KONTROLLUTVALGET I MOLDE KOMMUNE MØTEPROTOKOLL Møte nr: 1/14 Møtedato: 03.02.2014 Tid: kl 11.00 kl 16.15 Møtested: Kirkebakken helsehus / Formannskapssalen, Molde rådhus Sak nr: 01/14 07/14 Møteleder: Møtende medlemmer: Forfall: Ikke møtt: Møtende vara: Fra sekretariatet: Fra revisjonen: Av øvrige møtte: Finn Myrland, leder (Ap) Tove A. Melsæter, nestleder (H) Evy Olin Strømme (V) Are Krohn Venås (Frp) Harald Valved (Sp) Ingen Ingen Ingen Åse Solveig Eriksen, kontrollsekretær Sigmund Harneshaug, distriktsrevisor Siri Haukaas, enhetsleder Kirkebakken helsehus (Kirkebakken helsehus) Henning Fosse, helsesjef (Kirkebakken helsehus) Kjersti Bakken, fagsjef pleie- og omsorg (Kirkebakken helsehus) Lederen ønsket velkommen og ledet møtet. Det fremkom ingen merknader til innkalling og sakliste. Innkalling og sakliste ble godkjent. TIL BEHANDLING: UTV. SAKSNR. TITTEL PS 01/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 5. DESEMBER 2013 PS 02/14 REFERAT OG ORIENTERINGER PS 03/14 KONTROLLUTVALGET. ÅRSMELDING FOR 2013 PS 04/14 VIDERE OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN «REFUSJON SYKEPENGER I MOLDE KOMMUNE» PS 05/14 REVISJONENS RAPPORT TIL KONTROLLUTVALGET FOR 2. HALVÅR 2013 PS 06/14 MØTEPLAN FOR 2014 PS 07/14 OPPFØLGINGSLISTE PS 01/14 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTET 5. DESEMBER 2013 Side 1 av 7
Protokollen fra møtet 5.desember 2013 godkjennes. Leder orienterte. PS 02/14 REFERAT OG ORIENTERINGER Referat- og orienteringssakene tas til orientering. Referatsaker: RS 01/14 Sammenslåingsprosjekt kommunal revisjon - Møte i representativt organ protokoll fra møte 04.12.2013 Leder refererte fra møtet i representativt organ. RS 02/14 Sammenslåingsprosjekt kommunal revisjon - Møte i styringsgruppa protokoll fra møte 04.12.2013 Orienteringssaker: Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug orienterte om framdriften i arbeidet med sammenslåingsprosjektet og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. OS 01/14 OS 02/14 OS 03/14 Årsrapport og regnskap for 2013 Skatteoppkreveren i Molde kommune IKS-loven 6 / Kommuneloven 42 Hvem betaler godtgjørelse til representantskapets leder og valgkomiteen i et IKS? skriv fra Kommunal og moderniseringsdep., datert 26.11.2013 Virksomhetsbesøk ved Kirkebakken helsehus Kontrollutvalget hadde gjort avtale om et virksomhetsbesøk ved Kirkebakken helsehus i forbindelse med utvalgets møte 03.02.2014. Hensikten med besøket var å få en orientering om Kirkebakkens nye funksjonen som helsehus, samt orientering om omsorgstilbudet i Molde kommune og de utfordringer kommunen har fått etter innføring av Samhandlingsreformen. Fagsjef for pleie og omsorg Kjersti Bakken, supplert av enhetsleder for Kirkebakken helsehus Siri Haukaas og helsesjef Henning Fosse orienterte. Fagsjef Kjersti Bakken orienterte om «Omsorgstrappen» i Molde kommune og redegjorde for innholdet i hvert trinn fra trinn 1 «Forebyggende og utsettende tiltak og lavterskeltilbud» til trinn 10 som omhandlet «Spesialisthelsetjenesten». Som en del av «omsorgstrappen» arbeides det nå med å få etablert et heldøgns bemannet bofellesskap i Gotfred Liespl. 1 med plass til 22 beboere. Side 2 av 7
Videre redegjorde hun for innholdet i kommunens helse- og omsorgsplan. Det er gjennomført strukturendring i driften av alle sykehjemmene i Molde kommune. Det er forventet at endringene skal gi betydelig kostnadsreduksjoner ved å tilpasse driften i henhold til rammeforutsetningene og skape handlingsrom for fremtidsrettet tjenesteutvikling. Ved å styrke hjemmetjenesten og nattjenesten har kommunen som mål og redusere behovet for institusjonsplasser med 5 %. Det arbeides også med det som kalles «hverdagsrehabilitering» for aldersgruppen over 70 år. Målet er å øke egenmestring og redusere behovet for mer kostbare tiltak senere, øke den enkeltes velferd og utsette behov for sykehjemsplasser. Hverdagsrehabilitering er den nye trenden innenfor den hjemmebaserte omsorgen i kommunene. Helsesjef Henning Fosse orienterte om etableringen av frisklivssentral som er en del av kommunens forebyggende arbeid knyttet til Samhandlingsreformen. Frisklivssentralen er et lavterskeltilbud som bl.a. er finansiert med prosjektmidler fra helsedirektoratet i den hensikt å redusere og forsinke behovet for innleggelser i helseinstitusjoner. Frisklivssentralen samarbeider med Psykisk helse, «Rosestua» og «Aktiv på dagtid». Samhandlingsreformen trådte i kraft 1. januar 2012. I forkant av reformen ble det etablert en styringsgruppe som bl.a. består av enhetslederne, avd. ledere, fagsjef og leger. Gruppen ledes i dag av fagsjef Kjersti Bakken. Gruppen har jevnlige møter hvor tiltak koordineres. Molde kommune klarer i dag å ta i mot flere utskrivningsklare pasienter fra sykehuset enn tidligere. Dette har medført reduserte kostnader til «overliggedøgn», men gitt økt «overbelegg» på institusjonene. Det ble gitt en grundig orientering om de forskjellige tiltak som er satt i verk i Molde kommune som en følge av Samhandlingsreformen. Enhetsleder ved Kirkebakken helsehus Siri Haukaas orienterte om funksjonene som var lagt til institusjonen. Kirkebakken omsorgssenter er en del av helsehuset og har 56 kortids- og rehabiliteringsplasser. Andre funksjoner som er lagt til Kirkebakken helsehus er «Rosestua», Legevakttjenesten og «Øyeblikkelighjelp-tilbudet». Personalet ved Kirkebakken får mulighet til å hospitere ved Mork Rehabiliteringssenter i Volda. Fagsjef Henning Fosse orienterte om de kommunale helsetjenestene som nå var lagt til Kirkebakken helsehus. Kirkebakken legesenter er nå etablert og Molde interkommunale legevakt, som omfatter legevaktsordningen for kommunene Eide, Fræna, Nesset og Molde, skal om kort tid flyttes til Kirkebakken. Helse- og omsorgsloven pålegger kommunene å ha et kommunalt akutt døgntilbud - såkalt KAD-senger. Tilbudet fullfinansieres ved statlige tilskudd og Molde regner med å få tilført midler til oppstart i inneværende år. Dette skal benyttes som alternativ til sykehusinnleggelse i de tilfeller hvor dette er forsvarlig. Innleggelsene kan vare fra noen timer til maks tre døgn. Fosse orienterte videre om følgende: Legevaktssentral - utføres av helseforetaket ved AMK men som nå vurderes overtatt av Molde kommune. Innføring av Nasjonalt nødnett et nytt mobilt nødnett for nødetatene. Det er planlagt oppstart i M&R i januar 2015. Ambulansestasjon vurdert lagt til Kirkebakken helsehus men foreslås nå etablert ved Molde brannstasjon. Side 3 av 7
Kontrollutvalgets leder Finn Myrland takket avslutningsvis for den gode og fyldige orienteringen og poengterte at det var nyttig for kontrollutvalget å få mer kunnskap om dette området sett i relasjon til valgt forvaltningsrevisjonsprosjekt «Samhandlingsreformen i Molde kommune». Til slutt fikk utvalget en kort omvisning på helsehuset. PS 03/14 KONTROLLUTVALGET. ÅRSMELDING FOR 2013 Kontrollutvalget vedtar årsmelding for 2013. Saken legges frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kontrollutvalgets årsmelding for 2013 tas til etterretning. Sekretær orienterte og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. Det fremkom ingen merknader eller rettelser til det framlagte utkast til årsmelding. Årsmeldingen oversendes til kommunestyret med følgende innstilling: Kontrollutvalgets årsmelding for 2013 tas til etterretning. PS 04/14 VIDERE OPPFØLGING AV FORVALTNINGSREVISJONSRAPPORTEN «REFUSJON SYKEPENGER I MOLDE KOMMUNE» Kontrollutvalget tar revisjonens redegjørelse om videre oppfølging av forvaltningsrevisjonsprosjektet Refusjon sykepenger i Molde kommune, datert 24. januar 2013, til etterretning. Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug redegjorde for de funn som var gjort og svarte på spørsmål fra utvalgets medlemmer. PS 05/14 REVISJONENS RAPPORT TIL KONTROLLUTVALGET FOR 2. HALVÅR 2013 Kontrollutvalget tar revisjonens rapport til kontrollutvalget for 2. halvår 2013 til orientering. Side 4 av 7
Distriktsrevisor Sigmund Harneshaug redegjorde for de forskjellige punkt som var omtalt i rapporten og svarte på spørsmål fra utvalgsmedlemmene. PS 06/14 MØTEPLAN FOR 2014 Følgende møteplan for 2014 godkjennes: Uke Dato Møte nr Saker til behandling 6 03.02 1/14 Kontrollutvalgets årsmelding for 2013 Oppfølging av forvaltningsrevisjonsrapport Revisjonens rapport for 2. halvår 2013 Møteplan for 2014 19 06.05 2/14 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2013 for Molde kommune Molde Folkebad KF Molde Vann og Avløp KF Molde Havnevesen KF Molde Eiendom KF Revisjonsberetning 25 18.06 3/14 Økonomirapport 1.tertial 2014 Oppfølging av politiske vedtak Orientering om prosjektet «Saman om ein betre kommune» 36 04.09 4/14 Resultat av forvaltningsrevisjon? Revisjonsplan for revisjonsåret 2014 Revisjonsrapport for 1. halvår 2014 43 22.10 5/14 Økonomirapport 2.tertial 2014 Virksomhetsbesøk/alt. orientering fra enhetsleder? 50 09.12 6/14 Oppfølging av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalgets leder i samråd med kontrollsekretær gis fullmakt til å foreta endringer av møtedatoer dersom det blir nødvendig. Sekretær orienterte og gjennomgikk møteplanen. PS 07/14 OPPFØLGINGSLISTE Følgende saker føres opp på oppfølgingslisten: Side 5 av 7
FR prosjekt Refusjon sykepenger i Molde kommune Kontrollutvalget behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten Refusjon sykepenger i Molde kommune i møte 08.12.2011 i sak 42/11. Oppfølging av rapporten ble behandlet av kontrollutvalget 11.12.2012. Kontrollutvalget ønsket å følge denne saken videre og ber revisjonen legge fram en statusrapport i løpet av 2013. Saken videreføres fra oppfølgingslisten for 2012 og 2013 til 2014. 03.02.14: Videre oppfølging av rapporten behandlet i dagens møte i sak PS 04/14. Grunnet manglende oppfølging av gamle restansekrav, ønsker kontrollutvalget at revisjonen foretar ytterligere en ny oppfølging som blir lagt fram i utvalgets møte i juni 2014. «Saman om ein betre kommune» «Saman om ein betre kommune» er et prosjekt i regi av Kommunal- og regional departementet og KS. Prosjektet har vært rettet mot sykefravær, kompetanse/rekruttering, heltid/deltid og omdømme. Molde kommune er deltaker i prosjektet og arbeider med tema sykefravær, men har også vært innom tema som rekruttering/kompetanse, omdømme og heltid/deltid. Kontrollutvalget fikk en orientering fra Personal- og org.sjef om Molde kommunes deltakelse i prosjektet «Saman om ein betre kommune» i juni 2013. Prosjektets hovedmål er å redusere sykefraværet i kommunen over et 5-års perspektiv. Kommunen har fått prosjektmidler til å iverksette tiltak og det ble redegjort for planlagte og iverksatte tiltak i dette arbeidet. Kontrollutvalget ønsket å følge opp denne saken videre og ville be om en ny orientering om et år. Saken videreføres fra oppfølgingslisten for 2012 og 2013 til 2014. Forvaltningsrevisjonsrapporten «Kvalitet i grunnskolen i Molde kommune» Kontrollutvalget behandlet forvaltningsrevisjonsrapporten i sitt møte 27.02.2013 i sak PS 04/13. saken ble oversendt kommunestyret som behandlet rapporten i K sak 18/13 i møtet 21.03.2013. Oppfølging av rapporten vil ventelig skje i løpet av høsten 2014. Saken føres opp på oppfølgingslisten. Retningslinjer for avslutning og behandling av regnskap for investeringsprosjekt i Molde kommune Sluttregnskap for investeringsprosjekt avsluttes når prosjektet er ferdigstilt og tatt i bruk. Hvordan et sluttregnskap skal behandles er ikke nedfelt i lover og forskrifter slik at det vil være opp til den enkelte kommune å regulere dette i kommunens økonomireglement. Molde kommune har nylig foretatt en revidering av sitt Økonomireglement, vedtatt av kommunestyret i møte 20.06.2013 i k-sak 60/13. I reglementets pkt. 5 Økonomirapportering finnes et avsnitt om Investeringsprosjekt. Reglement for investeringsprosjekt kan være som en del av kommunens økonomireglement eller nedfelt i et eget reglement for investeringer. Et slikt reglement kan bl.a. inneholde retningslinjer for den politiske prosessen og vedtak, styring av prosjektet underveis og avlegging av prosjektregnskap. Den praksis som har vært fulgt i Molde i mange år med uttalelse fra kontrollutvalget til det enkelte prosjektregnskap, går ikke fram av reglementet. Det kan derfor være lett for at det oppstår noen misforståelser omkring kommunens rutiner når reglementet er uklart på dette området, jfr. KU sak 40/13 behandlet i møte 05.12.2013. Kontrollutvalget ber om at det utarbeides et mer detaljert reglement for avslutning og behandling av regnskap for investeringsprosjekt i Molde kommune hvor kontrollutvalgets rolle er avklart. Brev sendt rådmannen 16.12.2013 med anmodning om å utarbeide nytt reglement. Saken føres opp på oppfølgingslisten. 03.02.14: Kontrollutvalget vil følge saken og be om en statusrapport til første møte til høsten dersom det i løpet av 1. halvår ikke er utarbeidet og politisk behandlet nye retningslinjer. Oppfølging av politiske vedtak Ifølge kommunens årshjul skal restanseliste for oppfølging av politiske vedtak oversendes kontrollutvalget som i sin tur skal rapportere til kommunestyret. Denne oversikten skal inneholde vedtak fattet av formannskapet, kommunestyret og andre politiske utvalg med beslutningsmyndighet, og som av ulike årsaker ikke er iverksatt innen slutten av kalenderåret. Saken føre opp på oppfølgingslisten Side 6 av 7
03.02.14: Sekretariatet bes om å tilskrive kommunen om dette. Sekretær orienterte. Utvalget gjennomgikk de saker som var listet opp i saksframlegget. Kontrollutvalget fattet enstemmig vedtak i samsvar med omforent forslag fra utvalgets medlemmer. (5 voterende) Finn Myrland Tove A. Melsæter Evy Olin Strømme leder nestleder Are Krohn Venås Harald Valved Åse Solveig Eriksen kontrollsekretær Side 7 av 7