Transporttenester knytt til mat

REGLAR FOR KONKURRANSEGJENNOMFØRING Open anbodskonkurranse etter Lov om offentlige anskaffelser og Forskrift om offentlige anskaffelser, del I og del II for kjøp av Transporttenester knytt til mat til Helse Førde HF Saksnr. 2015/1587

Innhald 1 Generell informasjon om konkurransen... 3 1.1 Oppdragsgjevar... 3 1.2 Kommunikasjon og kontaktperson... 3 1.3 Anskaffinga sitt føremål og omfang... 3 1.4 Deltilbod... 3 1.5 Avtaleperiode... 3 1.6 Opsjon om forlenging... 4 1.7 Eventuelt andre opsjonar... 4 1.8 Oppbygging av konkurransegrunnlaget... 4 1.9 Tilbydarkonferanse... 4 1.10 Endring av konkurransedokumenta og tilleggsopplysningar... 4 1.11 Tentativ framdriftsplan... 5 1.12 Annen informasjon... 5 2 Regler for gjennomføring av konkurransen... 5 2.1 Anskaffingsprosedyre... 5 2.2 Offentligheit... 5 2.3 Teieplikt... 5 2.4 Oppdragsgjevar sine atterhald... 5 2.5 Tilbyder sine eventuelle atterhald og avvik... 6 2.6 Alternative tilbod og minstekrav... 6 2.7 Parallelle tilbod... 6 2.8 Tilbydar si plikter ved feil og manglar i konkurransegrunnlaget... 6 2.9 Utprøving... 6 3 Krav til tilbodet... 6 3.1 Innlevering av tilbod... 6 3.2 Generelle krav til tilbodet... 6 3.3 Krav til tilbodsutforming... 7 3.4 Krav til tilbodsstruktur... 7 3.5 Tilbodsopning... 7 4 Kvalifikasjonskrav... 7 4.1 Tilbydar si organisatoriske og juridiske stilling... 8 4.2 Tilbydaren si økonomiske og finansielle stilling... 8 4.3 Tilbydaren sine tekniske og faglege kvalifikasjonar... 8 5 Tildelingskriterium og kravspesifikasjon... 9 5.1 Tildelingskriterium... 9 Del 1 - Konkurransereglar transport av mat v2 Side 2 av 9

1 Generell informasjon om konkurransen 1.1 Oppdragsgjevar Oppdragsgjevar i denne anbodsrunden er Helse Førde HF. Helse Førde er ein del av Helse Vest RHF som ansvaret for spesialist helsetenesta i Rogaland, Hordland og Sogn og Fjordane. For meir informasjon om Helse Vest og Helse Førde, sjå www.helse-vest.no og www.helseforde.no 1.2 Kommunikasjon og kontaktperson Oppdragsgjevar sin kontaktperson er: Namn: Postadresse: Besøksadresse: e-post: Per Scott Olsen, innkjøpssjef Postboks 10, 6771 Nordfjordeid Sjukehusvegen18, 6770 Nordfjordeid per.scott.olsen@helse-forde.no Telefon: Tlf.nr. 57 86 40 52 / 415 30 489 Eventuelle spørsmål kan rettast til kontaktpersonen pr. e-post. Det skal ikkje være kontakt eller kommunikasjon om denne anbodskonkurransen med andre personar hos Oppdragsgjevar enn nemnte kontaktperson. Dersom dette skjer vil Tilbyder risikere å bli avvist frå konkurransen. 1.3 Anskaffinga sitt føremål og omfang Helse Førde har trong for transport av kjølekonteinarar med mat frå Førde sentralsjukehus i Førde og til Nordfjord sjukehus på Nordfjordeid, Indre Sogn psykiatrisenter i Sogndal, Lærdal sjukehus i Lærdal og Tronvik psykiatriske institusjon på Kyrkjebø. Frå overnemnte institusjon skal det òg transporterast tome konteinar i retur til Førde sentralsjukehus. Frekvensen for transporten vi vere ein (1) gonger pr veke, tysdag eller onsdag. Tenesta er omtalt meir utfyllande i kravspesifikasjon jfr. Del 2 vedlegg 2. 1.4 Deltilbod Konkurransen er inndelt i følgjande deltilbod: Deltilbod 1: Deltilbod 2: Transport av mat (kjølekonteinarar) mellom Førde sentralsjukehus (Førde) og Nordfjord sjukehus (Nordfjordeid) inkl. retur av tome konteinarar. Transport av mat (kjølekonteinarar) mellom Førde sentralsjukehus (Førde) og Lærdal sjukehus (Lærdal) med stogg for levere konteinar ved Sogn psykiatrisenter (Sogndal) inkl. retur av tome konteinarar. Deltilbod 3: Transport av mat (kjølekonteinarar) mellom Førde sentralsjukehus (Førde) og Psykiatrisk klinkikk Tronvik (Kyrkjebø, Høyanger) inkl. retur av tome konteinarar Det vert inngått avtale med ein leverandør pr. deltilbod. Det er høve for ein tilbydar å gje inn tilbod på eit eller fleire/alle deltilboda. 1.5 Avtaleperiode Oppdragsgjevar ynskjer å inngå avtale for to (2) år, med oppstart av leveranse 3. kvartal 2015. Del 1 - Konkurransereglar transport av mat v2 Side 3 av 9

1.6 Opsjon om forlenging Oppdragsgivar har ein einsidig rett til å utløyse opsjon om forlenging av avtalen på inntil 1+1 (totalt 2 år) år. 1.7 Eventuelt andre opsjonar Ikkje aktuelt 1.8 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget er inndelt i to delar: Del 1 inneheld informasjon om anskaffingsprosessen og korleis tildeling av kontrakt skal skje, samt krav til utforming av tilbodet. Dette er sjølve konkurransegrunnlaget (dette dokumentet), med tilhøyrande vedlegg. Dokumenta i del 1 vil ikkje inngå som ein del av kontrakt. Del 2 er framlegg til kontrakt inkl. alle vedlegg til kontrakt, dette gjeld ma. Teknisk kravspesifikasjon, evt. Varekatalog, etc. Dokumenta i del 2 vil inngå som en del av kontrakt. Konkurransedokumenta er samansett av følgjande dokument: Dokument Namn Informasjon / instruks Del 1 Konkurranseregler Dette dokumentet Del 1 Vedlegg A Tilbodsbrev Fyll ut og legg ved tilbodet Del 1 Vedlegg B Informasjon om Tilbyder Fyll ut og legg ved tilbodet Del 1 Vedlegg C HMS eigenerklæring Fyll ut og legg ved tilbodet Del 2 Utkast til kontrakt Vert ferdigstilt ved tildeling av kontrakt Del 2 Vedlegg 1 Kravspesifikasjon Del 2 Vedlegg 2 Pdf.- fil med bilde av kjølekonteinar Del 2 Vedlegg 3 Forpliktingserklæring 1.9 Tilbydarkonferanse Ikkje aktuelt. 1.10 Endring av konkurransedokumenta og tilleggsopplysningar Dersom leverandøren finner at konkurransegrunnlaget ikkje gir tilstrekkelig rettleiing eller at det er grunn til å tru at det er feil i konkurransedokumenta, skal han pr e-post eller brev be om tilleggsopplysningar hjå Oppdragsgjevar ved Oppdragsgjevar sin kontaktperson. Førespurnaden skal merkes: 2015/1587 Transport av mat Oppdragsgjevar vil svare på spørsmål på en generell og anonymisert måte. Tilleggsopplysningar eller endringar av konkurransedokumenta vil bli lagt ut på www.doffin.no og dermed være tilgjengelig for samelige Tilbydarar som har meldt si interesse. Leverandøren har ansvaret for å halde seg oppdatert om eventuelle tilleggsopplysningar. Oppdragsgjevar vil òg kunne foreta endringar av konkurransedokumenta undervegs på eige initiativ. Del 1 - Konkurransereglar transport av mat v2 Side 4 av 9

1.11 Tentativ framdriftsplan Oppdragsgjevar har lagt opp til følgjande tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjering i DOFFIN 09.03.15 Frist for å stille tilleggsspørsmål 19.03.15 Frist for å levere tilbod 26.03.2015 kl 1200 Avklåring og evaluering Mars/april 2015 (tentativt) Val av leverandør og melding til tilbydarane Mars/april 2015 (tentativt) Klagefrist tilbydarane Mars/april 2015 (tentativt) Kontraktsinngåing April 2015 (tentativt) Vedståingsfrist 4 mnd. 1.12 Annen informasjon Oppdragsgjevar viser til Del 2 Avtale, kapittel 14, her går det fram at oppdragsgjevar har eit særskilt fokus på etisk handel. 2 Regler for gjennomføring av konkurransen 2.1 Anskaffingsprosedyre Anskaffinga vert gjennomført i samsvar med lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr. 402. Anskaffinga vert føreteken som open anbodskonkurranse etter forskrifta sin del I og del II. Knytt til open anbodskonkurranse har alle interesserte tilbydarar rett til å levere tilbod. Det er ingen prekvalifisering, og leverandøren må levere etterspurt dokumentasjon på at de er kvalifisert samtidig som de leverer inn tilbodet. I denne konkurransen er det ikkje høve til å tinge. Etter tilbodsfristen er det såleis ikkje høve til å endre eller forsøke å endre tilbodet gjennom tingingar, dette gjeld ma. endring av prisar, leveringstid eller andre føresetnader som har innverknad for konkurransesituasjonen. Tilbydar må derfor gje sitt beste tilbod innan gitt tilbodsfrist. 2.2 Offentligheit Tilbod og anskaffingsprotokoll er unnateke offentligheit inntil melding om kontraktstildeling er gitt, jfr. Offentleglova av 19.05.2006 nr.16 23. Tilbydarar skal levere ei utgåve av tilbodet kor det som vert vurdert å være ikkje-offentlige opplysningar er sladda. Døme på slike ikkje-offentlige opplysningar kan være personalopplysningar, referanseopplysninga, forretningshemmelegheiter, einingsprisar/enkeltpriselement, etc. Dersom ingen sladda versjon vert levert (jfr. avsnitt 2.5, punkt 4c) forstår Oppdragsgjevar det slik at Tilbyder ikkje har nokon opplysningar som er unntatt offentligheit. Ved krav om innsyn, skal Oppdragsgjevar uavhengig av dette vurdere om opplysningane er av ein slik art at Oppdragsgjevar plikter å unndra dei frå offentligheit. 2.3 Teieplikt Oppdragsgjevar og tilsette hjå han plikter å hindre at andre får tilgang eller kjennskap til opplysningar om tekniske innretningar og framgangsmåtar eller drifts- og forretningsforhold som det av konkurransemessige tilhøve er viktig å halde hemmeleg, jfr. FOA 3-6, jfr. forvaltningsloven 13. 2.4 Oppdragsgjevar sine atterhald Helse Førde tek atterhald om at kjøpet kan verte redusert /endra /ikkje inngått kontrakt grunna budsjettmessige tilhøve. Del 1 - Konkurransereglar transport av mat v2 Side 5 av 9

2.5 Tilbyder sine eventuelle atterhald og avvik Dersom Tilbyder tek atterhald mot deler av konkurransegrunnlaget, skal dette klart gå fram i tilbodsbrevet, jfr. Del 1 Vedlegg A. Det same gjelder for avvik. Atterhald og avvik skal være presise og eintydige slik at Oppdragsgjevar kan vurdere dei utan å måtte ta kontakt med Tilbydaren. Atterhald og avvik skal referere til relevante punkt i konkurransegrunnlaget og skal takast inn i tilbodsbrevet. Vesentlige atterhald og avvik vil føre til at tilbodet vert avvist. 2.6 Alternative tilbod og minstekrav Alternative tilbod vert akseptert, men Oppdragsgjevar har rett til å avvise alternative tilbod som ikkje tilfredsstiller minstekrava gitt i kravspesifikasjonen. 2.7 Parallelle tilbod Oppdragsgjever aksepterer parallelle tilbod. Med parallelle tilbod meiner ein tilbod som fullt ut oppfyller ytings- eller funksjonskrava spesifisert i Del 2 Vedlegg 2 Kravspesifikasjon og som framstår som alternative eller parallelle løysningar utan at disse kan definerast som alternative tilbod. 2.8 Tilbydar si plikter ved feil og manglar i konkurransegrunnlaget Dersom Tilbydar oppdagar feil, manglar eller anna som er utelate eller uklart i konkurransegrunnlaget, plikter Tilbydar straks å varsle Oppdragsgjevar om dette. Feil og manglar som Tilbyder burde ha oppdaga i tilbodsperioden kan ikkje leggjast til grunn ved eventuell seinare klagehandsaming. 2.9 Utprøving Ikkje aktuelt. 3 Krav til tilbodet 3.1 Innlevering av tilbod Tilbodet skal leverast enten direkte eller pr post til: Namn: Postadresse: Besøksadresse: e-post: Per Scott Olsen, innkjøpssjef Postboks 10, 6771 Nordfjordeid Sjukehusvegen 18, 6770 Nordfjordeid per.scott.olsen@helse-forde.no Telefon: Tlf.nr. 57 86 40 52 / 415 30 489 Tilbodet skal være Oppdragsgjevar i hende på innleveringsstaden før gitt tilbodsfrist går ut. For seint innkomne tilbod vil bli avvist. Dette gjelder òg om forseinkinga skuldast tredjepart (posten, bodfirma, etc.). 3.2 Generelle krav til tilbodet Tilbyder er ansvarlig for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkt i konkurransegrunnlaget svart på/utgreidd. Dersom tilbodsdokumenta frå ein Tilbydar inneheld vilkår/opplysingar som er i strid med kvarandre, har dokumenta følgjande rangorden: Tilbodsbrev, utfylt prisskjema, utfylt kravspesifikasjon, anna. Del 1 - Konkurransereglar transport av mat v2 Side 6 av 9

Kostnadar som Tilbyder har knytt til utarbeiding, levering, og oppfølging tilbodet, samt kostnadar ved eventuell utprøving vil ikkje bli refundert av Oppdragsgjevar. 3.3 Krav til tilbodsutforming Tilbod som ikkje vert levert i samsvar med strukturen presentert under, vil kunne bli avvist. Tilbodet skal leverast i lukka sending. Skal være merket: Tilbod 2015/1587 Transport av mat., merka Opnast berre av adressat Tilbodet inkl. vedlegg skal være utforma på norsk Tilbodet skal leverast i følgjande variantar: o o 2 fysiske eksemplar av tilbodet, éin original og ein kopier: Desse eksemplara skal være innbundne i ringperm eller tilsvarande med fast ryggperm. Mellom kvar punkt i svaret (jfr. punkt 3.4 under) skal det være et skiljeark. Arkene skal ikkje stiftast. Kvar perm skal merkes med Tilbydar sitt namn, saksnummer og permnummer. Elektronisk kopi av tilbodet m/vedlegg skal òg leverast på minnepinne. Her er det viktig at utfylt prisskjema vert lagt ved i reknearkformat og svar på kravspesifikasjon i rekneark eller tekstdokumentformat. Resten av dokumentasjonen kan enten være i rekneark-, tekstdokumentog/eller PDF-format. o Éin kopi av tilbodet i sladda i elektronisk versjon, jfr. punkt 2.2 3.4 Krav til tilbodsstruktur Tilbodet skal leverast i samsvar med strukturen gitt under, med følgjande rekkefølgje, og med følgjande nummerering: 1. Tilbodsbrev, jfr. Del 1 Vedlegg A. Tilbodsbrevet skal være datert og underskrevet av person(er) som har fullmakt til å forplikte tilbydar 2. Informasjon om Tilbydar, jfr. Del 1 Vedlegg B 3. Dokumentasjon på at alle kvalifikasjonskrav er tilfredstilt. 3.5 Tilbodsopning Tilbodsopninga vil ikkje være offentlig. 4 Kvalifikasjonskrav Formålet med å stille krav til Tilbydar sine kvalifikasjonar er å sikre at tilbydar er i stand til å oppfylle avtalen i heile avtaleperioden. Tilbyder vil bli avvist dersom dokumentasjon viser at dette ikkje er sannsynlig. Dersom Tilbydar er klar over at opplysninger tilknyttet kvalifikasjonskravene kan medføre tvil om Tilbydar sin evne til å oppfylle ein avtale, bør relevant tilleggsinformasjon legges ved tilbodet. Dersom en Tilbydar ynskje å støtte seg på ein anna part (underleverandør, morselskap eller lignende) for å oppfylle eitt eller flere kvalifikajsonskrav må forpliktingserklæring leggast fram. Forpliktingserklæringen må være signert av nokon med signaturmynde hjå det selskapet Tilbydaren skal støtte seg på og det må klart går fram at Tilbydaren disponerer over de ressursane som det er snakk om i heile avtaleperioden. Del 1 - Konkurransereglar transport av mat v2 Side 7 av 9

4.1 Tilbydar si organisatoriske og juridiske stilling Dersom tilbydar består av fleire leverandører eller hovudleverandør/underleverandør må alle selskapa isolert sett oppfylle krava under dette punkt og såleis sende inn all etterspurt dokumentasjon. Kvalifikasjonskrav A. Det er eit krav at norske tilbydare har oppfylt sine forpliktelingar i forhold til innbetaling av skatt og mva. B. Det er eit krav at tilbyder er et lovlig etablert føretak. C. Tilbyderen skal ha eit fungerende HMS- system. Dokumentasjonskrav Attest for skatt- og for meirverdiavgift. Utskriven av Skatteetaten. Attesten skal være utstedt på Skattedirektoratet sitt skjema RF-1316 eller annen blankett som gir dei same opplysningar. Attesten skal ikkje vise vesentlig restansar. Attesten skal ikkje være eldre enn 6 månadar regna frå innleveringsdato for tilbodet. Vert dokumentert ved å egge fram kopi av firmaattest. Utanlandske selskap skal levere godtgjersle på at selskapet er registrert i bransjeregister eller føretaksregister som er i samsvar med lovverket i det landet kor Tilbydaren er etablert. For Enkeltpersonforetak vert Registerutskrift fra Enhetsregisteret og Foretaksregisteret likestilt med Firmaattest. HMS-eigenerklæring, se Del 1 Vedlegg C. 4.2 Tilbydaren si økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav A. Tilbydaren skal ha økonomisk evne til å gjennomføre oppdraget/avtalen. Dokumentasjonskrav Kredittvurdering, ikkje eldre enn 6 månader, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. Vurderinga skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Oppdragsgjevar har rett til å innhente kredittvurdering på eiget initiativ frå velrenommert ratingsselskap. Selskap utan tilfredsstillande kredittvurdering, nystarta selskap med kredittrating AN, einskilde utanlandske selskapa eller selskap utan innrapporteringsplikt til Brønnøysundregistrene vil ikkje alltid kunne levere kredittrating som dokumentasjon på at kvalifikasjonskravet er tilfredsstilt. I slike tilfelle vil dette likevel kunne kompenserast med tilfredsstillande garanti frå bank og/eller garanti fra morselskap med tilfredsstillande kredittvurdering som gir tilsvarande tryggleik knytt til gjennomføringaevna. Slik alternativ dokumentasjon skal følgje som ein del av tilbodet. 4.3 Tilbydaren sine tekniske og faglege kvalifikasjonar Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon A. Tilbydar skal ha god nok tekniske og faglige kvalifikasjonar til å kunne levere i samsvar med konkurransegrunnlag og kontrakt. Liste med dei fem viktigaste og mest relevante leveransane i forhold til dette anbodet siste tre år, inkludert kontaktperson og informasjon. Oppdragsgivar sine eventuelle eigne erfaringar med Tilbydar vil bli vektlagt på linje med eksterne dokumenterte referansar. Dersom tilbyder består av fleire leverandører eller hovudleverandør/ underleverandør kan ansvarlig leverandør/hovudleverandør støtte seg på erfaringa til dei andre leverandørane/underleverandørane. Det må i så tilfelle sendast inn all etterspurt dokumentasjon for andre leverandørar/ underleverandørar samt at dokumentet Forplikingserklæring. Jfr. Del 2 Vedlegg 3, må fyllast ut for å dokumentere at ansvarlig leverandør/hovudleverandør har tilgang til kapasiteten hos dei andre leverandørane/underleverandørane. Del 1 - Konkurransereglar transport av mat v2 Side 8 av 9

5 Tildelingskriterium og kravspesifikasjon 5.1 Tildelingskriterium Tildelinga skjer med basis av kva tilbod som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgjande kriterium: Tildelingskriterium Vekt Detaljer Gitt pristilbod Totalkostnad 60 % Kapasitet/Produkt/ 40% Tal/type bilar Kvalitet/Service/ støttefunksjonar Kompetanse i verksemda Alder og kilometerstand på bilmateriell /standard på bilmateriell Kompetanse hjå firma/tilsette som skal utføre tenesta Kvalitetssikringssystem i verksemda Oppgåveforståing-/løysingframlegg System for opplæring av tilsette Referanse prosjekt Totalt 100 % Lista i kolonnen detaljer er meint å gi ein peikepinn på detaljer og element som inngår i evalueringi av dei ulike tildelingskriteriene, og den kan derfor ikkje sjåast på som fullstendig eller uttømande. For fullstendig og detaljert oversikt over alle krav som inngår i tildelingskriteria vert det vist til Del 2 Vedlegg 2 Kravspesifikasjon Del 1 - Konkurransereglar transport av mat v2 Side 9 av 9