Arbeidsgiverguiden Det å bli arbeidsgiver kan være utfordrende på flere måter. Du må blant annet forholde deg til en del nye lover og regler, og du får flere rapporteringsforpliktelser. Du kan imidlertid trøste deg med at de fleste klarer dette aldeles utmerket. Noen arbeidsgivere synes det kan være greit å finne en samarbeidspartner. Et regnskapskontor kan for eksempel bistå med rapporteringsforpliktelsene. Enkelte ansetter kanskje en egen medarbeider som også kan ta seg av en del av det som har med arbeidsgiverforpliktelsene å gjøre. Innhold Innledning... 2 Ansettelse... 2 Ansettelse av utenlandske arbeidstakere... 3 Arbeidsavtale... 3 Arbeidstid og overtid... 4 Aa-registeret og yrkesskadeforsikring... 5 Obligatorisk tjenestepensjon (OTP)... 5 Ferie... 6 Helse, miljø og sikkerhet (HMS)... 7 Sykdom/ulike permisjoner... 7 Permittering... 8 Oppsigelse... 9 De ansattes situasjon ved salg/kjøp av en bedrift... 10 Attest... 10 Hva koster en arbeidstaker... 11 Bestemmelser knyttet til bierverv samt karantenebestemmelser... 12 Altinn gjør oppmerksom på at informasjonen er av generell karakter, og at guiden ikke er uttømmende. En guide fra Altinn Starte og drive 1
Innledning Vi skal i denne guiden forsøke å trekke frem de mest vanlige problemstillingene som kan dukke opp når du får ansatte. Det dreier seg om regler for ansettelse, deriblant ansettelse av utenlandsk arbeidskraft, utforming av en tilfredsstillende arbeidsavtale, hvilke plikter du som arbeidsgiver har samt litt om arbeidstid, ferie, sykdom, permitteringer, arbeidsattester og oppsigelser. Vi berører også hvordan du må forholde deg til de ansatte hvis bedriften selges eller du skal kjøpe en bedrift. Avslutningsvis tar vi med et eksempel på hvordan du kan regne ut de totale sosiale kostnader for en ansatt, mv. Ansettelse Vær oppmerksom på at en arbeidstaker som hovedregel skal ansettes fast. Det er kun i enkelte tilfeller at det er anledning til å foreta en midlertidig ansettelse. Dette kan gjøres i følgende tilfeller: Når arbeidets karakter er av midlertidig karakter Ved vikariat for bestemte personer, for eksempel ved ferie, sykdom eller permisjoner. For en periode på inntil tolv måneder. Ved praksisarbeid - opplæring i et fag. For deltaker i arbeidsmarkedstiltak i regi av eller i samarbeid med NAV. For idrettsutøvere, idrettstrenere, dommere og andre ledere innen den organiserte idretten. Det vil for eksempel være mulig å ansette en vaktmester midlertidig dersom bedriften ikke har salg av "vaktmestertjenester" som kjerneområde. Det stilles ingen krav til hvilke oppgaver som kan utføres for at man kan ansette midlertidig i inntil tolv måneder. Det oppstilles heller ikke krav til at det må foreligge særskilte grunner. Arbeidstakeren kan utføre både varige og mer tidsbegrensede oppgaver. Adgangen til midlertidig ansettelse på dette grunnlag har imidlertid en del begrensninger. Det er for det første begrenset hvor mange som kan ansettes midlertidig på generelt grunnlag. Videre vil det være en karantene på tolv måneder fra arbeidsforholdets avslutning dersom arbeidstaker ikke får videre ansettelse. Det vil heller ikke være anledning til å inngå individuell avtale om gjennomsnittsberegning av arbeidstiden for ansatte som er ansatt midlertidig på generelt grunnlag. Det er også åpnet for at det kan inngås bestemmelser i tariffavtaler som gjør det mulig å tilsette midlertidig arbeidstakere som skal utføre kunstnerisk arbeide, forskningsarbeid eller arbeid i forbindelse med idrett. En arbeidstaker som har vært midlertidig ansatt sammenhengende i mer enn 4 år etter alternativet om "arbeid av midlertidig karakter", kan normalt betrakte seg som fast ansatt. Arbeidstakere som har vært midlertidig ansatt sammenhengende etter alternativet "arbeid i stedet for en annen eller andre(vikariat)" og alternativet "for en periode inntil 12 måneder", dvs. på generelt grunnlag, i mer enn tre år, kan også betrakte seg som fast ansatt. Midlertidige arbeidsavtaler opphører når det avtalte tidsrommet utløper, eller når det bestemte arbeidet er avsluttet, med mindre noe annet er skriftlig avtalt eller fastsatt i tariffavtale. Unntak gjelder dersom arbeidstakeren har vært ansatt i mer enn ett år. En guide fra Altinn Starte og drive 2
Vedkommende har da som hovedregel krav på skriftlig varsel om tidspunktet for fratreden senest en måned før fratredelsestidspunktet. Merk at deltidsansatte har fortrinnsrett til utvidet stilling hvis de er kvalifiserte. (Under bestemte vilkår har også oppsagte arbeidstakere samt midlertidig ansatte fortrinnsrett til ny ansettelse i samme virksomhet, jf. arbeidsmiljøloven 14-2). Vær oppmerksom på at dersom deltidsansatte i mer enn 12 måneder jevnlig jobber mer enn det som er avtalt, vil vedkommende arbeidstaker ha rett til å få utvidet stillingen sin, slik at stillingsandelen tilsvarer faktisk arbeidstid. Ansettelse av utenlandske arbeidstakere Det er arbeidsgivers ansvar å sjekke at utenlandske arbeidstakere har oppholdstillatelse med rett til arbeid. Ved ansettelse av utenlandske arbeidstakere, må arbeidsgiver derfor sjekke at kandidaten har arbeids-/oppholdstillatelse. Det at arbeidstakeren har skattekort er ikke noe bevis for at det foreligger rett til arbeid eller opphold i Norge. Reglene om oppholdstillatelse for utenlandske arbeidstakere som ønsker å arbeide i Norge, er ulike avhengig av hvilket land arbeidstakeren kommer fra. Nordiske borgere trenger ikke oppholdstillatelse for å oppholde seg og arbeide i Norge. Statsborger av et EU-/EØS-/EFTA-land trenger ikke lenger søke om oppholdstillatelse, men skal i stedet registrere seg hos UDI. Deretter må vedkommende bestille tid for møte på nærmeste politikontor eller Servicesenter for utenlandske arbeidstakere (i Oslo, Stavanger eller i Kirkenes) for å legitimere seg og vise frem dokumentene som gjelder for oppholdsgrunnlaget. Såfremt vilkårene for registrering er oppfylt, vil det bli utstedt et registreringsbevis. Dette beviset utstedes gratis og er gyldig på ubestemt tid (skal ikke fornyes). Arbeidstakeren kan begynne å jobbe med en gang, men må registrere seg senest tre måneder etter ankomst til Norge. Statsborgere fra land utenfor EU/EØS/EFTA må som hovedregel søke om oppholdstillatelse. Det finnes flere ulike typer oppholdstillatelser som kan gis. Enkelte grupper trenger ikke oppholdstillatelse for å jobbe i Norge. Arbeidsavtale Før du bestemmer deg for hvem du vil ansette, vil du kanskje gjennomføre intervjuer med egnede kandidater. Når du har bestemt deg for hvem du vil ansette, er det vanligst å inngå en arbeidsavtale/- kontrakt før den nye arbeidstakeren begynner. Dersom arbeidsforholdet skal vare utover en måned, skal arbeidsavtalen være inngått senest en måned etter at arbeidstakeren har En guide fra Altinn Starte og drive 3
begynt. Hvis arbeidsforholdet blir av kortere varighet enn dette, skal arbeidsavtalen inngås umiddelbart. En arbeidsavtale må omtale en del "basisbetingelser" som reguleres i arbeidsmiljøloven 14-6. Arbeidsavtalen skal inneholde opplysninger om forhold av vesentlig betydning i arbeidsforholdet, deriblant følgende: partenes identitet angivelse av arbeidsplassen en beskrivelse av arbeidet eller arbeidstakerens tittel, stilling eller arbeidskategori tidspunktet for arbeidsforholdets begynnelse, samt forventet varighet dersom arbeidsforholdet kun er midlertidig informasjon om eventuelle prøvetidsbestemmelser arbeidstakerens rett til ferie og feriepenger og reglene for fastsettelse av ferietidspunktet oppsigelsesfrister avtalt lønn og andre godtgjørelser på starttidspunktet informasjon om daglig/ukentlig arbeidstid samt pauser. Dersom det inngås avtale om særlig arbeidstidsordning, skal dette fremkomme i avtalen Det er tilstrekkelig å henvise til lover, forskrifter eller tariffavtaler som regulerer disse forholdene. Hvis din bedrift er omfattet av en eller flere tariffavtaler, må du skjele til disse når du utformer arbeidsavtalen. Har du et mer temporært behov for at arbeide utføres, kan du benytte en "Avtale om tilkalt hjelp". Arbeidstid og overtid Arbeidstid, fritid og overtid reguleres av arbeidsmiljøloven. Leder du en bedrift som er omfattet av en tariffavtale, vil denne ofte inneholde mer detaljerte bestemmelser omkring arbeidstid. I arbeidsmiljøloven heter det at den alminnelige arbeidstiden ikke skal overstige 9 timer i døgnet og 36, 38 eller 40 timer pr. uke avhengig av blant annet når på døgnet arbeidet utføres. Utføres arbeidet på normal dagtid, er det 40-timersgrensen som gjelder. Det er mulig å inngå avtaler om gjennomsnittsberegning som innebærer at den alminnelige arbeidstiden tidvis overstiges. I virksomheter som er bundet av tariffavtale kan slik avtale inngås mellom arbeidsgiver og arbeidstakernes tillitsvalgte. Avtale kan også inngås direkte mellom arbeidstaker og arbeidsgiver. Det er ikke tillatt å inngå slik avtale med arbeidstaker som er midlertidig ansatt på generelt grunnlag i henhold til aml 14-9 første ledd bokstav f. En guide fra Altinn Starte og drive 4
Hvis arbeidstiden overstiger 5,5 timer i døgnet, har arbeidstakeren krav på minst en hvilepause. Dersom arbeidstakere ikke kan forlate arbeidsstedet i pausen eller det ikke finnes tilfredsstillende pauserom, skal pausen inngå som en del av arbeidstiden. Overtidsarbeid defineres som arbeid utover lovens grense for den alminnelige arbeidstid i full stilling. En deltidsarbeidende oppnår følgelig ikke overtidsbetaling før han/hun har arbeidet en full arbeidsdag først. Overtidsarbeid er kun tillatt dersom det foreligger et særlig og tidsavgrenset behov for det. Man kan med andre ord ikke bruke overtid som en fast ordning. Før overtidsarbeidet iverksettes, skal du, hvis det er mulig, drøfte nødvendigheten av dette med arbeidstakernes tillitsvalgte. Du plikter å frita en arbeidstaker fra å utføre overtidsarbeid når han/hun av helsemessige eller vektige sosiale grunner ber om det. Såfremt arbeidet kan utsettes eller utføres av andre, plikter du også å frita arbeidstaker som ber om det, fra overtidsarbeid. Overtidsarbeid skal godtgjøres med et tillegg på minimum 40 prosent. Tariffavtaler kan operere med høyere prosentsatser. Det kan avtales skriftlig mellom partene at overtidstimene skal avspaseres i stedet for å betales ut. Overtidstillegget kan imidlertid ikke avspaseres, og må derfor utbetales. Aa-registeret og yrkesskadeforsikring Alle arbeidsgivere plikter som hovedregel å registrere seg i Arbeidsgiver- og arbeidstakerregisteret hos NAV (Aa-registeret). Du må melde inn alle dine ansatte i Aa-registeret gjennom a-meldingen. Du skal rapportere startdato og en rekke opplysninger om arbeidsforholdet, som for eksempel stillingskode, stillingsprosent, avlønningstype, med mer. Hver måned skal du sende inn samme status på arbeidsforholdet, selv om du ikke har betalt ut lønn til vedkommende i perioden. Endringer, permisjoner/permitteringer og avslutning av arbeidsforhold meldes når det inntreffer. Fristen er den 5. i påfølgende måned. På den måten er du med på å sikre arbeidstakerne dine de nåværende og fremtidige ytelsene de har krav på. Du plikter også å tegne en yrkesskadeforsikring for dine ansatte til dekning av eventuell yrkesskade eller yrkessykdom. Dette kan du gjøre gjennom å inngå en avtale med et forsikringsselskap. Obligatorisk tjenestepensjon (OTP) Lov om obligatorisk tjenestepensjon innebærer at du som arbeidsgiver normalt har plikt til å ha en tjenestepensjonsordning for dine ansatte. Du kan velge mellom ytelsesbasert pensjon eller innskuddspensjon. Tjenestepensjonen kommer selvsagt i tillegg til det den enkelte tjener opp via folketrygden. Foretak som allerede har pensjonsordning, må sørge for at ordningen tilfredsstiller lovens minstekrav. En ytelsesbasert ordning "garanterer" den ansatte en "ytelse"/pensjon i størrelsesorden for eksempel 66 prosent (sum av pensjon fra folketrygden og fra din ytelsesbaserte ordning) av et sluttlønnsnivå. I en innskuddsbasert ordning plikter du som arbeidsgiver å skyte inn et fast beløp (gjerne i prosent av bruttolønnen til den enkelte). Fremtidig pensjon utover det den ansatte får fra folketrygden, vil utgjøre summen av alle innskuddene + den avkastningen pensjonsselskapet har oppnådd på de innskutte midlene En guide fra Altinn Starte og drive 5
(minus selskapets fortjeneste). En innskuddspensjonsordning vil normalt være det rimeligste alternativet for deg som arbeidsgiver. Følgende foretak omfattes av loven: foretak som har minst to personer i foretaket som begge har en arbeidstid og lønn som utgjør 75 prosent eller mer av full stilling. foretak med minst en arbeidstaker som ikke har eierinteresser i foretaket, som har en arbeidstid og lønn som utgjør 75 prosent eller mer av full stilling. foretak hvor personer i foretaket har en arbeidstid og lønn som utgjør 20 prosent eller mer av full stilling, forutsatt at disse til sammen utfører arbeid som tilsvarer minst to årsverk. Et forsikringsselskap som selger pensjonsordninger kan gi deg mer informasjon samt bistå med å sette opp vedtekter for pensjonsordningen. Ferie Ferieåret følger kalenderåret. Du må i henhold til ferieloven sørge for at dine arbeidstakere får feriefritid på minimum 25 virkedager hvert ferieår (lørdag inngår i begrepet "virkedager"). Ekstraferie på seks virkedager skal gis til arbeidstakere over 60 år. Vær oppmerksom på at du som arbeidsgiver må drøfte tidspunktene for avvikling av ferie med dine ansatte, men det er du som bestemmer når ferien kan avvikles. Dine arbeidstakere kan likevel kreve hovedferien på tre sammenhengende uker (18 virkedager) avviklet i hovedferieperioden som er fra 1. juni til 30. september. De har også krav på å få avklart tidspunktet for egen ferie minst 2 måneder før ferie skal tas. Feriepengene beregnes med 10,2 prosent av bruttolønnen som er utbetalt i foregående kalenderår. For arbeidstakere over 60 år skal feriepengene beregnes med 12,5 prosent. Arbeidstaker som blir syk i hele eller deler av ferien, kan kreve at ferien utsettes til senere i året. Kravet om utsatt ferie må dokumenteres med legeerklæring, og fremsettes så snart arbeidstakeren er tilbake i jobb igjen. Er feriefritid overført til et påfølgende ferieår, utbetales feriepengene for den overførte delen først når ferien tas ut. Mange arbeidsgivere velger å utbetale feriepengene i stedet for lønn i juni, for så å betale vanlig lønn når ferien faktisk avvikles. I noen tariffavtaler er feriefritiden fem uker tilsvarende 30 virkedager. Feriepengene beregnes med 12 prosent (14,3 prosent for arbeidstakere over 60 år) i bedrifter som omfattes av slike tariffavtaler eller som har valgt denne varianten. En guide fra Altinn Starte og drive 6
Helse, miljø og sikkerhet (HMS) Internkontroll betyr å jobbe systematisk, veldokumentert og målbevisst med helse, miljø og sikkerhet samt å overholde norske lover og forskrifter som berører HMS-området. For bedriftene og for samfunnet er hensikten med internkontroll å oppnå et bedre arbeidsmiljø, lavere sykefravær, høyere sikkerhet, bedre lønnsomhet og mindre forurensning. En mindre bedrift trenger strengt tatt bare en praktisk ringperm med den nødvendige dokumentasjonen. Permen kan for eksempel inneholde beskrivelser av arbeidsmetoder og praktiske sjekklister og skjema for de områdene i bedriften som kan være farefulle for arbeidstakere og/eller omgivelsene. De gode resultatene oppnår de bedriftene der ledelse og arbeidstakere bevisst arbeider med bearbeiding av sine egne holdninger og atferd med hensyn til å forebygge uønskede hendelser. Arbeidsgivere har plikt til å melde til NAV yrkesskader eller yrkessykdommer som fører til medisinsk behandling, sykemelding i mer enn tre dager og/eller som kan gi rett til ytelser etter folketrygdloven. Skademelding skal også sendes i alle tilfeller hvor NAV ber om det, eller hvis den skadede arbeidstakeren ønsker det. Ved alvorlige arbeidsulykker som medfører død eller alvorlig skade, skal arbeidsgiver straks varsle Arbeidstilsynet og politiet. Sykdom/ulike permisjoner Når ansatte blir syke, må du som arbeidsgiver dekke sykepenger de første 16 dagene av sykefraværet (den såkalte "arbeidsgiverperioden"). Etter dette overtar folketrygden kostnadene. Mange bedrifter velger å fortsette utbetalingene av sykepengene også etter at arbeidsgiverperioden er over, for så å sende refusjonskrav til NAV. Merk at folketrygden ikke refunderer lønn over 6 ganger grunnbeløpet (G) i folketrygden. Arbeidsmiljøloven og folketrygdloven regulerer noen permisjonsrettigheter med eller uten lønn. Hvis bedriften omfattes av tariffavtaler, kan rettighetene for de ansatte være noe bedre. Enkelte tariffavtaler eller interne regler hos arbeidsgiver gir også rett til andre lønnede eller ulønnede velferdspermisjoner, så som permisjon i forbindelse med time hos for eksempel tannlege eller lege, oppstart i barnehage, dødsfall i familien, giftemål og lignende. I forbindelse med svangerskap, fødsel og adopsjon har arbeidstakere en rekke rettigheter. Hvis arbeidet en gravid normalt utfører er for fysisk tungt, medfører stressbelastning eller kan gi fosteret skader (kjemisk arbeide), har arbeidsgiver plikt til å forsøke å omplassere den gravide. Hvis dette ikke er mulig, må den gravide over på svangerskapspenger. Det er NAV som dekker dette. Arbeidstaker har rett til permisjon i inntil 12 uker av svangerskapet. Arbeidstaker kan etter folketrygdloven motta foreldrepenger tidligst 12 uker og senest tre uker før termindato. Uttak av disse 12 ukene forkorter selvsagt den totale permisjon etter fødselen tilsvarende. De tre siste ukene kan arbeidstaker ikke overføre til etter fødselen. Foreldrepenger kan i utgangspunktet tas ut i enten opptil 49 uker med full lønn eller i opptil 59 uker med 80 prosent av full lønn (inkl. de tre ukene før fødselen). De som adopterer har samme rettigheter, med unntak av de tre uker som må tas ut før termindato. Som under sykdom En guide fra Altinn Starte og drive 7
refunderer NAV ikke lønn over 6 G. Ti uker av denne permisjonstiden er forbeholdt mor, og ti uker er forbeholdt far. De resterende ukene av permisjonen kan fordeles fritt mellom foreldrene. Faren har også rett til to uker omsorgspermisjon rett etter fødselen for å bistå moren. Retten til permisjon kan benyttes av en annen som bistår moren dersom foreldrene ikke bor sammen. Hvorvidt far har rett til lønn under denne permisjonen, avhenger av bedriftens regler eller eventuell tariffavtale. Hver av foreldrene har i tillegg rett til ett års ulønnet permisjon umiddelbart etter at den "betalte" permisjonstida er over. Arbeidstakerne skal selvsagt varsle arbeidsgiveren om planlagte permisjoner så tidlig som mulig. For begge parter vil det være en fordel at man lager en skriftlig avtale om hvordan permisjonen skal tas ut. Mødre som ammer kan kreve fri til dette. Fritiden kan for eksempel tas ut som redusert arbeidstid en halv time to ganger om dagen eller inntil én time hver dag. Moren har rett til lønn inntil én time på arbeidsdager med avtalt arbeidstid sju timer eller mer i barnets første leveår. Foreldre har rett til inntil ti dager permisjon hver pr. kalenderår ved barnets sykdom (15 dager ved omsorg for mer enn to barn). Permisjonsretten gjelder til og med det kalenderåret barnet fyller 12 år. De som har eneomsorg for barn, har rett til dobbelt så mange dager permisjon. Det gjelder litt andre regler for de som har funksjonshemmede eller kronisk syke barn. Du kan lese mer om regelverket som gjelder syke barn på: Lovdata og hos NAV. Arbeidstakere har også visse rettigheter til permisjon i forbindelse med utdanning. De som har vært i arbeidslivet i minst tre år og som har vært ansatt hos arbeidsgiveren i minst to år, har rett til hel- eller deltidspermisjon (uten lønn) i inntil tre år for å gjennomføre utdanning. Utdanningen må være yrkesrelatert for at den skal gi rett til permisjon. Det innebærer at den må være nyttig i arbeidssammenheng, men ikke nødvendigvis hos arbeidsgiver. Det forutsettes at den ikke er til hinder for arbeidsgivers forsvarlige planlegging av drift og personaldisponeringer. Du som arbeidsgiver har med andre ord en viss styringsrett på dette området. Hvis ønsket fra arbeidstakeren ikke kan oppfylles, og dette utvikler seg til å bli et tvistespørsmål, skal tvisten bringes inn for ei egen tvistenemnd. Utover dette har arbeidstakere rett til permisjon når de pleier pårørende i hjemmet i livets sluttfase, og når de må utføre offentlige verv. Permittering Permittering kan benyttes når bedriften av ulike årsaker tidvis har problemer med å beskjeftige alle ansatte. Det kan skyldes ordremangel, manglende råstofftilgang, lav ordrereserve, brann, alvorlig skadeverk, streik hos leverandører og lignende. Permittering er en midlertidig ordning. Dersom problemet er av mer permanent karakter, må bedriften vurdere oppsigelser. Permitterte arbeidstakere vil som hovedregel ha rett til dagpenger fra NAV i henhold til folketrygdlovens regler etter utløpet av arbeidsgivers lønnspliktperiode (10 dager jf. lov om lønnsplikt under permittering). Merk at de ansattes rettigheter når det gjelder arbeidsmiljøloven, ferieloven, mv. ikke påvirkes av at de er permitterte. Du har med andre ord fortsatt arbeidsgiveransvaret for arbeidstakerne dine. Normal prosedyre før permittering iverksettes er først å drøfte nødvendigheten av permitteringen samt avklare prinsipper for hvem som skal permitteres (kompetanse eller En guide fra Altinn Starte og drive 8
ansiennitet), med din(e) tillitsvalgte. Utfallet av drøftingene protokolleres. Deretter utformes varsel/brev til den enkelte ansatte. Vi har utarbeidet en egen permitteringsguide hvor du kan lese mer om dette temaet. Oppsigelse Før du som arbeidsgiver fatter beslutningen om oppsigelse, skal spørsmålet, drøftes med arbeidstakeren og hans/hennes tillitsvalgte hvis det er praktisk mulig. Dette med mindre arbeidstakeren selv ikke ønsker dette. Hvis du ønsker å gå til oppsigelse av en arbeidstaker, må dette kunne begrunnes med forhold hos arbeidsgiver (må knytte seg til personlige forhold hos innehaveren av virksomheten), bedriften (sviktende ordretilgang, rasjonalisering eller lignende) eller den enkelte arbeidstakeren (for eksempel manglende ytelser, rusmisbruk, urettmessig fravær, m.m.). Dersom forholdet ikke er grunn god nok for en oppsigelse, eller at du ønsker å gi arbeidstakeren en sjanse, bør du vurdere å gi en skriftlig advarsel først. I denne bør det klart fremgå hva du mener ikke er tilfredsstillende og eventuelle konsekvenser dersom forholdene ikke forbedrer seg. Hvis du ved en senere anledning skulle finne det nødvendig å gå til oppsigelse av arbeidstakeren, og vedkommende deretter velger å reise søksmål, vil din sak normalt stå sterkere siden du skriftlig har gitt den ansatte muligheten til å forbedre seg. Ved vurderingen av oppsigelsens saklighet vil alltid en totalvurdering av alle relevante forhold bli lagt til grunn. Oppsigelse av arbeidstakere skal skje skriftlig. Selve oppsigelsen må overleveres personlig til den oppsagte mot kvittering (det stilles ikke krav om kvittering, men av bevishensyn kan det være praktisk å kreve dette) eller sende rekommandert brev til den oppsagtes adresse. Oppsigelsen har funnet sted når oppsigelsen har kommet frem til arbeidstakeren. En rekke frister begynner å løpe fra dette tidspunktet. Det stilles ikke krav til at årsaken til oppsigelsen skal oppgis skriftlig, med mindre arbeidstakeren krever det. Det kan imidlertid være en fordel at arbeidsgiver likevel begrunner oppsigelsen uoppfordret, da det i motsatt fall kan tale negativt for arbeidsgiver i forbindelse med en ev. etterfølgende rettsprosess. Normalt er oppsigelsestiden en måned hvis ikke annet er avtalt eller fastsatt i tariffavtale som omfatter bedriften. For arbeidstakere med lengre ansettelsestid og/eller høy alder, er oppsigelsestiden lengre. Det er et sterkere oppsigelsesvern under sykdom, svangerskap og militærtjeneste samt etter fødsel eller adopsjon. Oppsigelsesvernet er svakere i prøvetiden. Avskjed med øyeblikkelig fratreden kan benyttes når arbeidstakeren har begått grove pliktbrudd eller vesentlig mislighold av arbeidsavtalen. Eksempler her er ordrenekt, tyveri, underslag eller misbruk av rusmidler. Som arbeidsgiver har du bevisbyrden for at det forholdet som oppgis som grunn for avskjeden, medfører riktighet. Når arbeidsforholdet opphører, skal alle opptjente feriepenger utbetales siste vanlige lønningsdag før fratreden. Den delen av feriepengene som ikke lar seg beregne innen dette tidspunktet, kan utbetales i forbindelse med det avsluttende lønnsoppgjøret. Mer info: se Oppsigelsesguiden. En guide fra Altinn Starte og drive 9
De ansattes situasjon ved salg/kjøp av en bedrift At en bedrift selges eller kjøpes, skal normalt ikke påvirke de ansattes arbeidsbetingelser. Individuelle rettigheter som følge av tidligere arbeids- eller tariffavtale, overføres automatisk til ny innehaver. Tidligere og ny innehaver forplikter seg til å drøfte salget/kjøpet med de tillitsvalgte i bedriften så tidlig som mulig. Det skal spesielt gis informasjon om bakgrunnen for salget/kjøpet, planlagte tiltak overfor de ansatte samt om de rettslige, økonomiske og sosiale følgene av salget/kjøpet. Ny arbeidsgiver må i løpet av 3 uker etter overtakelsen skriftlig erklære overfor fagforeningen hvis man ikke ønsker å bli bundet av tariffavtalen(e). Hvis dette ikke gjøres, overtas også tariffavtalen(e) av ny arbeidsgiver. At en bedrift selges eller kjøpes kan ikke alene benyttes som en saklig grunn for en oppsigelse. En ny innehaver kan selvsagt uavhengig av dette gå til oppsigelse av ansatte hvor bedriftsøkonomiske vurderinger benyttes som oppsigelsesgrunn. De tidligere omtalte formalkravene i forbindelse med oppsigelsene må uansett oppfylles. Arbeidstaker kan reservere seg mot å følge med over til ny arbeidsgiver. Denne valgretten foreligger normalt bare dersom overføringene til ny arbeidsgiver vil medføre vesentlige endringer/ulemper for arbeidstakeren. Arbeidstakeren har 14 dager på seg til skriftlig å underrette gammel arbeidsgiver om dette etter at formell informasjon om overtakelse er gitt. Arbeidstakere som har gjort reservasjonsretten gjeldende, og som har vært ansatt i minst 12 måneder i løpet av de siste 2 årene, har fortrinnsrett til ny ansettelse hos tidligere arbeidsgiver i ett år fra virksomhetsoverdragelsen. Dette forutsetter selvsagt at arbeidstakeren er kvalifisert for eventuelle stillinger. Reglene om virksomhetsoverdragelse finner du i arbeidsmiljøloven. Attest Etter at et arbeidsforhold er avsluttet, er du pliktig til å gi arbeidstakeren en attest. Denne skal minimum inneholde navn på arbeidstakeren, fødselsdato, hvilken periode den ansatte har arbeidet og hva vedkommende har arbeidet med. Du trenger med andre ord ikke å si noe i attesten om i hvilken grad du har vært fornøyd med arbeidstakeren. Det er imidlertid vanlig at attesten er noe mer utfyllende, og blant annet inneholder informasjon om arbeidsoppgavene samt hvordan arbeidstakeren har utført arbeidet. Arbeidstaker har rett til attest også ved avskjedigelse. Arbeidsgiver kan imidlertid opplyse i attesten at vedkommende er avskjediget. Se eksempel på arbeidsattest. En guide fra Altinn Starte og drive 10
Hva koster en arbeidstaker I budsjettsammenheng eller i forbindelse med kalkulasjoner, vil du kunne ha behov for å beregne de totale kostnadene for dine arbeidstakere. I eksemplet nedenfor tar vi utgangspunkt i en arbeidstaker med kr 360.000,- i brutto årslønn. Vi har lagt til grunn at det er avtalt 5 uker ferie. Grunnlag Kroner Kommentarer Årslønn 325.385 Ved beregningen er lønn for fem uker ferie fratrukket. Feriepenger 12 prosent 39.046 10,2 eller 12 prosent, avhengig av om ferien er iht ferieloven eller om det er avtalt 5 ukers ferie. For arbeidstakere over 60 år er satsen hhv 12,5 eller 14,3 prosent. Arbeidsgiveravgift 14,1 prosent Pensjonskostnader (OTP, innskuddsbasert ordning, 2 prosent) 51.385 5.616 Varierer fra 0 prosent (Finnmark og Nord- Troms) til 14,1 prosent. Det skal beregnes arbeidsgiveravgift av både lønn og feriepenger. Det er tatt utgangspunkt i en innskuddsbasert pensjonsordning, der minimumskravet er 2 prosent av den lønn mellom 1 og 12 G som det enkelte medlem mottar fra foretaket i løpet av innskuddsåret. Arbeidsgiveravgift av pensjonskostnadene, 14,1 prosent 917 Gjelder pensjon Yrkesskadeforsikring 1.500 Pris kan variere betydelig med risiko for skader i aktuell bransje Totalt 423.849 Velferdskostnader er også en sosial kostnad som bør medtas. Eksempler på velferdskostnader kan være kurs, gaver til ansatte, julebord eller andre sosiale sammenkomster, ulykkesforsikringer og fri eller subsidiert kantine. I tillegg bør det vurderes om kostnader knyttet til forventet sykefravær skal tas med i budsjettet. Dette bør i alle fall gjøres i de bedrifter der det må tas inn vikarer ved sykefravær. Omkostningene ved en arbeidstaker vil variere fra bedrift til bedrift avhengig av hvilke ytelser/betingelser som er avtalt for arbeidstakerne. En tommelfingerregel kan være at du finner de forventede totale kostnadene ved å legge til 20-30 prosent på brutto årslønn. En guide fra Altinn Starte og drive 11
Bestemmelser knyttet til bierverv samt karantenebestemmelser En arbeidstaker er i utgangspunktet forpliktet til å stille sin arbeidskraft til disposisjon for deg som arbeidsgiver, og han/hun har en plikt til å være lojal mot sin arbeidsgiver så lenge du betaler lønn. Disse forholdene gir, på mange måter, både klare og uklare føringer for hva en arbeidstaker kan foreta seg av bi-aktiviteter som ansatt i din virksomhet. Det vil uansett være nyttig å ta med i arbeidsavtalen at tilsetting i andre stillinger, styreverv, eller oppstart av egen virksomhet, må avklares med deg som arbeidsgiver på forhånd. Finner en arbeidstaker ut at han/hun skal drive egen virksomhet ved siden av hans/hennes arbeidsforhold i din virksomhet, kan det påvirke mulighetene for at arbeidtakeren din kan arbeide overtid eller påta seg reising. Da kan det være greit å ha denne nevnte bestemmelsen med i arbeidsavtalen. I enkelte tilfeller kan det være naturlig å ta med en konkurranseklausul i arbeidsavtalen. Dette kan for eksempel gjelde der arbeidstakeren får kjennskap til forretningshemmeligheter, kundeportefølje eller til bedriftens arbeidsmetoder som det er lite ønskelig at konkurrenter får kjennskap til. En konkurranseklausul innebærer som regel at arbeidstaker ikke kan starte en konkurrerende virksomhet eller ta ansettelse i en konkurrerende bedrift etter at ansettelsesforholdet er opphørt. Adgangen til å inngå avtale om konkurranseklausul er ikke lovregulert per i dag. Avtaleloven 38 setter imidlertid begrensninger i forhold til hva som kan avtales. Bestemmelsen sier at en slik avtale ikke binder arbeidstaker dersom den urimelig innskrenker hans adgang til å drive erverv eller må anses for å strekke seg lenger enn påkrevet for å verne mot konkurranse. Oppsigelser fra arbeidstakere som vil starte konkurrerende virksomhet eller at de skal begynne å jobbe hos en konkurrent, gir deg anledning til å stenge arbeidstaker ute fra bedriften eller sette han/henne til andre mer ufarlige oppgaver i virksomheten. Som arbeidsgiver må du selvsagt betale ordinær lønn til dine arbeidstakere mens de er i sin oppsigelsestid. I noen tilfeller vil det være ønskelig å avslutte arbeidsforholdet raskt hvis begge parter finner det best. Dette formaliseres best gjennom en sluttavtale. De vanskelige gråsonene opptrer når en arbeidstaker, uten å varsle, starter med passive eller sågar aktive handlinger for å forberede eksempelvis start av egen konkurrerende virksomhet mens du fortsatt betaler lønna hans/hennes. Eksempler på slike gråsoneaktiviteter kan være å stifte et selskap, planlegging av tilsetting av arbeidstakere, kontakt med banker eller investorer, leie lokaler og kjøpe inn utstyr, engasjere regnskapsfører/revisor med mer. Hvis en arbeidstaker aktivt markedsfører sitt eget foretak mens han/hun fortsatt mottar lønn fra deg, vil dette anses som et klart lojalitetsbrudd. Det samme kan sies om en ansatt som aktivt forsøker å rekruttere egne kolleger til sitt eget foretak. Det vil også være et brudd på lojalitetsplikten dersom ansatte tar med seg bedriftsinterne opplysninger så som kundelister, korrespondanse, maler, mv. Tar en ansatt med informasjon som kan kategoriseres som forretningshemmeligheter, kan dette rammes av straffeloven 294. En egen taushetserklæring som arbeidstakerne må signere på, kan være med på å understreke alvoret i slike handlinger samt virke preventivt. Se også problemstillinger vedrørende arbeidstakere som har funnet opp produkter mens han/hun arbeidet hos deg. En guide fra Altinn Starte og drive 12