Prosjektstyring for Hovedprosjektet, kravdokument

Høgskolen i Narvik Institutt for bygnings-, drifts- og konstruksjonsteknologi Prosjektstyring for Hovedprosjektet, kravdokument Innhold 1 Innledning 2 Målformulering og planlegging 3 Gjennomføring av prosjektet 4 Vedlegg 0 Utgitt etter intern gjennomgang 06.10.03 Bst Maa Soh Rev.: Beskrivelse: Dato: Utarbeidet: Kontrollert: Godkjent:

1 Innledning 1.1 Generelt Hovedprosjektet ved IBDK skal som hovedregel gjennomføres som et prosjekt av 2-3 studenter, der en i tillegg til å frembringe faglige resultater tar sikte på å skolere studentene i prosjektarbeid og prosjektstyring. Emne for Hovedprosjektet skal primært hentes fra ett eller flere av de tekniske emnene innenfor studentenes studieplan. Det er ønskelig at Hovedprosjektet også inneholder et element av utvikling og økonomi siden dette vil være en viktig del av ingeniørenes hverdag. Slike elementer kan være forbedring av eksisterende produkter/metoder eller utvikling av nye produkter/metoder samt økonomisk analyse av disse. Hovedprosjektet skal ha en oppdragsgiver. Det er ønskelig at dette er en ekstern bedrift eller institusjon. Oppdragsgiver dekker egne kostnader. Krav for adgang til start på Hovedprosjektet er gitt i relevant emnebeskrivelse. 1.2 Valg av Hovedprosjekt Studentene skal selv kontakte bedrifter og/eller institusjoner i den hensikt å fremskaffe en prosjektoppgave som kan godkjennes av IBDK som Hovedprosjekt. Personalet ved IBDK vil være behjelpelig med adresser/kontaktpersoner for aktuelle bedrifter og/eller institusjoner. Videre vil studentene kunne rådføre seg med personalet ved instituttet også i denne fase. 1.3 Gjennomføring Etter at oppgave er valgt og godkjent oppgavetekst foreligger, skal studentene utarbeide en komplett prosjektbeskrivelse (prosjektplan) i henhold til beskrivelsen gitt i Kapittel 2 Målformulering og planlegging i dette kravdokumentet. Under gjennomføringen av hovedoppgaven skal studentene rapportere skriftlig og muntlig status i henhold til beskrivelsen gitt i Kapittel 3 Gjennomføring av prosjektet i dette kravdokumentet. Side 2 av 19

2 Målformulering og planlegging Med utgangspunkt i oppgaveteksten skal det utarbeides en prosjektbeskrivelse (prosjektplan) som beskriver prosjektets mål, hva som skal gjøres samt hvordan oppgaven skal gjennomføres, både med hensyn til metode, tid og ressurser. Ved utarbeidelse av prosjektbeskrivelsen anbefales det å studere relevante deler av læreboken Prosjektarbeid, utviklings- og endringskompetanse av Harald Westhagen mfl. 2.1 Prosjektbeskrivelsens innhold Prosjektbeskrivelsen skal som et minimum inneholde følgende punkter: A: Forside Forsiden skal som et minimum inneholde følgende informasjon: Prosjekttittel og eventuelt prosjektnummer Dokumenttittel, dato og eventuelt dokumentnummer og revisjon Oppdragsgiver Utførende enhet, dvs. organisasjonsenhet og navn på forfatter(e) Sammendrag av dokumentets innhold Revisjons- og godkjenningsfelt Det finnes ferdige forsider for prosjektoppgaver ved HiN som kan tilpasses formålet. Se G:\Maler. Deler av denne informasjon skal videreføres som topptekst på etterfølgende sider. B: Innholdsfortegnelse Side 3 av 19

C: Beskrivende tekst Den beskrivende delen skal som et minimum innholdsmessig dekke følgende avsnitt: 1 Bakgrunn, forutsetninger og rammer 1.1 Bakgrunn Her gis en kort beskrivelse av bakgrunnen for å starte prosjektet. Spesielt viktig er det å referere til dokumentasjon som var grunnlag for beslutningen om å starte prosjektet, der slik dokumentasjon finnes. 1.4 Forutsetninger og prosjektrammer (Økonomiske, tidsmessige og kompetanse) Beskriv hvilke forutsetninger som er gitt, og som det må tas hensyn til, og hvilke rammer som prosjektet må holde seg innenfor. OBS! Økonomiske rammer er sjelden absolutte, kan som oftest utvides. Dette punktet er strengt tatt ikke nødvendig i forbindelse med Hovedprosjektet, se punkt 5 Kostnader og budsjett nedenfor som dekker behovet på en tilfredstillende måte. 2 Effektmål og resultatmål 2.1 Effektmål Her beskrives prosjektets effektmål, det vil si de effekter eller gevinster som bedriften/oppdragsgiver tar sikte på å oppnå ved å gjennomføre prosjektet. Effektmålene peker tilbake på de behov eller problemer som utløste prosjektideen. Eksempel på slike mål kan være bedre ressursutnyttelsen med 10 %, redusere driftskostnadene med 10 %, øke markedsandel med 15 % etc. 2.2 Resultatmål Her beskrives prosjektets resultatmål. Disse mål fastsettes med utgangspunkt i effektmålene. De sier noe om hva som skal foreligge når prosjektet er ferdig. Dette kan være dokumenter, utstyr/installasjoner, software og/eller opplæring. Husk at målene skal fortrinnsvis være operasjonelt formulert. 3 Gjennomføring 3.1 Prosjektets faser/hovedaktiviteter Her skal prosjektets omfang beskrives på en overordnet måte. Dette innebærer en kortfattet beskrivelse eller opplisting av de sentrale og større innsatsområder, dvs. prosjektets faser/hovedaktiviteter. I den grad det er hensiktsmessig kan fasene/hovedaktivitetene settes inn som overskrifter i tidsplanen for underliggende aktiviteter. 3.2 Milepæler List opp eventuelle milepæler med dato, samt en kortfattet beskrivelse av tilstanden, dvs. hva som skal oppnås. Milepæler inkluderes i tidsplanen. Side 4 av 19

3.3 Beslutningspunkter List opp eventuelle beslutningspunkter med dato, samt en kortfattet beskrivelse av de fundamentale beslutninger som oppdragsgiver (prosjektansvarlig) skal ta. Beslutningspunkter inkluderes i tidsplanen. 3.4 Detaljplaner I tillegg til ovennevnte overordnede planer skal det utarbeides detaljplaner. Dette omfatter en tidsplan (Gantt diagram) der milepæler og beslutningstidspunkter er påført, samt S-kurve for timer og fremdrift og aktivitetsbeskrivelse for alle aktiviteter, som vedlegges prosjektbeskrivelsen. Husk å referere til disse vedlegg i teksten. Samlet må disse planer være så detaljerte at de er hensiktsmessig for status- og fremdriftsrapportering. Se Vedlegg 2, Vedlegg 3, Vedlegg 4 og Vedlegg 1 for eksempel på Fremdriftsplan, S-kurve, Underlag for S-kurve og Aktivitetsbeskrivelse. 4 Organisering 4.1 Ansvarsforhold Her spesifiseres som et minstekrav hvem som er prosjektleder og hvem som er prosjektansvarlig, samt forhold til oppdragsgiver. Ved gjennomføring av hovedprosjektet fungerer prosjektleder også som prosjektansvarlig. 4.2 Øvrige roller og bemanning Her beskrives eventuell bruk av styringsgruppe og ressursgruppe mm. Ved gjennomføring av hovedprosjektet beskrives bruk av veileder mm. 5 Kostnader og budsjett Her beskrives prosjektets planlagte ressursforbruk i timer og direkte utlegg. 6 Kost/nytte Kan prosjektets forventede effekter/gevinster rettferdiggjøre kostnadene som er forbundet med gjennomføringen av prosjektet? Gi en kort begrunnelse. 7 Risikoanalyse Kritiske suksessfaktorer fastlegges og belyses. Gi en kort beskrivelse av disse og hva som eventuelt kan/bør gjøres for å sikre at prosjektet gjennomføres innenfor avtalte rammer samt at fastsatte mål oppnås. Side 5 av 19

8 Kvalitetsstyring og oppfølging 8.1 Kvalitetsstyring Her beskrives de tiltak som skal gjennomføres for å sikre at prosjektresultatet oppfyller de mål og forventninger som er satt. Dersom prosjektet følger eget kvalitetsstyringsopplegg, for eksempel basert på ISO-standard, anmerkes dette her. 8.2 Oppfølging Her beskrives all planlagt rapportering og oppfølging, inklusiv interne og eksterne oppfølgingsmøter. D: Vedlegg Følgende dokumenter skal vedlegges Prosjektbeskrivelsen: Fremdriftsplan. Se Vedlegg 2. S-kurve. Se Vedlegg 3. Underlag for S-kurve. Se Vedlegg 4. Aktivitetsbeskrivelser. Se eksempel gitt i Vedlegg 1, og side 281 i Prosjektarbeid, utviklings- og endringskompetanse av Harald Westhagen mfl. for alternativ utforming Annen relevant informasjon. Og så en gjentakelse, det skal fremgå klart av prosjektbeskrivelsen hva resultatet av prosjektet skal være, dvs. det som oppdragsgiver mottar som et resultat av prosjektet. Dette kan være rapporter eller andre dokumenter, programvare, opplæring/kurs, utstyr/installasjoner mm. Dette skal være beskrevet under avsnitt 2.2 Resultatmål og i aktivitetsbeskrivelsene. Hvis ikke noe annet er avtalt skal det planlegges med en innsats på 470 timeverk pr. prosjektdeltaker, eksklusiv timer som er gått med til utarbeidelse av prosjektbeskrivelsen, dvs. i underkant av 0,3 årsverk. Arbeidet skal fordeles mellom de ulike prosjektmedarbeiderne på en rettferdig og rasjonell måte. Husk at hovedoppgaven er prosjektarbeid og ikke gruppearbeid. Eksempler på tidligere mer eller mindre gode/komplette prosjektbeskrivelser er tilgjengelig hos veileder for gjennomsyn. 2.2 Momenter vedrørende prosjektets aktiviteter Hver aktivitet skal beskrives på et KTR-skjema eller lignende skjema. Se Vedlegg 4 og side 281 Prosjektarbeid, utviklings- og endringskompetanse av Harald Westhagen mfl. for alternativ utforming Side 6 av 19

Selve prosjektet starter med milepælen Prosjektstart. Denne milepælen oppnås når Prosjektbeskrivelsen er akseptert for start av arbeidet av veileder. Det skal ikke være noen aktivitet med tittel Prosjektbeskrivelse siden denne er utarbeidet før milepælen Prosjektstart oppnås. Eventuelle timer forbundet med revisjon av Prosjektbeskrivelse skal belastes aktiviteten Prosjektstyring. Det skal være en aktivitet med tittel Prosjektstyring. Denne aktivitet strekker seg over hele prosjektets varighet. Det skal helst ikke være noe aktivitet med tittel Litteratursøk eller lignende så fremt ikke aktiviteten resulterer i et konkret dokument. Er det behov for denne type arbeid så er det som oftest knyttet til gjennomføringen av en annen aktivitet, og da skal timene brukt til litteratursøk inkluderes i denne aktivitets budsjett. Eksempelvis, for å få kartlagt tilgjengelig teknologi for en prosess er det nødvendig å søke etter informasjon. Siden resultatet av arbeidet skal resultere i noe håndfast, dvs. rapporten Tilgjengelig teknologi for prosessen..., skal timer knyttet til informasjonssøk inkluderes i budsjettet til den aktiviteten som skal produsere nevnte rapport. Det skal være en aktivitet der en sammenstiller det grunnlag som det videre arbeid skal baseres på. I kvalitetsstandardene benyttes begrepet Grunnlag for utvikling og konstruksjon som også er en godt tittel på denne aktivitet i forbindelse med utvikling og konstruksjon av produkter mm. I andre sammenhenger er rett og slett Prosjektgrunnlag en god tittel. Aktiviteten skal resultere i et dokument som sammenfatter alle krav som stilles til prosjektets resultat/produktet, og som det videre arbeid skal baseres på. Disse krav kan omfatte: Krav til produktets/tjenestens funksjoner, inklusiv funksjonsgrenser. Evalueringskriterier, dvs. ønskede egenskaper ved produktet/tjenesten, for bruk ved valg mellom alternative løsningsforslag. Bedriftsinterne krav. Eksterne krav inklusiv myndighetskrav. Krav til utforming av produktet/tjenesten, dvs. krav til materialer, prosesser, størrelse/dimensjoner, grenseflater, mm. samt krav til analyser og dokumentasjon. I tillegg til å spesifisere kravene er det vanlig praksis å referere til aktuelle standarder og spesifikasjoner. Annen informasjon som påvirker utvikling av produktet/tjenesten. Her kan det være snakk om tegninger mm. av utstyr/systemer som produktet skal være en del Side 7 av 19

av, eller som omgir produktet. Ideelt sett skal dette være krav som er satt av oppdragsgiver. Ofte er oppdragsgivers krav mangelfulle slik at Prosjektet må supplere disse for å få et komplett grunnlag for det videre arbeid. Alle aktiviteter skal resultere i noe håndfast, dvs. rapporter, programvare, tegninger etc. Med unntak av aktiviteten Prosjektstyring skal en søke å unngå aktiviteter med lang varighet. Prøv å begrense aktivitetenes varighet til ca. 4 uker eller kortere. Aktiviteter som tilsynelatende har lang varighet kan ofte deles opp i mindre aktiviteter. 2.3 Momenter vedrørende time- og tidsforbruk Regn rikelig med tid til skriving og redigering av rapporter. Husk at sluttrapporten sikkert må justeres og kanskje skrives helt om etter en kritisk gjennomgang mot slutten. Det oppstår ofte uventede ting som fører til merarbeid, ventetid og lignende. Ofte bommer man på tiden for enkeltaktiviteter. Det gjelder da å følge med på tidsforbruket slik at man kan justere avvik i tide. Det går med en del tid til å organisere, administrere og styre prosjektet samt tid til prosjektmøter, statusrapporter og statusmøter, dvs. prosjektstyring. Side 8 av 19

3 Gjennomføring av prosjektet Under gjennomføring av Hovedprosjektet skal det avholdes 3 statusmøter. Tidspunkt for disse møter fastsettes av den enkelte studieretning. Til hvert statusmøte skal det utarbeides en skriftlig statusrapport. Statusrapporten skal foreligge hos veileder senest 24 timer før statusmøtet. 3.1 Statusrapport Statusrapporten skal ha følgende innhold: A: Forside Samme format som for Prosjektbeskrivelsen skal benyttes. Sammendraget på statusrapportens forside skal gi leseren en trygghet i at prosjektet er under kontroll, hvis dette er tilfellet. Hvis ikke, må problemområdene fremgå, samt hvilke tiltak som er iverksatt for å få prosjektet under kontroll. Hovedregelen er at man ikke skal gå inn på enkeltaktiviteter i sammendraget. Har en imidlertid oppnådd viktige resultater eller milepæler nevnes det kort her. Sammendraget skal også gi en svært kortfattet beskrivelse av prosjektets status mht. fremdrift og timeforbruk, hovedtallene for prosjektet med, helst i selve teksten. B: Innholdsfortegnelse C: Beskrivende tekst 1 Fremdrift og timeforbruk Her gis det en kort redegjørelse for prosjektets totale fremdrift og timeforbruk. Det er ikke meningen å liste opp fremdrift og timeforbruk på hver aktivitet i dette avsnitt. Er det oppstått større avvik med hensyn til fremdrift og timeforbruk, både på aktivitetsnivå og prosjektnivå, skal årsak for avvikene beskrives. Videre skal det beskrives hvilke tiltak som er iverksatt for å sikre at prosjektets mål blir nådd. Mindre avvik utdypes ikke. 2 Faglig status For hver aktivitet som har vært aktiv i perioden gis det en beskrivelse av hva som er gjort. Dokumenter som er ferdigstilt i rapporteringsperioden listes opp med dokumentnummer og dokumenttittel, og er viktige resultater fremkommet beskrives disse kort. Det er ikke meningen å skrive lange avhandlinger her. Det finnes jo et dokument som man kan lese hvis en vil vite noe mer. Side 9 av 19

Husk å henvise til vedlegg! Vedlegg Følgende dokumenter skal vedlegges statusrapporten: Fremdriftsplan (Gantt-diagram) med markering av fremdrift på hver aktivitet (frontlinje), se Vedlegg 5. S-kurve der forløpet av virkelig timeforbruk og fremdrift er plottet inn, Vedlegg 6. Underlag for denne kurve er gitt i Vedlegg 7. Tabell som for hver aktivitet og for prosjektet totalt gir budsjett, timeforbruk og fremdrift. Denne informasjon kan med fordel inkluderes i fremdriftsplanen (Ganttdiagrammet) som vist i Vedlegg 5. 3.2 Statusmøte I statusmøtene skal presentasjonene gjennomføres i henhold til følgende oppsett: Del 1 - Status fremdrift og timeforbruk: Status med hensyn til fremdrift (%) og timeforbruk for hele prosjektet skal presenteres. Dersom man stort sett er på plan både med hensyn til fremdrift og timeforbruk er det nok å vise tidsplanen (Gantt-diagrammet) og hovedtallene for prosjektet for å illustrere dette. Det skal ikke brukes tid på aktiviteter som for alle praktiske formål er i henhold til plan. I dette tilfellet vil presentasjon av status og fremdrift ta 1-2 minutter. Hvis det større avvik må det brukes tid til å forklare årsak for avvikene og beskrive hvilke korrigerende tiltak som er iverksatt. Her vil det være behov for å gå inn på de enkelte aktiviteter med større avvik og det vil være hensiktsmessig å benytte S-kurven til å illustrere trender. I dette tilfellet vil presentasjon av status og fremdrift ta inntil 5 minutter. Del 2 - Faglig status Planlagt og utført arbeid skal presenteres for hver aktivitet som har vært aktiv i perioden. For aktiviteter som er avsluttet i perioden skal utført arbeid og resultatet av arbeidet presenteres. Normalt vil denne del av presentasjonen ta 15-20 minutter. Totalt vil presentasjonen og spørsmål ta 25-30 minutter for hver gruppe. Side 10 av 19

3.3 Momenter under gjennomføringen av prosjektet Ansvaret for gjennomføringen av prosjektet ligger hos prosjektgruppen selv. Den vil imidlertid på anmodning få veiledning fra oppnevnt veileder. Videre skal prosjektgruppen planlegge og gjennomføre prosjektmøter med oppdragsgiver. Dette innebærer: Utarbeidelse av møteinnkalling med saksliste. Gjennomføre selve møtet der hovedaktiviteten er gjennomgang av arbeidet og resultater av dette. Skrive møtereferat som skal godkjennes på neste prosjektmøte med oppdragsgiver. Det vil også være behov for jevnlige interne prosjekt-/arbeidsmøter. Det bør også fra disse møter skrives referat. Referat fra ovennevnte møter skal arkiveres på en forsvarlig måte. Prosjektet skal skriftlig rapportere status, fremdrift og ressursforbruk til oppdragsgiver iht. fastlagte terminer. Hjelpemidler i prosjektarbeidet: Prosjektbeskrivelse (arbeidsomfang, fremdriftsplan, budsjetter). Mottatt og innsamlet informasjon (ubehandlet og behandlet). Dokumentasjon (notater, vurderinger, beregninger/analyser, tegninger). Statusrapporter og møtereferater. Dagbok/avtalebok. Timeliste. Se også Prosjektarbeid, utviklings- og endringskompetanse av Harald Westhagen mfl. Side 11 av 19

4 Vedlegg Vedlegg 1: Aktivitetsbeskrivelse, KTR - skjema, eksempel Vedlegg 2: Fremdriftsplan, eksempel Vedlegg 3: S-kurve, eksempel Vedlegg 4: Totalt timebudsjett, eksempel Vedlegg 5: Fremdriftsplan (m/fremdriftsrapportering), eksempel fra statusrapport Vedlegg 6: S-kurve (m/forløp av timeforbruk og fremdrift), eksempel fra statusrapport Vedlegg 7: Totalt timebudsjett (m/timeforbruk), eksempel fra statusrapport Side 12 av 19

Aktivitetsbeskrivelse Vedlegg 1 KTR - skjema Aktivitet nr.: Tittel: A04 Dimensjonering av hydrauliske komponenter Ansvarlig: O. K. Mellingsæter Hensikt: Hensikten med aktiviteten er å utarbeide en komplett liste over alle hydrauliske komponenter som inngår i anlegget samt å identifisere hvilke komponenter som må bestilles. Omfang: Aktiviteten omfatter alle hydrauliske komponenter som inngår i anlegget, både eksisterende og nye komponenter. Metode: Avhengig av: Manuelle beregninger vil bli gjennomført. Komponenter fra tre forskjellige leverandører vil bli spesifisert. Aktivitet A02 Konstruksjonsgrunnlag må være avsluttet. Aktivitet A03 må være kommet så langt at alle hydrauliske komponenter er identifisert. Dokumentasjon/ resultat: Rapport som dokumenterer beregningene. Komponentlister og leverandøroversikt. Varighet: Start - slutt: 6 uker Se tidsplan. (Henvis til tidsplan, eller angi periode. Første alternativ er å foretrekke.) Timer: 180 timer totalt. (Det kan være aktuelt å fordele disse timer på aktuelle prosjektmedarbeidere, enten her eller i en bedre egnet sammenstilling.) Utarbeidet/Rev.: Utarbeidet: OKM / 10.01.03, Rev.: 1, Dato: 15.01.03 Side 13 av 19

Vedlegg 2 Side 14 av 19

Vedlegg 3 Side 15 av 19

Vedlegg 4 Side 16 av 19

Vedlegg 5 Side 17 av 19

Vedlegg 6 Side 18 av 19

Vedlegg 7 Side 19 av 19