Forsand kommune Personalkontoret Saksbeh Ref. Arkivkode Dato: Siw Kristin Sundheim 10/750-10 /K1-401 18.05.2011 RUTINE FOR ROS-ANALYSE VED OMSTILLING I FORSAND KOMMUNE ROS-analyse ulike typar risiko 1 Rutine...1 Rutine for ros-analyse ved omstilling i Forsand kommune...2 Innleiing risikovurdering ved omstilling:...2 Arbeidsgivar sin styringsrett eller endringsoppseiing?:...2 Gjeldande lov og forskrifter:...3 Framgangsmåte eit leiaransvar:...3 Tilhøve som skal bli kartlagd...5 Kartlegging av psykiske og organisatoriske tilhøve:...5 Risikoanalyse: skjema til utfylling:...6 Handlingsplan for oppfølging av risikoanalyse: (skjema for planlegging)...7 Forsand den 20.05.2011 Siw Kristin Sundheim personalrådgivar
RUTINE FOR ROS-ANALYSE VED OMSTILLING I FORSAND KOMMUNE Innleiing risikovurdering ved omstilling: Arbeidsgivar vil frå tid til annan ha behov for å omdisponere eller omorganisere arbeidstakarar. Dette kan vere grunna i arbeidsgivar sine forhold, eller på bakgrunn av arbeidstakar sine eigne forhold. Forsand kommune har med bakgrunn i dette utarbeidd ein rutine/prosedyre som skal sikre at arbeidsmiljøkonsekvensar og risikofaktorar blir kartlagt og vurdert ved omstillingsprosessar, slik at eventuelle risikofaktorar kan bli identifisert og eventuelle tiltak sett i verk. Med risiko meinast muligheitene for at noko uønska skal skje og kva for følgjer dette kan få for konkrete tilsette og resten av organisasjonen. Ei omstilling eller omorganisering kan i juridisk forstand få m.a. følgjande konsekvensar for dei tilsette: Mindre endringar som ikkje har konsekvensar for stillinga sitt grunnpreg og/eller endring av arbeidsstad. Vesentlege endringar som for eksempel endring av arbeidsstad og/eller stillinga sitt grunnpreg. Heile eller delar av arbeidsoppgåvene blir flytta over til andre personar/stillingar (rasjonalisering). Nedbemanning (nokon blir overtallige) og får om mogleg tilbod om anna passande arbeid. Arbeidsgivar sin styringsrett eller endringsoppseiing?: Ein grunnleggjande rett i alle arbeidsforhold er arbeidsgivar sin styringsrett, som gir arbeidsgivaren rett til å leie, fordele og kontrollere arbeidet. Styringsretten er avgrensa av ein rekke faktorar, som lov, tariffavtale og individuell arbeidsavtale som gjeld for det einskilde arbeidsforhold. Det er på det reine at arbeidsgivar kan foreta enkelte omdisponeringar og omorganiseringar i medhald av styringsretten. Dersom arbeidsgivar føretek ei omdisponering eller omorganisering som ligg utanfor styringsretten sine grenser, vil dette bli sett på som ei endringsoppseiing frå arbeidsgivars side. Det må då kunne dokumenterast at det føreligg ein sakleg grunn for omdisponeringa/omorg. og dei spesielle sakshandsamingsreglane i aml. Kap. 15 (opphøyr av arbeidsforhold) må være følgt. Eit tydeleg eksempel kan være viss arbeidsgivar omdisponerer ein sakshandsamar til å bli vaktmeister, eller ein leiar med personalansvar til å bli sakshandsamar, vil dette normalt ligge utanfor arbeidsgivar sin styringsrett. Ei slik avgjerd vil stride mot arb.miljølova sine formkrav til oppseiing, og kan difor bli ugyldig. Spørsmålet som difor bør bli avklart på eit tidleg tidspunkt i prosessen, er om endringa kan skje i medhald av arbeidsgivar sin styringsrett eller om ein må gå til endringsoppseiing av tilsette som er omfatta av omorganiseringa. Ein må då vurdere om endringane vil resultere i endring av arbeidsforholdet sitt grunnpreg. Det er ulike reglar som gjeld avhengig av om omorganiseringa kan skje i medhald av arbeidsgivar sin styringsrett, eller om endringa er så vesentleg at denne krev ei Rutinen er siste gong revidert den 20.05.2011 av SKS 2
endringsoppseiing etter aml. Kap. 15. Følgjande lov og forskrifter gjeld imidlertid uansett om omstillinga skjer i medhald av arbeidsgivar sin styringsrett eller det krev endringsoppseiingar: Gjeldande lov og forskrifter: Forskrift om systematisk helse, miljø og sikkerhetsarbeid 5 nr. 6. og arb.miljølova 2-1, 2,3, 3,1, 4-1 nr. 16-2, 7,2, 14-2 og 15-2. 3-1. Krav til systematisk helse, miljø- og sikkerhetsarbeid : d) Under planlegging og gjennomføring av endringer i virksomheten, vurdere om arbeidsmiljøet vil være i samsvar med lovens krav, og iverksette de nødvendige tiltak, 4-1. Generelle krav til arbeidsmiljøet: (1) Arbeidsmiljøet i virksomheten skal være fullt forsvarlig ut fra en enkeltvis og samlet vurdering av faktorer i arbeidsmiljøet som kan innvirke på arbeidstakernes fysiske og psykiske helse og velferd. Standarden for sikkerhet, helse og arbeidsmiljø skal til enhver tid utvikles og forbedres i samsvar med utviklingen i samfunnet. (2) Ved planlegging og utforming av arbeidet skal det legges vekt på å forebygge skader og sykdommer. 4-2. Krav til tilrettelegging, medvirkning og utvikling e) Det gis tilstrekkelig informasjon og opplæring slik at arbeidstaker er i stand til å utføre arbeidet når det skjer endringer som berører vedkommendes arbeidssituasjon. (3) Under omstillingsprosesser som medfører endring av betydning for arbeidstakernes arbeidssituasjon, skal arbeidsgiver sørge for den informasjon, medvirkning og kompetanseutvikling som er nødvendig for å ivareta lovens krav til et fullt forsvarlig arbeidsmiljø. Arb.miljølova 6-2 nr 4 stiller krav om at verneombodet skal tas med på råd om avgjerd som gjeld arbeidsmiljøet, og 7-2 nr 2 bokstav d, seier at AMU skal behandle planar som kan få vesentleg betyding for arbeidsmiljøet. Det må kome fram korleis risikovurderinga er gjennomført, eventuelt metoden som er nytta. (dokumentasjon). Framgangsmåte eit leiaransvar: Målsetting: Uansett er det viktig å ta vare på dei tilsette og sikre stabile og positive medarbeidarar etter endringsprosessen, samt bidra til ein produktiv bedriftskultur. Vi skal arbeide tett med organisasjonane under planlegginga, utføringa og etter utføringa av organisasjonsendringane. Leiar på det nivå der omstillinga blir planlagt skal syte for at det blir gjennomført ei risikovurdering ved planlegging av nye arbeidsoppgåver, omorganiseringar og prosjekt som har betyding for dei tilsette sitt arbeidsmiljø. Ved planlegging og utarbeiding av risikovurdering skal verneombod, tillitsvald og evt. andre tilsette delta. Den einskilde tilsette skal få tett oppfølging av næraste leiar. Ved spesielle behov blir bedriftshelsetenesta eller andre støttespillarar involvert som vegleiarar til einskildpersonar og/eller grupper av arbeidstakarar. Ei risikovurdering er enkelt sagt å undersøke kva som kan gå galt, kva man kan gjøre for å hindre dette, og kva man kan gjøre for å redusere konsekvensane dersom noko skjer. Rutinen er siste gong revidert den 20.05.2011 av SKS 3
For dei områda som blir omfatta av omstillinga, skal det gjennomførast ei risikovurdering. Risikovurderinga kan gjennomførast ved å stille følgjande spørsmål: Kva kan gå galt? Kva kan vi gjøre for å hindre dette? Kva kan vi gjøre for å redusere konsekvensen dersom noe skjer? Medfører omstillinga endra arbeidsmetodar? Medfører endringa opplæringsbehov? Medfører endringa nye datasystem/programvare? Medfører endringa nedbemanning? Medfører endringa at nokon utanfor organisasjonen overtek nokon av oppgåvene? Medfører endringa nye lokalar/infrastruktur? Framtidig bemanning i forhold til framtidige oppgåver? Medfører endringa andre forhold som ikkje er nemnt? På kva måte er informasjonen til dei tilsette ivaretatt? Kva for kriterium som skal leggjast til grunn ved eventuelt nedbemanning? Er det gitt ei konkretisering og oversikt over framtidige arbeidsoppgåver og lokalisering? Kva slags støttetiltak som skal gjennomførast for dei som må slutte, og dei som fortsetter i kommunen? Vil verneombodet og arbeidsmiljøutvalet sitt syn på saken skal være kjent når vedtak blir gjort? (er dette innarbeidd i saken?) På kva måte er medverknaden frå dei tilsette ivaretatt? Etter at risikovurderinga er gjennomført skal det bli utarbeidd ein handlingsplan med tiltak for å imøtekome dei negative konsekvensane for einskildtilsette og verksemda. Risikovurdering skal gjentakast ved langvarige prosessar i omstillingar. 1. Risikovurdering og handlingsplan skal handsamast i AMU. 2. På bakgrunn av kartlegging og risikovurdering skal følgjande være ivaretatt: Medverknad frå dei tilsette og verneombod (AMU) Informasjon til dei tilsette før, under og etter omstillinga. Handsaming av organisasjonsplan, kvalifikasjonskrav til stillingar og kriterium ved innplassering i stillingar Støttetiltak som skal gjennomførast for dei som evt. blir overtallige, mottek endringsoppseiing og dei som fortsett utan vesentlege endringar i sitt arbeidsfelt. Forsand den 20.05.2011 Siw Kristin Sundheim personalrådgjevar Rutinen er siste gong revidert den 20.05.2011 av SKS 4
TILHØVE SOM SKAL BLI KARTLAGD. Kartlegging av psykiske og organisatoriske tilhøve: (Dette skjemaet skal følgje som vedlegg til sak i AMU når sak om omstillinga/omorganiseringa skal bli handsama ). Uønska hending Planlagt tiltak Målsetting Auka sjukefråvær, tilsette som gruer seg til å gå på jobb Tidsfrist og ansvarleg: Gjennomført dato: Frykt for å miste jobben Frykt for tap av status, usunn intern konkurranse Manglande støtte, forståing, oppmuntring og omsorg frå leiar og kollegaer Mistenksomheit, mangel på tillit og respekt, einsemd, lite samarbeid, vern om eige arbeidsfelt og eigen kunnskap, mangel på utveksling av informasjon (manglande kunnskapsdeling) Samarbeids- og personkonfliktar Stress, for mykje nytt, for raske forandringar, manglande tryggleik Følelse av å få ting tredd ned over hodet frykt for ikkje å strekke til For lite eller for mykje ansvar, uklart ansvar, ansvar utan myndigheit Negativitet, aggresjon og frustrasjon Andre uønska hendingar? Rutinen er siste gong revidert den 20.05.2011 av SKS 5
RISIKOANALYSE: SKJEMA TIL UTFYLLING: Risiko- Analyse Aktivitet Eksempel: Maksdato sjukepengar Uønska hending Stad Årsak SANNSYN LIGHET for mykje utbetalt løn Lønn Manglande info 3 2 Konsekvens drift Konsekvens - økonomi Konsekvens - tenestekvalitet Konse kvens - hms 1-3 1-3 1-3 1-3 1-3 1-3 1-9 - Konsekvens - miljø Konsekvens - omdømme Risikonivå Prioritering
HANDLINGSPLAN FOR OPPFØLGING AV RISIKOANALYSE: (SKJEMA FOR PLANLEGGING) Uønska hending Planlagt tiltak Tidsfrist: Ansvarleg Gjennomført dato: Namn på deltakarar i arbeid med risikoanalysen: Planen gjeld for perioden Dato: Planen skal evaluerast innan dato:. Rutinen er siste gong revidert den 20.05.2011 av SKS 7