VEILEDER PERSONALPLAN- OG OVERTALLIGHETSARBEID. Februar 2016

VEILEDER I PERSONALPLAN- OG OVERTALLIGHETSARBEID Februar 2016

MÅLSETTING... 4 GRUNNLAG OG HJEMMEL... 5 Lov- og avtaleverk... 5 Politiske vedtak i Nordland... 5 MEDBESTEMMELSE... 6 PERSONALPLANER... 7 For skolene... 7 For andre driftsenheter... 7 Frister... 7 Personalplanens innhold... 8 Utlysingsbehov... 8 Anslått underbeskjeftigelse... 9 Utvalgskrets... 9 Tiltak mot overtallighet... 9 MANGLENDE BESKJEFTIGELSE... 11 Omorganisering og overtallighet... 11 ARBEIDET MED MANGLENDE BESKJEFTIGELSE... 12 Arbeidsgivers rolle... 12 Tillitsvalgtes rolle... 13 Fylkesadministrasjonens rolle... 13 RANGERING VED MANGLENDE BESKJEFTIGELSE... 14 Hvem kan defineres som uten planlagt beskjeftigelse... 15 Uenighet om rangering... 15 RETTIGHETER FOR ANSATTE OG MULIGE OVERTALLIGE... 16 Omplassering... 16 Uoppsigelig tilsetting... 16 Fortrinnsrett til ny stilling og fortrinnsrett til ny tilsetting... 16 PROSEDYRE I PERSONALPLANARBEIDET... 17 PROSEDYRE I OVERTALLIGHETSARBEID UTENFOR SKOLEN... 19 2

VEDLEGG... 20 Vedlegg 1: Møtebok, behandling av personalplan... 20 Vedlegg 2: Referat fra møte med arbeidstaker... 20 Vedlegg 3: Orientering om arbeidstakers rettigheter og plikter... 20 Vedlegg 4: Varsel om manglende beskjeftigelse... 20 Vedlegg 5: Personaldata for overtallig... 20 Vedlegg 6: Referat fra 15-1 møte... 20 3

MÅLSETTING Målet med dette dokumentet: o Gi driftsenhetsleder og tillitsvalgte på den enkelte arbeidsplass et oppdatert og nødvendig verktøy for håndtering av omstillingskrav som krever endringer eller reduksjon i bemanningen. o Gi driftsenhetsleder og tillitsvalgte veiledning i prosedyrer og praksis ved nedlegging av enheter. o Sikre saklig og forsvarlig behandling av personalet ved manglende beskjeftigelse. o Ivareta fylkeskommunens personalpolitiske forpliktelser i omstillingsfaser og arbeidstakers rettigheter i h.h.t. lov- og avtaleverk. Dokumentet erstatter Personalplanveileder for videregående skoler i Nordland fra desember 2006. 4

GRUNNLAG OG HJEMMEL Som grunnlag og hjemmel for håndtering av ansatte som mangler planlagt beskjeftigelse vises det til følgende kilder: Lov- og avtaleverk Arbeidsmiljøloven (aml) Forvaltningsloven Opplæringsloven m/forskrifter Hovedavtalen mellom KS og arbeidstakerorganisasjonene (HA) Hovedtariffavtalen mellom KS og arbeidstakerorganisasjonene (HTA) Særavtale om undervisningspersonalet i kommunal og fylkeskommunal grunnopplæring (SFS 2213) Politiske vedtak i Nordland Arbeidsgiverpolitikk i Nordland fylkeskommune 2010-2014 Årlige vedtak i fylkestinget om ny tilbudsstruktur i videregående opplæring i Nordland og årlige administrative vedtak Strategisk plan for kompetanseutvikling Kompetanseplaner for den enkelte enhet 5

MEDBESTEMMELSE Fra HAs del B, 1-4-1: Arbeidsgiver skal så tidlig som mulig informere, drøfte og ta de tillitsvalgte med på råd når det gjelder: - omorganisering/omlegging av driften - rasjonalisering/driftsinnskrenkning som kan få sysselsettingsmessige konsekvenser - informasjonsprosedyrer, sammensetningen av ad hoc-grupper, bestemmelser om tidsplan, porsedyrer ved nedbemanning/oppsigelse, prosedyrer ved utlysing/kunngjøring av nye stillinger og mulige alternative løsningsmodeller ved avgang Manglende beskjeftigelse og eventuelle omdisponeringer av personell eller oppsigelser i denne sammenheng, skal være saklig begrunnet i virksomhetens og arbeidsgivers forhold, jf. aml 15-7. Tillitsvalgte skal involveres i arbeidet med med omorganisering og drifsinnskrenking på et tidlig tidspunkt, og skal tas med på råd om mulige alternativer og konsekvenser av disse, fremdriftsplaner og tidspunkt for informasjon til arbeidstakerne. Det er viktig at de tillitsvalgte involveres på et så tidlig tidspunkt at de har mulighet til å påvirke prosessene. Tillitsvalgte skal involveres ved at saker utredet av administrasjonen blir sendt til uttalelse og lagt frem på medbestemmelsesmøter, eller ved at de er representert i partssammensatte arbeidsgrupper underveis. Uavhengig av hvilken involveringsprosedyre som brukes så skal de ansattes representanter være med på de formelle vedtakene (AMA/AMS/AMI). Som deltaker i partssammensatte grupper skal de tillitsvalgte representere alle arbeidstakere, uavhengig av organisasjonstilhørighet. Som støtte og bistand til berørte arbeidstakere i omorganiseringsprosesser skal den tillitvalgte opptre på vegne av sin fagforening. Arbeidsmiljø- og administrasjonsutvalget (AMA) er tillagt oppsigelsesmyndighet for hele fylkeskommunen. Andre vedtak om større omstruktureringer skal også avgjøres av AMA. Arbeidsmiljø- og skoleutvalg (AMS) og Arbeidsmiljø- og institusjonsutvalg (AMI) er tillagt myndighet ved den enkelte driftsenhet ved mindre endringer/omstruktureringer og bemanningsendringer, og innstillende myndighet overtallighet. 6

PERSONALPLANER For skolene Det skal utarbeides personalplaner for hvert skoleår ved den enkelte skole. Planen skal ta utgangspunkt i skolens tilbud til elevene og i skolens samlede ressurser, både pedagogisk og ikke-pedagogisk personell. Skolens personalplan skal lages i samarbeid med de tillitsvalgte, jf. HA del B 3-1 om arbeidsgivers plikter i forhold til tillitsvalgte og aml 8 om informasjon og drøfting og aml 15 om opphør av arbeidsforhold. Dette kan skje ved at representanter for tillitsvalgte involveres i utarbeidelsen eller ved at personalplanen tas opp i medbestemmelsesmøter underveis. Det er viktig at de tillitsvalgte involveres på et tidlig tidspunkt, slik at de har reell mulighet til å påvirke planen. Skolens personalplan må ikke brukes til å fremskynde overtallighet hos ansatte som ikke oppfyller vanlige forventninger til arbeidsutførelse. Slike saker skal behandles etter andre regler. For andre driftsenheter Ved omorganisering og større strukturendringer i andre driftsenheter (enn skole) skal det også utarbeides en oversikt over kompetansebehov, organisering og bemanning. Også dette arbeidet skal skje i nært samarbeid med tillitsvalgte. Driftsenhetsleder har ansvar for å informere tillitsvalgte og berørte arbeidstakere og varsle HR om antatt overtalliges kompetanse. Leder har videre ansvar for fremdriften i arbeidet med å rangere overtallige, gjennomføre drøftingsmøter og vurdere alternativer for de overtallige på samme måte som skolenes rektorer. Frister Skolenes personalplaner utarbeides trinnvis ut fra de opplysninger som til enhver tid er kjent. Innsendingsfristene gjelder hvis ikke annet er bestemt. Oversikt basert på vedtak om tilbudsstruktur utarbeides i januar-februar. Av oversikten skal det fremgå antatt overtallighet fordelt på programområder og event. fag, og behov for ny kompetanse. Siste frist for innsending av slik oversikt er 1. april. Fylkesutdanningssjefen behandler sak om tilpassing av skoletilbud på bakgrunn av søkning og prøveinntak i mai måned og skolene ansetter i utlyste stillinger. I løpet av mars er også 7

skolene gjort kjent med søkernes ønske om individuell behandling. Endelig personalplan skal omfatte skolenes totale tilbud og beskjeftigelsesgrad av ansatte. Frist for utarbeiding av personalplan er 15. juni. Justering av personalplanen gjøres etter hvert som skolene får ny informasjon om behov for kompetanse. Ekstra klasser som opprettes og elever som innvilges spesialundervisning kan medføre endringer i allerede planlagte bemanning. Endelig oversikt over overtallighet med ansattebeskrivelse, utskrifter fra samtaler med berørte ansatte, kopi av skriftlig orientering til ansatte, utskrift fra skolens AMS-behandling (skoleutvalg), referat fra 15-1 møte, sendes HR-sjefen før 15. september. Personalplanens innhold I. Personalplanen skal inneholde følgende opplysninger for samtlige ansatte ved skolen: Stilling/funksjon Navn, alder Kompetanse/fagområder/etterutdanning Stillingsstørrelse Tilsettingsform Tilsettingsdato Ansiennitet II. Personalplanen skal gi oversikt over skolens behov for kompetanse kommende år. I planleggingen skal det tas hensyn til personalbehov som følge av byrdefullhet og redusert undervisningstid i livsfasetiltak. Behovet skal være beskrevet på avdelingsnivå/programområde, event. på fag. III. Differanse mellom ressurser og behov skal fremgå av personalplanen, dvs. ledig ressurs eller underbeskjeftigelse hos de ansatte. Utlysingsbehov Årlig utlysning av ledige stillinger skal ta utgangspunkt i personalplanen. Alle ledige stillinger skal meldes inn til HR-sjefen i løpet av mars måned, og skolene kan lyse disse ut samtidig. Alle faste stillinger og vikariat over 6 måneder skal som et minimum lyses ut på fylkeskommunens hjemmesider og via NAV. Utover dette velger skolene selv hvordan de vil offentliggjøre stillingene. Etter at utlysningsbehov er vurdert opp mot kjent overtallighet kan de utlyste stillingene besettes. Men ingen ansettelser skal gjøres før HR-sjefen har gitt klarsignal etter å ha sjekket ledige stillinger opp mot antatt overtallighet. 8

Ved senere stillingsutlysinger skal også overtallighetssituasjonen sjekkes med HR-sjefen. Skolen skal undersøke om fylkeskommunen har overtallige som fyller kvalifikasjonskravene før ansettelse gjøres. Anslått underbeskjeftigelse Anslått underbeskjeftigelse vil fremgå av differansen mellom skolens ressurser og skolens behov. Det skal utarbeides en oversikt over antall stillinger, hvem som blir uten beskjeftigelse og hvilken kompetanse den enkelte har. Underbeskjeftigelse og rangering av overtallige skal drøftes mellom leder og tillitsvalgte og det skal føres referat fra drøftingene. Referatet skal signeres av både arbeidsgiver og tillitsvalgte. Utvalgskrets Normalt vil utvalgskretsen være driftsenheten/skolen. Annen utvalgskrets kan benyttes dersom det er saklige argumenter for dette og det er enighet mellom arbeidsgiver og tillitsvalgte. Tiltak mot overtallighet Det skal føres referat fra skolens AMS-behandling av personalplan og rangering av overtallige. Fast ansatte: 1) Ordinær, budsjettert annen stilling av samme type ved samme skole. 2) Ordinær budsjettert stilling som den ansatte er kvalifisert for ved samme skole. Ved overføring til lavere lønnet stilling vil den ansatte få beholde sin lønn på overføringstidspunktet, som en personlig ordning. 3) Ordinær, budsjettert annen stilling av samme type ved annen skole. 4) Ordinær budsjettert stilling som den ansatte er kvalifisert for ved annen skole. Ved overføring til lavere lønnet stilling vil den ansatte få beholde sin lønn på overføringstidspunktet. 5) Delvis finansiering av etter-/videreutdanning i h.h.t. skolens behov hvis overtalligheten på den måte kan begrenses til et skoleår. 6) Oppsigelse i hel eller deler av stilling. Uoppsigelig ansatte: 1) Overføring til stilling som nevnt ovenfor i pkt. 1-4 2) Avtale om fratredelse tilbys arbeidstakere som vil bli overtallig i flere år 3) Etter-/videreutdanning i h.h.t. skolens behov 4) Alt. oppgaver, for eksempel prosjekt, utviklingsoppgaver, to-lærersystem 9

I omstillingssaker der all nødvendig dokumentasjon er tilstede, kan oppsigelse av overtallig fast ansatt personale fremmes før 1. mai med fratredelse ved skoleårets slutt. I særlige tilfeller kan en komme opp i situasjoner hvor rektor vet at ledigheten er forbigående og at den overtallige vil bli fullt beskjeftiget påfølgende år. Det må da gjøres særlige vurderinger i hvert enkelt tilfelle; om den fast ansatte skal sies opp i tråd med gjeldende regler, eller om arbeidsgiver skal gå inn med særlige tiltak, for eksempel avtale om permisjon eller videreutdanning i tråd med skolens behov. Det er ikke nødvendigvis den som blir uten beskjeftigelse som skal få etter-/videreutdanning, denne kan brukes som vikar for andre arbeidstakere i utdanningspermisjon. Personalplanarbeidet må ses i sammenheng med kompetanseplanarbeidet. 10

MANGLENDE BESKJEFTIGELSE Manglende beskjeftigelse vil si at arbeidsoppgaver faller bort eller at det blir behov for annen type kompetanse. Dette kan følge av flere forhold: - Nedleggelse av driftsenheter som følge av politiske vedtak - Overføring av fylkeskommunale oppgaver til annet forvaltningsnivå - Endring i fylkeskommunens utdanningstilbud som følge av statlige reformer eller endrede tilbud i tråd med næringslivets etterspørsel og elevers søking I alle tilfeller gjelder Hovedavtalens regler om at de ansatte skal varsles i god tid om endringer som vil berøre deres arbeidsforhold, og de tillitsvalgte skal informeres og tas med på råd om hvordan endringene skal gjennomføres. Omorganisering og overtallighet Det skal i første omgang tas hensyn til hvilke behov arbeidsgiver har for kompetanse videre. Organisering av gjenværende arbeidsoppgaver må også gjøres slik at overtallighet rammer færrest mulig, og slik at ikke mange får redusert sin stilling med små andeler. Deltidsstillinger skal unngås, og dette betyr at ansatte som kan ivareta flere arbeidsoppgaver (for eksempel undervise i flere fag), skal prioriteres foran arbeidstakere med smalere kompetanse. Når arbeidsgiver har avklart hvilken kompetanse det er behov for videre, skal det vurderes om slik kompetanse finnes ved egen driftsenhet. Hvis det er flere ansatte uten beskjeftigelse som kan ivareta oppgavene vurderes disse opp mot hverandre og mot driftsenhetens samlede behov. 11

ARBEIDET MED MANGLENDE BESKJEFTIGELSE Arbeidsgivers rolle Driftsenhetsleder er som lokal arbeidsgiver ansvarlig for nødvendig utredning og saksbehandling i forbindelse med iverksetting av vedtak om omorganisering eller rasjonalisering. Driftsenhetsleder skal påse at arbeidsgivers omsorgsrolle ivaretas på en god måte gjennom prosessen. Driftsenhetens organer og de tillitsvalgte skal holdes orientert om konsekvensene av omstrukturering, jf. arbeidsmiljøloven 8-2. Driftsenhetsleder skal holde seg orientert om aktuelle ledige stillinger andre steder i fylkeskommunen, og holde fylkesnivået orientert om mulig overtallighet ved egen enhet. Driftsenhetsleder skal gjennomføre drøftinger med de tillitsvalgte om eventuelle endringer som må iverksettes og sørge for at det skrives møtebok fra de avtalefestede drøftinger om enhetens personalplan, både foreløpig og endelig plan, inkludert behandling av eventuell overtallighet. Det vises til Hovedavtalens 3-1. Driftsenhetsleder skal sammen med tillitsvalgte gjennomføre risikoanalyse for endringer i tilbudsstrukturen ved skolen, jf. aml 3-1 og HMS-forskriftens 5. Driftsenhetsleder skal sammen med tillitsvalgte fastsette utvalget som skal være med når det vurderes overtallighet. Normalt skal utvalgskretsen omfatte hele driftsenheten, det kan være argumenter for smalere eller videre utvalg. Hvis annen utvalgskrets enn driftsenheten velges må det være enighet mellom partene. Det må være klart hvem som skal inngå i utvalget, før den enkelte arbeidstaker rangeres. Driftsenhetsleder skal, i første omgang muntlig, informere dem som er uten planlagt beskjeftigelse og de som står i fare for å bli det. Dette skal gjøres så snart det er hensiktsmessig etter at personalplanen er drøftet av partene lokalt. Tidspunkt for informasjon til berørte arbeidstakere skal drøftes med tillitsvalgte. Tidlig varsel til den overtallige gir den ansatte bedre mulighet til å orientere seg mot andre stillinger. I samtalen med den berørte arbeidstakeren skal det legges vekt på den ansattes ønsker og eventuelle forslag til å løse overtallighetsproblemet. Det skal skrives referat fra møtet med den ansatte, jf. vedlegg 2. Den ansatte skal også informeres om hvilke rettigheter og plikter som følger av overtallighet. Informasjonsskriv om overtallighet gis til arbeidstakeren etter samtalen, jf. vedlegg 3. Arbeidstaker skal gjøres oppmerksom på sin rett til å ha med seg tillitsvalgt eller annen fullmektig i samtale om eventuell overtallighet, jf. aml. 15-1. 12

Den ansatte skal også ha egen skriftlig orientering om at vedkommende kan bli uten planlagt beskjeftigelse, se vedlegg 4. Ansatte uten planlagt beskjeftigelse skal holdes orientert om framdriften i arbeidet med å finne beskjeftigelse, også i den perioden hvor fylkesnivået viderebehandler saken og vurderer tiltak. Tillitsvalgtes rolle Det vises her til Hovedavtalens del B som regulerer de tillitsvalgtes rettigheter og plikter i arbeidsforholdet. Tillitsvalgte skal ivareta arbeidstakernes interesser ved aktiv bruk av medbestemmelsesretten i personalplanarbeidet og omstillings- og overtallighetsprosesser. Deltakelse i personalplanarbeidet skal bidra til å kvalitetssikre arbeidsgivers arbeid på disse feltene. Tillitsvalgte skal holde sine fylkestillitsvalgte orientert om overtallighetssituasjonen ved skolene, og søke råd hos dem i tvilsspørsmål. Tillitsvalgte skal drøfte med skolens ledelse hvor tidlig varsling av mulige overtallige bør skje. Fylkesadministrasjonens rolle HR-sjefen skal vurdere og koordinere antatt overtallighet og utlysing av stillinger. HR-sjefen skal ha oversikt over ledige stillinger og overtallighet i fylkeskommunen, og holde de fylkestillitsvalgte og fylkeshovedverneombudet orientert om bemanningssituasjonen ved driftsenhetene og aktuelle tiltak for å begrense overtallighet. HR-sjefen skal koordinere og iverksette overføring av personale uten planlagt beskjeftigelse til ledige stillinger i andre deler av virksomheten i samarbeid med driftsenhetsledere og de fylkestillitsvalgte for berørte organisasjoner. HR-sjefen skal saksbehandle og koordinere ekstraordinære tiltak, saksbehandle eventuelle oppsigelser, og se til at 15-1 samtaler med overtallige er gjennomført før endelig vedtak om oppsigelse gjøres av AMA. HR-sjefen skal informere berørte fagforeninger om kommende oppsigelser. HR-sjefen skal se til at lov- og avtaleverk følges i hele omstillingsprosessen, og gjennomføre de tiltak som er nødvendig for å redusere overtallighet. 13

RANGERING VED MANGLENDE BESKJEFTIGELSE Når det må tas stilling til hvem av arbeidstakerne som er å anse som uten planlagt beskjeftigelse, så vises det til aml 15-7(2): Skyldes oppsigelsen driftsinnskrenkning eller rasjonaliseringstiltak, er den ikke saklig begrunnet dersom arbeidsgiver har et annet passende arbeid i virksomheten å tilby arbeidstaker. Ved avgjørelse av om en oppsigelse har saklig grunn i driftsinnskrenkning eller rasjonaliseringstiltak, skal det foretas en avveining mellom virksomhetens behov og de ulemper oppsigelsen påfører den enkelte arbeidstaker. og til Hovedtariffavtalens 3.3 : Ved innskrenking/rasjonalisering skal, under ellers like vilkår, de med kortest tjeneste innenfor vedkommende arbeidsområde i kommunen/virksomheten sies opp først, jf. aml. 15-7(2) og Hovedavtalen del B 1-4-1 og del C 3-2. Svært sjelden vil ansatte stille likt ved en slik vurdering. Ofte vil de berørte ansatte ha forskjellige fortrinn til stillingene, og det må drøftes mellom partene lokalt hvilke kvalifikasjoner som vil være best for stillingen. Ved rangering skal det i prioritert rekkefølge tas hensyn til: 1) Kvalifikasjoner, både formalkompetanse og realkompetanse i forhold til de tjenester som skal dekkes. 2) Samlet ansiennitet i Nordland fylkeskommune 3) Sosiale vurderinger som helsemessige faktorer, familiesituasjon, ulemper ved flytting m.v. I arbeidet med rangeringen skal vurderinger etter pkt. 1 gjøres helt ferdig før pkt. 2 vurderes. Her må det også tas hensyn til arbeidsgivers samlede behov utover dagens situasjon, i den grad en er kjent med annet udekket kompetansebehov i nærmeste fremtid. Tilsettingsform - Uoppsigelig tilsatt går foran fast tilsatt uansett tjenestetid - Fast tilsatt lærer ved egen skole kan ikke sies opp for å gi plass til uoppsigelig lærer som er overtallig ved annen skole Delvis ledighet - Når det er flere som fyller skolens behov/krav er det de(n) med kortest tjenestetid i Nordland fylkeskommune som er uten planlagt beskjeftigelse og til slutt overtallig. Dette må organiseres slik at de som skolen må ha i sin tjeneste for å dekke undervisningsbehovet prioriteres når det gjelder å fylle opp stillingsstørrelse, slik at det blir færrest mulig med delvis underbeskjeftigelse. - Innmelding av delvis overtallighet vil ikke bli akseptert hvis overtalligheten utgjør mindre enn 50 % stilling for arbeidstaker. Innenfor 50 % stilling skal det være mulig for driftsenhetene å finne annet arbeid/vikariat til overtallig. 14

Hvem kan defineres som uten planlagt beskjeftigelse Alle ansatte kan defineres som overtallige, både pedagogisk og ikke-pedagogiske ansatte. Også uoppsigelig ansatte kan bli overtallig. Fylkeskommunen er en virksomhet. Overføring til annen stilling ved overtallighet og fortrinnsrett til ny tilsetting etter oppsigelse, kan skje innenfor hele fylkeskommunens virksomhet, jf. aml. 14-2 og 15-7. Uenighet om rangering Dersom det oppstår uenighet mellom driftsenhetsleder og tillitsvalgte om hvem som er uten planlagt beskjeftigelse sendes saken over til HR-sjefen. Beskrivelsen av den eventuelle uenigheten og partenes syn må fremgå av sakspapirene. 15

RETTIGHETER FOR ANSATTE OG MULIGE OVERTALLIGE Omplassering Ansatte som står i fare for å miste sin vanlige stilling på grunn av driftsinnskrenking eller rasjonaliseringstiltak, skal tilbys annet arbeid hvis arbeidsgiver har andre arbeidsoppgaver som vedkommende er kvalifisert for, jf. aml. 15-7. Hvis driftsenheten ikke har andre arbeidsoppgaver å tilby, skal overtalligheten meldes til HRsjefen, som vurderer overføring til ledig stilling ved annen fylkeskommunal institusjon. Ved omplassering til lavere lønnet stilling skal den ansatte vanligvis beholde sin lønn på overføringstidspunktet, jf. HTA 3.4.1. Ansatte som er overtallig skal tilbys ledig stilling hvis arbeidstakeren er formelt og reelt kvalifisert for denne. Ledere som har ledige stillinger skal undersøke med HR-sjefen hvorvidt fylkeskommunen har kvalifiserte overtallige før stillingen lyses ut. Uoppsigelig tilsetting Pedagoger og pedagogiske ledere som var uoppsigelig tilsatt i h.h.t. rettsvilkårsavtalen (opphevet 1.08.1999) har beholdt sin tilsettingsform, og kan ikke sies opp på grunn av manglende beskjeftigelse, jf. SFS 2213 pkt. 3.2.4. Uoppsigelig personell som grunnet manglende beskjeftigelse blir overført til annen stilling, beholder sin uoppsigelige tilsetting. Fortrinnsrett til ny stilling og fortrinnsrett til ny tilsetting Ansatte som blir sagt opp fra sin faste stilling på grunn av årsaker som skyldes overtallighet eller omstrukturering, har fortrinnsrett til ny ansettelse i Nordland fylkeskommune i inntil 1 år etter oppsigelsesfristens utløp i h.h.t. aml 14-2. Denne fortrinnsrett går foran ansattes rett til å utvide deltidsstilling. Ansatte som er erklært overtallig, må oppfordres til å søke på ledige stillinger i fylkeskommunen som de er kvalifisert for, og hevde sin fortrinnsrett til ny stilling i søknaden. 16

PROSEDYRE I PERSONALPLANARBEIDET Saksgangen ved utarbeiding av personalplan og ansvar for behandling av overtallighet er som følger: Tid Aktivitet Ansvarlig desember - februar Kartlegging av kompetanse ved skolen. Utredning av personalbehov kommende skoleår. Utarbeiding av utkast til personalplan, inkludert foreløpig oversikt over personale uten planlagt beskjeftigelse. Gjøre risikoanalyse. Utarbeiding av planen skal skje i samarbeid med tillitsvalgte. rektor rektor mars Dialogmøter med fylkesutdanningssjefen om dimensjonering av tilbudsstrukturen kommende skoleår Behandling av personalplanen i skoleutvalg/arbeidsmiljøutvalg (AMS). rektor rektor 1. april Innsending av skisse til personalplan med foreløpig overtallighet og behov for nye stillinger. rektor april Registrering av mulig overtallighet og koordinering med ledige stillinger Utlysing av ledige stillinger HR-sjef rektor april-mai Ansettelse i ledige stilling, event. nye utlysingsrunder rektor Ved ledighet i stilling, orientere seg om mulig overtallighet ved andre fylkeskommunale skoler Etter drøftinger med tillitsvalgte informere berørte arbeidstakere muntlig om mulig overtallighet. Skriftlig orientering om manglende beskjeftigelse og mulig overtallighet. Skrivet skal inneholde henvisninger til rektors samtale med den berørte. rektor rektor rektor 15. juni Innsending av oversikt over overtallige med personalia for den enkelte, sammen med kopi av orientering til ansatte og referat fra samtale. rektor juni aug. Koordinere ledige stillinger og overføring av overtallig personell mellom skoler. HR-sjef 17

Behandling av overtallighet i AMS. Innsending av AMS tilråding til fylkesadministrasjonen. rektor 15. sept. Endelig oversikt over overtallige sendes fylkesadministrasjonen og det gjennomføres møte med arbeidstaker i samsvar med aml 15-1 etter at muligheten for omplassering er undersøkt med HR-sjefen rektor september Vurdering av ekstraordinære tiltak, AMA-behandling, oppsigelser og orientering om fortrinnsrett. HR-sjef 18

PROSEDYRE I OVERTALLIGHETSARBEID UTENFOR SKOLEN Saksgangen ved behandling av overtallighet som følge av omorganiseringer og strukturendringer er som følger: Tid Aktivitet Ansvarlig Insitament til omorganisering fra politisk hold eller andre Informasjon til ansatte om mulighet og mulige konsekvenser leder Utarbeiding av plan for ny organisering, inkludert oversikt over personale. Antakelse om overtallighet/utvidet behov skal fremgå av personalplanen. Gjøre risikoanalyse. Utarbeiding av planen skal skje i samarbeid med tillitsvalgte. Involvering av HR etter avtale mellom HR-sjef og leder. Behandling av personalplanen i institusjons-/arbeidsmiljøutvalg (AMI). leder Innsending av skisse til personalplan til HR-sjef med foreløpig overtallighet og behov for nye stillinger. leder Registrering av mulig overtallighet og koordinering med ledige stillinger. Vurdering av ledige stillinger opp mot overtallige. HR-sjef Utlysing av ledige stillinger etter avtale med HR-sjef leder Etter drøftinger med tillitsvalgte informere berørte arbeidstakere muntlig om mulig overtallighet. Skriftlig orientering om manglende beskjeftigelse og mulig overtallighet. Skrivet skal inneholde henvisninger til leders samtale med den berørte. leder leder Behandling av overtallighet i AMI. Innsending av AMI s tilråding til fylkesadministrasjonen. leder Endelig oversikt over overtallige med personalia for den enkelte, sammen med kopi av orientering til ansatte og referat fra samtale sendes fylkesadministrasjonen. Mulighet for omplassering undersøkes med HR-sjefen. Det gjennomføres møte med arbeidstaker i samsvar med aml 15-1 Behandling av overtallighetssak i AMA, oppsigelse av arbeidstaker leder HR-sjef leder HR-sjef 19

VEDLEGG Vedlegg 1: Vedlegg 2: Vedlegg 3: Vedlegg 4: Vedlegg 5: Vedlegg 6: Møtebok, behandling av personalplan Referat fra møte med arbeidstaker Orientering om arbeidstakers rettigheter og plikter Varsel om manglende beskjeftigelse Personaldata for overtallig Referat fra 15-1 møte 20

MØTEBOK.., den.. (årstall/dato), ble det på videregående skole ført drøftinger mellom rektor og de tillitsvalgte for organisasjonene om personalplanen for skoleåret 20XX/20XX. Hjemmel for drøftingene: Hovedavtalens del B, 1-4-1 Til stede:, rektor, tillitsvalgt for (organisasjon), tillitsvalgt for (organisasjon) Rektor ledet drøftingene. Rektors utkast til personalplan for skoleåret 20XX/20XX er tidligere, (dato), utdelt til de tillitsvalgte for intern organisasjonsmessig behandling. Rektors fremlegg bygger på gjeldende lov- og avtaleverk og er i samsvar med retningslinjene og vedtatte rammevilkår for. videregående skole. Med rammevilkår menes her det vedtatte klasseoppsett for skoleåret 20XX/20XX. Konklusjon: Rektors forslag til personalplan 20XX/20XX er gjennomfått og drøftet i h.h.t. HAs 1-4-1 og 3-1. Planen gjøres gjeldende for skoleåret 20XX/20XX. Partene godkjenner den vedlagte personalplanen. Dersom det gjøres endringer/justeringer i klasseoppsett etter av inntaket er gjort, og som fører til konsekvenser for videregående skole, skal det føres nye drøftinger basert på rektors reviderte forslag til personalplan for skoleåret 20XX/20XX. Navn navn Navn navn Navn navn Rektor tillitsvalgt/org. tillitsvalgt/org Gjenpart: HR-sjefen 21

BORTFALL AV OPPGAVER/UNDERBESKJEFTIGELSE - (Navn på arb.taker) Referat fra møte XX. måned 20XX Tilstede: Navn på arbeidstaker Navn på tillitsvalgt, fagforening Navn på arbeidsgiver, stillingstittel Arbeidsgiver informerte om Bakgrunn for bortfall av arbeidsoppgaver: Konsekvens av at arbeidsoppgaver faller bort: Mulige løsninger: Arbeidstakers rettigheter og plikter: Videre behandling: Arbeidstaker la frem Ønsker for videreutdanning/omplassering m.v.: Synspunkter på foreslåtte løsninger: (Navn på arbeidsgiver) referent Referatet sendes arbeidstakeren etter møtet Referatet sendes HR-sjefen i forbindelse med overtallighetssak 22

Orientering til overtallig UNDERBESKJEFTIGELSE OG OVERTALLIGHET RETTIGHETER OG PLIKTER Arbeidstaker som står i fare for å miste hele eller deler av sin stilling fordi det ikke lenger er like stort behov for deres type kompetanse, vil få tilbud om annen stilling hvis slik blir ledig. Det er en forutsetning at arbeidstaker er kvalifisert for den nye stillingen. Det vil bli sett etter undervisningsstilling til pedagogisk personell, i første omgang ved egen skole, men det kan også være aktuelt å tilby overtallig annen type stilling. Hvis det ikke er ledig stilling ved egen driftsenhet er det aktuelt å tilby stilling ved annen fylkeskommunal institusjon. Arbeidstaker som har fått varsel om underbeskjeftigelse og fare for overtallighet, og som er kjent med andre ledige stillinger som hun/han er kvalifisert for, oppfordres til å søke disse stillingene. Ansatt som søker stilling innenfor fylkeskommunen og samtidig gjør oppmerksom på at hun/han står i fare for å bli overtallig, vil få fortrinnsrett til ny stilling. Arbeidstaker som har fått varsel om overtallighet og blir tilbudt ny stilling, har plikt til å ta den tilbudte stillingen. Dette gjelder selv om den nye stillingen er ved en annen fylkeskommunal institusjon, slik at arbeidstakeren må skifte bopel. Hvis den ansatte takker nei til tilbudte stilling, kan hun/han sies opp fra sitt tilsettingsforhold i Nordland fylkeskommune. Ansatte med uoppsigelig tilsetting kan også sies opp hvis de avslår tilbudt stilling. Overtallig arbeidstaker som blir sagt opp på grunn av arbeidsmangel vil få fortrinnsrett til ny tilsetting i Nordland fylkeskommune i inntil et år etter fratreden. Fra arbeidstaker blir varslet om overtallighet og frem til fratredelsesdato har arbeidstaker vanlig arbeidsplikt, med mindre hun/han blir enig med arbeidsgiver om annet. Vigleik M. Aas HR-sjef 23

Arbeidstakers navn Arbeidstakers adresse Postnr. Poststed SKOLEÅRET 20XX/20XX VARSEL OM MANGLENDE BESKJEFTIGELSE Jeg viser til samtale mellom deg og avdelingsleder... den xx.d.m., vedr. din arbeidssituasjon for skoleåret 20XX/20XX. Som du ble orientert om på møtet, ser det ut som om du vil bli uten beskjeftigelse neste skoleår. Dette skyldes i det vesentlige.. Alternative løsninger ble diskutert på møtet, bl. a.. Du sa deg interessert i (arbeidstakers syn, ønsker og behov). Sak om overtallighet vil bli fremmet i vårt AMS-møte xx.xx. 20XX. Det vil da bli lagt frem forslag om. Etter at AMS har behandlet saken vil den bli sendt fylkesadministrasjonen til avgjørelse. Navn navn rektor Gjenpart: Tillitsvalgt xxxxxxxxxxx xxxxxxxxx HR-sjefen 24

ANSATT UTEN PLANLAGT BESKJEFTIGELSE Navn: Alder: Stillingsstørrelse: Stillingskode: Tilsettingsform/vilkår: Ansiennitet i Nordland fylkeskommune: Omfang av ikke planlagt beskjeftigelse: Utdanning som gir undervisningskompetanse: Annen utdanning relevant for jobb i fylkeskommunen: Relevant yrkespraksis: Andre opplysninger som kan være relevante for event. tilbud om omplassering: Event. ønsker/behov for etterutdanning, omskolering m.v.: 25

REFERAT 15-1 møte Den.. 20xx ble det avholdt møte mellom arbeidstaker og arbeidsgiver i forbindelse med overtallighetssak på.. (driftsenhet) i Nordland fylkeskommune. Møtet ble avholdt i h.h.t. arbeidsmiljølovens 15-1. Til stede:, arbeidstaker, driftsenhetsleder, tillitsvalgt for (organisasjon) Her skal refereres skriftlig: - grunnlaget for overtalligheten og hvorfor vedkommende arbeidstaker er rangert som overtallig - hvilke muligheter som har vært vurdert for å løse overtalligheten og behandlingen av saken hittil - den videre behandling og det sannsylige utfallet av saken - arbeidstakers synspunkter på utvelgelse og alternative løsninger - eventuelle spesielle forhold i arbeidstakers situasjon (som for eksempel enslig forsørger, barn med handicap, spesielle helsemessige utfordringer) - arbeidstakers egen vurdering av muligheten for alternativ beskjeftigelse hos annen arbeidsgiver - fremdriftsplan for endelig behandling (Navn) (stilling) Gjenpart: HR-sjefen 26