Hva er Best Practice?

Brukerhåndbok

Hva er Best Practice? Best Practice er verktøyet for deg som ønsker å gjøre organisasjonen din mer effektiv og verdiskapningen mer gjennomsiktig. Fordeler med Best Practice: Du får oversikt over alle jobbrelaterte prosesser og roller. Dette skjer ved hjelp av enkle modeller med tilhørende arbeidsbeskrivelser og annen informasjon. Samtlige ansatte får tilgang via internett eller intranett. De som trenger å vite noe, får vite det straks de blir deltagere i et kunnskapsnettverk hvor opplysninger, erfaring og ideer flyter fritt og effektivt. Muligheter fanges opp og trusler unngås. Gode rutiner og nye måter å jobbe på spres raskt. Systemet kombinerer et enkelt tegneverktøy med en ryddig dokumenthåndtering og web-basert publisering av prosessene. Med Best Practice er det enkelt å oppfylle kravene til sertifisering i ISO 9001:2000 eller akkreditering i NOKUT. Systemet gir deg en meget brukervennlig online kvalitetshåndbok. Best Practice suppleres med FAROS-metoden, som handler om å strukturere organisasjonens prosesser for å oppnå bedre styring, effektivitet og kvalitet. Best Practice-verktøyet består av to deler: Best Practice Designer: Et tegneprogram som du bruker til å modellere arbeidsprosessene i organisasjonen din. Fra modellen kan du lage lenker til sider på internett og til dokumenter som enten ligger lokalt eller på nettet. Som administrator kan du styre hvem som skal ha tilgang til de forskjellige prosessene. Best Practice Webklient: En webportal som viser det du har laget i Designer. Klikk på prosessene, og du får opp det som måtte ligge under for eksempel lenker til websider og dokumenter. Webklienten er en kunnskapsparaply for alle interne og eksterne informasjonskilder og alle verktøy knyttet opp til virksomhetens prosessmodell.

Innhold Hva er Best Practice?...2 1 Logge på Beste Praksis Designer...1 2 Komme i gang med prosessmodelleringen...3 Opprette en virksomhetsenhet (kun for administrator)...3 Opprette nivåene i virksomhetsenheten din...4 Nivå 1: Hovedprosesskartet...6 Nivå 2: Hovedprosess...10 Nivå 3: Flytskjema...12 Link-Manager...15 Nivå 3 (forts.): Prosessbeskrivelse...18 Nivå 4: Aktivitetsbeskrivelse...20 3 Flytting av symboler, prosesser og rollebånd...25 Flytte rollebånd...25 Endre symboltype...25 Flytte flere symboler samtidig...27 Flytte en hel prosess...28 4 Skrive ut, eksportere og importere...29 Skrive ut fra Best Practice Designer...29 Eksportere til andre programmer...30 Importere fra andre programmer...33 Lage prosesser uten Best Practice installert på PC-en...35 5 Prosessmodellen i Best Practice Webklient...37 Pålogging...37 Menyer og knapper i Best Practice Webklient...38 Tilbakemelding...38 Verifisering/godkjenning...41 6 Administratorfunksjoner...42 Administrere enkeltbrukere...43 Roller og funksjoner...47

Dokument- og lenkearkivet...48 Endre navn på beskrivelser, roller og funksjoner...49 Innvilge lese- og skrivetilgang til prosesser...50 Innvilge verifikasjon/godkjenningsstatus til bruker...50

1 Logge på Beste Praksis Designer Denne boken er skrevet både for systemadministrator og vanlige brukere. En administrator har tilgang til et eget adminområde og er den personen som registrerer nye brukere i Best Practice, oppretter nye roller og funksjoner og passer på hvem som skal ha rettigheter til hvilke prosesser. Noen av oppgavene i denne boken kan bare utføres av administrator. Dette er angitt i teksten. 1. Klikk på ikonet CORPORUM Best Practice Designer. Du ser da innloggingsvinduet. Fig 1: Innloggingsvindu 2. Fyll ut feltene Brukernavn og Passord. Brukernavnet ditt er det som administratoren i din organisasjon har gitt til deg. Lurer du på hva brukernavnet og passordet ditt er, så ta kontakt med din administrator. 3. Systemet fyller ut resten av feltene automatisk når du klikker OK. Feltene DB Brukernavn og DB Passord er din organisasjons brukernavn og passord på Best Practice-serveren (www.beste-praksis.no). DB Navn angir serverens navn. 1

4. Du ser nå hovedbildet, som består av flere deler: Dokumenttre: Alle prosessene som tegnes vises her fra høyeste nivå (verdikjeden) til laveste (enkeltaktiviteter). Benytt ekspander/minimer (+/-) for å se underliggende nivåer. Tegneflate: Det rutete feltet er tegneflaten, hvor du modellerer prosessene dine. Prosessbeskrivelse: Hver prosess kan beskrives med en detaljert prosessbeskrivelse i tekstformat. Symbolfelt: Her velger du hvilke symboler du skal bruke, og drar dem over på tegneflaten. Fig 2: Åpningsbilde BP Designer 2

2 Komme i gang med prosessmodelleringen «CASE SYKEHUS»: For å lære å modellere prosesser i Best Practice Designer, tar vi nå utgangspunkt i et tenkt case helseforetaket Sykehus. Kjernen i sykehusets virksomhet er å behandle pasienter. Du begynner med å opprette Sykehus som virksomhet, og går deretter gjennom prosessmodellen fra topp til bunn. Opprette en virksomhetsenhet (kun for administrator) En virksomhetsenhet er en organisasjon, for eksempel en kommune, en høgskole eller en bedrift. Dersom organisasjonen er stor med mange underavdelinger, kan man opprette egne virksomhetsenheter for hver enkelt avdeling eller underenhet. Dette gjelder for eksempel et storkonsern med datterselskaper. For sykehuset oppretter man kun én virksomhetsenhet. 1. Fra Admin-menyen velger du Opprett Virksomhetsenhet. 2. I feltet Kode for virksomhetsenhet gir du enheten en fritt valgt firesifret bokstav- eller tallkode. I feltet Navn gir du enheten et navn. I vårt eksempel Sykehus. 3. Klikk så OK. Du ser nå navnet på virksomhetsenheten i dokumenttreet til venstre i skjermbildet. I tillegg til å opprette virksomhetsenheten kan administrator også endre navn på den, eller slette den for å begynne helt på nytt. Se neste side. 3

Endre navn på en virksomhetsenhet: 1. Klikk på virksomhetsenheten i dokumenttreet til venstre. 2. Fra Admin- menyen velger du Gi nytt navn til virksomhetsenhet. 3. Skriv inn et nytt navn i feltet Navn. 4. Klikk OK for å lagre navneendringen. Slette en virksomhetsenhet: 1. Klikk på virksomhetsenheten i dokumenttreet til venstre. 2. Fra Admin-menyen velger du Slett Virksomhetsenhet. 3. Klikk på Ja dersom du vil gjennomføre slettingen av virksomhetsenheten. MERK! Dersom du sletter virksomhetsenheten, sletter du samtidig alle prosesser og beskrivelser som ligger lagret. Opprette nivåene i virksomhetsenheten din Etter at du har opprettet virksomhetsenheten, er neste steg å kartlegge de ulike prosessnivåene i organisasjonen din. Du skal lage et prosesshierarki med fire nivåer: hovedprosesskart, hovedprosess, flytskjema og aktivitet. 4

Overordnet hovedprosesskart (nivå 1) Består av hovedprosesser Hovedprosess (nivå 2) Består av delprosesser Flytskjema (nivå 3) Består av aktiviteter og beslutninger Aktivitetsbeskrivelse (nivå 4) Består av delaktiviteter ( oppskriften på arbeidsoppgaven) Lenker til relevant dokumentasjon Fig 3. Nivåer i BP 5

Nivå 1: Hovedprosesskartet Det øverste nivået i virksomhetsmodellen er verdikjeden. Verdikjeden viser den overordnede modellen over organisasjonen eller bedriften. Verdikjeden består av tre typer prosesser: Ledelsesprosesser Kjerneprosesser Støtteprosesser Ledelsesprosesser (blå) Ledelsesprosessene er prosesser som ivaretar overordnede planleggings- og budsjetteringsoppgaver, overvåking og rapportering, samt forbedringer. En ledelsesprosess fokuserer på premissene for hvordan verdiskapningen skal foregå og hvordan den skal utformes og gjennomføres. Ledelsesprosessen definerer også grunnlaget for overvåking og rapportering rundt dette. Videre tilrettelegger den for avvikshåndtering og forbedring av verdiskapningen. Verdikjedeprosesser (mørk blå) Verdikjedeprosessene betjener den eksterne kunden og oppfyller dermed virksomhetens egentlige mål og strategi. Sagt på en annen måte: verdikjedeprosessene representerer det verdiskapende arbeidet i en virksomhet den delen av virksomheten som produserer et produkt eller en tjeneste for kunden. Typiske eksempler på kjerneprosesser i en kommune kan være Helse & Sosial, Servicesenter og Kultur. Innen høyskolesektoren kan det være Undervisning og Forsking & Utvikling. Produserer bedriften et produkt, er gjerne kjerneprosessene sentrert rundt Markedsføring, Salg, Utvikling og Oppfølging. Støtteprosesser (grå) Støtteprosessene ivaretar generelle behov innad i organisasjonen, i tillegg til at de betjener andre prosesser. Typiske støtteprosesser er personalorienterte prosesser, økonomiorienterte prosesser, IKT, arkivering, helse, miljø og sikkerhet. 6

«CASE SYKEHUS»: Du skal nå opprette hovedprosesskartet (ref. nivå 1) for sykehuset. Du skal ha med både ledelsesprosesser, kjerneprosesser og støtteprosesser. Utarbeidelse av hovedprosesskart involverer typisk ledelsesprosesser: Strategisk planlegging Økonomisk måling og styring Evaluering og innovasjon Dette er altså fokus for ledelsen i sykehuset: de planlegger på strategisk nivå, måler resultater etter økonomiske kriterier og evaluerer og støtter opp under innovasjon i virksomheten. Videre skal du kartlegge kjerneprosessene i virksomheten. Spurt på en annen måte: hva er det primært sykehuset driver med? Hva produserer sykehuset? Hvilke tjenester blir levert? Verdikjeden for sykehuset kan for eksempel se slik ut: Mottak Diagnose Behandling Etterbehandling Oppfølging Sist, men ikke minst, finnes det prosesser i sykehuset som støtter opp om den daglige driften. Støtteprosessene kan være: Personal Økonomi og regnskap IT-støtte Forskning og utvikling For å modellere verdikjeden for sykehuset, følger du instruksjonene under: 1. Se til at symbolene Hovedprosesskart (nivå 1 og 2) vises i det grønne symbolfeltet. I programvinduet: Kjerneprosess-symbol Ledelsesprosess-symbol Støtteprosess-symbol Hvis du ikke ser disse symbolene i symbolfeltet, klikk på fanen Hovedprosesskart (nivå 1 og 2) øverst i Shapes-feltet. TIPS: Ved å føre musepekeren over symbolene får du informasjon om hvilke type symbol det er. 7

2. Du skal nå tegne Kjerneprosesser, Ledelsesprosesser og Støtteprosesser. Klikk på det symbolet du ønsker å bruke, og dra det med musen over på tegneflaten. Slipp symbolet der du ønsker å plassere det. 3. Gi symbolet/prosessen et navn. 4. Symbolene kan utvides både i høyde og bredde. Klikk med musen på symbolet og dra det til ønsket størrelse, eller til ønsket plassering på tegneflaten. 5. For å slette et symbol, klikk på det og trykk deretter på Delete knappen på tastaturet ditt. 6. Lagre etter hvert som du modellerer, enten ved å bruke Lagre-knappen, i menyfeltet, ved å velge Lagre under Fil-menyen, eller ved å taste Ctrl+S. 7. Ferdigmodellert hovedprosesskart (nivå1) for sykehuset kan f.eks se slik ut: 8

Fig 4: Eksempel på hovedprosesskart for virksomheten Sykehus, ref. nivå 1. TIPS: Du kan endre et symbol til en annen type, og flytte på nivåer. Se side 25. 9

Nivå 2: Hovedprosess Under verdikjeden ligger nivå 2 der de enkelte hovedprosessene fra verdikjeden skal detaljeres videre. Her deler man gjerne opp hovedprosessene i deler eller underkategorier. «CASE SYKEHUS»: Du begynner med å dele opp kjerneprosessen Mottak fra nivå 1. Sykehuset har to ulike typer mottak, nemlig Planlagt mottak og Akutt mottak. Planlagt mottak er ordinære, planlagte innleggelser. Akuttmottak er øyeblikkelig mottak av pasienter som er akutt syke. Det sier seg da selv at det er forskjell på hvilke prosesser som settes i gang for de to ulike typene mottak. For å modellere Planlagt mottak og Akutt mottak, følger du instruksjonene under: 1. Gå til dokumenttreet til venstre i skjermbildet og finn frem til navnet på den hovedprosessen i verdikjeden som du ønsker å kartlegge på nivå 2. For sykehuset blir dette prosessen Mottak. 2. Klikk på navnet til prosessen. Har du ikke laget noe under denne hovedprosessen før, skal det være tomt på tegneflaten når du klikker på prosessnavnet 3. Du bruker fortsatt Hovedprosesskart (nivå 1 og 2) -symbolene i det grønne symbolfeltet. På nivå 2 bruker du disse symbolene: Pilmeny: Brukes for prosesser på nivå 2 som følger hverandre sekvensielt. Symbolmeny: Brukes for prosesser på nivå 2 som ikke følger hverandre sekvensielt. 4. Dra ønsket symbol over på tegneflaten og slipp. Ønsker du å slette et symbol, klikker du på det og trykker deretter på Delete-knappen på tastaturet ditt. 5. Lagre etter hvert som du modellerer, enten ved å bruke Lagre-knappen, ved å velge Lagre under Fil-menyen, eller ved å taste Ctrl+S. 10

6. Ferdigmodellert hovedprosessnivå (nivå 2) under Mottak ser slik ut: Fig 5: Steg i hovedprosessen Mottak (ref. nivå 2) TIPS: I teorien kan du ha et utall av nivåer mellom verdikjeden (nivå 1) og flytskjemaet (nivå 3). Men i praksis prøver vi å begrense dette til ett eller maksimalt to nivåer. Grunnen er at det lett kan bli uoversiktlig. Dessuten ønsker vi at Best Practice- brukeren skal slippe å måtte klikke mange ganger før han når riktig prosess eller aktivitetsbeskrivelse. 11

Nivå 3: Flytskjema Etter at du har tegnet verdikjeden og hovedprosessene, er det tid for å lage nivå 3 som er flytskjema eller arbeidsprosess. Flytskjemaet skal ligge under en av hovedprosessene du har laget på nivå 2. «CASE SYKEHUS»: Du skal nå modellere en arbeidsprosess under en av prosessene på nivå 2. Dette skal du gjøre ved å lage et flytskjema. Du skal modellere prosessen Akutt mottak. Du skal visualisere hva som skjer ved akuttmottaket på sykehuset fra pasienten ringer 113 frem til en eventuell innleggelse. For å modellere hva som skjer på akuttmottaket, følger du instruksjonene under: 1. Gå til dokumenttreet til venstre og velg hvilken hovedprosess du skal lage et flytskjema for, i vårt eksempel Akutt mottak. Har du ikke laget noe under denne hovedprosessen før, skal det være tomt på tegneflaten når du klikker på prosessnavnet. 2. Bruk Flytskjema-symbolene i det grønne symbolfeltet. Dra ønsket symbol over på tegneflaten og slipp. 12

Her er en oversikt over flytskjema-symbolene: Rollebånd: Angir en rolle, dvs hvem som har ansvar for én eller flere aktiviteter i en prosess (kan være en enkeltperson eller en gruppe). Start/Stopp: Angir start eller stopp for en prosess. Beskriver prosessens tilstand ved henholdsvis start og stopp. Aktivitet: Angir en aktivitet i en prosess. Kan bestå av én eller flere underaktiviteter. Kun én rolle kan utføre eller ha ansvar for aktiviteten. Beslutning: Angir en beslutningssituasjon. Kan bestå av flere enkeltbeslutninger. Dokument: Angir data som dokumenter, rapporter, maler osv. Brukes ofte om dokumenter som utveksles i prosessen. Pil: Knytter sammen delene i prosessen. Viser flytretning. Tekst: Brukes hvis du vil legge til kommentarer i prosessen (f.eks ja og nei til beslutningssymbol. TIPS: Vanskelig å huske hvilket symbol som brukes til hva? Høyreklikk på teksten Shapes. Da kan du velge å se navnene på symbolene ved siden på symbolene i det grønne feltet. 3. Etter at du har lagt til alle symbolene du ønsker, er det tid for å koble roller til rollebåndene: Slik kobler du til en rolle: Klikk på Rollebånd-knappen eller høyreklikk på rollebåndet og velge Link til rolle i nedtrekksmenyen. Du ser listen over roller. Velg rollen du ønsker og klikk OK. Les mer på side 47. 4. Lagre etter hvert som du modellerer, enten ved å bruke Lagre-knappen, ved å velge Lagre under Fil-menyen, eller ved å taste Ctrl+S. 5. Etter at du har tegnet og lagret flytskjemaet, ser du et -ikon ved siden av navnet på flytskjemaet i dokumenttreet. Dette indikerer at du har opprettet et flytskjema. Et eksempel på ferdigmodellert flytskjema (nivå 3) under Akutt mottak for sykehuset er vist nedenfor. Flytskjemaet gir en oversikt over Akutt mottak med rollebånd, start/stopp-symboler, aktiviteter og beslutninger. Arbeidet begynner i mottaket når en pasient ringer 113, og slutter ved et av stoppsymbolene. 13

Figur 6: Flytskjema over prosessen Akuttmottak (ref. nivå 2) SOX Trekant: Hvordan markere en SOX aktivitet: 1. Gå inn i tegneflaten og lag et symbol av typen comment fra det grønne symbolfeltet. 2. Legg inn den teksten du ønsker og klikk på OK. 3. Lagre. 4. Høyreklikk på symbolet og velg edit. 5. Forandre shape type til SOX : 6. Klikk OK. 14

Link-Manager I tillegg til å legge prosesser i nivåer under hverandre, kan du knytte dem sammen vertikalt eller horisontalt. Slik lenking er veldig nyttig ettersom du kan lenke til en prosess som ligger et helt annet sted i virksomheten. Du slipper å lage en generell prosess flere ganger. I stedet kan du lenke til den fra forskjellige steder. Den mest logiske måten å lenke horisontalt på er å opprette en lenke fra et stoppsymbol i ett flytskjema til start-symbolet i det påfølgende flytskjemaet. På den måten får du stafettpinner som går fra prosess til prosess; et stoppunkt i en prosess kan gjerne være oppstartspunkt i en annen. Men du trenger ikke nødvendigvis lenke fra start til stopp. BPS lenker kan lages på et hvilket som helst prosessymbol og kan også lenkes som en URL som vises i nettleseren din. Forutsetningen er at det på forhånd er tegnet en prosess. «CASE SYKEHUS»: Etter at pasienten er mottatt i akuttmottaket, skal hun legges inn på sykehuset. Neste prosess i akuttmottaket er derfor Akutt innleggelse. For at det skal være enkelt for helsearbeiderne å navigere gjennom mottaksprosessene, vil det være hensiktsmessig med en horisontal lenke fra stopp- symbolet Akutt innleggelse i mottak-flytskjemaet til start-symbolet Akutt innleggelse i innleggelse-flytskjemaet for prosessen Innleggelse. Lage link: 1. Gå inn i tegneflaten i designer og finn symbolet som du ønsker å lenke fra. 2. Høyreklikk på symbolet og velg Manage links. 3. Du får nå opp Link Manager boksen: 15

4. Du har nå muligheten til å angi språk på den linken som du nå ønsker å opprette. Du kan for eksempel stå inne i en norsk prosess og linke til den tilsvarende prosessen på engelsk. Om man ønsker så kan man lage linker alle språkene fra samme boks. Når du høyreklikker på det språket som du har bestemt deg for, så får du to valg: BPS link: 1. Klikk på Insert BPS link. 2. Du ser et vindu med et strukturtre: 16

3 Velg hvilken prosess du ønsker å lage en lenke til og klikk OK. 4. Lagre. 5. Aktiviteten Akutt innleggelse vises nå med et lenke-ikon i dokumenttreet. Dette indikerer at det finnes en BPS link fra symbolet. Når du klikker på en prosess som har en horisontal lenke, vil du få opp prosessen du lenket til. URL link: 1. Klikk på Insert URL Link. 2. Du får nå opp denne boksen: 4. Skriv inn den URL som du ønske å linke til og klikk OK. 5. Lagre. Klikker du nå på prosessen som har en URL-link, så vil siden vises i et nytt vindu i nettleseren din. 17

Nivå 3 (forts.): Prosessbeskrivelse Selve arbeidsprosessen eller flytskjemaet kan beskrives og spesifiseres nærmere med en prosessbeskrivelse. Du kan for eksempel beskrive prosessmål, prosessinput, prosessoutput, prosesseier etc. «CASE SYKEHUS»: Du ønsker å beskrive Akutt mottak nærmere for å forsikre deg om at du har kartlagt alle aspekter ved prosessen. Dessuten kreves det en slik detaljert, tekstlig beskrivelse for å oppnå kvalitetssertifisering. For å beskrive Akutt mottak -prosessen i sykehuset med en prosessbeskrivelse, følger du instruksjonene under: 1. Gå til dokumenttreet til venstre og klikk på arbeidsprosessen eller flytskjemaet du ønsker å beskrive. 2. Gå til prosessbeskrivelsesvinduet nederst til venstre. Har du ikke laget noen prosessbeskrivelse til denne arbeidsprosessen før, skal det være tomt i feltene Fig. 7: Prosessbeskrivelse 3. Fyll ut feltene slik: Hensikt: Hensikten med den aktuelle prosessen. Krav og målsetninger: Stilles det noen krav til prosessen, og hva er målet med den? Kunde: Mottaker av produktet eller tjenesten som utarbeides i prosessen. 18 Output: Produktet eller tjenesten som utarbeides i prosessen.

Leverandør: Den som produserer produktet/tjenesten. Input: Forutsetningene for at prosessen skal kunne settes i gang. Samarbeidspartnere: Andre parter som deltar i prosessen. Prosesseier: Den ansvarlige for prosessen. Prosesseiers mailadresse: E-postadressen til den ansvarlige for prosessen. Verktøy: Eventuelle verktøy som brukes i prosessen for eksempel dataprogrammer. Utstyr: Eventuelle hjelpemidler som brukes i prosessen. Referanser: Referansedokukumenter som er relevante for prosessen. Ferdigheter og kunnskap: Nødvendige ferdigheter hos de som skal gjennomføre prosessen. Andre berørte: Eventuelle andre parter som berøres av prosessen. Kvalitetskrav: Krav til kvalitet i prosessen. HMS krav: Krav til helse, miljø og sikkerhet i prosessen. Effektivitetskrav: Krav til effektivitet i prosessen 4. Lagre når du er ferdig med utfyllingen. Når du har laget en prosessbeskrivelse, vil tekstene dukke opp i prosessbeskrivelsesvinduet hver gang du klikker på prosessen i dokumenttreet. TIPS: Systemadministrator kan endre feltnavnene i prosessbeskrivelsen for å skreddersy beskrivelsen til dine behov. Se side 49. 19

Nivå 4: Aktivitetsbeskrivelse Når arbeidsprosessen er kartlagt i flytskjemaet og eventuelt beskrevet i prosessbeskrivelsen, kan du spesifisere aktivitetene videre i en aktivitetsbeskrivelse. Aktivitetsbeskrivelsen angir hvilke steg aktiviteten består av. Én linje i aktivitetsbeskrivelsen skal tilsvare ett steg i aktiviteten. Aktivitetsbeskrivelsen har fem felter. Feltene har noen foreslåtte standard- titler, men disse kan du endre for å skreddersy beskrivelsen til din virksomhet (se side 49). «CASE SYKEHUS»: Prosessen Akutt mottak er nå beskrevet med en prosessbeskrivelse og et flytskjema. Nå skal aktivitetene i denne prosessen også beskrives nærmere i detalj. Det er for eksempel spesielt viktig å gi sykepleieren på akuttmottaket nøyaktige instruksjoner om hvordan han skal vurdere tilstanden til en akuttpasient. For å beskrive aktiviteten Vurdere alvorlighetsgrad i Akutt mottak, følger du instruksjonene under: 1. I dokumenttreet høyreklikker du på den aktiviteten du ønsker å beskrive. 2. Velg Lag ny Aktivitetsbeskrivelse i nedtrekksmenyen. Du ser aktivitetsbeskrivelsesvinduet på høyre side av skjermen. 20

3. Aktivitetsbeskrivelsen består av følgende felt: Aktivitet: Navnet på den aktuelle aktiviteten. Beskrivelse: Beskrivelse av den aktuelle aktiviteten. Verktøy: Verktøy som brukes i utførelsen av aktiviteten. Sikkerhet & risiko: Eventuelle sikkerhet- og risiko-aspekter ved aktiviteten. Referanser: Aktuell dokumentasjon, for eksempel dokumenter eller weblenker, som er knyttet til aktiviteten. 4. Fyll ut de fem feltene for hvert steg i aktiviteten. Klikk på Ny knappen for å få en ny linje for hvert steg du legger inn. Eksempel: I aktiviteten Vurdere alvorlighetsgrad er de to første stegene: Vurdere pasientens beskrivelse av sykdomssymptomer. Få et første overblikk over situasjonen. 5. Lagre etter hvert som du fyller ut feltene. 6. Når du er ferdig med å fylle ut aktivitetsbeskrivelsen og har lagret den, ser du et -symbol i dokumenttreet som tegn på at du har laget en beskrivelse. Eksempel: Aktiviteten Vurdere alvorlighetsgrad ser slik ut: TIPS: I aktivitetslistene kan du lage lenker både til dokumenter og til steder på internett, for eksempel hjemmesider som lovdata.no. Legg helst lenkene i Referanser-feltet nederst. Se neste side.. 21

Lage en weblenke i en aktivitetsbeskrivelse 1. Velg et navn for lenken og skriv det i Referanser-feltet, for eksempel lovdata.no. 2. Høyreklikk i Referanser-feltet og velg insert i menyen. 3. Du ser Arkiv -vinduet. Dette vinduet viser hvilke dokumenter som ligger i databasen, samt hvilke lenker som allerede er koblet til i din Best Practice. 4. Skriv inn webadressen til den nye lenken i URL-feltet nederst, for eksempel http://www.lovdata.no. 5. Klikk OK for å avslutte og velg Lagre for å lagre. 6. Den nye lenken lovdata.no vil åpnes når du klikker på den i aktivitetsbeskrivelsen. 22

Lage en lenke til et dokument i en aktivitetsbeskrivelse 1. Velg et navn for lenken og skriv det i Referanser-feltet, for eksempel Norsk indeks for AM nødmeldetjeneste. 2. Høyreklikk i Referanser-feltet og velg Legg til lenke i nedtrekksmenyen. 3. Du ser Arkiv -vinduet. Dette vinduet viser hvilke dokumenter som ligger i databasen, samt hvilke lenker som allerede er koblet til i din Best Practice. 4. Klikk på Last opp-knappen. 5. Finn frem til dokumentet du ønsker å lage en lenke til, og klikk OK. 6. Den nye lenken vil åpnes når du klikker på den i aktivitetsbeskrivelsen. Du vil da komme til dokumentet du har lenket opp. 23

«CASE SYKEHUS»: Ferdig utfylt aktivitetsbeskrivelse med web- og dokumentlenker for aktiviteten Vurdere alvorlighetsgrad i Akutt mottak prosessen ser slik ut: 24

3 Flytting av symboler, prosesser og rollebånd Her følger noen tips om hvordan du enkelt kan flytte på symboler, prosesser og rollebånd i Best Practice Designer. Flytte rollebånd Det er mulig å flytte på rollebånd i et flytskjema. Dette kan for eksempel være greit å gjøre hvis du ser at to roller samarbeider mye, men at de er plassert langt fra hverandre i skjemaet, slik at pilene går på kryss og tvers over de andre rollene. 1. Marker rollebåndet du ønsker å flytte. 2. Høyreklikk og velg Flytt Rolle i nedtrekksmenyen. 3. Velg i hvilken retning du ønsker å flytte rollebåndet i menyen: Opp eller Ned. 4. Husk å lagre. Endre symboltype Av og til vil du oppleve at du har brukt feil type symbol i et av de øverste nivåene, eller i et flytskjema. Dette kan være spesielt kinkig hvis du har underliggende prosesser under symbolet, og dermed ikke ønsker å slette det. 25

Derfor har vi gjort det mulig å endre et symbol fra en type til en annen, uten å måtte slette det. 1. Dobbeltklikk på symbolet du ønsker å endre. Du ser vinduet Symbolegenskaper. 2. I nedtrekksmenyen Symboltype velger du hva slags symbol du ønsker å endre til. 3. Klikk OK og lagre. Symbolet endres til den valgte typen. 26

Flytte flere symboler samtidig 1. Pass på at pekeverktøyet er valgt i verktøylinjen. 2. Finn frem til de symbolene du ønsker å flytte. 3. Tegn et omriss rundt symbolene ved å dra musen over dem mens du holder venstre musknapp nede. MERK! Hvis det er rollebånd på tegneflaten, må du plassere musen helt ute på det grå feltet utenfor tegneflaten når du lager omrisset. Prøver du å lage omrisset innefor tegneflaten når det er rollebånd der, er det bare rollebåndene som blir markert. 4. Når du har markert symbolene, får de en rosa kant. Flytt alle symbolene ved å dra dem med musen til ønsket plassering. 5. Husk å lagre. 27

Flytte en hel prosess Kanskje oppdager du at du har plassert en prosess på feil sted i prosesshierarkiet at et flytskjema for eksempel skulle ha ligget under en annen hovedprosess. Da kan det være nyttig å kunne flytte på den aktuelle prosessen. 1. Marker alle symbolene i prosessen. Dette gjør du ved å trykke på Ctrl+A. Alle symbolene skal nå være markert, dvs ha rosa omriss. 2. Trykk på Ctrl+C for å kopiere alle de valgte symbolene. 3. Gå til dokumenttreet (til venstre) og finn frem til plassen du ønsker å kopiere prosessen til. 4. Trykk så på Ctrl+V for å lime inn de valgte symbolene. 5. Husk å lagre. 28

4 Skrive ut, eksportere og importere Skrive ut fra Best Practice Designer Du kan skrive ut prosesser og aktivitetslister fra Best Practice Designer. Dette fungerer slik at Best Practice Designer kobler seg til Microsoft Word, som så skriver ut dokumentene til en printer. Dette betyr at Microsoft Word må være installert på din PC. 1. Gå til dokumenttreet og klikk på prosessen eller aktivitetsbeskrivelsen du ønsker å skrive ut i. 2. Fra Fil-menyen velger du Skriv ut. Du ser dialogboksen Skriv ut. 3. Velg ønsket skriver i nedtrekksmenyen og klikk på OK. 4. Prosessen eller aktivitetslisten vil nå bli skrevet ut på valgte skriver. Hvis du skriver ut et flytskjema som har en prosessbeskrivelse, blir prosessbeskrivelsen automatisk skrevet ut samtidig. Utskriften er i A4-format, og statuslinjen (dvs. hvor prosessen eller aktivitetsbeskrivelsen befinner seg i virksomhetsenheten) er angitt øverst på arket. 29

Eksportere til andre programmer Du kan eksportere både prosesser og prosess/aktivitetsbeskrivelser fra Best Practice til Microsoft Word, Microsoft Excel, Microsoft Visio og til XML-format. Microsoft Word Prosessene blir eksportert til Word som bilder. Hvis det er lagt inn data for en tilhørende prosessbeskrivelse, vil denne ligge som en tabell i påfølgende side. Eventuelle aktivitetslister vil se ut som tabeller. Når du har eksportert dokumentet, kan du lagre det i Word-format. Du kan bruke det som en sikkerhetskopi, eller kopiere det inn i andre dokumenter som en del av en større dokumentasjon. MERK! Det er ikke mulig å importere et Word-dokument tilbake til Best Practice Designer. Microsoft Visio Det er bare prosesser (verdikjede, hovedprosesser og flytskjema) som kan eksporteres til MS Visio-format. Aktivitetslister kan ikke eksporteres. Prosessbeskrivelsen eksporteres ikke automatisk sammen med prosessen. Microsoft Excel Du kan eksportere både aktivitetslister og prosesser til Excel. Prosesser blir eksportert som sjekklister i tabellform. Første kolonne består av aktivitetene i rekkefølge fra topp venstre til nederst høyre. Andre kolonne angir tilhørende rollenavn. Aktivitetsbeskrivelser blir eksportert som ren tekst. Ingen lenker, verken webeller dokument-lenker, blir eksportert. Ønsker du å eksportere en aktivitetsbeskrivelse med lenker intakt, bør du heller bruke XML-format. XML Se neste side. 30

Slik eksporterer du fra Best Practice Designer til andre programmer: 1. Marker prosessen du ønsker å eksportere i dokumenttreet. 2. Fra Fil-menyen velger du Eksport. 3. Fra nedtrekksmenyen Format velger du programmet du ønsker å eksportere til, for eksempel Microsoft Word, Visio, Excel eller XML. Eksporter hva-feltet gjelder bare hvis du skal eksportere til XML. Hvis ikke, gå videre til neste punkt. I Eksporter hva feltet finner du følgende valg: Kun aktuell node: Kun valgte prosess blir eksportert. Aktuell node + barn av noden: Valgt prosess + alt av underliggende prosesser, så vel delprosesser og flytskjema som eventuelle prosessbeskrivelser og aktivitetslister. Hele Virksomhetsenheten: Hele den markerte virksomhetsenheten blir eksportert. Eksporter arkiverte dokumenter: Kryss av denne hvis du har dokumenter som ligger i dokumentarkivet og som du ønsker å eksportere sammen med prosessene. MERK! Dersom du eksporterer dokumenter fra repository (arkivet), vil eventuelle lenker til disse fra aktivitetslistene fortsatt fungere. Derimot vil ikke strukturen i mappene i repository bli eksportert. Skulle du importere XML-filen tilbake til Best Practice igjen, vil alle de importerte dokumentene ligge i en egen mappe i repository med samme navn som den importerte XML-filen. 4. Klikk på Eksporter for å fortsette eksporteringen. Klikk på Avbryt om du ønsker å avbryte eksporteringen. 5. Systemet spør hvor du ønsker å lagre de eksporterte dokumentene. Pass på at du velger rett filtype i Filtype. 31

6. Klikk på Lagre. 32

Importere fra andre programmer Du kan importere tilbake filer som er eksportert fra Best Practice Designer. Du kan importere fra MS Visio, MS Excel og fra XML-format. 1. Gå til dokumenttreet (til venstre) og angi hvor du ønsker å importere filen. 2. Fra Fil-menyen velger du Import. 3. Finn filen du ønsker å importere. 4. Klikk på Åpne. Filen du valgte importeres på angitt sted i Best Practice Designer. Import av XML-filer: Systemet finner selv ut hva som er eksportert, og importerer dette. Hvis du har eksportert med tilhørende repositorydokument, må disse ligge i samme mappe som XML-filen om de skal bli importert. Import av Drawing-filer (MS Visio-filer): Systemet importerer første side i en Visio-fil som er eksportert eller laget med Best Practice-stensiler. Mer om Best Practice-stensiler: Se side 35. 33

34 Import av CSV-filer (MS Excel-filer): Systemet vil importere aktivitetslister fra en CSV-fil som enten er eksportert fra Best Practice, eller på annen måte har korrekt format.

Lage prosesser uten Best Practice installert på PC-en Du kan arbeide med prosessene dine uten at du har Best Practice Designer installert på din PC. I MS Visio 2003 kan du lage prosesser enten på nivå 1 eller 2, eller som flytskjema. Aktivitetslister kan du lage i MS Excel. Rolle- funksjon- og prosessbeskrivelser kan du ikke lage utenfor Best Practice Designer. Tegne prosesser i MS Visio For å lage prosesser i MS Visio, må du bruke Best Practice-stensiler. Har du ikke disse stensilene, spør administrator eller gå inn på CognITs supportsider på www.cognit.no. Stensilene er spesielt tilpasset Best Practice. Vær oppmerksom på følgende begrensninger: Rollebånd kan ikke forflyttes sidelengs etter at du har lagt det på tegneflaten i MS Visio. Sørg derfor for å dra rollebåndet skikkelig ut og legg det med riktig venstreavstand med én gang. Det er ikke mulig å knytte rollebåndet til roller eller funksjoner i MS Visio. Vær oppmerksom på at pilene som knytter sammen aktiviteter også er en del av symbolene på stensilene. Du kan derfor kun bruke pilene fra de to Best Practice-stensilene. Kun første side i en Visio-fil blir importert til Best Practice Designer. Ønsker du å lage flere prosesser i MS Visio, må du derfor lage én fil for hver enkelt prosess. Slik gjør du: 1. Åpne MS Visio 2003. 2. Hent stensilene ved å gå til File-menyen og velge Shapes Open Stencil ( se norske menynavn om du har norsk Visio) Finn frem til stensilene dine og klikk på Open. Åpne begge stensilene om du ønsker å modellere prosesser på både øvre nivå og flytskjemanivå. 3. Bruk symbolene i Best Practice-stensilene til å utforme prosessen din. 4. Lagre filen i VSS-format. MERK! Se side 33 hvis du senere ønsker å importere MS Visio-filen du lagde til Best Practice Designer. 35

Lage aktivitetslister utenfor Best Practice Designer Du kan i prinsippet lage aktivitetslister i et hvilket som helst tekstprogram, men det er enklest å gjøre det i MS Excel. Når du lager aktivitetslister utenfor Best Practice Designer, må du følge følgende regler: Første linje i filen skal bestå av et tall som angir hvor mange felt det er i filen (hvor mange felt Best Practice skal importere). I nåværende versjon av Best Practice er dette tallet 5 du skriver altså 5 i første linje. I fremtidige versjoner kan antall felt i aktivitetsbeskrivelsen bli brukerstyrt. Trykk på returtasten for å komme til den linjen som da blir den første linje i selve aktivitetsbeskrivelsen. Skriv innholdet i første felt (første kolonne i MS Excel). Bruk så Tab-tasten for å komme til neste kolonne. Trykk på returtasten for å komme til neste linje i aktivitetsbeskrivelsen. Gjenta dette til hele aktivitetsbeskrivelsen er ferdigskrevet. Lagre filen som en CSV-fil. 36

5 Prosessmodellen i Best Practice Webklient Pålogging Som nevnt består Best Practice av to deler: Best Practice Designer og Best Practice Webklient. Etter at du har utarbeidet prosessmodellen din i Best Practice Designer, er det tid for å se på den på web. Alle Best Practice-kunder har tilgang til sine prosesser på www.beste-praksis.no. Denne siden er beskyttet med individuelle brukernavn og passord for hver enkelt kunde. 1. Start nettleseren din, for eksempel Internet Explorer. 2. Gå til www.beste-praksis.no. Du ser innloggingsvinduet for Best Practice: 3. Brukernavn og Passord er det samme som DB Brukernavn og DB Passord som du brukte da du logget inn på Best Practice Designer (se side 1). 4. Du skal nå ha kommet inn i din organisasjons Best Practice på web. Verdikjeden eller nivå 1 vises. Klikk på prosessymbolene for å bevege deg nedover i de underliggende prosessene. 37

Menyer og knapper i Best Practice Webklient Liste over alle virksomhetsenhetene i ditt databaseskjema. Klikk på navnet til den virksomhetsenheten du ønsker å se. Her velger du hva du ønsker vist: prosessmodellen, prosessbeskrivelsen, rollene, funksjonene eller rollerapportene. Tast inn zoom-grad eller klikk på Zoom+ eller Zoom. Huk av denne hvis du ønsker at prosessene automatisk skal tilpasse seg til vindusstr. Logg av. Prosessens navn. Prosessens status: publisert eller under utarbeiding. Nåværende versjon av Best Practice støtter ikke denne funksjonen. Hvilken bruker som gjorde siste endring samt dato for endringen. Tilbakemelding I Best Practice Webklient kan du gi tilbakemelding på prosessene. Dermed tilrettelegger vi for en kontinuerlig forbedring av prosessene du modellerer i Best Practice Designer. Tilbakemelding på en prosess gis ved å klikke på roperten under prosessbildet når du ser prosessen på web. Du kan også se på tilbakemeldinger som er gitt på prosessene (se under for nærmere beskrivelse av tilbakemeldingsfunksjonene). I neste versjon av Best Practice (versjon 3.5) knyttes også tilbakemeldingene opp imot prosesseiers epostadresse, slik at prosesseier umiddelbart får beskjed så snart en tilbakemelding er gitt på ens prosesser. 38

Gi tilbakemelding på en prosess 1. I webklienten finner du frem til prosessen du ønsker å gi tilbakemelding på: 2. Klikk på ropert-symbolet. Du ser tilbakemeldingsvinduet. 39

3. Fyll in feltene: Type: Type tilbakemelding. Tilbakemelding: Generell tilbakemelding på prosessen. Aksjon: Melding vedrørende tiltak som bør iverksettes i prosessen. Resultat: Melding om et resultat i prosessen. Avvik: Melding om avvik i prosessen. Rapport: Rapportering i prosessen. Melding: Skriv selve tilbakemeldingen i dette feltet. Fil: (eventuelt): Her kan du laste opp en fil som et vedlegg til tilbakemeldingen, for eksempel et utkast til et nytt flytskjema, en ny aktivitetsliste eller lignende. 4. Klikk på knappen Send for å sende tilbakemeldingen. Se på tilbakemeldinger som er gitt på en prosess 1. Naviger frem til prosessen. 2. Klikk på ikonet Gi tilbakemelding. Tilbakemeldingsforumets forside vises: 40

3. Prosessene ligger alfabetisk under tittelen Processes. Klikk på den prosessen du ønsker å se tilbakemeldinger på. Verifisering/godkjenning Så snart en prosess er har status published fra Best Pratcitce Designer, så får den samme status på web. Den kan nå gå videre i godkjenningsprosessen. For å sende prosessen til verifisering, gjør følgende: 1. Klikk på feltet published i statusfeltet under prosessen. Nå kommer det opp et vindu for pålogging. 2. Logg inn med brukernavn og passord for å forande statusen til prosessen. 3. I loginvinduet kommer det nå opp en linje som heter aktiv status. Man må trykke på endre status for å forandre status fra published til submitted. Nå sendes en epost til den personen som er registrert som verifiserer av prosessen. Så snart verifisereren har verifisert prosessen, vil prosessens status endres til: verified Prosessen er nå verifisert. Men den er enda ikke godkjent. Det sendes nå en epost til godkjenneren av prosessen. Denne personen kan nå endre status, slik at prosessen kan bli approved. 41

6 Administratorfunksjoner Administrator er den personen i organisasjonen som registrerer nye brukere, oppretter nye roller og funksjoner og passer på hvem som skal ha rettigheter til de ulike prosessene. Du må ha administratorstatus for å få adgang til menyvalgene som styrer disse funksjonene. Om hvordan du skaffer deg administratorstatus: Se side 44. 1. I Admin-menyen klikker du på Administrasjon. Du ser Administrasjonsvinduet. 2. Administrasjonsvinduet er delt opp i to hoveddeler: det grønne feltet til venstre med en liste over funksjonene, og den grå delen til høyre som viser den funksjonen som er aktiv til en hver tid. Funksjonene er: Enkeltbrukere og grupper Funksjoner og roller Dokumentarkiv Endre overskrifter i prosessbeskrivelse, aktivitetsbeskrivelser og rolle- og funksjonsbeskrivelser 42

Administrere enkeltbrukere Når Best Practice Designer installeres, følger det med en standardbruker kalt Administrator. Denne brukeren har tilgang til administratorfunksjoner. Vi anbefaler imidlertid å opprette flere brukernavn, for eksempel ett for hver av de ansatte som skal bruke systemet. Da blir det enkelt å holde oversikt over hvem som har vært inne og endret på prosessene (se side 37). I tillegg er det greit å definere brukergrupper. Ulike brukergrupper kan ha ulike tilgangsrettigheter, og dermed kan administrator ha kontroll med hvem som skal få lov til å gjøre hva. Se side 45 Opprette en ny bruker 1. Fra Admin-menyen velger du Administrasjon. 2. Du ser Administrasjonsvinduet. Gå til Brukeradministrasjon til venstre og klikk på Brukere. 3. Du ser Brukeradministrasjonsvinduet som inneholder en liste over alle registrerte brukere med tilhørende brukernavn (Påloggingsnavn) og e- postadresser. 4. For å opprette en ny bruker, klikker du på Ny nederst og fyller inn feltene. Felter merket med rødt er obligatoriske. 43

5. Klikk på Legg til (nederst til høyre) hvis du ønsker å legge til flere brukere, eller OK hvis du er ferdig med å lage nye brukere og ønsker å avslutte. 6. Den nye brukeren vil nå være lagt til brukerlisten. Endre en bruker Klikk på brukernavnet og skriv ny tekst i de feltene du ønsker. Klikk deretter OK for å lagre endringene. Slette en bruker Velg brukernavnet og klikk på Slett-knappen i Brukeradministrasjons-vinduet. Klikk på Ja for å gjennomføre slettingen av brukeren. Innvilge administratorstatus til en bruker 1. Klikk på brukerens navn i brukerlisten. 2. Gå til feltet Medlem av grupper og klikk på Legg til.. nederst til høyre. 3. Du ser vinduet Velg brukergrupper som inneholder en oversikt over hvilke grupper som finnes. Velg gruppen Administrators. 4. Klikk OK for å legge brukeren til gruppen. 44

Administrere brukergrupper Det kan være hensiktsmessig å dele inn brukerne i grupper. Da kan du definere rettighetene for en større brukergruppe i én operasjon i stedet for å måtte gjøre det for hver enkelt bruker. Med rettigheter mener vi for eksempel administratorstatus eller tilgang til de ulike prosessene i virksomhetsenheten. Mer om rettigheter: Se side 50. Lage en ny brukergruppe 1. Fra Admin-menyen velger du Administrasjon. 2. Du ser administrasjonsvinduet. Gå til Brukeradministrasjon til venstre og klikk på Grupper øverst. 3. Du ser vinduet Gruppeadministrasjon som inneholder en liste over alle registrerte grupper med tilhørende brukere. 4. Klikk på Ny og fyll inn navnet på den nye gruppen i feltet Navn. 45

5. Klikk OK, eller eventuelt Legg til om du ønsker å fortsette å redigere andre felt i vinduet. Slette en brukergruppe Velg gruppenavnet og klikk på knappen Slett i Gruppeadministrasjonsvinduet. Klikk på Ja for å gjennomføre slettingen av brukergruppen. MERK! Sletting av en brukergruppe fører ikke til at brukerne i gruppen blir slettet, men de mister de rettighetene som er definert i gruppen. Legge til en bruker i en brukergruppe 1. Fra menyen Admin velger du Administrasjon. 2. Du ser administrasjonsvinduet. Gå til Brukeradministrasjonsvinduet til venstre og klikk på Brukere. 3. Du ser Brukeradministrasjonsvinduet. Klikk på brukerens navn i brukerlisten. 4. Gå til feltet Medlem av grupper og klikk på Legg til nederst til høyre. 46

3. Du ser vinduet Velg brukergruppe som inneholder en oversikt over hvilke grupper som finnes. Klikk på den gruppen du ønsker. 4. Klikk OK for å legge brukeren til gruppen. TIPS: Du kan opprette en ny brukergruppe direkte fra dette vinduet ved å klikke på Ny. Den markerte brukeren vil da bli lagt inn i den nyopprettede gruppen. Fjerne en bruker fra en brukergruppe Klikk på brukernavnet i brukerlisten. Gå til vinduet Velg brukergruppe og klikk på gruppen du ønsker å fjerne brukeren fra. Klikk på Fjern. MERK! Grupper kan også legges inn i og fjernes fra andre grupper. Dette gjøres på samme måte som du legger til en bruker i en gruppe. Roller og funksjoner På samme måte som prosessene beskrives i prosessbeskrivelser, kan vi spesifisere roller og funksjoner i rolle- og funksjonsbeskrivelser. Rollebeskrivelsen forteller hvilke oppgaver som faller innenfor rollens ansvarsområde. Dessuten angis ønsket kompetanseprofil, for eksempel kurs og opplæring. Funksjonsbeskrivelsen er det samme som en stillingsbeskrivelse, for eksempel sykepleier eller IT-ansvarlig. Den består bare av ett felt, nemlig stillingstittel. Rolle- og funksjonsbeskrivelsene gir oss anledning til å koble sammen roller og stillinger. Rollene og funksjonene er felles for alle virksomhetsenhetene som ligger i bedriftens Best Practice database. Dette betyr i praksis at du slipper å definere roller og funksjoner om igjen for hver ny virksomhetsenhet du oppretter. Men koblingen mellom roller og titler er spesifikk for hver enkelt virksomhetsenhet. Dermed blir det for eksempel mulig å ha forskjellig språk i enhetene, eller å legge inn ulik informasjon om rollene og funksjonene. Lage en ny rolle eller funksjon 1. Fra Admin-menyen velger du Administrasjon. 2. Du ser administrasjonsvinduet. Gå til Funksjoner og Roller til venstre og klikk på Rolledefinisjon. 47

3. Til høyre i rollevinduet skriver du inn den informasjonen du ønsker å registrere om rollen, for eksempel rollenavn, arbeidsoppgaver osv. 4. Klikk OK, eller eventuelt Legg til om du ønsker å fortsette å redigere andre felt i vinduet. TIPS: Du kan også redigere rollebeskrivelsen direkte fra rollebåndet på tegneflaten. Høyreklikk på rollebåndet og velg Link til rolle. Du ser vinduet Funksjoner og Roller. Klikk >> og rediger ønskede felt i rollebeskrivelsesdokumentet. Lagre ved å klikke OK. Dokument- og lenkearkivet I dokument- og lenkearkivet i Best Practice Designer kan du legge inn filer og holde oversikt over lenkene i aktivitetsbeskrivelsene. Filene kan være Word-dokumenter, PowerPoint-presentasjoner, web-lenker eller bilder. Når du lenker til en fil i aktivitetsbeskrivelsen, bør du legge den i arkivet. Da er du sikret en trygg oppbevaring av dokumentene dine. Fra arkivet kan du også enkelt administrere lenkene i aktivitetsbeskrivelsene. Du kan endre web-lenkene direkte i arkivet. Da vil lenken automatisk bli oppdatert alle de stedene den forekommer, og du behøver ikke endre den manuelt i selve aktivitetsbeskrivelsen. Oppdatering av eksterne lenker skjer kun på ett sted, og du er sikret at lenker og dokumenter alltid er oppdatert. Strukturen i dokumentarkivet består av mapper i et hierarki på samme måte som i andre Windows-produkter. Opprette mapper i Dokumentarkivet: 1. I dokumenttreet høyreklikker du på det stedet i strukturen du ønsker å opprette en mappe, og velger Opprett mappe. 2. Skriv ønsket navn på mappen. 3. For å slette en mappe: Høyreklikk og velg Slett mappe. For å flytte eller kopiere: Høyreklikk og velg enten Kopier mappe eller Klipp ut mappe og deretter Lim inn mappe. 48

Endre navn på beskrivelser, roller og funksjoner Feltnavnene i Best Practice er basert på et standardoppsett. Disse navnene kan du enten oversette fra engelsk til det språket du måtte ønske, eller du kan endre teksten slik at du kan lagre annen informasjon enn den som er foreslått i standardoppsettet. Feltnavnene er spesifikke for hver enkelt virksomhet, slik at du kan ha forskjellige feltnavn i de ulike virksomhetsenhetene. Endre feltnavn 1. Fra Admin-menyen velger du Administrasjon. 2. Du ser administrasjonsvinduet. Gå til Redigere feltnavn til venstre og klikk på den feltnavn-typen du vil endre. 3. Skriv inn de nye feltnavnene i de hvite feltene til høyre. 49

MERK! Du kan endre feltnavnene til hva du vil, men vi anbefaler at du ikke avviker for mye fra standard-oppsettet fordi dette avspeiler Best Practicemetodikken. 4. Klikk OK for å lagre endringene. Innvilge lese- og skrivetilgang til prosesser I utgangspunktet har alle som bruker Best Practice Designer lesetilgang til samtlige prosesser, samt skrivetilgang til de prosesser de selv har laget. Utover dette kan du manuelt tilpasse brukertilgangen. Tilgangen tilpasses gjennom brukergruppene. Du kan altså ikke tilpasse tilgangen til en individuell bruker, men må tildele rettighetene ved å knytte brukeren til en gruppe. Innvilge en brukergruppe skrivetilgang til en prosess 1. Gå til dokumenttreet og høyreklikk på prosessen du ønsker å gi skrivetilgang til. 2. Velg Dokumentegenskaper. 3. Velg fanen Sikkerhet. I dette vinduet kan du legge til eller fjerne rettigheter og grupper fra rettigheter. Huk av det du ønsker. 4. Ønsker du at endringene i rettighetene også skal gjenspeiles i prosessens underprosesser, huker du av boksen Forplant tillatelser til undernivåer. Fjerne skrivetilgang til prosesser Som ovenfor men istedenfor å huke av, fjerner du avhukningene. Innvilge verifikasjon/godkjenningsstatus til bruker Verfikasjon/godkjenningstilgang gies på samme måte som for når man innvilger lese- og skrivetilgang (se over). De valgene som man nå får opp (i tillegg til leseog skrivetilgang) er følgende: Submit, Verify og Approve. Ønsker man å endre rettighetene for en bruker eller en gruppe, så huker man av de boksene man måtte ønske. 50

Meltzersgate 4, 0257 Oslo 22 54 05 20 Fax: 22 54 05 21 E-post: firmapost@cognit.no Web: www.cognit.no