Samspill i prosjekter

Samspill i prosjekter Erfaringer fra prosjektet Utvikling og evaluering av samspillsmodellen Wenche Aarseth, forsker SINTEF/ NTNU 1

Agenda 10.desember 2008 Hva er samspill? Om forskningsprosjektet Utvikling og evaluering av samspillsmodellen Bakgrunn for forskningsprosjektet og funn Gode tips og råd 2

Kort om meg Wenche Aarseth, Trondheim (men ekte sunnmøring..). Master of Management i prosjektledelse og strategi. Forsker på SINTEF og tar doktorgrad på NTNU (Samhandling og suksess i globale prosjekter) for StatoilHydro. Forsker på hva som skaper suksess i prosjekter i Canada, Algerie, Venezuela, Libya, Iran, Indonesia, Russland, Sør-Korea og et titalls andre land. Bakgrunn fra over ti års samarbeid med blant annet StatoilHydro, Aker Kværner, Fokus Bank, DnB NOR, Ekornes m.fl. 3

Hva er samspill? 4

Hva er samspill? Samspill er kommunikasjon og deltagelse i hverandre Henning Rye, professor ved institutt for spesialpedagogikk, Universitetet i Oslo. Samspill kan beskrives som en opplevelse av gjensidig og tydelig oppmerksomhet og kontakt Turid Brynildsrud, Høyskolen i Vestfold. 5

Hva er samspill? Godt samspill betyr å gjøre hverandre gode og bidra til at den enkelte lykkes Hege Hvammen, servicesjef, Flytoget for 47 flytogverter og togførere. I et samspill skal vi med egen personlighet og atferd gi effektive og gode løsninger som bidrag til optimal samhandling med andre. Kjennetegnet er holdninger! Ingrid Hole, daglig leder Optimal kompetanse og karriere. 6

Hva er samspill? I samspill med andre sitter vi selv med nøkkelen til å gjøre hverandre store og sterke eller til å ta rotta på hverandre. Mennesker må bli møtt med respekt og tillit Ola Winswold, Arbeidstilsynet. Samspill kalles i internasjonal terminologi for partnering og definerer de viktigste suksesskriteriene i samspill som Holdninger Kommunikasjon Konflikt løsende teknikker Mohr and Spekman. 7

Hva er samspill? Suksessfaktorene for samspill er Effektiv kommunikasjon Konfliktløsing Riktig ressursallokering Støtte fra ledelsen Tillit Langsiktighet E Cheng, Hong Kong, til Journal of Management in Engineering. 8

Samspill er -- Kommunikasjon Oppmerksomhet Lytte Atferd: Vise positive holdninger Gjøre hverandre gode, store og sterke Respekt Tillit Enighet om konfliktløsende teknikker Tilgang til riktige ressurser (kompetanse) Samarbeid av en lengre varighet 9

Har vi råd til manglende samspill..? Økt konfliktnivå Redusert produktivitet og Dårligere kvalitet som resultat. Internasjonale studier viser at en betydelig del av arbeidstiden går med til venting, feilproduksjon, leting etter informasjon, konflikter osv.. Det er ingen grunn til å tro at norske byggeplasser er noe bedre. Har vi råd til dette? Terje Venold, Veidekke. 10

Resultat fra forskningsstudie I en dansk studie har man prøvet ut nye samarbeidsformer mellom byggherre, rådgivere og utøvere i litt ulike former. 11

Resultat fra studie i Danmark Følgende kriterier viktigst for å skape et vellykket og tillitsfullt samarbeid: Oppmerksomhet og tid til å utvikle et godt samarbeid Felles diskusjoner om målsettinger, suksesskriterier og strategier Aksept av de andres mål: Alle skal ha fordeler av samarbeidet. Åpenhet og ærlighet; God folkeskikk (i motsetning til opportunisme) Gjennomsiktighet, få hemmeligheter Gjensidighet, alle opptrer på like fot Det må bemannes med omtanke. 12

Presentasjon av forskningsprosjektet Samarbeid mellom Statsbygg og SINTEF. Deltakere: Multiconsult, ØKAW Arkitekter AS, Skanska, Ørnulf Wiig Installasjon, Oras AS, Statsbygg, Nosyko og Nasjonalt Folkehelseinstitutt. 13

Bakgrunn for forskningsprosjektet Gjennomført 15 intervjuer i prosjekt Nasjonalt folkehelseinstitutt. Intervjuet personer fra Multiconsult, ØKAW Arkitekter AS, Skanska, Ørnulf Wiig Installasjon, Oras AS, Statsbygg, Nosyko og Nasjonalt Folkehelseinstitutt - som alle deltok i prosjektet. Analyse av intervjuene, finne fellestrekk. Deltatt som observatør på 12 møter Samspillsmøter, prosjektmøter, fagmøter, tverrfaglige møter, prosjekteringsmøter med samspill, grovanalysemøter. Gjennomført fokusgruppe Bruke forskningsresultatet til å bedre samspillsprosessen 1) Det som fungerer bra må videreføres 2) Det som kan forbedres, som bør gjøres noe med 3) Forbedringsforslag kommer fra aktørene selv 14

1) Hva fungerer bra: Relasjons- og teambygging Sosial kontakt og samarbeidsklima oppleves som godt! I prosjektet er det fokus på at vi skal bli kjent med hverandre, relasjonsbyggingen er lagt opp veldig bra. Har fått en god relasjon med arkitektene på dette prosjektet, og det vil nok føre til færre konflikter, som gjør at prosjektet vil koste mindre for byggherren enn i andre prosjekter. Føles som jeg er med i et team. I tidligere prosjekter har vi ikke følt at vi er et team. Mer sosial kontakt enn i andre byggeprosjekter, det er veldig positivt. Får motivasjon til å stå på mer av det sosiale. Samarbeidsånden er god. Positive relasjoner mellom aktørene. Kick off var topp! Første samspillsmøte var topp. Relasjonsbygging i prosjektet er svært god. Kick off var også veldig bra. Dette lover godt. Relasjonsbyggingen er god, alle vet hvem som er hvem i prosjektet. 15

1) Hva fungerer bra: Felles verdiskaping, fordeling av over-underskudd Det oppleves som positivt at et eventuelt overskudd deles. Veldig bra med et incitament for å bemanne prosjektet med de beste folkene (det er jo da man får overskudd). Det at man skal komme med en målsum sammen er positivt, vi er med på dette sammen (oppleves som et godt fellesskap). Måten man fordeler overskudd/ underskudd på, vil nok spare byggherre for mange penger. 16

1) Hva fungerer bra: Fokus på samspill og åpenhet Måldokumentet ble tatt opp på samspillsmøte, og alle måtte reflektere over innholdet. Veldig bra! Statsbygg bruker ord som Dele erfaringer, fokus på samspill. Dette oppleves positivt. Vi synes det er bra at det oppfordres til åpenhet om alt. 17

1) Hva fungerer bra: Svært mange har tro på at samspillsmodellen er riktig, og vil gi positive effekter og konsekvenser Slik utviklingen i byggebransjen har vært, er samspillsmodellen og fokus på samspill helt riktig og veldig viktig! Vi har tro på at samspill og samspillsmodell vil gi positive effekter: Kvalitetsnivået vil antagelig bli hevet i forhold til andre prosjekter, mindre feil Vi har tro på at kostnadsrammen holdes. Modellen oppfordrer til å finne smarte løsninger sammen Samarbeid gjør at man får et billigere prosjekt totalt sett. Vi tror at partene vil si at dette har vi lært noe av, slik ønsker vi å jobbe videre. 18

1) Hva fungerer bra: Alle får delta i tidlig-fase, får eierskap til prosjektet Vi har selv vært med og definert prosessen og måldokumentet. Alle har vært med hele veien, ingen kan komme etterpå og si at dette visste vi ikke. Positivt at alle aktørene dras med i en tidlig-fase, at alle blir hørt på et så tidlig tidspunkt som mulig. Vi føler eierskap. 19

1) Hva fungerer bra: Alle får samme informasjon tidlig i prosjektet Samspillsmøtene er nyttig som oppdatering, spesielt for fagressursene og rådgiverne. Møtene brukes til at alle får samme informasjon, det er positivt. 20

1) Hva fungerer bra: Samarbeidsformen oppleves som god Vi har fått diskutere samarbeidsform, det er viktig. Vi har diskutert hvordan vi skal oppføre oss mot hverandre. Vi får mer respekt for hverandre. Vi er mer åpne for hverandre. Det er en veldig lett tone mellom oss. 21

Del II Hva har forbedringspotensiale? 22

2) Hva har forbedringspotensiale: Aktørene har forventninger om konflikter Vi har forventninger om at det skal komme konflikter etter hvert, slik er det jo på alle prosjekt (arkitekten versus installatøren versus rørlegger). De tverrfaglige grensesnittene (der forskjellige fag møtes) er typisk konfliktområder. Må derfor ha mange tverrfaglige møter, kanskje mer enn i dag. Mye mer interaksjon på tvers. 23

2) Hva har forbedringspotensiale: Roller og forventninger er ikke klart for aktørene. Rollefordeling er ikke helt klar for oss. Rolleavklaringer bør gjøres i starten av prosjektet, hvem-gjør-hva. Mye usikkerhet rundt dette. Roller er for lite definert. Dette gjør det vanskelig for oss. Vi ser en kommende potensiell konflikt som går på rolleavklaring og ansvar: enkelte bedrifter forsøker å legge over noe av ansvaret på andre bedrifter, som ikke føles naturlig. Enkelte aktører har ikke engasjert seg så mye som ønsket og forventet. 24

2) Hva har forbedringspotensiale: Roller og forventninger er ikke klart for aktørene Hadde forventet mye mer informasjon om hva er forventningene til hver enkelt aktør. Vi kan innstille oss på nøyaktig det som er ønsket, men må vite hva forventningene er. Savner pro-aktivitet fra partene som er med i samspillsprosjektet. Vi synes at noen av aktørene er for passive på møter, de deltar ikke aktivt. Gamle holdninger og kultur gjør at aktørene er passive. 25

2) Hva har forbedringspotensiale: Forankring bør være i selskapene, ikke hos enkeltpersoner. Forankring av samspillet i prosjektet er nå på personnivå i de enkelte firmaene som er med i prosjektet, ikke på firmanivå. Burde forankres i selskapet, ikke hos enkeltrelasjoner, blir for sårbart. Vi burde fått bedre introduksjon til og forståelse for de ulike selskapene som er med, deres strategi, visjoner og mål, hva som er viktig for hvert enkelt selskap, kanskje vi kunne fått bedre forståelse for hvorfor firmaer og enkeltpersoner i firmaer handler som de gjør da. Det meste av det som gjøres, er personavhengig. Personer avgjør hvordan de velger å håndtere det, og hva de legger i samspill.. 26

2) Hva har forbedringspotensiale: Kompetanse de riktige og dyktige folkene En stor utfordring å finne de riktige menneskene, som tror på samspill, og som skjønner samspill. Å plukke disse, er essensielt. Det bør defineres tidlig hvilke krav til personer og kompetanse man har. Det har ikke vært kontinuitet av folk, dette er viktig, uheldig med utskiftinger av folk. 27

2) Hva har forbedringspotensiale: Forberedelse av møtene og samspillet kan forbedres Samspillsmøtene har forbedringsmuligheter. For lite aktivitet og for mye enveispresentasjon på samspillsmøter. Enkelte personer er helt stille gjennom hele møter, kanskje burde møteleder forsøkt å få med disse. Avhengig av at det er de riktige personene som stiller på møtene, de som er aktive og engasjerte. Kritisk suksesskriterie er at møteleder er dyktig, da blir møtene mye bedre. 28

2) Største forbedringspotensiale: Ulik oppfatning av og usikkerhet rundt hva samspill egentlig er Samspill definisjon er veldig uklar. Kanskje definisjonen er at de aktørene som er med, skal bidra til best mulig prosjektresultat? Samspillet og hva dette innebærer er ikke klart nok beskrevet. De forskjellige aktørene har forskjellig oppfatning av hva dette er. Vi tok for eksempel høyde for mye mer samspill enn det som har skjedd. Definisjon av samspill er åpenhet? Hva betyr egentlig samspill? Mange er veldig usikker. Forslag til definisjon samspill: Alle skal være med og arbeide for å minske risikoen, og samtidig være med på å øke muligheten for overskudd. Alle er pliktig til å innhente informasjon fra alle aktørene. 29

2) Største forbedringspotensiale: Ulik oppfatning av og usikkerhet rundt hva samspill egentlig er Definisjon samspill: Alle skal bidra? Definisjon samspill: deling 50/50? Def av samspill: Åpenhet, samarbeid, tillit, felles mål? Konseptet samspillsmodell er for lite definert. Samspill er for lite definert, det er for diffust for oss. 30

DEL III Forbedringsforslag 31

3) Forbedringsforslag A) Definere og kommunisere hva man mener med samspill, roller og forventninger i en tidlig fase av alle nye samspillsprosjekter. Klargjøre hva samspill er, hva forventes. Klarhet i hva samspill innebærer for alle aktører, en klar definisjon av samspill. Klarhet i forventninger hva forventes av hver enkelt aktør. Avklarte roller Investere i samspill (tid og kroner) Forberede samspillsmøtene godt. Legge opp til mer dialog. 32

3) Forbedringsforslag B) Gjennomføre regelmessig evaluering av samspillsprosessen og utvikling av samspillet. Utvikle et tilbakemeldingssystem som kan brukes i alle nye prosjekter i fremtiden. Prosjektledelsen vil da få informasjon om - og kan ta tak i - utfordringer med samspillet tidlig, og sette i verk eventuelle tiltak for forbedringer raskt. Hensikten med et slikt system? Å lykkes med samspillsmodellen. 33

Konklusjon Prosjektet har gjort svært mye riktig Prosessen i en tidlig del av prosjektet ble gjennomført over lang tid Særlig vekt på samarbeid og relasjonsbygging. Måldokumentet inneholder mange av elementene som vi mener er viktige for å lykkes, blant annet at samspillsaktørene skal få felles eierskap til prosjektet, tillit, åpenhet, ingen skjulte agendaer og stor grad av relasjonsbygging Dette positive arbeidet bør det absolutt satses videre på. 34

Konklusjon fra prosjektledelsens side Prosjekteringsgruppen har levert et forprosjekt av god kvalitet, som er godt gjennomarbeidet og forankret hos alle parter. Alle involverte aktører er godt kjent med forprosjektinnholdet og de valg som er besluttet underveis i prosessen En har et solid fundament å bygge videre på. 35

Tips og råd til neste samspillsprosjekt Peder Hagen, Statsbygg 36