REGLAR FOR KONKURRANSEGJENNOMFØRING

Transkript

1 REGLAR FOR KONKURRANSEGJENNOMFØRING Open anbodskonkurranse etter Lov om offentlige anskaffelser og Forskrift om offentlige anskaffelser, del I og del III Kjøp av Designtenester for levering til Helse Vest RHF Saksnr. 2014/920

2 Innhald 1 Generell informasjon om konkurransen Definisjonar Oppdragsgivar Kommunikasjon og kontaktperson Anskaffinga sitt føremål og omfang Deltilbod Avtaleperiode Opsjon om forlenging Oppbygging av konkurransegrunnlaget Tilbodssynfaring/tilbodskonferanse Endring av konkurransedokumenta og tilleggsopplysningar Tentativ framdriftsplan Annan informasjon Reglar for gjennomføring av konkurransen Anskaffingsprosedyre Offentlegheit Teieplikt Oppdragsgivar sine atterhald Tilbyders atterhald og avvik Alternative tilbod og minstekrav Parallelle tilbod Tilbyders plikter ved feil og manglar i konkurransegrunnlaget Eventuell vareprøvar, demonstrasjon eller utprøving Krav til tilbodet Innlevering av tilbod Krav til tilbodet Krav til tilbodsutforming Krav til tilbudsstruktur Tilbodsopning Kvalifikasjonskrav Tilbyderen si organisatoriske og juridiske stilling Tilbydaren si økonomiske og finansielle stilling Tilbyderens tekniske og faglege kvalifikasjonar Tilbyderens kapasitet Tildelingskriterier og kravspesifikasjon Tildelingskriterium Kravspesifikasjon Evalueringsmodell Informasjon og grunngiving for kontraktstildeling Samt alle vedlegg til både konkurransegrunnlagets Del 1 og Del 2. Del 1 Konkurranseregler - Designtenester Side 2 av 11

3 1 Generell informasjon om konkurransen 1.1 Definisjonar Begrep Konkurransegrunnlag Oppdragsgjevar og Kunde Tilbydar og Leverandør Helse Vest Forklaring Alle dokumenta knytt til konkurransen. Dekkjer både Del 1 og Del 2 inklusiv alle vedlegg. Oppdragsgivar er Helse Vest RHF. Enkelte av dokumenta i konkurransegrunnlaget bruker også begrepet Kunde. Kunde og Oppdragsgivar blir brukt synonymt. Tilbydar er omgrepet som blir brukt på alle som leverer tilbod i anbodskonkurransen. Etter kontraktsignering brukar ein omgrepet Leverandør. Leverandør og Tilbydar blir brukt synonymt. Omfattar i denne konkurransen berre Helse Vest RHF. 1.2 Oppdragsgivar Oppdragsgivar er Helse Vest RHF. Helse Vest RHF (regionalt helseføretak) har det overordna ansvaret for spesialisthelsetenesta i Rogaland, Hordaland og Sogn og Fjordane. Helse Vest RHF sørgjer for at dei rundt 1,1 millionar innbyggjarane i regionen får dei spesialisthelsetenestene dei har krav på. Helse Vest RHF eig dei fem helseføretaka i regionen og er konsernleiing for føretaksgruppa. I tillegg eig Helse Vest IKT-selskapet Helse Vest IKT AS. Føretaka i regionen eig cirka 50 offentlege sjukehus og institusjonar. Det er om lag medarbeidarar i føretaka. Budsjettet for 2014 er på over 25 milliardar kroner. Helse Vest er eitt av fire regionale helseføretak i Noreg og er direkte underlagt Helse- og omsorgsdepartementet. For mer informasjon om Helse Vest, se Se Del 2 Avtale, kapittel 1 for fullstendig oversikt over dei juridiske einingane som er omfatta av denne anskaffinga. 1.3 Kommunikasjon og kontaktperson Oppdragsgivars kontaktperson er: Navn: E-post: Christin Vik Eliassen christin.vik.eliassen@helse-vest.no, med kopi til konkurranse@helse-vest.no Telefon: (+47) Eventuelle spørsmål kan rettast til kontaktpersonen per e-post. Del 1 Konkurranseregler - Designtenester Side 3 av 11

4 Det skal ikkje vere kontakt eller kommunikasjon om denne anbodskonkurransen med andre personar hos Oppdragsgivar enn nemnte kontaktperson. All kontakt om denne anbodskonkurransen med andre personer hos Oppdragsgjevar skal initierast og godkjennast skriftleg av nemnte kontaktperson før gjennomføring. All kontakt som ikkje er godkjent av nemnte person hos oppdragsgivar, vil kunne føre til at Tilbydar risikerer å bli avvist frå konkurransen, jfr. FOA (1) litra a. 1.4 Anskaffinga sitt føremål og omfang Oppdragsgivar ønskjer tilbod på; Av trykt materiale publiserer vi mellom anna magasinet Helse i vest, årsrapportar, brosjyrar, rapportar og anna informasjonsmateriell. Vi prioriterer elles nettkommunikasjon, mellom anna kommunikasjon via eigne nettsider og sosiale media. Helse Vest vil inngå rammeavtale med ein leverandør for produksjon og rådgiving innanfor konsept, design og tilrettelegging for god kommunikasjon. I tillegg kjem grafisk design og tilrettelegging av element i den nettbaserte kommunikasjonen vi driv. Helse Vest har redaktøransvar, og eig, materialet som blir laga og vil levere stoff, tekst og underlag. Vi viser for øvrig til Del 2 Vedlegg 2 Kravspesifikasjon for meir detaljert informasjon. 1.5 Deltilbod Deltilbod er ikkje aktuelt. 1.6 Avtaleperiode Oppdragsgivar ønskjer å inngå rammeavtale for to år. 1.7 Opsjon om forlenging Oppdragsgivar har ein ensidig rett til å utløse opsjon om forlenging av avtalen på inntil 1+1 år. Opsjonane blir utløyst automatisk med likelydande vilkår med mindre Oppdragsgivar tar andre initiativ. 1.8 Oppbygging av konkurransegrunnlaget Konkurransegrunnlaget er inndelt i to delar: Del 1 inneheld informasjon om anskaffingsprosessen og korleis tildelinga av avtale skal skje, samt krav til utforming av tilbodet. Dette er sjølve konkurransegrunnlaget (dette dokumentet), med tilhøyrande vedlegg. Dokumenta i del 1 vil ikkje inngå som ein del av avtalen. Del 2 er utkast til avtale inkl. alle vedlegg til avtale, herunder bl.a. kravspesifikasjon, prisskjema, etc. Dokumenta i del 2 vil inngå som ein del av avtalen. Konkurransegrunnlaget består av følgjande dokument: Dokument Navn Beskrivelse / instruks Del 1 Konkurransereglar Dette dokumentet Del 1 Vedlegg A Informasjon om tilbydar Skal fyllast ut og leggjast ved tilbodet Del 1 Vedlegg B HMS eigenerklæring Skal fyllast ut og leggjast ved tilbodet Del 2 Kontrakt (Bistandsavtalen) Blir ferdigstilt ved tildeling av kontrakt Del 1 Konkurranseregler - Designtenester Side 4 av 11

5 Del 2 Vedlegg 1 Prisskjema Skal fyllast ut og leggjast ved tilbodet Del 2 Vedlegg 2 Kravspesifikasjon Skal fyllast ut og leggjast ved tilbodet Del 2 Vedlegg 3 Tilbodsbrev Skal fyllast ut og leggjast ved tilbodet 1.9 Tilbodssynfaring/tilbodskonferanse Ikkje aktuelt Endring av konkurransedokumenta og tilleggsopplysningar Dersom Tilbydar finn at konkurransegrunnlaget ikkje gir tilstrekkjeleg rettleiing eller at det er grunn til å tru at det er feil i konkurransedokumenta, skal han per e-post eller brev be om tilleggsopplysningar hos Oppdragsgivar ved Oppdragsgivars kontaktperson. Førespurnaden skal merkast: 2014/920 Kjøp av designtenester Oppdragsgivar vil svare på spørsmål på ein generell og anonymisert måte. Tilleggsopplysningar eller endringar av konkurransedokumenta vil bli lagt ut på og dermed vere tilgjengelege for dei tilbyderane som har meldt si interesse. Det er Tilbydaren sitt ansvar å halde seg oppdatert på tilleggsopplysningane. Oppdragsgivar vil òg kunne foreta endringar av konkurransedokumenta undervegs på eige initiativ i henhald til FOA 17-2(1) Tentativ fremdriftsplan Oppdragsgivar har lagt opp til følgjande tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjering i DOFFIN og TED Torsdag , Frist for å stille tilleggsspørsmål , kl 13:00 Frist for å levere tilbod , kl 13:00 Tilbodsopning Avklaring og evaluering Val av leverandør og melding til tilbydarane Klagefrist Kontraktsinngåing Desember og januar Januar Februar Februar Vedståingsfrist , kl 13:00 Del 1 Konkurranseregler - Designtenester Side 5 av 11

6 1.12 Annan informasjon Oppdragsgivar gjer merksam på at etisk handel har særskilt merksemd frå Oppdragsgivar si side. Tilbydar må setje seg grundig inn i Del 2 Avtale, kapittel Reglar for gjennomføring av konkurransen 2.1 Anskaffingsprosedyre Anskaffinga blir gjennomført i samsvar med lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Anskaffinga blir gjort som open anbodskonkurranse etter del I og del III i forskrifta. I ein open anbodskonkurranse har alle interesserte tilbydarar rett til å levere tilbod. Det er inga prekvalifisering, og Tilbydarane må levere etterspurt dokumentasjon på at dei er kvalifiserte samtidig som dei leverer inn tilbodet. I denne konkurransen er det ikkje høve til å forhandle. Etter tilbodsfristen er det såleis ikkje høve til å endre eller forsøke å endre tilbodet gjennom forhandlingar, dette gjeld ma endring av prisar, leveringstid eller andre føresetnader som har innverknad for konkurransesituasjonen. Tilbydar må difor gi sitt beste tilbod innan gitt tilbodsfrist. 2.2 Offentlegheit Tilbod og anskaffingsprotokoll er unnateke offentlegheit inntil melding om kontraktstildeling er gitt, jfr. Offentleglova av nr Leverandørane skal levere ei utgåve av tilbodet kor det som blir vurdert å vere ikkje-offentlege opplysningar er sladda. Døme på slike ikkje-offentlege opplysningar kan vere personalopplysningar, referanseopplysningar, forretningsløyndommar, einingssprisar/enkeltpriselement, etc. Dersom ingen sladda versjon blir levert forstår Oppdragsgivar det slik at Tilbydar ikkje har nokon opplysningar som er unntatt offentlegheit. Ved krav om innsyn, skal Oppdragsgivar uavhengig av dette vurdere om opplysningane er av ein slik art at Oppdragsgivar plikter å unndra dei frå offentlegheita. 2.3 Teieplikt Oppdragsgivar og tilsette hos han plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysningar om tekniske innretningar og framgangsmåtar eller drifts- og forretningstilhøve som det av konkurransemessige tilhøve er viktig å halde hemmeleg, jfr. FOA 3-6, jfr. forvaltningsloven Oppdragsgivar sine atterhald Oppdragsgivar tar atterhald om at konkurransen kan bli redusert/endra/avlyst grunna budsjettmessige forhold. Oppdragsgjevar forbeholder seg retten til å kun å bruke denne avtalen på de områdene som er beskrevet i punkt 1.4 i dette dokumentet, samt Del 2 Vedlegg 2 Kravspesifikasjon. 2.5 Atterhald og avvik hos tilbydar Dersom Tilbyder tar atterhald mot delar av konkurransegrunnlaget, skal dette klart gå fram av tilbodsbrevet, jfr. Del 1 Vedlegg A. Det same gjeld avvik. Atterhald og avvik skal vere presise og eintydige slik at oppdragsgivar kan vurdere desse utan kontakt med tilbydaren. Attarhald mot konkurransegrunnlaget, herunder avtalevilkår og kravspesifikasjon, blir prissatt (som tillegg i tilbodssummen) under evalueringa til oppdragsgivar. Vesentlege attarhald og avvik vil føre til at tilbodet blir avvist. Del 1 Konkurranseregler - Designtenester Side 6 av 11

7 2.6 Alternative tilbod og minstekrav Alternative tilbod blir ikkje aksepterte. 2.7 Parallelle tilbod Oppdragsgivar aksepterer ikkje parallelle tilbod. 2.8 Tilbydars plikter ved feil og manglar i konkurransegrunnlaget Dersom Tilbydar oppdagar feil, manglar eller anna som er utelate eller uklart i konkurransegrunnlaget, plikter Tilbydar straks å varsle Oppdragsgivar om dette. 2.9 Eventuell vareprøvar, demonstrasjon eller utprøving Ikkje aktuelt. 3 Krav til tilbodet 3.1 Innlevering av tilbod Tilbodet skal leverast enten direkte eller per post til: Namn: Postadresse: Adresse til innleveringsstad: Helse Vest RHF v/christin Vik Eliassen Postboks 303 Forus 4066 Stavanger Resepsjon i 3. etasje Nådlandskroken Stavanger Tilbodet skal vere Oppdragsgivar ihende på innleveringsstaden før gitt tilbodsfrist går ut. For seint innkomne tilbod vil bli avviste. Dette gjeld òg om forseinkinga skuldast tredjepart (Posten, bodfirma, etc.). 3.2 Krav til tilbodet Tilbydar er ansvarleg for at alle spørsmål, krav og avklaringspunkt i konkurransegrunnlaget er svart på/utgreidd. Dersom tilbodsdokumenta frå ein Tilbydar inneheld vilkår/opplysningar som er i strid med kvarandre, har dokumenta følgjande rangorden: Tilbodsbrev, utfylt prisskjema, utfylt kravspesifikasjon, anna. Kostnader som Tilbydar har knytt til utarbeiding, levering, og oppfølging av tilbodet vil ikkje bli refundert. 3.3 Krav til tilbodsutforming Tilbod som ikkje blir levert i samsvar med strukturen presentert her vil kunne bli avvist. Tilbodet skal setjasr opp og strukturerast på følgjande måte: Skal oversendast i lukka forsending. Skal vere merka: Tilbod 2014/920 Kjøp av Designtenester, samt Skal berre opnast av adressat Del 1 Konkurranseregler - Designtenester Side 7 av 11

8 Tilbodet inkl. vedlegg skal vere utforma på norsk Tilbodet skal leverast i følgjande variantar: o To fysiske eksemplar av tilbodet, éin original og éin kopi: Desse eksemplara skal vere innbundne i ringperm eller tilsvarande fast ryggperm. Mellom kvart punkt i svaret (jfr. punkt 3.4 under) skal det vere eit skiljeeark. Arkene skal ikkje stiftast. Kvar perm skal merkes med Tilbydar sitt namn, saksnummer og permnummer. o Elektronisk kopi av tilbodet m/vedlegg skal òg leverast på minnepinne. Her er det viktig at utfylt prisskjema blir lagt ved i reknearkformat og svar på kravspesifikasjon i rekneark eller tekstdokumentformat. Resten av dokumentasjonen kan enten vere i rekneark-, tekstdokumentog/eller PDF-format. o Ein kopi av tilbodet i sladda utgåve, i elektronisk versjon, jfr. punkt Krav til tilbodsstruktur Tilbodet skal leverast i samsvar med strukturen gitt under, med følgjande rekkefølgje, og med følgjande nummerering. Denne tilbodsstrukturen og rekkefølgjen gjeldr både for dei fysiske papirtilboda og dei elektroniske tilboda (filnamn og struktur): 1. Tilbodsbrev, jfr. Del 2 Vedlegg 4. Tilbodsbrevet skal vere datert og underskrive av den som står oppført som dagleg leiar / adm. direktør i Firmaattest frå Brønnøysundregistrene eller tilsvarande personar med signaturrett i Firmaattest frå Brønnøysundregistrene. Alternativt skal det liggje ved fullmaktserklæring frå dagleg leiar / adm. direktør eller personar med signaturrett i samsvar til Firmaattesten. 2. Informasjon om Tilbydar, jfr. Del 1 Vedlegg A 3. Dokumentasjon på at alle kvalifikasjonskrav er tilfredsstilte. 4. Utfylt prisskjema, jfr. Del 2 Vedlegg 1 5. Utfylt kravspesifikasjon, jfr. Del 2 Vedlegg 2 6. Evt. anna supplerande informasjon relevant for tilbodet. Det er høve til å leggje ved brosjyre for dei tilbodne varene/tenestene. Anna kommersielt materiale skal ikkje leggjast ved dersom dette ikkje har sakleg samanheng med tilbodssvaret. 3.5 Tilbodsopning Tilbodsopninga vil ikkje vere offentleg. 4 Kvalifikasjonskrav Føremålet med å stille krav til tilbydaren sine kvalifikasjonar er å sikre at tilbydar er i stand til å oppfylle vilkåra i kontrakten i heile avtaleperioden. Tilbydar vil bli avvist dersom dokumentasjonen viser at dette ikkje er sannsynleg. Dersom Tilbydar er klar over at opplysningar knytt til kvalifikasjonskrava kan medføre tvil om Tilbydaren sin evne til å oppfylle kontrakten, skal relevant tilleggsinformasjon leggjast ved tilbodet. Ein Tilbydar kan ha følgjande samansetjing: 1. Ein leverandør. Del 1 Konkurranseregler - Designtenester Side 8 av 11

9 4.1 Den organisatoriske og juridiske stillinga til tilbydaren Kvalifikasjonskrav Det er eit krav at tilbydar har oppfylt sine plikter knytt til innbetaling av skatt og mva. Det er eit krav at tilbydar er eit lovleg etablert føretak. Tilbydaren skal ha eit fungerande HMSsystem. Dokumentasjonskrav 1. Skatteattest. I Noreg blir slik attest utstett av kemnar/kommunekasserar. Tilbydarar frå andre land skal legge ved tilsvarande frå det landet tilbydar er etablert i. 2. Attest for betalt meirverdiavgift. I Noreg blir denne attesten utstett av Skattefuten. Tilbydarar frå andre land skal leggje ved tilsvarande frå det landet tilbydar er etablert i. Attestane skal vere utstett på skjema RF-1244 frå Skattedirektoratet eller annan blankett som gir dei same opplysningane. Attestane skal ikkje vise vesentlege restansar. Attestane skal ikkje vere eldre enn 6 månader rekna frå innleveringsdato for tilbodet. Blir dokumentert gjennom dokumentasjonskrava i tabellrada over. HMS-eigenerklæring, sjå Del 1 Vedlegg B. HMS-eigenerklæring skal vere signert av den som står oppført som dagleg leiar / adm. direktør i Brønnøysundregistrene eller tilsvarande. Alternativt skal det vedleggjast fullmaktserklæring frå dagleg leiar / adm. Direktør. 4.2 Tilbydaren si økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav Tilbydaren skal ha økonomisk soliditet til å gjennomføre oppdraget/avtalen Dokumentasjonskrav Kredittvurdering / rating, ikkje eldre enn 6 månader, og som baserer seg på siste kjende rekneskapstal. Ratinga skal vere utført av offentleg godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Ratingen må vere minst A eller betre, målt ut frå AAA Soliditetsskala eller tilsvarande score frå andre velrenommerte ratingselskap. Dersom Tilbydar ikkje kan legge ved kredittvurdering vil Oppdragsgiver på eige initiativ innhente dette frå AAA Soliditet AS. Dersom Tilbydar si kredittvurdering ikkje er tilfredstillande, til dømes nystarta selskap med kredittvurdering AN, einskilde utanlandske selskap eller selskap utan innrapporteringsplikt til Brønnøysundregistrene vil ikkje alltid kunne dokumentere at kravet i første avsnitt er tilfredstilt. I slike tilfelle vil dette likevel kunne kompenserast ved tilfredsstillande garantiar frå bank og/eller garanti fra morselskap med tilfredsstillande kredittvurdering som gir ein tilsvarande tryggleik for gjennomføringsevnen. Slik alternativ dokumentasjon skal følgje som ein del av tilbodet. Del 1 Konkurranseregler - Designtenester Side 9 av 11

10 4.3 Tekniske og faglege kvalifikasjonar hos tilbydaren Kvalifikasjonskrav Dokumentasjonskrav Det er eit krav at tilbydar har tilstrekkjeleg erfaring frå tilsvarande leveranse. Liste med dei tre viktigaste og mest relevante leveransane i forhold til dette anbodet siste tre år, inkludert kontaktperson og -informasjon. Tilbydar må ha eit velfungerande kvalitetssikringssystem for tenestene som skal leverast Dersom rutinene som er omtalte i Tilbyders kvalitetssikrings- /eller styringssystem er i samsvar med ISO-standard eller tilsvarande 3. partsverifiserte system, er det nok å leggje fram eit gyldig sertifikat med opplysning om kor dette er omtalt. Alternativt kan det gjerast greie for eksisterande system og rutinar som dokumenterer at kravet er dekka. 4.4 Kapasitet hos tilbydar Kvalifikasjonskrav Dokumentasjon Tilbydar skal ha god nok kapasitet til å kunne serve Oppdragsgivar på ein god måte gjennom heile avtaleperioden Det skal leggjast ved eigarstruktur/ organisasjonskart, samt oversikt over Tilbydar si totale bemanning fordelt på ulike avdelingar evt. morselskap og dotterselskap. I samsvar med forskrift om lov om offentlige anskaffelser går det fram at kriteriium nytta under kvalifisering av ein tilbydar, ikkje kan gjentakast som tildelingskriterium. I den sammenheng ønskjer Oppdragsgivar å presisere at kravet til god gjennomføringsevne er knytt til Tilbydar si samla erfaring med tilsvarande oppdrag. Kva (type) erfaring/kompetanse dei tilbodne konsulentane / rådgivarane / forvaltarane har er å forstå som konkurranseparameter som er knytt til den tilbodne tenesta, og vil bli evaluert under tildelingskriterium, jfr. Punkt 5. Del 1 Konkurranseregler - Designtenester Side 10 av 11

11 5 Tildelingskriterium og kravspesifikasjon 5.1 Tildelingskriterium Tildelinga skjer på basis av kva tilbod som er det økonomisk mest fordelaktige, basert på følgjande kriterium: Tildelingskriterium Vekt Detaljer Totalkostnad % Tilbyder skal fylle ut Del 2 Vedlegg 1 Prisskjema Kompetanse/Kvalitet % Se Del 2 Vedlegg 2 Kravspesifikasjon, punkt 2.2 Oppdragsforståing 20 % Se Del 2 Vedlegg 2 Kravspesifikasjon, punkt 2.3 Totalt 100 % 6 Evaluering og kontraktstildeling 6.1 Kravspesifikasjon Se Del 2 Vedlegg 2 for kravspesifikasjon og utdyping av tildelingskriteria beskrivne i punkt Evalueringsmodell Ved evaluering av tilboda vil det innanfor kvart tildelingskriterium bli gitt ein poengscore på Det beste tilbodet innanfor kvart kriterium vil få 10, mens det blir gitt ein poengscore som gjenspeglar relevante forskjellar i tilboda nedover for dei andre tilboda. Poengscoren blir multiplisert med den oppgitte vekta og summert. Det tilbodet som har den høgaste vekta poengsummen, vil bli tildelt kontrakt. 6.3 Informasjon og grunngiving for kontraktstildeling Oppdragsgivars beslutning om kven som skal tildelast kontrakt med grunngiving for valet, vil bli varsla skriftleg til alle deltakarane samtidig i rimeleg tid før kontraktinngåing. Med «kontrakt er inngått» mener vi tidspunktet når begge partane har underteikna kontrakten. Del 1 Konkurranseregler - Designtenester Side 11 av 11