Regnskapsrapport pr 30.04.2015 Innherred Samkommune Verdal, 27. mai 2015
Innhold: Innledning og administrasjonssjefens kommentar 3 Økonomisk situasjon pr 30.04.15 3 Organisasjon 4 Sykefravær 4 Årsverk 5 Tiltaksrapportering 6 Gjennomgang av enhetene 9 Politiske organer 9 Administrasjonssjef 9 Økonomienheten 9 IKT 10 Organisasjonsenheten 11 Kemner 12 Samfunnsutvikling 12 Servicekontoret 13 Dokumentsenteret 14 Brann og redning 14 2
Innledning og administrasjonssjefens kommentar Samkommunen leverte godt økonomisk i, og holder samme ambisjoner og fokus for kostnadsstyring også i år. Som i deltakerkommunene er det stramme budsjettrammer uten reserver. Sykefraværet har hele tiden vært svært lavt i samkommunen, men viser en stigende tendens i 2015. Dette kan i stor grad knyttes til enkelttilfeller, og fraværet forventes å være tilbake på «normalt» nivå i. De deltagende kommuners økonomiske situasjon er ved utgangen av noe ulik. Levanger kommune varsler at årets budsjett ser ut til å være tilstrekkelig, mens kommunestyret i Verdal kommune i juni vil får fremlagt en sak til behandling hvor budsjettet justeres for å unngå at man også i 2015 vil få et negativt økonomisk resultat. Vi ser ytterligere innstramminger i kommunenes økonomi for 2016, og samkommunens budsjett må tilpasses deltakende kommuners økonomi slik det alltid har blitt gjort. Dette følges løpende, men ingen tiltak er lagt inn i forbindelse med rapportering for samkommunen. Økonomisk situasjon pr 30.04.15 Enhet Regnskap 30.04.15 Regnskap 30.04.14 Endring 2015- Justert budsjett Forbruk i % Regnskap Prognose 2015 Avvik just. budsj og prognose Politiske organer 64 103 93 912-29 809 344 174 18,6 200 622 344 174 0 Administrasjonssjef 2 245 088 1 160 315 1 084 773 7 915 846 28,4 7 181 600 7 915 846 0 Økonomienheten 2 660 900 2 587 010 73 890 7 436 606 35,8 6 679 310 7 436 606 0 Ikt 8 825 993 8 135 650 690 343 15 695 046 56,2 15 222 744 15 695 046 0 Organisasjonsenheten 2 219 588 2 614 345-394 757 7 042 579 31,5 7 571 428 7 042 579 0 Kemner 1 546 067 1 525 911 20 156 4 327 962 35,7 4 091 168 4 327 962 0 Samfunnsutvikling -5 257 699-2 026 767-3 230 932 8 715 624-60,3 7 363 392 8 715 624 0 Servicekontor 2 552 155 3 105 670-553 515 8 189 666 31,2 8 232 105 8 189 666 0 Dokumentsenter 2 366 573 2 311 547 55 026 6 052 715 39,1 5 303 716 6 052 715 0 Brann og redning 2 647 322 2 322 224 325 098 18 533 995 14,3 18 526 776 18 533 995 0 Overført fra morkommuner -28 084 738-27 734 644-350 094-84 254 213 33,3-80 372 863-84 254 213 0 Sum 64 103 93 912-29 809 344 174 18,6 200 622 0 0 Det vises til hver enkelt enhets kommentarer under rapportens kapittel 4. Samtidig som det pr. i dag ikke er noe som tyder på at Innherred samkommune samlet skal få budsjettmessige overskridelser i 2015 bemerkes det at rammene for enhetene i samkommunen også i 2015 er strammere enn foregående år. Administrasjonssjefen ser at en muligens må foreta mindre justeringer mellom enheter i Innherred samkommune for å tilpasse budsjettet for endret aktivitet i. Administrasjonssjefen vil komme tilbake til dette ved fremleggelse av rapport for. Parallelt med de økonomiske utfordringene 2015 og utfordringer i årene som kommer, arbeider kommunene med en kommunestrukturreform, hvor blant annet samkommunen som virkemiddel i kommunesamarbeid vil bli tatt bort. Oppgavene forsvinner derimot ikke, slik at ingen vil miste arbeidet som følge av at samkommunen «forsvinner». 3
Organisasjon Sykefravær ENHET 2015 Administrasjonssjef/utvikling 0,5 % 0,9 % 3,5 % 0,4 % 0,4 % 0,0 % Økonomienheten 1,1 % 1,4 % 1,8 % 3,9 % 1,0 % 2,9 % IKT 8,3 % 1,8 % 6,3 % 4,9 % 0,3 % 4,6 % Organisasjonsenheten 5,3 % 12,9 % 17,4 % 14,8 % 0,8 % 14,0 % Kemner 1,8 % 1,4 % 4,0 % 2,5 % 2,5 % 0,0 % Samfunnsutvikling 4,4% 5,7% 3,3% 2,7% 0,8% 1,9 % Servicekontor 21,8 % 9,5 % 17,1 % 18,1 % 3,7 % 14,4 % Dokumentsenter 4,4 % 3,4 % 3,5 % 3,9 % 2,1 % 1,8 % Brann og redning 1,9 % 0,2 % 2,6 % 3,1 % 0,4 % 2,7 % Pr. tertial 5,5 % 4,0 % 5,7 % 5,9 % 1,2 % 4,7 % Sykefraværet for ligger på 5,9 %, en negativ utvikling sett mot samme periode i fjor da fraværet var på 5,5 %. Det vises ellers til kommentarer under hver enkelt enhet. Til sammenligning er totalt sykefravær i Verdal og Levanger på henholdsvis 9,0 % og 8,5 etter. Sykefraværet ved de fleste enhetene i samkommunen ligg på omtrent samme nivå som tidligere år, men langtidsfravær som ikke er relatert til forhold på arbeidsplassen trekker fraværet samlet noe opp. Flere av disse langtidsfraværene er nå avsluttet, og det forventes at fraværet vil synke igjen resten av året. Med bakgrunn i at Nord Trøndelag generelt har hatt et høyt sykefravær gjennom mange år har Nav iverksatt et prosjekt i Nord Trøndelag som medfører strengere vurdering av aktivitetsplikten etter 8 ukers sykemelding enn det som har vært praktisert tidligere. Prosjektet «Tilbake til arbeid» hadde formell oppstart 01.04.15, men vi merket allerede fra starten av 2015 økt fokus på aktivitet fra Navs side. Nav fokuserer i prosjektet både på den sykmeldtes rolle, arbeidsgivers rolle, og legens sentrale medvirkning i sykefraværsløpet. Organisasjonsenheten har i første tertial 2015 gjennomført opplæring til ledere med personalansvar innenfor sykefraværsområdet, og deltar aktivt inn i arbeidet ute på enhetene både som lederstøtte i enkeltsaker, ved opplæring og utarbeidelse av rutiner og sjekklister. Vi arbeider tett sammen med Navs arbeidslivssenter og bedriftshelsetjenesten både i enkeltsaker og på systemnivå, og mener at dette sammen med de øvrige opplistede tiltak vil legge et godt grunnlag for ytterligere nedgang i sykefraværet. 4
Enhet Årsverk Årsverk 30.04.14 Årsverk 31.08.14 Årsverk 31.12.14 Årsverk 30.04.15 Administrasjonssjefen 8,15 8,4 6,4 7,6 Økonomienheten 15,1 15,1 15,1 15,1 IKT 9,0 8,0 8,0 8,0 Organisasjon 10,4 8,9 11,0 11,0 Kemner 7,7 7,7 6,7 7,2 Landbruk og naturforvaltning 6,7 9,7 Plan/byggesak/oppmåling 21,5 20,5 Samfunnsutvikling 26,7 25,0 Servicekontor 13,8 13,0 13,0 9,8 Dokumentsenteret 10,0 10,0 10,3 9,8 Brann og redning (eks deltid) 17,0 17,0 16,0 14,0 SUM 119,6 115,6 113,5 109,2 Antall årsverk pr. 30.04 er ca 10 lavere enn for et år siden. Dette skyldes midlertidige vakanser i stillinger, og det forventes at flere av de ledige stillingene vil bli besatt i løpet av 2. tertial. 5
Tiltaksrapportering Prioriterte tiltak 2015 (mill. kr) lagt i ramme Endret drift Finansiering Annen finansiering Nye midler Kommentarer Samkommunens rolle i kommunereformen Utredes Utredning pågår. Arbeidsprosesser, ansvar og organisering av ISK, inkl. IKT-arkitektur og IKT-strategi Utredes Arbeidet pågår, men enkelte sentrale emner knyttet til organisasjonsutvikling og IKT-strategier avventes til nye organisasjonssjef og ny IKT-sjef tiltrår sine stillinger i juni 2015. ISK sitt bidrag i velferdsteknologiutvikling Utredes Pågår i samarbeid med enheter i deltakende kommuner. «Saman om ein betre kommune» 0,5 Pågår. Det er opprettet en partssammensatt gruppe med representanter for arbeidsgiver og fagforeningenes hovedsammenslutninger som har som mål å utarbeide utkast til lønnspolitisk plan som skal være felles for Levanger, Verdal og. Gruppen har hatt sine første tre møter og er i gang med planen. Utarbeide en felles arbeidsgiverstrategi, inkl. strategi og prosedyrer for rekruttering. Organsisasjonsenheten arbeider med rutiner og mandat innenfor det interne arbeidsmarkedet i kommunene, DIA. Dette skal legges inn i en egen rutine, samt at det skal implementeres i tilsettingsrutinene våre. Dette skal sikre at det blir tatt tilstrekkelig hensyn til interne overtallige og ansatte med behov for omplassering på grunn av helsemessige utfordringer. Organisasjonsenheten har planlagt oppstart av en «ryddejobb» i Visma, som er vårt program i tilsettingsprosesser. Gjennomføringen av dette vil
medføre at Visma kan brukes enda mer ryddig og målrettet inn i tilsettingsprosesser. Planoppgaver i henhold til Planstrategien Planer som er felles for kommunene eller som skal utarbeides av samkommuneenheter, og som er under arbeid eller skal utarbeides eller revideres i planperioden: Kommuneplanens arealdel: Områder for spredt boligbygging. Fastsette områdeavgrensninger mer konkret. Kommunedelplan Næring, landbruk og naturforvaltning. Kommunedelplan Anlegg, infrastruktur, samfunnssikkerhet og miljø. Kommunedelplan Verdal sentrum Kommunedelplan Levanger sentrum Temaplaner: Arkivplan Temaplan landbruk Arbeid pågår må ha 3 arkivplaner for 3 kommuner Egen arkivplan for Barneverntjenesten i LK/VK ved innføring av helelektronisk system VismaArkiv. Temaplan landbruk er i sluttfasen og skal etter hvert behandles politisk. Nye digitale løsninger Digital innbyggerdialog Interne digitale skjema Innføring av nasjonalt digitalt system for oppgavebehandling knyttet til 0,1 0,1 skatteoppkreverfunksjonen Innføring av nasjonalt digitalt nødnett. 0,5 0,5 Gjennomgang og revisjon av systematikk for informasjons- og datasikkerhet Øvrige tiltak Tatt i bruk ett nytt skjema i år. Arbeid på gang. Arbeid igangsatt. Interne og eksterne kurs, flere følger i 2015. 7
Delta i regionale, nasjonale og internasjonale nettverk Prosjektet «Kontroll av ulovlig bygging» Prosjektet er under bemanning. Utarbeide tilsynsplan for byggesaker Arbeidet ikke startet. Kompetansekrav for deltidsbemanning Brann og beredskap 0,25 0,25 Utarbeide risiko- og sårbarhetsanalyse innenfor brann og redning, IKT, informasjonssikkerhet, arealplanlegging m.v. Økt kapasitet kommuneadvokat (helårsvirkning 2015) 0,3 0,3 Gjennomført. 8
Gjennomgang av enhetene Politiske organer Regnskap 30.04.15 Regnskap 30.04.14 Endring 2015- Justert budsjett Forbruk i % Regnskap Brutto lønn 0 0 0 244 174 0,0 219 414 Øvrige kostnader 120 000 117 345 2 655 276 087 43,5 359 899 Øvrige inntekter -55 897-23 433-32 464-176 087 31,7-378 691 T o t a l t 64 103 93 912-29 809 344 174 18,6 200 622 Ved utgangen av er det ennå ikke utbetalt godtgjørelse til folkevalgte. Det forventes ikke avvik pr. 31.12.15. Administrasjonssjef Regnskap Regnskap Endring Justert Forbruk i Regnskap 30.04.15 30.04.14 2015- budsjett % Brutto lønn 2 573 406 2 480 042 93 364 7 249 846 35,5 6 922 256 Refusj sykelønn/nedkomst -105 147-578 -104 569 0-20 906 Øvrige kostnader 2 058 349 1 739 815 318 534 2 722 533 75,6 5 932 506 Øvrige inntekter -2 281 520-3 058 964 777 444-2 056 533 110,9-5 652 256 T o t a l t 2 245 088 1 160 315 1 084 773 7 915 846 28,4 7 181 600 Det forventes ikke store avvik fra tildelt ramme ved utgangen av året. Tilskudd til næringsarbeid føres på dette området, og vil gjennom året bidra til at postene under øvrige inntekter og øvrige kostnader vil variere en god del. Administrasjonssjefen har fullmakt til å justere budsjettet for økte inntekter og kostnader innen det enkelte området, dette vil bli gjort. 2015 0,5 % 0,9 % 3,5 % 0,4 % 0,4 % 0,0 % Enheten har lavt sykefravær. Økonomienheten Regnskap Regnskap Endring Justert Forbruk i Regnskap 30.04.15 30.04.14 2015- budsjett % Brutto lønn 3 465 884 3 395 947 69 937 9 500 862 36,5 9 349 935 Refusj sykelønn/nedkomst -6 411-4 392-2 019 0-28 681
Øvrige kostnader 484 695 551 231-66 536 1 690 215 28,7 1 425 687 Øvrige inntekter -1 283 268-1 355 776 72 508-3 754 471 34,2-4 067 631 T o t a l t 2 660 900 2 587 010 73 890 7 436 606 35,8 6 679 310 Økonomisk ligger enheten i balanse ved utgangen av. Det forventes at denne situasjonen vil vedvare ut året slik at enheten leverer et regnskap på samme nivå som budsjettert. 2015 1,10 % 1,40 % 1,80 % 3,90 % 1,00 % 2,90 % Enheten har i et noe høyere fravær enn tidligere. Dette er ikke relatert til arbeidsplassen, men har medført at enkelte oppgaver som skulle har vært løst er forsinket. IKT Regnskap Regnskap Endring Justert Forbruk Regnskap 30.04.15 30.04.14 2015- budsjett i % Brutto lønn 2 007 050 2 137 141-130 091 6 169 083 32,5 5 567 393 Refusj sykelønn/nedkomst -57 783-38 143-19 640 0-58 713 Øvrige kostnader 9 280 956 8 500 632 780 324 19 568 275 47,4 23 884 810 Øvrige inntekter -2 404 230-2 463 980 59 750-10 042 312 23,9-14 170 746 T o t a l t 8 825 993 8 135 650 690 343 15 695 046 56,2 15 222 744 Utgifter og inntekter er omtrent på periodisert budsjett. Enheten er i balanse pr 30.04.15, og forventer ingen avvik pr 31.12.15. 2015 8,3 % 1,8 % 6,3 % 4,9 % 0,3 % 4,6 % Fraværet er på et noe lavere nivå enn i fjor på samme tidspunkt, og forventes å ligge på et lavt nivå resten av 2015. 10
Organisasjonsenheten Regnskap Regnskap Endring Justert Forbruk Regnskap 30.04.15 30.04.14 2015- budsjett i % Brutto lønn 2 914 110 2 532 758 381 352 7 681 224 37,9 7 025 499 Refusj sykelønn/nedkomst -219 021-58 831-160 190-300 000 73,0-500 004 Øvrige kostnader 355 757 501 452-145 695 684 859 51,9 2 062 604 Øvrige inntekter -831 258-361 034-470 224-1 023 504 81,2-1 016 671 T o t a l t 2 219 588 2 614 345-394 757 7 042 579 31,5 7 571 428 Lønnskostnadene ved enheten er knapt 400.000,- kroner høyere i første tertial 2015 enn i tilsvarende periode i fjor. Dette skyldes at enheten har hatt lønnsutbetaling til tidligere leder i 3 måneder og har ved samme periode også lønnet konstituert leder. På grunn av sykefravær ved enheten har det i tillegg vært nødvendig å leie inn to vikarer for å sikre kvalitet vedrørende lønnsutbetalinger. Vikarene fratrådte i slutten av mars. Refundert sykelønn er høyere for 2015 enn for samme periode i. Dette skyldes at enheten de tre første måneder delvis har fått refusjon fra Nav for tidligere leders sykemelding, samt for to medarbeidere som er gradert sykemeldt. For øvrige kostnader er 51,9 % av årets budsjett brukt. Dette skyldes i hovedsak at det ikke fullt ut er budsjettert med dekning for faktura fra Kommuneforlaget pålydende kr 200 000,-. Dette er en felles abonnementsfaktura for 2015 som dekker abonnement på alle kommunens områder, og gjelder derfor for både Levanger, Verdal og ISK. Høyere øvrige inntekter inneværende år skyldes inntektsføring av fondsmidler knyttet til prosjektet «Sammen om en bedre kommune» som administreres av enheten. 2015 5,3 % 12,9 % 17,4 % 14,8 % 0,8 % 14,0 % Det er avholdt dialogmøter og oppfølgingssamtaler med ansatte i langtidssykemeldinger, og det er tilrettelagt arbeidsmengde med mulighet for økt friskmelding når helsetilstanden tillater det. Hovedsakelig skyldes det høye langtidsfraværet ikke-arbeidsrelaterte årsaker. Enheten har lavt korttidsfravær. 11
Kemner Regnskap Regnskap Endring Justert Forbruk Regnskap 30.04.15 30.04.14 2015- budsjett i % Brutto lønn 1 673 602 1 625 702 47 900 4 673 086 35,8 4 524 439 Refusj sykelønn/nedkomst 0-3 391 3 391-5 000 0,0-25 820 Øvrige kostnader 45 986 46 740-754 232 876 19,7 129 814 Øvrige inntekter -173 521-143 140-30 381-573 000 30,3-537 265 T o t a l t 1 546 067 1 525 911 20 156 4 327 962 35,7 4 091 168 Regnskapstallene for viser at enheten er i tråd med årsbudsjett og det forventes ingen avvik ved årsslutt. 2015 1,80 % 1,40 % 4,00 % 2,50 % 2,50 % 0,00 % Stabilt lavt sykefravær. Samfunnsutvikling Enheten er ny fra januar 2015, og er en sammenslåing av tidligere PBOM (Plan, byggesak, oppmåling og miljø) og Landbruk. Regnskap Regnskap Endring Justert Forbruk Regnskap 30.04.15 30.04.14 2015- budsjett i % Brutto lønn 6 401 197 6 713 553-312 356 19 594 144 32,7 18 298 299 Refusj sykelønn/nedkomst -225 363-493 870 268 507-30 700 734,1-1 148 197 Øvrige kostnader 1 848 949 1 550 434 298 515 4 883 756 37,9 12 410 453 Øvrige inntekter -13 282 482-9 796 884-3 485 598-15 731 576 84,4-22 197 163 T o t a l t -5 257 699-2 026 767-3 230 932 8 715 624-60,3 7 363 392 Enheten har inntektsførte fondsmidler på til sammen ca 6 millioner kroner som ikke er budsjetterte. Det er ikke knyttet store utgifter til disse ennå. Enheten mottar tilskudd til drift av veterinærordningen. Periodisert er regnskapet vedrørende dette i balanse. Ordinær drift på landbruk ser ut til være i balanse. Enheten melder ikke avvik ved årsslutt. 12
2015 4,4% 5,7% 3,3% 2,7% 0,8% 1,9 % Enheten har lavt sykefravær. Servicekontoret Regnskap Regnskap Endring Justert Forbruk Regnskap 30.04.15 30.04.14 2015- budsjett i % Brutto lønn 2 555 635 2 667 266-111 631 7 326 530 34,9 7 311 634 Refusj sykelønn/nedkomst -212 473-366 030 153 557-150 000 141,6-782 932 Øvrige kostnader 658 854 1 222 830-563 976 2 018 962 32,6 2 960 896 Øvrige inntekter -449 861-418 396-31 465-1 005 826 44,7-1 257 493 T o t a l t 2 552 155 3 105 670-553 515 8 189 666 31,2 8 232 105 Enhetens regnskapstall ser ut til å være i tråd med budsjettet. Den store nedgangen i øvrige kostnader fra til 2015 skyldes at de kommunale bilene tidligere tilhørte Servicekontoret. Disse er nå overført til deltakende kommuner. Servicekontoret styrer mot balanse ved årets slutt. 2015 21,80 % 9,50 % 17,10 % 18,10 % 3,70 % 14,40 % Sykefraværet er omtrent på samme nivå som tidligere. Det er langtidssykmeldinger der den sykemeldte er på vei tilbake på jobb og det forventes derfor at sykefraværet går noe ned. Fraværet skyldes ikke forhold på arbeidsplassen. 13
Dokumentsenteret Regnskap Regnskap Endring Justert Forbruk Regnskap 30.04.15 30.04.14 2015- budsjett i % Brutto lønn 2 116 849 2 187 823-70 974 6 542 715 32,4 5 865 956 Refusj sykelønn/nedkomst -28 061-32 955 4 894 0-70 547 Øvrige kostnader 870 228 735 704 134 524 1 225 728 71,0 1 263 868 Øvrige inntekter -592 443-579 025-13 418-1 715 728 34,5-1 755 561 T o t a l t 2 366 573 2 311 547 55 026 6 052 715 39,1 5 303 716 Regnskapet pr viser at dokumentsenteret har underforbruk på brutto lønn i perioden. Dette skyldes at ulønnet permisjon til enhetsleder som kommer tilbake 01.07 ligger til grunn i budsjettet, og at ansettelse av førstesekretær blir fra 01.05.15, i stedet for fra 01.01.15. Høyt forbruk på øvrige kostnader skyldes ujevn periodisering av periodisering. Det forventes ingen avvik ved årets slutt. 2015 4,40 % 3,40 % 3,50 % 3,90 % 2,10 % 1,80 % Sykefraværet ligger på samme nivå som tidligere, og skyldes ikke forhold på arbeidsplassen. Brann og redning Regnskap Regnskap Endring Justert Forbruk Regnskap 30.04.15 30.04.14 2015- budsjett i % Brutto lønn 6 574 192 7 055 314-481 122 20 104 732 32,7 20 599 520 Refusj sykelønn/nedkomst -25 647-58 858 33 211 0-70 615 Øvrige kostnader 1 139 429 971 717 167 712 5 171 892 22,0 5 799 229 Øvrige inntekter -5 040 652-5 645 949 605 297-6 742 629 74,8-7 801 358 T o t a l t 2 647 322 2 322 224 325 098 18 533 995 14,3 18 526 776 Forbruket på brutto lønn i er ca 0,5 mill lavere enn i, og dette skyldes at det i 2015 har vært vakanse i administrasjonen. Brutto lønn pr er i tråd med budsjettet for perioden, og det forventes ikke vesentlige avvik ved årets slutt. Det er knyttet noe usikkerhet til utgifter vedrørende nødnett, som ekstra nødvendig materiell og abonnement. 14
Lavt forbruk totalt sett skyldes periodisering av utgifter. Det forventes ikke avvik pr 31.12.15. 2015 4,40 % 3,40 % 3,50 % 3,90 % 2,10 % 1,80 % Enheten har lave fraværstall. 15