REGLER FOR KONKURRANSEGJENNOMFØRING. KVALIFIKASJONSGRUNNLAG Konkurranse med forhandling. PoPP verktøy. Helse Vest IKT: Saksnummer 2014/142

Transkript

1 REGLER FOR KONKURRANSEGJENNOMFØRING KVALIFIKASJONSGRUNNLAG Konkurranse med forhandling etter Lov om offentlige anskaffelser og Forskrift om offentlige anskaffelser, del I og del III PoPP verktøy Sist oppdatert: Helse Vest IKT: Saksnummer 2014/142 Forespørsel om deltakelse

2 Innhold 1 Generell informasjon om konkurransen Definisjoner Oppdragsgiver Kommunikasjon og kontaktperson Anskaffelsens formål og omfang Oppbygging av kvalifikasjonsgrunnlaget Endring av konkurransedokumentene og tilleggsopplysninger Tentativ fremdriftsplan Regler for gjennomføring av konkurransen Anskaffelsesprosedyre Offentlighet Taushetsplikt Søkers plikter ved feil og mangler i kvalifikasjonsgrunnlaget Krav til forespørselen Innlevering av førespørsel Generelle krav til forespørselen Krav til utforming av forespørselen Krav til struktur av forespørselen Åpning av forespørsler Kvalifikasjonskrav Obligatoriske krav og krav til Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Søkerens økonomiske og finansielle stilling Søkerens tekniske og faglige kvalifikasjoner Valg av kvalifiserte Søkere Gjennomføring av kvalifiseringen Antall leverandører som blir invitert til å gi tilbud Antall tilbud det vil bli forhandlet om Avslutning av kvalifiseringen Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Meddelelse om valg av kvalifiserte leverandører /142 - PoPP verktøy Konkurranseregler Side 2 av 10

3 1 Generell informasjon om konkurransen 1.1 Definisjoner Begrep Kvalifikasjonsgrunnlag Oppdragsgiver og Kunde Søker, Tilbyder og Leverandør Helse Vest Private, ideelle institusjoner Forklaring Se punkt 1.5 Oppbygging av kvalifikasjonsgrunnlaget Oppdragsgiver er Helse Vest IKT AS på vegne av Helse Vest samt de private ideelle institusjonene som er nevnt under. Enkelte av dokumentene i konkurransegrunnlaget bruker også begrepet Kunde. Kunde og Oppdragsgiver brukes synonymt. Søker er den leverandør som søker om å bli kvalifisert i aktuell konkurranse. Tilbyder er betegnelse som brukes på alle som inngir tilbud i aktuell konkurranse. Etter avtalesignering brukes begrepet Leverandør. Leverandør og Tilbyder brukes synonymt. I denne konkurransen omfatter Helse Vest følgende foretak: Helse Vest RHF, Sjukehusapoteka Vest HF, Helse Bergen HF, Helse Førde HF, Helse Fonna HF, Helse Stavanger HF og Nasjonal IKT HF. Helse Vest RHF har driftsavtale med 7 private ideelle institusjoner. Disse foretakene kjøper IKT-tjenester av Helse Vest IKT. Disse institusjonene Haraldsplass Diakonale Sjukehus (HDS), Solli DPS, Voss DPS (NKS Bjørkeli), Hospitalet Betanien, NKS Olaviken alderspsykiatriske sykehus, Haugesund Sanitetsforenings Revmatismesykehus AS (HSR)og NKS Jæren DPS AS, skal kunne slutte seg til avtalen på et senere tidspunkt på de samme betingelser som følger av avtalene. 1.2 Oppdragsgiver Helse Vest RHF (Regionalt HelseForetak) har det overordnede ansvaret for spesialisthelsetjenesten i Rogaland, Hordaland og Sogn og Fjordane. Helse Vest RHF skal sørge for at de drøyt 1 million innbyggerne i regionen får de spesialisthelsetjenestene de har krav på. Helse Vest RHF er konsernledelse for foretaksgruppen og eier Helse Vest IKT AS og de 5 helseforetakene i regionen. Foretakene har arbeidsgiveransvar for de om lag medarbeiderne i regionen. Helse Vest eier 50 sykehus og institusjoner. For mer informasjon om Helse Vest, se Helse Vest IKT AS er et heleid datterselskap av Helse Vest RHF og er resultat av sammenslåing av IKTavdelingene ved helseforetakene i Helse Vest. Helse Vest IKT er leverandør av utstyr og tjenester innenfor IKT-området til spesialisthelsetjenesten i Helse Vest. Helse Vest IKT skal bidra til en bedre helsetjeneste ved innovativ bruk av IKT-løsninger. Helse Vest IKT sin visjon er å bidra til en forenkling av pasienthåndteringen i vid forstand. For mer informasjon om Helse Vest IKT, se Helse Vest RHF eier de fem helseforetakene i regionen og er konsernledelse for foretaksgruppen. Konsernbudsjettet for 2013 er på omlag 23,6 milliarder kroner. 1.3 Kommunikasjon og kontaktperson Oppdragsgivers kontaktperson er: Navn: Svend B. Jacobsen, Senior innkjøpsrådgiver 2014/142 - PoPP verktøy Konkurranseregler Side 3 av 10

4 e-post: Eventuelle spørsmål skal rettes til kontaktpersonen per e-post. Det skal ikke være kontakt eller kommunikasjon om denne konkurransen med andre personer hos Oppdragsgiver enn ovennevnte kontaktperson. All kontakt om denne konkurransen med andre personer hos Oppdragsgiver skal initieres og godkjennes skriftlig av nevnte kontaktperson før gjennomføring. Kontakt som ikke er godkjent av overnevnte person hos oppdragsgiver, vil kunne føre til at Tilbyder blir avvist fra konkurransen, jfr. FOA (1) litra a. 1.4 Anskaffelsens formål og omfang Prosjektporteføljen innen IKT-området i Helse Vest har siden 2006 vokst fra en årlig investeringsramme på 70 MNOK til dagens 260 MNOK, og omfatter nå om lag 50 prosjekter. Helse Vest har derfor besluttet å anskaffe et prosjektportefølje-styringsverktøy (PPM-verktøy). For ytterligere informasjon om bakgrunn, formål og omfang vises det til «Vedlegg F - Utfyllende informasjon». 1.5 Oppbygging av kvalifikasjonsgrunnlaget Kvalifikasjonsgrunnlaget består av følgende dokumenter: Dokument Navn Beskrivelse / instruks Konkurranseregler Dette dokumentet (pdf) Vedlegg A Tilbudsbrev Fylles ut og legges ved tilbudet Vedlegg B Informasjon om tilbyder Fylles ut og legges ved tilbudet Vedlegg C Egenerklæring HMS Fylles ut og legges ved tilbudet Vedlegg D Forpliktelseserklæring Fylles ut og legges ved tilbudet Vedlegg E Referansebeskrivelser Fylles ut og legges ved tilbudet Vedlegg F Utfyllende informasjon om løsningen som skal anskaffes Vedlagt som info (pdf) 1.6 Endring av konkurransedokumentene og tilleggsopplysninger Dersom Tilbyder finner at kvalifikasjonsgrunnlaget ikke gir tilstrekkelig veiledning eller at det foreligger antatte feil i konkurransedokumentene, skal Tilbyder pr e-post eller brev be om tilleggsopplysninger hos Oppdragsgiver ved Oppdragsgivers kontaktperson, jf Henvendelser merkes: 2014/142 - PoPP Oppdragsgiver vil besvare spørsmålene på en generell og anonymisert måte. Tilleggsopplysninger eller endringer av konkurransedokumentene vil bli lagt ut på og dermed være tilgjengelig for samtlige leverandører som har meldt sin interesse. Det er Søkerens ansvar å holde seg oppdatert på tilleggsopplysningene. Oppdragsgiver vil også kunne foreta endringer av konkurransedokumentene underveis på eget initiativ i henhold til FOA 17-2(1). 2014/142 - PoPP verktøy Konkurranseregler Side 4 av 10

5 1.7 Tentativ fremdriftsplan Oppdragsgiver har lagt opp til følgende tidsrammer for prosessen: Aktivitet Tidspunkt Kunngjøring i DOFFIN og TED Frist for å stille tilleggsspørsmål Frist for å levere kvalifikasjonsforespørsel , kl 14:00 Kvalifisering av søkere Uke Utsendelse av invitasjon med konkurransegrunnlag til de kvalifiserte søkere Frist for å levere tilbud (tentativt) , kl 14:00 (tentativt) 2 Regler for gjennomføring av konkurransen 2.1 Anskaffelsesprosedyre Anskaffelsen gjennomføres i henhold til lov om offentlige anskaffelser av 16. juli 1999 (LOA) og forskrift om offentlige anskaffelser (FOA) av 7. april 2006 nr Anskaffelsen skal følge prosedyren «Konkurranse med forhandling etter forutgående kunngjøring» etter forskriftens del I og del III. Denne prosedyren gir alle interesserte leverandører mulighet å søke om kvalifikasjon for å få lov til å delta i konkurransen. Oppdragsgiveren inviterer leverandører til å delta i konkurransen på bakgrunn av de krav som er stilt i kvalifikasjonsgrunnlaget. 2.2 Offentlighet Tilbud og anskaffelsesprotokoll unntas offentlighet inntil meddelelse om avtaletildeling er gitt, jfr. Offentleglova av nr Taushetsplikt Oppdragsgiver og dennes ansatte plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til opplysninger om tekniske innretninger og fremgangsmåter eller drifts- og forretningsforhold det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde, jfr. FOA 3-6, jfr. forvaltningsloven Søkers plikter ved feil og mangler i kvalifikasjonsgrunnlaget Dersom Tilbyder oppdager feil, mangler eller annet som er utelatt eller uklart i kvalifikasjonsgrunnlaget, skal Tilbyder straks varsle Oppdragsgiver om dette. 3 Krav til forespørselen 3.1 Innlevering av førespørsel Forespørsel skal leveres enten direkte eller pr post til: Navn: Helse Vest IKT AS 2014/142 - PoPP verktøy Konkurranseregler Side 5 av 10

6 Post- og besøksadresse til innleveringssted, virkedager mellom kl. 08:00 og 15:30: Ibsens gate Bergen Forespørselen skal være Oppdragsgiver i hende på innleveringsstedet før utløpet av søknadsfristen. Innlevering av forespørsel utenfor angitt åpningstid må avtales spesielt. For sent innkommet forespørseler vil bli avvist. Dette gjelder også om forsinkelsen skyldes tredjepart (Posten, budfirma, etc.). 3.2 Generelle krav til forespørselen Tilbyder er ansvarlig for at alle spørsmål, krav, dokumentasjon og avklaringspunkter i kvalifikasjonsgrunnlaget besvares/innleveres/belyses. Kostnader som Tilbyder pådrar seg i forbindelse med utarbeidelse, levering, og oppfølgning av forespørselen vil ikke bli refundert. 3.3 Krav til utforming av forespørselen Forespørsel som ikke leveres i henhold til strukturen presentert her vil kunne avvises. Forespørsel skal settes opp og struktureres på følgende måte: Oversendes i lukket og nøytral forsendelse. Skal være merket: Forespørsel 2014/142 PoPP, v/svend B. Jacobsen, samt Åpnes kun av adressat Forespørsel inkl. vedlegg skal være utformet på norsk Forespørsel skal leveres i følgende to varianter: o Ett fysisk eksemplar av forespørselen: Dette eksemplaret skal være innbundet i ringperm eller tilsvarende fast ryggperm. Mellom hvert punkt i besvarelsen skal det være et skilleark. Arkene skal ikke stiftes. Perm skal merkes med Søkers navn og Oppdragsgivers saksnummer (2014/142 - PoPP). o Elektronisk kopi av forespørselen m/vedlegg leveres også på en CD, DVD eller minnepinne. Denne kopien skal ligge i en felles mappe med Tilbyders navn. Hvert dokument prefikses med nummer og litra i tråd med strukturen i neste punkt. 3.4 Krav til struktur av forespørselen Forespørselen skal leveres i henhold til strukturen angitt under, i følgende rekkefølge, og med følgende nummerering. Denne strukturen og rekkefølgen gjelder både for de fysiske papir-dokumentene og de elektroniske dokumentene (filnavn og struktur): 1. Tilbudsbrev («Tilbudsbrev»), jf «Vedlegg A». Tilbudsbrevet skal være datert og underskrevet den som står oppført som daglig leder/adm. direktør i Firmaattest fra Brønnøysundregistrene eller tilsvarende personer med signaturrett i Firmaattest fra Brønnøysundregistrene. Alternativt skal det ligge ved fullmaktserklæring fra daglig leder/adm. direktør eller personer med signaturrett i henhold til Firmaattesten. 2. Informasjon om Søker, jf «Vedlegg B» 3. Attester, jf punkt 4.1 A. Skatteattest, MVA-attest B. Firmaattest (ikke obligatorisk) C. HMS-egenerklæring («Vedlegg C») 4. Dokumentasjon på Tilbyders økonomiske og finansielle stilling, jf punkt Dokumentasjon på Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner, jf punkt 4.3 herunder A. Gjennomføringsevne 2014/142 - PoPP verktøy Konkurranseregler Side 6 av 10

7 B. Beskrivelse av referanser («Vedlegg E») C. Beskrivelse av system for Kvalitetssikring. 6. Hvis aktuelt: Beskrivelse av underleverandører/samarbeidspartner inkl. Forpliktelseserklæring («Vedlegg D»). Det skal leveres egen Skatteattest, MVA-attest og HMS-egenerklæring som inngår under punkt 3 og samt dokumentasjon på underleverandør/samarbeidspartners økonomiske og finansielle stilling eller tekniske og faglige kvalifikasjoner, dersom det er aktuelt for Tilbyder å støtte seg på en underleverandør, samarbeidspartner, morselskap eller lignende for å oppfylle kvalifikasjonskravet «Tilbyders økonomiske og finansielle stilling» eller kvalifikasjonskravet «Tilbyders tekniske og faglige kvalifikasjoner». 3.5 Åpning av forespørsler Åpningen vil ikke være offentlig. 4 Kvalifikasjonskrav Tilbyder må oppfylle kravene opplistet under for å kunne være kvalifisert for deltakelse i konkurransen. Det er kun kvalifiserte leverandører som inviteres til å levere tilbud. Tilbyder er ansvarlig for å levere all dokumentasjon som etterspørres nedenfor som dokumentasjon for de krav som er stilt. Manglende dokumentasjon eller mangelfulle opplysninger kan føre til at forespørselen blir avvist, jfr. FOA Obligatoriske krav og krav til Tilbyders organisatoriske og juridiske stilling Kvalifikasjonskrav A. Det er et krav at norske tilbydere har oppfylt sine forpliktelser i forhold til innbetaling av skatt og mva. Dokumentasjonskrav 1. Skatteattest som utstedes av kemner/kommunekasserer. 2. Attest for betalt merverdiavgift som utstedes av Skatteetaten. Attestene skal være utstedt på Skattedirektoratets skjema RF-1244 eller annen blankett som gir de samme opplysninger. Attestene skal ikke vise vesentlige restanser. Attestene skal ikke være eldre enn 6 måneder regnet fra innleveringsfristen for tilbudet. B. Det er et krav at Tilbyder er et lovlig etablert foretak C. Tilbyder skal ha et fungerende HMSsystem. Norske selskaper: Dokumenteres gjennom dokumentasjonskravene i tabellraden over (A), men firmaattest kan vedlegges for å dokumentere daglig leder/adm. direktør. Utenlandske selskaper: Dokumenteres at foretaket er registrert i bransjeregister eller foretaksregister som foreskrevet i lovgivningen i det land som Tilbyder er etablert. HMS egenerklæring, se «Vedlegg C». HMS egenerklæring skal være signert av den som står oppført som daglig leder/adm. direktør i Firmaattest fra Brønnøysundregistrene eller tilsvarende. Alternativ skal det ligge ved fullmaktserklæring fra daglig leder/adm. direktør. 2014/142 - PoPP verktøy Konkurranseregler Side 7 av 10

8 4.2 Søkerens økonomiske og finansielle stilling Kvalifikasjonskrav A. Tilbyder skal ha tilstrekkelig økonomisk og finansiell styrke til å gjennomføre oppdraget/- avtalen Dokumentasjonskrav Kredittvurdering, ikke eldre enn 6 måneder, og som baserer seg på siste kjente regnskapstall. En vurdering skal være utført av offentlig godkjent kredittvurderingsinstitusjon. Vi forbeholder oss retten til å innhente kredittvurdering på eget initiativ fra velrennomert ratingsselskap. Selskaper uten tilfredsstillende kredittvurdering, nystartede selskaper med kredittrating AN, enkelte utenlandske selskaper eller selskaper uten innrapporteringsplikt til Brønnøysundregistrene vil ikke alltid kunne levere kredittrating som dokumentasjon på at kvalifikasjonskravet er tilfredsstilt. I slike tilfeller vil dette likevel kunne kompenseres med tilfredsstillende garanti fra bank og/eller garanti fra morselskap med tilfredsstillende kredittvurdering som gir en tilsvarende sikkerhet for gjennomføringsevnen. Slik alternativ dokumentasjon skal følge som en del av tilbudet. Tilbyder kan velge å støtte seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kravet til økonomiske og finansielle styrke. Tilbyder må i så fall dokumentere ressursene til de foretakene han vil støtte seg på og bevise at han vil ha rådighet over de nødvendige ressursene fra disse i kontraktsperioden, ved for eksempel å legge frem en forpliktelseserklæring, garanti, samarbeidsavtale eller lignende. Dette gjelder uavhengig av den juridiske karakteren av forbindelsen mellom foretakene, dvs. at de støttende foretakene enten kan være Søkers morselskap, et annet foretak i samme konsern, en samarbeidspartner eller lignende. 4.3 Søkerens tekniske og faglige kvalifikasjoner Kvalifikasjonskrav A. Tilbyder skal ha tilstrekkelig gjennomføringsevne Dokumentasjonskrav Tilbyder skal vedlegge en beskrivelse av leverandørens tekniske personell eller tekniske enheter leverandøren disponerer over til oppfyllelse av kontrakten, enten de tilhører foretaket eller ikke, særlig de som er ansvarlige for kvalitetskontrollen. Tilbyder skal vedlegge en redegjørelse for leverandørens gjennomsnittlige arbeidsstyrke og antall medarbeidere i den administrative ledelsen i løpet av de siste tre år. Tilbyder skal vedlegge opplysninger om utdanning og faglige kvalifikasjoner hos leverandøren og foretakets administrative ledelse, og særlig hos den eller de personer som har ansvaret for å utføre tjenesten. Tilbyder skal vedlegge en redegjørelse for de redskaper, maskiner, verktøy, materiell eller teknisk utstyr som leverandøren disponerer over til gjennomføring av avtalen. Tilbyder kan velge å støtte seg på andre foretaks kapasitet for å oppfylle kravet til tekniske og faglige kvalifikasjoner. Tilbyder må i så fall dokumentere ressursene til de foretakene han vil støtte seg på og bevise at 2014/142 - PoPP verktøy Konkurranseregler Side 8 av 10

9 Kvalifikasjonskrav B. Tilbyder skal ha god erfaring fra tilsvarende oppdrag. Som tilsvarende oppdrag regnes levering av den ytelse konkurransen omfatter til større offentlige etater/-foretak eller større private konsern. C. Tilbyder må ha et velfungerende kvalitetssikringssystem for tjenestene som skal leveres Dokumentasjonskrav han vil ha rådighet over de nødvendige ressursene fra disse i kontraktsperioden, ved for eksempel å legge frem en forpliktelseserklæring, garanti, samarbeidsavtale eller lignende. Dette gjelder uavhengig av den juridiske karakteren av forbindelsen mellom foretakene, dvs. at de støttende foretakene enten kan være søkers morselskap, et annet foretak i samme konsern, en samarbeidspartner eller lignende. Referanser fra relevante oppdrag/leveranser de siste 3 år. «Vedlegg E» skal fylles ut av tilbyder med inntil 5 relevante referanser, herunder opplysninger om verdi, tidspunkt og mottaker. Oppdragsgiver skal ha mulighet til å kontakte kontaktpersoner som oppgis. Attester utstedt eller bekreftet av Tilbyders kunde kan vedlegges. Oppdragsgivers eventuelle egne erfaringer med Tilbyder vil bli vektlagt på linje med eksterne dokumenterte referanser. Dersom rutinene som er omtalt under dette punkt er i samsvar med ISOstandard eller tilsvarende 3. partsverifiserte system, er det nok å legge frem et gyldig sertifikat med opplysning om hvor dette er omtalt. Alternativt kan det gjøres greie for eksisterende system og rutiner som dokumenterer at kravet er dekket. 5 Valg av kvalifiserte Søkere 5.1 Gjennomføring av kvalifiseringen Oppdragsgiveren vil evaluere innsendte kvalifikasjonsforespørseler opp mot de kvalifikasjonskravene som er stilt i punkt Antall leverandører som blir invitert til å gi tilbud Oppdragsgiver vil invitere alle som er kvalifisert til å gi tilbud. 5.3 Antall tilbud det vil bli forhandlet om Oppdragsgiver legger opp til at forhandlingene gjennomføres i flere faser og redusere det antall tilbud som det skal forhandles om, jf. FOA En slik reduksjon vil skje på bakgrunn av de oppgitte tildelingskriteriene. En første reduksjon på bakgrunn av tildelingskriteriene kan skje i forkant av forhandlingene. Forhandlinger vil bli gjennomført i samsvar med de alminnelige regler i FOA 3-1 og Avslutning av kvalifiseringen 6.1 Avlysning av konkurransen og totalforkastelse Oppdragsgiver forbeholder seg retten til å avlyse konkurransen, dersom det foreligger saklig grunn, jf. FOA /142 - PoPP verktøy Konkurranseregler Side 9 av 10

10 6.2 Meddelelse om valg av kvalifiserte leverandører Oppdragsgiver vil sende en skriftlig begrunnelse dersom Søkerens kvalifikasjonsforespørsel blir avvist. 2014/142 - PoPP verktøy Konkurranseregler Side 10 av 10