Trondheim kommunerevisjon Rapport 4/2015-R Rapport etter gjennomført revisjon for regnskapsåret 2014 - revisjonsforskriftens 4
Forord Denne rapporten oppsummerer Trondheim kommunerevisjon årets regnskapsrevisjon av kommuneregnskapet. For regnskapsåret 2014 har Trondheim kommune mottatt en normalberetning, det vil si en revisjonsberetning uten presisering eller forbehold. Innholdet i denne revisjonsrapporten er knyttet til nummererte forhold som skal komme administrasjonen og kontrollkomiteen til kunnskap i henhold til 4 i forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. Revisjonen håper at vårt bidrag i denne rapporten vil være nyttig i forbindelse med rådmannens løpende arbeid med kommunens økonomiske og administrative interne kontroll. Målgruppene for vår rapportering er administrasjonen og kontrollkomiteen. Rapporten behandles i kontrollkomiteens møte den 4. mai 2015. Revisjonen takker for samarbeidet i regnskapsåret 2014, og imøteser et svar innen 1.9.2015. Trondheim, 21. april 2015 Per Olav Nilsen Revisjonsdirektør Svein Kato Isaksen fagansvarlig regnskapsrevisjon
Konklusjon og revisjonsberetning 1 Konklusjon og revisjonsberetning 3 Vi har gjennomført revisjonen for regnskapsåret 2014 for Trondheim Kommune. Vår oppgave er primært å uttale oss om årsregnskapet, opplysningene i årsberetningen om årsregnskapet, uttale oss om disponeringene er i henhold til budsjettvedtak og at budsjettet stemmer med regulert budsjett. I tillegg er det revisjonens oppgave innenfor god kommunal revisjonsskikk å gjennomgå kommunens formuesforvaltning og regnskaps- og intern kontrollsystemer. Det må understrekes at svakheter i regnskapssystemet og den interne kontroll kan medføre misligheter som våre normale tester ikke nødvendigvis avdekker. Denne rapporten omhandler forhold som revisor har vurdert som vesentlig, og som følgende skal påpekes skriftlig overfor kontrollkomiteen og kommunens administrasjon. Disse forhold skal administrasjonen journalføre som nummerert brev. Dette følger av forskrift om revisjon i kommuner og fylkeskommuner mv. 4. Rapporten omhandler i første rekke områder der vi mener at intern kontrollen har vært mangelfull, og i en viss grad mangelfull over noen år. Ellers omhandles Ikke-korrigerte feil i årsregnskapet for 2014 relatert til refusjonsområdet. Forholdene har ikke fått konsekvenser for revisjonsberetningen i 2014.
4 Merknader i forhold til revisjonsforskriften 4 2 Merknader i forhold til revisjonsforskriften 4 Lønnsområdet Manglende løpende avstemming av lønnsrelaterte balansekonti BLUEGARDEN God intern kontroll knyttet til regnskapsavleggelsen innebærer blant annet løpende avstemming av vesentlige balansekonti. På lønnsområdet er dette spesielt viktig da flere balansekonti gjelder mellomværende med ansatte eller skattemyndighetene. Nytt lønnssystem, Bluegarden, ble innført fra 1. april 2014, og balansekontoene relatert til systemet har ikke vært underlagt løpende avstemming frem til årsavslutningen 2014. I følge administrasjonen har det ikke vært klarlagt hvem som har ansvar for løpende avstemming av nevnte konti. For eksempel var bankkonto for trekkinnskudd ikke opprettet i regnskapet. Andre konti som normalt burde vært avstemt per termin er skyldig arbeidsgiveravgift, skyldig skattetrekk/påleggstrekk mv. Balansekonti som ikke er avstemt per 31. desember 2014 I følge bokføringsregelverket skal det foreligge dokumentasjon for alle balanseposter med mindre de er ubetydelige. Kommunen benytter systemet Balancer for å dokumentere saldi på balansekonti. Det foreligger ikke dokumentasjon i Balancer for følgende balansekonti pr. 31. desember 2014: Konto 213 080 1901 Tilbakeført netto lønn - kr 1 831 755 Konto 213 080 1902 Tilbakeført netto BBs/FB kr 62 644 Konto 213 080 1926 BG-Ferieforskudd - kr 44 700 Konto 213 080 1927 BG-Forskudd lønn kr 793 309 Konto 213 080 1900 Avregning lønn - kr 142 870 Konto 232 080 1920 BG- netto utbetalt - kr 595 268 Konto 232 890 0931 Opplysningsfond - kr 66 471 Konto 232 890 1949 BG-andre lønnstrekk kr 43 860 Dette er balansekonti knyttet til både gammelt og nytt lønnssystem. Rutiner knyttet til refusjon av fødselspenger og sykepenger Det ble innført et nytt lønnssystem fra 1. april 2014. Utestående fordringer overfor NAV fra gammelt lønnssystem (NLP) ble konvertert til nytt lønnssystem. Personaltjenesten ved refusjonsteamet har i 2014 hovedsakig hatt fokus på å få sendt inn krav til NAV innen fristene for foreldelse, men de har ikke fulgt opp fordringene på en tilfredsstillende måte. Dette har medført en økning av utestående krav overfor NAV, hvor de eldste kravene er fra 2011. Det er derfor økt risiko for at enkelte krav må tilbakeføres på grunn av for eksempel manglende
Merknader i forhold til revisjonsforskriften 4 5 dokumentasjon eller rettigheter, og revisjonen ba derfor Regnskapstjenesten foreta en skjønnsmessig vurdering om gamle refusjonskrav er reelle krav. Det ble foretatt en regnskapsmessig avsetning for tap på krav på 3,75 millioner kroner. Revisjonen mener at rutinene på dette området må forbedres, ved månedlig oppfølging av differanser mellom søkt og mottatt refusjon. Det nye lønnssystemet Bluegarden periodiserer beløp kun frem i tid. Det ble satt frist til den 23. desember 2014 for å anordne refusjonsinntekter for 2014. Refusjonsteamet rakk imidlertid ikke å refusjonsbehandle alle krav innen denne fristen, og det ble på bakgrunn av innspill fra revisjonen anordnet 9,3 millioner kroner i regnskapet for 2014, som gjelder refusjonskrav for 2014 som er inntektsført i januar 2015. I tillegg ble det i februar 2015 inntektsført 4,1 millioner kroner som gjelder 2014 og som ikke inngår i anordnet beløp. Et annet forhold er at både Personaltjenesten og Regnskapstjenesten mener det er uklart hvem som har ansvaret for å avstemme balansekonti knyttet til refusjoner. Ifølge enhetene er balansekonti derfor ikke løpende avstemt i 2014. I forbindelse med årsavslutningen for 2014 ble det ikke tatt ut differanseliste mellom søkt og mottatt refusjon per 31. desember 2014 i rett tid og det er derfor ikke mulig å konkludere med at refusjonskrav i regnskapet er i henhold krav i lønnssystemet. Når det gjelder balansekonti fra NLP er disse nullstilt med unntak for konto 232 080 1906, hjelpekonto fravær, som viser en debetsaldo i balansen på 6,7 millioner kroner per 31. desember 2014, som mest sannsynlig må utgiftsføres i 2015. Merverdiavgiftsområdet Avstemming av balansekonti merverdiavgift I 2013 tok vi opp i brev til administrasjonen at det var en del svakheter omkring avstemmingene av så vel ordinær merverdiavgift som momskompensasjon. I møte med regnskapstjenesten ble det presisert at det må sørges for å få rutiner for avslutningen de terminvise oppgjørene, slik at til gode/skyldig avgift tilflyter egne balansekonti (såkalt oppgjørskonti), og at de øvrige momskontoene nullstilles. I dialogen var vi også innom rutiner for autorisering av adgang til å åpne avsluttede terminer. Regnskapstjenesten var enig i dette, og skulle sette inn tiltak på området i 2014. I løpet av 2014 er det blitt god kontroll på kompensasjonsområdet. Adgangen til å bokføre på avsluttede regnskapsperioder har blitt mer begrenset, og risikoen for bokføring på avsluttede regnskapsperioder som påvirker momsoppgjørene er mindre. Balansekonti vedrørende ordinær merverdiavgift per 31. desember 2014 var etter vår vurdering ikke tilstrekkelig avstemt når regnskapet for 2014 ble avlagt i februar. Årsaken går hovedsakelig på at deler av saldoene ikke var avklart ned hensyn til om hvorvidt deler av saldoen gjelder skyldig, ikke betalt moms eller om det gjelder feil som ikke vil ha noen innvirkning i forhold til oppgjør med avgiftsmyndighetene. Revisjonen har i etterkant etterlyst en slik avstemming. Like før avleggelse av revisjonsberetning har vi fått en avstemming, men denne er etter vårt syn ikke konkret nok på hva avvikene består av. Vi konkluderer med at saldoene på de aktuelle balansekontiene vedrørende merverdiavgifter ikke har vært terminvis avstemt i løpet av året 2014. Alle balansekonti som ikke er uvesentlige skal være avstemt 31. desember. Det skal svært mye til for at balansekonti som har sammenheng med skatter og avgifter regnes som uvesentlige.
6 Oppsummering nummerert rapport 2014 3 Oppsummering nummerert rapport 2014 Vi ønsker å presisere at punktene som omtales ovenfor er ment som konstruktive innspill til kommunens ledelse i arbeidet med å påse at kommunens virksomhet, regnskap og formuesforvaltning er gjenstand for betryggende kontroll. Deres om det er spørsmål eller uklarheter i forbindelse med rapporten eller andre forhold, vennligst ta kontakt. Rapporten behandles i kontrollkomiteens møte den 4. mai 2015. Vi ber rådmannen om en tilbakemelding på denne rapporten innen 1.9.2015.