HS 01/08 SAK 003 A/08 Til: Hovedstyret Fra: AU Sak 003 A/08: Protokoll fra hovedstyremøtet 13. desember 2007 Vedlagt følger protokollen fra hovedstyremøtet 13. desember 2007. FORSLAG TIL Protokollen fra hovedstyremøtet 13. desember 2007 godkjennes.
PROTOKOLL fra HOVEDSTYRETS (HS) MØTE NR. 13/07 TID: Torsdag 13. desember. 2007 STED: Til stede: Hovedstyret: Parats lokaler i Brugt. 19 i Oslo Lisbeth Eliasson Hans-Erik Skjæggerud Gerd Harr Janson (Region Nord) Are Skjelstad (Region Midt, kom kl 09.30) Britt-Karin Muri (Region Vest) Nils Petter Rønningen (Region Øst) Gerd Bang-Johansen (Sektor Kommune) Liz Ovesen (Sektor Privat) Gerd Johannessen (Sektor Stat) Hanne Røberg-Larsen (Parat Ung-representant, kom 12.30) Unni Singsaas (ansattes representant, kom kl 09.20) Lill J. Fischer (ansattes representant) Thomas Lilloe (ansattes vararepresentant) Kåre Kvalvåg (ansattes vararepresentant) Berit O. Windheim (vara for Nina Ødegård, kom 09.30) Per Ragnar Bjørkedal (vara for Elisabeth Emilsen) Vegard Einan (vararepresentant, region) Magnus Andersen (vararepresentant, sektor) Forfall: Elisabeth Emilsen (Sektor Spekter) Nina Ødegård (Region Sør) Kontrollutvalget: Annlaug Waage Sekretariatet: Magne Skram Hegerberg Referent: Elin Lexander
127/07 GODKJENNING AV INNKALLINGEN Det ble påpekt at sakspapirer til hovedstyremøtene kommer sent og ofte blir delt ut i møtene. Hovedstyret har ved et tidligere møte vært enige om at sakspapirer bør være sendt ut en uke før. Innkallingen godkjennes. 128/07 GODKJENNING AV SAKSLISTEN Følgende nye saker ble oppført under eventuelt 139 a) Mandat til utviklingsutvalget 139 b) Regionale konferansen i mai av Kåre Kvalvåg Sakslisten med ovennevnte endringer godkjennes. 129/07 GODKJENNING AV PROTOKOLLER A) Hovedstyremøtet 3.oktober 2007 B) Hovedstyreprotokoll 24. oktober 2007 C) Hovedstyreprotokoll 5.november 2007 D) Hovedstyreprotokoll 22. november 2007 Til: C) Hovedstyreprotokoll 5.november 2007 Sak: 112/07 Gjennomføring av RS Det var uenighet i AU mellom leder og nestleder sitt forslag og generalsekretærens forslag til saksfremlegg i protokollen. Hovedstyret ba om å få fremlagt begge forslagene Leder og nestleder sitt forslag: Henviser til saksfremlegg Hovedstyremøte Pensjonssaken 5. november 2007 Hensikt: Bli enige om et informasjonssett angående pensjonssaken for representantskapsmøtet 7. november Diskutere behandlingen i representantskapet Saksfremlegget var delt inn i del 1 og del 2: Del 1 Informasjon til representantskapet Del 2 Skissering av hovedutfordringer og veien videre Del 2 ble ikke behandlet i møtet. Kontrollutvalget påpekte innledningsvis leders deltakelse under behandlingen av saken. Hovedstyret vedtok å stemme over om leder skulle delta under behandlingen av denne saken. Det ble avgitt 12 stemmer, 7 stemte for leders deltakelse og 5 stemte mot.
Nestleder overtok deretter ledelsen av hovedstyremøtet. Saksfremlegget ble grundig gjennomgått av nestleder og generalsekretær. Det var uenighet på flere av punktene. Noen krevde avstemming, andre ikke. I de tilfellene det ble foretatt avstemminger ble disse avgjort med en stemmes overvekt. Det var enighet om at nestleder skulle legge frem saken for representantskapet. Generalsekretærens forslag: Henviser til saksfremlegg Hovedstyremøte Pensjonssaken 5. november 2007 Hensikt: Bli enige om et informasjonssett angående pensjonssaken for representantskapsmøtet 7. november Diskutere behandlingen i representantskapet Saksfremlegget var delt inn i del 1 og del 2: Del 1 Informasjon til representantskapet Del 2 Skissering av hovedutfordringer og veien videre Del 2 ble ikke behandlet i møtet. Kontrollutvalget påpekte innledningsvis leders deltakelse under behandlingen av saken uten at leder tok det til etterretning. Flere av hovedstyrerepresentantene støttet kontrollutvalget og begrunnet det med brudd på habilitetsreglene. Nestleder overtar deretter ledelse av hovedstyremøtet Hovedstyret vedtok å stemme over om leder skulle delta på møtet under behandlingen av denne saken. Det ble avgitt 12 stemmer, 7 stemte for leders deltakelse og 5 stemte mot. Saksfremlegget ble grundig gjennomgått av nestleder. Under flere av punktene var uenigheten mellom representantene så stor at hovedstyret så nødvendigheten av å gjennomføre avstemming. Leders stemme ble avgjørende for resultatet under samtlige punkter hvor det ble foretatt avstemming. Det var enighet om at nestleder skulle legge frem saken for representantskapet. Det ble stemt over begge forslag og generalsekretærens forslag ble vedtatt. Leder avsto fra å stemme.
Til D)Hovedstyreprotokoll 22.november 2007 Sak 122/07 Generalsekretæren orienterer Det var uenighet i AU mellom leder og nestleder sitt forslag og generalsekretærens forslag til saksfremlegg i protokollen. Hovedstyret ba om å få fremlagt begge forslagene. Leder og nestleder sitt forslag: Strakstiltak, tiltak på lengre sikt Generalsekretæren orienterte om arbeidsmiljø i Parat. Arbeidsmiljøundersøkelsen i 2005 Situasjonen i sekretariatet nå Strakstiltak så langt og videre på kort sikt Forventninger til HS Etter arbeidsmiljøundersøkelsen i 2005 er forutsetningene endret i så stor grad at resultatene har en begrenset verdi i dag. I utgangspunktet er det et veldig godt arbeidsmiljø i Parat, samholdet mellom de ansatte er svært sterkt. Det er pensjonssaken og behandlingen av denne på RS som sliter på de ansatte. Arbeidsmiljøet kan på mange måter oppleves som skjørt, og med store utfordringer knyttet til produktivitet og arbeidsglede. Strakstiltak: En til en samtaler mellom GS/avdelingsledere og ansatte Møte med administrativ ledergruppe og deretter med de tillitsvalgte om situasjonen og strakstiltak Personalmøte/debriefing for alle ansatte 15.11.07 Alle ansatte og politisk ledelse fikk allerede før RS tilbud om samtaler med psykolog fra ekstern bedriftshelsetjeneste Hjelp 24. Det arrangeres personalsamling for ansatte 7.12.07 hvor psykolog fra Hjelp 24 deltar Listen over tiltak er ikke uttømmende. Administrativ ledelse vurderer fortløpende behov for tiltak. Hovedstyrets ansvar forventninger (ikke uttømmende): Det er en klar forventning at hovedstyret tar tak i problemstillingen, og at nødvendige tiltak iverksettes. Det må komme positive signaler fra hovedstyret i forhold til verdsetting av de ansatte De negative signalene fra RS og deler av HS knyttet til betydningen av vår kompetanse må rettes opp på en klar og utvetydig måte.
Generalsekretærens forslag: Strakstiltak, tiltak på lengre sikt Generalsekretæren orienterte om arbeidsmiljø i Parat. Arbeidsmiljøundersøkelsen i 2005 Situasjonen i sekretariatet nå Strakstiltak så langt og videre på kort sikt Forventninger til HS Etter arbeidsmiljøundersøkelsen i 2005 er forutsetningene endret i så stor grad at resultatene har en begrenset verdi i dag. I utgangspunktet er det et veldig godt arbeidsmiljø i Parat, samholdet mellom de ansatte er svært sterkt. Det er mistilliten til leder som sliter på de ansatte. I tillegg kommer de krenkende uttalelsene fra RS- delegater. Ansatte har sagt opp, frykten for å miste gode kollegaer oppleves også som en belastning. Leders brudd på viktige verdier i Parat er også alvorlig og oppleves sterkt. De fleste ansatte har vanskelig for å forholde seg til leder, som oppleves som årsaken til disse negative tingene. Arbeidsmiljøet kan på mange måter oppleves som skjørt, og med store utfordringer knyttet til produktivitet og arbeidsglede. Strakstiltak: En til en samtaler mellom GS/ avdelingsledere og ansatte Møte med administrativ ledergruppe og deretter med de tillitsvalgte om situasjonen og strakstiltak Personalmøte/debriefing for alle ansatte 15.11.07 Alle ansatte og politisk ledelse fikk allerede før RS tilbud om samtaler med psykolog fra ekstern bedriftshelsetjeneste Hjelp 24. Det arrangeres personalsamling for ansatte 7.12.07 hvor psykolog fra Hjelp 24 deltar Listen over tiltak er ikke uttømmende. Administrativ ledelse vurderer fortløpende behov for tiltak. Hovedstyrets ansvar forventninger (ikke uttømmende): Det er en klar forventning at hovedstyret tar tak i problemstillingen, og at nødvendige tiltak iverksettes. Det må komme positive signaler fra hovedstyret i forhold til verdsetting av de ansatte De negative signalene fra RS og deler av HS knyttet til betydningen av vår kompetanse må rettes opp på en klar og utvetydig måte. Det ble stemt over begge forslag og generalsekretærens forslag ble vedtatt. Leder avsto fra å stemme. Protokollene godkjennes med de endringer som ble gjort i hovedstyret 13.desember 2007.
130/07 LEDER ORIENTERER AFP: Det trepartssammensatte utvalget arbeider, men blir ikke ferdig til nyttår. YS synes at regjeringen har vært konstruktiv når det gjelder å komme med ulike modeller, men ingen av modellene er bra nok. Det ligger an til at AFP blir en del av hovedoppgjøret til våren. YS er opptatt av at det blir én felles ordning i privat sektor. Konsekvensene for offentlig sektor er at det blir tema ved mellomoppgjøret i 2009. YS sentralstyre er opptatt av konsekvensene av modellen(e) for blant annet kvinner og deltidsansatte. Hovedavtaleforhandlinger Spekter: Forhandlingene ble klare 06.12.07. Fra Parat deltok Elisabeth Emilsen, Thomas Lilloe og Lisbeth Eliasson. Det ble ikke de helt store endringene i avtalen. Administrasjonen har fått i oppgave å utarbeide forslag til handlingsplaner for 2008. Det skal også utarbeides forslag til tiltaksplaner som tillitsvalgte kan bruke på sin virksomhet for å få gjennomslag for våre hovedsatsingsområder og flagg saker. Dette kommer opp på hovedstyremøtet i jan/feb. Situasjonen i Parat: Administrativ ledergruppe og SAMU har gjort vedtak om at kommunikasjon mellom politisk ledelse og de ansatte skal gå via generalsekretær og avdelingslederne. SAMU har også kommet med en oppfordring at all kontakt mellom politisk ledelse og sekretariatet skal gå gjennom nestleder. SAMU oppfordrer politisk leder til å trekke seg fra de utvalg og råd der ansatte er med. Politisk leder vil forholde seg til vedtak som er gjort i SAMU, men godtar ikke at all kontakt skal gå via nestleder eller at politisk leder trekker seg fra utvalg og råd. Saken tas til orientering. 131/07 GENERALSEKRETÆREN ORIENTERER Henviser til vedtak gjort i SAMU (Samarbeids- og arbeidsmiljøutvalg) Oppfølging av strakstiltak: Vedtak i SAMU: 1. All kommunikasjon mellom politisk ledelse og administrasjonen går gjennom generalsekretær og/eller avdelingsledere.
2. SAMU anmoder at kontakt mellom politisk ledelse og sekretariatet må skje gjennom nestleder. 3. SAMU anmoder generalsekretæren om å be politisk ledelse om at politisk leder trer ut de utvalg hvor det også sitter ansatte. Punkt 1er trådt i kraft. Gjelder alle jobbrelaterte forhold som informasjon, bestillinger, oppdrag, leveranser osv som skal gå til/fra politisk ledelse og sekretariatet. Vurdering fra sak til sak hvorvidt generalsekretær eller avdelingsledere skal være kontaktpunkt. Anmodningen ift punkt 2 og 3 er forelagt leder og nestleder, men ble ikke imøtekommet. Personalsamling for de ansatte: 1. Fremtidens Parat -_Parat 2010 Hvordan ser Parat og regionene ut i 2010? Problemstillinger og gruppearbeid. Arbeidet videreføres av en styringsgruppe. Arbeidet er planlagt ferdigstilt til påske 2008, stikkord: Leveranser, tjenester og produkter, organisering og bemanning, kompetansekrav, lokalisering, samhandling, arbeidsformer og ledelse. 2. Skomakerens barn Vårt interne arbeidsmiljø og forhold til kundene v/kim Bøe, Hjelp 24 Arbeidstilsynet kom på uanmeldt besøk 26.11.07 ifm AKSJON VARSLING, for å kontrollere om vi har rutiner for varsling. Ledelsen redegjorde for det arbeidet som er igangsatt ift HMS rutiner, som vil inkludere varsling. Pensjonssaken ble redegjort for og varsling i den forbindelse. Arbeidstilsynet ga tilbakemelding om at Parat har bevissthet ift varsling, men mangler rutiner. Frist er satt til 1.2.08 for å få nødvendige rutiner på plass. Samling i januar for administrativ ledergruppe og for SAMU viktige og langsiktige organisasjonsmessige utfordringer og tiltak; ledelse, organisasjonsutvikling, samhandling, forretningsutvikling, kompetanseutvikling for ansatte, organisering av SAMU arbeidet m.v. Presentasjon av ny opplæringsansvarlig i Parat, Tove Løhne: Tove Løhne har vært tilsatt i Parat siden 01.10.07. Hun har på meget kort tid dannet seg et bilde av Parats opplæringsaktivitet og arbeider konstruktivt i samarbeid med de ansatte når det gjelder det videre arbeid. Planer: Utvidet kursmodul med egenpåmelding på web er klar til nyttår Håndbok for tillitsvalgte ferdigstilles første kvartal 2008 Evaluere grunnopplæringen
Gjennomgang av kursaktiviteter mht effektivisering og kvalitetssikring Gjennomgang av kurskonseptene (navn, målgruppe, læremål, forkunnskaper, kursinnhold etc) Evaluering hva og hvordan? Kursgjennomføring & samhandling Kurskalender: Kvalitet fremfor kvantitet Forutsigbarhet halvårlig kurskalender En felles kurskalender gjerne folder i medlemsblad Likt opplæringstilbud til tillitsvalgte uavhengig av region Likt opplæringstilbud til medlemmer uavhengig av region Effektiv ressursutnyttelse Avdelingslederne informerte fra den enkelte avdeling. Saken tas til orientering. 132/07 Hovedstyreinstruks Saken ble fremlagt av Gerd Harr Janson som også var saksforbereder i samarbeid med generalsekretæren. Advokat Anders B. Lindstrøm og advokat Per Jostein Ekre har bistått med utarbeidelse av det fremlagte dokumentet. Leder og nestleder benyttet ekstern bistand for å gjennomgå saksfremlegget og kom med flere forslag til endring. Hovedstyret stilte spørsmål til leder og nestleder om hvorfor de hadde gått utenom Gerd Harr Janson og generalsekretæren som var oppnevnt som saksforberedere av hovedstyret. Kontrollutvalgets leder kom med sterk kritikk til leder og nestleders håndtering av saken. Flere av de øvrige hovedstyremedlemmene kom også med innspill i saken. Vegard Einan henviste til vedtak i hovedstyret 22.november om at fristen for å komme med innspill var satt til 1.desember 2007. Gerd Harr Janson kunne informere om at det ikke var mottatt innspill fra hovedstyremedlemmene.
A) Hovedstyret vedtar det fremlagte forslaget til instruks for hovedstyret med endringer som er gjort i møtet. Styreinstruksen erstatter tidligere fullmakt til AU. B) Hovedstyret ber adm. igangsette følgende arbeid: Funksjonsbeskrivelse for politisk leder/ nestleder og gjennomgang av stillingsbeskrivelse for generalsekretæren Habilitetsregler/ Etiske retningslinjer Samordning mellom ulike retningslinjer/ rutiner/ instrukser som finnes i Parat Enstemmig vedtatt. Stemmeforklaring fra leder og nestleder: Leder og nestleder mener retningslinjer og instruks/styreinstruks for hovedstyret bryter med organisasjonspraksis og de prinsippene Parat er tuftet på ved at den forskyver makt fra valgt og frikjøpt leder og nestleder til generalsekretæren. Dette har skjedd ved at arbeidsutvalget (AU) gjennom styreinstruks ikke lengre har en reell funksjon. AU har vært å burde være et organ som fungerte mellom hovedstyremøtene hvor beslutninger basert på flertall ble fattet. Styreinstruksen betinger i stedet enighet mellom leder, nestleder og generalsekretær, altså en likestilling. Etter leder og nestleder sin oppfatning innebærer dette en veto ordning som undergraver en medlemsstyrt organisasjon hvor leder, nestleder og det øvrige hovedstyret har det øverste ansvar og således også må svare for dette hvert tredje år. Generalsekretæren og administrasjonen for øvrig er ansatt og svarer ikke for tilsvarende ansvar. Vi er videre bekymret for den politiske rollen generalsekretæren og administrasjonen har i organisasjonen og de fullmaktene hovedstyret har gitt. Slik vi ser det er dette i uoverensstemmelse med politiske prinsipper for styring av organisasjonen. Vi er videre bekymret for hovedstyrets holdning til leder og nestleder sin rolle først og fremst er knyttet til forberedelse, gjennomføring og oppfølging av hovedstyremøtene, og ikke ledelse av organisasjonen mellom representantskapsmøte og hovedstyremøtene. På tross av ovenstående og for å forsikre hovedstyret om at leder og nestleder ikke har andre intensjoner enn å følge opp og forholde seg til gyldig fattet vedtak i hovedstyret, valgte vi å stemme for den endelige styreinstruksen.
133/07 Leders pensjonsavtale 134/07 Økonomi 135/07 Frikjøp av tillitsvalgte 136/07 NAV 137/07 HTV i NAV 138/07 Møteplan 2008 139/07 Eventuelt a) Mandat til utviklingsutvalget
b) Regional konferanse i mai ved Kåre Kvlavåg Oslo, 09.januar 2008 Lisbeth Eliasson Leder Elin Lexander referent