God dag. Jeg takker så meget for å ha blitt invitert til å holde en innledning på 15 minutter sett fra ståstedet til det kommunale og interkommunale arkiv som det heter fra departementet. Først, og dette er viktig: jeg representerer ETT interkommunalt arkiv (IKAVA) som er eid av samtlige kommuner i Vest-Agder (15 stk), samt fylkeskommunen. Jeg understreker dette for at det skal være klart at jeg ikke representerer de interkommunale arkivene, eller de kommunale arkivene eller byarkivene eller fylkesarkivene eller de fylkeskommunale arkivene. Mange av disse er representert av sterke personer som er her i dag og i tillegg ulike organisasjoner som også er her i dag, det vil forundre meg meget om flere av dem ikke hever sin røst utover dagen. Vi i IKAVA, og de fleste IKA er, er opprettet og drevet for å være våre eieres kompetanseorgan på arkivdanning og bevaring av arkiver. Dette innebærer at vi bistår med alle aspektene ved arkivdanning (rutiner, ikt-systemer, kursing og veiledning m.m.) OG vi står for depotdrift (sikring, tilgjengeliggjøring og formidling av kommunale papirarkiver og elektroniske arkiver). Og en god del andre ting. Våre oppgaver belyser godt spredningen i hva arkiv er: Det spenner fra det som alle skjønner er KULTUR og kulturdepartementets fagfelt: Arkiv er bevaring av 1000 år skinnbrev, protokoller fra 1700-tallet og brev fra 1920-tallet og formidling av alt dette, og det strekker seg til det som faller litt vanskelig for mange å forstå at kulturdepartementet skal være ansvarlig for: produksjon av dagens og fremtidens arkiver på ulike elektroniske medier og dokumentflytrutiner mellom innbyggere og forvaltning og mange andre moderne saker STORTINGSMELDINGEN OM ARKIV.. skal altså dekke et utrolig stort og omfattende fagfelt. Litt innlysende fakta: All forvaltning., statlig, privat, kommunal og fylkeskommunal innebærer produksjon av arkiver hvis arkivmeldingen skal bli det den burde bli så vil all forvaltning vil bli berørt av det som skrives. Hvert departement og direktorat, hvert statsarkiv og hvert IKA, hver videregående skole, hvert NAV-kontor og hvert prestekonto, hvert rektorkontor og hvert statsrådkontor- hver helsestasjon og hver. Ja dere skjønner poenget. Jeg har noen ønsker til meldingen: Ønske nr 1: Balanse Vi vet alle at stortingsmeldinger ofte ikke blir fulgt opp i den grad man ønsker seg. - derfor må vi i tillegg til drømmene ha realistiske forventinger til hva vi skal få ut av en melding. Min første forventning (og kanskje den viktigste å få realisert) går på beskrivelsen av arkivlandskapet. Dette landskapet har endret seg dramatisk siden ABM-meldingen beskrev det. Fremstillingen av arkivlandskapet i ABM-meldingen var skjev, både fordi landskapet selv var skjevt, men mest fordi beskrivelsen var skjevt vektet. For en stund siden fikk vi i Norge en stortingsmelding om det visuelle kunstfeltet og representanter for interessentene sa blant annet at det viktigste med meldingen var muligheten for å gi innspill til departementet. Det ble ikke gjort kun med en innspillskonferanse, men med en etterlysning av gode innspill som gikk fra departementet og daværende kulturminister Trond Giske. Videre sa skuespillerne at selve utarbeidelsen av en Stortingsmelding er det viktigste [ og].. retorisk er dette arbeidet viktig. Uttrykket «ikke nevnt, glemt» kan bli en realitet, og da må man vente helt til neste Stortingsmelding.
Kanskje dette er noe som ikke trenger å sies? Sett i lys av det jeg siterte ovenfor fra arbeidet med meldingen om det visuelle kunstfeltet, er jeg er redd det er nødvendig, så jeg sier det likevel. Meldingen må gi et balansert bilde av landskapet: Hvis vi ser på arkivstatistikken fra ABMu for 2009 (og den skal vi lese forsiktig fordi det selvfølgelig er en del feilkilder i den, men det er den vi har ), ser vi at det arbeidet 604 (faste og midlertidige) i den delen av arkivsektoren som ble kartlagt. Av disse var under halvparten (48 %) i det statlige arkivverket, mens ca 12 % jobber i museer, lokalhistoriske samlinger og i privatarkiver. De kommunale institusjonene (som var med i statistikken) sto for 40 %. Dette er styrkeforholdet offisiell statistikk viser oss og som bør komme til syne i meldingen og IKKE MINST i den politikken som blir lagd på bakgrunn av meldingen. En slik landskapsbeskrivelse kan gi grunnlag for helhetlig, nasjonal arkivpolitikk. Denne nasjonale politikken må ta alle typer arkiv like alvorlig, både de statlige, fylkeskommunale, kommunale og de private. Den må ta hensyn til at det finnes både utfordringer og løsninger utenom det statlige arkivverket. Politikken må ta opp i seg at det finnes utrolige mengder arkiver utenom statlig sektor som har fundamental betydning for alle innbyggere i landet og en fundamental betydning for forståelsen av norsk kultur. Politikken må ta inn over seg de store ikke-statlige ressursene som blir brukt på arkiv. Politikken må også ta inn over seg at det finnes et tungt, stort og viktig arkivmiljø utenom det statlige arkivverket. Miljøet utenfor arkivverket både støtter og utfordrer, og dermed supplerer, arkivverket. Samtidig har det kommunale miljøet et annet utgangspunkt et utgangspunkt i lokal tilknytning og sterk eierskapsfølelse i kommunene og samtidig en virkelig tilknytning til arkivdanningen. Dette perspektivet er bakgrunnen for at jeg tidlig i prosessen hisset meg opp over hvordan det så ut til å bære av sted med arkivmeldingen hvem ble bedt om å lage grunnlagsinformasjonen og beskrivelsen av nå-situasjonen? Riksarkivaren sammen med noen store, solide kommunale institusjonene? Norsk kulturråd sammen med de sentrale organisasjonene som organiserer de fleste kommunale, fylkeskommunale og private arkivinstitusjonene? Nei, slik ble det ikke. Jeg mener at de kommunale arkivinstitusjonene med sin spesielle kompetanse, størrelse og tilknytning til kommunenorge må få en naturlig plass i arbeidet videre med arkivmeldingen. Denne innspillskonferansen kan ikke være det eneste forumet vi får for påvirkning. Ønske nummer 2: Helhetlig syn og holdning til arkiv På våre grunnkurs i arkiv har vi en innledning som går omtrent som dette: hva har disse begrepene felles? Døgnåpen forvaltning? Åpenhet i forvaltningen? Rettsikkerhet for innbyggere? Demokratisk medvirkning? Omdømmebygging? Effektiv forvaltning Svaret er selvfølgelig arkiv. Ingen av begrepene overfor kan bli realiteter dersom vi ikke har et godt, riktig og fullstendig arkiv i bunnen. Det innlysende MÅ av og til sies (og det tør jeg). For å komme med en parafrase over det flotte utsagnet Norge er et land i verden: Arkivene er en del av samfunnet. Og på grunn av at arkivene er det, MÅ arkivtankegangen inn på alle felter av planleggingen av samfunnet.
En av våre utfordringer i IKA/kommunal sektor er nye prosjekter som blir igangsatt fra statlig hold, kanskje med fagfolk i kommuner med som testpersoner/grupper, men uten at verken den statlige delen eller den kommunale delen får involvert arkivfaglig kompetanse. Hvem spør: Hvordan vil det arkivfaglige bli tatt hensyn til? Hvem sikrer dette? Hvem skal ta vare på? Hvem skal ha arkivansvaret? Når man lager samhandlingsreform hvem vurderer følgene dette får for arkiv og dokumentasjon i statlige etater og i den enkelte kommune og den enkelte..helsestasjon? Når man stiller krav til modernisering, elektroniske tjenester og døgnåpen forvaltning tenker man gjennom konsekvenser for arkiv og dokumentasjon på statlig nivå? På kommunalt nivå? Er det virkelig vurdert hvordan det arkivfaglige skal løses? Statsråd Anniken Huitfeldt sa i Stortinget den 26.11.2010 blant annet: Standarden for elektronisk arkivering i offentlig sektor revideres fortløpende for å holde tritt med forvaltningens organisatoriske, juridiske og teknologiske endringer. Flott høres det ut som men gjennomsyrer denne standarden det staten finner på, det staten pålegger, starter opp av løsninger og programmer som kommunen og resten av det offentlige må bruke? Nei ikke akkurat det, nei. Kunne stortingsmeldinga hjelpe oss med det? Kan meldingen bidra til at det blir etablert løsninger eller rutiner som sikrer at man bruker kvalitetssikring og kontrollspørsmål i arbeidet med statlig planlegging av reformer? For eksempel: Innebærer dette endringer for eller berører dette forvaltningens arkivrutiner/dokumentasjonsplikt? Legger dette hindringer i veien vårt ønske om fullelektronifisering fordi det setter krav til bruk av fagprogrammer som IKKE er laget med tanke på regelverket for arkivering og langtidslagring? I tilfelle ja, må det involveres arkivkompetanse fra riktig forvaltningsnivå. Ønske nr 3: Redd arkivene fra digitaliseringen: Artig overskrift? Et litt annet innhold enn du ville trodd. Digitaliseringsmeldingen behandler digitalisering av kulturhistorisk kildemateriale og nettilgang til kulturarven. Et slik arbeid forutsetter et balansert bilde av hva nasjonens arkiver består av og hvilke arkiver som har betydning for den enkelte innbygger. Vi får håpe at arkivmeldingen kan hindre at Digtaliseringsmeldingens plassering av det operative ansvaret resulterer i et skjevt tilfang av kildemateriale som blir digitalisert og midler som blir fordelt. Så til en annen del av digitaliseringsarbeidet jeg håper meldingen vil gripe tak i: Vi vet hvordan arkivene kan vise oss hvordan forvaltning har tenkt, arbeidet og besluttet. Vi vet at tidligere barnevernsbarn har fått hjelp fra arkivene for oppreisning for urett som er begått mot dem, noen av dem er takknemlige for å kunne komme til arkivene for å se og lese om sin barndom og oppvekst og hvordan det virkelig var.. Alt dette går på innholdet og teksten i dokumentene. Som formidler ser jeg stadig gleden og spenningen i øynene på skolebarn når de får lov til å bla i 100 år gamle skoleprotokoller fra bygda og byen sin finner jeg oldemor? Altså mer som går på innholdet, MEN: de sier også Har virkelig læreren sittet og skrevet i denne boken, mens tippoldefaren min satt i klasserommet? Så tjukt papir! UUÆÆÆsj, det lukter vondt!.
Jeg er bekymret for at krefter i sentrale deler av miljøet ikke ønsker å se arkivenes doble verdi: den ene ser de, den med arkivenes unike rolle i kraft av hva som faktisk står (eller ikke står) i det enkelte dokument og konteksten det er laget i. Den dimensjonen vi ikke må miste av syne, er verdien de eldre arkivene har som gjenstander og den fysiske dimensjonen i en protokoll fra -50-tallet (være seg 1750, 1850 eller 1950). Nå er det ytret ønske om, og noen arbeider for, å skanne bakover for å kunne kaste. Vi trenger en bred gjennomgang av dette vil vi virkelig fjerne store deler av kulturarven, bare beholde tekstinnholdet av arkivene for å spare litt penger på bygninger? Kan Stortingsmeldingen om arkiv gi oss denne gjennomgangen og et beslutningsgrunnlag som ikke kun er farget av en del av arkivmiljøet? Ønske nummer 4: Organisatoriske spørsmål: Jeg håper meldingen også kan behandle følgende utfordring: Skal andre (PRIVATE!!) ha lov til å jobbe med offentlige arkiv? I hvilken utstrekning? Trenger vi offentlige institusjoner for å sikre sannheten og etterretligheten? Skal det offentlige overlate til private å være garantist for det offentliges handlinger overfor enkeltmennesker? Arkiver er vårt felles minne - Skal private kunne forvalte dette? Hvor langt inn i arkivvirksomheten (først og fremst bevaring/depot) skal vi slippe det private? Å leie ut lokaler til oss? Sikkert greit. Å oppbevare arkivene for oss? Kanskje det. Å betjene arkivene for oss? Kanskje ikke. Å stå som garantist for riktighet/ekthet/etterrettelighet? Kanskje ikke. En annen organisatorisk nøtt jeg ønsker at meldingen tar for seg er: Kan hele landskapet være modent for en omregulering - en total omorganisering? La oss begynne i det ikke fullt så kjempestore perspektivet : Kan det ikke være naturlig å se på Arkivverkets ulike roller? Arkivverket har statlige arkiver som hovedfokus (det er ett dokument som viser hvordan fokus har vært skjevt plassert: akkurat nå og her og en eneste gang, skal si dette og så gå videre: Les Riksrevisjonens rapport fra i fjor der står det om fokusforskyvning i arkivverket og kulturdepartementet), men som arkivmyndighet har Riksarkivaren viktige oppgaver overfor hele sektoren. Men Riksarkivet og Statsarkivene er også arkivinstitusjoner med egne behov og agendaer. For en samlet arkivsektor mener jeg at der er av stor betydning at utviklingsoppgavene for arkivfeltet ligger i et uavhengig organ. Vi trenger en nasjonal politikk som staker ut kurset for fagfeltet, og som tenker helhet. Nyseterutvalgets innstilling la frem en organisasjonsmodell som og er nevnt i en mildere form i minst en statlig melding tidligere: Et nettverk av sterke regionale arkivinstitusjoner med ansvar for bevaring og formidling av arkiv frå både kommunal, statlig og privat sektor. Regionale arkivinstitusjoner basert på sammenslåing av statsarkiv, IKA er, byarkiv, fylkesarkiv. Dette er et (stort) skritt videre enn de arkivsentre vi har i dag (for eksempel i Kristiansand). Dette vil gi enda bedre, mer systematisk, samling av dokumentasjon fra ALLE sektorene. I en slik løsning vil tilsynsoppgavene tas bort fra disse institusjonene og legges til Arkivtilsynet? Den kommende meldingen må ta for seg den statlige organiseringen av arkivarbeidet og vurdere om man kan hogge til og dele arkivverket i arkivinstitusjoner for statlig og privat arkiv og en del med arkivtilsyn - dette som en begynnelse på en prosess mot slike regionale institusjoner. I dette perspektivet ville det da samtidig være naturlig å drøfte om staten egentlig burde ha et større ansvar for kommunalt og privat arkivtilfang hele landet består av enkeltkommuner. OPPSUMMERING:
Meldingen må gi ministeren et godt og balansert grunnlag for sine avgjørelser på arkivfeltet, derfor må meldingen: gi et godt, balansert bilde av arkivsektoren i landet. Meldingen MÅ ta inn over seg det store og dyktige faglige miljøet, de store ikke-statlige ressursene, det selvstendige utviklingsarbeidet som blir gjort og de grunnleggende arbeidet for demokrati, rettssikkerhet og kultur de kommunale arkivinstitusjonene gjør. Jeg mener at de kommunale arkivinstitusjonene med sin spesielle kompetanse, størrelse og tilknytning til kommunenorge må få en naturlig plass i arbeidet videre med arkivmeldingen. Denne innspillskonferansen kan ikke være det eneste forumet vi får for påvirkning. diskutere/skissere kvalitetssikringsrutiner ved utvikling av nasjonale reformer og av ulike slag som sikrer at arkiv- og dokumentasjonskrav ikke blir skadelidende og at relevant arkivfaglig miljø blir involvert (om enn mange ganger i bitteliten grad) se på organiseringen av arkivnorge ikke minst Arkivverkets organisering og dobbeltrolle. Dette bør danne grunnlaget for oppfølging av Nysæterutvalgets forslag om regionale arkivinstitusjoner. Meldingen må og se på behovet for en uavhengig arkivfaglig instans diskutere og vurdere skillelinjene mellom privat offentlig sektor angående arkivdrift (f.o.f. depot). Skal private kunne jobbe med offentlige arkiv? Kan de også være garantister for sannheten og etterrettligheten? Skal/kan det offentlige overlate til private å være garantist for det offentliges handlinger overfor enkeltmennesker? Essensen er: Vi har hittil hatt en arkivpolitikk for statlige arkiver - vi kan snu rundt på ordene og si at vi trenger en statlig arkivpolitikk for arkiver Meldingen må gi grunnlinjene i en nasjonal arkivpolitikk og den må derfor utarbeides i et reelt samarbeid med hele det nasjonale arkivmiljøet.