Brukerveiledning for Agresso Self Service Parkere, dele rad, videresende og fordele UiT Norges Arktiske Universitet Version 1.0 Avdeling for Økonomi Regnskapsseksjonen 18.07.2013 Andrés Maldonado Førstekonsulent 0
Innhold Avanserte handlinger... 2 Oversikt over avanserte handlinger... 2 Parker... 3 Del rad... 6 Videresend... 8 Fordeling... 11 1
Avanserte handlinger Du får en avanserte meny under Detaljer Leverandørfaktura når du klikker på OBS!: Eksempelet er gjort på trinnet Innkjøpsattestant, men virker på samme måten som på trinn Ansattnummer, Avtalenummer, Varemottaker eller Budsjettdisponent. Oversikt over avanserte handlinger Bruk denne for å slette en rad. Husk å merke av raden med kryss helt til venstre i raden Godkjenne rader. Dersom du bruker denne knappen må du velge videre. for å gå Avviser rader. Dersom du bruker denne knappen må du velge videre. for å gå Parkerer fakturaen. Man må legge til en kommentar. Dersom du bruker denne knappen må du velge for å gå videre. Brukes for å dele kostandslinjene. Etter å ha delt raden må du godkjenne den ved å klikke på knappen Videresender faktura rader til andre. Dersom du bruker denne knappen må du velge for å gå videre. Fordeler faktura rader til andre med mulighet for å godkjenne dem på nytt. Etter å ha fordelt raden må du godkjenne den ved å klikke på knappen Tilbakestiller alle valg til utgangspunktet. 2
Parker Dette valg brukes dersom man ønsker å parkere kun en eller noen av de kostandslinjene på grunn av manglende grunnlag for å godkjenne, det har kommet en feil fra leverandøren eller man vil se på dette etterpå. Slik man gjør dette: 1. Kryss av den raden du ønsker å parkere og klikk på 2. Du ser nå at den raden valget har fått statusen Parker 3. Nå må du legge til en kommentar som forklarer til andre hvorfor du har parkert kostandsraden. 3
Godkjenne bilag med en parkert konteringslinje For å godkjenne bilaget, må alle konteringslinjene ha en gyldig behandlingsstatus under kolonnen status. Slik gjør du: 1. Kryss av alle konteringslinjene og gi dem en av disse gyldige behandlinger. a. Godkjenne b. Videresend c. Parker (her må du huske å legge til en kommentar) I dette tilfelles mangler det å gi en behandlingsstatus til raden kontert på konto 6801. Slik gjør du: 1. Hvis raden kontert på konto 6801 er OK, kryss av den og klikk på Slik dette sees ut: Nå er du ferdig for å godkjenne bilaget med de endringene du har laget. Husk å legge til en kommentar på den parkerte raden. Klikk på knappen for å godkjenne bilaget og sende det videre på arbeidsflyt. 4
Hvordan dette ser ut på arbeidsflyt OBS!: Eksempelet er gjort på trinnet Innkjøpsattestant, men virker på samme måten som på trinn Ansattnummer, Avtalenummer, Varemottaker eller Budsjettdisponent. Konteringslinje på konto 6801 Konteringslinje på konto 6803 (parkert konteringslinje) 5
Del rad Det vil ofte være behov for å splitte en faktura. Dette for å fordele den på ulike konti, avdelinger eller tiltak/prosjekt. Klikk på knappen for å få fram en ny konteringslinje. Man får da opp en ny rad for samme faktura, med den samme konteringen som den opprinnelige fakturaraden. I den nye konteringsraden angir man konteringen for det beløpet som skal trekkes ut fra den opprinnelige raden, beløpet angis i feltet Valutabeløp. Beløpet som angis her, trekkes automatisk fra i beløpet i den opprinnelige raden. Har man behov for å splitte opp ytterligere, klikker man på nytt på knappen. Også de beløp man angir i disse nye radene, trekkes fra i den opprinnelige raden. Fordeler man på ulike avdelinger, vil de ulike konteringsradene få hver sin arbeidsflyt, som kan være forskjellige fra hverandre. 6
Godkjenne bilag med en delt konteringslinje For å godkjenne bilaget, må alle konteringslinjene ha en gyldig behandlingsstatus under kolonnen status. Slik gjør du: 2. Pass på at du har skrevet et beløpt og en riktig konto på den delte raden. 3. Kryss av alle konteringslinjene og gi dem en av disse gyldige behandlinger. a. Godkjenne b. Videresend c. Parker (her må du huske å legge til en kommentar) Dersom du har klikket på Godkjenne, ser dette slik ut: Nå er du ferdig for å godkjenne bilaget med de endringene du har laget. Klikk på knappen for å godkjenne bilaget og sende det videre på arbeidsflyt. 7
Videresend Dersom du for eksempel har delt en rad og du ønsker å videresende denne spesifikke konteringslinjen til andre, fordi du vil at en annen person skal godkjenne denne delen av bilaget, så gjøres dette slik: 1. Kryss av den konteringslinjen du ønsker å videresende. 2. Klikk på knappen Du vil få opp et nytt vindu hvor man må velge en mottaker fra listen og legge til en kommentar. Klikk deretter på knappen Slik ser du nå detaljene på leverandørfakturaen: 8
Godkjenne bilag med en videresendt konteringslinje For å godkjenne bilaget, må alle konteringslinjene ha en gyldig behandlingsstatus under kolonnen status. Slik gjør du: 1. Pass på alle konteringslinjene har noen av disse gyldige behandlinger. a. Godkjenne b. Videresend c. Parker (her må du huske å legge til en kommentar) Kryss av den konteringslinje som mangler og godkjenn den ved å klikke på knappen Nå er du ferdig for å godkjenne bilaget med de endringene du har laget. Klikk på knappen for å godkjenne bilaget og sende det videre på arbeidsflyt. 9
Hvordan dette ser ut på arbeidsflyt OBS!: Eksempelet er gjort på trinnet Innkjøpsattestant, men virker på samme måten som på trinn Ansattnummer, Avtalenummer, Varemottaker eller Budsjettdisponent. Konteringslinje på konto 6801 Konteringslinje på konto 6803 (videresendt konteringslinje) 10
Fordeling Du kan benytte fordelingslisten for å fordele en eller flere konteringslinjer til en eller flere brukere. Fordelingsvalget bruker du når du ønsker å få tilbake oppgaven etter at den som du har sendt den til har behandlet den. Slik gjør du dette: 1. Velg den konteringslinjen du ønsker å fordele og klikk på knappen 2. Du får opp et nytt vindu med fordelingslisten Under Tilgjengelige brukere finner du en liste med alle de som kan du fordele oppgaven/konteringslinje til. Under Roller og brukere legger du til rekkefølgen av hvordan oppgaven blir behandlet. Dette betyr at oppgaven/konteringslinje n ligger allerede hos rollen W-IAAGRESSO. Alle som har denne rollen er eier av oppgaven nå. 11
3. Legg til brukere under Roller og brukere. Husk å legge deg til som sist for å få tilbake oppgaven igjen. 4. Klikk på OK når du er ferdig Oppgaven ligger allerede hos de som har rollen W- IAAGRESSO Nå blir oppgaven fordelt til Andrés Maldonado. Etter at Andrés Maldonado har godkjent oppgaven blir denne sendt tilbake til de som har rollen W-IAAGRESSO Verktøyknappene: Brukes for å flytte brukere fra/til Tilgjengelige brukere til/fra Roller og brukere. Brukes for å flytte opp eller ned brukerrekkefølgen for å behandle oppgaven. 12
Godkjenne bilag med en fordelt konteringslinje Etter å ha fordelt konteringslinjen må du godkjenne alle radene og lagre. Slik du gjør dette: 1. Kryss av alle radene og klikk på knappen 2. Klikk på for å godkjenne bilaget og sende det videre på arbeidsflyt. 13
Hvordan dette ser ut på arbeidsflyt OBS!: Eksempelet er gjort på trinnet Innkjøpsattestant, men virker på samme måten som på trinn Ansattnummer, Avtalenummer, Varemottaker eller Budsjettdisponent. Konteringslinje på konto 6801 (fordelt konteringslinje) Konteringslinje på konto 6803 14