STYREMØTE: BI STUDENTSAMFUNN

STYREMØTE: BI STUDENTSAMFUNN Dato: 23.09.2014 Tid: 15.30 Sted: BI Trondheim, U1 TILSTEDE: MA, KA+AS, Leder, HRx2,ØA +AS, FA, Leder NLD Ø NLD, VL(Vinterlekene leder) NU,SA, SPA (Studentpolitiskansvarlig) SAK 114 14 Til Behandling: Val av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Leder som ordstyrer og KA som referent Godkjent SAK 115 14 Til Behandling: Godkjenning av referat, innkalling og saksliste Forslag til vedtak flytte 117 et hakk opp, og sak 126 etter sak: Godkjent Forslag til vedtak ønsker stryke sak 125 og 130 Stemt igjennom 7 mot 1

127 og 129 fra Behandling til Diskusjon: Stemt igjennom 7 mot 1 SAK 116 14 Til Informasjon: Kort orientering fra alle i Styret Estimert tidsbruk: 20 min FA: Hele utvalget er satt, evaluering og seminar. Startet planlegging av teambuildingstur med UA. Driver med NLU søknaden. ØA: Vinterlekene, satt assistent,nld, planlegging av tur, NLU søknader, fristen går ut om 1 uke. Fadderuka enda ikke ferdig, venter på Rockheim. NLD: ferdig med utvalget,budsjett godtkjent, tur til helgen. MA: Utvalget er satt, vi er 5. Planlegging opp mot markedsuka 20 23 november NU: NU satt. SA: SU satt, rydding kontoret. Satt Revy sjef: Marita Johansen

KA: Sette opp mail, fortsetter med gensere, samarbeid med vinterlekene, jobber med GF. Ligger litt bak ligger litt bak, men satser på at det blir fremgang nå som utvalget er satt. NLD kom: Når kommer gensere? KA svar: Satser på at de kommer før LEF HR skal dere ha saker inn til GF må dette sendes inn 30/9 Leder: Møte med asgeir, tok opp saker som ikke fungerte i fjor.skal ha faste dialogmøter hver mnd. Har dere noe dere vil ta med rektor, så ta det gjerne med meg Politi fornøyd med faddervaktordningen.var et positivt møte med DNB ikke fått tall fra DNB Oslo. Skal sende kontrakt forslag 1 oktober. SAK 117 14: Til behandling: Godkjenning av budsjett for Næringslivsdagen(ane) 2015 Nestledar/økonomiansvarleg og Ledar NLD har saman med økonomiansvarleg i BIS Trondheim satt opp eit budsjett for Næringslivsdagen(ane) 2015. Nestledar og ledar vil presentere budsjettet. Vedlegg: Sjå budsjett på Disk: Næringslivsdagen > NLD økonomi 2015> (NY) budsjett 2015.

Presenterast av: Ledar og nestledar NLD Estimert tidsbruk: 15 min Forslag til vedtak: Godkjenning av budsjett NLD og nestleder utarbeidet et budsjett med økonomiansvarlig: Budsjette er som følgende tur, og utvidet dager. Gjennomgang Se budsjett. Pris opp 50 kr, grunnet flere dager og budsjettet i fjor. NU 370 000 litt forsiktig. Spons, basert på tidligere tall. Egenandel: Er turen til Åre. Leder Kom: Hvor ble det sponsorpengene styre skulle samle inn? NLD: Grunnen er at vi ikke vil lage rot mellom NU og oss. Budsjettert med 48 545 i minus, men tatt i på kostnadene. 25 000 på hver av dagene vi skal ha. Se Note hvis usikker på budsjett,der ligger mye av forklaringene. Leder: Busjettert minus på programblad. NLD: Grunnet er kostnadene på faddermagasinet var betydelig lavere en NLD sitt i fjor. NLU midlene har vært på 25 000 tidligere

Leder: Mye taper vi pr billett? NLD svar: 96 kr FA: Bekledning: 500 til hver person, NLD: Sponser hver person 500 og de dekker resterende beløp. Forlag til vedtak: Godkjent enstemming SAK 118 14: Til diskusjon: Lokalt engasjement forum. 18. oktober arrangerast LEF for engasjerte i BIS Trondheim. Ledar ynskjer at heile styret og ledelsen skal være med på å arrangere arrangementet. Presenterast av: Ledar Estimert tidsbruk: 10 min FA: Budsjett på foredragsholder? Leder: Vi må stå for foredragsholder, sentralt har ikke mulighet for å komme. FA: problemer med å skaffe foredragsholdere grunnet lite penger i budsjettet

ØA: Budsjettet er 25 000 ta utgangspunkt i 10 000 Leder kom: Vil vi rotasjon som i fjor? NLD kom: Vil gjerne at vi blander gruppene. Leder: Kan se nærmere på dette med Jo senere. Leder: SA sammen med en eller to i ledelsen tar seg av arrangementet på kveldstid. Lager en plan sammen på Work shop. SAK 119 14: Til informasjon: LNU søknadar. Ledar ynskjer å informere om alle LNU midlane som ligg føre. Presenterast av: Ledar Estimert tidsbruk: 5 min NLU søknadsperioden er nå: send søknaden til Jo eller Leder 30 september innen 23.59. Mal ligger ute, kan bli sendt til deg om ønskelig.

SAK 120 14: Til diskusjon: Medlemskap i NSO. Ledar ynskjer å informere om prosessen rundt NSO og høyre kva styret meiner om denne saka. Presenterast av: Ledar Estimert tidsbruk: 10 min Leder: SAK 121 14 Til informasjon: U20 flyttast. Interessa og engasjementet verka å ha dabba av, så SA legg U20 inn i SU. Presenterast av: SA Estimert tidsbruk: 5 min SA: De som startet opp, og mener SU kan fokusere på at arrangementer for de U20. Leder kom: For og utvalget under SU må dette meldes opp som behandling sak. NLD kom: Bruke U20 til egen kro. SA: At man kan åpne gruppen til et felleskap. SAK 122 14 Til diskusjon: BIS vegg. SA ynskjer diskusjon om moglegheitene for ein informasjonsvegg for BIS. Meiner at ein fast plass der vi heng opp oversikteleg informasjon frå BIS kjem både oss og studentane til gode. Ein fast plass vil føre til at studentar alltid veit kvar dei har informasjon lett

tilgjengeleg og oversikteleg på skulen. Presenterast av: SA Estimert tidsbruk: 10 min SA: Sterkt tro på et sted de har informasjon spesielt for oss. FA Innlegg: Interaktive skjermene, langsiktig vi kommer til å poste det på. SA: Fase inn. NLD: Fortsette mot admin. Leder: Kjent med en vegg. AK: En god idè med vegg. Der studentene alltid kan gå til for informasjon. ØA: Henge en vegg på utsiden av trappen opp til Admin ut mot A1 SAK 123 14: Til behandling: Programvarer til BIS. SA ynskjer innkjøp av Adobe lightrom, Adobe PS og microsoft office til alle BIS datamaskiner. Pris for lightroom: 93,75 kr per månad.

Presenterast av: SA Estimert tidsbruk: 10 min Forslag til vedtak: godkjenning av innkjøp SA: Få bilder, KA: Vil ha en komplett pakke Light room, hvert fall på en av maskinene. Leder: Hva savner du på office SA: Vil ha powerpoint. FA: Er det snakk om linsens på bare 1 pc. NLD: Har vi nok kompetanse til å få utnytte programvaren KA: Vil ha mulighet til å redigere bilder og lage plakater. Dette fordi vi nå kun har èn grafisk. Med programmene kan også KA og AK kunne gjøre denne jobben. To ØA: Unødvendig at alle i bis skal kunne gjøre dette. SA: Søke LNU, men kjører prøveperiode (eksempel 3 mnd). Viktitg at dette med bilder blir gjort ordentlig, verdt å bruke penger på

KA: Totalsum 1800, for hele Adobe pakken 1 år. Forslag til vedtak: godkjenning av innkjøp: Nedstemt Endringsforslag 1: Forslag til vedtak: Kjøpe inn komplett pakke for 152,- i mnd for 3 mnd. Endringsforslag 2: Forslag til vedtak: Avventer avgjørelse til tilbakemelding fra LNU kommer. Endringsforslag 3: Forslag til vedtak: KA og ØA år til innkjøp av nødvendig pakke etter svar fra LNU. Forslag 3 stemt gjennom med 4 stemmer mot 3. SAK 124 14: Til diskusjon: System for utlån av aktivitetsutstyr. Det blei i eksamenstida gjort ei prøveordning på korleis ein skulle gjere det rundt utlån av aktivitetsutstyr. SA tenkjer at ein kan setje opp eit nett utanfor kontoret med ei med følgjande liste over reglar for bruk og lån, og at vi baserar utlånet på tillit. Ynskjer styret og ledelsen sine tankjar rundt dette.

Presenterast av: SA Estimert tidsbruk: 15 min Vil få i gang, utlån muligheten. HR: UA kan ta kontroll over å få en orden på dette SAK 125 14: Til diskusjon: Refleksjon av søknadsperioden som har vært. SA ynskjer at styret og ledelsen skal reflektere over søknadsperioden som har vært. Oppfattar at det har våre ein del rot og dårleg kommunikasjon rundt prosessen. Til dømes at ein ikkje hadde fullstendig oversikt over om nokon hadde søkt på fleire stillingar. Vil at styret skal kome fram til kva ein kan gjere betre neste gang. Presenterast av: SA Estimert tidsbruk: 15 min SAK 126 14: Til informasjon: Post intervju periode. No er utlysningsperioden hovudsakleg over, og HR vil ta opp punkter vi har forbetringspotensiale, og kva som vil skje vidare. Presenterast av: HR Estimert tidsbruk: 10 min

HR: Vært rot med tilbakemeldinger, konflikt mellom forskjellige utvalg. Det vi gjør neste gang, for og unngå dette er er og sette det tidligere. VL kom: Skal dere promo i fadderuka? HR: Flytte søknadsperioden. NLD: Synes vi ikke skal flytte den fremover, men mener informasjonen fra HR kan bli bedre. HR: Det kan flyttes 1 uke før. NLD: Søknadsfrist fikk de fortløpende, med en liste som hvilke verv de har søkt. HR: Vanskelig å få til når en kandiat har søkt flere verv. FA: Flytte det til rett før? HR svar: Vi kan ikke sitte på mailen hele tiden, samtidig som skal ha oversikt over hvem som skal søke. NLD kom: Hvis dere flytte tidligere vil vi flytte det tidligere. FA Innlegg : Merket at det var mindre engasjement grunnet at det var så tett opp til.

VL kom: Hva med at HR brukte mandagen til og sette seg ned å laget en oversikt over hvilket som har søkt hva. MA kom: Ser ikke problemet, hvordan skal vi gjøre det. Vi må kunne klare og samarbeide HR kom: Du kan ikke ha alle intervjuene i løpet av 1 uke. At vi flytter teambuildingsturen en uke senere? NLD Kom: Kan være vanskelig grunnet mye jobb senere. Jørgen innlegg: HR 2 forskjellige saker, ryddig, frister kan ha en felles dag vi gir tilbake melding. HR(Stepan): Dette er en ypperlig mulighet for dere å samarbeide innad i styre. NLD: Synes ikke HR har lagt til rette for hvilke verv de andre har søkt. Vil ha en liste tilsendt. HR: Ditt ansvar som avd leder det dere må gjøre er å samkjøre hvordan dere skal løse. Høres bare ut som vi har sendt ut mailene. NLD svar: Vil være lettere å ha en oversikt, vil tjene BIS i stor grad, vil ta noen timer. Et bedre system

SPA Innlegg: God tid, hadde dette kommet i fadderuka ville det vært for tett på HR: Blir fortvilet SPA svar: Blir usikker når du får spørsmål om det. KA: enig i det som har blitt sagt. Flytte promotering; blir for dårlig tid. Skjer mye rett etter fadderuken. NLD bør ha en tidligere søknadsfrist enn de andre vervene. NLD: Rotete med ulike frister for tilbakemeldinger for de ulike vervene. HR (Stephan): Like kort søknadsfrist, eller NLD sette egen frist KA: Må enten bli enige innad, enig i at HR bør sette opp oversikt over hvem som har søkt hva. Uprofosjonelt at søkeren må svare på stedet hvilket av to verv de ønsker å ha. HR: Vi må velge mellom 2 forskjellige muligheter, enten ha mer tid til å jobbe med utvalget, eller at man kan gå glipp av noen søkere hvis man flytter søknadsfristen frem. NLD: Gå glipp av søkere, men det var ikke der diskusjonen var. FA Inn: Jeg føler vi har kommet frem til en konklusjon laget et exel ark.

Leder: At alle mailboksen, der dere lager et disk dokument der hvor dere skriver hvilken verv personen har søkt. Når det er ferdig kan det deles med samtlige. VL innlegg: Lettere til neste år, når alle HR er til stede. JO kom: Kan være at HR har søkt til nest år også. Jørgen kom: Liste, felles tilbakemelding, HR ringer kandidaten som har fått tilbud fra flere stillinger. At alle studentene får vite når stillingene blir satt i løpet av året. HR Svar: Startet med en ca oversikt over dette nå. ØA Innlegg: Felles tilbakemelding HR Svar: Var tanken, men ble ikke sånn siden NLD måtte sette noen. HR tilbakemelding : Dårlig med at dokumentene var skjult, vi skal sende ut en undersøkelse til de som har vært på intervju så vi kan vurdere hvordan vi skal skal være VL: Er den anonym? SA Kom: Ser ikke noe utbytte hvis den skal være anonym. NLD svar: Er om kandidaten føler om de har blitt behandlet på en god måte.

NU kom: Spørsmålene helt åpent. HR sender ut mailen. SAK 127 14: Til behandling: Månadsplakatar. SA ynskjer å kome i gang med månadsplakatar. Kvar månad skal det hengjast opp plakatar rundt omkring på skulen der det er ein oversikt over kva arrangement som skjer den månaden. Rundt dei største arrangementa vil det sjølvsagt krevje meir promotering. SA meiner dette er eit nøkkelelement i kommunikasjon ut til studentane. Dette er også praktisert i Bergen, og fungerer godt. Presenterast av: SA Estimert tidsbruk: 10 min Forslag til vedtak: Starte med månadsplakatar. SA: Henge opp oversikt over månedens arrangementer på skolen (toalettene, rundt omkring på skolen). NLD: Alle må fylle opp aktivitetskalenderen SA: Dette skal være en oppdatert oversikt over alt som skjer

KA: I Bergen har det vært et problem når arrangemententsdatoene har blitt endret. Poenget blir borte om det skjer endringer. Dette må være spikret før oversikten går til trykk. Hvertfall 1 uke før neste mnd. FA: Samkjøre månedsplanen, med infoveggen. ØA: Jeg er postivt til å bruke 12 000 i mnd på plakatene. Ser dette etter tidligere regning fra KA. KA: Ukesslipp. Alle arrangementer blir sluppet for den kommende uken på en bestemt dato. SAK 128 14: Til behandling: Teambuildingstur KA+SA+ØA. Det er nå satt nye personer i stillingar som skal jobbe mykje saman det komande året. For å sikre eit godt samarbeid og samansveisa team søkjer SA om midlar til å gjennomføre ein teambuildingstur. Turen vil bestå av teambuilding, faglege samlingar med utval, caser på tvers av utval osb. Sjå budsjett sendt på mail.

Presenterast av: SA Estimert tidsbruk: 5 min Forslag til vedtak: Godkjenning av midlar til teambuildingstur SA: Vi ha satt noen nye verv, rundt teambuildningstur. FA: Ønsker dere 10 000 fra temabuildingsbudsjettet? ØA: Nei, de forskjellige utvalgene betaler for seg så langt det lar seg gjøre. MA: Hva med å få med MU på turen, med tanke på samarbeid innad i BIS,veldig dumt at MU ikke får være med på tur. Så jeg ønsker at vi får blitt med på turen. ØA: Vil gjerne ha med MU på tur. Leder: Har dere sett på å dra MU,SA,KA og eventuelt om ØA, og UA drar på egen tur sammen ØA: Vil ha opplæringen, planlegginen ble tatt på sparket. MA kom: Synes at vi kan se på muligheten for at vi skal være med

KA: Snakket med utleier, kan ikke ta inn flere på hytta. Har mulighet til å trekke oss fra hytteavtalen. SA: Kan ta med MU, men da må man ordne ny hytte. Blir kort tid. Hovedpoenget med turen er teambuilding innad i utvalgene SU og KU vil jobbe tett sammen utover året. NLD: Se på mulighten til å booke et annet sted for å få med MU KA: Skal selvfølgelig prøve å ta med MU. NLD: Bør avbestille hytta, og finne noe annet. Forslag til vedtak: Godkjent 4 mot 7 SAK 129 14: Til behandling: Dugnad. Det blei nyleg utført ein liten dugnad på BIS kontoret, men det er fortsatt mykje som er att. SA ynskjer at alle samlast for ein dugnad der vi tek for oss kontoret, sal av utstyr, innkjøp av utstyr, opprydding av lager (samt lage oversikt), gjennomgang av tidlegare servere osb. Ynskjer også at det skal være innkjøp av pizza til denne dugnaden. Forslag til dato: Tysdag 30.09.14, 16.00 19.00 Presenterast av: SA

Estimert tidsbruk: 5 min Forslag til vedtak: Godkjenning av dugnad. SA: Bør gjøre unna dette nå på starten av året. NLD: SA, HR eller leder bør sende ut en mail med sprika dato og klokkeslett når dette skal skje. Leder: Trenger ikke være alle til denne jobben. Tar det på workshop i nesteuke. SAK 130 14: Til diskusjon: Organisasjonskart. Eit organisasjonskart vil være eit viktig element i kommunikasjon ut til studentane. SA ynskjer at det skal bli teikna opp og leggast ut på BIS si heimeside osb. Ynskjer tankjar rundt dette. Presenterast av: SA Estimert tidsbruk: 5 min SAK 131 14: Til diskusjon: Styremedlemmane si involvering i Fadderveka. SA tykkjer det verkar som at når styret blir satt, er det litt forskjellige meiningar om styret skal delta aktivt i fadderveka eller ikkje. SA meiner at alle i styret skal delta på lik linje som fadderstyret. Ynskjer diskusjon rundt denne problemstillinga, og om det bør kome inn i stillingsinstruksane.

Presenterast av: SA Estimert tidsbruk: 10 min HR: Vise til stillingsinnstruks. Der står det at de også skal jobbe mot fellesmål, ikke bare på deres egne ansvarsoppgaver. SA: Skrives i styreinnstruksen? Leder: Legge inn at de også har ansvar i stillingsinstruksten. Må bestemmes på GF SAK 132 14: Til diskusjon: BIS Trondheim sitt tilhaldsstad. Det er på tide å kome med tiltak som kan bidra til at BIS Trondheim får sitt eige tilhaldsstad. På GF våren 2014 blei det sagt av fleire at dette var eit mål, og no nærmar GF seg igjen med stormskritt. ØA ynskjer diskusjon rundt saka for å få i gang prosessen. Presenterast av: ØA Estimert tidsbruk: 20 min ØA: Vil sette i gang en prosess mot jobb av kro.

Leder: Min tanke bak en egen kro, er ikke tanke at vi skal ha et sted vi kan være. Men et sted nærheten av skolen eller på campus. Har vært på leting, har hørt med kjelleren under TGI fridays. Har også vært i dialog med admin rundt dette. ØA Innlegg: Tanken var at vi hadde en felles tanke og hvordan vi skal presentere det på GF. NLD kom: Vi er den eneste uten campus, og uten kro. Nå må vi sette i gang litt trykk mot admin. Leder: Langsiktig plan om å løfte lokalene til BI Trondheim. Men per i dag er det ikke aktuelle ledige lokaler. SAK 133 14: Til informasjon: Innkalling til GF. HR vil kort informere om når og kvar GF blir. Denne innkallinga blir på vegne av heile styret, så difor informerer vi om den no. Presenterast av: HR Estimert tidsbruk: 5 min

Redgjørelse samt ledere for alle som sitter i undergruppe verv, alle i styre og ledelsen må. Men at undergruppe vervene også skriver redgjørelse. Se over stillingsinstruksene for undervervene, så vi får gjort forandring. Leder: Tidligere har maten vært i midten av GF, mens nå er den lagt til slutt. Hvorfor det? HR: Grunnen til dette er at det er kortere GF så derfor lager vi Pizza på slutten. SAK 134 14: Kritikk av møtet NLD: Budsjett sak, still spørsmål. Litt mye endring av saklisten. Leder: Spør, bra at folk er med i diskusjonen. Flinkere med tegn, bedre utover i møtet. HR skal se over og godkjenne sakslisten Møtet vil vare rundt 3t og vil være ferdig ca kl. 18.30