Fussa kommunee MØTEPROTOKOLL Kontrollutvalet Dato: 12.12.2013 Kl.: 11.00 14.00 Stad: Møterom 157 kommunetunet Saknr.: 36/13 42/13 MØTELEIAR Leiar i kontrollutvalet Arild Legland DESSE MØTTE Leiar i kontrollutvalet Arild Legland Nestleiar i kontrollutvalet Øyvind Nordbø Medlem i kontrollutvalet Arne Holmefjord Medlem i kontrollutvalet Turid Glesnes Medlem i kontrollutvalet Ranveig Ness FORFALL: DESSUTAN MØTTE Hordaland fylkeskommune, sekretariat for kontrollutvalet v/ Spesialrådgjevar Kjartan Haugsnes Deloitte AS ved Manager Gunnar Husabø og Øystein Landa. 1
Sakliste: Saknr. Sak 36/13 Godkjenning av innkalling og sakliste. 37/13 Godkjenning av protokoll frå møte 03.10.2013 38/13 Selskapskontroll Business Region Bergen (BRB) 39/13 Tinging prosjektplan forvaltningsrevisjon 40/13 Gjennomgang av møteprotokollar 41/13 Meldingar 42/13 Orienteringssaker Ymse. SAKNR. 36/13 GODKJENNING AV INNKALLING OG SAKLISTE. VEDTAK: Innkalling og saksliste vert godkjent. 37/13 GODKJENNING AV MØTEPROTOKOLL FRÅ MØTE 03.10.2013 : Det framkom ikkje merknader til møteprotokoll. VEDTAK: Møteprotokoll frå møte 03.10.2013 vert godkjent. 38/13 RAPPORT ETTER SELSKAPSKONTROLL AV BUSINESS REGION BERGEN FORSLAG TIL INNSTILLING: 1. Kommunestyret i Fusa kommune merkar seg det som kjem fram i rapport etter selskapskontroll av Business Region Bergen AS. 2. Når det gjeld den gjennomførte selskapskontrollen av Business Region Bergen AS, ber kommunestyret selskapet syta for å: a. Ferdigstille arbeidet med å utarbeide fullmaktsstruktur for selskapet og styreinstruks for styret. b. Sikre at samarbeidsavtalane i tilstrekkeleg grad avklarar rollar- og forventningar mellom partane. c. I samband med revidering av Strategisk næringsplan i 2014 arbeider for å tydeleggjere ansvarslinjene mellom tiltakseigarar, eigarkommunane og andre samarbeidsaktørar når det gjeld oppfølging av tiltak i planen. d. Utarbeide skriftlege rutinar for innkjøp og kontraktsoppfølging, og sikrar at innkjøp blir gjennomført i samsvar med regelverket om offentlege anskaffingar. 2
e. Etablere eit system for å registrere og følgje opp avvik, som er tilpassa selskapet sin storleik og risikoforholda for verksemda. f. Innføre følgjande praksisar tilrådd av KS: i. Styrevervregistrering ii. gjennomføre årleg eigenevaluering av styret iii. utarbeide plan for kompetanseutvikling g. Utarbeide skriftlege rutinar for budsjettering og oppfølging av budsjett, som inkluderer retningslinjer for rapportering om avvik frå budsjett. h. Etablere system og rutinar for prosjektstyring, og fastsetje budsjettrammer for prosjekt av vesentleg storleik. i. Utarbeide retningslinjer for bruk av innleidde ressursar. j. Vurdere om det er behov for at selskapet i større grad rapporterer til alle eigarane om ressursbruken i selskapet (jf. praksis med rapportering til Hordaland fylkeskommune). 3. Laga ein plan innan 01.03.14., som syner kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. Gunnar Husabø frå Deloitte AS presenterte rapporten og svarte på spørsmål frå utvalet. Forslag til innstilling vart samrøystes vedteke. INNSTILLING: 1) Kommunestyret i Fusa kommune merkar seg det som kjem fram i rapport etter selskapskontroll av Business Region Bergen AS. 2) Når det gjeld den gjennomførte selskapskontrollen av Business Region Bergen AS, ber kommunestyret selskapet syta for å: a. Ferdigstille arbeidet med å utarbeide fullmaktsstruktur for selskapet og styreinstruks for styret. b. Sikre at samarbeidsavtalane i tilstrekkeleg grad avklarar rollar- og forventningar mellom partane. c. I samband med revidering av Strategisk næringsplan i 2014 arbeider for å tydeleggjere ansvarslinjene mellom tiltakseigarar, eigarkommunane og andre samarbeidsaktørar når det gjeld oppfølging av tiltak i planen. d. Utarbeide skriftlege rutinar for innkjøp og kontraktsoppfølging, og sikrar at innkjøp blir gjennomført i samsvar med regelverket om offentlege anskaffingar. e. Etablere eit system for å registrere og følgje opp avvik, som er tilpassa selskapet sin storleik og risikoforholda for verksemda. f. Innføre følgjande praksisar tilrådd av KS: i. Styrevervregistrering ii. gjennomføre årleg eigenevaluering av styret iii. utarbeide plan for kompetanseutvikling g. Utarbeide skriftlege rutinar for budsjettering og oppfølging av budsjett, som inkluderer retningslinjer for rapportering om avvik frå budsjett. h. Etablere system og rutinar for prosjektstyring, og fastsetje budsjettrammer for prosjekt av vesentleg storleik. i. Utarbeide retningslinjer for bruk av innleidde ressursar. j. Vurdere om det er behov for at selskapet i større grad rapporterer til alle eigarane om ressursbruken i selskapet (jf. praksis med rapportering til Hordaland fylkeskommune). 3) Laga ein plan innan 01.03.14., som syner kva tiltak som skal setjast i verk for å følgja opp tilrådingane i rapporten, når tiltaka skal setjast i verk og kven som skal ha ansvaret for iverksettinga. 3
39/13 TINGING PROSJEKTPLAN FORVALTNINGSREVISJON ETTER PLAN FORSLAG TIL VEDTAK 1. Kontrollutvalet ønskjer at det vert gjennomført forvaltningsrevisjon innan.. 2. Det vert teke utgangspunkt i desse problemstillingane: A B C D 3. Kontrollutvalet ber Deloitte AS legga fram prosjektplan innan:.. 4. Utvalsleiar får fullmakt til å godkjenna endeleg prosjektplan / bestilling i samråd med sekretariatet. 5. På kontrollutvalet sitt neste møte vert framdrift i prosjektet referert, og tidsplan for prosjektet teke opp til handsaming. Etter sams drøfting i utvalet vart slikt alternativt forslag sett fram: 1) Kontrollutvalet ønskjer at det vert gjennomført forvaltningsrevisjon innan Tilpassa undervisning og spesialundervisning. 2) Kontrollutvalet samla seg om slikt føremål: «Får elvar i Fusa kommune det dei har krav på i høve tilpassa opplæring og spesialundervisning?» 3) Revisor vert beden om å komme tilbake med prosjektplan som har med seg slike punkt/ moment og revisor lagar forslag til problemstillingar på bakgrunn av dette. - Samanlikning mellom skulane. - Ressursforskjellar - Økonomistyring i skulane - Bruk av spesialundervisning sett i samanheng med delingstimar - Kompetanse i skulane - Tidlig innsats eller tiltak først i ungdomsskulen - Overgang barnehage barneskule ungdomsskule - Oppvekstsenter, tettare samarbeid mellom barnehage og skule. - Ny administrativ ordning i kommunen, med skulesjef og sjef for barnehagane - Statistikk for tidlegare år - Eleven i fokus 4) Kontrollutvalet ber om at prosjektplan vert sendt sekretariatet innan 7. januar 2014. 5) Utvalsleiar får fullmakt til å godkjenna endeleg prosjektplan / bestilling i samråd med sekretariatet. 6) På kontrollutvalet sitt neste møte vert framdrift i prosjektet referert, og tidsplan for prosjektet teke opp til handsaming. 4
Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. VEDTAK 1) Kontrollutvalet ønskjer at det vert gjennomført forvaltningsrevisjon innan Tilpassa undervisning og spesialundervisning. 2)Kontrollutvalet samla seg om slikt føremål: «Får elvar i Fusa kommune det dei har krav på i høve tilpassa opplæring og spesialundervisning?» 3)Revisor vert beden om å komme tilbake med prosjektplan som har med seg slike punkt/ moment og revisor lagar forslag til problemstillingar på bakgrunn av dette. - Samanlikning mellom skulane. - Ressursforskjellar - Økonomistyring i skulane - Bruk av spesialundervisning sett i samanheng med delingstimar - Kompetanse i skulane - Tidlig innsats eller tiltak først i ungdomsskulen - Overgang barnehage barneskule ungdomsskule - Oppvekstsenter, tettare samarbeid mellom barnehage og skule. - Ny administrativ ordning i kommunen, med skulesjef og sjef for barnehagane - Statistikk for tidlegare år - Eleven i fokus 4)Kontrollutvalet ber om at prosjektplan vert sendt sekretariatet innan 7. januar 2014. 5) Utvalsleiar får fullmakt til å godkjenna endeleg prosjektplan / bestilling i samråd med sekretariatet. 6)På kontrollutvalet sitt neste møte vert framdrift i prosjektet referert, og tidsplan for prosjektet teke opp til handsaming. 40/13 GJENNOMGANG AV MØTEPROTOKOLLAR. FORSLAG TIL VEDTAK Kontrollutvalet tar møteprotokollane til orientering. Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke VEDTAK Kontrollutvalet tek møteprotokollane til orientering. 5
41/13 MELDINGAR Nr. Melding frå: Melding vedr.: 1 Fusa kommune Vedtak kommunestyret sak 041/13 2. tertial 2013 2 Fusa kommune Vedtak kommunestyret sak 050/2013 Forvaltningsrevisjonsrapport Prosjektstyring 3 Os & Fusa posten Presseklipp 19.10.2013 FORSLAG TIL VEDTAK: Meldingane vert teken til orientering Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke VEDTAK: Meldingane vert teken til orientering 42/13 ORIENTERINGSSAKER 1 Deloitte AS Presentasjon av interimsrevisjonsrapport 2 Sekretariatet Kurstilbod på Solstrand for kontrollutvala i 2014. 3 Sekretariatet Aktuelle konferansar i 2014 4 Sekretariatet Fokus på etikk i Fusa kommune 5 Sekretariatet Prosess, evaluering av plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll 2014 6 Sekretariatet Ny sekretær til utvalet 7 Sekretariatet Møteplan, første møte i 2014 FORSLAG TIL VEDTAK Orienteringssakene vert tekne til orientering 1 Deloitte AS Presentasjon av interimsrevisjonsrapport Deloitte AS ved Øystein Landa delte ut presentasjon av interimsrevisjonsrapporten og orienterte utvalet. 2 Sekretariatet Kurstilbod på Solstrand for kontrollutvala i 2014. 3 Sekretariatet Aktuelle konferansar i 2014 Heile kontrollutvalet i Fusa er påmeldt. Omlag 95 personar er no påmeldt til konferansen. 6
Sekretariatet orienterte kort om NKRF konferansen i februar og FKT konferansen i juni. 4 Sekretariatet Fokus på etikk i Fusa kommune - Invitere rådmann til første møte i 2014 for å orientere om etikk og etisk regelverk i Kvam herad. Aktuelle spørsmål kan vere: - Kva er gjort på området siste året? - Planlagt aktivitet? - Er det halde kurs eller seminar? - Forvaltningsrevisjon habilitet (Kva er gjort her?) - Osv 5 Sekretariatet Prosess, evaluering av plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll 2014 - Kontrollutvalet vil gjennomføra prosjekt med å evaluera dei gjeldande planane for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for perioden 2012 2016. - Deloitte vert beden om å utarbeida forslag til ein enkel prosjektplan for gjennomføring, som viser timeramme for arbeidet. Prosjektplanen skal leverast innan 11. januar 2014 Kontrollutvalsleiar i samråd med sekretariat får fullmakt til å godkjenna prosjektplanen / timeramma. 6 Sekretariatet Ny sekretær til utvalet 7 Sekretariatet Møteplan, første møte i 2014 Forslag til vedtak vart samrøystes vedteke. VEDTAK Orienteringssakene 1-3 vart tekne til orientering Orienteringssak nr 4: Fokus på etikk i Fusa kommune Sekretariatet orienterte kort. Ny sekretær for kontrollutvalet i Fusa vert Elin Molven. Første møte i 2014 vert torsdag 20.02 kl. 11.00 - Invitere rådmann til første møte i 2014 for å orientere om etikk og etisk regelverk i Kvam herad. Aktuelle spørsmål kan vere: - Kva er gjort på området siste året? - Planlagt aktivitet? - Er det halde kurs eller seminar? - Forvaltningsrevisjon habilitet (Kva er gjort her?) - Osv 7
Orienteringssak nr 5: Prosess, evaluering av plan for forvaltningsrevisjon og plan for selskapskontroll 2014 - Kontrollutvalet vil gjennomføra prosjekt med å evaluera dei gjeldande planane for forvaltningsrevisjon og selskapskontroll for perioden 2012 2016. - Deloitte vert beden om å utarbeida forslag til ein enkel prosjektplan for gjennomføring, som viser timeramme for arbeidet. Prosjektplanen skal leverast innan 11. januar 2014. Kontrollutvalsleiar i samråd med sekretariat får fullmakt til å godkjenna prosjektplanen / timeramma. Orienteringssak nr 6: Ny sekretær til utvalet Sekretariatet orienterte kort. Ny sekretær for kontrollutvalet i Fusa vert Elin Molven. Orienteringssak nr 7: Møteplan, første møte i 2014 Første møte i 2014 vert torsdag 20.02 kl. 11.00 YMSE: Fusa kommune har fått ny økonomisjef. Kontrollutvalet vil gjerne invitere han til første møte i utvalet i 2014. 12.12.2013 Arild Legland Leiar Kjartan Haugsnes Spesialrådgjevar 8