Landsstyret Sakspapir Møtedato 29.05.2015-31.05.2015 Ansvarlig Arbeidsutvalget Saksbehandler Alexander Sæbø Løtvedt Saksnummer LS5 02.11-14/15 Gjelder Økonomirapport 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 21 22 23 24 25 26 27 28 29 Vedlegg til saken: 1. Økonomirapport for 1. kvartal 2015 ØKONOMIRAPPORT FORMÅL Orientere landsstyret om organisasjonens økonomiske tilstand og utvikling. SAKSPRESENTASJON Vedlagt ligger økonomirapport for 1. kvartal 2015, med kommentarer til postene. VURDERING Økonomirapporten viser et underskudd på ca. kr 1,6 mill. før fond. Dette er noe høyere enn forventet for denne perioden. I hovedsak skyldes dette at vi har fått inn noe mindre i driftsstøtte i 1. kvartal enn beregnet. Fristen for innbetaling var 15. mars, men det var flere som ikke hadde betalt innen denne fristen. På utgifter er det største avviket på postene 8. Landsstyremøter (høyere enn budsjettert) og 11.4 Vårkonferansen (lavere enn budsjettert). Kommentarer til de ulike postene følger etter økonomirapporten i vedlegg 1. Vi vil samtidig oppfordre om å sende inn spørsmål angående økonomi på forhånd, slik at arbeidsutvalget kan gi dere best mulig svar. INNSTILLING Økonomirapporten tas til etterretning. LS5 02.11-14/15 Økonomirapport 1 sider
LS5 02.11-14/15 Økonomirapport vedlegg 1 1 VEDLEGG 1: ØKONOMIRAPPORT Økonomirapport 2015 Regnskap 1. kvartal Budsjett 1. kvartal Budsjett 2015 Regnskap 1. kvartal 2014 Inntekter 1 Driftsstøtte -2 742 400-3 235 000-13 500 000-2 915 840 2 Statstilskudd - - -3 700 000-3 Andre inntekter -16 891 - -850 000 - Sum inntekter -2 759 291-3 235 000-18 050 000-2 915 840 Utgifter 4 Informasjonskostnader 15 843 39 500 500 000 104 834 4.1 Trykksaker - - 5 000-4.2 Effekter - - 90 000 58 572 4.3 Webside/intranett 5 443 22 000 130 000 39 688 4.4 Analyser/utredninger 8 750 10 000 200 000-4.5 Øvrig informasjonsmateriell 1 650 7 500 75 000 6 575 5 Personalkostnader 2 073 933 2 035 250 8 865 000 1 990 395 5.1 Lønnskostnader 1 708 938 1 654 000 7 040 000 1 639 998 5.2 Pensjonsordning 82 087 84 000 370 000 72 533 5.3 Avtalefestede personalkostnader 11 352 34 000 240 000 17 342 5.4 Personalforsikringer - - 55 000-5.5 Arbeidsgiveravgift 259 481 244 000 1 060 000 245 830 5.6 Andre personalkostnader 12 075 19 250 100 000 14 693 6 Kontordrift 742 532 804 750 2 730 000 626 481 6.1 Kontor- og datautstyr 168 562 170 250 530 000 157 917 6.2 Kontorrekvisita og diverse kontor 16 197 15 000 60 000 18 381 6.3 Kopi-og papirkostnader 39 046 35 000 140 000 28 939 6.4 Litteratur og tidsskrifter 37 307 40 000 200 000 44 454 6.5 Telefoni og porto etc 44 554 50 000 170 000 31 705 6.6 Husleie/felleskostnader 287 186 352 500 1 410 000 330 090 6.7 Kontorforsikring - - 15 000-6.8 Kontingenter/tilskudd 150 758 142 000 150 000 14 996 2 6.9 Revisjon -1 078-55 000-9 sider
Økonomirapport 2015 Regnskap 1. kvartal Budsjett 1. kvartal Budsjett 2015 Regnskap 1. kvartal 2014 7 Reiser inn- og utland 229 554 260 000 1 430 000 284 344 7.1 Reiser innland 74 439 50 000 250 000 50 877 7.2 Reiser utland 30 858 35 000 250 000 66 339 7.3 ICWG 17 440 20 000 100 000-7.4 Interne seminar 12 318 25 000 310 000 19 327 7.5 Organisasjonskurs 29 011 65 000 220 000 79 204 7.6 UHR 65 488 65 000 300 000 68 597 8 Landsstyremøter/sentralstyremøter 279 291 230 000 700 000 239 596 9 Landsmøte - - 1 500 000 1 588 596 10 Komiteer 180 762 184 500 690 000 178 188 10.1 Politiske komiteer 49 844 60 000 210 000 63 924 10.2 Faglige komiteer 109 624 110 000 400 000 100 075 10.3 KK, VK, VTK og PPK 21 293 14 500 80 000 14 190 11 Konferanser 856 113 960 000 2 035 000 1 205 454 11.1 Avspark - - 375 000-11.2 Høstkonferansen 2 313-300 000-11.3 Ledersamlinger (inkl. vinterkonferanse i 2014) 184 911 200 000 400 000 220 162 11.4 Vårkonferansen 166 455 250 000 250 000 245 667 11.5 Temamøter/seminarer 6 829 10 000 210 000 9 821 11.6 Regionmøter 495 605 500 000 500 000 729 803 12 Frifond 53 215 60 000 570 000 48 247 13 Diverse kostnader 13 423 20 000 40 000 13 505 Sum utgifter 4 444 664 4 594 000 19 060 000 6 279 639 - - Driftsresultat 1 685 373 1 359 000 1 010 000 3 363 799 - - 14 Finansinntekter og finanskostnader -60 979-56 250-235 000-64 558 14.1 Renteinntekter bank -63 920-60 000-250 000-68 168 14.2 Annen finanskostnad 2 941 3 750 15 000 3 609 - - Resultat før fond 1 624 395 1 302 750 775 000 3 299 241 15 Fond 130 101 24 656 15.1 Fond for utredninger - - 15.2 Fond for kampanjer og aksjoner - - 15.3 Fond for seminarer og konferanser 20 000-15.4 Fond for internasjonale erfaringsmidler 55 699-15.5 Fond for bevilgninger til lokalt samarbeid 18 564 24 656 15.6 Fond for alumnus og historieprosjekt 35 838-15.7 Fond for arrangering av BM i ESU - - 3 Resultat 1 754 496 3 323 897 Vedlegg 1 til sak LS5 02.11-14/15: Økonomirapport side 2
EIENDELER Note 31.03.2015 31.12.2014 OMLØPSMIDLER Fordringer Kundefordringer 54 826 46 076 Andre fordringer 383 175 192 091 Sum fordringer 438 001 238 167 Bankinnskudd, kontanter og lignende 12 590 096 14 393 052 Sum omløpsmidler 13 028 097 14 631 219 Sum eiendeler 13 028 097 14 631 219 EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital Annen egenkapital 8 422 198 8 441 469 Resultat -1 624 395-19 270 Sum opptjent egenkapital 6 797 804 8 422 198 Bundet egenkapital Fond 4 574 885 4 574 885 Disponert -130 101 - Sum bundet egenkapital 4 444 783 4 574 885 Sum egenkapital 11 242 587 12 997 083 GJELD Balanse Norsk studentorganiasjon Kortsiktig gjeld Leverandørgjeld 590 949 194 906 Skyldige offentlige avgifter 343 170 516 844 Annen kortsiktig gjeld 851 392 922 386 Sum kortsiktig gjeld 1 785 510 1 634 136 Sum gjeld 1 785 510 1 634 136 4 Sum gjeld og egenkapital 13 028 097 14 631 219 5 6 7 Vedlegg 1 til sak LS5 02.11-14/15: Økonomirapport side 3
8 FORKLARING TIL BALANSERAPPORTEN PER 31. MARS 2015 9 10 11 12 13 14 15 16 17 18 19 20 EIENDELER Omløpsmidler Kundefordringer er krav på penger som er inntektsført på regnskapet, men som ikke er innbetalt fra skylder ennå. Andre kortsiktige kundefordringer: Forskuddsbetalt serviceavtaler/leie/reiser etc. (kr 186 245). Utbetalt depositum, lån, forskudd reiser og lønn (kr 133 010). Renteinntekter som er beregnet, men ikke bokført i banken (kr 63 920). Bankinnskudd, kontanter og lignende er saldo på våre ulike bankkonti (kr 11 551 785), samt depositumskonto for Holbergsgate 1 (kr 717 691) og bankgaranti hos Diners (kr 320 620). 21 22 23 24 25 26 27 28 29 30 31 32 33 34 35 36 37 38 39 40 EGENKAPITAL OG GJELD Egenkapital Annen egenkapital er opptjent egenkapital etter tidligere opptjente resultater. Bundet egenkapital er en del av NSOs egenkapital som er avsatt til ulike fond. I perioden er det disponert kr 130 101 fra NSOs fond. Kortsiktig gjeld Leverandørgjeld er kostnader som er regnskapsført, men som ikke har forfalt til betaling ennå (altså ikke betalt). Skyldige offentlige avgifter: Forskuddstrekk i mars, men som ikke betales før i mai (kr 154 864). Skyldig arbeidsgiveravgift for mars, men som ikke betales før i mai (kr 76 253). Påløpt arbeidsgiveravgift av feriepenger som er opptjent i 2014/2015, men som normalt ikke utbetales før året etter opptjening (kr 112 053). Annen kortsiktig gjeld: Skyldige feriepenger, opptjente feriepenger i 2014/2015 som normalt utbetales i juni 2015/2016 (kr 794 694). Avsetning til påløpende kostnader som bl.a. reiseoppgjør/utlegg for AU/ansatte, pensjonsavtale KLP, frifondmidler, revisjon etc. (kr 56 698). Vedlegg 1 til sak LS5 02.11-14/15: Økonomirapport side 4
41 KOMMENTARER TIL ØKONOMIRAPPORT FOR 1. KVARTAL 2015. 42 43 44 45 46 47 48 49 50 51 INNTEKTER 1. Driftsstøtte Selv om fristen for innbetaling av driftstilskudd for vårsemesteret var 15. mars, var det fortsatt noen som ikke betalte innen denne dato. Påminnelse til disse er blitt sendt. 2. Statstilskudd Søknad om statstilskudd for 2015 ble sendt innen søknadsfristen som var 15. mars. Normalt får vi svar på denne i juni/juli, og dermed ikke overført noe tilskudd før dette. 3. Andre inntekter Dette er frifondmidler som ikke ble brukt i fjor og som da har blitt overført til 2015. Søknad om frifondmidler for 2015 er sendt og godkjent, men vi har ikke fått vite hvor mye vi får i støtte ennå. 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 UTGIFTER 4. Informasjonskostnader 4.3 Webside/intranett er for support/serviceavtale 1. kvartal Dekode Interaktiv. 4.4 Analyser/utredninger er to undersøkelser gjennomført av Sentio i samarbeid med Khrono. 4.5 Øvrig informasjonsmateriell er medlemskontingent Norsk kommunikasjonsforening. 5. Personalkostnader 5.1 Lønnskostnader er inkl. overtid og påløpende feriepenger. Foruten faste lønnskostnader er det utbetalt kr 90 000 (ca. 241 t inkl. timer tatt ut i avspasering) for overtidsarbeid (for overtidstimer i desember-februar i forbindelse med blant annet BM, ledersamlinger, kursgruppesamling og LS3). 5.3 Avtalefestede personalkostnader er for tiltak i sekretariatet iht. særavtale samt månedskort/treningsutgifter for AU-medlemmene. 5.6 Andre personalkostnader Er mat i forbindelse med kveldsarbeid, gaver/avslutning for sluttede samt sosiale aktiviteter/velferd for kontoret. 6. Kontordrift 6.1. Kontor- og datautstyr Administrative støttesystem 16 127 Frankeringsmaskin 2 313 Innkjøp kontor- og datautstyr 84 946 Reparasjoner og vedlikehold etc. 65 176 Adm. støttesystem er vedlikeholdskostnader ACOS websak for 1. kvartal. Innkjøp kontor- og datautstyr er bl.a. 7 PCer og 8 skjermer + div. tilbehør (kr 70 000), nye banner med NSO-logo (kr 4 700), Stream software (kr 3 800) og transportkasse til talestol (4 600). Vedlegg 1 til sak LS5 02.11-14/15: Økonomirapport side 5
80 81 82 83 84 85 86 87 88 89 90 91 92 93 94 95 96 97 98 99 100 101 102 103 104 105 106 107 108 109 110 111 112 113 114 115 116 117 118 119 120 121 Reparasjoner og vedlikehold er bl.a. spamfence 1 år (kr 16.315), vedlikehold/support regnskap- og lønnssystem for hele året (kr 29.800), kringkastingsavgift tre TVer 1. halvår (kr 4.135) og Symantec antivirus for 3 år (kr 14.625). 6.3 Kopi- og papirkostnader Dette er leiekostnader på kopimaskinen 1. kvartal (kr 19 900), kopipapir (kr 3 400), serviceavtale (kr 11 100), samt avtale med Kopinor for 2015 (kr 4 700). 6.5 Telefoni og porto etc. Telefoni 25 383 Internett 8 588 Porto 10 583 6.6 Husleie/felleskostnader Her ligger vi noe under budsjett. Dette skyldes at vi hadde betalt for mye på felleskostnader i 2014 og fikk tilbakeført ca. kr 49 000. På utgifter er det kr 312 400 i husleie og kr 23 700 på renhold for 1. kvartal 2015. 6.8 Kontingenter/tilskudd ESU 134 408 LNU - Arbeidsgiverorganisasjon (Virke) 15 590 Annet 760 Medlemskontingenten til ESU ble nesten kr 10 000 dyrere enn budsjettert pga. høy valutakurs. Kontingenten er på 15 500 euro per år. Kostnadene på annet er medlemskontingent til FN-Sambandet. 6.9 Revisjon Her står vi foreløpig med en inntekt på kr 1078. Dette pga. differanse mellom det som ble avsatt til revisjon 2014 og det som vi ble fakturert for til slutt. 7. Reiser inn- og utland 7.1 Reiser innland Her føres reise- og oppholdskostnader til diverse møter, konferanser, medlemslagsbesøk etc. for AU, sekretariat eller andre som reiser på vegne av NSO. Eks. på dette i 1. kvartal er NOKUTkonferansen, internasjonaliseringskonferansen og organisasjonskonsulentsamling, alle tre i Tromsø, samt diverse besøk/foredrag hos medlemslag. Vi har hatt en del ekstrakostnader her pga. streiken i Norwegian i mars, og har måttet bestille nye og dyrere billetter med andre flyselskap, i tillegg til at vi ikke fikk refundert hele beløpet på de billettene som ikke ble brukt. 7.2 Reiser utland Dette er reiser/deltakeravgift til blant annet: BM Baku nov./des. 2014 (reiseregning levert etter at regnskapet for 2014 var avsluttet) PL4SD/Eurostudent Wien i februar. ESC i Riga i mars Vedlegg 1 til sak LS5 02.11-14/15: Økonomirapport side 6
122 123 124 125 126 127 128 129 130 131 132 133 134 135 136 137 138 139 140 141 142 143 144 145 146 147 148 149 150 151 152 153 154 155 156 157 158 159 160 161 162 163 7.3 ICWG Reiseutgifter for internasjonalt ansvarlig til seminar i Zimbabwe 2.-12. januar og til Regional ministerial conf. I Paris 18.-20. februar. 7.4 Interne seminarer Dette er kostnader i forbindelse med seminar for Info/politikk-gruppa 12.-14. januar (kr 14.040) og planseminar for hele kontoret 28.-29. januar (kr 7.720). I tillegg er det inntektsført ca. kr 9 400 på studietur AU. Det ble avsatt kr 20 000 på regnskapet for 2014 til studieturen til AU, som egentlig skulle vært gjennomført høsten 2014, men som ble utsatt til februar 2015. Kostnadene ble på ca. kr 10 600 og dermed mindre enn det som var avsatt. 7.5 Organisasjonskurs Dette er i hovedsak utgifter i forbindelse med kursgruppesamlingen som ble avholdt 9.-10. januar, samt kurs avholdt for seks av våre medlemslag. 7.6 UHR Dette er utgifter i forbindelse med verv i Universitets- og høgskolerådet og som skal faktureres videre til UHR. Inntekt for dette vil bli ført på post 3. 8. Landsstyremøter/sentralstyremøter Dette er kostnader i forbindelse med LS3 som ble arrangert i Trondheim i februar. Rammebudsjett 2015, vedtatt av LM, hadde en ramme på kr 650 000 på denne posten totalt for 2015. LS økte denne posten med kr 50 000 når de vedtok spesifisert budsjett på LS2, dette for å kunne arrangere LS3 i Trondheim. Det interne budsjettet som var satt for dette møtet var opprinnelig på kr 180 000 (arrangert tilsvarende som LS2 i november 2014) og med økningen fra LS ble totalsummen på budsjettet for LS3 på kr 230 000. Nå viser regnskapet at det er brukt ytterligere kr 50 000 mer enn dette. Noe skyldes at Thon hadde skrevet feil i kontrakten og kun ført opp enkeltrom. Dette førte til at hotellet som alle opprinnelig skulle bo på ikke hadde nok rom og vi måtte derfor flytte flere over på to andre hoteller, samt at flere fikk enkeltrom i stedet for dobbeltrom. I tillegg er reiseutgiftene økt med ca. kr 25.000. Regnskapet er fordelt slik: Reiseutgifter 121 284 Overnatting 80 593 Diettkostnad 65 248 Diverse kostnader 12 166 10. Komiteer 10.1 Politiske komiteer FFPK - Fag- og forskningspolitisk komite 15 173 VLPK - Velferds- og likestillingspolitisk komite - IK - Internasjonal komite 34 672 Vedlegg 1 til sak LS5 02.11-14/15: Økonomirapport side 7
164 165 166 167 168 169 170 171 172 173 174 175 176 177 178 179 180 181 182 183 10.2 Faglige komiteer FKHS - Helse- og sosialfaglige utd. 6 015 FKHF - Historisk-filosofiske fag 11 360 FKJ - Juridiske fag 22 624 FKK - Kunstfag - FKLU - Lærerutdanning og utdanningsvitenskap 10 337 FKMO - Medisin og odontologi 33 370 FKR - Realfag 9 922 FKSV - Samfunnsvitenskapelige fag 7 561 FKT - Teknologiutdanning 8 434 FKØL - Økonomi- og ledelsesfag - 10.3 KK, VK, VTK og PPK KK 495 VK 2 552 VTK 18 246 Her har VTK brukt mer enn budsjettert (kr 5 000). Det er budsjettert med kun et møte til denne komiteen, slik som tidligere år, men i tillegg til innstillingsmøte i Oslo så møttes VTK også i forbindelse med LS3 i Trondheim. 11. Konferanser 11.3 Ledersamlinger Utgifter i forbindelse med ledersamlingene som ble arrangert i Ålesund 16.-18. januar (kr 142 173) og Oslo 5.-6. mars (kr 42 738). Regnskap for samlingene er fordelt slik: Ålesund Oslo Reiseutgifter 74 756 25 006 Overnatting 48 740 8 979 Diettkostnad 18 677 6 916 Diverse kostnader - 1 837 11.4 Vårkonferansen Dette er kostnader i forbindelse med vårkonferansen som ble arrangert 6.-8. mars i Oslo. Regnskap for konferansen er fordelt slik: Møte, kurs, honorar etc. 395 Reiseutgifter 83 701 Overnatting 43 349 Diettkostnad 38 511 Diverse kostnader 499 184 185 Konferansen ser ut til å bli en del rimeligere enn budsjettert, men det er fortsatt en del som ikke har sendt inn reiseregning så det kan komme noen kostnader på dette også i april. 186 187 188 11.5 Temamøter/seminarer Dette er kostnader i forbindelse med møte med skandinaviske studentorganisasjoner i februar, samt et gavekort for foredrag om styring og ledelse på kontoret. Vedlegg 1 til sak LS5 02.11-14/15: Økonomirapport side 8
189 190 191 192 193 194 195 196 197 198 199 200 201 202 203 204 205 206 207 208 209 210 211 11.6 Regionmøter Regionmøtene ble arrangert i forkant av landsmøte og ble avholdt i Tromsø, Trondheim, Bergen og Oslo. Vi ligger foreløpig tett oppunder budsjettet på kr 500 000, men det kan fortsatt komme kostnader her i april. Regnskap for regionmøtene er foreløpig fordelt slik: Reiseutgifter 160 062 Overnatting 241 995 Diettkostnad 78 796 Diverse kostnader 14 752 12. Frifond UiS kampanje "lys i mørket" 4 820 HiØ kickoff 2015 20 000 UiS organisasjonsseminar februar 28 395 13. Diverse kostnader Dette er i hovedsak kostnader for stillingsannonse på Finn.no (kr 12 313) vedr. ansettelse av ny organisasjonsrådgiver (medlemskontakt). 15. Fond 15.3 Fond for seminarer og konferanser Støtte til UiA for oppstartseminar 2015 i Aalborg. 15.4 Fond for internasjonale erfaringsmidler NHH Studietur Brussel januar 20 150 UiA Internordisk Studentmøte 5 549 UiS studietur Dublin januar 30 000 15.5 Fond for bevilgninger til lokalt samarbeid Støtte til NPH-konferansen (kr 12 031) samt til formøter før LS3. 15.6 Fond for alumnus og historieprosjekt I forbindelse med alumnusarbeidet har det vært tre samlinger for styringsgruppen og det er brukt kr 5 840 på middag på disse samlingene. I tillegg er det honorar (kr 30 000) til historiestudent som jobber med å få oversikt over kildemateriale som kan brukes som grunnlag til å skrive en faglig historiebok. Vedlegg 1 til sak LS5 02.11-14/15: Økonomirapport side 9