DATO: 8. juni 2011 Oppnevnt av LS: Ansattes representant: Studentrepresentant: Administrasjon MHS: Andre tilstedeværende: Fraværende: Møteleder: Sekretær: TIL STEDE: Berit Øksnes, Inge Særheim, Sveinung Hestnes, Kjetil Aano, Asbjørn Salthe, Karen Margrete E. Mestad Gerd Marie Ådna Ingjerd Ropeid Andreassen Rektor Bård Mæland, Direktør Kristin Fjelde Tjelle Jeffrey Huseby Berit Øksnes Direktør Kristin Fjelde Tjelle HS-sak 20/11 Referat fra HS-møte 14.04.11...1 HS-sak 21/11 Referatsaker...1 HS-sak 22/11 Orienteringssaker...2 HS-sak 23/11 Orientering om virksomheten ved rektor...2 HS-sak 24/10 Utredning om felles studietilbud med Universitetet i Stavanger...2 HS-sak 25/10 Justering av reglement for forskningspermisjon for fast ansatte lærere ved MHS...2 HS-sak 26/11 MHS som IA-bedrift...3 HS-sak 27/11 HMS-rutiner ved MHS...5 HS-sak 28/11 Ny organisatorisk forankring av Misjonsmuseet...6 HS-sak 29/11 Fundraising ved MHS, statusrapport...6 HS-sak 30/11 Møteplan 2011/20127 HS-sak 31/11 Senter for interkulturell kommunikasjon overtakelse av aksjer fra NMS 7 Berit Øksnes Styreleder Kristin Fjelde Tjelle Direktør HS-sak 20/11 Referat fra HS-møte 14.04.11 Referatet fra møtet 14.04.11 er tidligere utsendt på e-post. Referatet godkjennes. HS-sak 21/11 Referatsaker 1. Referat fra FU-møte 27.04.2011 2. Referat fra HR-møte 11.05.2011 3. Referat fra AMU-møte 25.05.2011
Referatene tas til orientering. HS-sak 22/11 Orienteringssaker Vedlegg: Revidert kvartalsrapport 1. kvartal 2011 Saksfremlegg ved direktør. 1. Revidert kvartalsrapport 1. kvartal 2011 Saken tas til orientering. HS-sak 23/11 Orientering om virksomheten ved rektor Vedlegg: Momentliste blir delt ut i møtet. Muntlig saksframlegg ved rektor Saken tas til orientering. HS-sak 24/10 Stavanger Utredning om felles studietilbud med Universitetet i Vedlegg: Utredningen Felles studietilbud og forskning innen feltet Religion, kultur og globalisering. Samarbeid mellom Det humanistiske fakultet, UiS, og Misjonshøgskolen. Muntlig saksfremlegg ved rektor. Styret tar utredningen til orientering, og ber administrasjonen gjennomføre en intern høring på bakgrunn av dokumentet. HS-sak 25/10 Justering av reglement for forskningspermisjon for fast ansatte lærere ved MHS Vedlegg: Nytt forslag til reglement. Saksframlegg ved rektor. Det vedlagte forslaget har bare en endring: At den vitenskapelige publiseringen som legges til grunn for å vurdere kriteriet om aktiv forskning og publisering gjelder hele den aktuelle perioden man søker om permisjon på grunnlag av, og ikke bare de siste tre år. For de fleste søknader vil dette ikke utgjøre en forskjell, siden det normale er at man søker om et halvt års permisjon på bakgrunn av tre års opptjening. Ved et lengre opptjeningsperiode vil dette imidlertid kunne slå ut. S:\HS 2011\11-06.08.ref.doc 2
For øvrig er mitt prinsippnotat ifm behandlingen av søknader i HS-sak 09/11 tatt med som et appendix til selve reglementet. Begge deler har vært drøftet med Forskerforbundet, som støtter både endringen og at notatet inkluderes som en form for tolkning av reglementet. Høgskolestyret godkjenner forslag til revisjon av Reglement for forskningspermisjon for fast ansatte lærere ved MHS. HS-sak 26/11 MHS som IA-bedrift Saksfremlegg ved høgskoledirektør. Samarbeidet mellom partene i arbeidslivet og myndighetene om et mer inkluderende arbeidsliv (IA) har fungert gjennom to påfølgende avtaler i perioden 2001-2009, fulgt av en ny intensjonsavtale for perioden 2010-2013. IA-avtalens overordende mål er: Å forebygge og redusere sykefravær. Styrke jobbnærværet og bedre arbeidsmiljøet, samt hindre utstøting og frafall fra arbeidslivet. De tre delmålene på nasjonalt nivå er: Reduksjon i sykefraværet med 20 prosent i forhold til nivået i andre kvartal 2001. Dette innebærer at sykefraværet på nasjonalt nivå ikke skal overstige 5, 6 prosent. Økt sysselsetting av personer med redusert funksjonsevne. De konkrete målene fra tidligere tilleggsavtaler videreføres. Yrkesaktivitet etter fylte 50 år forlenges med seks måneder. Med dette menes en økning sammenlignet med 2009 i gjennomsnittlig periode med yrkesaktivitet (for personer over 50 år). NMS har i flere år vært en såkalt IA-bedrift, MHS er det ikke. 28. februar hadde rektor og direktør et møte med Torsten Dyhr-Nielsen fra NAV Arbeidslivssenter i Rogaland hvor vi ble anbefalt å inngå samarbeidsavtale om et mer inkluderende arbeidsliv med Arbeids- og velferdsetaten v/ NAV Arbeidslivssenter. Å være en IA-bedrift betyr at både arbeidsgiver og de ansatte forplikter seg til systematisk samarbeid for å oppnå mer inkluderende arbeidsplasser. Det skal blant annet avholdes to årlige møter hvor IA-arbeidet er eneste tema og hvor både ledelse, tillitsvalgte og verneombud er representert. IA-virksomheter får til gjengjeld rettigheter som er forbeholdt disse virksomhetene: Egen kontaktperson i NAV arbeidslivssenter Tilretteleggingstilskudd fra NAV Honorar til bedriftshelsetjenesten S:\HS 2011\11-06.08.ref.doc 3
Bruk av egenmelding (til sammen 24 kalenderdager i løpet av en 12-måneders periode, inntil 8 dager i hvert sykefraværstilfelle) Slik vi ser det er det flere gode argumenter for å bli en IA-bedrift: 1. Intensjonene i IA samsvarer med MHS mål i stategiplanen for 2011-2014 om et godt og støttende arbeidsmiljø og om at den enkelte arbeidstaker skal oppleve arbeidsglede. 2. Vår kompetanse ndg arbeidsmiljø og HMS-arbeid vil styrkes betraktelig, og vi vil få tilgang til en rekke kurs og opplæringstilbud i regi av NAV Arbeidslivssenter. 3. Vi vil få en egen kontaktperson i NAV og dermed ekstern, faglig støtte til å håndtere spørsmål knyttet til arbeidstakeres sykefravær og reduserte funksjonsevne. 4. Bruken av egenmeldingsskjema i inntil 24 kalenderdager pr år vil være gunstig for arbeidstakerne. 5. Mulighet for økonomiske tilskudd- og støtteordninger. Men det er også mulig å finne argumenter mot å bli en IA-bedrift: 1. MHS har allerede et svært lavt sykefravær. 2. MHS har ikke et problem med mange arbeidstakere som tidlig ønsker å avslutte sin yrkesaktive periode. 3. Å være en IA-bedrift krever mer arbeid og administrasjon i form av flere møter, flere handlings- og tiltaksplaner. 4. Bruken av egenmeldingsskjema i inntil 24 kalenderdager pr år kan være ugunstig for arbeidsgiver. AMU har behandlet saken om MHS som IA-bedrift, og fagforeningene har fått spørsmålet til høring. AMU fattet følgende vedtak i AMU-sak 7/11: AMU ønsker at MHS blir IA- bedrift. Negotia gav følgende tilbakemelding i e-post av 20.5.2011: Negotia råder MHS til å bli IAbedrift. Forskerforbundet sa følgende i sin høringsuttalelse av 6. mai 2011: På bakgrunn av skriv frå direktøren av 02.05.2011 om saka har styret i FF ved MHS 06.05.2011 diskutert saka, og vil komme med følgjande høyring: FF ser problemet med at byråkratiet og møteaktiviteten blir noe større om MHS blir IAbedrift. På den andre sida vurderer vi det så verdfult at MHSs samla kompetanse når det gjeld arbeidsmiljø og HMS-arbeid vil bli styrka, at FF vil tilrå at MHS blir IA-bedrift. Etter en samlet vurdering av saken, og på bakgrunn av den positive behandling spørsmålet har fått i organisasjonen, vedtar HS at MHS blir en IA-bedrift. S:\HS 2011\11-06.08.ref.doc 4
HS-sak 27/11 HMS-rutiner ved MHS Vedlegg: Retningslinjer for omstilling ved MHS Prosedyre for konflikthåndtering ved MHS Prosedyre for å forebygge, motvirke og stanse mobbing ved MHS Høyring frå styre i Forskerforbundet (FF) ved MHS Saksframlegg ved rektor. MHS fikk i brev av 31.3.2011 følgende pålegg fra Arbeidstilsynet: Misjonshøyskolen må utarbeide en prosedyre som sikrer at arbeidsmiljøkonsekvenser/risikoforhold av en omstilling kartlegges og vurderes, slik at eventuelle nødvendige tiltak kan identifiseres og iverksettes. Rutinen må også sikre medvirkning fra de ansatte i omstillingsprosesser. Frist for gjennomføring av pålegget er 1. juni. I forbindelse med besøket av Arbeidstilsynet ble det også påpekt at MHS manglet prosedyrer for å forebygge, motvirke og stanse mobbing. Ledelsen ved MHS har på denne bakgrunn utarbeidet forslag til tre nye HMS-relaterte rutiner ved MHS. Det gjelder Retningslinjer for omstilling ved MHS, Prosedyre for konflikthåndtering ved MHS og Prosedyre for å forebygge, motvirke og stanse mobbing ved MHS. Forslagene har vært til høring hos fagforeningene. Forskerforbundets hadde noen merknader til forslagene (se vedlagte høringsuttalelse). Negotia gav følgende tilbakemelding i en e-post av 20.5.2011: Vi takker samtidig for grundig utarbeidelse med nye retningslinjer for mobbing, konflikthåndtering og omstilling ved MHS og har ingen ytterligere kommentarer. AMU behandlet forslagene i sitt møte 25.5.2011. Alle de tre foreslåtte HMS-rutinene ble av AMU anbefalt med noen få endringer, og det ble her tatt hensyn til Forskerforbundets forslag til endringer. HS godkjenner følgende nye HMS-rutiner ved MHS med de forslag til endringer som fremkom i samtalen: 1. Retningslinjer for omstilling ved MHS. 2. Prosedyre for konflikthåndtering ved MHS 3. Prosedyre for å forebygge, motvirke og stanse mobbing ved MHS S:\HS 2011\11-06.08.ref.doc 5
HS-sak 28/11 Ny organisatorisk forankring av Misjonsmuseet Jmf. HS-sak 36/09. Vedlegg: Ny organisatorisk forankring av MHS Misjonsmuseum, notat ved Kristin F. Tjelle og Gustav Steensland Saksfremlegg ved direktør. Misjonsmuseet er Stavangers eldste museum, etablert 1864. Misjonsmuseet ved MHS har over 5 000 gjenstander i sine samlinger. 1 300 av disse er utstilt. Samlingene inneholder gjenstander av etnografisk og misjonshistorisk interesse fra de land hvor Det Norske Misjonsselskap har hatt en misjonsvirksomhet: Sør-Afrika, Madagaskar, Kamerun, Mali, Etiopia, Kina, Hong-Kong, Taiwan, Japan, Thailand og Brasil. I 2009 besluttet skolens ledelse i samråd med MHS professorer i kirke- og misjonshistorie å inntil videre stenge misjonsmuseet, jf. HS-sak 36/09. En slo fast at museets utstilling trengte faglig fornyelse, men at det ikke var tilgjengelige ressurser ved MHS til å arbeide verken med konservering, katalogisering eller faglig fornyelse av utstillingen. Ledelsen så likevel for seg at det på sikt burde være en utfordring å undersøke muligheten for eksterne prosjektmidler til en utredning av Misjonsmuseets mulige plass, funksjon og profil i Misjonshøgskolen som vitenskapelig høgskole. En gruppe bestående av rektor Bård Mæland, avdelingsleder Arne Samuelsen, professor Torstein Jørgensen, arkivleder Gustav Steensland og direktør Kristin Fjelde Tjelle møttes i januar 2011 for å diskutere misjonsmuseets fremtid. Gruppen konkluderte med at før en kan gå videre med å undersøke muligheten for og eventuelt søke om eksterne prosjektmidler, bør muset organisatorisk legges inn under Misjonsarkivet. I det vedlagte notatet til HS argumenteres det videre for at en ny organisatorisk forankring av Misjonsmuseet vil være et første skritt i retning av en videreutvikling av museet. 1. HS vedtar at Misjonsmuseet ved MHS organisatorisk legges inn under Misjonsarkivet. 2. En gruppe bestående av Gustav Steensland (leder), Torstein Jørgensen og Kristin Fjelde Tjelle bes innen 1. oktober 2011 legge frem et forslag til et prosjekt for samordning av Misjonsmuseets gjenstander og arkiv innenfor rammen av Misjonsarkivet. HS-sak 29/11 Fundraising ved MHS, statusrapport Vedlegg: Fundraising ved MHS, statusrapport. Saksfremlegg ved direktør. S:\HS 2011\11-06.08.ref.doc 6
HS tar rapporten til orientering. HS-sak 30/11 Møteplan 2011/2012 Saksfremlegg ved direktør. Følgende plan for møter i HS i 2011 er allerede lagt: Torsdag 08.09.2011, kl. 12.00 16.00 Torsdag 27.10.2011, kl. 12.00 16.00 Torsdag 08.12.2011, kl. 12.00 16.00, middag fra kl. 16.00 Det foreslås følgende møteplan for året 2012: Torsdag 01.03.2012, kl. 12.00 16.00 Torsdag 26.04.2012, kl. 12.00 16.00 Onsdag 06.06.2012, kl. 12.00 16.00, middag fra kl. 16.00 Torsdag 13.09.2012, kl. 12.00 16.00 Torsdag 25.10.2012, kl. 12.00 16.00 Torsdag 06.12.2012, kl. 12.00 16.00, middag fra kl. 16.00 Den foreslåtte møteplanen for HS i 2012 vedtas med de endringer som fremkom i møtet. HS-sak 31/11 aksjer fra NMS Senter for interkulturell kommunikasjon overtakelse av Ref.: HS-sak 52/10 (se vedlegg) Brev fra rektor til NMS 27.4.11 Forslag til nye vedtekter for SIK I HS-sak 52/10 ble høgskolestyret orientert om situasjonen for SIK. Det ble referert til møter mellom eierne og SIK-styret for å drøfte fremtiden for SIK. På dette møtet ble man enige om å utforske både faglige og kapitalstrukturelle muligheter for at SIK kunne spille en positiv rolle for eierne. Dette innebar særlig at: SIK får styrket sin finansielle basis (økt egenkapital; mulighet for lån, etc) Man arbeider for å finne en annen eierstruktur som frigjør SIK noe mer fra en NMStilknytning Sikre en organisering som tilfører SIK et større faglig miljø og som sikrer utviklingsmuligheter Man arbeider videre med intern organisering og ledelsesstruktur S:\HS 2011\11-06.08.ref.doc 7
Det var enighet om å foreta flere grep omtrent samtidig: Det første er at NMS vurderer å gi sin eierandel til MHS og gjøre SIK til et heleid MHS-selskap. Det vil rydde i strukturene, styrke SIKs omdømme ift visse aktører, og knytte SIK mer entydig til en faglig sammenheng, hvor det hører hjemme Initiere prosesser hvor organisatoriske spørsmål utredes, enten som et senter som knyttes sterkere til MHS, eller ved at man bygger ut samarbeidet ift flere eller andre eiere Arbeid med interne prosesser for å tydeliggjøre profilen til SIK Styrke SIKs finansielle basis Våren 2011 har NMS forberedt en styrking av sine aksjeandeler i SIK AS med tanke på overføring til MHS. I den forbindelse fattet Landsstyret i NMS følgende vedtak 18.2: Under føresetnad av at det blir utvikla ein ny organisasjonsmodell mellom SIK og MHS, utvider NMS sin aksjekapital i SIK med kr. 500.000, og overfører deretter sin eigarandel i SIK til Misjonshøgskolen. For å innfri premisset for en utvidelse av aksjekapitalen og overføring av NMS eierandel (750.000) til MHS, sendte rektor ved MHS et brev til NMS hvor det ble redegjort for de aktuelle forholdene, se vedlegg. NMS har respondert positivt på brevet, og er parat til å overføre eierandelen. Styret for SIK er positive til en slik utvikling av relasjonene mellom SIK og MHS, og vil fortsette arbeidet med den mer innholdsmessige siden av disse. Dette bør også inkludere jevnlige virksomhetsmøter mellom ledelsen for MHS og ledelsen for SIK. SIK har denne våren også forsøkt å lyse ut en stilling som faglig leder. Man har imidlertid ikke lykkes i å besette stillingen, men nytt styre i SIK vil fortsett arbeidet med denne styrkingen av den faglige ledelsen ved SIK. Oppdragene for 2011 og inn i 2012 ser pr. i dag lovende ut. Samtidig vil den manglende basisfinansieringen av SIK fortsatt gjøre det krevende å drive SIK for framtiden. Risikoen for MHS er likevel begrenset i og med aksjeselskapsmodellen. Men eierskapet krever årvåkenhet og direkte aktørskap inn i styret for SIK. Dette vil bli vektlagt i oppnevningen av nytt styre for SIK ved årets generalforsamling for SIK i juni. En slik overtakelse innebærer at MHS overtar et større ansvar for SIK. Rektor anbefaler på bakgrunn av prosessene det siste halve året at høgskolestyret godkjenner overføringen av NMS eierandel, og at MHS dermed blir eneste eier av SIK. Dette er ikke til hinder for at SIK kan få andre eiere i framtiden, men på dette tidspunktet er det viktig at den strukturelle avstanden til NMS økes noe, og at samarbeidet til MHS styrkes. Dersom lederskapsspørsmålet ved SIK finner en god løsning, har eierne langt på vei lykkes med å styrke SIK. Et eget spørsmål gjelder hvem som skal være generalforsamling for SIK. Med NMS og MHS som eiere, har hhv. generalsekretær NMS og rektor MHS fungert som generalforsamling. Med MHS som eneste eier må enten høgskolestyret eller rektor være generalforsamling. Rektor anbefaler at styret delegerer myndighet til rektor for å være generalforsamling for SIK, herunder å oppnevne styremedlemmer. S:\HS 2011\11-06.08.ref.doc 8
For å ivareta behovet for aktiv kontakt mellom eier og datterselskap, anbefales det at HS inviterer styret for SIK til et felles styremøte, for en gang i året på lignende måte som NMS/Landsstyret møter vårt høgskolestyre. For øvrig er forslag til nye vedtekter vedlagt, som vil bli vedtatt på generalforsamlingen for SIK 21. juni. Disse må deretter meldes til Brønnøysundregistrene. 1. HS godkjenner at NMS overfører sin eierandel i SIK til MHS. 2. Rektor gis myndighet til å være generalforsamling for SIK. 3. HS ber om at styret for SIK inviteres til et årlig felles styremøte. S:\HS 2011\11-06.08.ref.doc 9