Saknr. 08/2690-54 Ark.nr. 614 A4 Saksbehandler: Hilde Merete Godager NORD-ØSTERDAL VIDEREGÅENDE SKOLE - MIDLERTIDIGE LOKALER Fylkesrådets innstilling til vedtak: Fylkesrådet inngår leiekontrakt med henholdsvis Sentrum Eiendom Tynset AS og NØK Energi Eiendom AS for leie av midlertidige undervisningslokaler i byggeperioden for Nord-Østerdal videregående skole. Hamar, 24.01.2011 Svein Borkhus fylkesrådsleder
FYLKESRÅDETS VURDERING OG KONKLUSJON: NORD-ØSTERDAL VIDEREGÅENDE SKOLE - MIDLERTIDIGE LOKALER Fylkesrådet konstaterer at det ikke har foreligget mange leietilbud og at forhandlingsposisjonen blant annet av nevnte grunn blir deretter. Husleien ligger imidlertid innenfor det budsjetterte nivå for en kortvarig kontrakt som har betinget bygningsmessige tilpasninger. Fylkesrådet hadde helst sett at de leide lokaler hadde hatt en universell utforming. Fylkesrådet finner det vanskelig å forsvare store investeringer i utleiers lokaler, når lokalene kun skal nyttes til undervisning i vel 2 år. Lokalene skal først og fremst benyttes av elever og lærere. Fylkeskommunen er på nåværende tidspunkt ikke kjent med at det vil bli behov for tilrettelegging for disse eller andre. Sannsynligheten for at en slik omstendighet skal inntreffe, er ikke høy. Dersom Hedmark fylkeskommune i denne perioden likevel får elever eller andre som får behov for tilgang til undervisningslokalene i Telenor-bygget, vil Fylkesrådet anbefale at deres behov løses på annet vis. F. eks kan elever gis tilbud ved NØVGS for øvrig, eller ved Storsteigen eller Røros. Med grunnlag i ovennevnte redegjørelse, finner Fylkesrådet grunnlag for å undertegne leiekontrakter for leie av lokaler på Kronestua og i Telenor-bygget. Fylkesrådets vedtakskompetanse Fylkesrådets vedtakskompetanse er hjemlet i FT-sak 22/08.
S A K S U T R E D N I N G: NORD-ØSTERDAL VIDEREGÅENDE SKOLE - MIDLERTIDIGE LOKALER Innledning I fylkestingets møte 4.10.2010, ble det i sak 64/10 Forprosjekt Nord-Østerdal videregående skole vedtatt blant annet følgende: Fylkestinget vedtar at forprosjekt alternativ 3 legges til grunn for utarbeidelse av anbudsgrunnlag og innhenting av anbud. Prosjektet skal gjennomføres innenfor en arealramme på 12.700 m2 bruttoareal inkludert tannklinikk. Arbeidet finansieres innenfor bevilgede midler i årsbudsjett for 2010. (vedtak 2, annet ledd) Styringsgruppa for Nord-Østerdal videregående skole - forprosjekt samlet skole på Trontun oppnevnte den 28.1.2010 i sitt møte nr 9 en arbeidsgruppe for midlertidige lokaler. Arbeidsgruppen skulle ledes av Hilde Godager. Ytterligere mandat fulgte ikke vedtaket. Arbeidsgruppen ble etablert og består foruten leder av Tor Blokkum og Jorunn Brandsnes v/nord-østerdal videregående skole (NØVGS). Arbeidsgruppa har funnet lokaler som passer til formålet. Det er gjort en forutsetning om at midlertidige lokaler skal være tilgjengelig fra og med høst 2011. NØVGS har behov for å leie lokalene allerede fra mai 2011. Ettersom de midlertidige lokaler trenger en bygningsmessig tilpasning for undervisning, haster det med å komme i gang med de bygningsmessige endringer, slik at lokalene kan være ferdigstilt til nevnte tidspunkt. Utleierne har behov for at Hedmark fylkeskommune forplikter seg ved leiekontrakt før de pådrar seg ytterligere økonomiske forpliktelser til rådgivere i sakens anledning Utleierne må dessuten ha ut anbud snarest og senest pr. 1. februar og det må sendes oppsigelse til en part innen utgangen av januar. Det er derfor nødvendig at Fylkesrådet tar stilling til underskrift av husleiekontrakter snarest. Utredning Den oppnevnte arbeidsgruppa for midlertidige lokaler annonserte våren 2010 etter lokaler for perioden 1.5.2011 til 1.9.2013. De eksterne lokaler skal dekke undervisningslokaler til Restaurant og Matfag, Elektro og IKT-Servicefag, Helse og Sosial, Service og samferdsel, samt lærerkontorer, toalett og garderobe. Annonsen var forankret hos skolen, Eiendom og Innkjøp, Videregående opplæring og Fylkesdirektøren. Arbeidsgruppen mottok 5 tilbud fra hhv VSO Eiendom AS (lokaler v/siva), Torud Utleie (HedOp-bygget), Tynset Hotell (hotellet), Aas Eiendom AS (nå Sentrum Eiendom Tynset AS) (Kronestua), NØK Energi Eiendom AS (Telenorbygget). Etter en gjennomgang av tilbudene endte arbeidsgruppa opp med å gå videre med hhv. Sentrum Eiendom Tynset AS for leie av lokaler på Kronestua og NØK Energi Eiendom for leie av lokaler i Telehuset.
Bakgrunnen for dette valget, var blant annet at lokalene til så vel VSO Eiendom og Torud Utleie forutsatte større bygningsmessige endringer. Deres lokaler kan benevnes som rålokaler og var for eksempel uten installert toalett/vask/heis mv. Når det gjelder Tynset Hotell forutsatte leie her sambruk med hotellet. Dessuten er kjøkkenavdelingen med lager osv trangt og ikke egnet til undervisning etter skolens vurdering. Tynset Hotell ble derfor av arbeidsgruppa funnet uegnet til å dekke skolens formål. Når det gjelder Kronestua og Telenor-bygget forutsetter også disse lokaler som nevnt bygningsmessige tilpasninger, men etter arbeidsgruppens vurdering i langt mindre grad enn de øvrige steder. Disse to lokaler dekker til sammen behovet for ekstern leie. Lokalene ligger i nærheten av hverandre og svært sentralt i forhold til Holmen, hvilket skolen anser som en fordel i forhold til bruk av elevkantine, bibliotek, rådgiver og helsesøster samt arbeidsplasser for fellesfaglærere. Eiendom og Innkjøp har bistått NØVGS med bestillingen mht hvilke tilpasninger som må gjøres i lokalene for å ta disse i bruk til undervisning. Bestilling til utleier er omforent med skolen. Ev. behov NØVGS ikke har meldt inn forut for utleiers husleiekrav, må dekkes innenfor NØVGS sitt budsjett. Bakgrunnen for at prosessen har tatt tid, skyldes flere forhold. Arbeidsgruppen har ikke hatt mandat til å inngå leiekontrakter. Først i oktober 2010 ble det vedtatt å gjennomføre prosjektet, jf. fylkestingsvedtak 64/10. Avklaring mht midler for leie av midlertidige lokaler kom 6.12.2010 i Fylkestingsak 0084/10 Årsbudsjett 2011 Hedmark fylkeskommune. Først i primo januar 2011 kunne derfor utleierne se nærmere på vilkårene i en ev. husleiekontrakt, herunder husleiens størrelse. Universell utforming Saken er forelagt muntlig for Rådet for likestilling for funksjonshemmede, ved Toril Heggen Munk som i møte på Fylkeshuset den 14.1.2011 uttaler at begge lokaler bør utformes universelt, tiltross for leieperiodens varighet og ovennevnte opplysninger. Telenor-bygget Lokalene i Telenor-bygget skal benyttes til undervisning for Elektrofag og Helse- og sosialfag. Bruk av lokalene til dette formål forutsetter bygningsmessige tilpasninger, men ikke av et slikt omfang at det blir tale om noen hovedombygging. Det utløses således ikke krav om universell utforming etter plan- og bygningsloven. Hedmark fylkeskommune (HFK) kan likevel kreve universell utforming. På grunn av lokalenes kompleksitet vil universell utforming kreve omfattende tiltak. Dette blant annet fordi undervisningslokalene ligger på 3 ulike nivå. Det eksisterer verken heis til de ulike nivå, utvendig rampe eller HC-toalett. Utleier finner det ikke forsvarlig å legge kostnader i en slik tilpasning for egen regning. Dette innebærer at HFK må avskrive kostnader til universell utforming over leieperiodens varighet på vel 2 år. Verken NØVGS eller Eiendom og Innkjøp har midler til dette. Et annet forhold er at med den stramme fremdriftsplanen utleier nå får, er det tvilsomt om slik tilpasning kan skje innen lokalene skal tas i bruk 1.5.2011. For de fag det skal gis undervisning i ved Telenor-bygget, opplyser VGO følgende: VGO får rapportert inn oversikt over elever med store tilretteleggingsbehov fra PP-kontorene. Det er ikke rapportert noen nye elever med behov for fysisk tilrettelegging i Nord-Østerdal i perioden 2011-2014.
Kronestua I lokalene til Kronestua skal utdanningsprogrammene Restaurant og matfag, samt Service og samferdsel holde til. Ifølge VGO vil det ikke bli gitt tilbud Vg1 Service og Samferdsel, høsten 2011 kun Vg2 Salg, service og sikkerhet. (Vg2 IKT-servicefag blir for øvrig lokalisert på SIVA). Når det gjelder tilgjengelighet har Kronestua rullestolrampe. Lokalene som skal leies på Kronestua ligger på ett plan. Det er derfor ikke behov for heis. Det finnes ikke HC-toalett, men HC-toalett er bestilt av HFK. Forholdet til lov om offentlige anskaffelser (Foa) Foa 1-3 (2) : Forskriften får ikke anvendelse på b.) kontrakter om erverv eller leie, uten hensyn til finansieringsform, av jord, eksisterende bygninger eller annen fast eiendom, eller om rettigheter slik eiendom. Kontrakter om finansielle tjenester, uten hensyn til form, inngått samtidig, før eller etter kontrakten om erverv eller leie, omfattes imidlertid av denne forskrift. (saksbehandlers utheving) I relasjon til denne bestemmelsen kan vanskelig tolkningsspørsmål mht hvorvidt man i realiteten står ovenfor en bygg- og anleggskontrakt som omfattes av lov om offentlig anskaffelser, eller om det faktisk dreier seg om en leiekontrakt som er unntatt fra forskriften. Dette avhenger av flere forhold som blant annet kontraktens varighet, utforming, hvem som har risiko for byggearbeider, om bygget står på leiers grunn, ev opsjoner mv. I denne saken faller leiekontrakten klart utenfor forskriftens anvendelsesområde. Økonomi I fylkestingssak 0084/10 ble det for 2011 bevilget kr 2.212.000 i driftsmidler i anledning leie av midlertidig lokaler. Dette på bakgrunn av utleiers stipulerte grunnleie og internt stipulert kostnadsoverslag for bestilte bygningsmessige tilpasninger. Midlene skal inn i skolens driftsbudsjett og budsjettjusteres til Eiendom og Innkjøp. NØK Energi Eiendom AS krever kr 740.000 i årlig leie for Telenor bygget. Sentrum Eiendom Tynset AS krever kr 960.000 eks moms for leie av kjøkken, kjøkkenutstyr og øvrige lokaler på Kronestua. Sistnevnte leie synes å ligge høyt. Bakgrunnen er at lokalene inneholder et kjøkken med nødvendig kjøkkenutstyr som også leies. Samlet årlig leie for de to lokaler er på kr. 1.680.000. Deler av leiebeløpet skal indeksreguleres pr 1.1.2012 med 100 % KPI. I tillegg til husleien påløper i leieperioden kostnader til drift og vedlikehold. Kostnader til eventuelle utviklingstiltak i leieperioden blir å bekoste av NØVGS. På bakgrunn av kontraktens varighet er det lite trolig at det vil påløpe kostnader i noe omfang for vedlikehold og utvikling. Driftskostnader omfatter blant annet kostnader til strøm. Disse vil antagelig ligge høyere enn det skolen betaler på Trontun, fordi særlig Kronestua er dårlig isolert. Samlede årlige felleskostnader stipuleres til mellom kr 3-400.000.
Skolen besørger selv renovasjon og renhold. HFKs driftsoperatør besørger forefallende arbeid innvendig i lokalene.
Arbeidsmiljøutvalg Saken har vært behandlet i skolens arbeidsmiljøutvalg. Fylkesrådets drøfting Fylkesrådet konstaterer at det ikke har foreligget mange leietilbud og at forhandlingsposisjonen blant annet av nevnte grunn blir deretter. Husleien ligger imidlertid innenfor det budsjetterte nivå for en kortvarig kontrakt som har betinget bygningsmessige tilpasninger. Fylkesrådet hadde helst sett at de leide lokaler hadde hatt en universell utforming. Fylkesrådet finner det vanskelig å forsvare store investeringer i utleiers lokaler, når lokalene kun skal nyttes til undervisning i vel 2 år. Lokalene skal først og fremst benyttes av elever og lærere. Fylkeskommunen er på nåværende tidspunkt ikke kjent med at det vil bli behov for tilrettelegging for disse eller andre. Sannsynligheten for at en slik omstendighet skal inntreffe, er ikke høy. Dersom Hedmark fylkeskommune i denne perioden likevel får elever eller andre som får behov for tilgang til undervisningslokalene i Telenor-bygget, vil Fylkesrådet anbefale at deres behov løses på annet vis. F. eks kan elever gis tilbud ved NØVGS for øvrig, eller ved Storsteigen eller Røros. Med grunnlag i ovennevnte redegjørelse, finner Fylkesrådet grunnlag for å undertegne leiekontrakter for leie av lokaler på Kronestua og i Telenor-bygget.