STYREMØTEREFERAT 20.09.2010 Innkalling: 2010-07 Dato/Tid: Mandag 20.09.10 kl 20.00 Sted: Markusvei 7, Austad. Tilstede: Marit Laugerud, Johan Johansen, Vanessa Svebakk og Anita Moen Brevik. Ikke tilstede: Jan Berg, Gro Standal. Agenda: Orienteringssaker: 20/09 01 Godkjenning av innkalling Pga endring av møtedato, ble innkalling med vedlegg levert ut på møtet. Innkalling godkjent 20/09 02 Godkjenning av referat fra forrige møter: Styremøte 25.08.2010 20/09 03 Div. orienteringssaker : Utvalgsmøte 08.09.2010 - Referatet er ikke sendt ut. Styret godkjenner på e-post. 1. Høring NOU 2010:7 Mangfold og mestring: Fristen for tilbakemelding til kommunen v/irina Greni, var den 15.september. Leder har utarbeidet et forslag til høringssvar. Høringssvar sendes også til styret- og utvalgsmedlemmer (FAUene). 2. DKFU Spis deg smartere prosjekt søknad om midler: Se orientering om prosjektet på Utvalgsmøte 08.09.2010. Prosjektplanen er sendt til Gjensidige stiftelsen den 15.september d.å. 3. Invitasjon til skoleledermøte 30.09.2010: Leder stiller på skoleledermøtet og viser DKFUs brosjyrer, forteller om ny nettside og lanserer DKFUs hjem-skole film. Leders tar opp temaet: Hvordan kan DKFU styrke samarbeidet med skolelederne? Prosjektbasen har utviklet en aktivitetskalender og en katalog for dette skoleåret. DKFU har fått invitasjon til å delta på aktivitetene. 4. Unicefs Den ene nettverksmøte 07.09.2010: Leder og sekretær deltok på nettverksmøtet. DKFUs oppgave
sammen med de andre organisasjonene og kommunen, er å mobilisere foreldre til å delta på folkemøtet den 27.oktober. Unicef ønsker innspill fra alle vedr historier som forteller om hvordan en voksen var en viktig støttespiller/hjelper for et barn på en eller annen måte. Unicef ønsker seg noen solskinnshistorier. Innspillene sendes sekretær som blir DKFUs kontaktperson mot Unicef i forbindelse med arrangementet. Diskusjons og -beslutningssaker: 20/09 04 Div administrative saker - Statusrapport: DKFUs Hjem-skole film Catapult film: Flashmob dans på skolene og papirbredden ble en kjempesuksess med stor engasjement fra elevene, lærerne og foreldre. Intervjuene med utdanningsdirektør, Tore Isaksen, avdelingsleder på Skoger skole, Ingvild Waage og Geir Arne Bore, foreldre med barn på Bragernes skole er også gjennomført. Filmprodusenten har også filmet en pappa sammen med sin datter på vei til skolen og på utviklingssamtale med barnets lærer. Det skal også vises litt klipp fra andre skoler som f.eks Marienlyst ungdomsskole. Filmen skal være ferdig i uke 38-39 klar til lansering for første gangen på skoleledermøte den 30.09.2010 og DKFUs årsmøte 13.10.2010. DKFU Konferanse 23-24 oktober 2010: Pga flere avlysninger fra hovedinnledere, ble konferansedato endret til helgen 23-24 oktober. Union Scene har tilbudt DKFU lokale men med endringer i hvor lang tid DKFU har tilgang til hovedscene på søndag. Styret ser det som en utfordring å sikre nok deltagere til søndagsprogram når hovedscenen er ledig kun til kl.12 og foreslår at søndagsprogram kanselleres. Forespurte foredragsholdere er ennå ikke bekreftet ift ny dato og arbeidsgruppe jobber med å sikre en spennende program. Programmet skal være endelig klar iløpet av uke 39 og sendes ut til FAUene og utvalgsmedlemmer i DKFU samt nabokommuner. Programmet/invitasjon skal publiseres på DKFUs nettside. Vedtak: Styret vedtar endring av konferansedato samt at konferansen forkortes til lordagsprogram. 20/09 05 DKFU Årsmøte 2010 13.10.2010 Styret har drøftet og fordelt ansvaret for oppgavene slik: Forslag til Aktivitetsplan og årshjul for 2010-2011: Sekretær utarbeider et forslag til aktivitetsplan og forslaget sendes til alle i styret innen innen 29.09.2010. Forslag til årshjul er tidligere sendt ut til FAUene og utvalgsmedlemmer i DKFU som vedlegg 2 til Infobrev 03/2010. Begge forslagene vil bli lagt frem for årsmøtet. Forslag til Satsingsområder for 2010-2011:
20/09 06 Regnskap: Marit Laugerud utarbeider et forslag til satsingsområder og forslaget sendes til alle i styret innen innen 29.09.2010. Forslag til budsjett for 2010-2011: Johan Johansen utarbeider et forslag til budsjett og forslaget sendes til alle i styret innen innen 29.09.2010. Kandidater til leder- og styreverv: Oppdatert liste over FAUene og utvalgsmedlemmer i DKFU sendes til valgkomiteen. Sekretær følger opp valgkomiteen. Invitasjon/innkalling og årsberetning: Leder har ansvaret for utsendelse av innkallingen. Innkalling sendes til alle FAUene- og utvalgsmedlemmer i DKFU samt skolene. Innkallingen vil bli publisert på DKFUs nettside og vil bli sendt ut onsdag den 22.09.2010. Leder skal også utarbeide årsberetningen. Status pr. 01.09.2010 kr 146.557,84 Projektarbeid iht DKFUs satsingsområder for 2009-2010: Mange av DKFUs igangsatte prosjekter er i sluttfasen og noen er allerede avsluttet. Leder har henvendt seg til DKFUs leverandører om å få utstedt fakturaer for utført arbeid slik at disse kan bli betalt før ferdigstilt regnskap sendes til revisor. Betalinger av fakturaene vil ikke ha noe å si ift regnskapet for 2009-2010, men styret vil sørge for at alle prosjektene (betalinger) er avsluttet før årsmøtet. Flere regninger er betalt i september og flere ligger til betaling. (Se oversikt nedenfor) - Stillingsannonse - Byavisa: På oppstartsmøte i utvalget den 08.09.2010 besluttet utvalget at det skal legges ut lederverv stilling i avisa for å tiltrekke andre foreldre/lederkandidaten. Styret har innhentet og vurdert ulike pristilbud hos DT og Byavisa. Styret besluttet pr. epost den 20.09.2010 at pristilbudet fra Byavisa var den rimligste alternativ. Annonsen skal trykkes i onsdagens utgave 22.092010. Stillingsannonsen koster kr 3.300,- eksl moms og fakturaen er avtalt skal sendes leder pr. epost og i posten - Hjem-skole film Catapult Film AS Styre- og utvalget besluttet tidligere i høst om å lage en film om Hjem-skole samarbeid som er endel av DKFUs Norges beste foreldre (NBF) - hjem-skole satsing. Regning pålydende 30% av totalbeløpet er allerede betalt og faktura på resterende er sendt DKFU og er lagt inn til betaling. Leder har forespurt Utdanningsdirektør, Tore Isaksen om ekstra bevilgning til filmen og kommunen har innvilget søknaden med kr. 40 000,-. - Flashmob dans/lydanlegg Show Teknikk Ifm hjem-skole film, arrangerte DKFU flashmob dans/samling på
Papirbredden torsdag 09.09.2010. Styret ble enig om å forespørre Union Scene/Interkultur om evt låne lydanlegg for å spille musikken til dansen. Pga vanskeligheter med å skaffe gratis lydanlegg, besluttet styret på epost/telefon om å leie lydanlegget gjennom Show teknikk Øystein v/show teknikk tilbyr lydanlegg og teknikker for kr.2500,- og DKFU takker i rulleteksten på slutten på filmen. - Flashmob dans/premie Hjem-is Styret ble enig om å gi skolene som stiller opp ifm hjem-skole film en is i premie. Bragernes, Åssiden og Bragernes skolene deltok ifm opptak av filmen. DKFU har vurdert ulike is varienter/pris og har fått en gunstig pris/avtale med Hjem-is. Som endel avtalen, tilbyr Hjem-is gratis kjøring ut til skolene uten ekstra kostnad. Faktura bes om å sendes til sekretær. Vedtak: Styret vedtar å bestille ca 500 is til kr 3,96 pr stk fra Hjem-is og samordner med skolene om kjøring/utdeling av isen til skolene samme dag. - DKFUs ny hjemmeside Leder har mottat faktura for design og utvikling av ny hjemmeside. Arbeid ifm hjemmeside er ennå ikke ferdig og skal ferdigstilles og lanseres på DKFUs årsmøtet. Firmaet har lovet og avtalefestet at de stiller til disposisjon å ferdigstille hjemmeside frem til hjemmeside er i fulldrift. - Ekstern harddisk - Tilbakebetaling Forrige styret vedtok kjøp av et ekstern harddisk for å sikre at viktig informasjon ifm DKFUs arbeid blir oppbevart og ivaretatt. I juni ifjor ble det tatt ut kr. 5 000,- til å dekke kostnader til DKFUs sommeravslutning (2009) og kr. 1000,- gikk til kjøp av en ekstern harddisk. Harddisken virket ikke som forventet og harddisken sammen med utstyret er levert tilbake til Elkjøp og leder er refundert kjøpet. Styret har investert i en ny og rimligere versjon som fungerer slik det skal. Beløpet kr. 830.80 har stått som kassabeholdning i regnskapet og er dermed gjort opp av leder for å få regnskapet til å stemme. Styret vil presisere at DKFU har aldri hatt en kassebeholdning på kr.830,80 selv om regnskapet viser at beløpet har vært utestående ift regnskapet. Styret anser denne saken som avsluttet. Diverse skriv fra kasserer, Jan Berg: Styret har gjennomgått to brev fra kasserer, Jan Berg en sendt til Svein Larssen og den andre vedr overtagelse av kassererverv til Johan Johansen som har vært liggende i regnskapspermen. Brevene er ikke tidligere sendt styret. Styret ser det som en utfordring å ta stilling til kassererens brev til revisor uten at han er tilstede på møtet og at det fremdeles ikke er utarbeidet et forslag til arbeidsinnstruks for kassererverv. Revisors anbefalinger er ikke tatt til følge før rutinene er innarbeidet i arbeidsinntruksen.
Styret har administrativt ansvar for driften av DKFU og alle er inneforstått at det arbeid vi gjør er på frivillig basis og for å følge opp oppgavene på en tilfredstillende måte er man avhengig av alle har kapasitet og den nødvendig kompetanse som trengs. Kompetansenivået på det administrative er variende. Styret er enig at det er en utfordring å følger opp styrets forpliktelser når det er mange oppgaver og få hender til oppgavene. Styret er derfor avhengig at det brukes skjønn og romslighet ift administrering av DKFU og forståelse for at det fremdeles jobbes med å få noen gode rutiner på plass ift styrets arbeid. Dette er også med til å understreke hvor viktig det er at kommunen støtter vårt arbeid med et lønnet sekretærstilling slik alle våre viktig oppgaver iht driften av DKFU blir fulgt opp til enhver tid på en tilfredstillende måte. Brevene vil bli arkivert hos sekretær. Ny kasserer: Viser til brev fra Jan Berg datert 21.06.2010. Styret har ikke motatt brev fra kasserer om fratreden fra kasserer verv men anser kasserers brev datert 21.06 som tilfredstillende. Styret har forespurt vara, Johan Johansen om å overta kassererverv ut styreperioden. Johan har takket ja og vil få bistand i hans oppgaver ut perioden. Ny kasserer sammen med leder skal gjennomgå regnskapet før dette sendes revisor. Leder skal forespørre revisor om utsettelse av innsending av regnskapet. Vedtak: Styret vedtar at Johan Johansen overtar kasserer verv frem til årsmøtet. Retningslinjer for kassererverv iht anbefaling fra revisor, Svein Larsen: Marit Laugerud utarbeider et forslag til arbeidsinstruks for kasserer. Instruks sendes til høring til styret innen mandag 27.09.2010. Styret bes om å gi tilbakemelding/evt godkjenning av innstruks innen onsdag 29.09.2010. Kopi av innstruksen vil bli sendt til revisor og bli tatt opp som orienteringssak på første utvalgsmøte etter årsmøtet og foreslås tas opp til godkjenning på mail. Eventuelt: 1. Intervju med Id magasinet: Kommunen har tatt bilde og laget en reportasje med leder sammen med Eva Høiby fra Prosjektbasen om Norges beste skole. Magasinet skal gis ut om 2-3 uker. 2. Søknad om støtte: DKFU har mottatt forespørsel/søknad om å gi økonomisk støtte til Gjestebud Norge. Styret har vurdert søknaden og er enstemmig at Gjestebud er et flott tiltak. Vedtak: DKFU støtter kun skolerelaterte saker for barn og unge og må dermed avslå søknaden om økonomiske støtte til Gjestebud Norge.
Referent: Anita Moen Brevik sekretær 3. Etablering av et kommunalt foreldreutvalg for barnehagene: Styret ser at det er et behov for et kommunalt foreldreutvalg (KFU) for barnehagene og støtter derfor initiativet til etablering. Det er viktig at foreldrenes synspunkter alltid blir tatt hensyn til i alle saker som gjelder barn og unge ivår kommune og etablering av et KFU er en god måte å sikre dette. Organisering og drift av barnehagene er nå ført tilbake til basen (Drammen kommune) etter bystyret vedtok før vinteren å legge ned Drammen Barnehage KF. Styret mener at et KFU for barnehagene ikke bør være drevet av et kommunalt oppnevnt utvalg, men være et selvstendig utvalg slik DKFU er idag, bestående av representanter fra alle barnehagenes FAU, både private og kommunale. På sikt så vil det være hensiktsmessig og mer effektiv med en sammenslåing av både DKFU og KFU for barnehagene. Vedtak: DKFU støtter initiativet og vil bidra (etter beste evne) til etablering/organisering av et kommunalt foreldreutvalg for barnehagene. 4. Fadderordning: Fadderordning organiseres ulikt fra skole til skole. Styret foreslår at ordningen evalueres slik at det er gjort likt på alle barneskolene i kommunen. Styret foreslår videre at saken følges opp av det påtroppende styret etter årsmøtet og drøfter det følgende spørsmålene med FAUene- og utvalgsmedlemmer i DKFU: 1. Hvilken ordning og hvordan opplæring av faddere har skolene? 2. Bør DKFU drøfte og etterspørre en felles ramme for fadderordningen på skolene? 5. Neste styremøte: Styrets siste styremøte skal avholdes en uke før årsmøtet. Kun årsmøtet/regnskapet står på agendaen. Styremøte skal avholdes Mandag 4.oktober, Markusvei 7 kl 1800. Hjemmeside: www.dkfu.net Epost: ambrev@online.no Telefon: 93 46 27 34