Rammeavtale På kjøp av Hotellovernattinger For perioden 01.10.2007 til 30.09.2009 Mellom UHR INNKJØPSUTVALG (Oppdragsgiver) OG BRITANNIA HOTEL AS (Leverandør)
Innholdsoversikt 1. KONTAKTINFORMASJON TIL AVTALEN... 4 2. INTENSJON... 5 3. BILAG TIL AVTALEN:... 5 4. AVTALEPERIODE... 5 5. LEVERANSENS INNHOLD... 5 6. PRIS... 6 7. BESTILLING... 6 8. BETALINGSBETINGELSER... 7 9. AVBESTILLING... 7 10. UTSJEKKING... 7 11. ENDRING AV KJEDETILKNYTNING/KJEDEHOTELLER... 7 12. REKLAME/MARKEDSFØRING... 8 13. STATUSMØTER OG STATISTIKK... 8 14. OPPSIGELSE OG HEVING AV AVTALEN... 8 15. TRANSPORT AV AVTALEN... 8 16. FORCE MAJEURE... 8 17. ØVRIG... 8 18. TVISTER... 8 Side 2 av 8
Rammeavtale om hotellovernattinger er inngått mellom partene: UHR Innkjøpsutvalg på vegne av Universitets- og høgskolesektoren i Norge Heretter kalt Oppdragsgiver og Britannia AS NO 951 400 858 Heretter kalt Leverandør Sted og Dato Ås 10. oktober 2007 -------------------------------------------------- For UH-sektoren For Britannia Hotel AS -------------------------------------- ------------------------------------- Knut- Fredrik Meyer Avtalen undertegnes i 2 eksemplarer, ett til hver Side 3 av 8
1. KONTAKTINFORMASJON TIL AVTALEN Oppdragsgiver: UHRs Innkjøpsutvalg Postadresse: Pilestredet 46 Oslo Telefon: 22 45 39 62 Kontraktansvarlig: For UHRs innkjøpsutvalg; Universitetet for miljø- og biovitenskap v/innkjøpssjef Knut-Fredrik Meyer Postadresse: Postboks 5003, 1432 ÅS Kontraktforvaltere: Universitetet for miljø- og biovitenskap v/innkjøpssjef Knut-Fredrik Meyer Telefon: 64 96 59 80 Mobiltelefon: 91 39 47 70 E- postadresse kf.meyer@umb.no Høgskolen i Sør-Trøndelag v/innkjøpsleder Rita Måsøval Sørdal Telefon: 73 55 90 24 Mobiltelefon: 95 29 30 48 E- postadresse: rita.m.sordal@hist.no Norges Teknisk Naturvitenskapelige Universitet v/tina Husby Aune Telefon: 73 59 80 80 E-postadresse: tina.aune@ntnu.no Leverandør: Britannia Hotell AS Dronningensgt 5 7011 Trondheim Kontaktperson: Salgssjef Harriet Hestad Telefon 73 800 818 E-postadresse: harriet.hestad@britannia.no Side 4 av 8
2. INTENSJON Rammeavtalen skal danne grunnlag for et samarbeid mellom Universiteter og høgskoler i Norge (UH-sektoren) og Britannia Hotel AS om kjøp av hotelltjenester. Avtalen skal sikre effektive, miljøriktige og rimelige hotelltjenester for Oppdragsgiver. Britannia Hotel AS velges som en av UH-sektorens samarbeidspartner for hotelltjenester i Trondheim. Statens standardvilkår for anskaffelser danner grunnlaget for denne avtalen. Vilkårene er nedfelt i «Alminnelige kontraktvilkår for statlig anskaffelser (AKS 89)». Dersom disse vilkårene kommer i konflikt med de «kontraktvilkårene» som er beskrevet i denne kontrakten, har sistnevnte forrang. 3. BILAG TIL AVTALEN: Alle rubrikker skal være krysset av ja eller nei Ja Nei Bilag 1 Referat fra kontraktsmøte x Bilag 2 Oppdragsgivers konkurransegrunnlag og x ytelsesspesifikasjon Bilag 3 Leverandørens endelige tilbud og forutsetninger x Bilag 4 Samlet pris og prisbestemmelser x Bilag 5 Endringskatalog etter avtaleinngåelse x I tilfelle innbyrdes motstrid er rang gitt i henhold til rekkefølgen over. Endringer til kontraktsbetingelsene (bilag 5) går likevel foran ved motstrid. Kontrakten utgjør hele avtalen mellom partene. Ingen endringer gjøres gyldige uten at de er bekreftet skriftlig av begge parter. 4. AVTALEPERIODE Rammeavtalen gjelder for 2 år fra 01.10. 2007 t.o.m. 30.09.2009 med opsjon på ytterligere forlengelse på 1 + 1 år (dog med ett år av gangen). Utløsning av opsjon skal foreligge innen den 01.10. 2009. Hvis det ikke oppnås enighet om bruk av opsjoner forfaller avtalen 30.09.2009. 5. LEVERANSENS INNHOLD 5.1. Hovedleveranse Oppdragsgiver tilbys avtalepriser på rom/frokost i definerte byer spesifisert i bilag 4. Åpne kampanjepriser eller bedre betingelser en det som er nedfelt i denne avtalen, skal gjøres kjent for Oppdragsgiver i god tid før betingelsene trer i kraft. Ved kampanjer eller tilbud der priser endres til lavere enn oppdragsgivers avtalepris er man berettiget laveste pris. Side 5 av 8
5.2. Tilleggsleveranse Britannia Hotel AS tilbyr Oppdragsgiver avtalepriser på kurs/konferansefasiliteter i henhold til bilag 4. Prisene er maksimalpriser og den enkelte kurs- og konferansearrangør kan forhandle seg frem til bedre betingelser ved konkrete henvendelser til hotellet. Maksimalpris inkluderer følgende: Helpensjon: Overnatting m/frokost Lunsj m/kaffe 3-retters middag m/kaffe 2 kaffepauser hvorav en med kake Leie av møterom med hotellets standard utstyr Dagpakke: Lunsj m/kaffe 2 kaffepauser hvorav en med kake/ frukt Leie av møterom med hotellets standard utstyr 5.3. Langtidsopphold Langtidsopphold defineres som opphold ut over 7 netter og rabatt gis i henhold til bilag 4. 6. PRIS Leverandørens totalpris for leveransen omfatter alle kostnader forbundet med anskaffelsen slik denne er definert i forespørselen. Alle priser som oppgis er nettopriser (ikke provisjon til reisebyrå eller annen bestillingskanal) og inklusiv merverdiavgift. Prisene er faste for avtaleperioden på 2 år, men det gis adgang til prisforhandlinger etter ett år dersom det oppstår vesentlige endringer i rammevilkår som ikke tilbyder kan påvirke. Eksempel på slike er valutaforhold, offentlige avgifter etc. Prisene er lik for alle arbeidsdager i uken (mandag t.o.m. fredag). Leverandør gis anlednig til å redusere priser, dersom det er ønskelig, på enkelthotell for å møte konkurransesituasjoner lokalt. Ved utløsning av opsjon etter 2 år, gis det adgang til prisforhandlinger som omhandler alternative prismodeller. Gjeldende prisstruktur er beskrevet i vedlegg 4. 7. BESTILLING Ved bestilling på rammeavtalen skal følgende referanse oppgis for å sikre riktig pris og statistikkgrunnlag: Universitets- og høgskoleavtalen (UH-avtalen) og hvilken virksomhet bestiller tilhører. Det er bestillers ansvar at dette opplyses, men leverandør plikter til å etterspørre opplysninger dersom dette ikke oppgis i bestillingsøyeblikket. Leverandør har ansvar for å sikre at ansatte er kjent med avtalen, avtalens innhold og betingelser. Allotments skal bestilles via hotellets sentrale bookingservice. Side 6 av 8
8. BETALINGSBETINGELSER Som hovedregel skal kredittkort benyttes som betalingsmiddel. I unntaktstilfeller kan kontant ved utsjekk og Voucher benyttes. Utstedelse av faktura må avtales med hotellet på forhånd i hvert enkelt tilfelle. Fellesarrangementer, gruppereiser, kurs-/konferanser, seminarer skal etter avtale kunne betales på felles (èn) faktura. Faktura skal inneholde nødvendig informasjon for å kunne identifisere hvem som er ansvarlig for bestillingen og/eller hvem som har overnattet/deltatt på konferansen. Faktura hvor dette ikke fremkommer returneres utsteder. Betaling skal skje netto innen 30 dager. Fakturagebyrer og andre gebyrer/tillegg skal ikke beregnes. Dersom betaling skjer senere enn avtalt, vil det ikke bli akseptert høyere rente enn det kan kreves etter Lov om renter ved forsinket betaling av 17.12.76 nr. 100. 9. AVBESTILLING Avbestilling av rom må gjøres innen kl.1800 ankomstdag for enkeltbestillinger. Dersom ovennevnte avbestillingsfrist ikke blir overholdt, forbeholder Leverandøren seg retten til å sende no-show regning. No-show belastes når rom er garantert av reisebyrå eller ved kredittkort og dermed holdes ut over kl. 18.00. Gjest belastes no-show også i tilfeller hvor gjesten ikke dukker opp og hvor hotellet ikke får mulighet til å selge rommet på nytt. Ved kurs/konferanse gjelder hotellets egne avbestillingsrutiner som det på forhånd gis utfyllende informasjon om. Generelt gjelder følgende frister for total avbestilling av arrangement: 12 uker før ankomstdag for arrangement over 150 personer 8 uker før ankomstdag for arrangement fra 50 til 150 personer 6 uker før ankomstdag for arrangement med opptil 50 personer I tillegg gjelder reduskjonsregler (av antall deltagere) frem til én uke før ankomst. Leverandøren tilstreber en tett oppfølging av alle arrangement for å imøtekomme Oppdragsgivers behov og for å unngå unødige tap for begge parter i forbindelse med kurs-/konferanse 10. UTSJEKKING Sen/tidlig utsjekk, sen/tidlig frokost avtales med hotellet i hvert enkelt tilfelle. Oppdragsgiver skal prioriteres i slike tilfeller, ved ledig kapasitet. 11. ENDRING AV KJEDETILKNYTNING/KJEDEHOTELLER Oppdragsgiver skal holdes orientert om nye hoteller og hoteller som utgår hos Leverandør. Eventuelt nye hoteller/hoteller som utgår kan implementeres/sløyfes i avtalen uten at rammeavtalen reforhandles. Side 7 av 8
12. REKLAME/MARKEDSFØRING Leverandør må på forhånd avtale med Oppdragsgiver dersom Leverandør ønsker å benytte avtalen i reklameformål eller som generell referanse. Rammeavtalen skal ikke benyttes i salgsfremmende tiltak verken fra Oppdragsgiver eller enkelthoteller. 13. STATUSMØTER OG STATISTIKK Partene skal ha kvartalsvise statusmøter i første avtaleår og deretter minimum to ganger pr. år. Leverandøren tar initiativ til slike møter. Leverandøren skal levere statistikk hvert kvartal til Oppdragsgiver/kontaktperson. Statistikken skal vise leveranse i form av romdøgn, romomsetning og totalomsetning. Denne gis som en total for alle enheter samt pr. enhet. 14. OPPSIGELSE OG HEVING AV AVTALEN Ved mislighold av punkter i avtalen kan begge parter si opp avtalen med tre - 3 - måneders varsel. Avtalen kan heves med øyeblikkelig virkning dersom en av partene blir insolvent eller innstiller sine betingelser. 15. TRANSPORT AV AVTALEN Ingen av partene kan overføre noen del av sine rettigheter eller plikter som denne avtalen omfatter til en tredje part uten at skriftlig godkjenning fra den annen part foreligger. 16. FORCE MAJEURE Partene fritas for sine forpliktelser etter denne avtalen i den utstrekning det kan bevises at overholdelse av denne er blitt forhindret av force majeure. Den part som vil påberope seg force majeure, skal omgående gi den annen part varsel om dette skriftlig og senest innen 48 timer etter at situasjonen inntrådte. Så fremt varsel er gitt etter reglene foran, er partene enige om straks å oppta forhandlinger om nødvendige justeringer av avtalen. Disse skal være rimelige i forhold til den totale effekten av force majeure. 17. ØVRIG Partene holder hverandre til enhver tid underrettet om eventuelle endringer i egen organisasjon som kan påvirke avtalen. Avtalen er konfidensiell og skal på ingen måte offentliggjøres for andre enn de involverte parter. 18. TVISTER Tvister som måtte oppstå i forbindelse med, eller som et resultat av avtalen, og som ikke kan løses i minnelighet, skal avgjøres ved megling eller ordinær domstolsbehandling, med mindre partene avtaler noe annet. Oslo Tingrett oppnevnes som verneting. Side 8 av 8