MØTEBOK fakultetsstyremøte ved fakultet for helsefag 27. mars 2012, kl. 13.00-15.00, Rom E200 Kjeller Til stede: Hilde Lurås (styreleder) Paul Chaffey Vibeke Lohne Finn Nortvedt Dag Willy Tallaksen Audun Sanderud (møtte for Stine Marie Ulven) Kai Inge Gram Solheim (møtte for Kim Lindal Hegge) Forfall: Sverre Dølvik Suzanne Bancel Marion Jaklin Fra administrasjonen: Nina Waaler Kristin Nordseth Simen Nørstebø Agnes Myklebostad Ewelyn Jordal (referent) DAGSORDEN: FSHF-sak 8/2012 Konstituering Meldinger til fakultetsstyret Referatsaker: a) Møtebok fra fakultetsstyrets møte 21.02.12 b) Referat fra FOU-utvalget HF 13.01.12 c) Referat fra FOU-utvalget HF 14.02.12.12 d) Referat fra IDF-møte ved fak. HF 15.03.12 Orienteringssak: Strategimidler 2012 fordeling etter dekanfullmakt (sakspapir deles ut i møtet) FSHF-sak 9/2012 Økonomisk rapport 2011 tidl. avd. AV, HEL, HF og SU Vedtakssak FSHF-sak 10/2012 Oppnevning av opptakskomiteer for masterstudier og Vedtakssak videreutdanninger ved Fakultet forhelsefag FSHF-sak 11/2012 Tildeling av FOU-tid Vedtakssak FSHF-sak 12/2012 Møteplan for fakultetsstyret for studieåret 2012/2013 Vedtakssak Eventuelt
Det var ingen merknader til innkalling eller dagsorden. Til eventuelt meldte styreleder inn et forslag om at det på neste møte bør settes av tid til å evaluere fakultetsstyrearbeidet hittil i studieåret. Rekkefølgen av saker ble endret, det framgår av kronologien i referatet. Det ble meldt inn en skrivefeil i forrige møtebok på sak 6/2012. Det blir rettet opp og ny fil legges ut på nett. FSHF-sak 8/2012 Orienteringssak om strategiske midler 2012 Fakultetsdirektør delte ut et notat som redegjorde for hvordan dekanen hittil har fordelt avsatte strategiske midler ut fra fullmakten gitt på fakultetsstyremøtet 21. februar 2012. Det vises for øvrig til notatet i saken. Det er en feil i notatet, bevegelseslaboratoriet er tilknyttet fakultet TKD og ikke LUI. Det ble vist til at det i tidligere styreperiode ble bevilget midler fra begge de tidligere høgskolene til opprettelsen av laboratoriet under forutsetning av at de framtidige ansvarlige fakultetene skulle stå for driften. For 2012 er det valgt å benytte strategiske midler, men finansieringen må komme inn i budsjettforslaget for 2013 og i langtidsbudsjettet hvordan fakultetets skal sikre driften i framtiden. På spørsmål ved om manglende finansiering på postdoc-stipender gjelder bestemte stipender og om det bare er for 2012, ble det svart at dette gjelder for budsjettåret 2012, som fullmakten omfatter. Det er uklart i hvilken grad man fokuserte på fullfinansieringsproblematikken tidligere og det er en utfordring hvordan dette skal løses på sikt, spesielt for små institutter. Det ble også understreket at 2012 er et budsjettmessig preget av midlertidige løsninger, mens 2013 blir et mer normalt budsjettår. Dekan bruker kr 728.000 av avsatte strategimidler til dekking av egenandel for små driftsmidler. Det ble fra representanten Sanderud påpekt at det i Rammefordeling 2012 på institutter og fellesenheter ut fra instituttene behandlet i fakultetsstyrets møte 21. februar 2012 (FSHF-sak 6/2012), var trukket midler til Avsetning egenandel små driftsmidler i tillegg til Avsetning til strategimidler 1 %. På spørsmål om Avsetning egenandel små driftsmidler vil tilbakeføres til instituttene ble det svart at dette vil bli foreslått ved revidering av budsjett før sommeren. FSHF-sak 11/2012 Tildeling av FOU-tid Vedtakssak Leder for FoU-utvalget, Trine B. Haugen, ga en orientering om saken. På tidligere avd. HF var det brukt resultatkriterier av denne typen, avd. SU og HiAk baserte tildelingen på søknader. Det som nå legges fram er en videreutvikling av kriteriene fra tidligere avd. HF. Tildeling av FoU-tid kan deles inn i to hovedkategorier: det ene er automatisk tildeling av tid tre år framover, på basis av publikasjoner tre år tilbake i tid, mens det andre er at man kan søke FoU-tid for de som ikke faller inn under i første kategori. Det tas sikte på en forenklet og mer ressurssparende prosess. For nytilsettinger er det vanlig praksis i sektoren at høgskolelektorer får 20 %, førsteamanuenser 30 % og professorer 45 % FoU-tid. Derfor er det anbefalt også her og det gjør oss konkurransedyktige. Det er valgt å ta utgangspunkt i vanlige kriterier slik dette framkommer i NifuStep. Saken har vært diskutert i ledergruppen og i FoU-utvalget. Sentrale føringer går ut på at tildelingene skal være resultatbasert. Fakultetsstyret stilte seg i hovedsak positive til det som ser ut som et hensiktsmessig og transparent system. På spørsmål om hvordan man kom fram til kriteriene ble det svart at dette er basert på hva man vet om produksjonen i sektoren og hva man erfaringsmessig kan forvente av UF-tilsatte. Kriteriene vil med dagens produksjon ikke sprenge grensene for tilgjengelig FoU-tid. 2
På spørsmål om tildelingsprofil på høgskolelektorer samt hvorvidt den er kommunisert godt nok, så ble det understreket at høgskolelektorer kan søke om FoU-tid. Når strategigrunnlaget er på plass og blir opprettet, er det større muligheter for å styre tildeling gjennom søknad opp mot andre strategiske valg. Det vil kunne legge til rette for innretting mer mot søknader fra bl.a. forskergrupper og ikke bare søknader fra enkeltpersoner. Det kom også flere innspill på hva som skal regnes som publikasjon og problematikken rundt uttelling for andre former for publikasjoner, f.eks. lærebøker.. Dette er særlig viktig i lys av den institusjonsprofilen vi ønsker et fremtidig universitet skal ha. Det ble fra ledelsens side påpekt at det ikke er utarbeidet et nasjonalt insentivsystem som omfatter den typen formidling, og det ble fremhevet at HiOA må forholde seg til det systemet vi blir talt og vurdert på når vi skal akkrediteres som universitet. Det ble fra ledelsen understreket at det også gjennom det løpende faglige arbeidet og budsjettutarbeidelser vil vise seg hvorvidt systemet fungerer etter hensiktene. Tildeling av FoU-tid skal være resultatbasert og i hovedsak baseres på publikasjoner fra en periode på tre år. For ansatte i førstestillinger skal tildelt FOU-tid gjelde for de neste tre årene. For ansatte i førstestillinger (1. lektor, 1. amanuensis, professor I) gjelder følgende: 1 publikasjon per tre år gir 20 % FoU-tid 2-3 publikasjoner per tre år gir 30 % FoU-tid 4 publikasjoner per tre år gir 45 % FoU-tid Gjelder fagfellevurderte, vitenskapelige publikasjoner, inkludert vitenskapelige antologier, med HiOA som kreditert institusjon. De ansatte dette gjelder, vil automatisk få tildelt FoU-tid for tre år basert på kriteriene og trenger ikke å sende søknad om dette. For ansatte i andre undervisnings-, forsknings- og formidlingsstillinger gjelder følgende: FoU-tid tildeles etter søknad for 1-3 år. Søknaden baseres på publikasjoner og andre bidrag og skal i tillegg inneholde en fremdriftsplan (målsetting, metodikk, tilknytning til forskergrupper og prosjekt). Det stilles krav til faglig kvalitet og relevans, og søknaden må sannsynliggjøre at resultater kan oppnås. FSHF-sak 9/2012 Økonomisk rapport 2011 tidl. avd. AV, HEL, HF og SU Vedtakssak Det vises i denne saken til de tidligere avdelingsbetegnelsene, ettersom regnskapet var ført på disse enhetene i hele 2011. Fakultetsdirektøren innledet med en orientering. I 2011 er det tre institutter som bringer med seg overskudd inn i 2012 og fire som bringer med seg underskudd. Det er også verdt å merke seg at avd. SU genererte et stort overskudd i 2011. Det er et viktig fokus framover å analysere hvordan man tenkte på tidligere avd HF når budsjettet for 2011 ble lagt, for å se om dette er gyldige grep nå eller om vi må ta helt andre grep. Seksjonssjef for økonomi orienterte om de enkelte avdelingenes regnskap. SU har flere stillinger som ikke er besatt. Det avventes også noe på HEL og AV hva man skal bruke faglige ressurser til, noe som er klokt med tanke på fusjonen. Neste år vil vi ha samlet rapport for hele fakultetet. 3
Avd. AV forklarer et mindreforbruk på 2,5 mill med en forlengelse av et prosjekt som har gitt prosjektinntekter utover forventet, men også innsparing på lønn, med tilsettinger som har kommet senere enn forventet. På dette regnskapet ble det stilt spørsmål ved om resultatet er på drift fra 2011 eller om det er overført resultat fra tidligere år, noe som tilsier at Avd. AV hadde et overskudd på drift på 0,7 millioner i 2011. Økonomiseksjonen vil undersøke dette nærmere og sende svar til fakultetsstyret. Avd. HELs regnskap viser at ubesatte stillinger gjorde at regnskapet viser overskudd. Uventet arbeidsgiveravgift på svenske medarbeidere kom inn på tampen og det var ikke budsjettert. Det ble påpekt at lønnsutgiftene egentlig er større enn tildelingen fra KD. Som for Avd. AV ble det stilt spørsmål fra representanten Sanderud om Post 89 Overført fra tidligere år/periodiseringer er tidligere års oppsparte midler og at driftsresultatet for 2011 på Avd. HEL egentlig er et overforbruk på 2,3 millioner. Dette kunne ikke besvares i møte og svar vil bli gitt på et senere tidspunkt. Avd. HF budsjetterte med et stort underskudd i 2009, og det er på 9,2 millioner i forhold til rammen og et merforbruk på 0,5 millioner i forhold til budsjett. Lønnskostnader er på 102 % av rammen. Satsing på kompetansehevning og sviktende studiepoengsinntekter har gitt et akkumulert underskudd på 16 millioner. Det arbeides nå intenst med å få ned underskuddet samt å få til ny rammefordeling. Sparingen som ble forsøkt gjort i 2011 var kortsiktig og preget av utsetting en anbefaling om å kutte 5% fordelt over alle budsjettenheter, jf. ASHF-sak 5/11, viste seg å ikke være realistisk gjennomførbart. Det ble fra fakultetsstyrets side påpekt at det er variasjoner innenfor den tidligere avdelingen. Noen institutter gikk med overskudd og andre med underskudd. Utviklingen de siste fem årene har vist økning i kompetanse både for UF- og TA-ansatte. Det ble påpekt at det er en uheldig formulering at alt det er satset på kompetanseheving for å tilfredsstille NOKUTs krav. På spørsmål om hvordan det kan ha seg at halvparten av merforbruk kan skyldes faste kostnader som ikke er budsjetterte (gjaldt ett spesifikt institutt) så ble det svart at akkurat det skyldtes at to ansatte som hadde hatt permisjon over lengre tid kom tilbake i full stilling, noe som ikke var budsjettert. Det ble oppsummert at det er svært viktig å kvalitetssikre bemanningsplanen for å hindre slike overraskelser. Det er imidlertid større strukturelle skjevheter som gir akkumulerte underskudd og det er disse det er viktig å avdekke. Det ble spurt fra representanten Sanderud hvorfor økte lønnskostnader til prodekan i forbindelse med fusjonen kom fra på Avd. HFs regnskap og ikke de andre. Svaret på dette var at prodekanenes og dekanens lønnskostnader fortsatt var ført på HF og ikke delt mellom de fusjonerte avdelingene. Seksjonssjef for økonomi var enig i at et anslag på ca. 0,6 millioner vil være det som Avd. HF har sponset de andre avdelingene med. Representanten Sanderud ba også om at dette ble siste gang man beklager de UF-ansattes kompetanseheving på tidligere Avd. HF. Avd SU s budsjett viser en siste fase av innsparingen etter tidligere underskudd. Det ble i 2011 brukt mye mindre enn planlagt, og det er en rekke stillinger som ikke er besatt. Avdelingen skulle være i balanse i 2012, men tiltakene har vært for strenge for lenge. Det viser seg også at resultatene varierer mellom studieløpene og det er ikke ønskelig med store overskudd. Studentrepresentanten påpekte at studentene på avdelingen opplevde at mangelen på UF-tilsatte på utdanningene gikk utover deres læring. Fakultetsdirektør viste til møte med høgskoledirektøren vedrørende budsjettunderskuddet for tidligere Avdeling for helsefag. Fakultetet avventer brev fra høgskoledirektøren i saken, intensjonen er at prosjektet overføres til fakultetet for videre oppfølging. Det arbeides med å lage en fordeling for framtidig budsjett, utarbeide en langsiktig innsparingsplan, og månedlig rapportering til høgskoledirektøren. Fakultetsdirektør har faste møter med de fire instituttlederne på Institutt for farmasi og bioingeniørfag, Institutt for radiografi og tannteknikk, Institutt for ergoterapi og ortopediingeniørfag og Institutt for fysioterapi for å finne de tiltakene vi kan bruke for å redusere utgiftene, samt å holde løpende kontroll over økonomien. I tillegg går en tilbake i tidligere års regnskaper for å se hva som har gått galt. Fakultetsstyret vil bli holdt orientert om status. 4
Fakultetsstyret tar saken til orientering FSHF-sak 10/2012 Oppnevning av opptakskomiteer for masterstudier og videreutdanninger ved Fakultet for helsefag Vedtakssak Seniorrådgiver Ewelyn Jordal ga en kort orientering om bakgrunnen for saken. Det ble også informert om at instituttlederne har fått spørsmål om å melde inn aktuelle medlemmer av komiteene og at det foreligger forslag til navn som gir god spredning i fagbakgrunn, men det foreligger ikke et ferdig oppsett på navn til møtet. 1. Fakultetsstyret oppretter én opptakskomité for fakultetets masteropptak og én opptakskomité for fakultetets videreutdanninger. 2. Opptakskomiteen for masterstudier består av 3 UF-tilsatte, 1 TA-tilsatt og 2 studentrepresentanter. 3. Opptakskomiteen for videreutdanninger består av 3 UF-tilsatte, 1 TA-tilsatt og 2 studentrepresentanter. 4. Det oppnevnes 2 varamedlemmer for UF-tilsatte, 1 varamedlem for TA-tilsatt og 1 varamedlem for studentrepresentantene for hvert av komiteene. 5. Funksjonsperioden for komitémedlemmer foreslås til å være 2 år for tilsatte og 1 år for studenter. 6. Fakultetsstyret oppnevner følgende medlemmer for opptakskomiteen for masterstudier i perioden 1. april 2012 til 1. mars 2014: [Det arbeides pt med å få fram forslag til navn] 7. Fakultetsstyret oppnevner følgende medlemmer for opptakskomiteen for videreutdanninger i perioden 1. april 2012 til 1. mars 2014: [Det arbeides pt med å få fram forslag til navn] Det ble gjort en endring i forslaget til vedtak, pkt. 6 og 7 går ut og erstattes med nytt pkt. 6 som lyder: Fakultetsstyret gir dekan fullmakt til å oppnevne medlemmene til de to komiteene. FSHF-sak 12/2012 Møteplan for fakultetsstyret for studieåret 2012/2013 Vedtakssak Det var trykkfeil i det skriftlige saksframlegget, det skal være 11. juni 2013, ikke 1. juni. Fakultetsstyret ønsker at ett av møtene i neste studieår skal være et seminar. Møte tirsdag 11. september 2012 kl. 13.00-16.00 Møte tirsdag 30. oktober 2012 kl. 13.00-16.00 Møte tirsdag 11. desember 2012 kl. 13.00-16.00 Møte tirsdag 26. februar 2013 kl. 13.00-16.00 Møte tirsdag 30. april 2013 kl. 13.00-16.00 Møte tirsdag 11. juni 2013 kl. 13.00-16.00 5
Eventuelt Styreleder ønsker at vi på neste møte evaluerer fakultetsstyrearbeidet hittil. Administrasjonen ønsker å sende ut sakspapirer kun elektronisk, men legge til rette for at studentrepresentantene kan få papirversjon. Fakultetsstyret sa seg enig i denne løsningen. Møtet ble avsluttet kl 15.00 Oslo, 9. mai 2012 Hilde Lurås Nina Waaler 6