Strategi for sikkerhets- og kvalitetskultur i Rogaland fylkeskommune Godkjent av fylkesrådmannen i Rogaland fylkeskommune 24. september 2012 Versjon 1.2 1
Innledning RFK ønsker å ha en kultur der systematisk sikkerhets- og kvalitetsarbeid ligger i ryggmargen til alle ledere og medarbeidere. Med utgangspunkt i RFKs overordnede verdier og innspill i forbindelse med OU prosessen er det utviklet noen samhandlingsregler som bidrar til å fremme denne kulturen. Se samhandlingsreglene under kapittel om strategi. Fylkesrådmannen er ansvarlig for implementering og oppfølging av strategien. Strategien rulleres hvert 3. år. Målsetning Hensikten med denne strategien er å utvikle en kultur i RFK med fokus på sikkerhet og kvalitet. RFK har definert følgende verdigrunnlag som kulturstrategien bygger på: Vi skal være åpne Vi skal være kompetente Vi skal vise respekt En god sikkerhets- og kvalitetskultur er en forutsetning for å strekke seg mot RFKs visjon om null skader og null lovbrudd. Strategien er delt opp i et-, tre- og fem-års mål. Et-års mål (2013) Alle ledere og medarbeidere er kjent med hvor informasjon finnes og benytter denne. Alle ledere og medarbeidere er fortrolige med å melde hendelser inn i Qm+. Uønskede hendelser blir diskutert på avdelings-/seksjonsmøte og tiltak blir iverksatt. Ledelsen er bevisst og engasjert i forhold til sikkerhets- og kvalitetsutvikling. Alle ledere og medarbeidere er kjent med og arbeider i samsvar med samhandlingsreglene. Tre-års mål (2015) Informerende kultur - Ledere og medarbeidere har oppdatert kunnskap om de menneskelige, tekniske, organisatoriske og miljømessige faktorer som avgjør sikkerhet og kvalitet i RFK. Rapporterende kultur - Ledere og medarbeidere skjuler ikke sine nesten-ulykker og feil, men rapporterer dem for å lære og for å hindre gjentakelse. Tillitskultur - Det er en atmosfære av tillit i RFK som gjør at ledere og medarbeidere er oppmuntret til å komme fram med viktig informasjon relatert til sikkerhet og kvalitet. Lærende kultur - Ledere og medarbeidere har kompetanse og vilje til å trekke riktige konklusjoner og til å foreta betydelige endringer for å styrke sikkerhet og kvalitet. Fleksibel kultur - RFK er en organisasjon som har evnen til å omstille seg og reagere hurtig i møte med ulike farer og nye kvalitetskrav. 2
Fem-års mål (2017) RFK er en organisasjon som forløpende arbeider med problemer etterhvert som de oppdages, og som aktivt leter etter og håndterer skjult og latent sårbarhet før denne utvikler seg til fare. Det arbeides systematisk for å levere riktig kvalitet. Organisasjonens tankesett er proaktivt. Strategi Samhandlingsregler Samhandlingsreglene skal benyttes for å minne ledere og medarbeidere om de reglene for samarbeid som RFK skal ha. Når disse følges vil RFK som organisasjon være kommet langt i måloppnåelsen. Samhandlingsreglene er utformet slik: 1. Jeg spiller på lag for å nå felles mål. 2. Jeg vektlegger det positive når jeg snakker om RFK og mine medarbeidere. 3. Jeg holder ord, er tydelig og forutsigbar, og opptrer respektfullt. 4. Jeg gleder meg over andres resultater og sier det til dem. 5. Jeg gir tilbakemeldinger til medarbeidere på forhold som jeg ikke er fornøyd med. 6. Jeg tar ansvar for egne arbeidsområder. 7. Jeg eier de feil som jeg ser og får dem rettet. 8. Jeg er engasjert og griper muligheter til å forbedre arbeidet. 9. Jeg møter presis og forberedt, og tar beslutninger. 10. Jeg planlegger godt, informerer i god tid og leverer avtalt kvalitet hver gang. 11. Jeg erkjenner at jeg gjør feil, lar andre gjøre feil og tar lærdom av det. 12. Jeg følger fastsatte arbeidsprosedyrer, og prioriterer alltid sikkerhet. Ledelse Lederes holdninger, egen adferd og gjennomføringsevne er avgjørende for å lykkes med en god sikkerhets- og kvalitetskultur. Ledere skal derfor spesielt engasjeres i kulturarbeidet. Ledere skal også gjøre seg kjent med RFKs samhandlingsregler og arbeide for å få dem innført i sin virksomhet som en naturlig del av det å arbeide i RFK. Kultur som tema Sikkerhets- og kvalitetskultur skal tas inn som tema på de møteplassene i RFK hvor dette er naturlig. Slike møteplasser kan være arbeidsmiløutvalg, vernetjenesten, som en del av medarbeidersamtalen, medarbeiderundersøkelsen, ledergruppene, avdelings- og seksjonsmøter, med videre. Utdanning og informasjon 3
For å gjøre ledere og medarbeidere kjent med samhandlingsreglene må det informeres enkelt og tydelig hva dette innebærer. Til dette formålet skal intranett og andre digitale møteplasser benyttes. I tillegg må det gis direkte informasjon til den enkelte leder og medarbeider om den kulturen som RFK skal ha. Det skal også legges til rette for at ledere og medarbeidere kan delta på studier, konferanser eller kurs om eksempelvis sikkerhet, kvalitet, omstilling, endringsledelse. Handlingsplan Det er satt opp en betegnelse på den organisatoriske enhet i RFK som skal være ansvarlig for noen av aktivitetene i handlingsplanen. finnes ikke i dag, men betegnelsen byttes ut med navnet til den organisatoriske enhet som fylkesrådmannen tildeler denne oppgaven. Se første punkt i handlingsplanen. Siden strategien er utarbeidet av Dilbert prosjektet, vil flere av aktivitetene i handlingsplanen inngå i prosjektet. Aktivitet Ferdig dato Ansvarlig Utpeke en organisatorisk enhet i RFK som skal bistå fylkesrådmannen med oppfølging av strategien. 31.12.2012 Fylkesrådmannen Kommunikasjonsplan for Dilbert prosjektet gjennomføres. 2012, prosjektet Det skal lages et veiledningshefte som gir mer informasjon til leder og medarbeidere om hvert enkelt punkt i samhandlingsreglene. I tillegg lages det veiledningsinformasjon for å hjelpe ledere med å få satt dette på dagsorden i egen organisasjon. Det lages punkter om temaet sikkerhets- og kvalitetskultur som skal inngå i medarbeidersamtalen og medarbeiderundersøkelsen. 31.12.2012 DILBERT prosjektet personal Sørge for at alle dokumenter som har betydning for arbeidet hos ansatte ligger i Qm+. Informere godt ut til alle om at informasjon ligger i Qm+ og at uønsket hendelse skal registreres. 2012, Kontinuerlig DILBERT Tilrettelegge for at ledere får rapporter på sikkerhet og kvalitet i egen organisasjon. Få samhandlingsreglene inn i introduksjonskurs for ledere og medarbeidere. Kultur tas som et spesielt tema minst en gang årlig på Årlig. Første 4
ledersamlinger, avdelingsmøter, seksjonsmøter, med videre. gang i 2013 Utvalgte rapporter om uønskede hendelser skal jevnlig publiseres på intranett/internett for å informere/gi læring om hva som skjedde og hvilke tiltak som er gjennomført. Vurdere om tema sikkerhets- og kvalitetskultur kan inngå som en del av et mulig masterprogram som utarbeides som en del av OU-planen. Start 2013 2013, Kontinuerlig. ----****---- 5