Innholdsfortegnelse 1. INNLEDNING... 4 1.1 ELEKTRONISKE MÅL... 4 2. 3. INTRODUKSJON TIL AGRESSO... 5 PRINSIPPER OG BEGREPER FOR ARBEIDSFLYT... 8 3.1 BEGREPER I ELEKTRONISK FLYT... 9 3.2 PRINSIPPOVERSIKT FOR ELEKTRONISK ARBEIDSFLYT... 10 4. SKISSERING AV ELEKTRONISK ARBEIDSFLYT... 11 4.1 MANUELL SKISSERING AV ARBEIDSFLYT... 11 4.2 SKISSERING AV ARBEIDSFLYT I AGRESSO... 12 4.3 PRINSIPPER VED PROSESSDEFINERING... 13 4.4 OPPRETTE EN PROSESS... 13 4.4.1 Tegnforklaring palett... 14 4.5 BRUKERTRINN... 14 4.6 OR-SPLITT/ELLER-DELING... 15 4.6.1 Bruk av fargekoder i OR-splitt/Eller deling... 16 5. ELEMENTTYPE... 17 5.1 LEGG TIL TABELL, AGGREGER OG DETALJER OM ELEMENTTYPE... 18 6. 7. BEGREPSAKTIVERING... 21 FULLMAKTER... 22 7.1 RELASJONER... 22 7.2 VEDLIKEHOLD AV FULLMAKTSSTRUKTUR VED BRUK AV RELASJONER... 25 7.3 VEDLIKEHOLD AV RELASJONSVERDIER... 26 7.4 FULLMAKTS ADMINISTRASJON VED HJELP AV FLEKSIFELTGRUPPER... 27 7.5 VEDLIKEHOLD AV FLEKSIFELTVERDIER... 28 8. ROLLER... 29 8.1 BENYTTE ROLLE I ARBEIDSFLYT... 29 8.2 AKTIVERING AV ROLLE I ARBEIDSFLYT... 29 8.3 VEDLIKEHOLD AV ROL LER... 31 9. DISTRIBUSJONSREGLER... 32 EVRY 2013 Side 1
9.1 FOKUSOMRÅDER VED MODELLERING... 32 9.2 BRUKERTRINN I ELEKTRONISK ARBEIDSFLYT... 34 9.3 SKJERMBILDET FOR DISTRIBUSJONSREGLER... 35 9.3.1 Spesifisering av data... 35 9.3.2 Ruting... 37 9.4 ATTESTERING... 38 9.4.1 Prioritet 1... 38 9.4.2 Prioritet 2... 38 9.5 ANVISNING... 39 9.5.1 Prioritet 1... 39 9.5.2 Prioritet 2... 40 9.5.3 Godkjenningsregel for reise... 40 10. 11. STEDFORTREDER... 42 BELØPSGRENSER... 43 11.1 BELØPSGRENSER I ARBEIDSFLYT BRUKERINFORMASJON... 43 11.2 BELØPSGRENSE I DISTRIBUSJONSREGELEN... 44 11.3 BELØPSGRENSE I PROSESSDEFINISJONEN... 45 12. VARSLINGER... 47 12.1 GENERISKE KODER... 47 12.2 OPPSETT VARSLING... 48 13. VINDUSALTERNATIVER... 53 13.1 VINDUSALTERNATIV... 53 13.2 DISTRIBUSJON AV VINDUSALTERNATIV... 57 14. PROSESSDEFINISJON... 59 14.1 BRUKERTRINN... 59 14.1.1 Generell... 59 14.1.2 Handling... 60 14.1.3 Manuell distribusjon... 60 14.1.4 Tidsfrister... 61 14.1.5 Andre... 62 EVRY 2013 Side 2
14.1.6 Instruksjoner... 63 14.1.7 Bestemte egenskaper... 63 14.2 AKTIVERING AV PROSESS... 64 14.3 FRA 90 % TIL 100 %... 65 14.3.1 OR-deling: Tredjepartskontroll... 66 14.3.2 Brukertrinn tredjepartskontroll... 67 14.3.3 Distribusjonsregel... 67 15. KONTROLL... 69 15.1 SPØRRINGER... 69 15.1.1 Fullmaktsspørringer... 69 15.1.2 Arbeidsflytspørringer... 69 15.2 DATAKONTROLL... 70 15.2.1 Datakontrolladministrasjon... 71 15.2.2 Datakontrollrelasjoner... 72 EVRY 2013 Side 3
1. Innledning Kursets formål er å gi en opplæring i arbeidsflytmotoren i Agresso 55. Etter endt kurs skal kursdeltakerne ha kunnskap om hvordan aktivere en elementtype for arbeidsflyt, aktivere begreper for arbeidsflyt og definere prosessdefinisjon med tilhørende distribusjonsregler. Kursets målgruppe vil være superbrukere med god kjennskap til Agresso. 1.1 Elektroniske mål Gjennom å flytte prosesser fra manuell behandling til elektronisk behandling forventes det at tidsbruken for den enkelte prosess reduseres. Gjennom elektronisk behandling øker også mulighet for å bedre kontroll på oppgaveflyt ved at fullmakts struktur blir speilet inn i Agresso etter predefinerte regler. Vi definerer hvor mye av brukeraktiviteten som logges, og dette gjør oss i stand til å kontrollere både under vegs og i ettertid HVEM som har gjort HVA, og NÅR. Norske myndigheter har uttalte ambisjoner om å gjøre prosesser i offentlig sektor elektroniske, blant annet ved å gjøre bruk av e-faktura obligatorisk for Offentlige virksomheter. Dette kurset i arbeidsflyt er ett steg videre i elektronisk behandling av prosesser i Agresso. EVRY 2013 Side 4
2. Introduksjon til AGRESSO AGRESSO er et integrert økonomisystem som baserer seg på moderne relasjonsdatabaser. AGRESSO består av følgende moduler: Felles som inneholder fellesregistrene i AGRESSO samt arbeidsflyt varslinger med mer. Økonomi som blant annet inneholder hovedbok, leverandørreskontro, kundereskontro, avtaleregnskap, anleggsverdiregnskap og bankavstemming. Prosjekt som blant annet inneholder time/prosjektregnskap, kontrakts regnskap, prosjektkalkulasjon, mønstring, ressursplanlegging og ressursstyring Lønn og personal som blant annet inneholder lønn, personal, lån og reise/personreskontro. Logistikk som blant annet inneholder innkjøp, lager, ordre/fakturering inkl abonnementsfakturering. Informasjonsstyring som blant annet kan benyttes til å distribuere spesifikke spørringer/rapporter og startsider. Planlegger budsjettmodul. I dette kurset vil vi holde oss innenfor felles- og økonomimodulen. Under systemadministrasjon er det verktøy som ivaretar driftsfunksjoner og adgangskontroll i AGRESSO. Dette kan være oppretting og endring av nye firma og brukere samt Web oppsett, menyer, Elementtyper, rapporter og serverprosesser. Her defineres også skrivere og saldotabeller. Modulene i AGRESSO er tett integrert med hverandre ved blant annet at modulene har mange felles registre. Dette betyr at dersom økonomimodellen tilsier det, skal det ikke være nødvendig å registrere data mer enn en gang i systemet. For eksempel vil avtalemodulen benytte seg av leverandørregisteret, time/prosjektmodulen vil benytte seg av kunderegisteret, samtlige moduler benytter seg av periodene registrert i AGRESSO felles, ordre/faktureringsmodulen benytter seg av og oppdaterer kundefordringene osv. Generelle egenskaper i AGRESSO som kan nevnes: Navigeringen i systemet er menystyrt med innebygd støtte for bruk av funksjonstaster. Verktøyraden inneholder knapper for de mest brukte kommandoene. EVRY 2013 Side 5
Flere firma kan dele samme database med forskjellig ambisjonsnivå hva angår økonomimodell. Konsolidering av firma opp til et morselskap er også mulig. Det kan legge opp til at et firma benyttes som et felles valutafirma. Definerte brukerprofiler, brukergrupper og autorisasjonsgrupper styrer adgang til firma, konteringsbegrep og menypunkter. (Ivaretas av systemansvarlige ved sentralt regnskapskontor) On-line felthjelp er tilgjengelig med oppslag mot gyldige verdier. Brukerdokumentasjon er tilgjengelig online. Spørring og rapportering kan baseres på ufullstendige kriterier ved bruk av søketegn. Ved hjelp av avansert spørring med kolonnevalg, sortering, bruddsum og endring av kolonnebeskrivelser gir brukeren unike spørre- og rapporteringsmuligheter. Spørreoppsettene kan lagres som maler som kan vises i menyene. Saldotabeller er brukerdefinerte tabeller og kan dynamisk defineres/redefineres etter behov. Saldotabeller er tilgjengelig i rapporteringssammenheng EVRY 2013 Side 6
Anlegg Batch input Avtaleregnsk. Time/prosjekt Lev. res. Kunde. res. Reise/person reskontro OLFI HOVEDBOK Dim0 - Dim1 - Dim2 - Dim3 - Dim4 - Dim5- Dim6 - Dim7 Kontrakt Direkte spørringer Rapporter Saldotabeller Kontantregnskapet Som vi ser av figuren over er hovedboken et sentralt element i AGRESSO. Her blir all input fra sidemoduler lagt inn. Fra hovedboken kan det tas ut rapporter og saldotabeller, samt foreta direkte spørringer mot transaksjonsregisteret. Ved pålogging til AGRESSO arbeides det på en klient som er tilknyttet en database AGRESSO har flere serverprosesser som går uavhengig av hverandre: Bl. a. AGRTPS (transaksjonsserveren), DWS (saldotabellserver), DEFAULT (rapportserveren) og ALGIPS (transaksjonsserver for OLFI). EVRY 2013 Side 7
3. Prinsipper og begreper for arbeidsflyt Arbeidsflyt i Agresso er en modul og som krever ett oppsett på både systemadministrativt og firmaspesifikt nivå i Agresso. Grunnleggende baserer enhver arbeidsflyt seg på skissering av den elektroniske behandlingsflyten en ønsker å opprette. Under vises ett eksempel på en skissert arbeidsflyt. EVRY 2013 Side 8
3.1 Begreper i elektronisk flyt I den påfølgende gjennomgangen av oppsettet som må gjøres for å underbygge en slik arbeidsflytskisse vil det benyttes flere ulike begreper som det er viktig å være kjent med: Begrep Agresso SmartClient Agresso SelfService Elementtype Fullmakt Begreper Relasjoner Flexifelt Roller Distribusjonsregler Prosessdefinisjon Beløpsgrenser Stedfortreder Varslinger Dokumentarkiv Vindusalternativer Beskrivelse Office applikasjonen av Agresso hvor oppsett og behandling utføres. Web grensesnittet i Agresso for den enkelte bruker 48 predefinerte elementer med gitte tabeller i Agresso, som det er mulig å bygge en elektronisk arbeidsflyt på. Begreper som e.g. ansvar og tjeneste Sammenhengen mellom ulike begreper Egendefinerte felt Definerer hva en gitt gruppe brukere har tilgang til i Agresso. En regel for hvordan distribusjonen i den elektroniske arbeidsflyten skal fungere, e.g. til hvem en faktura eller reiseregning skal sendes til for godkjenning. Skisseringen av arbeidsflyten og koblingen mellom oppsettet gjøres i prosessdefinisjonen. Her vil også arbeidsflyten kunne aktiviseres, endres eller stoppes. Grenser for e.g. størrelsen på en faktura en godkjenner er tillatt å godkjenne før den alternativt sendes til en annen godkjenner. Hvem som vil være mottaker dersom opprinnelig mottaker ikke er tilgjengelig. Beskjeder til en definert bruker/rolle i en flyt om e.g. ny oppgave, tidsfrister etc. Her knyttes også alternative maler som skal sendes ved en slik varsling Oppsett av begrensninger for visning av ett skjermbilde i SelfService EVRY 2013 Side 9
3.2 Prinsippoversikt for elektronisk arbeidsflyt Prinsippene er enkelt for elektronisk arbeidsflyt: Sluttbrukere utfører oppgaver i SelfService Administratorer utfører oppsett og oppgaver i Smart Client Derimot for at disse prinsippene skal kunne fungere er det en rekke kriterier som må være definert for at arbeidsflyten skal fungere som ønskelig: Elementtype (r) må være aktivert for elektronisk arbeidsflyt Involverte begreper må være definert og aktivert for elektronisk arbeidsflyt Aktuelle relasjoner må være definert mellom begreper Distribusjonsregler for arbeidsflyten må være definert Prosessdefinisjonen må være skissert Dersom det er ønskelig å benytte vikar og overordnet funksjonen i den elektroniske arbeidsflyten, må dette være definert. Det anbefales at det er satt mål for behandling hos de involverte i flyten, og eventuelt å definere purringer og/eller varslinger som understøtter målene Dokumenttyper for varslinger og/eller purringer må være utformet Om ønskelig kan en definere vindusalternativer som bestemmer hva de involverte brukerne i SelfService vil ha tilgang til å kunne se. Alternativt oppsett av datakontroll, IntellAgent, rapportvarianter og spørringer Datarader blir importert, system- eller bruker generert. Ved import finnes det en verdi i filen som bestemmer hvem som er mottaker av oppgaven. Tilsvarende ved registrering av data. Brukeren registrerer en verdi, som oftest knyttet til konteringsdimensjoner, som styrer hvem som er neste mottaker av oppgaven. Systemkontroller og manuelle kontroller utføres under veis, før arbeidsflyt er avsluttet og stikkprøver i etterkant. Følgende vil vi gjennomgå nødvendig oppsett for en arbeidsflyt. EVRY 2013 Side 10
4. Skissering av elektronisk arbeidsflyt 4.1 Manuell skissering av arbeidsflyt Før en påbegynner oppsett av en elektronisk arbeidsflyt i Agresso er det viktig at en har detaljert gjennomtenkt, skissert og avklart hvordan flyten skal være. Her er det tre aspekt en bør betrakte i vurderingen: Organisasjonens nåværende rutiner og prosesser Organisasjonens ønskede fremtidige rutiner og prosesser Muligheter og begrensninger i Agresso Det er viktig å være bevist på organisasjonens nåværende rutiner og prosesser før en påbegynner arbeidet med å skissere en elektronisk arbeidsflyt. Å være bevisst på dagens manuelle og/eller delvise elektroniske arbeidsflyt kan bidra til og enklere skissere en elektronisk arbeidsflyt som i fremtiden kan fungere. Når en ser på nåværende rutiner og prosesser i arbeidsflyten bør en følgelig stille seg spørsmål rundt hva er ønskelig å videreføre og hva er det en ønsker å forhindre eller forbedre ved å innføre en elektronisk arbeidsflyt. En elektronisk arbeidsflyt bidrar til at organisasjonen kan effektivisere sine prosesser, forenkle rutiner og sikre at de oppgaver som gjennomføres er i henhold til organisasjonen og det offentliges lover og regler. Eksempelvis er egengodkjenning av reiseregning tilstrekkelig som signatur på en reiseregning, og dersom en setter opp med egengodkjenning av sin reiseregning er det ikke nødvendig for manuell underskrift av reiseregningen. Når en ser på hvordan en fremtidig ønsker arbeidsflyt må en følgelig betrakte behovet en ønsker å dekke og se på hvordan Agresso kan underbygge den flyten en ønsker. Det er derfor å anbefale at en manuelt skisserer den flyten en ønsker og deretter påbegynne oppsettet i Agresso. Dette kurset vil gjennomgå oppsett og bruk Arbeidsflyt i Agresso, herunder belyse muligheter og begrensninger å skissere en elektronisk arbeidsflyt. EVRY 2013 Side 11
4.2 Skissering av arbeidsflyt i Agresso Menypunkt: Agresso Felles Arbeidsflyt Prosessdefinisjon Prosessdefinisjonen er i utgangspunktet det siste en setter opp i Agresso, men vi vil her benytte prosessdefinisjonen for å gi deg som kursdeltaker en bedre forståelse på hvordan oppsettet er linket til den overordnede skisseringen og defineringen av arbeidsflyten. Underveis i kurset vil vi vise til flere eksempler, men vi skal følge ett eksempel i kursbasen for å se på hvor de ulike oppsettspunktene er knyttet til flyten. Vi finner derfor frem til prosessdefinisjonen for reiseregning: Prosessdefinisjonen er en grafisk fremstilling av den elektroniske flyten, men også skjermbildet for definering av attributter knyttet til elektronisk flyt. EVRY 2013 Side 12
4.3 Prinsipper ved prosessdefinering Det er noen viktige elementer å være Obs på ved prosessdefinering: Aldri slette eksisterende prosessdefinisjoner. Aktivere prosessen med status Parker for en uønsket prosessdefinisjon. Dersom en prosessdefinisjon er åpnet av en bruker er det bare denne brukeren som kan endre eller aktivere den aktuelle prosessen. Begrens tilgang til menypunktet. Test nøye etter utførte endringer i definisjonen. 4.4 Opprette en prosess En ny prosess opprettes ved å gjøre følgende: Legg til ny mappe ved å høyreklikke på aktuell mappe eller ved å benytte Verktøy/Behandlingsalternativer/Legg til mappe. Legg til prosess ved å høyreklikke på aktuell mappe. I venstremenyen velges Palett Arkfane 2: EVRY 2013 Side 13
4.4.1 Tegnforklaring palett Forsinkelsetrinn Systemtrinn Brukertrinn Prosessen inngår som delprosess Stoppnode And- sammenføyning Synk-trinn And- deling OR- deling Linje Vi skal se på noen av de mest benyttede alternativene fra paletten. 4.5 Brukertrinn Ett brukertrinn er ett gitt steg i en prosess hvor det i flyten skal være skje en definert handling. Vi flytter brukertrinn fra palett til prosessdefinisjonen ved Drag n drop. EVRY 2013 Side 14
Navnet på brukertrinnet anbefales å være identisk med oppgaven sluttbruker mottar i SelfService, e.g. attestasjon. 4.6 OR-splitt/Eller-deling En OR-splitt/eller-deling definerer kriterier for hva som skal til for at oppgaven skal gå til neste brukertrinn, avvik, eller ikke forlate forrige brukertrinn Mulig med flere Enten, men kun en Ellers EVRY 2013 Side 15
4.6.1 Bruk av fargekoder i OR-splitt/Eller deling For å lage et mer tydelig bilde på om det er negative eller positive utfall av ett steg kan det være nyttig å benytte farger på pilene mellom de ulike stegene som her: Farger kan endre ved å 1. Markere en linje 2. Høyre klikk 3. Velg Angi linje farger 4. Velg ønsket farge. Når hele arbeidsflytprosessen er skissert som ønskelig, er det neste steget å gjøre det nødvendige oppsettet basert på skisseringen, og deretter vende tilbake til prosessdefinisjonen for å legge inn reglene i de ulike stegene. Følgende går vi igjennom de ulike oppsettspunktene som må være definert for å underbygge en prosessdefinisjon. EVRY 2013 Side 16
5. Elementtype Det første som må angis i en prosessdefinisjon er den overordnede elementtypen for arbeidsflyten, dvs hvilken type endring i Agresso som skal starte arbeidsflyten. I Agresso 553 er det predefinert 48 elementtyper som det er mulig å knytte til en elektronisk flyt, og som fremkommer til høyre i skjermbildet når en velger første grønne kulepunkt i prosessdefinisjonen: Arbeidsflytmotoren i Agresso er helintegrert i Agresso 55, og prinsippene for oppsett og funksjonalitet vil i stor grad gjelde på tvers av moduler. Vi ser nærmere på elementtypen ved å gå til menypunktet: Systemadministrasjon System oppsett Elementtype Velger deretter elementtypen Leverandørfaktura og får følgende informasjon om elementtypen: Bilag er mottaksregistrert med behandlingskode 7 i tabellen acrtrans Bokførte poster i agltransact EVRY 2013 Side 17
Dersom behandling ikke treffer en gyldig regel vil raden få status Poster til oppfølging, og gjenfinnes i eget menypunkt: Agresso Felles Arbeidsflyt Poster til oppfølging. Her ser vi ett eksempel hvor det ligger 8 poster til oppfølging på Leverandørfaktura: 5.1 Legg til tabell, Aggreger og Detaljer om elementtype I skjermbildet for elementtypen har en tre ulike muligheter: Legg til tabell: Det er mulig å knytte flere tabeller til elementtypen for eksempel ved Innkjøpsfaktura er det naturlig å se tabellene for ordre i sammenheng med tabellene for faktura. Aggreger: Her kan vi definere om Enten/Eller-kriteriene i en OR-deling skal aggregeres. Et eksempel er ved definering av beløpsgrenser ønsker vi at beløpsgrensen skal gjelde for bilaget samlet, og ikke per rad. For leverandørbilag er det da naturlig å aggregere på bilagsnr eller leverandørnr. Detaljer om elementtype: Her settes en rekke attributter ved elementtypen som er avgjørende for hvordan bilaget behandles i prosessen. Beskrivelse av de ulike kolonnene i detaljer om elementtype: Kolonne Tabellnavn Kolonnenavn Ny fordeling Beskrivelse Tabellen eller tabellene som utgjør denne elementtype Kolonnene som utgjør denne elementtypen Angir om du vil at endring av dataene i denne kolonnen skal utløse en ny EVRY 2013 Side 18
Operator Oppsett forsinkelse/tidsfrist Regler(oppsett av ELLER-deling) Oppgaveliste Rekkefølge Detaljer om post Rekkefølge E-Post Handlingsoversikt, overf.liste Rekkefølge Dokumenttypeegenskaper Loggverdi Eksempel 1: fordeling En operator som angir om endring av den opprinnelige verdien til en større eller mindre verdi skal trigge en ny fordeling Angir om denne kolonnen skal være tilgjengelig når du definerer ett forsinkelsespunkt eller tidsfrist ved hjelp av denne elementtypen Angir om denne kolonnen skal være tilgjengelig når du definerer distribusjonsregler og OR-deling Angir kolonnene (maksimalt 5) som kal vises i oppgaveliste og i delen handlingspost i vinduer som åpnes for handlingsoversikt Angir visningsrekkefølgen til kolonnene som er markert i oppgavelisten Angir om denne kolonnen skal være tilgjengelig i arbeidsflyttransaksjoner og poster til oppfølging Angir visningsrekkefølgen til kolonnene som er markert i Detaljer om post Angir om denne kolonnen skal være tilgjengelig som koder i E-postmaler Angir kolonnene (maksimalt 3) som skal vises i delen Kobling i oppgavevinduer som åpnes fra Handlingsoversikt Angir visningsrekkefølgen til kolonnene som er markert i Detaljer om post Angir om denne kolonnen skal være tilgjengelig for tilordning når du definerer dokumenttyper for dokumentarkivet Angir om denne kolonnens tittel og innhold skal vises som detaljer i arbeidsflytkart. Dersom vi ønsker å iverksette beløpsgrenser i prosessdefinisjonen, hukes kolonnen amount av med kryss for i kolonnen Regler/oppsett av. På denne måten blir amount tilgjengelig valg under oppsettet av distribusjonsregler og i prosessdefinisjonen. Eksempel 2: Vi ønsker å logge sluttbrukers handlinger knyttet til bilaget. Ofte kan det være at sluttbruker skal kontere, og det er viktig å loggføre konteringsverdiene den enkelte bruker påfører i arbeidsflytprosessen. Vi setter derfor på logging for dim_1 dim_x, account, vat_amount, tax_code: EVRY 2013 Side 19
EVRY 2013 Side 20
6. Begrepsaktivering Aktivering av begreper for arbeidsflyt styrer både Spesifisering av data og rutingen av oppgaven. For eksempel dersom det konteres med et bestemt prosjekt (B0), og det er definert en bruker (GN) i relasjon til dette prosjektet, så skal konteringsraden rutes til denne brukeren (anviser). Begrepsaktivering kan gjøres under menypunktet: Agresso Felles Begreper og Relasjoner Begreper Begrepene som aktiver for WF i denne situasjonen er Prosjekt (B0) og Bruker (GN). Eksempel 2: Dersom det i et gitt tilfelle skal rutes til medlemmer av en rolle må begrepet Roleid (A11) ha flagg for WF skrudd på. De mest vanlige begrepene som benyttes i elektronisk arbeidsflyt er: DM Begrep Beskrivelse C0 RESSNR Ressursnummer C1 ANSVAR Ansvar B0 PROSJEKT Prosjekt A0 KONTO Kontoart GN BRUKER Bruker A11 ROLEID Role ID I tillegg kommer alle egendefinerte begreper. EVRY 2013 Side 21
7. Fullmakter I den elektroniske arbeidsflyten er det som regel en person som ikke har budsjettdisponeringsfullmakt som initierer eller er første attestant på en arbeidsflytrad. Ved initiering eller attestasjon, utfører brukeren en registrering som på et eller annet nivå kan benyttes til å definere hvem som skal være neste mottaker i prosessen. Eksempel 1: En Bestiller er definert i ressursregisteret, og ressursen er definert i relasjon til et Ansvar/Koststed og Tjeneste/Funksjon. Artikler i artikkelregisteret er knyttet til en artikkelgruppe hvor konto og mva er definert. Når bestilleren registrerer en artikkelrad/varelinjen i rekvisisjon vil det automatisk være knyttet et konteringsforslag til bestillingen. Verdiene i konteringsforslaget bestemmer hvem som skal anvise/godkjenne rekvisisjonen før den overføres som innkjøpsordre. Eksempel 2: En ansatt registrer sin kompetanse. I registreringen er det definert den ansattes ressursnummer. I Ressursregisteret er det definert en relasjon til begrepet Arbsted. Begrepsverdien i begrepet Arbsted bestemmer hvem som skal godkjenne den ansattes kompetanse. Når en virksomhets fullmaktsstruktur speiles inn i Agresso benyttes relasjoner eller flexifeltgrupper. 7.1 Relasjoner Både i attestasjons- og anvisningsstrukturer er det aktuelt å knytte begreper i relasjon til hverandre. Dette kan gjøres under menypunktet: Agresso Felles Begreper og relasjoner Relasjoner. Et vanlig scenario er at i en virksomhet har flere myndighet til å bestille varer og tjenester enn å attestere faktura. Kravet mottas med verdi som identifiserer den som har bestilt. Ved å legge bestillerens identifikator i relasjon til den som skal attestere vil kravet automatisk rutes til den som skal behandle dette. EVRY 2013 Side 22
Den mest vanlige identifikatoren er bruk av ressursnummer (C0). Bestilleren skal opplyse leverandøren om sitt ressursnummer ved bestilling. Når faktura mottas skal denne rutes automatisk til den ressursen som ligger i relasjon til bestilleren. Relasjonsoppsettet blir i dette tilfellet slik: For de ressursene som skal ha oppgaven rutet til en annen ressurs må relasjonsverdien legges inn i arkfane 3 i ressursregisteret. Oversikt over registrerte ressursrelasjoner kan hentes ut med Ressursliste per relasjonsverdi (PR03) i menypunktet: Agresso Lønssystem Ressursregisteret Ressursliste per relasjonsverdi EVRY 2013 Side 23
Relasjon mellom ett av begrepene i konteringsdimensjonen og bruker er ofte benyttet i anvisningsstrukturer. Når en bruker registrerer en kontering kan vi definere at en bestemt begrepsverdi i konteringen er knyttet til en bestemt bruker. Eksempel: Det konteres med Ansvar 1100. Vi har definert at brukeren SYSTEM er i relasjon (Anviser) til ansvar 1000. Under menypunktet: Agresso Felles Begreper og relasjoner Begrepsverdier ser vi tilknytningen: Tilsvarende kan gjøres for øvrige konteringsdimensjoner, og de mest vanlige er beskrevet i figuren under: Begrep Prosjekt Konto Relasjon Bruker/Ressnr Bruker/Ressnr EVRY 2013 Side 24
7.2 Vedlikehold av fullmaktsstruktur ved bruk av relasjoner Vedlikeholdet kan utføres på flere måter avhengig av hvordan begrepene og relasjonen er satt opp. I Begrepsregisteret kan en vedlikeholde Anvisere/Godkjennere i Relasjonsarkfanen (3): Her har du mulighet til å opprette Ansvaret/Koststedet og knytte relasjonsverdiene i samme registreringsbilde. Dersom relasjonen er definert med Wild Card- funksjonalitet (W), Innebærer dette at vi kan registrere en bruker som anviser for i et intervall av Ansvar/Koststed (Anvisningsdimensjon) under menypunktet: Agresso Felles Begreper og Relasjoner Relasjoner Begrep per relasjon EVRY 2013 Side 25
7.3 Vedlikehold av relasjonsverdier Menypunkt: Agresso Felles Begreper og Relasjoner Relasjoner Spørring Relasjoner og Begreper Ved å spørre på relasjonsverdier vil en få god oversikt over utførte registreringer: I vedlikeholds sammenheng er det like viktig å få oversikt over hvilke begrepsverdier som mangler relasjonsverdier (Ansvar uten anvisere). Dette kan sjekkes under menypunktet: Agresso Felles Begreper og Relasjoner Relasjoner Manglende relasjonsverdier EVRY 2013 Side 26
7.4 Fullmakts administrasjon ved hjelp av Fleksifeltgrupper Menypunkt: Systemadministrasjon Systemoppsett Definisjon av flexifeltgruppen Først opprettes fleksifelgruppen: Knytt så fleksifeltgruppen til anvisningsbegrepet under menypunktet: Agresso Felles Begreper og Relasjoner Begreper På denne måten er nå fleksifeltgruppen knyttet til arkfane 5 i Begrepsregisteret for begrepet Ansvar. Gi vedlikeholdstilgang til den nye arkfanen for alle eller enkelte brukerroller under menypunktet: Systemadministrasjon Brukere og tilgang Manybasert tilgang EVRY 2013 Side 27
Vi skal gå nærmere inn på roller og brukeroppsettet i neste kapittel. 7.5 Vedlikehold av fleksifeltverdier Vedlikeholdes kan utføres på to måter: 1. Fullmakten kan vedlikeholdes i valgt arkfane i Begrepsregisteret/Prosjektregisteret under menypunktet Agresso Felles Begreper og Relasjoner Begrepsregister 2. Fullmakten kan vedlikeholdes i Ajourhold av fleksifeltverdier under menypunktet: Agresso Felles Begreper og Relasjoner Ajourhold flexifeltverdier EVRY 2013 Side 28
8. Roller I Agresso 55 benyttes roller både direkte i ruting av arbeidsflytoppgaver og til å avgrense flytmuligheter/feilregistreringer og funksjonalitet. Menypunkt: Systemadministrasjon Brukere og tilgang Rolleregister 8.1 Benytte rolle i arbeidsflyt Eksempel 1: En arbeidsflytbruker mottar arbeidsflytoppgave i SelfService som vedkommende ikke vedkjenner seg: Brukeren avviser oppgaven med obligatorisk melding. Oppgaven rutes til sentrale lønns- eller regnskapsmedarbeidere på bakgrunn av medlemskap i rolle. Eksempel 2: En sluttbruker ønsker å videresende en oppgave til en annen bruker. Administrator ønsker å begrense hvem sluttbruker kan videresende til, og definerer at i brukertrinnet kan det kun videresendes til medlemmer av bestemte roller. 8.2 Aktivering av rolle i arbeidsflyt Tidligere har vi aktivert begrepet ROLEID (A11) for arbeidsflyt (se kapittel om aktivisering av begreper), som er begrepet knyttet til en rolle i bruker og tilgangsoppsettet under menypunktet: Systemadministrasjon Brukere og tilgang Rolleregister For å kunne aktivisere en rolle for arbeidsflyt må en ha definert en rolle en ønsker å benytte i arbeidsflyten, for eksempel en rolle for Attestant: EVRY 2013 Side 29
I første arkfane 1 - Rolle, aktiveres arbeidsflyt ved å krysse av i feltet for arbeidsflyt. Videre må det i neste arkfane 2 Medlemmer defineres hvordan og hvor mange av medlemmene (av ett eller flere firma) som skal involveres i arbeidsflyten. Hvilke medlemmer som vil få hvilke oppgaver til attestering er definert basert på en relasjon eller alternativt defineres senere i distribusjonsreglene til arbeidsflyten. EVRY 2013 Side 30
8.3 Vedlikehold av roller Vedlikeholdet av rollen (menytilgang, klienttilgang og arbeidsflytfunksjonalitet) utføres systemadministrasjon og bør følgelig tilgang begrenses. Vedlikehold av brukernes tilgang til roller utføres under klienten og menypunkt: Agresso Felles Adgangskontroll Distribuert Brukerdefinisjon EVRY 2013 Side 31
9. Distribusjonsregler Frem til dette punktet har vi hatt fokus på forberedende aktiviteter. Nå begynner modelleringen av selve arbeidsflyten. 9.1 Fokusområder ved modellering Etterstrebe fullmaktshierarkier som går på tvers av moduler Skru prosessdefinisjonen tett sammen Arbeidsflytmotoren i Agresso 55 er meget fleksibel, og tilbyr mange muligheter. Hold fokus på de 90 % som er felles i organisasjonen. Ikke ta utgangspunkt i spesialtilfellene. Enklest mulig vedlikehold, å redusere potensielle feilsituasjoner Enkleste løsning? EVRY 2013 Side 32
Eksempelvis 9 av 14 tilhørende anvisningsregler: Hei, Se flyten på bilaget under. Faktura er pålydende 74 mill, og som du ser, har alle brukere fått faktura samtidig til godkjenning, + toppledelsen!!! Start enkelt tenk 90 %! EVRY 2013 Side 33
9.2 Brukertrinn i elektronisk arbeidsflyt Hvert brukertrinn i prosessdefinisjonen må være knyttet til en regelgruppe. Hver regelgruppe kan ha flere regler. Skjermbildet for definering av regelgruppe og regel er todelt. 1. Spesifisering av data. Her defineres i hvilke tilfeller regelen skal slå til 2. Ruting Her defineres hvor oppgaven skal rutes dersom regelen slår til. EVRY 2013 Side 34
9.3 Skjermbildet for Distribusjonsregler Distribusjonsregler defineres under menypunktet: Agresso Felles Arbeidsflyt Distribusjonsregler Her defineres alle regler for distribusjon av en oppgave i flyten, og det vil ofte være nødvendig med en egendistribusjonsregel for hvert brukertrinn i prosessdefinisjonen. 9.3.1 Spesifisering av data Det er to mulige regeltyper: Begrep/relasjon Elementtype I tillegg er det mulig å kombinere bruk av elementtype og Begrep/relasjon i spesifisering av data ved å legge til flere linjer. Vi ser på ett eksempel ved bruk av elementtype. Velger korrekt elementtype: I Detaljer om elementtype gjennomgått tidligere i dokumentasjonen, velges hvilke kolonner fra elementtypens tabeller som skal være tilgjengelig. I kolonnenavn hentes nå opp en av disse kolonnene: EVRY 2013 Side 35
Deretter defineres hvilke verdier i de neste to feltene i den kolonnen, som skal føre til at regelen slår til. EVRY 2013 Side 36
9.3.2 Ruting Neste steg er ruting, dvs en spesifisering i distribusjonsregelen om ruting skal skje basert på ulike, og/eller prioriterte attributter: Eksempel 1: Beløp og fleksifelt EVRY 2013 Side 37
9.4 Attestering Det er to ofte benyttede distribusjonsregler for attestering ved bruk av relasjoner. Det defineres ofte to regler i regelgruppen, og disse settes med innbyrdes prioritet. 9.4.1 Prioritet 1 Scenario: Dataraden inneholder et ressursnummer, men det er en annen ressurs som skal behandle oppgaven. Forklaring: Dersom dataraden inneholder ressursnummer, OG dette ressursnummeret er relatert til en annen ressurs (NB! Større eller lik laveste verdi for ressurs ikke *), skal oppgaven rutes til ressursrelasjonen. 9.4.2 Prioritet 2 Scenario: Dersom det kun eksisterer en regel, eller at regel med høyere prioritet ikke slår til. EVRY 2013 Side 38
Forklaring: Dersom det finnes et ressursnummer i dataraden, skal oppgaven rutes til denne ressursen. 9.5 Anvisning Følgelig er det også to ofte benyttede distribusjonsregler for anvisning ved bruk av relasjoner, og en gjennomgang av disse. 9.5.1 Prioritet 1 Scenario: Virksomheten ønsker at prosjektansvarlig anviser prosjektkostnader for noen aktuelle prosjekter. EVRY 2013 Side 39
Forklaring: Dersom det i dataraden finnes et prosjekt med en definert bruker i relasjon til prosjektet, skal oppgaven rutes til den aktuelle brukeren. 9.5.2 Prioritet 2 Scenario: Ansvar-/Koststedsanvisning. Forklaring: Dersom det kun finnes en regel, eller en regel med høyere prioritet ikke slo til, skal oppgaven rutes til brukeren i relasjon til ansvaret. Anvisning er ofte basert på verdier i en av konteringsdimensjonene, men ikke alltid. Anvisning/godkjenning av reise, timelister, fravær, kompetanse er eksempler hvor ressursrelasjoner kan benyttes. 9.5.3 Godkjenningsregel for reise Det kan forekomme at ulike personer skal godkjenne ulike elementtypeoppgaver. Scenario: Godkjenner A anviser inngående faktura, og Godkjenner B godkjenner ansattes reiser. I et slikt tilfelle kan aktuell relasjon til et begrep være opptatt, og et egendefinert begrep opprettes. I dette tilfellet: REISEANV Vi ønsker å rute oppgaven til ressurs på bakgrunn av registrert ansvar, men ressursrelasjonen er benyttet i en annen elementtype, og vi må gå via en annen relasjon for å løse dette. EVRY 2013 Side 40
Forklaring: For alle oppgaver knyttet til brukertrinnet i denne elementtypen/prosessdefinisjonen skal oppgaven rutes på bakgrunn av Ansvaret. Mottaker er ressursen relatert til begrepet REISEANV, som igjen er relatert til Ansvaret. EVRY 2013 Side 41
10. Stedfortreder Vi har nå definert hvor en oppgave skal sendes til. I tillegg finnes det et alternativ for å definere stedfortrede, dvs både en vikar og/eller overordnet under menypunktet: Agresso Felles Arbeidsflyt Faste registre Arbeidsflyt brukerinformasjon Her henter en da opp en spesifikk bruker og definerer videre en vikar og/eller overordnet: Det er mulig å definere stedfortreder per elementtype, men dersom det ikke er spesielle hensyn som tilsier dette, bør en av vedlikeholds hensyn velge generell. Etter at stedfortreder er registrert i SmartClient kan sluttbruker selv administrere planlagt fravær i SelfService. NB! Det er mulig å legge opp stedfortreder for stedfortreder for stedfortreder Vær derfor oppmerksom på at sluttbrukere på denne måten kan lage seg uønskede godkjenningsgrupper. En bør derfor sette opp spørring med datoer som spørrekriterier, slik at sluttbrukere ikke kan være registrert som stedfortreder med lange perioder i Aktiv fra/ til og Dato fra/til. EVRY 2013 Side 42
11. Beløpsgrenser Vi har nå definert både roller og regler for distribusjon, men ofte kan det i tillegg være behov for å bestemme beløpsgrenser, for eksempel at ved en gitt beløpsstørrelse på en faktura må denne godkjennes av en leder på ett høyere nivå. Vi har mulighet til å sette tre typer beløpskontroll: 1. Beløpsgrenser i Arbeidsflyt brukerinformasjon 2. Beløpsgrense i distribusjonsregelen 3. Beløpsgrense i prosessdefinisjonen 11.1 Beløpsgrenser i arbeidsflyt brukerinformasjon Menypunkt: Agresso Felles Arbeidsflyt Faste registre Arbeidsflyt brukerinformasjon Dette vinduet brukes til å definere spesifikk informasjon om arbeidsflyt pr. bruker. På skillekortet Brukerdetaljer kan du definere grenser for egengodkjenning. Dette er funksjonalitet som i liten grad benyttes av virksomheter. Det søkes i mest mulig grad å sette beløpsgrenser på generelle nivå, slik at vedlikeholdet ikke foregår på brukernivå. EVRY 2013 Side 43
11.2 Beløpsgrense i distribusjonsregelen Det er viktig å merke seg at beløpsgrenser i distribusjonsregelen medfører at oppgaven enten rutes til en bestemt bruker, eller til en annen bruker ikke både og. For eksempel dersom verdien er under beløpsgrense vil bruker A være mottaker. Er verdien over beløpsgrensen er bruker B mottaker. Følgende eksempel benytter fleksifelt til beløpsgrense: Her har en definert gitte brukere per ansvar for to nivåer på anvisning. Videre beløpsgrensene definert i distribusjonsregelen slik: er Dette er en letthåndterlig løsning å vedlikeholde. EVRY 2013 Side 44
11.3 Beløpsgrense i prosessdefinisjonen Alternativt kan en definere beløprsgrense i prosessdefinisjonen. Ved å modellere inn beløpsgrensen i prosessdefinisjonen vil oppgaven først gå til den med budsjettdisponeringsfullmakt, og deretter til ett avsluttende brukertrinn. Eksempel: EVRY 2013 Side 45
Rutingen settes opp i delingskriteriet Store beløp, slik: I tillegg må det defineres en distribusjonsregel knyttet til brukertrinnet for anvisning av store beløp. Denne løsningen blir noe tilsvarende alternativet for beløpsgrense i distribusjonsregelen, men gir noe mer fleksibilitet da distribusjonsregelen defineres ikke basert på ett beløp. EVRY 2013 Side 46
12.Varslinger Etter å ha definert når og hvem som skal motta en oppgave på flyt, må en definere hvilken type informasjon den gitte brukeren skal motta som ett varsel for en ny handling. En rekke IntellAgent hendelser er inkludert i arbeidsflytløsningen som standard for å dekke dette: Varsel om nye oppgaver Underretning til stedfortreder Purringer Eskaleringer Varsel ved videresending 12.1 Generiske koder Ved å sette opp generiske koder knyttet til varslene vil e-post eller sms legge ved data fra aktuelle bilag. Dette gjøres under menypunktet: Agresso Felles Arbeidsflyt Varslinger Tilordning av generiske koder De generiske kodene kan inneholde informasjon om ressurs, leverandør, bilagsnr, fakturanr, beløp, datoer med mer. Får å kunne tilordne generiske koder, må en først på den aktuelle elementtypen definere under Detaljer om elementtype hvilke aktuelle kolonner en kan velge fra, se tidligere kapittel om elementtyper. Her må det være krysset av hvilke felt som skal være synlig fra de ulike tabellene i følgende kolonner: Kolonne Oppgaveliste Rekkefølge Detaljer om post Rekkefølge E-Post Beskrivelse Angir kolonnene (maksimalt 5) som kal vises i oppgaveliste og i delen handlingspost i vinduer som åpnes for handlingsoversikt Angir visningsrekkefølgen til kolonnene som er markert i oppgavelisten Angir om denne kolonnen skal være tilgjengelig i arbeidsflyttransaksjoner og poster til oppfølging Angir visningsrekkefølgen til kolonnene som er markert i Detaljer om post Angir om denne kolonnen skal være tilgjengelig som koder i E-postmaler Følgelig kan en legge opp rader under tilordning av generiske koder på ønsket elementtype: EVRY 2013 Side 47
Disse feltene vil nå være tilgjengelige ved videre oppsettet av varslinger. 12.2 Oppsett varsling Menypunkt: Agresso Felles Arbeidsflyt Varslinger Oppsett varsling Her gjøres følgende: 1. Legger til en ny rad og velger elementtype 2. Velger begivenhet som skal varsles 3. Velger handling 4. Velger eller oppretter en varselmal EVRY 2013 Side 48
5. Legger til varslets emne 6. Gå til Malredigeringsprogram 7. Legg til ønsket innledningstekst sammen med koder fra inndata-skillekortet. Når en oppretter en varslingsmal er det viktig at en benytter koder fra inndata skillekortet, slik at malen tilpasser seg avhengig av innholdet i den oppgaven en blir gitt. Fra tilordning av generiske koder i foregåendepunkt er ikke tekst synlig på de ulike data1, data2 osv. som en kan benytte. Kan da være hensiktsmessig å ha skjermbildet for generiske koder på elementtypen oppe, slik at en til enhver tid har beskrivelsen tilgjengelig. Videre: 8. Legger til tabell (gult) 9. Velger aktuelle kolonner EVRY 2013 Side 49
10. Legger deretter til en egendefinert tekst 11. Mellomlagrer (F11) 12. Legger til avsluttende tekst, og eventuelt lenke til innloggingssiden i SelfService 13. Mellomlagrer (F11) 14. Mellomlagrer på nytt (F11) EVRY 2013 Side 50
15. Velger om varslet skal aggregeres. NB! Varsler som er definert i prosessdefinisjonen skal ikke aggregeres. Ved å aggregere disse vil varslingsplanen overstyre kriteriene satt i prosessdefinisjonen. Det er aktuelt å aggregere varsel om nye oppgaver og varsel til stedfortreder, men ikke purringene. Ved å aggregere varselet defineres en varslingsplan 16. Mellomlagre(F11) 17. Definerer om bruker skal kunne skru av varsel 18. Lagre (F12) Vi har nå satt opp ett nytt varsel. Generelle betraktinger: Vær varsom med å sette opp eskaleringsfunksjoner EVRY 2013 Side 51
Dersom Datoer (forfall/fakturadato/bilagsdato) benyttes for å flagge purringer må en være nøye på oppsettes logikk. Særlig med tanke på at bilag kan være forfalt ved import. EVRY 2013 Side 52
13. Vindusalternativer Når en bruker har mottatt for eksempel en underretning av en ny oppgave, vil en følgelig måtte behandle oppgaven. Ved å definere et vindusalternativ er det mulig å begrense informasjonsmengden som møter sluttbruker, slik at kun relevant informasjon er tilgjengelig. Vi kan også knytte attributter til bestemte felt, som for eksempel Må utfylles! og gjøre felt skrivebeskyttet. 13.1 Vindusalternativ Vindusalternativer defineres under menypunktet: Systemadministrasjon Brukere og tilgang Vindusalternativer Fremgangsmåte: 1. Sett markøren i feltet Vindusalternativ, og søk frem om det allerede eksisterer et vindusalternativ for aktuell elementtype. EVRY 2013 Side 53
2. Dersom vindusalternativet ikke er opprettet navngis det nye vinduet. 3. Definerer om vinduet skal gjelde i SmartClient eller SelfService 4. Velg aktuell modul EVRY 2013 Side 54
5. Velger aktuell meny-id 6. Gå igjennom hvert vinduselement, og avgjør om informasjonen/funksjonaliteten er relevant. 7. Dersom informasjonen er irrelevant velges Skjul og Bruk. EVRY 2013 Side 55
8. Lagrer deretter med F12 Vindusalternativer er nå definert. EVRY 2013 Side 56
13.2 Distribusjon av vindusalternativ Distribusjon av vindusalternativer gjøres under menypunktet: Systemadministrasjon Brukere og tilgang Distribusjon av vindusalternativer Derfra velges aktuelt vindusalternativ: Videre defineres om vindusalternativet skal gjelde for alle med tilgang til menypunktet i aktuelt firma, eller om det skal distribueres på bakgrunn av rolletilhørighet. EVRY 2013 Side 57
EVRY 2013 Side 58
14. Prosessdefinisjon Vi har nå gjennomgått det nødvendige oppsettet i Agresso for å sikre den elektroniske arbeidsflyten en ønsker å opprette. Neste steg er nå å vende tilbake til prosessdefinisjonen i Agresso og knytte oppsettet til den overordnede skisseringen før arbeidsflyten kan aktiviseres. Menypunkt: Agresso Felles Arbeidsflyt Prosessdefinisjon Vi startet med definering av elementtypen på første kulepunkt i prosessdefinisjonen, og fortsetter videre med definering av de neste trinnene. 14.1 Brukertrinn 14.1.1 Generell I første skillekort må det kobles til en regelgruppe og velge en funksjon knyttet til steget: EVRY 2013 Side 59
14.1.2 Handling I tillegg til standard handlingsalternativer kan en også velge blant egendefinerte handlinger. Husk: positiv sammenheng mellom få handlingsalternativ og lav behandlingstid/redusert mulighet for feilsituasjoner. Øverste handling i Valgte handlinger presenteres som lengst til venstre i skjermbildet i Self Service 14.1.3 Manuell distribusjon Ved valg av Videresend som en av handlinger er det mulig å begrense hvem brukertrinnet skal kunne videresende til. Det kan være ønskelig at attestanter kun kan videresende til andre attestanter, og ikke på kryss og tvers i fullmaktshierarkiet. For å begrense ved hjelp av rolletilhørighet må aktuell rolle være aktivert for arbeidsflyt, se tidligere kapittel om roller. EVRY 2013 Side 60
14.1.4 Tidsfrister Her settes opp systemmessige automatiske handlinger basert på tidsfrister; purring(er) av oppgave, varsel til overordnet, automatisk godkjenning av oppgave, eskalering av oppgave, automatisk avvisning av oppgave. Ny rad = Legg til, nederst i skjermbildet. Type: Indikerer om denne tidsfristen er relatert til et trinn eller en oppgave. Tidstype: Før/etter forfall Kjører = etter mottatt oppgave Videre må en definere om tidsfristen involverer eier av oppgave eller vedkommendes overordnede. B: Angir om tidsfrister skal deaktiveres ved parkering av oppgave. EVRY 2013 Side 61
14.1.5 Andre Bruker kan endre data før være avkrysset, som betyr Default. Behandling dersom endring starter ny regel definerer om endringen skal føre til omfordeling, sidevegs fordeling, eller gå videre til neste trinn i prosessen. Stans fordeling etter dette trinnet betyr at prosessen strekker opp arbeidsflytkartet så langt som oppgaven har kommet i prosessen, og ikke lenger. Inkludert i kontroll.kontroll på antall signaturer i prosessen starter Utfør kontroll Kontrollen utføres EVRY 2013 Side 62
Vis hele transaksjonen: Viser alle føringer knyttet til raden. Automatisk godkjenning: Indikerer om postene skal godkjennes automatisk når de fordeles til personen som initierte dem. To trinnsgodkjenning: Bruker som har behandler oppgave i et tidligere trinn skal ikke behandle oppgaven på nytt som følge av distribusjonsregelen. Oppgaven eskaleres automatisk til overordnet. Brukervalidering ved lagring: Bruker må angi et passord. Avansert- og enkel modus kan settes til fast 14.1.6 Instruksjoner Instruksjoner er en statisk tekst som vil fremkomme øverst i oppgavebehandlingsbildet i SelfService. Her kan en for eksempel legge inn html med lenke til virksomhetens brukerveiledninger/rutinebeskrivelser 14.1.7 Bestemte egenskaper Om dete feltet er avkrysset definerer det at konteringsregelen registrerte data skal kontrolleres mot EVRY 2013 Side 63
14.2 Aktivering av prosess Under veis i prosessmodelleringen har en anledning til å kontrollere om diagrammet fyller logiske krav ved å trykke Kontroll diagram. Eksempelvis kan en få en merknad på valideringsfeil, det betyr at noe av oppsettet i prosessdefinisjonen ikke er tilstrekkelig utfyllt. Eksempelet under viser blant annet at i brukertrinnet Fakturasenteret er ikke regelgruppe definert i trinnet. Først når prosessen er validert uten feil kan den aktiveres. Aktivering skjer på samme måte som ved opprettelse: Høyreklikker på den nye versjonen Legger til kommentar. OK EVRY 2013 Side 64
Prosessen er nå aktivert. 14.3 Fra 90 % til 100 % Vi har nå gjennomgått det grunnleggende oppsettet av en elektronisk arbeidsflyt. Mulighetene er derimot mange og definering av elektronisk arbeidsflyt er fleksibelt i Agresso til å kunne tilpasses den enkelte organisasjons prosesser og behov. En enkel arbeidsflyt er ikke alltid dekkendes for hele organisasjonen og de tilfellene en potensiellt kan ha, særlig i større og mer særskilte organisasjoner. Til slutt skal vi derimot utvide prosessdefinisjonen for å gi ett innblikk i hvordan en eksempelvis kan ivareta deler av organisasjonen som har spesielle organisatoriske, driftsmessige eller fullmaktsmessige hensyn som må tas. I neste eksempel vises hvordan Eiendomsavdelingen i en organisasjon skal vurdere faktura etter attestasjon (Tredjepartskontroll), men at Eiendomsavdelingen ikke innehar budsjettdisponeringsfullmakten. Vi vil her forklare noen av de særskilte kriteriene som er spesifisert i prosessdefinisjonen. Følgende er en skisse av prosessdefinisjonen: EVRY 2013 Side 65
14.3.1 OR-deling: Tredjepartskontroll Forklaring delingskriterier: Løpet i prosessen gjelder kun dersom alle delingskriteriene er oppfylt. Dette løpet gjelder kun for Ansvar 612* Dette løpet gjelder kun der som det finnes et ansvar i relasjon til objekt Beløpet må være over 50 000 (aggregert/per bilag) Konto må være driftskonto EVRY 2013 Side 66
14.3.2 Brukertrinn tredjepartskontroll Dette trinnet blir tislvarende som ett hvert annet brukertrinn, men det er verdt å legge merke til at det her er laget en egen regelgruppe for dette trinnet. 14.3.3 Distribusjonsregel Forklaring: EVRY 2013 Side 67
Dersom det finnes en verdi for ansvar i relasjon til objekt, og relasjonsverdien er større enn eller lik 1, skal oppgaven rutes til brukeren som er i relasjon til ansvaret som er i relasjon til objektet. Fordelen med denne måten å sette opp er: Radene er kontert fra Attestant, og ingen ny kontering/endring kreves for å få til flyt. Anviserrelasjonen er allerede satt opp EVRY 2013 Side 68
15.Kontroll Når den elektroniske arbeidsflyten er definert, aktivert og satt i drift i organisasjonen er det viktig at en sørger for tilstrekkelig kontroll slik at en til enhver tid sørger for at arbeidsflyten fungerer etter sin hensikt. 15.1 Spørringer I Agresso 55 er det utvidede browsermuligheter i alle moduler. Dette innebærer også at det er få av standardspørringene som egner seg uten endringer til å følge opp elektronisk flyt. Det er derfor viktig å definere informasjonsbehovet før det opprettes globale spørringer. Gjennom å begrense menytilgang gjennom rolle kan en også redusere brukernes mulighet til å definere globale maler. Det bør fokuseres på følgende områder ved definering av spørreverktøy for elektronisk arbeidsflyt: Fullmaktsspørringer Arbeidsflyt spørringer 15.1.1 Fullmaktsspørringer Som tidligere påpekt er det mulig å eksempelvis opprette en stedfortreder for stedfortreder osv. noe som kan risikere at en skaper fullmaktsstrukturer ut over det som blir definert i arbeidsflyten. I tillegg er det viktig å til enhver tid ha gyldige og aktive brukere som skal dette fullmaktsrollen på for eksempel ansvaret som en oppgave fordeles på. Avhengig av hvilket oppsett en har valgt, kan en for spørringer på fullmakter kan en benytte følgende: Spørringer i brukerregisteret Spørringer i begreps- og relasjonsregisteret Spørringer på fleksifeltverdier Spørring stedfortredere 15.1.2 Arbeidsflytspørringer Det er viktig å til enhver tid ha oversikt over at arbeidsflyten fungerer tilstrekkelig og etter slik det opprinnelig var skissert at arbeidsflyten skulle fungere. Herunder kan det være tilfeller som den opprinnelige flyten ikke dekker og som det alternativt er vikti å avdekke. I tillegg kan det være fordelsmessig å ha en oversikt over omfanget av oppgaver som sendes på flyt, EVRY 2013 Side 69
innholdet i disse e.g. beløp, tidsbruk før for eksempel godkjenning og utfallet av behandlingene som blir gjort for å nevne noen. Ved å gjennomføre spørringer på arbeidsflyt kan en få en indikasjon på om flyten fungerer som opprinnelig skisser og eventuelt om det vil være nødvendig med noen endringer. Til dette kan en benytte følgende spørringer: Poster til oppfølging Spørring arbeidsflyttransaksjoner Spørring arbeidsflyt Brukerlogg arbeidsflyt Spørring på store beløp Spørring på datoer Bilag klar til bokføring Parkerte bilag Statistikkspørringer 15.2 Datakontroll I tillegg til å benytte relasjoner for å begrense utvalget av gyldige verdier for sluttbrukere kan en sette opp datakontroll mot definerte begrep og begrepsverdier. Hensikten er at kun medlemmene av bestemte roller har tilgang til å registrere/benytte definerte verdier i det aktuelle menypunktet. Eksempel 1 Fakturaattestanter skal kun ha tilgang til drifts- og investeringskonti i SelfService, og ikke lønnskonti. Slik går vi frem: 1. Definere relasjon mellom begrepet som skal kontrolleres og begrepet ROLEID 2. Sett på datakontroll (DC) på det aktuelle begrepet EVRY 2013 Side 70
Du får spørsmål om datakontrollen skal begrenses 3. Velg Ja Datakontroll er aktivert for begrepet, en må deretter administrere denne datakontrollen. 15.2.1 Datakontrolladministrasjon Menypunkt: Agresso Felles Adgangskontroll Datakontroll Datakontrolladministrasjon Når datakontroll er aktivert må denne kunne adminsitreres. En starter med å skru av datakontrollen i hele Agressoinstallasjonen. Svar Ja på spørsmål om lagring og om å sette repeterende tilgangsrettigheter Slå på datakontroll i headerseksjonen i menyen EVRY 2013 Side 71
Svar Ja på spørsmål om å lagre oppdatering Svar Nei på spørsmål om å sette repeterende tilgangsrettigheter Sett datakontroll på det aktuelle menypunktet Jobb deg ned til aktuell menypunkt datakontrollen skal være aktivert for Lagre (F12) Datakontrollen er følgelig aktivisert på nytt med ønskede endringer. 15.2.2 Datakontrollrelasjoner Menypunkt: Agresso Felles Adgangskontroll Datakontroll Datakontrollrelasjoner EVRY 2013 Side 72
Datakontrollrelasjoner definere hvilke konti som skal være tilgjengelig for sluttbrukerne. Husk å inkludere interimskonto og mva-konti. Lagre (F12) Nå er det kun medlemmer av aktuell rolle som får tilgang til angitte verdier i aktuelt menypunkt. EVRY 2013 Side 73