SANDNES KOMMUNE - RÅDMANNEN Arkivsak Arkivkode Saksbeh. : 2007 03 642 : : Marianne Schwerdt Behandles av utvalg: Møtedato Utvalgssaksnr. Formannskapet Administrasjonsutvalget Helse og sosialutvalget Bystyret 02.12.2008 02.12.2008 03.12.2008 09.12.2008 121/08 29/08 25/08 NYE FINANSIERINGSMODELLER FOR PLEIE OG OMSORGSTJENESTEN Saken gjelder Rådmannen anbefaler at de nye finansieringsmodellene for pleie og omsorgstjenesten bygd på prinsippene om aktivitetsbasert finansiering legges til grunn for fordeling av ressurser til pleie og omsorgstjenesten. Bakgrunn for saken Som et ledd i styringsdialogen er det behov for å etablere gode modeller for ressursfordeling. Økonomiske tjenestefakta / nye finansieringsmodeller har vært utviklet innenfor flere av kommunens tjenester og gir viktig styringsinformasjon. Sandnes kommune har laget et kriteriebasert system for ressursfordeling og økonomistyring i pleie og omsorgstjenesten. Brukernes funksjonsevne er utslagsgivende for hjelpebehovet, og det er laget modeller hvor funksjonsevnen gjenspeiles i de kostnadsnøkler som benyttes ved budsjettering. Dagens ressurstildeling behov for omlegging Pr i dag får pleie og omsorgstjenesten i Sandnes tildelt budsjetter basert på historiske tall. Det blir justert for lønnsvekst og eventuelle omprioriteringer, men ellers er budsjettrammen på samme nivå som tidligere år. Denne tildelingsmetoden er ikke hensiktsmessig. Den fanger ikke opp endringer av brukerbehov, eller volumendringer. En annen utfordring er at nye oppgaver har blitt pålagt uten at tildelingen har blitt endret. For å få bedre styringsinformasjon og et bedre fordelingsverktøy, er det nå laget modeller som skal finansiere de tjenester som brukeren har behov for, uavhengig av hvor brukeren mottar tjenesten. En brukers behov starter gjerne i hjemmetjenesten med noe hjelp og øker etter hvert som funksjonsnivået endres. For å få en effektiv utnyttelse av ressursene er det viktig å ha kunnskap om sykdomsbildet og utviklingen i ressursbruken etter hvert som funksjonsnivået reduseres. Ved bruk av nye finansieringsmodeller vil man enklere få oversikt over endringer i brukermasse og brukertyngde. Ny modell for ressurstildeling Prosjektet har bestått i å kartlegge og dokumentere kostnadene til nøkkeltjenester i pleie og omsorgstjenesten. Dette vil gi bedre grunnlag for prioritering, fastsetting av volum og kvalitetsnivå. Det er utarbeidet et kalkyleverktøy/modell til hver nøkkeltjeneste. Å lage finansieringsmodeller basert på ABC-prinsippene 1 er ikke bare en erstatning for den tradisjonelle rammebudsjetteringen eller kriteriebaserte budsjetteringen, men en helt ny styringsmodell. 1 ABC- Activity Based Costing (aktivitetsbasert kalklulasjon), se nærmere beskrivelse i kap. 2 i prosjektrapporten Side 1 av 2
Det er utarbeidet nye finansieringsmodeller på følgende tjenester o Hjemmesykepleie og hjemmehjelp o Miljøarbeidertjenesten (timebaserte vedtak) o Sykehjem o Heldøgnsboliger for eldre bokollektiv og bofellesskap o Omsorgslønn o Brukerstyrt personlig assistanse (BPA) Hovedmålsettingen med arbeidet har vært å få en tildelingsmodell som ivaretar omsorgsdistriktenes muligheter til å gi pleie og omsorgstjenester ut fra funksjonsnivået og behovet til brukeren. Det har blitt utviklet ulike modeller tilsvarende de ulike tjenestene som leveres. Kommunens utførende enheter vil få ressurser ut fra størrelsen på avtalt tjenesteproduksjon. Hovedgevinsten er forbedret styringsinformasjon, og dermed mulighet for mer effektiv bruk og objektiv fordeling av kommunens ressurser En tildeling av ressurser basert på brukerens funksjonsevne vil også kunne gi en bedre fordeling av ressurser mellom sykehjem og hjemmetjenester. Dersom den nye tildelingsmetoden vil medføre endrede driftsrammer mellom omsorgsdistriktene vil dette bli omtalt i perioderapportene. Vedlagt følger prosjektrapport som viser detaljert oppbygging av de ulike modellene. Forslag til VEDTAK: Nye finansieringsmodeller for pleie og omsorgstjenesten bygd på prinsippene om aktivitetsbasert finansiering legges til grunn for fordeling av ressurser til pleie og omsorgstjenesten fra 01.01.09. RÅDMANNEN I SANDNES, 19.11.2008 Tore Sirnes rådmann Elin Selvikvåg kommunaldirektør Vedlegg: Prosjektrapport Side 2 av 2
FINANSIERINGSMODELLER I PLEIE OG OMSORGSTJENESTEN SANDNES KOMMUNE PROSJEKTRAPPORT
1. INNLEDNING Forord Rapporten er utarbeidet av Sandnes kommune og prosjektet er finansiert av kommunale midler. Sandnes kommune implementerte i 2004 en ny styringsdialog som var tilrettelagt en ny flat organisasjonsstruktur. En av forutsetningene for en vellykket styringsdialog kan være etablering av nye og forbedrede finansieringsmodeller. Finansieringsmodeller har blitt utviklet på flere av kommunens tjenester. Både skole- og barnehageområdet har veletablerte modeller. Modellene gir viktig styringsinformasjon og god informasjon i forbindelse med ressursfordelingsprosesser. Budsjettfordelingen i pleie og omsorgstjenesten er i dag basert på historiske data. Det blir budsjettert med faste rammer per årsverk, og resten av driftsbudsjettet fordeles etter tidligere evalueringer av driften. I dette prosjektet har det vært et mål å utvikle modeller for budsjettfordeling og finansiering av plasser og tjenester med større vekt på hvilke brukere kommunen gir tjenester til. Brukerens funksjonsnivå er utslagsgivende for hjelpebehovet, og dette bør gjenspeiles i de kostnadsnøkler som benyttes ved budsjettfordelingen. Prosjektet har bestått i å kartlegge og dokumentere kostnadene til nøkkeltjenester i pleie og omsorgstjenesten. Dette vil gi bedre grunnlag for prioritering, fastsetting av volum og kvalitetsnivå. Det er utarbeidet et kalkyleverktøy/modell til hver nøkkeltjeneste. Å lage finansieringsmodeller basert på ABC-prinsippene 1 er ikke bare en erstatning for den tradisjonelle rammebudsjetteringen eller kriteriebaserte budsjetteringen, men en helt ny styringsmodell. Sandnes kommune er pr i dag delt i omsorgsdistrikter. Inndelingen er i hovedsak basert på bydelsgrenser. Distriktene er egne resultatenheter og tilbyr alle typer omsorgstjenester i sitt geografiske område, dette gjelder blant annet hjemmetjenester, trygghetsalarm, omsorgsboliger og institusjonsopphold for voksne, BPA (brukerstyrt personlig assistent) og omsorgslønn. Distriktene har ansvar for både tjenestetildeling og tjenesteyting. Tjenestetildelingen skjer ved at alle personer, pårørende og andre som mener at noen har behov for tjenester, kontakter sitt distrikt. Distriktet gjør en faglig vurdering om søkeren fyller krav i lov og vedtatte kriterium for tildeling av hjelp, før tjenester blir tildelt. 1 ABC- Activity Based Costing (aktivitetsbasert kalklulasjon), se nærmere bskrivelse i kap. 2 Finansieringsmodeller pleie og omsorg Sandnes kommune 1
Prosjektorganisasjon Figur under viser prosjektorganisasjon. Styringsgruppe Finansieringsmodeller pleie og omsorgstjenesten Prosjektleder Prosjekt hjemmesykepleie Prosjekt hjemmehjelp Prosjekt miljøarbeider tjeneste Prosjekt sykehjem Prosjekt omsorgsboliger Prosjekt omsorgslønn Prosjekt BPA Styringsgruppe Styringsgruppen har bestått av kommunaldirektør Elin Selvikvåg, rådgiver Signe Elin Joachimsen, budsjettsjef Hilde Vikan, omsorgssjef Sigve Engelsvold og prosjektleder Marianne Schwerdt. I den siste halvdel av prosjektet har økonomidirektør Torunn Nilsen også vært deltaker i styringsgruppen. Prosjektleder var styringsgruppens sekretær. Styringsgryppen har hatt 10 møter i løpet av prosjektperioden. Styringsgruppens hovedoppgaver var; ivareta prosjektets strategiske formål sørge for at det lages en målsetting godkjenne prosjektplanen sørge for at prosjektgruppenes deltakere prioriterer deltakelsen sørge for at det blir gjennomført kost-nytte analyser før prosjektet starter godkjenne rapporteringsrutiner godkjenne eventuelle endringer i prosjektopplegget godkjenne det faglige arbeidet etablerer seg som prosjektets øverste ansvarlige Prosjektgruppe Det ble etablert små prosjektgrupper til hvert underprosjekt. Hver av disse prosjektgruppene bestod av en eller flere fagpersoner fra distriktene og prosjektleder. Prosjektgruppas hovedoppgaver var; utføre de aktiviteter det er gitt avsvar for på en faglig og økonomisk betryggende måte bruke prosjektet til personlig og faglig utvikling og vekst ha kontroll dersom noe hindret prosjektfremdriften foreslå tiltak som kan bedre prosjektfremdrift være bevisst prosjektets hensikt være bevisst sitt individuelle ansvar, samt gruppeansvar Finansieringsmodeller pleie og omsorg Sandnes kommune 2
Prosjektleder Prosjektleder for prosjektet var Marianne Schwerdt. Prosjektleder ledet de ulike prosjektgruppene, og var sekretær i styringsgruppen. Prosjektleders hovedoppgaver var; utarbeidelse av formålstjenlig mandat for prosjektet utarbeide prosjektets gjennomføringsplan påse at de ressurser prosjektet krever er tilgjengelige i de aktuelle tidsrom lede prosjektgruppens daglige arbeid sørge for samarbeid med og informasjon med instanser utenfor prosjektet holde seg underrettet om fremdriften foreslå og iverksette tiltak ved forsinkelser og overskridelser sørge for tilfredsstillende dokumentasjon, rapportering og arkivering Tillitsvalgte Tillitsvalgte har rett til medbestemmelse i utviklingsprosjekter som kan endre arbeidsplassens innhold og utforming. Dette prosjektet har ikke direkte medføre endringer for de ansatte. Men som følge av endret finansieringsmetode, kan det eventuelt stille større krav til tjenesten om fleksibelt bruk av ressursene. Dette kan igjen medføre endringer på personalnivå. Det ble i dette prosjektet gitt muligheter for at tillitsvalgte kunne delta i både styringsgruppen og de ulike prosjektgruppene dersom det var ønskelig. Dette hadde de ikke ønske om. Men de ble gitt full innsynsrett i prosjektet, og ble informert om alt som skjedde. Økonomi Prosjektet har i løpet av prosjektperioden brukt kr 500.000. Midlene ble finansiert ved bruk av disposisjonsfond levekår felles. Vi har laget rapporter på følgende tjenester o Hjemmesykepleie og hjemmehjelp o Miljøarbeidertjenesten (timebaserte vedtak) o Sykehjem o Heldøgnsboliger for eldre bokollektiv og bofellesskap o Omsorgslønn o Brukerstyrt personlig assistanse (BPA) Finansieringsmodeller pleie og omsorg Sandnes kommune 3
2. KALKYLEMODELL METODIKK AKTIVITETSBASERT KALKULASJON (ABC) Dette avsnittet tar kort for seg bakteppet og årsakene til utviklingen av aktivitetsbasert kalkulasjon, hovedprinsippet i metodikken, ulike anvendelsesområder, samt vanlige fallgruver. Aktivitetsbasert kalkulasjon - En relativt ny metode Aktivitetsbasert kalkulasjon (en fornorsking av begrepet Activity Based Costing) er en relativt ny metodikk og har siden den ble presentert av de amerikanske forskerne Cooper og Kaplan på slutten av 1980-tallet nærmest revolusjonert hvordan virksomheter utarbeider kostnadskalkyler for produkter og tjenester. Aktivitetsbasert kalkulasjon ble utviklet som en respons på en stadig økende misnøye med de tradisjonelle kostnadskalkylemetodene (bidragsmetoden, selvkostmetoden, ol.). Disse ble oppfattet å gi feilaktige kostnadsbilder av produkters kostnader, spesielt fordi produktenes indirekte kostnader blir fordelt stort sett uavhengig av prosessene som egentlig skaper kostnaden og under forutsetning av at de indirekte kostnadene forholder seg proporsjonalt til direkte kostnader. ABC vurderes å være mer realistisk enn tradisjonelle metoder da ABC fokuserer på årsaken (aktiviteten) til forbruket av ressursene. På den andre siden kan ABC sies å være vanskeligere å håndtere enn de tradisjonelle metodene. Hovedprinsippet i ABC-metodikken Det grunnleggende prinsippet i ABC-metodikken er å spore kostnader til kostnadsobjekter (produkter, tjenester, kundegrupper) gjennom aktiviteter: For å produsere et produkt eller en tjeneste må ulike aktiviteter utføres. Hver av aktivitetene forbruker en rekke ulike ressurser/ innsatsfaktorer (kostnadsarter). Ved å kalkulere ressursforbruk per aktivitet kan en beregne kostnadene til for eksempel en tjeneste ut i fra tjenestens forbruk av aktiviteter. Anvendelsesområder ABC kan benyttes i enhver organisasjon: Aktiviteter er en fellesnevner for alle organisasjoner enten det gjelder produksjonsvirksomheter eller tjenesteytende virksomheter. Som kalkyleverktøy har ABC størst effekt på komplekse organisasjoner med problemstillinger knyttet til internprising, felles prosesser på tvers av organisatoriske grenser eller høye indirekte kostnader som skal fordeles til et stort antall kostnadsobjekter. Det at ABC åpner for å beregne kundelønnsomhet for ulike kundegrupper har gjort metoden svært populær da næringsdrivende virksomheter i dag preges av et økende fokus på kundelønnsomhet. ABC viser for eksempel at kunder som bestiller ofte, men i små kvanta, er mer kostnadskrevende enn dem som bestiller sjelden og i store kvanta. Dette fenomenet fremkommer ikke i en tradisjonell kalkyle og ble derfor sjelden tatt systematisk hensyn til i bedrifters prispolitikk før etter 80-tallet. Finansieringsmodeller pleie og omsorg Sandnes kommune 4
ABC-metodikken åpner også for å spesifisere og identifisere benyttet og ubenyttet kapasitet. På denne måten får man spesifikt synliggjort kostnadene forbundet med overkapasitet. Videre gir ABC et meget godt utgangspunkt for bedret økonomisk styring og identifikasjon av effektiviseringsmuligheter. ABC gir muligheten for: Økt kunnskap om hvilke aktiviteter/prosesser som forbruker mest ressurser og derved er mest kostnadskrevende Økt kunnskap om sammenheng mellom kostnadsnivå og kvalitet Økt forståelse for kostnadsstrukturen Mer realistisk sammenligning av kostnader mellom enheter Sammenhenger og begreper innenfor ABC-metodikk Dette avsnittet tar for seg byggesteinene i ABC-metodikken. Figuren under viser hovedelementene i ABC-metodikken og hvordan disse forholder seg hverandre. Henføres til aktivitet Fordeles etter forbruk Ressurser/Innsatsfaktorer Utgangspunktet er utgiftene for tjenestene ved hvert ansvarssted, slik de fremgår av artsregnskapet. Utgiftene grupperes i naturlige artsgrupper som for eksempel lønn- og sosiale utgifter, medisinsk utstyr, reise og transport og andre periodiske utgifter. Grupperingen gjøres basert på en vesentlighetsbetraktning av kostnadene ved det enkelte kostnadsstedet. Denne grupperingen følger ikke nødvendigvis artsgrupperingen i kontoplanen. For eksempel er sykelønnsrefusjon i henhold til KOSTRA-artsinndelingen en inntekt i 700- serien mens vi grupperer sykelønnsrefusjon direkte sammen med fast lønn, overtid, arbeidsgiveravgift, pensjonsinnskudd og så videre. Ressursdrivere Det at en aktivitet skal utføres fører til at mer eller mindre gitte ressurser og ressursmengder benyttes. En ressursdriver forteller hvor stor andel av utgiftene i en artsgruppe som skal Finansieringsmodeller pleie og omsorg Sandnes kommune 5
henføres til én aktivitet. Anvendt tid kan for eksempel være en hensiktsmessig ressursdriver for å beskrive ulike aktiviteters forbruk av ressursen Lønn- og sosiale utgifter. I kalkylemodellen har vi benyttet data fra en tidsstudie for avgjøre hvor stor andel av ressursen Lønn- og sosiale utgifter som skal fordeles på de ulike aktivitetene. For de andre ressursene, som for eksempel Reise-/transportutgifter har vi kunnet henføre hele ressursen til relevant aktivitet, i dette tilfellet aktiviteten Reise. Aktiviteter Aktivitetskartlegging Gjennom møter i arbeidsgruppene kartlegges virksomhetenes aktiviteter. På basis av denne aktivitetskartleggingen defineres aktivitetene som skal benyttes i kalkylemodellen. Antall aktiviteter For at ikke modellen skal bli for kompleks er det hensiktsmessig å samle enkeltaktiviteter i grupper. For eksempel har vi i kalkylemodellen samlet alle administrative aktiviteter for hjemmetjenesten som møter, kurs, dokumentasjon, rapportering, timelister, turnusutarbeidelse, møter med pårørende i aktiviteten Administrative aktiviteter. Det er en klassisk fallgruve at man ikke klarer å begrense antall aktiviteter som man mener må til for å beskrive en tjeneste. Konsekvensen av et stort antall aktiviteter er at modellen blir meget kompleks og vanskelig å vedlikeholde. En tommelfingerregel er at de beste kalkylemodellene gjerne ikke har mer enn en håndfull aktiviteter. Når aktivitetene og ressursdrivere er definert, kan man beregne totalutgiftene for hver aktivitet. Kostnadsdrivere Kostnadsdrivernes forklaringskraft Aktivitetskostnadene fordeles på kostnadsobjektene ved bruk av kostnadsdrivere. En kostnadsdriver er en faktor som i størst mulig grad forklarer endringer i kostnadsobjektets utgifter som skyldes endring i aktivitet. Ideelt sett bør følgelig en kostnadsdriver helst samvariere (korrelere) 100% med aktivitetsutgiften. Dessverre for oss lever vi ikke i en ideell verden og i hvert fall ikke i en verden med lineære årsakssammenhenger. Det er derfor svært sjelden at man kan finne en slik perfekt kostnadsdriver. Vi har imidlertid en del andre kriterier ved valg av kostnadsdriver som kanskje er vel så viktige som dette overordnede kravet. Kostnadsdrivernes fornuftighet og relevans Det er viktig at kostnadsdriverne oppfattes som fornuftige og relevante av beslutningstakerne og organisasjonen som sådan. Da det kan være en utfordring å finne gode kostnadsdrivere som beskriver endringer i aktivitetsutgiftene godt, fører det til at selv om man definerer et stort antall aktiviteter og på den måten oppnår en mer nøyaktig beskrivelse av tjenesten, så vil treffsikkerheten totalt sett reduseres. Finansieringsmodeller pleie og omsorg Sandnes kommune 6
I kalkylemodellen fordeler vi totalutgiften knyttet til aktiviteten Reise ut på sonekontorene ved å benytte Antall besøk som kostnadsdriver. Antall besøk er den faktoren som etter vår mening best beskriver tjenestens (kostnadsobjektets) forbruk av aktiviteten gitt de andre overnevnte kriteriene. Kostnadsobjekt Kostnadsobjekt er vanligvis kostnadssted (ansvarssted) eller produkt/tjeneste. Ved å summere utgifter og inntekter for produkter/tjenester som produseres ved ett ansvarssted, fremkommer resultatet. Andre ganger kan det være hensiktsmessig å benytte kunde som kostnadsobjekt, spesielt når man har mistanke om store variasjoner i såkalte kundespesifikke kostnader som for eksempel ordrekostnader, som man ønsker å prise inn i produktet eller tjenesten. I kalkylemodellen er de ulike tjenestene kostnadsobjekt. Finansieringsmodeller pleie og omsorg Sandnes kommune 7
3. MODELL FOR HJEMMEHJELP OG HJEMMESYKEPLEIE I dette avsnittet går vi steg for steg gjennom oppbyggingen av kalkylen for hjemmetjenesten. Ressurser/Innsatsfaktorer Første steg er å få oversikt over ressursene og innsatsfaktorene som medgår i produksjonen av tjenesten eller produktet. Denne informasjonen finner vi i det ordinære kommunale artsregnskapet. Et artsregnskap er en opplisting av inntektene og utgiftene knyttet til ulike ressurser eller innsatsfaktorer for et bestemt kostnadsobjekt. Vi har her tatt utgangspunkt i kostnader tilhørende hver enkelt sone (ansvarsområde). Samtidig har vi fordelt indirekte kostnader etter ulike fordelingsnøkler. Vi valgte å ta hensyn til indirekte kostnader som kunne knyttes direkte opp til drift av hjemmetjenesten. Dette er kostnader som kontormateriell, forbruksvarer, matvarer, annonser, bevertning, representasjon, kurs/opplæring, skyss/reise/diett, inventar/utstyr, medisinsk forbruksmateriell, telefonutgifter, kommunale avgifter, kjøregodtgjørelse og utgifter til leiebiler. For å få korrekte fordelinger har vi valgt ulike fordelingsnøkler på ulike utgifter. Fordeling av indirekte driftskostnader som kontormateriell, forbruksvarer annonser osv har vi fordelt etter årsverksfordeling. Aktiviteter I en ABC-kalkyle rettes fokus mot aktiviteter og hvilke kostnader disse forbruker. Figuren under viser hvilke hovedaktiviteter som på en enkel måte beskriver arbeidet i tjenesten hjemmetjenesten. For hjemmesykepleie vil den direkte tjenesteytingen til brukerne naturlig nok være en viktig aktivitet. Aktiviteter Pleie i Hjelp i Trygghets Reise Adm Personlig Hjemmesykepl hjemmet hjemmet alarm aktiviteter tid omsorgbolig De ansattes direkte brukertid hjemme hos bruker fordeles på henholdsvis pleie i hjemmet og hjelp i hjemmet. De ansattes arbeid med å komme til og fra bruker, enten ved å gå, sykle eller kjøre bil har vi samlet i aktiviteten Reise. Den siste aktiviteten, Administrasjonsaktiviteter, er administrasjon og kontorarbeid i forbindelse med tjenesten f.eks. interne rapporteringsmøter, møter med pårørende, kontakt med lege og annet fagpersonell samt utarbeidelse av arbeidsplaner, rekruttering, innhenting av vikarer samt kompetansebygging. Under vises eksempler på hvilke tjenester som ble definert under de ulike aktivitetene. Finansieringsmodeller pleie og omsorg Sandnes kommune 8
Hjemmesykepleie Hjemmehjelp Reise Administrasjon Personlig tid Sårskifte Vask av gulv Bil til og fra bruker Brukermøter Lunsj Utdeling av medisiner Vask av kjøkken Bensinfylling Personalmøter Samtale med kolleger Legge dosett Handling Service Vedtaksskriving Hente resept Støvtørking Skader og skadeskjema Dokumentasjon Støysuging Kontakte lege Varme mat Vask av bil Rapportering Følge til lege Stell og dusj Tilrettelegge mat Skrive kjøreliste Ringe etter ekstravakt Tilsyn Vask av tøy Timelister Veiledning Rydding Arbeidslister Samtale med Oppvask Veiledning pårørende Opplæring Vask av bad Lage turnus Måltider Vindusvask Tverrfaglig samarbeid Sondeernæring Søke om hjelpemidler Dusj eller lett stell Kontakt med pårørende Skifte av bleier Intern undervising Vaksiner og Andre sprøyter Tiltaksmøte Bestille varer Rydde på lager Denne listen ble lagt ved tidsregistreringsskjemaet, slik at det ikke skulle bli misforståelser på ulike aktivitetsdefinisjoner. Ressursdrivere For å knytte utgiftsgruppene opp mot aktivitetene trenger vi ressursdriverne. Som nevnt under avsnittet Sammenheng og begreper innenfor ABC-metodikk, forteller en ressursdriver hvor stor andel av utgiftene i en artsgruppe som skal henføres til én aktivitet. Det er innlysende at Lønn- og sosiale utgifter som ressurs inngår i alle aktivitetene, men hvor mye av disse utgiftene skal henføres til den enkelte aktivitet? Ved hjelp av en spørreskjemabasert tidsstudie, kunne vi identifisere hvor mye tid de ansatte gjennomsnittlig bruker på de ulike aktivitetene. Figuren under viser prosentvise fordeling av brukt tid på de ulike aktivitetene totalt for hele omsorgsavdelingen. Utgiftsarter Aktiviteter Pleie i Hjelp i Trygghets Reise Adm Personlig Hjemmesyk hjemmet hjemmet alarm aktiviteter tid omsorgbolig Lønn og sosiale utgifter 45,90 % 5,19 % 1,16 % 9,80 % 26,72 % 6,65 % 8,15 % Medisinsk utstyr og forbruksmateriell 100,00 % Reise og transport 100,00 % Andre periodiske variable utgifter 100,00 % De tre siste utgiftsgruppene kan henføres direkte og i sin helhet til hver sin aktivitet. Medisinsk utstyr og forbruksmateriell henføres til Pleie i hjemmet, Reise og transport henføres til Reise og Andre periodisk variable utgifter henføres til aktiviteten Administrasjonsaktiviteter Finansieringsmodeller pleie og omsorg Sandnes kommune 9
Kostnadsdrivere For å finne frem til objektive størrelser som sier noe om utgiftenes ideelle størrelse er det relativt logisk at vi må knytte utgiftene opp mot hvilket aktivitetsnivå som har generert utgiftene. I modellen vil dette bety å knytte aktivitetsutgiftene opp mot faktorer som beskriver hva som er levert/produsert av den enkelte aktivitet. Det er her kostnadsdriverne kommer inn. I tillegg til å forklare endringer i aktivitetsutgiftene er det i tillegg viktig at faktoren vi ønsker å benytte som kostnadsdriver er tilgjengelig, påvirkbar og fornuftig. Kostnadsdriver for Pleie i hjemmet og Hjelp i hjemmet Vi vet at aktiviteten Pleie i hjemmet består av Lønn- og sosiale utgifter og Medisinsk utstyr og forbruksmateriell. Av disse to utgiftsgruppene er Lønn- og sosiale utgift størst. Det vil dermed være naturlig å knytte kostnadsdriveren opp mot en faktor som godt beskriver endringer i denne utgiftsgruppen. For å finne timepris vil det da være naturlig at kostnadsdriveren er Antall bestilte timer pleie i hjemmet og Antall bestilte timer hjelp i hjemmet. Ideelt sett skulle det vært ønskelig at alle vedtak om pleie og hjelp var registrert i fagprogrammet Unique Profil. Det hadde da vært mulig å ta ut rapporter på antall bestilte timer. Da dette ikke var mulig, benyttet vi oss av antall registrerte timer i tidsstudiet. Vi tok da utgangspunkt i at tidsstudie ukene var representative for et helt år. Kostnadsdriver for Reise Aktiviteten Reise tilordnes både Lønn- og sosiale utgifter og direkte reise- og transportutgifter. Ut fra en vurdering av forklaringskraft, tilgjengelighet, påvirkbarhet og fornuftighet valgte vi kostnadsdriveren Antall besøk til bruker. Alternativt kunne man ha tenkt seg at gjennomsnittlig reiseavstand til bruker ville ha en god forklaringskraft som kostnadsdriver, men dessverre tilfredstiller den hverken kravene til tilgjengelighet eller påvirkbarhet. Kostnadsdriver for Administrasjonsaktiviteter For aktiviteten Administrasjonsaktiviteter valgte vi Antall brukere ut ifra hypotesen om at desto flere brukere sonekontoret skal betjene, jo flere årsverk må administreres og organiseres, og jo mer tid går med på møter med pårørende og kontakt med lege og annet fagpersonell. Personlig tid Under arbeidet med tidsstudiene kom det frem at det ble feil å legge tidsbruken som ble brukt på personlige ting som lunsj, samtale med kollegaer osv. under administrasjonsaktiviteten. Vi har derfor valgt å opprette en egen aktivitet som skiller ut dette. Vi har kalt aktiviteten personlig tid for å understreke at dette gjelder en spesiell aktivitet som ikke kan henføres til brukertid. Tidsstudier Ressursdrivere Gjennom aktivitetskartlegging identifiserer man tjenestens aktiviteter og arbeidsprosesser for å få en detaljert oversikt over tidsbruk på de ulike identifiserte aktiviteter og prosesser. I etterkant av dette utarbeidet og gjennomførte vi en spørreskjemabasert tidsstudie over to uker hvor de ansatte registrerte bl.a. hvor lang tid de brukte på ulike arbeidsprosesser. Ved å sammenstille, kvalitetskontrollere og analysere tidsstudien kunne vi beregne ressursdriverne ut fra anvendt tid per aktivitet i forhold til total tid. Finansieringsmodeller pleie og omsorg Sandnes kommune 10
Hyppighet En grundig tidsstudie vil trolig kunne benyttes i ett par år fremover som utgangspunkt for ressursdrivere i en kalkylemodell. I en stabil organisasjon uten organisatoriske og strukturelle endringer av noen grad, er det lite sannsynlig at en ny tidsstudie vil frembringe ny informasjon. Hvis organisasjonen imidlertid mener at forholdene er endret i forhold til fra den gang tidsstudien ble gjennomført bør det selvfølgelig foretas en ny tidsstudie. Ulempen er selvfølgelig at en tidsstudie alltid virker som et forstyrrende element i arbeidshverdagen til de ansatte. Svarprosenten på tidsstudiet var opp mot 95%. Dette anses å være svært bra. Bieffekter Tidsstudier kan gi mange organisasjoner en aha-opplevelse i forhold til hva det brukes tid på. Avdeling for omsorgstjenester har fått bekreftet sine tanker på hvordan tidsforbruken er fordelt både mellom aktiviteter og avdelinger. Resultatene kan fungere som et sammenligningsverktøy mellom distrikt og soner. Både for å få bekreftet forskjeller og for å gjøre organisatoriske endringer. Kvalitetssikring Når man gjennomfører en tidsstudie er det viktig at man kvalitetssikrer og vurderer resultatene da det lett forekommer unøyaktigheter og feilkilder i kildematerialet. Et alternativ til tidsstudier er naturligvis å implementere IT-baserte timeregistrerings systemer. Resultat Vedlagt følger resultat på totale kostnader pr aktivitet. Dette viser hvor mye hver time koster, hvor mye hvert besøk koster, hvor mye det koster å administrere en bruker pr måned osv. SANDNES KOMMUNE Regnskap Pleie i Hjelp i Reise Adm Personlig Utgifter 2007 hjemmet hjemmet aktiviteter tid Lønn og sosiale utgifter 92 724 721 45,90 % 5,19 % 9,80 % 26,72 % 6,65 % Medisinsk utstyr og forbruksmateriell 77 160 100,00 % Reise og transport 3 614 341 100,00 % Andre periodiske variable utgifter 1 870 099 100,00 % Sum 98 286 321 42 638 952 4 811 891 12 697 070 26 650 703 6 166 641 Antall Antall Aktivitetsdriver Antall bestilte bestilte besøk Antall Antall timer pleie i timer hjelp i til registrerte timer per hjemmet hjemmet bruker Hs -brukere årsverk Antall aktivitetsdriverenheter 147962 16419 372320 1 250 356850 Enhetspris 288,18 293,07 34,10 1776,71 17,28 Eksempler på bruk av modellen Ved vedtak om ny bruker av hjemmesykepleie vil da kostnadene være som følger; 4 timer per uke dvs 16 timer per måned * timepris kr 288,18 kr 4.610,88 2 reiser pr time dvs 32 reiser per måned * stkpris kr 34,10 kr 1.091,20 Administrasjonskostnad per måned kr 1.776,71 Personlig tid dvs 16 timer per måned * timepris kr 17,28 kr 276,48 Total kostnad for 1 bruker som skal ha 16 timer hjemmesykepleie per måned kr 7.755,27 Finansieringsmodeller pleie og omsorg Sandnes kommune 11
4. MODELL FOR TIMEBASERT MILJØARBEIDERTJENESTE I dette avsnittet går vi steg for steg gjennom oppbyggingen av kalkylen for timebasert miljøarbeidertjeneste. Ressurser/Innsatsfaktorer Første steg er å få oversikt over ressursene og innsatsfaktorene som medgår i produksjonen av tjenesten eller produktet. Denne informasjonen finner vi i det ordinære kommunale artsregnskapet. Et artsregnskap er jo egentlig bare en opplisting av inntektene og utgiftene knyttet til ulike ressurser eller innsatsfaktorer for et bestemt kostnadsobjekt. Vi har her tatt utgangspunkt i kostnader tilhørende hver enkelt ansvar. Ved denne type tjeneste har vi tatt med lønnskostnader, samt gjort en påslag for tidsforbruk på andre tjenester. Aktiviteter I en ABC-kalkyle rettes fokus mot aktiviteter og hvilke kostnader disse forbruker. Figuren under viser hvilke hovedaktiviteter som på en enkel måte beskriver arbeidet i tjenesten hjemmetjenesten. For timebasert miljøarbeidertjeneste vil den direkte tjenesteytingen til brukerne naturlig nok være en viktig aktivitet. Timebasert miljøarbeid Reise Aktiviteter Indirekte miljøarbeid Personal administrasjon De ansattes direkte brukertid hjemme hos bruker fordeles på timebasert miljøarbeid, mens indirekte miljøarbeid er definert som aktiviteter som vurderingsbesøk, vedtaksskriving, dokumentasjon, rapportering, veiledning, tverrfaglig samarbeid, tiltaksmøter, medisinhåndtering, økonomiveiledning med mer. De ansattes arbeid med å komme til og fra bruker, enten ved å gå, sykle eller kjøre bil har vi samlet i aktiviteten Reise. Den siste aktiviteten, personaladministrasjon, er administrasjon og personalarbeid i forbindelse med tjenesten. For eksempel personalmøter, ringe etter ekstravakter, timelister/gat, arbeidslister og kurs. Ressursdrivere For å knytte utgiftsgruppene opp mot aktivitetene trenger vi ressursdriverne. Som nevnt under avsnittet Sammenheng og begreper innenfor ABC-metodikk, forteller en ressursdriver hvor stor andel av utgiftene i en artsgruppe som skal henføres til én aktivitet. Det er innlysende at Lønn- og sosiale utgifter som ressurs inngår i alle aktivitetene, men hvor mye av disse utgiftene skal henføres til den enkelte aktivitet? Gjennom aktivitetskartlegging identifiserer man tjenestens aktiviteter og arbeidsprosesser for å få en detaljert oversikt over tidsbruk på de ulike identifiserte aktiviteter og prosesser. I etterkant av dette utarbeidet og gjennomførte vi en spørreskjemabasert tidsstudie over en uker hvor de ansatte registrerte bl.a. hvor lang tid de brukte på ulike arbeidsprosesser. Ved å sammenstille, kvalitetskontrollere og Finansieringsmodeller pleie og omsorg Sandnes kommune 12
analysere tidsstudien kunne vi beregne ressursdriverne ut fra anvendt tid per aktivitet i forhold til total tid. Figuren under viser prosentvise fordeling av brukt tid på de ulike aktivitetene totalt for alle omsorgsdistriktene. Aktiviteter Timebasert miljøarbeid Reise Indirekte miljøarbeid Personal administrasjon 68,13% 9,80% 17,30% 4,77% Vi fikk samtidig en oversikt over hvilken type yrkesgruppe som utførte de ulike aktivitetene. Fordelingen ble som følger: Høyskoleutdannet 30,64% Fagutdannet 53,67% Ufaglært 15,69% På bakgrunn av denne fordelingen ble det laget en vektet gjennomsnittslønn. Den vektede gjennomsnittslønnen tar også hensyn til andre lønnskostnader som vikarer, ekstrahjelp, sosiale utgifter med mer. Resultat Vi valgte å ta hensyn til alle aktivitetene i modellen. Her har vi laget en modell som tar utgangspunkt i en vektet gjennomsnittlønn og deretter tar med et påslag for andre aktiviteter tilsvarende fordeling gjort i tidstudiet. Modell for timebasert miljøarbeidertjeneste Vektet gjennomsnittslønn 292,95 Påslag for andre aktiviteter 35,00 % 102,53 Budsjett pr time 395,49 Antall timer pr uke 20,00 Budsjett pr uke 7 909,71 Budsjett pr måned 31 638,82 Budsjett pr år 379 665,87 Finansieringsmodeller pleie og omsorg Sandnes kommune 13
5. MODELL FOR SYKEHJEM I dette avsnittet går vi steg for steg gjennom oppbyggingen av kalkylen for sykehjem. Historikk Rapporten bygger på data som beskriver de 21 sykehjemsavdelingene i Sandnes kommune. Modellen omfatter pr i dag 313 brukere. Vi vet av analyser at det er en sammenheng mellom funksjonsnivå og timer til direkte hjelp til den enkelte beboer på sykehjem. Vi har i denne modellen estimert hvor stor andel av de samlede pleieressurser som varierer med brukerens funksjonsevne, og hvor stor andel som er å betrakte som grunnressurs til pleie. Bearbeiding av dagens budsjettrammen og tildeling har gitt grunnlag for å bygge om en modell. Analysen gir også et godt bidrag til å drøfte eventuelle ønsker om spesialisering av ulike sykehjemstilbud. De individuelle behov for tjenester ressursberegnes med utgangspunkt i individets funksjonssvikt (IPLOS 2 ). Det lar seg ikke gjøre å individualisere alle ressurser og utgiftsbehov. Vi har i prosjektet kommet frem til at 25 % av ressursene kan beregnes på individnivå med grunnlag i funksjonsnivå, mens 75 % må beregnes på systemnivå uten grunnlag i funksjonsnivå. Pr i dag får sykehjemmene i Sandnes tildelt budsjett basert på historiske data. Selv om ressusstildelingen er tilnærmet lik pr beboer, ser det ut som om sykehjemmene gir et differensiert tilbud ut i fra brukerens funksjonsnivå. En brukers omsorgsbehov starter gjerne i hjemmetjenesten med noe hjelp og øker etter hvert som funksjonsnivået endres. For å få en effektiv utnyttelse av ressursene er det viktig å ha kunnskap om sykdomsbildet og utviklingen i ressursbruken etter hvert som funksjonsnivået reduseres. 2 IPLOS Individuell PLeie og Omsorg Statistikk Finansieringsmodeller pleie og omsorg Sandnes kommune 14
Elementer som inngår i modellen oppbygging av modellen Vi kommer til å gå gjennom modellen skritt for skritt, og forklare oppbygningen. Under har vi vist hovedsiden i modellen. Til venstre finnes knapper for beregningstabeller, og til høyre finnes knapper for mellomregningstabeller. Finansieringsmodeller pleie og omsorg Sandnes kommune 15
Avdelingene deles inn i 6 ulike kategorier. Dag avdeling Somatisk avdeling Demens avdeling Skjermeta vdeling Rehabliterings avdeling Lindrende avdeling Funksjonsuavhengig tildeling Funksjonsnivå-uavhenging tildelt ressurs på dag-/kveldstid består av en fast ressurs pr avdeling og en variabel ressurs pr plass. En avdeling er en naturlig avgrenset enhet som består av mellom 7 og 30 plasser. Vi har gjennomgått dagens brukte årsverk og fordelt en grunnressurs ut på hver kategori som tilsvarer årsverk og gjennomsnittlig årslønn. I basistildelingen på pleie ressurser har vi delt det inn i 3 fordelinger; lønn ledelse, lønn ordinær bemanning og lønn natt. Alt dette er beregnet på bakgrunn av dagens pleietyngde. Denne tildelingen utgjør 75% av total tildeling. Tildeling til drift og administrasjon er også delt inn i 3 fordelinger; merkantil/administrasjon, bygg og renhold og driftskostnader. Det meste av driftskostnadene er knyttet til aktivitet, enten i form av antall ansatte eller i form av antall plasser. Utgifter til medisiner kan knyttes til diagnose, men vi trenger bedre analysegrunnlag enn det foreliggende for å kunne se nærmere på det. Et aktuelt eksempel på ekstraordinære medisinutgifter kan knyttes til Finansieringsmodeller pleie og omsorg Sandnes kommune 16
smertebehandling. Slike utgifter må behandles særskilt. I hovedsak knyttes driftskostnadene seg til antall plasser, og vi har derfor valgt dette som fordelingskriterier. Mat Det er flere metoder for håndtering av mat i sykehjem. Hvert sykehjem i Sandnes hadde for flere år siden sitt eget institusjonskjøkken der maten ble tilberedt. Ny teknologi har imidlertid erstattet dette med et sentralt produksjonskjøkken som produserer mat til alle sykehjem og omsorgsboliger i kommunen. Metoden baseres på kok-kjøl prisnisppet, der maten blir tilberedt, kjølt ned og transportert ut til sykehjemmet. Dette gir flere fordeler, blant annet større fleksibilitet i forhold til middagsservering, lavere kostnader og flere valgmuligheter av meny for brukerne. I Sandnes har man pr 2008 valgt å legge budsjettmidlene til sentralkjøkkenet. Det betyr at sykehjemmene ikke får disse midlene i sitt budsjett. Ved endring av denne måten vil budsjettmidlene legges inn i finansieringsmodellen. Funksjonsavhenging tildeling Funksjonsnivå beskriver brukerens mestringsevne i forhold til aktiviteter i daglig liv. Når funksjonssvikt inntrer, for eksempel i forhold til å utføre alminnelig husarbeid, benyttes IPLOS kriterier for å kartlegge behov for bistand. For vurdering av funksjonssvikt har vi brukt IPLOS standarden. Av alle IPLOS variabler har vi i modellen benyttet oss av informasjonen gjengitt i tabellen under. Tildelingsfaktorer - IPLOS Funksjon Fungere sosialt (1) Skaffe seg varer og tjenester (2) Alminnelig husarbeid (6) Vaske seg (7) Kle på og av seg (8) Gå på toalettet (11) Lage mat (9) Spise (10) Bevege seg innendørs (5) Bevege seg utendørs (12) Syn (13) Hørsel (14) Hukommelse (15) Kommunikasjon (16) Ivareta egen helsetilstand (4) Ta daglige beslutninger (3) Styre egen adferd (17) Finansieringsmodeller pleie og omsorg Sandnes kommune 17
Ved kartlegging av grad av funksjonssvikt har vi brukt IPLOS veilederens definisjoner, se tabell under. Skalaen går fra 1 5. 1 Ingen problemer 2 Noe problemer. Utfører/klarer selv, men med endret standard. Trenger ikke personbistand, men kan få behov i nær fremtid 3 Middels problemer. Utfører/klarer deler selv, men må ha personbistand til resten. Bistandsyter kan evt. går til og fra 4 Store problemer. Utfører/klarer deler selv, men med bistandsyter tilstede hele tiden. Bistandsyter er tilstede for veiledning/tilrettelegging/tjenesteyting 5 Klarer ikke. Utfører ikke noe selv Når alle variablene er skåret, beregnes et samlet veiet gjennomsnitt av skårede verdier på alle variablene til sammen. Dette samlemålet beregnes ved hjelp av vekter som SSB har utarbeidet. Vi har endret SSBs vektig på et punkt, hvor prosjektgruppen mente at funksjonen styre egen adferd burde vektes høyere enn ta daglige beslutninger. VEKTING AV IPLOSVARIABLENE 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Vekting av variabler 5,20 % 4,90 % 2,80 % 4,90 % 6,70 % 7,00 % 7,40 % 6,60 % 2,70 % 10 11 12 13 14 15 16 17 Vekting av variabler 6,70 % 6,50 % 5,50 % 5,00 % 4,70 % 6,90 % 7,60 % 8,90 % Vedlagt følger en oversikt over fordeling av brukerne etter antall skår 1-5 på hver enkelt av de 17 funksjonsvariablene. Tildelingsfaktorer - IPLOS Mye selvhjulpen Noe selvhjulpen Nokså Mye Svært hjelpetrengende hjelpetrengende hjelpetrengende Sum brukere Ansvar Navn 1,00-1,49 1,50-2,24 2,25-3,24 3,25-3,99 4,00-5,00 SUM 11,00 27,00 156,00 71,00 50,00 315,00 Finansieringsmodeller pleie og omsorg Sandnes kommune 18
Manuell tildeling For å ivareta forhold som krever individuell vurdering inneholder finansieringsmodellen et element kalt manuell tildeling. Her legges spesielle forhold inn som ikke den generelle modellen klarer å hensyn ta. Eksempler på dette kan være; et ekstra nattevaktsett, spesielt ressurskrevende brukere, ekstra tildelinger grunnet for liten enhetsstørrelse med mer. Kontaktpersoner Avdelingsnavn Til disposisjon budsjettår Ansvar Nattevakts ressurs Disponert 1 944 363 Ikke disponert -1 944 363 NORD NORD Lura 1 sykehjem 320110 Lura dag/aktivitetsavdeling 320111 Lura 2 sykehjem 320112 Lura 3 sykehjem 320113 Trones dag/aktivitetsavdeling 320120 Lura 2 bokollektiv 320147 Lura 1 bokollektiv 320148 Lura bofellesskap 320149 SØR SØR Lunde sykehjem 320210 Austrått sykehjem 320212 Austrått dag/aktivitetsavdeling 320213 ØST ØST Rovik rød avdeling 320310 Rovik grønn avdeling 320311 Rovik blå avdeling 320312 kr 974 774 Rovik dag/aktivtetssenter 320313 Riska sykehjem 320320 Riska dag/aktivitetssenter 320321 VEST VEST Åse natttjeneste 320410 Åse, skjermet avd 3 etg 320411 Åse, somatisk avd 2 etg 320413 Åse, somatisk avd 3 etg 320414 Åse, skjermet avd 2 etg 320415 Åse 3, sykehjem 320416 Åse dag/aktivitetsavdeling 320432 FYSIO/ERGO FYSI Riskatun 3154 kr 969 589 Finansieringsmodeller pleie og omsorg Sandnes kommune 19
Tildeling pr ansvar Modellen vil nå vise en tildeling pr ansvarsområde. Tildelingen vil endre seg dersom avdelingskategori, antall brukere eller IPLOS skår endrer seg. Oversikten nedenfor er kun et eksempel på hvordan modellen kan se ut. Enhet Lura I Lura dag/akt Lura II Ansvar 320110 320111 320112 Avdelingskategori Somatisk Dag Somatisk Antall brukere 9 10 18 Mye selvhjulpen 0 0 0 Noe selvhjulpen 1 0 4 Nokså hjelpetrengende 3 10 6 Mye hjelpetrengende 4 0 7 Svært hjelpetrengende 1 0 1 Tildelingsfaktorer - pleieressurser Basisfordeling, lønn ledelse 23 000 0 23 000 Basisfordeling, lønn ordinær bemanning 340 000 89 000 340 000 Basisfordeling, lønn natt 54 000 0 54 000 Kr pr pasient 417 000 89 000 417 000 Tildelingsfaktorer - drift og administrasjon Basisfordeling, merkantil/administrasjon 4 000 4 000 4 000 Basisfordeling, renhold og vaskeri 43 000 0 43 000 Basisfordeling, driftskostnader 8 816 0 8 816 Kr pr pasient 55 816 4 000 55 816 Basistildeling for alle brukerne 4 255 344 930 000 8 510 688 Tildelingsfaktorer - IPLOS 480 000 450 000 885 000 Beløp totalt alle brukere 4 735 344 1 380 000 9 395 688 Tillegg for senioransatte 0 0 4 294 Justering for gjennomsnittslønn 255 860-117 693-112 542 Øvrig manuell tildeling 0 0 0 Sum annen tildeling 255 860-117 693-108 249 Total tildeling 4 991 204 1 262 307 9 287 439 Finansieringsmodeller pleie og omsorg Sandnes kommune 20
6. MODELL FOR BOKOLLEKTIV OG BOFELLESSKAP FOR ELDRE I dette avsnittet går vi steg for steg gjennom oppbyggingen av kalkylen for bokollektiv og bofellesskap for eldre. Historikk Rapporten bygger på data som beskriver de 18 omsorgsboligene for eldre i Sandnes kommune. Modellen omfatter pr i dag 133 brukere. Vi vet av analyser at i Sandnes kommunes omsorgboliger for eldre gis det heldøgnspleie, og dette er utslagsgivende for valg av modell. Det er også her en sammenheng mellom funksjonsnivå og timer til direkte hjelp til den enkelte beboer. Vi har i denne modellen tatt utgangspunkt i modellen for sykehjem og gjort tilsvarende analyser. Modellen har derfor lik stuktur, men har ulike grunnlagsdata. De individuelle behov for tjenester ressursberegnes med utgangspunkt i individets funksjonssvikt (IPLOS 3 ). Det lar seg heller ikke her gjøre å individualisere alle ressurser og utgiftsbehov. Vi har også her lagt til grunn at 25 % av ressursene kan beregnes på individnivå med grunnlag i funksjonsnivå, mens 75 % må beregnes på systemnivå uten grunnlag i funksjonsnivå. Elementer som inngår i modellen oppbygging av modellen Vi kommer til å gå gjennom modellen skritt for skritt, og forklare oppbyggingen. 3 IPLOS Individuell PLeie og Omsorg Statistikk Finansieringsmodeller pleie og omsorg Sandnes kommune 21
Avdelingene deles inn i 6 ulike kategorier Demens Eldre helsesvake Eldre psykisk lidelse Yngre funksjonshemmede Eldre psykisk utviklingshemmede Funksjonsuavhengig tildeling Funksjonsnivå-uavhenging tildelt ressurs på dag-/kveldstid består av en fast ressurs pr avdeling og en variabel ressurs pr plass. Denne er beregnet på samme måte som på sykehjemsmodellen. Funksjonsavhenging tildeling For vurdering av funksjonssvikt har vi brukt IPLOS standarden. Av alle IPLOS varialber har vi i modellen benyttet oss av informasjonen som vi har brukt tidligere. Nedenfor viser en oversikt over fordeling av brukerne etter antall skår 1-5 på hver enkelt av de 17 funksjonsvariablene. Tildelingsfaktorer - IPLOS Mye selvhjulpen Noe selvhjulpen Nokså Mye Svært hjelpetrengende hjelpetrengende hjelpetrengende Sum brukere Ansvar Navn 1,00-1,49 1,50-2,24 2,25-3,24 3,25-3,99 4,00-5,00 SUM 8,00 21,00 42,00 33,00 29,00 133,00 Finansieringsmodeller pleie og omsorg Sandnes kommune 22
Manuell tildeling For å ivareta forhold som krever individuell vurdering inneholder finansieringsmodellen et element kalt manuell tildeling. Også her legges spesielle forhold inn som ikke den generelle modellen klarer å hensyn ta. Eksempler på dette kan være; et ekstra nattevaktsett, spesielt ressurskrevende brukere, ekstra tildelinger grunnet for liten enhetsstørrelse med mer. Tildeling pr ansvar Modellen vil nå vise en tildeling pr ansvarsområde. Tildelingen vil endre seg dersom avdelingskategori, antall brukere eller IPLOS skår endrer seg. Oversikten nedenfor er kun et eksempel på hvordan modellen kan se ut. Enhet Trones bofellesskap Lura 3, bokollektiv Ansvar 320140 320147 Avdelingskategori Eldre helsesvake Demens Antall brukere 11 7 Mye selvhjulpen 0 0 Noe selvhjulpen 2 0 Nokså hjelpetrengende 4 3 Mye hjelpetrengende 4 2 Svært hjelpetrengende 1 2 Tildelingsfaktorer - pleieressurser Basisfordeling, lønn ledelse 19 000 19 000 Basisfordeling, lønn ordinær bemanning 269 000 342 000 Basisfordeling, lønn natt 47 000 47 000 Kr pr pasient 335 000 408 000 Tildelingsfaktorer - drift og administrasjon Basisfordeling, merkantil/administrasjon 4 000 4 000 Kr pr pasient 4 000 4 000 Basistildeling for alle brukerne 3 729 000 2 884 000 Tildelingsfaktorer - IPLOS 740 000 540 000 Beløp totalt alle brukere 4 469 000 3 424 000 Tillegg for senioransatte 7 943 0 Justering for gjennomsnittslønn 0-40 059 Øvrig manuell tildeling 0 0 Sum annen tildeling 7 943-40 059 Total tildeling 4 476 943 3 383 941 Finansieringsmodeller pleie og omsorg Sandnes kommune 23
7. MODELL FOR BOLIG FOR FUNKSJONSHEMMEDE Historikk Som utgangspunkt skulle vi laget samme struktur på denne modellen som modellene på sykehjem og omsorgsboliger for eldre. Men ved en slik rapport er det viktig å kategorisere brukerne riktig, samt kartlegge ressursbehovet til hvert enkelt bruker riktig. Pr i dag finnes det ikke i Sandnes kommune en kartlegging av brukerenes behov som vi kan bruke i denne sammenhengen. Vi vet at det også her er en sammenheng mellom funksjonsnivå og timer til direkte hjelp til den enkelte beboer, og ønsker å lage en modell som klarere viser dette. Prosjektgruppen og styringsgruppen har derfor besluttet å bruke lengre tid på å utvikle et kartleggingsverktøy før finansieringsmodellen for denne brukergruppe lages. Finansieringsmodeller pleie og omsorg Sandnes kommune 24
8. MODELL FOR OMSORGSLØNN I dette avsnittet går vi steg for steg gjennom oppbyggingen av kalkylen for omsorgslønn. Ressurser/Innsatsfaktorer Første steg er å få oversikt over ressursene og innsatsfaktorene som medgår i produksjonen av tjenesten eller produktet. Denne informasjonen finner vi i det ordinære kommunale artsregnskapet. Et artsregnskap er jo egentlig bare en opplisting av inntektene og utgiftene knyttet til ulike ressurser eller innsatsfaktorer for et bestemt kostnadsobjekt. Vi har her tatt utgangspunkt i kostnader tilhørende hver enkelt ansvar. Ved denne type tjeneste har vi tatt med lønnskostnader, samt gjort en påslag for tidsforbruk på andre tjenester. Siden brukerne her får et vedtak basert på antall timer pr uke er det tatt utgangspunkt i denne fordelingen. Aktiviteter I en ABC-kalkyle rettes fokus mot aktiviteter og hvilke kostnader disse forbruker. For omsorgslønn vil den direkte tjenesteytingen til brukerne naturlig nok være en viktig aktivitet. De ansattes direkte brukertid hjemme hos bruker blir definert som timelønn. De ligger inne med en fast timelønn på kr 100. I tillegg til dette er det noen flere aktiviteter som utføres før vedtak blir gjort, og oppfølging i løpet av perioden. Dette kan være aktiviteter som vurderingsbesøk, saksbehandling, personaladministrasjon og løpende oppfølging. Dette estimeres til totalt 7 timer pr år. Resultat Vi valgte å ta hensyn timelønn, samt et estimat for andre aktiviteter. Vedlagt følger modellen, med et eksempel på vedtak på 20 timer pr uke. Modell for omsorgslønn Timelønn 100,00 Arbeidsgiveravgift 14,10 % 14,10 Budsjett pr time 114,10 Antall timer pr uke 20,00 Budsjett pr uke 2 282,00 Budsjett pr måned 9 128,00 Budsjett pr år 109 536,00 Faste årlige kostnader 2 167,67 Sum årsbudsjett 111 703,67 Finansieringsmodeller pleie og omsorg Sandnes kommune 25
9. MODELL FOR BRUKERSTYRT PERSONLIG ASSISTENT (BPA) I dette avsnittet går vi steg for steg gjennom oppbyggingen av kalkylen for brukerstyrt personlig assistent (BPA). Ressurser/Innsatsfaktorer Første steg er å få oversikt over ressursene og innsatsfaktorene som medgår i produksjonen av tjenesten eller produktet. Denne informasjonen finner vi i det ordinære kommunale artsregnskapet. Et artsregnskap er jo egentlig bare en opplisting av inntektene og utgiftene knyttet til ulike ressurser eller innsatsfaktorer for et bestemt kostnadsobjekt. Vi har her tatt utgangspunkt i kostnader tilhørende hver enkelt ansvar. Ved denne type tjeneste har vi tatt med lønnskostnader, samt gjort en påslag for tidsforbruk på andre tjenester. Siden brukerene her får et vedtak basert på antall timer pr uke er det tatt utgangspunkt i denne fordelingen. Aktiviteter I en ABC-kalkyle rettes fokus mot aktiviteter og hvilke kostnader disse forbruker. For brukerstyrt personlig assistent vil den direkte tjenesteytingen til brukerne naturlig nok være en viktig aktivitet. De ansattes direkte brukertid hjemme hos bruker blir definert som timelønn. Bruker kan selv velge om de ønsker å bruke kommunes ansatte eller om de ønsker å bruke kommunens samarbeidspartner. Vi har lagt budsjettet med en fast timelønn tilsvarende timelønn i samarbeidsavtalen. I tillegg til dette er det noen flere aktiviteter som utføres før vedtak blir gjort, og oppfølging i løpet av perioden. Dette kan være aktiviteter som vurderingsbesøk, saksbehandling, personaladministrasjon og løpende oppfølging. Dette estimeres til totalt 25 timer pr år. Resultat Vi valgte å ta hensyn timelønn, samt et estimat for andre aktiviteter. Vedlagt følger modellen, med et eksempel på vedtak på 20 timer i uken. Modell for brukerstyrt personlig assistent Kostnad pr time 320,00 Budsjett pr time 320,00 Antall timer pr uke 20,00 Budsjett pr uke 6 400,00 Budsjett pr måned 25 600,00 Budsjett pr år 307 200,00 Faste årlige kostnader 7 741,69 Sum årsbudsjett 314 941,69 Finansieringsmodeller pleie og omsorg Sandnes kommune 26