TERTIALRAPPORT 3 2013 DIGITAL FORNING for bedre pasientsikkerhet og kvalitet Helse Sør-Øst er den statlige helseforetaksgruppen som har ansvar for spesialisthelsetjenestene i Østfold, Akershus, Oslo, Hedmark, Oppland, Buskerud, Vestfold, Telemark, Aust-Agder og Vest-Agder. Virksomheten er organisert i ett morselskap,, og 10 datterselskap. I tillegg leveres sykehustjenester i regionen av privateide sykehus, etter avtale med.
1. Innledning Tertialrapporten for 3. tertial gir en oversikt over status og fremdrift for programmet Digital fornying med utgangspunkt i behandling i møte i fornyingsstyret 5. februar 2014. Formålet med tertialrapporten er å orientere Styret i Helse Sør Øst RHF om status og fremdrift i programmet. 2. Oppsummering Arbeidet med etablering av programmet for er per 3. tertial i tråd med gjeldende planer og forutsetninger. Tertialrapporten beskriver følgende tiltak som er gjennomført på programnivå i i perioden oktober 2013 januar 2014: Månedens leveranser Gjennomføring og budsjett 2014 Gevinstrealisering Status på fremdrift i programmene Status på økonomi Status på risiko Satsninger og forbedringer 3. Månedens leveranser Under presenteres de viktigste leveransene fra programmene i i 3. tertial. Oktober: Fra 14. oktober er elektroniske pleie og omsorgsmeldinger i drift mellom alle relevante somatiske og psykiatriske enheter ved Akershus universitetssykehus HF og samtlige kommuner i opptaksområdet Akershus universitetssykehus HF er det andre helseforetaket i Norge som har disse meldingene i drift mot alle kommuner i sitt opptaksområde. Leveransen fikk en god medieomtale på NRK: http://www.nrk.no/ostlandssendingen/ahus slutter med fax 1.11304209 Akershus universitetssykehus HF har som nasjonalt og regionalt pilotsykehus for elektroniske pleie og omsorgsmeldinger en viktig rolle i utbredelse og videreutvikling av pleie og omsorgsmeldinger. Det tas sikte på å videreføre sykehusets rolle i denne sammenheng også nå som utbredelsen av meldinger er sluttført. November: Sykehuset Østfold over på regional integrasjonsplattform I begynnelsen av november ble Sykehuset Østfold HF flyttet over på regional integrasjonsplattform. Dialog med kommuner og legekontorer gjennomføres nå på en moderne plattform med strenge krav til pasientsikkerhet og sporbarhet., og 10 datterselskap. I tillegg leveres sykehustjenester i regionen av privateide sykehus, etter avtale med. 2
Regional integrasjonsplattform er etablert som en standard plattform for digital meldingsutveksling internt i helseforetaket, mellom helseforetak og legekontorer, kommune og myndigheter. Til nå er Sunnaas sykehus HF, Sykehuset i Telemark HF og Sykehuset Østfold HF over på regional integrasjonsplattform. De resterende helseforetakene i Helse Sør Øst står for tur. Regional integrasjonsplattform er sentral del av i Helse Sør Øst. Alle integrasjoner mellom systemporteføljen i de regionale programmene etableres på integrasjonsplattformen med samme høye krav til sikkerhet og sporbarhet. Gode integrasjoner og informasjonsdeling er kritisk for effektiv pasientbehandling. 4. Gjennomføringsplan og budsjett 2014 Fornyingsstyret vedtok gjennomføringsplan og budsjett 2014 for 11. desember 2013. Gjennomføringsplanen tydeliggjør at prioriteringer i 2014 er kritiske leveranser til Sykehuset Østfold HF, felles elektronisk pasientjournal ved Oslo universitetssykehus HF, prosjekter som bidrar til å få etablert en felles regional infrastruktur i programmet Infrastrukturmodernisering og øvrige prosjekter knyttet til sikker og stabil drift. 5. Gevinstrealisering Det ligger til grunn for gjennomføringen av at det skal jobbes målrettet for å sikre realisering av gevinster og nytteeffekter fra programmene og på den måten øke pasientsikkerhet og kvalitet. I siste tertial 2013 har programkontoret jobbet tett med programmene for å konkretisere beskrivelsen av respektive effektmål og sikre at disse er målbare og kan legges til grunn i en gevinstrealiseringsplan. Dette arbeidet vil forsterkes inn i 2014 og oppdaterte effektmål vil bli behandlet i alle programstyrer og fornyingsstyret i løpet av første tertial. 6. Status på fremdrift i programmene har samlet sett en god fremdrift, men programmene melder noen avvik pr 15. januar 2014. ligger per 27. januar 2014 an til et forbruk i tråd med budsjett. har rapportert en høy risiko i Laboratoriedataprogrammet gjennom høsten 2013. Situasjonen i dette programmet har nå bedret seg, og programmet leverer i henhold til revidert planverk, med leveranser i tråd med behovene til nytt østfoldsykehus. Leveranseplanen for programmet er dog på kritisk linje. Risikoen for forsinkelse i Radiologiprogrammet har økt på grunn av forsinkelser i leveranser fra programvareleverandøren. Dette medfører en utsettelse av oppstart på Sykehuset Innlandet HF, og 10 datterselskap. I tillegg leveres sykehustjenester i regionen av privateide sykehus, etter avtale med. 3
med fire uker. Radiologiprogrammet utarbeider nå en konsekvensvurdering for innføringsplanen for øvrige foretak, som vil være på ferdigstilt i midten av februar. Klinisk dokumentasjonsprogrammet og prosjekt for innføring av DIPS ved Oslo universitetssykehus HF melder om enkelte forsinkelser på integrasjoner og konvertering, men vurderer at dette foreløpig ikke påvirker leveransedato i oktober 2014. Digital samhandlingsprogrammet har i sum god fremdrift. Her kan vi blant annet trekke frem arbeidet med å etablere elektroniske pleie og omsorgsmeldinger mellom helseforetakene og kommunale enheter. Helse Sør Øst har over halvparten av sine kommuner i gang med elektronisk meldingsutveksling, noe som er langt foran øvrige helseregioner. Programmene for Virksomhetsstyring og Infrastrukturmodernisering går stort sett etter plan. For øvrige prosjekter knyttet til nytt østfoldsykehus henvises det til rapportering fra Prosjekt Nytt Østfoldsykehus. Status for hvert program per 15. januar 2014 oppsummeres i tabellen under: Program Klinisk dokumentasjon (RKD) Radiologi (RAD) Laboratoriedata (LAB) Digital samhandling (DIG) Virksomhetsstyring (VIS) Infrastrukturmodernisering (IMP) Status nov. 13 G Status des. 13 R G G Tabell 1: Status hvert program (hentet fra statusrapport 15. januar 2014) 7. Status på økonomi Det er en grunnleggende forutsetning for gjennomføringen av å sikre budsjettbalanse ved årsslutt. I oktober ble det vedtatt at i 2013 kunne omdisponere driftsmidler til investeringsmidler. Samtidig ble det iverksatt tiltak mot satsningsområdene i. Resultatet viser at oppnådde god budsjettbalanse i 2013 som vist i tabellen under, med et underforbruk på totalt 4,6 MNOK. Program/ Satsningsområde Regnskap 2013 Samlet Investering Drift Prognose 30.11.13 Avvik Påløpt 31.12.13 Prognose 30.11.13, og 10 datterselskap. I tillegg leveres sykehustjenester i regionen av privateide sykehus, etter avtale med. 4 Avvik Påløpt 31.12.13 Prognose 30.11.13 Klinisk dokumentasjon 401,6 406,4 4,8 364,0 368,8 4,8 37,6 37,6 0,0 Radiologi 50,9 54,4 3,5 45,4 49,2 3,8 5,5 5,2 0,3 Laboratoriedata 44,7 42,3 2,4 33,2 29,4 3,8 11,5 12,9 1,4 Digital Samhandling 36,0 43,3 7,3 23,7 30,9 7,2 12,3 12,4 0,1 Virksomhetsstyring 129,6 131,5 1,9 108,4 111,3 2,9 21,2 20,2 1,0 Infrastrukturmodernisering 258,1 254,8 3,3 210,2 206,7 3,5 47,9 48,1 0,2 SP IKT SØK 153,0 153,0 0,0 121,0 121,0 0,0 32,0 32,0 0,0 Øvrige 341,6 334,4 7,2 332,0 324,6 7,4 9,6 9,8 0,2 SUM 1 415,5 1 420,1 4,6 1 237,9 1 241,9 4,0 177,6 178,2 0,6 Avvik
Tabell 2: Sammenstilling hvert program/satsningsområde i Den totale rammen for IKT i Helse Sør Øst RHF i 2013 var på 1 152 MNOK i investeringer og 373,8 MNOK i driftsmidler. Resultat regional IKT portefølje 2013 Investering Drift Total Budsjett 2013 Regional portefølje 1 152,0 373,8 1 525,8 hvorav 1 237,9 177,6 1 415,5 Øvrige IKT aktiviteter 4,9 88,5 93,4 Underforbruk 2013 90,9 107,7 16,8 Tabell 3: Resultat regional portefølje 2013 Totalt resultat for 2013 for samlet regional IKT portefølje viser et negativt avvik på investeringsmidler på 90,9 MNOK og et positivt avvik på driftsmidler på 107,7 MNOK. Investeringsmidler og driftsmidler sett under ett gir et mindre forbruk på 16,8 MNOK mot budsjettramme. Revidert nasjonalbudsjett ga en øremerket tildeling til Helse Sør Øst RHF på 37,8 MNOK knyttet til raskere innføring av elektroniske meldinger. har brukt 21 MNOK av tildeling i 2013 og resultatet på 16,8 MNOK overføres til 2014. For budsjett og tildeling 2014, se tidligere fornyingsstyrets sak 4313 Gjennomføringsplan og budsjett 2014 samt sak 0414 Budsjett 2014 og økonomisk langtidsplan 2015 2018. 8. Status på risiko Det vurderes at per 15. januar 2014 fortsatt har en middels til høy risikoprofil. Den høyeste risikoen er faren for en lavere gevinstoppnåelse enn forventet. Dette skyldes hovedsakelig at arbeidet med etablering av regionale standarder innenfor de enkelte programområdene utfordres av tidspress innenfor de enkelte programmene. Høye krav til leveransedato for blant annet DIPS ved Oslo universitetssykehus, laboratoriedatasystem i Sykehuset Østfold og leveransene fra Radiologiprogrammet gjør det nødvendig og i enkelte tilfeller avvike fra regional standard. Risiko for forsinkede på leveranser fra Infrastrukturmodernisering og Laboratoriedata er redusert fra høy til medium/høy. I tillegg er det vurdert økt risiko (medium) for at drift og forvaltning ikke er tilstrekkelig etablert ved program og prosjektslutt. Det jobbes med tiltak innen alle risikoområdene. 9. Tiltak, satsninger og forbedringer Det jobbes i med kontinuerlig forbedring av programmets gjennomføring, samt tiltak knyttet til programmets risiko. For første halvår i 2014 har fornyingsstyrets programkontor særlig oppmerksomhet på følgende fire områder for forbedring. Gevinstrealisering og standardisering Arbeidet med å forbedre gevinstrealiseringen startet i 2013 og vil bli videreført inn i 2014. Det har vært mer krevende enn forutsatt å få definert klare gevinstmål og planer for programmene. Det er iverksatt tiltak for å øke modenheten i programmene på dette området, samt sikre konsistens i tilnærming på tvers av programmer. På kort sikt legges det vekt på å tydeliggjøre og, og 10 datterselskap. I tillegg leveres sykehustjenester i regionen av privateide sykehus, etter avtale med. 5
konkretisere programmenes effektmål. På den måten gjøres programmene i stand til å måle fremdrift og risiko mot endelig måloppnåelse på en bedre måte. Det vil også utarbeides en gevinstrealiseringsplan for det enkelte program og prosjekt, samt for som et hele. Et viktig premiss for gevinstarbeidet er målsetningen om standardisering av arbeidsprosesser og løsninger, og det er utarbeidet eller er under utarbeidelse standarder for store deler av Digital fornying. Som beskrevet under risiko er det krevende å balansere krav til fremdrift med krav til etablering og forankring av standardene i helseregionen. Det arbeides med å finne tilnærming som gir tilstrekkelig forankring, samtidig som fremdriften opprettholdes. Gjennom 2014 vil arbeidet rundt implementering av standardene i de ulike helseforetakene få større oppmerksomhet. Risikostyring har satt risikostyring i programmet som det viktigste området for forbedring for 2014. Situasjonen ved utgangen av 2013 er at programmene ikke har konsistent tilnærming og strukturering av risiko. Konsekvensen har vært at det har vært krevende å aggregere og sammenstille risiko på et programnivå. I løpet av første halvår 2014 vil tilnærming til risikostyring og rapportering forbedres. I dette vil det vektlegges at risiko rapporteres og følges opp på en konsistent måte på tvers av hele programmet. Risiko vil bli målt mot programmets hovedparametere kostnad, tid, kvalitet og gevinstoppnåelse. Leverandøroppfølging For alle s programmer er avhengigheten til enkelte sentrale leverandører stor. Det er blitt identifisert forbedringspotensial knyttet til både kontrakts og leverandøroppfølging i programmet. Særlig vil erfaringer fra laboratorieprogrammet og radiologiprogrammet vektlegges i forbedringene. Det bli både bli vektlagt forbedringer for å sikre at at partene er godt avstemt på mål og leveranser og forhold som knytter seg til ivaretakelse av Helse Sør Øst interesser i samarbeidet. Arkitektur Kompleksiteten i er svært høy og setter store krav kontroll på avhengigheter mellom de enkelte programmene. Gjennom 2013 har det blitt etablert programarkitekter for de enkelte programmene og en koordinerende funksjon i fornyingsstyrets programkontor. I 2014 vil denne funksjonen bli videreutviklet slik at strukturert kunnskap om avhengigheter og krav i løsningene inngår på en bedre måte i beslutningsunderlag for styringen av., og 10 datterselskap. I tillegg leveres sykehustjenester i regionen av privateide sykehus, etter avtale med. 6