Velkommen til nettverksmøte for roller i lønnsprosessen

1 Velkommen til nettverksmøte for roller i lønnsprosessen Attestanter for fastlønn 16. oktober 2007 kl 9-12 Sentral lønnstjeneste Prosessleder

2 Agenda : kl 9.00 Velkommen. Intro av nettverket. (v/inger H Talberg) kl 9.15 LØF-lønnsprosessen, status (v/aud Magna Gabrielsen) kl 9.30 PAGA-innføringen, status (v/jens P Nygård) kl 10.00 Erfaringer med PAGA ved Lønnstjenesten (v/inger) kl 10.10 Retningslinjer for budsjettdisponeringsmyndighet og attestant (Aud) kl 10.30 (Pause, kaffe) kl 10.50 12.00: LØF-fastlønnsprosessen, utveksle erfaringer PAGA-web, hvilke utfordringer ser vi? Kurs, faglig oppdatering, - plan og behov Lønnsinformasjon sept/okt-07 Møteform, hyppighet mv

3 Nettverket og Lønnsbussen Hva skal NTNU med en buss? (Lønnssystem) Hvordan vil NTNU bruke bussen (LØF) Hvilken buss-type dekker NTNUs behov, (PAGA) Hvilket utstyr anskaffes (PAGA) Hvem får disponere bussen (LØF) Hvilke krav settes til passasjerene (nettverket) (Øk.reglem) Hvordan startet vi den nye bussen (PAGA) Når får vi brukt hele bussen? (PAGA / LØF)

4 LØF-lønnsprosessen (Aud)

5 Status innplassering i roller Ferdig HF, Sentraladministrasjonen, DMF, SVT, AB, VM, TA Innen 1. nov 07 IVT, IME og NT

6 Forutsetninger for vellykkede endringsprosesser Arbeidsprosesser (1) Analysere og benchmarke Brainstorme Skape visjoner og ideer Verktøy (3) Støtter de prosessene? Utnytte eksisterende verktøy bedre? Organisasjon (2) Ansvar og myndighet Fullmakter Arbeidsdeling og roller

7 1) Arbeidsprosessene Økonomihåndboka skal inneholde alle arbeidsprosessene innen økonomiområdet under arbeid fortsatt fram til årsskifte 2007/2008 vil gradvis erstatte rutineskrivelsene på LØFsidene, regelbank osv Elektronisk og tilgjengelig via Innsida

8 Fastlønn ny prosess

9 Rollebeskrivelsene LØF- sidene Rollebeskrivelser for attestantene innen lønnsområdet Rollebeskrivelser for prosessleder lønn (IHT) og Sentral Lønnstjeneste (gruppen) For fastlønn http://www.ntnu.no/okonomi/lof/lonnsprosess/rollebeskrivelser.html Kommer da inn i økonomihåndboken http://www.ntnu.no/okonomi/handbok/roller/fastlonn

10 Rollebeskrivelser LØF- sidene For variabel lønn og reiseregninger http://www.ntnu.no/okonomi/lof/lonnsprosess/bildevariabellonn.html Kommer da inn i økonomihåndboken http://www.ntnu.no/okonomi/handbok/roller/attestant_var_reise

11 Rollebeskrivelse fastlønn Ansvar for Korrekt grunnlag for utbet. og regnskapsføring av måneds-/ fastlønn Påse at registrering og endring av lønns- og personalopplysninger, samt regnskapsføring og rapportering knyttet til måneds-/ fastlønn, gjøres i hht gjeldende lover, regelverk, rutiner, bestemmelser og fullmakter Påse oppdatert registrering av fravær og ferier Gi råd, veiledning og anbefalinger innen området Samarbeide med og bistå i øvrige økonomiprosesser Delta og bidra i faglige nettverk for fastlønnsrollen i NTNU Holde seg oppdatert innen gjeldende lover og bestemmelser for fagområdet

12 Rollebeskrivelse fastlønn Myndighet til Korrigere ved feil utbetaling og / eller regnskapsføring av måneds-/fastlønn Inngå avtale om tilbakebetaling ved urettmessig utbetaling

13 Rollebeskrivelse fastlønn Arbeidsoppgaver Utarbeide tilsettingsbrev og arbeidsavtale inneholdende korrekt kontering Innhente skattekort og bankopplysninger Registrere og endre relevante lønns- og personalopplysninger, samt grunnlag for regnskapsføring (omposteringer) knyttet til fastlønn/månedslønn Informere attestant for variabel lønn og reiseregning, om iverksetting av avtaler vedrørende faste naturalytelser og godtgjørelser

14 Rollebeskrivelse fastlønn Arbeidsoppgaver Innhente og videreformidle grunnlag for registrering av lønnsrelaterte opplysninger vedrørende utenlandske arbeidstakere, utenlandsopphold og eventuelle andre forhold, som skal registreres og følges opp av Sentral lønntjeneste Korrigering og oppfølging av feilutbetalinger, og sikre tilbakebetaling av eventuelt for mye utbetalt lønn Kontroll og oppfølging av lønnsrelatert fravær (permisjoner, sykefravær, ferie) samt grunnlag for fraværsrefusjon Delta og bidra i faglig nettverk for fastlønnsrollen

15 Rollebeskrivelse fastlønn Krav til verktøy / støtte Brukervennlig og tidsriktig lønnssystem Faglig nettverk innenfor lønns- og personalområdet, som legger til rette for og bidrar til støtte og oppdateringer innen fagområdet og tilhørende systemer Leder legger til rette for og bidrar aktivt til at arbeidsoppgaver kan utføres i samsvar med denne rollebeskrivelsen

16 Sammenheng prosesser, finansiering og type støtte Leder (alle organisasjonsnivå) BFV EFV Lederstøtte PBO-prosessen Prosjektprosessen Prosjektleder Driftsprosesser Bestilling til betaling Lønnsprosessen

17 Suksess for god lederstøtte God fagkompetanse Gi råd, veiledning og anbefalinger innen området (som spesialister i faget) Samarbeide med og bistå i øvrige økonomiprosesser Leder legger til rette for og bidrar aktivt til at arbeidsoppgaver kan utføres i samsvar med denne rollebeskrivelsen

18 PAGA-innføringen (JPN)

19 Bakgrunn - NTNUs prosess med nytt lønnssystem NTNUs lønnsprosess redesignet i LØF 2010 (2005) Utredning om konsekvenser med SAP på NTNU (vår 2006) Utredning om å oppgradere SLP (høst 2006) Styrevedtak om fullmakt til å forhandle oppgradering av SLP (november 2006) Kontrakt om oppgradering inngått med Bluegarden (mars 2007) PAGA tatt i bruk i sentral lønnstjeneste (oktober 2007)

20 PAGA-prosjektets prosjektbeskrivelse bakgrunn NTNUs nåværende lønnssystem SLP4 er teknologisk sett utgått på dato. Leverandøren har stoppet videreutvikling av systemet og det er uavklart hvor lenge Bluegarden vil drifte systemet. Prosjektet skal anskaffe og gjennomføre oppgradering av SLP4 til leverandørens nye systemversjon (PAGA). Prosjektet skal realisere de lønnsprosessene som er utviklet i LØF 2010, hvor PAGA er et virkemiddel for å realisere visjonen i LØF2010. Fokus på lønn og lønnsnære funksjoner (reduksjon av risiko)

21 Hovedmilepæler - Oppgradering gjennomført sentralt okt. 07 (20 PAGA / 260 PAGAweb les) - lønnsmeldinger fra enhetene som før sentral registrering som før - oppslag i SLP4 erstattes med oppslag i WebWorld - Oppstart desentral registrering (pilot) feb. 08 - pilotfakultet prøver ut desentral registering i WebWorld - lønnsmeldinger til sentral lønnstjeneste bortfaller for pilotfakultet - Oppstart desentral registrering alle enheter april 08 (40-50 PAGAweb skriv) (vurderer om ikke alle skal starte samtidig) - desentral registrering alle enheter i WebWorld - lønnsmeldinger til sentral lønnstjeneste bortfaller alle enheter - Ordinære ansatte blir brukere fra sommeren 08 (4-5000 PAGAweb skriv) - gjør oppslag i person- og lønnsopplysninger i WebWorld, leser lønnsslipp - oppdaterer bank og personopplysninger selv - registrerer fravær, reiseregning, timelister mv

22 Prosjektbeskrivelse prosjektorganisering Prosjekteier BlueGarden Implementering LØF 2010 Plan, budsjett. og oppfølg. (PBO) Prosjekteier NTNU Økonomidirektøren Felles styringsgruppe NTNU /BlueGarden Prosjektleder BlueGarden Implementering PAGA-oppgradering Prosjekt Bestilling til betaling (BtB Lønn Systemforvaltning Organisasjon Grensesnitt Anskaffelse System / IT-teknisk Lønnsproduksjon Lønnsprosess /-organisering Personalprosess / -organisering

23 PAGA-prosjektet prosjektdeltagere - kjernegruppe Prosjektledelse: Jens Petter Nygård Systemforvaltning / integrasjon: Audun Tellnes IT-teknisk: Arne Fjerdrumsmoen Lønnsproduksjon / operativ systemeier: Inger H. Talberg / Karl Kristian Eggan Lønnsprosess: Nina Melum / Aud Magna Gabrielsen / Catrine Haugan Grønvik Prosjektsekretær / opplæringskonsulent: Anne Opsal Slupphaug

24 IT-teknisk PAGA klient Citrix-klient lokalt over VPN eller Internett mot sentral Citrix-server hos Bluegarden PAGA-web Lokal browser (IE5.5 eller høyere) over VPN eller Internett til Bluegarden Linje - kapasitetskrav båndbredde 60-100kb/s / samtidig bruker, minimum hastighet 1Mb/s for den grafiske lokasjonen En ADSL-linje (1Mb/s) tilsvarer 10-20 samtidige brukere

25 Systemadm. / integrasjoner BG tildeler PAGA-brukere NTNU tildeler PAGAweb brukere FEIDE planlegges tatt i bruk våren 2008 (SSO) Overføring regnskap som før Overføring til fagforeninger som før Etablerer eksport / import PAGA Kjernen pr. døgn Kjernen bindeledd til øvrige systemer

26 Opplæring PAGA / PAGAweb Sentrale lønnsmedarbeidere i PAGA: Opplæring fra leverandøren Oppslagsbrukere i PAGAweb: Selvinstruerende / demo-møter i november 07 Attestanter/ personalkonsulenter i PAGAweb: NTNU-kurs ifbm oppstart desentral registrering på fakultet Ansatte i PAGAweb : Selvinstruerende / hjelpeprogram kom i gang

27

28

29

30 Erfaringer med PAGA (Inger) Sentral lønnstjeneste: - Oppstart kurs medio sept-07 - Registrering til hovedlønn, start 21.9.07-1. lønnskjøring, hovedlønn-okt, 4.10.07 - Utbetalt til bankkonto, 10.10.07 - Ekstrautbetaling, kjørt 15.10.07 Medarbeidernes innsats, humør, pågangsmot Veien videre ------

31 Retningslinjer Budsjettdisponeringsmyndighet (BDM) og attestasjon

32 Bakgrunn Målsetting: Overholde vårt rammeverk innen økonomiområdet 1. Reglement for økonomistyring i staten Fastsatt 12. desember 2003, endret senest 14. november 2006 2. Instruks for økonomiforvaltningen ved Norges Teknisknaturvitenskapelige universitet (NTNU) LØF Fastsatt av rektor og gjeldende fra 1. mars 2006 Innarbeide ovennevnte i rutiner og arbeidsprosesser innen økonomiområdet - ansvar, myndighet og arbeidsflyt

33 Rollefordeling økonomiområdet Virksomhetens ledelse har ansvar for: Gjennomføre forutsatt aktiviteter, mål og prioriteringer (Stortinget) Prioritere egne mål og resultatkrav kort og lang sikt Planlegge, gjennomføre samt følge opp, herunder resultat- og regnskapsrapportering Def. myndighet og ansvar nødvendige instrukser Ansvarsforhold styre, virksomhetsleder(e) og øvrig ledelse Etablere intern kontroll Ansvar og myndighet 1. BDM budsjettdisponeringsmyndighet 2. Attestasjon

34 Økonomireglement - begreper Budsjettdisponeringsmyndighet (BDM): Myndighet til å bestemme hva budsjettmidler skal brukes til herunder avtaler og tilsagn som medfører økonomiske forpliktelser Virksomhetslederen (rektor) har BDM Kan delegere denne helt eller delvis til lavere nivå Attestasjonskontroll Kontroll av at en transaksjon er i samsvar med underliggende forhold; bestilling, avtale, vedtak om tilskudd med mer Utføres (i hovedsak) av en annen person enn utøver av BDM

35 Attestanter NTNU 1. Bestillere a) Bestiller b) Fagbestiller 2. Lønnsmedarbeidere a) Attestanter for fastlønn b) Attestant for variabel lønn og reiseregning Ingen andre ved NTNU kan attestere

36 BDM (Budsjettdisponeringsmyndighet) Generelt: Alle disposisjoner som medfører økonomiske forpliktelser for virksomheten skal bekreftes av en som har BDM. Før en person med BDM gjennomfører disposisjoner skal vedkommende: a) Påse at det er hjemmel for disposisjonen i stortingsvedtak, tildelingsbrev eller andre vedtak og at disposisjonen ellers er i overensstemmelse med gjeldende lover og regler b) Påse at det er budsjettmessig dekning for utbetalingen c) Påse at disposisjonen er økonomisk forsvarlig

37 Delegering av BDM Følgende stillinger skal ha budsjettdisponeringsmyndighet ved NTNU: Rektor Prorektorer Direktør for økonomi og eiendom Direktør for organisasjon og informasjon Museumsdirektør Dekan Instituttleder. (Budsjettdisponeringsmyndighet knyttet til fastlønn/månedslønn tildeles eventuelt særskilt til instituttleder, i henhold til gjeldene bestemmelser). Følgende stillinger bør ha budsjettdisponeringsmyndighet ved NTNU: Fakultetsdirektør Kontorsjef / seksjonssjef / tilsvarende Ansatte i disse stillingene kan delegere (skriftlig) hele eller deler av sin budsjettdisponeringsmyndighet videre til tilsatte på lavere nivå. Ingen andre kan delegere budsjettdisponeringsmyndighet.

38 Delegering av attestasjonsfullmakt Til hvem attestanter for hhv fast lønn og variabel lønn og reiseregninger Bestillere / fagbestillere Av hvem Den som innehar BDM for den enkelte budsjettenhet (k-sted) Den som innehar BDM for den overordnede budsjettenhet (for flere k-sted, eks fakultetsnivå) Hvordan Skjema for tildeling av attestajonsfullmakt

39 Resultatoppfølging og internkontroll Ledere (BDM) og prosjektledere har behov for støtte Oppfølging av løpende regnskap i fht budsjett Overholdelse av lover, regelverk, retningslinjer og bestemmelser Korrekt dokumentasjon av lønnsdata, beregning av lønn, betaling av ulike krav (faktura), korrekte utbetalinger og regnskapsføring Viktig lederstøtte Controller (e) Lokal prosjektstøtte (LP) Attestanter (Bestillere og Lønnsmedarbeidere)

40 Delegering av BDM Til hvem Enhetsledere Av hvem Fra rektor til økonomidirektør Fra økonomidirektør til dekan Dekan delegerer videre til sine enhetsledere (eks fakultetsleder) Enhetsledere (eks fakultetsledere) kan delegerer videre til sine ledere Opp til den enkelte enhet å bestemme hvem som skal ha BDM Hvordan Skjema for tildeling av budsjettdisponeringsmyndighet Kontroll Økonomiavdelingen ansvarlig for register som viser tildelte fullmakter og roller vil erstatte dagens anvisningsprotokoll

41 Fastlønnsprosessen - Erfaringer fra oppstart (mars-07) - Hvilke utfordringer ser vi fremover -? - Rutiner i lønnsprosessen - Oppstart av PAGA-web

42 Faglig oppdatering Hvilke behov har vi? Plan for lønnskurs: Pensjonsrapportering den 21.11.2007 (1 dag) Regnskapskurs, intern for attestanter variabel lønn og reiseregninger, (evt. fastlønnsdeltakere) nov/des-07? Lønnsinfo: Oppslagsverk lønnsfaglig: InfoTjenester, elektronisk oppslag (Lønn info / Utlendinger i Norge / Arbeid i Utlandet / Lønn utland / Sykepengeordningen / Ett NTNU-abonnement avklares

43 Lønnsinformasjon sept/okt-07 L 6/2007 Lønnssystemet oppgraderes Nye frister for innlevering av bilag og utbetalingsdatoer L 7/2007 Rutiner for beskatning elektroniske kommunikasjonstjenester i 2007. L 8/2007 Diners Club- Endret forfallsdato til 25. hver måned L 9/2007 Ny lønnsslipp fra oktober forklaringer L 10/2007 Timelister krav til utfylling, levering og utbetaling L 11/2007 Oppslag av lønns- og personaldata, endringer fra okt-07 - (kommer) Kostnadsfordeling og/eller flere reelle arbeidsforhold - (kommer) Rutiner for manuell rapportering av pensjonsdata

44 Møteform, hyppighet mv Hvilken møteform/ - alternativer ønskes? Hvor ofte? Hvilket sted? Referat