REGLER FOR KONKURRANSEGJENNOMFØRING. KVALIFIKASJONSGRUNNLAG Konkurranse med forhandling. Rammeavtale service og vedlikehold pasientvarslingsanlegg

Transkript

1 REGLER FOR KONKURRANSEGJENNOMFØRING KVALIFIKASJONSGRUNNLAG Konkurranse med forhandling etter Lov om offentlige anskaffelser og Forskrift om offentlige anskaffelser, del I og del II/III Rammeavtale service og vedlikehold pasientvarslingsanlegg Sist oppdatert: Helse Vest IKT: Saksnummer 2015/032 Forespørsel om deltakelse

2 Innhold 1 Generell informasjon om konkurransen Oppdragsgiver Kommunikasjon og kontaktperson Anskaffelsens formål og omfang Deltilbud Oppbygging av kvalifikasjonsgrunnlaget Endring av konkurransedokumentene og tilleggsopplysninger Tentativ fremdriftsplan Regler for gjennomføring av konkurransen Anskaffelsesprosedyre Offentlighet Taushetsplikt Søkers plikter ved feil og mangler i kvalifikasjonsgrunnlaget Krav til forespørselen Innlevering av førespørsel Generelle krav til forespørselen Krav til utforming av forespørselen Krav til struktur av forespørselen Åpning av forespørsler Kvalifikasjonskrav Obligatoriske krav og krav til Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Søkerens økonomiske og finansielle stilling Søkerens tekniske og faglige kvalifikasjoner Valg av kvalifiserte Søkere Gjennomføring av kvalifiseringen Antall leverandører som blir invitert til å gi tilbud Antall tilbud det vil bli forhandlet om Avslutning av kvalifiseringen Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Meddelelse om valg av kvalifiserte leverandører... 9 Side 2 av 9

3 1 Generell informasjon om konkurransen 1.1 Oppdragsgiver Oppdragsgiver i denne konkurransen er Helse Vest. Helse Vest RHF (Regionalt HelseForetak) har det overordnede ansvaret for spesialisthelsetjenesten i Rogaland, Hordaland og Sogn og Fjordane. Helse Vest RHF skal sørge for at de drøyt 1 million innbyggerne i regionen får de spesialisthelsetjenestene de har krav på. Helse Vest RHF er konsernledelse for foretaksgruppen og eier Helse Vest IKT AS og de 5 helseforetakene i regionen. Foretakene har arbeidsgiveransvar for de om lag medarbeiderne i regionen. Helse Vest eier 50 sykehus og institusjoner i regionen. Konsernbudsjettet for 2013 er på omlag 23,6 milliarder kroner. For mer informasjon om Helse Vest, se Helse Vest IKT AS er et heleid datterselskap av Helse Vest RHF og er resultat av sammenslåing av IKTavdelingene ved helseforetakene i Helse Vest. Helse Vest IKT er leverandør av utstyr og tjenester innenfor IKT-området til spesialisthelsetjenesten i Helse Vest. Helse Vest IKT skal bidra til en bedre helsetjeneste ved innovativ bruk av IKT-løsninger. Helse Vest IKT sin visjon er å bidra til en forenkling av pasienthåndteringen i vid forstand. For mer informasjon om Helse Vest IKT, se I denne konkurransen omfatter Helse Vest følgende foretak: Helse Vest RHF ( Helse Vest IKT AS ( Sjukehusapoteka Vest HF ( Helse Bergen HF ( Helse Førde HF ( Helse Fonna HF ( Helse Stavanger HF ( Nasjonal IKT HF ( Haraldsplass Diakonale Sjukehus (HDS) ( Solli DPS ( Voss DPS (NKS Bjørkeli) ( Hospitalet Betanien ( NKS Olaviken alderspsykiatriske sykehus ( Haugesund Sanitetsforenings Revmatismesykehus AS (HSR) ( NKS Jæren DPS AS ( 1.2 Kommunikasjon og kontaktperson Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: e-post: Cecilie L. Bjørkly, Innkjøpsrådgiver innkjop@helse-vest-ikt.no Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Henvendelser angående denne anbudskonkurransen merkes med anbudets navn, slik dette fremgår av framsiden på dette dokumentet. Det skal ikke være kontakt eller kommunikasjon om denne anbudskonkurransen med andre personer hos Oppdragsgiver enn ovennevnte kontaktperson. All kontakt om denne anbudskonkurransen med andre personer hos Oppdragsgiver skal initieres og godkjennes skriftlig av nevnte kontaktperson før gjennomføring. Side 3 av 9

4 1.3 Anskaffelsens formål og omfang Oppdragsgiver ønsker tilbud på rammeavtale på service, oppgradering og vedlikehold av pasientvarslingsanlegg fra Ascom, Best, NESK, FACI og Stentofon innenfor Helse Vest. Totalt er det 203 anlegg fordelt på ulike lokasjoner i Helse Vest. Vedlegg F «Utfyllende informasjon» viser oversikt over hvilke anlegg vi har på de ulike lokasjonene. 1.4 Deltilbud Helse Vest ønsker fortrinnsvis en totalleverandør til hele regionen, men det vil være mulig å inngi tilbud på følgende delleveranser: 1. Anlegg fra Best 2. Anlegg fra NESK 3. Anlegg fra Ascom 4. Anlegg fra FACI 5. Anlegg fra Stentofon 1.5 Oppbygging av kvalifikasjonsgrunnlaget Kvalifikasjonsgrunnlaget består av følgende dokumenter: Dokument Navn Beskrivelse / instruks Konkurranseregler Dette dokumentet (pdf) Vedlegg A Tilbudsbrev Fylles ut og legges ved tilbudet Vedlegg B Informasjon om tilbyder Fylles ut og legges ved tilbudet Vedlegg C Egenerklæring HMS Fylles ut og legges ved tilbudet Vedlegg D Forpliktelseserklæring Fylles ut og legges ved tilbudet Vedlegg E Referansebeskrivelser Fylles ut og legges ved tilbudet Vedlegg F Utfyllende informasjon om løsningen som skal anskaffes Vedlagt som info (pdf) 1.6 Endring av konkurransedokumentene og tilleggsopplysninger Dersom Tilbyder finner at kvalifikasjonsgrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning eller at det foreligger antatte feil i konkurransedokumentene, skal Tilbyder pr e-post eller brev be om tilleggsopplysninger hos Oppdragsgiver ved Oppdragsgivers kontaktperson, jf Henvendelser merkes: 2015/032 - Pasientvarslingsanlegg Oppdragsgiver vil besvare spørsmålene på en generell og anonymisert måte. Tilleggsopplysninger eller endringer av konkurransedokumentene vil bli lagt ut på og dermed være tilgjengelig for samtlige leverandører som har meldt sin interesse. Det er Søkerens ansvar å holde seg oppdatert på tilleggsopplysningene. Oppdragsgiver vil også kunne foreta endringer av konkurransedokumentene underveis på eget initiativ i henhold til FOA 17-2(1). Side 4 av 9

5 1.7 Tentativ fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN og TED Frist for å stille tilleggsspørsmål Frist for å levere kvalifikasjonsforespørsel , kl 12:00 Kvalifisering av søkere Uke Utsendelse av invitasjon med konkurransegrunnlag til de kvalifiserte søkere Frist for å levere tilbud (tentativt) , kl 14:00 (tentativt) 2 Regler for gjennomføring av konkurransen 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Anskaffelsen skal følge prosedyren «Konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring» etter forskriftens del I og del III. Denne prosedyren gir alle interesserte leverandører mulighet å søke om kvalifikasjon for å få lov til å delta i konkurransen. Oppdragsgiveren inviterer leverandører til å delta i konkurransen på bakgrunn av de krav som er stilt i kvalifikasjonsgrunnlaget. 2.2 Offentlighet Tilbud og anskaffelsesprotokoll unntas offentlighet inntil meddelelse om avtaletildeling er gitt, jfr. Offentleglova av nr Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jfr. FOA 3-6, jfr. forvaltningsloven Søkers plikter ved feil og mangler i kvalifikasjonsgrunnlaget Dersom Tilbyder oppdager feil, mangler eller annet som er utelatt eller uklart i kvalifikasjonsgrunnlaget, skal Tilbyder straks varsle Oppdragsgiver om dette. 3 Krav til forespørselen 3.1 Innlevering av førespørsel Forespørsel skal leveres enten direkte eller pr post til: Navn: Helse Vest IKT AS Side 5 av 9

6 Post- og besøksadresse til innleveringssted, virkedager mellom kl. 08:00 og 15:30: Ibsens gate Bergen Forespørselen skal være Oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av søknadsfristen. Innlevering av forespørsel utenfor angitt åpningstid må avtales spesielt. For sent innkommet forespørseler vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (Posten, budfirma, etc.). 3.2 Generelle krav til forespørselen Tilbyder er ansvarlig for at alle spørsmål, krav, dokumentasjon og avklaringspunkter i kvalifikasjonsgrunnlaget besvares/innleveres/belyses. Kostnader som Tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølgning av forespørselen vil ikke bli refundert. 3.3 Krav til utforming av forespørselen Forespørsel som ikke leveres i henhold til strukturen presentert her vil kunne avvises. Forespørsel skal settes opp og struktureres på følgende måte: Oversendes i lukket og nøytral forsendelse. Skal være merket: Forespørsel 2015/032 Pasientvarslingsanlegg, v/cecilie L. Bjørkly, samt Åpnes kun av adressat Forespørsel inkl. vedlegg skal være utformet på norsk Forespørsel skal leveres i følgende varianter: o En oversikt (på papir) over antall og/eller navn på dokument under hver mappe på hver minnepinne. o To elektroniske kopier av tilbudet på hver sin minnepinne 1 : Minnepinnene skal merkes 1 og 2. Minnepinne 1 betraktes som original. Minnepinne 2 er en «reserve» hvis dokumenter på 1 ikke kan leses. Hver minnepinne skal inneholde en mappe med Tilbyders navn. I mappen skal alle dokumentene ligge som selvstendige filer og prefikses med det nummer som fremgår av neste punkt. Dokumentene skal ha selvforklarende navn. 3.4 Krav til struktur av forespørselen Forespørselen skal leveres i henhold til strukturen angitt under, i følgende rekkefølge, og med følgende nummerering. Denne strukturen og rekkefølgen gjelder både for de fysiske papir-dokumentene og de elektroniske dokumentene (filnavn og struktur): 1. Tilbudsbrev («Tilbudsbrev»), jf «Vedlegg A». Tilbudsbrevet skal være datert og underskrevet den som står oppført som daglig leder/adm. direktør i Firmaattest fra Brønnøysundregistrene eller tilsvarende. Alternativt skal det ligge ved fullmaktserklæring fra daglig leder/adm. Direktør Dokumenter under dette punkt SKAL være signert og vedlegges som en PDF 2. Informasjon om Søker, jf «Vedlegg B» 3. Attester, jf punkt 4.1 A. Skatteattest, MVA-attest 1 Kan alternativt være CD eller DVD Side 6 av 9

7 B. Firmaattest (ikke obligatorisk) C. HMS-egenerklæring («Vedlegg C») 4. Dokumentasjon på Tilbyders økonomiske og finansielle stilling, jf punkt Dokumentasjon på Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf punkt 4.3 herunder A. Gjennomføringsevne B. Beskrivelse av referanser («Vedlegg E») C. Beskrivelse av system for Kvalitetssikring. 6. Hvis aktuelt: Beskrivelse av underleverandører/samarbeidspartner inkl. Forpliktelseserklæring («Vedlegg D»). Det skal leveres egen Skatteattest, MVA-attest og HMS-egenerklæring som inngår under punkt 3 og samt dokumentasjon på underleverandør/samarbeidspartners økonomiske og finansielle stilling eller tekniske og faglige kvalifikasjoner, dersom det er aktuelt for Tilbyder å støtte seg på en underleverandør, samarbeidspartner, morselskap eller lignende for å oppfylle kvalifikasjonskravet «Tilbyders økonomiske og finansielle stilling» eller kvalifikasjonskravet «Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner». 3.5 Åpning av forespørsler Åpningen vil ikke være offentlig. 4 Kvalifikasjonskrav Tilbyder må oppfylle kravene opplistet under for å kunne være kvalifisert for deltakelse i konkurransen. Det er kun kvalifiserte leverandører som inviteres til å levere tilbud. Tilbyder er ansvarlig for å levere all dokumentasjon som etterspørres nedenfor som dokumentasjon for de krav som er stilt. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at forespørselen blir avvist, jfr. FOA Dersom en Tilbyder ønsker å støtte seg på en annen part (underleverandør, morselskap eller lignende) for å oppfylle ett eller flere kvalifikasjonskrav må forpliktelseserklæring fremlegges. Forpliktelseserklæringen må være signert av noen med signaturmyndighet hos det selskapet Tilbyderen skal støtte seg på og det må klart gå frem at Tilbyderen disponerer over de ressursene som det er snakk om i hele avtaleperioden. 4.1 Obligatoriske krav og krav til Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav A. Det er et krav at norske tilbydere har oppfylt sine forpliktelser i forhold til innbetaling av skatt og mva. Attest for skatt- og for merverdiavgift. Utstedes av Skatteetaten. Attestene skal være utstedt på Skattedirektoratets skjema RF-1244 eller annen blankett som gir de samme opplysninger. Attestene skal ikke vise vesentlige restanser. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra innleveringsfristen for tilbudet. B. Det er et krav at Tilbyder er et lovlig etablert foretak Norske selskaper: Dokumenteres gjennom dokumentasjonskravene i tabellraden over (A), men firmaattest kan vedlegges for å dokumentere daglig leder/adm. direktør. Utenlandske selskaper: Dokumenteres at foretaket er registrert i bransjeregister eller foretaks- Side 7 av 9

8 Kvalifikasjonskrav C. Tilbyder skal ha et fungerende HMSsystem. register som foreskrevet i lovgivningen i det land som Tilbyder er etablert. HMS egenerklæring, se «Vedlegg C». HMS egenerklæring skal være signert av den som står oppført som daglig leder/adm. direktør i Firmaattest fra Brønnøysundregistrene eller tilsvarende. Alternativ skal det ligge ved fullmaktserklæring fra daglig leder/adm. direktør. 4.2 Søkerens økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav A. Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell styrke til å gjennomføre oppdraget/- avtalen Kredittvurdering, ikke eldre enn 6 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En vurdering skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Vi forbeholder oss retten til å innhente kredittvurdering på eget initiativ. Noen selskaper vil ikke alltid kunne levere kredittrating som dokumentasjon på at kvalifikasjonskravet er tilfredsstilt. I slike tilfeller vil dette likevel kunne kompenseres med tilfredsstillende garanti fra bank og/eller garanti fra morselskap med tilfredsstillende kredittvurdering som gir en tilsvarende sikkerhet for gjennomføringsevnen. Slik alternativ dokumentasjon skal følge som en del av tilbudet. Tilbyder kan velge å støtte seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kravet til økonomiske og finansielle styrke. Tilbyder må i så fall dokumentere ressursene til de foretakene han vil støtte seg på og bevise at han vil ha rådighet over de nødvendige ressursene fra disse i kontraktsperioden, ved for eksempel å legge frem en forpliktelseserklæring, garanti, samarbeidsavtale eller lignende. Dette gjelder uavhengig av den juridiske karakteren av forbindelsen mellom foretakene, dvs. at de støttende foretakene enten kan være Søkers morselskap, et annet foretak i samme konsern, en samarbeidspartner eller lignende. 4.3 Søkerens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav A. Tilbyder skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne Tilbyder skal vedlegge en beskrivelse av leverandørens tekniske personell eller tekniske enheter leverandøren disponerer over til oppfyllelse av kontrakten, enten de tilhører foretaket eller ikke, særlig de som er ansvarlige for kvalitetskontrollen. Tilbyder skal vedlegge opplysninger om utdanning og faglige kvalifikasjoner hos leverandøren og foretakets administrative ledelse, og særlig hos den eller de personer som har ansvaret for å utføre tjenesten. Tilbyder skal vedlegge en redegjørelse for de redskaper, maskiner, verktøy, materiell eller teknisk utstyr som leverandøren disponerer over til gjennomføring av avtalen. Side 8 av 9

9 Kvalifikasjonskrav B. Tilbyder skal ha god erfaring fra tilsvarende oppdrag. Som tilsvarende oppdrag regnes levering av den ytelse konkurransen omfatter til større offentlige etater/-foretak eller større private konsern. C. Tilbyder må ha et velfungerende kvalitetssikringssystem for tjenestene som skal leveres Referanser fra relevante oppdrag/leveranser de siste 3 år. «Vedlegg E» skal fylles ut av tilbyder med inntil 3 relevante referanser, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt og mottaker. Oppdragsgiver skal ha mulighet til å kontakte kontaktpersoner som oppgis. Attester utstedt eller bekreftet av Tilbyders kunde kan vedlegges. Oppdragsgivers eventuelle egne erfaringer med Tilbyder vil bli vektlagt på linje med eksterne dokumenterte referanser. Dersom rutinene som er omtalt under dette punkt er i samsvar med ISOstandard eller tilsvarende 3. partsverifiserte system, er det nok å legge frem et gyldig sertifikat med opplysning om hvor dette er omtalt. Alternativt kan det gjøres greie for eksisterende system og rutiner som dokumenterer at kravet er dekket. 5 Valg av kvalifiserte Søkere 5.1 Gjennomføring av kvalifiseringen Oppdragsgiveren vil evaluere innsendte kvalifikasjonsforespørsler opp mot de kvalifikasjonskravene som er stilt i punkt Antall leverandører som blir invitert til å gi tilbud Oppdragsgiver vil invitere alle som er kvalifisert til å gi tilbud. 5.3 Antall tilbud det vil bli forhandlet om Oppdragsgiver legger opp til at forhandlingene gjennomføres i flere faser og redusere det antall tilbud som det skal forhandles om, jf. FOA En slik reduksjon vil skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriteriene. En første reduksjon på bakgrunn av tildelingskriteriene kan skje i forkant av forhandlingene. Forhandlinger vil bli gjennomført i samsvar med de alminnelige regler i FOA 3-1 og Avslutning av kvalifiseringen 6.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen, dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA Meddelelse om valg av kvalifiserte leverandører Oppdragsgiver vil sende en skriftlig begrunnelse dersom Søkerens kvalifikasjonsforespørsel blir avvist. Side 9 av 9