Kort brukerguide for søking blant anleggsaktiva og registrert utstyr i FA-registeret i OA fra og med 2010 1
Logg deg på ansvarsområdet Forespørselsmeny- UiO 1) Velg FA-register Regnskapsopplysninger trykk Åpne 2
Søkebildet Søk etter aktiva kommer opp Følgende felt er godt egnet for søk: Aktivanummer Serienummer Kategori (=art, men skrives på følgende format: UIO.art) Aktivanøkkel (= FA-utstyrsgruppenavn) Aktivatype (Kapitalisert = kontert på art 1000-1299, Kostnadsført= kostnadsført registrert utstyr) Sted (= FA eiersted) Leverandørnavn (eller -nummer) Fakturanummer Husk at dere kan fylle inn verdier i flere enn ett felt for å avgrense søket og evt få mer målrettede søk (aktuelt på store enheter) Det er pt ikke mulig å søke på bygning (FA-lokalisering), men denne funksjonaliteten vil komme. 3
I eksempelet har vi fylt sted som tilsvarer det feltet FA-eiersted som ble fylt ut i Basware for å finne frem til en PC vi ønsker å få tak i aktivanummeret på. Trykk på knappen Søk etter 4
Liste over alle registrerte aktiva/utstyr som oppfyller søkekriteriene (her: FA eiersted 310430). Kategori er det samme som arten i kontostrengen dere har fylt ut i BW (prefikset med UIO.). Kategori UIO.1291 betyr at utstyret er kostnadsført og utstyrsregistrert, men ikke aktivert i balansen. Vi finner igjen datamaskinen på femte linje. Tildelt aktiva nummer er 2098434. Dette er nummeret datamaskinen skal merkes med. I feltet Serienummer fremkommer hvilket serienummer tingen er blitt registrert med i basen. I feltet Aktivanøkkel fremkommer FA-utstyrsgruppenavn tingen er blitt registrert med i basen. 5
Klikk med musepekeren på den linjen/tingen du ønsker informasjon om. Da er tre knapper tilgjengelige med informasjon: Tilordninger, Kildelinjer Avskrivningsbøker Vi klikker først Tilordninger 6
I feltet Kostnadskonto fremkommer den kontostrengen avskrivningene og inntektsføringen (med unntak av art som kommer på enten 3911 eller 3497) forpliktelsesmodellen vil bli ført på. I feltet Sted fremkommer hvilket FA-eiersted tingen er ført på (som oftest det samme som stedkoden i kontostrengen, såfremt dette ikke er blitt overstyrt ved konteringen i BW). Trykk på det innerste krysset x, for å lukke vindu og komme tilbake til søkeresultatbildet. 7
Trykk på knappen Kildelinjer 8
I feltet Fakturanummer fremkommer hvilken faktura (eventuelt mange hvis man har aktivert flere innkjøp på ett anlegg). I feltet Beskrivelse kommer informasjonen som ble lagt inn i tekstfeltet ved kontering i BW/IP eller feltet produkt i PM/BW. I feltet Linjebeløp kommer anskaffelsesverdien, per faktura hvis flere. I feltene leverandørnavn og nummer kommer informasjon om leverandøren. Trykk på det innerste krysset x, for å lukke vindu og komme tilbake til søkeresultatbildet. 9
Trykk på knappen Avskrivningsbøker 10
I feltet Verdi fremkommer den totale anskaffelsesverdien til aktivaet, her: datamaskinen. I feltet Saldoverdi fremkommer nettoverdien etter fradrag for avskrivninger til datamaskinen. I feltet Avskrivning hittil i år fremkommer hvor mye avskrivninger som er ført i regnskapet inneværende regnskapsår på datamaskinen. I feltet Akkumulert avskrivning fremkommer summen av alle avskrivninger som er ført i regnskapet på datamaskinen (også over flere år). (her: ettersom avskrivninger ikke er ført enda, står det null i avskrivninger) I feltet Aktiveringsdato fremkommer hvilken dato datamaskinen ble aktivert I feltet Levetid fremkommer hvor mange års levetid datamaskinen har I feltet Gjenværende levetid fremkommer hvor mye som er igjen av datamaskinens levetid. (her: gjenværende levetid er levetid pluss 1 måned, ettersom første avskrivning gjøres i måneden etter anskaffelsen). I tabellen Avskrivninger vil fremkomme månedlige avskrivninger etter hvert som de bokføres, med informasjon om hvilken kontostreng de er ført på. Trykk på det innerste krysset x, for å lukke vindu og komme tilbake til søkeresultatbildet. 11
Vi velger den utstyrsregistrerte telefonen (klikk på gjeldende linje) for å se på hvilken informasjon som er lagret om denne. Legge merke til at Kategori står oppført med UIO.1291, hvilket betyr at telefonen er kostnadsført i klasse 6/7, men at utstyrsregistrering er gjennomført. Velg feltet Tilordninger 12
I feltet Kostnadskonto fremkommer art 9998, som betyr at avskrivninger ikke vil bli ført. I feltet Sted fremkommer hvilket eiersted telefonen er registrert på. Trykk på det innerste krysset x, for å lukke vindu og komme tilbake til søkeresultatbildet. 13
Trykk på knappen Kildelinjer. 14
Det fremkommer informasjon om fakturanummer, leverandør og tekstfeltet fra Basware (som på datamaskinen). Trykk på det innerste krysset x, for å lukke vindu og komme tilbake til søkeresultatbildet. Spørsmål kan rettes til of-aktivering@admin.uio.no. 15