Kommunenett søre Sunnmøre Handlingsprogram for interkommunalt IKT-samarbeid på søre Sunnmøre 2011-2014 Hareid, Herøy, Sande, Ulstein, Vanylven, Volda og Ørsta Utkast pr. 26.01.11
Innhald Bakgrunn... 2 Handlingsprogrammet for 2010... 2 Handlingsprogram 2011-2014... 4 Felles drift av kommunal programvare... 4... 4... 4 Web-løysing... 5... 5... 5 Helse- og omsorgstenesta... 6... 6... 6 Oppvekst og kultur... 7... 7... 7 Kart... 8... 8... 8 Agresso / økonomisystem... 9... 9... 9 Sak/arkiv... 10... 10... 10 Kvalitetsstyring... 11... 11... 11 side 1
Bakgrunn Rammeplan for interkommunalt IKT-samarbeid på søre Sunnmøre 2011 legg grunnlaget for handlingsprogrammet. Handlingsprogram for IKT-samarbeidet vart sist presentert i eit notat datert 03.03.09 og lagt fram for kommunestyra i sak om interkommunal IKT-ressurs hausten 2009. Handlingsprogrammet for 2010 1. Utgreiing av framtidig drift og utvikling av Ephorte (sak /arkiv): Etablering av ressursgruppe for sak /arkivsystem. Gruppa skal utgreie kostnader og gevinstar ved felles drift av sak / arkivsystem frå ein servar. Gruppa skal vidare utgeie etablering av ei felles ressursgruppe for drift og utvikling av sak / arkivsystemet i dei sju kommunane og nødvendig ressursbruk for å få dette til. Det vert frikjøp av prosjektleiar for forprosjektet i 20 % stilling for 6 månader. : Prosjektet med utgreiing av kostnader og gevinstar ved felles drift av sak/arkiv frå ein server har ikkje kome i gang, og dei avsette midlane er ikkje nytta. Ei felles faggruppe for drift og utvikling er i arbeid. 2. Utgreiing framtidig drift av økonomisystem / løn og personalsystem: Fire av kommunane etablerer felles økonomisystem og løn og personalsystem med drift frå ein serverinstallasjon frå februar 2009. To andre kommunar etablerer felles løysing frå 2010. Det er lagt ned eit stort arbeid i å etablere felles kontoplanar og felles rutinar. Det er viktig at det vert arbeidd vidare med å ta ut gevinstar av slike felles løysingar framover, og syte for at arbeidet vidare fører til at fagmiljøa i kommunane og løysingane vert tettare integrert, og ikkje utviklar seg i kvar si retning. Her er det behov for frikjøp av ein felles ressurs. Kor stort stilling og korleis ein kan finansiere dette må avklarast med prosjektgruppene som står for gjennomføring av oppstartingsprosjekta. : Systema er sett i drift frå 2 driftssenter for 6 av kommunane. Innføringsfasen er no avslutta. Sande nyttar andre versjonar og driftar desse frå eigen server. 3. Forprosjekt Gerica (programvare pleie og omsorg): Forprosjektet skal utgreie modeller for felles drift og utvikling av Gerica i dei sju kommunane. Ulike modeller for framtidig samarbeid skal avklarast, kostnadsreknast og prioriterast. Det vert frikjøp av prosjektleiar i 40 % stilling i 6 månader. Utgreiinga skal ligge føre til rådmannsgruppa innan 1. oktober slik at ein eventuell vidareføring av prosjekta kan finansierast på budsjetta for 2010. : Gericagruppa har levert prosjektrapport datert 26. mars 2010 til rådmannsgruppa. Alle dei 7 kommunane brukar no fagsystemet Gerica innafor pleie /omsorg. Programmet ligg på serverar lokalt i den einskilde kommune, og det er ulikt kva modular som er i bruk. Gruppa har tilrådd at Gerica vert drifta frå ein felles server for alle kommunane. Det er sett ned ei prosjektgruppe til å utgreie saka. side 2
4. Forprosjekt drift IKT: Forprosjektet skal utgreie modeller for felles drift av IKT-infrastruktur og kommunikasjonslinjer i dei sju kommunane. Ulike alternativ skal visast, kostnadsreknast og vurderast. Prosjektet skal også vurdere felles drift av tenester til dømes e-post servar, internett tilknyting, tilknyting til skatt / folkeregister. Det vert frikjøp av prosjektleiar i 40 % stilling i 6 månader. Utgreiinga skal ligge før til rådmannsgruppa innan 1. oktober slik at ein eventuell vidareføring av prosjekta kan finansierast på budsjetta for 2010. : Prosjektet har ikkje kome i gang. 5. Arbeid med etablering av breibandsløysing. Den interkommunale IKT-gruppa skal arbeide vidare med problemstillingane knytt til etablering av ein felles breibandsstruktur i regionen. Gruppa skal kome med forslag om korleis ein kan etablere dette, om mogleg i eit samarbeid med private aktørar. Til arbeidet vert det frikjøp av ein 25 % ressurs fram til ein får etablert stillinga innafor interkommunalt IKT arbeid. : Arbeidet med etablering av ein felles breibandsstruktur i regionen har ikkje kome i gang. Ressursen til frikjøp har ikkje vore nytta. side 3
Handlingsprogram 2011-2014 Handlingsprogrammet skal etter planen rullerast årleg i september og arbeidast inn i komande års budsjett. Ved utarbeiding av årsbudsjett for 2011 vart det ikkje lagt fram noko handlingsprogram. I dette handlingsprogrammet er det ikkje teke inn kostnader ved gjennomføring av dei ulike tiltaka. Framdriftsplanen vil i stor grad bli bestemt av det utgreiingsarbeidet som må gjerast på mange av punkta, og av budsjettdekning i dei ulike kommunane. Tabellane under gjev ei viss oversikt over kva som er i bruk av felles programvare. Tabellane er ikkje fullstendige. Dei er også tildels upresise og kan innehalde feil. Felles drift av kommunal programvare. Hareid, Herøy, Ulstein og Vanylven har felles drift av økonomisystema (Agresso) frå ein server på Hareid. Volda og Ørsta har tilsvarande felles drift frå ein server i Ørsta. Volda og Ørsta har felles løysing for epost-server og GRS Alle 7 kommunane har stort sett dei same fagsystema innafor helse- og omsorg, kart, sakog arkiv og webløysing. Desse programma vert likevel drifta frå serverar i kvar einskild kommune. Vurdere felles drift av fagprogram. Vurdere felles drift av tenester til dømes e-postserver, internettilknyting, tilknyting til skatt / folkeregister. Etablere kommunikasjonslinjer mellom alle dei sju kommunane. Arbeide vidare med problemstillingane knytt til etablering av ein felles breibandsstruktur i regionen. side 4
Web-løysing Internett eport 2.0.6.07 eport 2.0.6.10 Digikomm eport 2.0.6.07 eport 2.0.3.01 eport 2.0.6.10 eport 2.0.3.01 Intranett Joomla eport Joomla Joomla Joomla Joomla Facebook Ja Ja Chat Ja Utvikling og vedlikehald av internettløysinga eport tek slutt frå 01.07.2011. Den årlege kvalitetsvurderinga av norske kommunar sine nettsider gav varierande score til dei ulike kommunane. Noko av dette skuldast bruk av ulike versjonar av webløysinga, men ulik innsats i kommunane er nok årsak til det meste av variasjonen. Vurdere ny internettløysing/portalløysing frå 2012 Vurdere ny intranettløysing Betre kvaliteten på nettsidene o alle publiserte dokument skal følgje godkjent standard format o godt innsyn i postjournal, saker og møte o vurdere bruk av WEB-TV frå politiske møte o ta i bruk fleire elektroniske skjema o følgje standard grensesnitt (LOS) o legge til rette for aktiv informasjonsflyt til innbyggarane t.d. RSS o Vurdere bruk av sosiale media (Facebook, chat o.l.) o Auke/samordne bruken av aktivitetskalendaren o erfaringsutveksling i eit tett interkommunalt samarbeid Utvikle intranettet til ein effektiv informasjonskanal side 5
Helse- og omsorgstenesta. Gerica grunnprogram Bokart Folkeregisteropplysningar PRS Importerte inntektsopplysningar PDA - handterminal Legemodul Møtebok PPS-integrasjon Scanning Legeprogram System X WinMed3 WinMed WinMed WinMed WinMed Helsestasjon WinMed WinMed WinMed WinMed WinMed HSpro WinMed Min Vakt Barnevern Familia Familia Familia Familia Familia Familia Familia Sosialprogram Velferd Velferd Velferd Socio Velferd Socio Socio Utgreie modellar for felles drift av Gerica i dei sju kommunane. Utarbeide rutinebeskrivelsar og sikkerheitsdokumentasjon som tilfredsstiller krava i Normen frå Helsedirektoratet. Kurs for sikkerheitsansvarlege og leiarar den 21. og 22. september 2011 med oppfølging i alle kommunane. Kurs i KOSTRA - IPLOS - FORVALTNING Innføre automatisk tilgangsstyring i alle databasane. Formalisere arbeidet som systemansvarleg for Gerica. Etablere vaktordning som sikrar akseptabel oppetid av datasystema. Etablere full tilknyting til Norsk helsenett gjennom kjøp og implementering av følgjande programmodular og tenester: o elink grunnmodul o elink fase 1: Kommune - fastlege o elink fase 2: Kommune sjukehus o elink meldingstype epikrise o elink meldingspakke NAV, vederlagstrekk del 1 o elink meldingspakke NAV, vederlagstrekk del 2 o Leveransepakke NAV vederlagstrekk o Leveransepakke elink o Gerica Labmodul o elink meldingstype svar medisinsk biokjemi o NAV lisenspakke melding 3 o NAV lisenspakke melding 4 o NAV lisenspakke melding 5 o NAV lisenspakke melding 6 o Lisens folkeregisteroppl.+import inntekt + teknisk bistand Vurdere felles kjøkenprogram Vurdere felles helsestasjonsprogram side 6
Oppvekst og kultur Sats Wis skole Delvis Ungd.skulen Delvis PedIt It s learning Ungd.skulen Autoplan Litt? Novascheme Delvis Delvis Timeplan 32 Litt FolkeWeb Litt Visma barnehage Kartleggaren Sampro Logos Ungd.skulen Samordne bruken av administrativ programvare ved val av nye løysingar Vurdere felles timeplanleggingsprogram, kurs i april, oppfølging mai/juni Vurdere bruk av fri programvare Innføre Feide i skuleverket Samordne teknologiløysingar i elevnettet Vurdere bruken av læringsplattform (LMS) o Bygge opp ein felles database o Drive aktiv erfaringsutveksling o Bygge opp lenkesamling Vurdere felles pedagogisk programvare side 7
Kart Kommunane brukar slik programvare: GIS/LINE Land Basis GIS/LINE Land Utjevning GIS/LINE Land GPS-Import GIS/LINE Land Analyse GIS/LINE Land Fastmerker GIS/LINE Land Målebrev GIS/LINE Land kartfunksjon GIS/LINE Matrikkel kartfunk GIS/LINE Arealplan GIS/LINE Planregister GIS/LINE Trans GIS/LINE Matrikkel GIS/LINE Lokal Matrikkel GIS/LINE ByggAreal GIS/LINE VA GIS/LINE Raster Basis GIS/LINE Batch Basis GIS/LINE Batch Terrengmodul GIS/LINE Felt Basis beregning GIS/LINE Kart GIS/LINE Matrikkel Innsyn GIS/LINE Rasterinpass GIS/LINE SAK GIS/LINE Tilknytt fil GIS/LINE Analyse GIS/LINE Befolkning GIS/LINE BK GIS/LINE WebInnsyn Internett GIS/LINE WebByggsøk Drift kart på Internett KomTek Vurdere felles kartdatabase på ein server Oppdatere flyfoto (ortofoto), felles syklus Felles rutiner og dokumentflyt for arbeidet etter matrikkellova Alle planar skal ligge på Sunnmørskart Ortofoto, legge inn historiske bilete, kart Årleg felles kurs Erfaringsutveksling side 8
Agresso / økonomisystem Økonomi, rekneskap og faktura Versjon 5.5 Versjon 5.5 5.4 Versjon 5.5 Versjon 5.5 Versjon 5.5 Versjon 5.5 Budsjett og økonomiplan Budsjettdelen Ikkje i bruk Budsjettdelen Budsjettdelen Anleggsrekneskap Ikkje i bruk Ikkje i bruk Ikkje i bruk Ikkje i bruk Lånemodul Ikkje i bruk Ikkje i bruk Ikkje i bruk Ikkje i bruk Ikkje i bruk Bankavstemming Fungerer Fungerer Fungerer dårleg dårleg dårleg Ikkje i bruk Ikkje i bruk Ikkje i bruk Innkjøpsmodul Ikkje imstallert Ikkje installert Ikkje installert Ikkje i bruk Ikkje i bruk Ikkje i bruk Lønn NLP Fråver og refusjon Kompetansemodul Forhandlingsmodul Ikkje i bruk Ikkje i bruk NLP Ikkje i bruk Ikkje kjøpt Ikkje kjøpt Reiserekning Under Ikkje i bruk Fungerer ikkje innføring Ikkje i bruk Ikkje i bruk Ikkje i bruk Månadsrapport Ikkje i bruk Fakturaprint Skal ta i bruk ekko (innfordring) Versjon 8.3 Versjon 8.3 Versjon 8.3 Versjon 8.3 Ikkje kjøpt Ikkje kjøpt Ta i bruk fleire av dei allereie innkjøpte modulane. o Bankavstemming o Budsjett og økonomistyring o Forhandlingsmodul o Anleggsrekneskap o Reiserekning o Lånemodul o Agresso Virksomheitsstyring o Sjukefråvær i månadsrapporteringa Vurdere innføring av e-handel Utarbeide faste prosedyrer for økonomistyring i kommunane. Utarbeide faste spørringar/rapportar til bruk i økonomistyringa Integrasjon mot andre program o Fakturering i Gerica integrert med Agresso fakturering o Variabel løn registrert i andre program integrert med Agresso løn o Utskrift /utsending av fakturaer frå BBS (nets) Kurs o Budsjett og økonomistyring o Browserspørring, web-rapportar o Moms side 9
Sak/arkiv ephorte versjon: 2009.3.10 2010.1 2.1.15.3 2010.1.9 2010.1.9 2010.1.2 2.1.15.3 Utgreie kostnader og gevinstar ved felles drift av sak / arkivsystem frå ein server. Samordne oppgradering til nye versjonar Samordne periodisering av sak-/arkiv til historisk arkiv Innføre fullelektronisk og papirlaust emnearkiv Arbeide aktivt mot leverandøren for å få betre funksjonalitet i Utvalsmodulen i ephorte Vurdere tettare integrasjon mellom ephorte og andre program t.d. o Gerica o Visma barnehage o Sampro o Velferd o Familia o Unique vaksenopplæring Utarbeide kravspesifikasjon for Noark 5 Vurdere elektronisk utsending av møtedokument side 10
Kvalitetsstyring Kvalitetslosen Risk Manager Vurdere bruken av kvalitetsstyringsverkty. side 11