MØTEPROTOKOLL Hvem har hatt møte? (hovedlaget, gruppe, utvalg osv.) Hovedlaget Type møte Styremøte Dato Tid Sted 23.10.2012 20.00 22.30 Samvirkebygget Til stede Dag Øyen AU Heidtmann AU Johanne Sundmoen Bakås AU Kjell Ivar Lundkvist AU Ståle Vangskåsen AU Inge Morten Smedås, daglig leder Astrid Nyvoll, barneidrett Bjørn Narjord, skigruppa Bjørn Morten Galåen, fotballgruppa Gerard Kort, friidrett Runa Finborud, håndball Ragnhild Dåsnes, orientering Wenche Ytterhaug, trim Forfall 1
12/05/01 Godkjenning og signering av protokoll Johanne Protokoll godkjent og underskrevet 12/05/02 Fordeling anleggskost 1. halvår 2012 Vi går igjennom forslag til fordeling av anleggskostnadene for 1. halvår 2012. Det meste er veldig greit å fordele, men vi må ta en diskusjon rundt fordeling av kostnadene for den gamle lysløypa. Skigruppa bruker ikke lenger denne i særlig grad, og vi må beslutte hvordan kostnader for drift og vedlikehold skal dekkes inn. Det ene perspektivet er Os ILs behov, det andre er skolas behov og det tredje er det generelle trimtilbudet til bygdas befolkning. Saksdokument: Forslag "Fordeling anleggskost 1. halvår 2012". 1. Daglig leder har gått igjennom anleggskostnadene for 1.halvår. Alle gruppene går igjennom det som er beregnet. (utlevert på møte). 2. Kostnader gammel lysløype. Hvem betaler dette? Hva med å få inn en egen sponsor for å dekke denne kostnaden. Fordelingen fra i fjor videreføres. 3. Klubbhuset belastes nå TOS arena. Skal dette fordeles på gruppene, skal hovedlaget ta det eller skal det fortsatt belastes TOS arena. 1. Fordeling anleggskostnader: Dersom det ikke er kommet innsigelser innen en uke fra dd vil kostnadene fordeles i regnskapet. 2. Kostnad gammel lysløype: Sende over saken til sponsorutvalget slik at de evt. kan jobbe med dette. Snakke med skolen. Ta det opp med helselaget som en del av et helseperspektiv i bygda. Inge Morten / Svarfrist en uke 12/05/03 Anlegg: Definisjon anlegg vs.utstyr På forrige møte fikk Dag i oppgave å utarbeide en matrise over hva som er å betrakte som anlegg og hva som er utstyr. Vi går igjennom forslaget og beslutter. Saksdokument: Forslag til skille mellom anlegg og utstyr presenteres av Dag Dag 2
Dag gikk igjennom utsendt utkast til skille mellom anlegg og utstyr. O-kart ble definert som anlegg for at O-gruppa i hele tatt skulle få en tildeling fra hovedlaget. I hallen har Os IL bare utstyr. O-kart ligger fortsatt under O-gruppa, flyttes ikke over til anleggsutvalget. Dokumentet godkjennes. O-kart taes inn. 12/05/04 Felles basistrening? Det er i ulike sammenhenger blitt nevnt at det kan være lurt å samarbeide om basistrening gruppene imellom. Vi diskuterer kort og beslutter om vi ønsker å utrede denne muligheten videre. Saksdokument: Ingen En felles basistrening som går hele året igjennom. Spare trenere (dignadsfolk), trening i et bredere miljø. Ekstratilbud til de som er med på allidrett. Skape kontinuitet for de som driver med f.eks.håndball. De har pause fra mars til oktober. En større utfordring å få aktivitet for de som driver med sommeraktiviteter. Må ikke bli en konkurrent til det vi driver med i dag. En forlengelse til allidrett, og sees opp mot barneidrettsskole. Se på dette i forhold til rekruttering til friidrett. Hva med trenere, halltid, utnytte de treningstilbudene som allerede finnes. Mulig at en må se på dagens aktivitetsnivået blant ungene, hvor mange er engasjert i en idrett, to idretter, ingen idretter. Utredning av bredt basistreningstilbud legges på is. 4 stemmer for å utrede dette videre. Vi utsetter dermed saken. Den som ønsker å forfølge ideen kommer med innspill til Inge Morten. 12/05/05 Status økonomi pr 30.8.2012 Vi har fått opp en god oversikt over lagets økonomi etter overgangen til 1 bankkonto. Vi tar tilbakemeldinger på rapporteringssystemet. I tillegg går vi igjennom økonomien i hovedlaget og TOS Arena. Gruppenes regnskap tar vi på spørsmålsnivå. Saksdokument: Regnskapsrapporter 4. momstermin allerede utsendt Gjennomgang av regnskapstallene. Utgangspunktet viser godt resultat pr dd. 3
Taes til etterretning 12/05/06 Konvertering av byggelån TOS Arena Vi har nå gjort det aller meste av planlagt av byggeaktivitet i TOS Arena så langt. Trinn 3 med stadionhus (del 2) og utvidelse av løypa ligger som planer, men det er ikke tidfestet når dette skal startes opp. Derfor bør vi nå konvertere byggelånet til et ordinært lån. Vi har innhentet tilbud fra Tolga-Os Sparebank på et flexilån med rente på 4,75% (1,35% mindre enn byggelånets renter og provisjon). Ramme: kr 1.450.000. Ikke utbetalte spillemidler, anleggsmoms og utestående hos Hummelfjell utgjør kr 1.110.000. Saksdokument: Dersom vi tar imot tilbudet fra TOS, undertegner vi lånedok En må trygge økonomien i laget. Sikre at en har en bankbeholdning som setter laget i stand til å ivareta sine lønnsforpliktelser. Betale ned så mye som mulig for om mulig å få ned lånerenten. Vi beholder 6 måneders driftsbudsjett urørt i hovedlaget før midler fordeles ned til gruppene. Dersom vi får lånet for 4,75 % rente så inngår vi låneavtale med Tolga-Os Sparebank. Byggelånet konverteres til flexilån. AU vedtar om mer av likviditeten skal pløyes inn i flexilånet. 12/05/07 Budsjettering 2013 Vi nærmer oss slutten av 2012, og det er tid for å starte opp arbeidet med å budsjettere 2013. Budsjettene for både hovedlag og grupper skal styrebehandles på styremøtet i desember. I samarbeid med Vekstra har vi utarbeidet en mal som foreslås brukt av alle grupperinger for årets budsjettarbeid. Håpet er at dette skal lette budsjettarbeidet i alle ledd. Vi går igjennom malen, tar opp noen prinsipper for budsjettering og datofester frist. Dette er allerede gjennomgått med gruppenes kasserere i møte den 18.10.12. Saksdokument: Ingen Gruppenen budsjetter skal leveres inn til hovedlaget innen 1.desember. Malen fra Vekstra taes ibruk. 12/05/08 Klubbhuset: Renhold Klubbhuset er ofte ikke så rent som det burde være. Det foreslås at gruppene tar en vask av klubbhuset hver i løpet 4
av året. Da får vi en noe grundigere vask 1 gang hver måned. Andre forslag for å sikre renhold mottas med takk. Saksdokument: Ingen Fordele renholdet på gruppene? Stor belastning på enkeltpersoner der gruppen er veldig liten. Se på muligheten for å leie inn en pensjonist til denne jobben. De med størst brukerfrekvens får størst belastning ift renhold. Ser litt på om det er mulig å få noen som har tilknytning til ski/skiskyting for å gjøre rent. 12/05/09 Sponsorutvalget: Sammensetning og avtale med TOS Kjell Ivar Det er lite oppslutning rundt sponsorutvalgets møter. Vi diskuterer hvilke endringer i sammensetning eller arbeidsform som skal til for å bedre dette. Det vil ha påvirkning på hvordan vi jobber med sponsorer fom. kommende årsmøte. I tillegg oppfordres gruppene en gang til om å se om det finnes kandidater til listen som påvirker utbetalingen på den bevegelige delen av avtalen med Tolga-Os Sparebank. Saksdokument: Skriv fra sponsorutvalget til avtalen med TOS Er utvalget riktig som det er eller skal gruppen ha en annen sammensetning. Gruppene ved sponsoransvarlig skal komme opp med minimum fire navn. Oppleves som ubehagelig å gjøre dette. Må gjøre henvendelser til enkeltpersoner for å høre om de ønsker å motta tilbud på banktjenester og forsikring fra TOS / Terra. Taes opp på møte i Sponsorutvalget i november. 12/05/10 Orienteringssaker - TOS Arena: Status snøproduksjon og drift. (Ståle/Inge Morten/) - Status kunstgressbane for fotball. (Dag) - Informasjon fra noen av gruppene? (gruppelederne) Info Kunstgress: Besluttet at den skal søkes om spillemidler til bygging på Sundmoen stadion. Spillemiddelsøknad innen 15.november. Arne Horten utarbeider søknaden om spillemidler. 5
TOS Arena snøproduksjon. Avtalene skrives under. Snøproduksjon fra torsdag 25.10.2012. Stadionverter ok. 12/05/11 Daglig leder har ordet Saksdokument: Daglig leders rapport Taes til etterretning 12/05/12 Eventuelt - Godtgjøring for bilkjøring til treninger/arrangementer (fra friidrett) - Styremøtet i desember foreslås flyttet fra den 11.12 til den 4.12. Saker som ønskes tatt opp meldes til innen mandag 22.10.2012 Kjøregodtgjøring taes som diskusjon pr epost. Styremøte i desember: 12.desember kl 2000. Møtet hevet kl 22.30. 6