Teorikurs for Utgående fakturaansvarlig AR (Accounts Receivables) og PA (Project Accounts) Innkreving Fra faktureringsbehov til innbetaling Knut Are Haveland Atle Alden Regnskapskontoret Økonomiavdelingen (ØKA) 2014 Oppdatert 4. april 2014 Dagens agenda utgående fakturabehandling 1. Internopplæringen ved UiB 2. Rammebetingelser lover, regler og instrukser i Staten og v/uib 3. Faktura ved UiB 4. Kunden hvem er det? 5. Regnskapsforståelse 6. Oppfølging av innbetalinger 7. Korrigeringer, kreditnota, avskriving, tapsføring og tvisting 8. Oppsummering - Arbeidsflyt mellom enhetene og Regnskap - Skjemabank - Brukerstøtte 1
Økonomikurs ved UiB Prosess- og rollebaserte kurs: Arbeidsprosesser: Rolle: 1. Budsjettering og økonomistyring Controller 2. Prosjektadministrasjon (BOA) Prosjektøkonom 3. Anskaffelser Innkjøper/Bestiller 4. Behov til Betaling (BtB) Bestiller 5. Fastlønn Fastlønnsattestant 6. Variabel lønn, reiser og næring/lønn Variabellønnsattestant 7. Innkreving utgående fakturabehandling Utgående fakturaansvarlig Opplæring av utgående fakturaansvarlig Teorikurs Innkrevings- / utgående fakturabehandlingsprosess Systemopplæring: Systemopplæring AR Kundemodul Systemopplæring PA Prosjektmodul Rapportverktøyet til UiB Discoverer Plus 2
Hele verdikjeden i utgående fakturabehandling - fra faktureringsbehov til innbetaling Avtale om oppdrag/bidrag /salg Grunnlag for fakturering Innbetalingog innfordring Rammebetingelsene Lov om regnskap Lov om bokføring Lov om merverdiavgift Lov om foreldelse av fordringer Reglement for økonomistyring i staten, med bestemmelser Hovedinstruks fra Utdannings- og forskningsdep. om økonomiforvaltningen ved universitetet og høyskoler Interne rutiner ved UiB Retningslinjer for bidrags- og oppdragsfinansiert aktivitet ved UiB 3
Bokføringsforskriften 5-1-1. Salgsdokumentets innhold Fakturaansvarligrollen og ansvar Ansvaret til fakturaansvarlig i prosessen fra faktureringsbehov til innbetaling Sørge for: Gyldig fakturagrunnlag m/ underbilag Fakturere korrekt juridisk enhet (kunde) Riktig inntektskontering inkl. mva Arkivansvar i 10 år for Fakturagrunnlag/ bakgrunn/avtale for utfakturering Eventuelle vedlegg som ikke er lastet opp sammen m/ faktura i OA Følger opp at fakturaen blir betalt Oppfølging av ubetalte fakturaer inkasso, følges opp manuelt, krediteres eller avskrives. 4
Hvorfor kundereskontro? Kunderegister over alle våre kunder Registrere alle krav vi har overfor våre kunder UiB fremstår som én leverandør Felles rutiner Gjøre det mulig å purre på en rasjonell måte Forenkle rapportering Krav i økonomireglementet Regnskapsprinsippet gjelder - Inntekten blir ført i regnskapet når fakturaen er laget - Inntekten vises i regnskapet og rapporter selv om fakturaen ikke er betalt. Oracle Økonomisystem og tilstøtende moduler Rapportdatabase (Discoverer Viewer) (Discoverer Plus) Lønnsog personalsystem (PAGA) Hver natt overføres data fra alle moduler - BW-rapp. er i sann tid Anleggsregister (FA) Leverandørreskontro (AP) Hovedbok (GL) Innkjøpssystem Lønnssystem Personalsystem Prosjektmodul (PA) Skanning & e- faktura (E&H) Fakturabehandling (IP) Utgifter Kundereskontro (AR) Inntekter Bestilling (PM) Elektronisk arkiv 5
Dokumentasjonskrav til en faktura En skal alltid ha et gyldig grunnlag for fakturaen Utarbeid et Fakturagrunnlag (eget skjema) Grunnlaget skal bygge på skriftlig underdokumentasjon. Eks. Kontrakt, avtale, bestilling/rekvisisjon, påmelding, levert vare/tjeneste Arkivansvar i 10 år Bruk skjema for Fakturagrunnlag Fakturagrunnlag - samme skjema for fakturagrunnlag både i AR og i PA FAKTURAGRUNNLAG firma Sist oppdatert: 16.04.2013 Utenlandsk faktura og valuta husk å sette kryss Sjekk at kunden er opprettet Ikke? : send melding om oppretting av ny kunde eller endring - leveringsadresse - fakturaadresse Utfylt dato: Utfylt av: NB! Ved interne transaksjoner skal skjema for internhandel benyttes! Ved bestilling fra person ansatt ved ditt firma, spør om vedkommende skal betale privat. I motsatt fall er det internhandel! Sett kryss dersom fakturaen skal være på engelsk: Valuta Kunde: Nummer: Navn: Profilklasse * (MÅ ALLTID FYLLES UT) Leveringsadresse -Send til: Postnr.: Poststed: Faktureringsadresse -Faktura til: Postnr.: Poststed: * Mulige profilklasser: privatpersoner, standard, bidragsytere, utland, bidragsyter utland, privatister og fiktive kunder. Ved spørsmål, se rutinebeskrivelse Rb_KUN2.1 Registrere kundeopplysninger, eller henvend deg til regnskap-kunde. Sjekk at kundenummeret som velges har riktig profilklasse Sett kryss her dersom det er en fiktiv faktura som ikke skal sendes kunden: * Se Discovererrapport R07 - Kunderegister over kunder som har Kundens referanser: krav til merking av faktura Deres ref: (Kan brukes til fri tekst som kommer på fakturaen, navn på kontaktperson osv. Maks 50 tegn) Kundens bestillingsnr: Kundens bestillerkode: Kontraktsnr: Leveringsdato kommer på fakturaen Selger: Stedkode Saksbehandler: Telefon: E-post: Prosjekt nr: Linjeartikler viser hva som faktureres, mengde og pris (kommer på fakturaen) Kontostreng m/mva kode (mva-koden legges inn på hver enkelt linjeartillellinje) Når fakturaen er registrert noteres fakturanummeret her Leveringsdato: Linjeartikler: Linje nr: Beskrivelse: Enhet: Mengd: Enhetspris: Beløp (netto): Mva-kode 1 0,00 2 0,00 3 0,00 4 0,00 Totalt (netto) 0,00 Konteringer: Linje nr: Firmakode: Art: Prosjekt: Sted: Analysenr.: 1 2 3 4 Antall vedlegg som skal sendes med fakturaen: Fylles ut ved registrering: Tildelt faktura-nr.: 6
UiBs faktura Fiktiv Faktura DVS: Faktura blir laget på bakgrunn av innbetalinger som er kommet fra banken. Faktura blir laget i etterkant av innbetalinger velg Nei ved registrering i feltet: Skal faktura sendes til kunde Faktura blir ikke sendt til kunden 7
Hva gjør en når innbetalingen kommer først? Innbetalingen genererer behov for fakturering Lag fakturaen som vanlig. Velg NEI når du registrer faktura i transaksjonsfeltet Skal faktura sendes kunden Faktura blir ikke skrevet ut eller sendt til kunden. Fakturakopi finner du i Discovererrapporten K 31 kundereskontro Gi melding til Regnskapskontoret om at faktura er laget oppgi faktura nr og hvilken innbetaling det gjelder. Utskrifts- og utsendelsesrutiner Utsendelse av faktura m/vedlegg: PA - faktura må være fullført innen kl 8.45 AR - faktura må være fullført innen kl 9.00 Regnskapskontoret sender faktura til kunden - som vedlegg til e-post - papir - e-faktura (like før produksjonsstart) UiB og UniR: Regnskapskontoret sender NSD, Cessda, BTO: Regnskapskontoret sender i samlekonvolutt til firmaene i internposten. De sender selv faktura til kunden. Glemt å laste opp vedlegg til faktura? send vedlegget separat til kunden kopi av ettersendte vedlegg lagres sammen med fakturagrunnlaget logg sak på IssueTracker med info om fakturanummer og hvilket vedlegg som er sendt kunden Vi legger info på faktura i fakturaarkivet 8
En viktig begrepsavklaring Faktura som vedlegg til E-post Faktura blir sendt som PDFvedlegg i en e-post til kunden Elektronisk faktura Faktura blir sendt via betalingsformidler til kunden Slik vi kjenner det fra egen nettbank Vi har i dag system for å sende faktura som vedlegg til E-post. Løsning for utsending av elektronisk faktura er nå lansert. Oppsett av utsending via betalingsformidler krever opplysninger som regnskapskontoret vil innhente direkte fra kunden. Kunden Kunden er den som juridisk er forpliktet til å betale fakturaen Dersom en fakturerer en norsk organisasjon skal disse identifiseres med organisasjonsnummer En kan fakturere underavdelinger direkte dersom de er registrert som underorganisasjoner med egne org. nummer Fakturamottak har kunden fakturamottak skal det kun faktureres til denne adressen. Vær da obs på om de krever at fakturaen skal merkes med bestillerkode eller lignende Det finnes noen få kunder som har flere fakturamottak. Eksempel på dette er Bergen kommune. For disse kundene har vi brukt NB!VELG RIKTIG UNDERENHET som default. Husk da å velge riktig adresse! R07 Kundereisterrapport i Discoverer alle registrerte kunder m/ adr., type utsendelsesmåte, krav til merking mm 9
Kundeprofilklasser Vi deler kundene i 8 profilklasser 1. Personer (15 dg bet. Purres av Regnskapskontoret) 2. Standard (30 dg bet. firma + off. inst. Purres av Regnskapskontoret) 3. Utland (engelske purrebrev 30 dg bet. To purringer sendes av Regnskapskontoret) 4. Bidragsytere (30 dg bet. Betalingspåminning sendes en gang av Regnskapskontoret) 5. Bidragsytere Utland (30dg bet. Betalingspåminning sendes en gang av Regnskapskontoret) 6. Fiktive kunder (samlekunder 30 dg bet. Blir ikke purret av Regnskapskontoret) 7. Privatister (15 dg bet. Blir ikke purret. Brukes kun ved fakturering av eksamensgebyr som skal være betalt før eksamen avlegges. Fakturaer i denne profilklassen skal krediteres dersom de ikke blir betalt.) 8. UiB Parkering Eia skal bare brukes av Eiendomsavdelingen Uni Research skal bare bruke 1. Personer, 2. Standard eller 3. Utland Dere må alltid ta stilling til hvilken profilklasse kundene deres skal ha! I AR kan en se profilklassen når en søker opp kunden. I PA er det ikke mulig å sjekke hvilken profil kunden har, dersom en er i tvil kan en ta kontakt med Regnskapskontoret/Issue-tracker Hvordan sjekke profilklasse på kunde i AR Søk opp kunden ved å klikke på det grå feltet/plukklisten helt til høyre. Skriv inn navnet på kunden med % tegn foran og bak. I boksen som kommer opp Kunden kan ha flere kundenummer der hvert kundenummer er knyttet til ulik profilklasse for kunden Dersom det ikke står noe i feltet kontobeskrivelse er det en Standard kunde (evt. Person - kunde dersom kunden er en privatperson, eller Utland dersom kunden har adresse utland) 10
Velg riktig kunde AR En kunde kan ha flere kundenummer der hvert nummer er knyttet til ulik profilklasse PA I PA faktureringskilden er kunden Hvert kundenummer kan ha flere faktureringsadresser flere levringsadresse Kundeopprettelser/-vedlikehold Kundeopplysninger - skjema: Ny kunde eller Endring kunde Send til = Leveringsadresse Faktura til = Faktureringsadresse Profilklasse Må oppgi om kunde skal ha faktura pr papir, e-post eller elektronisk Faktura som vedlegg til e-post > oppgi e-postadresse til Regnskap 11
Fakturaopplysninger - registreres når en lager faktura i AR/PA Om faktura skal sendes til kunde: Ja/Nei ( Fiktiv faktura) Registrering av opplysninger til kunden: - Deres ref - Bestillingsnummer (Deres ordrenummer) - Bestillerkode/merknad - Kontraktsnummer E-postadressen til saksbehandler er obligatorisk Både Leverings- og faktureringsadresse registreres Mulighet for å legge inn leveringsdato Laste opp vedlegg til faktura Vedlegg Vedlegg til faktura/kreditnota skal lastes opp i AR/PA Vedlegg MÅ være i format pdf eller tif. Vedlegget kan være på max 2 MB Arkiveres sammen med faktura i e-arkiv Vedlegg til Kreditnota sendes inn sammen med kreditnotagrunnlaget i internposten Kjøreregel for vedlegg: Kun nødvendige dokument som belyser faktureringen Unngå sensitive opplysninger 12
Skal faktura lages i AR eller PA? Har vi et krav overfor en ekstern* kunde -> LAGE FAKTURA Salg av varer og tjenester Refusjon av utgifter AR Kundemodul PA modul skal brukes når: Fakturaer som ikke skal føres i PA-modul Når vi ønsker å få inntektsført et beløp på Grunnbevilgning Annuum (000000) og Prosjekt (700000-799999) eller et GL-prosjekt (i prosjektserien 100000 699999) BOA prosjekter opprettet i PA modul ALLE faktura lages i PA PA - prosjekt får løpenummer i serie fra 800000 - * Dersom du fakturerer for UiB, er Uni Research As, Nsd, Ilab og BTO eksterne kunder. de er selvstendige, juridiske enheter. ( Har vi et krav overfor en intern kunde -> LAGE INTERNFAKTURA ) Litt om UiBs kontoplan er delt inn i syv segment 32 posisjoner Antall siffer i hver kode er notert i parentes Firma Art Prosjekt Sted Analyse Motpart Aktivitet Kontostrengen (32): 1. Firma (2) 2. Art (4) 3. Prosjekt (6) 4. Sted (6) 5. Analyse (6) 6. Motpart (2) 7. Aktivitet (6) MVA (2): løses utenfor kontoplanen -inngår ikke i kontostrengen Eksempel: 01-3202-000000-170000-246012-00-000000 26 13
Artsklasser kun 1 av 9 artsklasser er aktuell v/ utg. fakturering 2 hovedtyper arter: BALANSEARTER : klasse 1-2 RESULTATARTER: klasse 3-9 Klasse 3 Klasse 4 Klasse 5 Klasse 6 Klasse 7 Klasse 8 Klasse 9 Driftsinntekter Kjøp av større utstyr og vedlikeholds- /ombygningskostnader Kostnader for arbeidskraft Andre Driftskostnader Andre driftskostnader Finansinntekter og kostnader, ekstraordinære inntekter og kostnader Interne transaksjoner 27 Artskontoplanen ved UiB En absolutt(!) hovedregel: Bruk artsklasse 3 i artskontoplanen når du konterer inntekter (vær oppmerksom på mva-reglene) Huskeregel ved bruk av kapittel 3 i artskontoplanen og mva-koder: 3000 3099 Salgsinntekter, avgiftspliktige (03) 3034 Billettinntekter (04) (Bergen museum) 3006 Salg av mat og drikke (07) (Bergen museum) 3100 3199 Salgsinntekter, fritatt etter mva loven (05) 3200 3999 Salgsinntekter unntatt mva loven (00) Uni Research As og UiB er selvstendige, juridiske enheter men er felles registrert i avgiftsregisteret derfor skal en ikke fakturere med mva mellom disse to enhetene (Artskontoplan for UiB og for Uni Research / Randsoner finner du på følgende sti: internett: For Ansatte/Arbeidsstøtte for Økonomi og innkjøp/annen Informasjon/Kontoplan) 14
MVA - tre typer inntekter Oppfølging av innbetalinger purringer/inkasso To måter: Discoverer - rapporter K31 Kunderskontro K32 Forfalte fakturaer Aldersfordelt liste Oppslag i AR kundemodul 15
Oppfølging av innbetalinger - Discoverer Rapport K31 Kundereskontro Oppfølging av innbetalinger - Discoverer Rapport K32 Forfalte fakturaer Aldersfordelt liste 16
Purrerutiner ved UiB 1. gangs purring på utestående krav hver mnd (brev UIB1) Bidragsytere får her betalingspåminning og ikke purring Kreditorforeningen står for ytterligere innkreving av ubetalte fordringer. Før kravet oversendes til Kreditorforreningen blir det sendt info om dette til saksbehandler på fakturaen med frist for å komme med motsigelser til at fakturaen blir oversendt inkassobyrået 2. gangs purring blir oversendt Kreditorforeningen (brev UIB2). Kreditorforeningen sender ut 2. gangs purring da har kunden 14 dager på å betale kravet før inkassobyrået setter i gang inkassobehandling NB -> Det påløper renter ved utsending av 2. gangs purring For kunder med profilklasse utland sender Regnskapskontoret ut 2. gangs purring m/ kopi til saksbehandler til info Manuell oppfølging fakturaansvarlig sin jobb Personer/Standard kunder Følge opp Gi Regnskap melding om plan videre Bidragsyter Følge opp direkte mot kunden Gi Regnskap melding om behov for oversending til inkassobyrå Utland og Bidragsyter utland Følge opp direkte mot kunden Vurdere om behov for inkasso ut i fra beløpets størrelse, gi melding til Regnskap om dette. Avskrives? Fiktive kunder Følge opp direkte mot kunden Privatister Skal sende skjema for kreditering til Regnskap senest 1. mnd etter at aktuell eksamen er avholdt Parkeringskunder. Gjelder bare for EIA Manuell oppfølging. Se egen rutine. 17
Fakturaer som blir betalt dobbelt eller med for høyt beløp. Regnskapskontoret tar kontakt med fakturaansvarlig og oppgir hvor mye og hvem som har betalt inn. Fakturaansvarlig tar kontakt med kunden og får oppgitt hvilken bankkonto pengene skal tilbakebetales til. For å unngå misforståelser og feilutbetalinger skal tilbakemeldingen på bankkonto fra kunden være skriftlig. Gi Regnskapskontoret tilbakemelding på kontonr., navn og adresse på kontoeier der pengene skal returneres. Tilbakebetalinger blir skannet, godkjent og utbetalt via IP BasWare Kreditnota Brukes når en faktura må korrigeres beløp kan kreditere deler av en faktura (PA-kun 100%) feil kunde feil mva-kode dobbeltfakturering... Fyll ut kreditnotagrunnlag m/attestasjon og anvisning (!) Skjema sendes i internposten til Regnskap merket Regnskap-kunde 18
forts Kreditnota samme skjema for kreditering både i AR og i PA Må attesteres og anvises Årsak til kreditering registreres i systemet Fiktiv faktura? Sett dersom Ja Dvs.: faktura blir ikke sendt kunden Oppgi antall vedlegg som skal lastes opp sammen med kreditnota AR: Kan kreditere hele 100% - av fakturaen deler av fakturaen flere linjer på fakturaen PA: Kan kreditere KUN hele 100% - av fakturaen Tvisting av faktura Brukes dersom det er uenighet om kravet eller kunden ønsker betalingsutsettelse og dette skal gis Send inn skjema for tvisting av faktura til Regnskapskontoret En faktura tvistes i max 2 mnd. Fakturaen blir ikke purret før tvistingen er tatt bort. 19
forts Tvisting samme skjema for tvisting både i AR og i PA Fyll ut opplysninger om hva som er fakturert Fyll ut opplysninger om årsaken for tvisting, og hvor lenge tvistingen skal gjelde. Opplysningene blir lagt inn under kommentarfeltet til fakturaen under mer Må attesteres og anvises Oppsummering Arbeidsflyt mellom enhet og Regnskap Skjemabank Brukerstøtte 20
Arbeidsdeling Institutt - Regnskap AKTIVITET Kontrollere at en har et gyldig fakturagrunnlag Fylle ut kundeskjema Sendes på Issue Tracker til Regnskap Registrere kunde Registrer/lage faktura i AR/PA og evt laste opp vedlegg Utskrift av fakturaer og kreditnota kl 09:00 og utsendelse til kunde: - på papir - vedlegg til e-post - i nær fremtid: e-faktura Arkivering av faktura m/ vedlegg - elektronisk fakturaarkiv 10 år Arkivansvar fakturagrunnlag inkl. underdokumentasjon (10år) Kreditnotaskjema lages, anvises og sendes i posten til Regnskap Kreditnota registres i AR/PA Institutt - fakturaansvarlig Regnskapskontoret - saksbehandler forts Arbeidsdeling Institutt Regnskap AKTIVITET Overfører data til Hovedbok (GL) Registrerer innbetalinger Institutt - fakturaansvarlig Regnskapskontoret - saksbehandler Purringer og inkasso til kundene () Sjekker at fakturaen blir betalt - K-rapporter i Discoverer - ved spørringer i AR Fyller ut skjema for tvisting inntil 2 mnd betalingsutsettelse Utfører rutine for tvisting () 21
Rutinebeskrivelser og skjema for kundemodulen Hvor finner vi disse på UiB sin hjemmeside? Rutinebeskrivelser finnes på følgende sti: For ansatte/arbeidsstøtte for Økonomi og innkjøp/utgående fakturering/rutiner/samlet oversikt over rutinebeskrivelsene i AR kundemodul Skjema finner du på følgende sti: For ansatte/arbeidsstøtte for Økonomi og innkjøp/annen Informasjon/Skjema og maler/regnskap UiB Rutinebeskrivelser for kundemodulen 22
Skjemabank for kundemodulen og PA Utskrift av faktura Regnskapskontoret skriver ut alle ferdigstilte fakturaer hver dag kl 08:45 (PA) hver dag kl 09:00 (AR) Kundene som er lagt inn med e-post får fakturaene tilsendt som vedlegg til e-post Kunder som ikke har e-post får fakturaene sendt som papirfaktura i posten Under arbeid : alle offentlige (både stat og kommune) kunder skal motta faktura som e-faktura 23
Brukerstøtte Økonomiportalen på internett Utgående fakturabehandling - Rutinebeskrivelser - Brukerveiledninger Skjema: Skjema og maler/kundemodul Brukerstøtte tlf. 8-3500 kl 9-14.30 IssueTracker https://bs.uib.no/ velg Regnskap og problemområde: - Utgående fakturabehandling - Opprette/endre kunder i AR/PA - Prosjektadminstrasjon 24