Side 1 av 5.:'. Apotekene Vest PROTOKOLL FAA STYREM0TE I APOTEKENE VEST HF Tid: Fredag 06.06.08 09:00-13:30 Sted: Apotekene Vest HF, Meterommct 4. etg, Mellendalsbakken 9 Styremetet var opent for publikum og presse, sak 11/08 og sak 14/08 var unntatt offentligheit. Sakliste: Sak 16/08 B Godkjenning av dagsorden Sak 17/08 B Godkjenning av protokoll av 8. mai 2008 Sak 18/08 o 0konomirapportering Sak 19/08 o Rapportering til styret i Apotekene Vest HF Sak 20/08 D Overordna strategi for Apotekene Vest HF 2009-2015 Sak 21/08 B Evaluering av administrerande direktor u. off. 6 Sak 22/08 o Orientering fra administrerande direkter Sak 23/08 o Orientering fra administrerande. direktor u. off 6 Sak 24/08 o Ymse Deltakarar fra styret: Ragnhild Osmundsen Jan-Petter Stoutland Per Kjellestad Nils Arne Holvik Lisbeth Neere Bente Thorsen Per Karlsen Iren Kydland Nina Carstens Havard R0kke ForfaH Fra administrasjonen: Administrerande direktor Johan Fredrik Boschen Sandal Ingvild Vag, deltok under sak 18/08 Anne Gerd Granas, deltok under sak 22/08 Linda Francis (referent) Administrerande direktor gikk ut under sak 21/08 Iren Kydland, Nina Carstens, Havard Rekke og Linda Francis gikk ut under sak 23/08 16/08 B Godkjenning av dagsorden Det var ingen merknader til dagsorden. Ingen saker meldt under eventuelt. Styret godkjente dagsorden.
Side 2 av 5 ootekene Vest 1 1108 B Godkjenning av protokoll av 6. mars 2008. Oet var ingen merknader til protokol1 bortsett fn\ ein skrivefeil side 3. punkt 2. som rettes. Styret godkjente protokoll av 8. mai 2008. 18/08 0 0konomirapportering Munnlig orientering v/lngvill Vag. April hadde et godt resultat men mai blir noe svakare i forhold til prognosen. Sjukehusapoteket i Ferde er i minus i forhold til 1% kravet, mens Sjukehusapoteket i Haugesund gar i O. Oet ble reist sporsmal om det er mulig a sette i gang kompensatoriske tiltak slik at apoteka i Forde og Haugesund skal na sine resultatmal. Administrerande direkter har alt hatt samtale med Sjukehusapoteket i Haugesund, og skal gjennomfore samtaler med alle apoteka med tanke pa dette. Oet er gjennomfart justeringar for a betre rapporteringa fra apoteka. Talla for 2007 og 2008 blir derfor ikkje samanliknbare. Styret ber om at det blir tatt omsyn til paska ved neste ars periodisering. Styret oppfordrar dei respektive apoteka til a ha fast dialog med sine respektive sjukehusferetak vedrorande ekonomisporsmal. Apoteka skal gi tilbakemelding til foretaksleiingen for oppfolging ved administrerande direkter. Vedtak Styret tek orienteringa til etterretting. Styret ber administrasjonen ha serskilt fokus pa apoteka i Forde og Haugesund i forhold til tiltak for a bringe den ekonomiske utviklinga i trad med budsjett. Styret ber administrasjonen vurdere strukturelle grep i forhold til betre samsvar mellom ekonomisk utvikling i apoteka og sjukehusferetak. 19/08 0 Rapportering til styret i Apotekene Vest HF Gjennomgang og innleiing til diskusjon vi administrerande direkter. Oppbygging av rapportering og rnetestruktur ble diskutert med bakgrunn i styrets onsket a endre form pa direkters rapportering pa styredokumentet. Administrasjonen blir bedt om arapportere pa mal satt i strategidokumcntet fra Heise Vest RHF og eventuelt sette noen malparameter til oppfalging. Styret enskjer balansert rnalstyring og ber administrasjoncn vurdere det som cr gjort i Sykehusapotekene Midt-Norge HF pa dette omradet, Kvart styrernete skal ha eit fokusomrade basert pa leveransar i hove til styringsdokumenta som styret onskjer a fa presentert neermare. Oet skal
Side 3 av 5.:. Apotekene Vest rapporterast pa tre ornrader: 1. Okonomi og driftsrapportering - kvar rnanad og tertial 2. HR og organisasjon - tertiai 3. Strategiske omrader ITa rapport styringsdokument - kvart styremote Tertialrapportane gir ein utvida rapportering om ekonomi/drift og HRiorganisasjon inkludert prognoser. Rapportane bcr forankrast og vurderast i AVLldriftseiningane. Det ble foreslatt a ha feerre styrernetar og at de knyttes til tertialrapportering. Styret stilte seg positiv til aha noen lunsj tillunsj meter da det kunne gi betre og meir inngaande diskusjonar. Meteplan 2009 tas opp i neste styremote. 20108 D Styret ber administrasjonen arbeide vidare med utvikling av rapporteringa i have til de vurderingar og innspel som kom fram i motet. Strategiprosess i Apotekene Vest HF Gjennomgang v/administrerande direkter. Overordna strategiplan har veert pa 2 horingar i foretaket og behandla i leiargruppernete i Apotekene Vest 27.05.08. Dokumentet er ein oppgradert versjon av eksisterande plan og justert i forhold til nasjonale og regionale feringar, samt at oppbygginga skulle veere i trad med prinsippa i Heise 2020. Styret gay uttrykk for at det var eit bra overordna dokument, men enska ein sortering i forhold til balansert rnalstyring. Det er viktig a fa med strategiske satsingsomrader og ein diskusjon pa type kjerneoppgaver Apotekene Vest skal satse pa framover. Styret ber om at det settes i gang arbeid med ein strategisk analyse basert pa SWOT-analysen fra i fjor (eventuelt ein meir inngaande ressursbasert analyse VRIO) i tillegg til SWOT, og innspel under motet. Styret tek saka til etterretning. Administrerande direkter arbeider vidare med overordna strategidokument i hove til de vurderingar som kom fram i motet. Revidert saksframlegg leggast fram i september og seker endelig behandling i oktober. 21/08 B Evaluering av administrerande direkter. Styret evaluerte direkters arbeid for 2007. 22/08 0 Orientering fra administrerande direktor 1. Fokussaker i styringsdokumentet
Side 4 av 5 Apotekene Vest l.afou Munnlig presentasjon statusrapport v/forskings- og utviklingsradgivar Anne Gerd Granas, Styret har bedt om at mal, strategi og organisering for FOU i Apotekene Vest synliggjorast. Det ble orientert om status for strategiprosessen, korleis FOU organiseras i de enkelte helscferctak, og de finansieringsmogligheiter som finnes, Det er viktig at Apotekene Vest driver med forsking fordi: forsking og publisering av artiklar aukar faglig legitimitet til miljoet apoteka betener det utdannar og gjor personalet betre i stand til a takle faglige problemstillingar det vii ha betyding for framtidig rekruttering til Apotekene Vest Strategien skal ha basis i helsepolitisk styringssignaler nasjonal og regionalt og ha fokus pa praksisutvikling innanfor relevante fagomradar, FOUstrategi for Apotekene Vest HF, leggas fram for styret i oktober/november. l.b Status funksjonsfordeling Det ble orientert om status i forhold til det pagaande arbeid med naverande og mogleg framtidig funksjonsfordeling i Apotekene Vest. Det forventes a tydeliggjere oppgaver og omrader knytte til intern arbeidsdeling i apoteka. Saken ble diskutert i Apotekene Vest leiarmete 27.05.08. I tillegg til funksjonsfordeling er det behov for a fa ein best mogleg bruk av samla ressursar i Apotekene Vest. Administrasjonen vii folgje opp synspunkt framkomet i motet. Funksjonsfordeling vii tas opp som sak til styret i oktober/november. l.c Farmaseytiske tenestar Utvikling og synleggjering av den kompetanse Apotekene Vest har og vii fa er sveert viktig i forhold til dei krav og behov som knytte seg bade til legemiddelbruk, og legemiddelrelaterte problemstillingar i sjukehusa framover. Oet er behov for a samkjere og vidareutvikle tenestesida og eventuelt utarbeide ein marknadsplan i forhold til de utfordringar som knytte seg til utvikling og innsalg. 0kt innsats pa fagutvikling og kommunikasjon ber ogsa vurderast. 2. Utvikling av ramme seeravtale Ramme- og sreravtaler mellom Apotekene Vest og sjukehusferetaka utleyper i 2008 og det er derfor behov for a fornye/oppdatere disse og forenkle avtalestrukturen og gjere dei meir fleksibel. Administrerande direktor har bedt om noe bistand fra Heise Vest i forhold til utvikiing av ny avtalestruktur og samordning av disse. Et mal i det pagaande arbeid vii veerc askape fereseielege forhold med tanke pa rammer for tcnesteleveringar.
Side 5 av 5.:. Apotekene Vest 3. Ny felles nettloysing Prosjektet 'Telles publiseringsplattform' skal bidra til askaffe og innfere ei felles interregional nettleysing for Helse Vest RHf og Helse Sor-Ost RHF.. lnnfasing til ordineer drift skal skje i slutten av mai 2009. Apotekene Vest rna avsette midlar i budsjettet for 2009 tillokal tilpassing og oppleering. Igangsettinga av prosjektet april 2008 medferer at helse Vest har bedt feretaka om a"fryse" investeringar til nye websider i pavente av det nasjonale arbeidet. Styret tek orienteringssaka til etterretning. 23/08 0 Orientering fra administrerande direktar (u, off. 6) 1. Lennsoppgjeret Styret tek orienteringa til etterretning. 24/08 0 Ymse lngen saker meldt..jfbs Bergen,10.juni2008 ;j2,,~ C~)'''~ Ragnhild Osmundsen Styreleiar,-tK ~ ~ci~vlcl Ja -Petter Stoutland Nina Carstens Iren dland Nestleiar ~----,L-----l.,.~$-- Bente Thorsen Per Karlsen #~ jjw~!l- I Lisbeth K. Nrerc Havard R0kkc Nils Arne Holvik,S~tt