirektøren vert det frå teke i bruk tidsregistrering gjennom SAPportalen. Eg vil med dette informere dei tillitsvalde og leiarar ved HVO om denne endringa og be om innspel til prosessen snarast råd. Bakgrunnen er at HVO nyttar eit eige system (WinTid) for å registrere arbeidstid for administrativt tilsette som ikkje er integrert med SAP (lønssystemet). Dette medfører ekstra arbeid og er ikkje i tråd med krav frå Kunnskapsdepartementet om effektiv utnytting av ressursar. Personalkontoret har behov for å redusere sårbarheit på dette området, jfr måla for HVO om å minimere sårbarheit ifht systembruk (Rapport og Planar 2013). Pålegg om HMS-system har implikasjonar som og vil bli betre stetta ved bruk av tidsregistrering i SAP-portalen. SAP har mange funksjonar som vi ikkje nyttar oss av, mellom anna tidsregistrering. Det er eit system høgskulen er pålagt å bruke, vi betalar ein fast sum uansett kor mange funksjonar vi brukar, og vi har superbrukarar. Sidan neste IDF-møte ikkje er før 22.oktober vel eg å informere per e-post slik at prosessen kan kome i gang snarast råd. Det er eit uttalt mål å fase ut WinTid i løpet av 2013 for å hindre ekstraarbeid med overføring av data. For å greie å køyre ei pilotgruppe i t.d. november, oppsummere utfordringar og finne løysingar i desember treng gruppa å ta til med arbeidet no i oktober. For å organisere og kvalitetssikre overgangen til bruk av tidsregistering i SAP og utfasing av WinTid vil det bli oppretta ei prosjektgruppe som vert leia av Edel V. Roald. Deltakarar i prosjektgruppa vert frå personalkontoret, økonomikontoret (som driv SAP-portalen) og IT-kontoret. Ber om at dei tillitsvalgte gir si tilslutning til dette. Dersom de har spørsmål eller kommentarar, gjer vel å kontakte meg eller Edel før 17.oktober. Venleg helsing Nina C. Garshol Personaldirektør Høgskulen i Volda \ Volda University College Postboks 500 \ Post Box VOLDA \ 6101 VOLDA NORWAY (kontor) \ (office) (mobil) \ (mobile)

23

24 Arkiv: 012 Arkivsaknr.: 2013/ Sakhandsamar: Solbjørg Nossen Leite Saksframlegg Utval Utvalsaksnr. Møtedato Arbeidsmiljøutvalet 33/ Eventuelt