Referat Vår ref. Dato 2707/2016/471/1627BEKR 23.02.2016 Møte med tillitsvalgte Sted: K-salen Dato: 18.2.16 Klokkeslett: 12.30-14.30 Flg. møtte: Gunn Karin Olsen, Øyvind Haraldsvik, Roar Olden, Linda Johansen, Rita Sundet, Per Bjørn Eggen, Bente Kristiansen Forfall: Emil Raaen, Geir Aune, Per Rune Dragesæt, Nils Braa, Solveig Rasch Fjørtoft, Hege Hovd, Lene Kotte, Unn Kristin Listog Sundet, Rita Langvold, Inger Grete Skogen Sak 1. Evaluering av nedbemanningsprosessen. (Utgangspunkt for diskusjonene er utdelt oversikt over punkter i nedbemanningsprosessen. Dette ligger vedlagt til referatet. Utformet av personalsjef) 1. Informasjon og drøftingsplikt. Dokumentasjonskrav (referat/protokoll?) God og oversiktlig informasjon ut til ansatte. Opplevelse av at noen ledere ikke hadde lest informasjonen. Det er lovet (av rådmannen) og ønsket et felles møte med tillitsvalgte og ledere. Fortsatt en del ansatte som ikke har tilgang og passord til kommunal e-post. Kan alle ansatte få tilgang til mail på mobiltelefon? Ansatte må oppfordres til å lese mail regelmessig. Åpen og god dialog i drøftingsmøter. Informasjonen kunne ha vært bedre avslutningsvis (før tilbudsbrev gikk ut) Tillitsvalgte opplever å bli hørt i drøftingsmøtene. Selv om vi har vært uenige til tider, har det vært et godt samarbeidsklima i møtene. I avsluttende fase av nedbemanningsprosessen ble det diskutert hvorvidt vi skulle ha signatur fra partene på referatene. Personalsjefen viser til HA: Etter HA del B skal det settes opp et referat. Der skal det fremgå hvem som har deltatt på drøftingsmøter, og hva partene eventuelt ble u/enige om. Etter HA del C skal det settes opp protokoll hvor eventuelle avvikende syn fra de tillitsvalgte skal komme til uttrykk: 3.2.3: a)før bedriften treffer sine beslutninger i saker som angår arbeidstakernes sysselsetting og arbeidsforhold, skal de tillitsvalgte gis muligheter for å fremme sine synspunkter. I de tilfellene
bedriftsledelsen ikke finner å kunne ta hensyn til de tillitsvalgtes anførsler, skal den grunngi sitt syn. Fra drøftingene skal det settes opp protokoll som undertegnes av begge parter». KS anbefaler at vi følger HA og har signatur fra partene etter drøftinger. I drøftingsmøte 13.1.16 ble vi enige om at referatene fra avholdte drøftinger ikke behøvde signatur. Ved forhandlinger hvor det føres protokoll hvor vedtak skal signeres. Vi har hatt drøftinger, ikke forhandlinger. Det har ikke vært uenighet i de tiltak som arbeidsgiver har foreslått. Dersom det hadde vært uenighet i prosessen, hadde det vært aktuelt å skrive uenighetsprotokoll. Referatene har vært sendt ut til alle møtedeltakere for korrigering før de er lagret i ephorte. 2. Bemanningsplanen Ansatte fikk beskjed om å registrere sin kompetanse og tjenesteansiennitet allerede i mai i fjor. På det tidspunktet var det uklare meldinger fra ledelsen vedrørende nedbemanning. Det såkalte «skremmebrevet» fra kommunen var ment som en nøktern informasjon til ansatte. Bemanningsplanen skal gi arbeidsgiver oversikt over både kompetanse og ansattes ønsker i en nedbemanning. Fagforbundet mener at de ønskene som står gjengitt i bemanningsplanen neppe er skrevet med tanke på «annet passende arbeid» i en overtallighetsprosess, - kanskje heller som et ønske om økt kompetanse. Tidspunktet denne registreringen ble etterspurt på gjorde at både ledere og ansatte ikke forstod betydningen av registreringen og hva det skulle brukes til. I ettertid er det gitt flere frister på oppdatering av informasjon. Informasjon som legges inn skal også kvalitetssikres av leder. Tjenesteansienniteten ble gjenstand for diskusjon i prosessen. Vår egen rutine har gitt mulighet for tolkning, og dette er korrigert. (se vedlegg) Det er sendt ut informasjon til ledere om at ulønnet permisjon kun gir avkortning av tjenesteansiennitet. 3. AMU Nedbemanningsprosessen er lagt frem i flere møter i AMU i løpet av 2015. 4. Områder for nedbemanning Utvelgelseskretsene var skissert i budsjett og ble en direkte bestilling fra politikerne. I ettertid er det diskutert at det har vært uheldig å ha kun Botngård skole som en avgrenset krets. Det naturlige hadde vært å ha alle skolene som et arbeidsområde. I HTA 3.3 er det åpnet for å ha avgrensede arbeidsområder i en nedbemanning: «Ved innskrenkning/rasjonalisering skal, under ellers like vilkår, de med kortest tjeneste innenfor vedkommende arbeidsområde i kommunen/virksomheten sies opp først.» I denne runden kom det ikke til oppsigelser, - derfor så ikke tillitsvalgt behov for å endre denne beslutningen. Det er enighet om at det er en viktig del av prosessen å ha et avklart forhold til utvelgelseskrets. Å ha hele kommunen som en stor krets vil bli en uoversiktlig og svær prosess som også vil kunne «fortrenge» arbeidstakere på andre steder enn der sparetiltakene skal settes i verk. Det er blitt tydelig for alle at dette er et viktig punkt å drøfte ved en eventuell ny prosess. 5. Kriterier for utvelgelse. Tidlig i prosessen hadde arbeidsgiver behov for å sikre forsvarlig drift og et minimum av kompetanse også skulle være på plass etter nedbemanning. Kompetanse som kriterium for utvelgelse ble avslått fra tillitsvalgte. Vi kom til enighet om følgende: «Nåværende bemanningsplan og faglig forsvarlighet ligger til grunn for hvilke oppgaver den enkelte enhet skal slutte å utføre. Kriterier for utvelgelse av overtallige vil skje i følgende rekkefølge:
- Midlertidige ansatte uten rett til fast stilling - Tjenesteansiennitet (under ellers like vilkår, jf HTA 3.3) Det har vært enighet om at vi har tolket «like vilkår» som grunnpreget i stillingen, samme yrkesgruppe og eller arbeidsoppgaver. Vi har også sett betydningen i å ha tydelige retningslinjer for utregning av tjenesteansiennitet. 6. Drøftinger om alternative tiltak Har vært gjort i de enkelte drøftingsmøtene. 7. Styringsrett. En del av de omplasseringer («annet passende arbeid»)som er gjort i denne omgangen kunne arbeidsgiver ha gjort i kraft av styringsretten. Hos noen overtallige dreier det seg kun om å endre arbeidssted, eller å ha fått et tidsavgrenset vikariat. Når det er vesentlige endringer i arbeidsforholdet krever det at arbeidsgiver går i drøftinger med tillitsvalgte, - derfor ble dette gjort. Det har vært gjort omfattende «rydding i stillinger» rundt om i avdelingene. Det har vært en lærerik prosess for alle og vi er kanskje bedre forberedt ved en eventuell neste runde. 8. Overtallighetssamtale Utført hos samtlige 9. Forhåndsvarsel Sendt alle 10. Drøftingsmøter(individuelle) Avholdt med personalsjefen tilstede 11. Omplassering/tilbud Alle har fått tilbud om annet passende arbeid. 12. Interesseavveining Arbeidsgiver må strekke seg ekstra langt for å finne alternative løsninger ved oppsigelse. Det er to-tre stk som har takket nei til annet passende arbeid. 13. Oppsigelse. Frister har vært drøftet tidligere. Personalsjefen har også funnet følgende sitat fra Kommunenes personalhåndbok: «Oppsigelsesfrister i HTA og AML gjelder ved siden av hverandre, slik at den fristen som er lengst, skal anvendes. Fristene etter HTA regnes fra dato til dato, dog ikke med den dag oppsigelsen blir gitt. Dette gjelder bare så lenge tariffavtalens frister er lengre enn lovens frister.» Det er enighet om at fast ansatte skal sies opp i tråd med AML 15-3(4) «..og løper fra og med første dag i måneden etter at oppsigelsen fant sted.» 14. Fortrinnsrett
Arbeidstakere får beholde fortrinnsretten når tilbud om annet passende arbeid er et vikariat. (jfr siste drøfting) Sak 2. Tema som skal drøftes med tillitsvalgte hvert år: Hvordan kan vi planlegge disse møtene? Forslag: 1. Deltidsstillinger (mars) 2. Lønnspolitiske retningslinjer(hva gjør vi hvis konflikt?) (april) 3. Lønnspolitikk forberedelser til høstens lønnsoppgjør. (mai) 4. Gjennomgang av hovedavtalen- innleid ekstern foredragsholder (juni) 5. Lærlinger og evt. seniorpolitikk (august) 6. Lønnsforhandlinger (september?) Referent Bente Kristiansen personal- og organisasjonssjef 1. Vedlegg: «NEDBEMANNING» 2. Vedlegg: Korrigerte retningslinjer for tjenesteansiennitet i Bjugn kommune.
Vedlegg 1. NEDBEMANNING (jf. «Endring og opphør av arbeidsforhold», Allstrin, Brandshaug Dale og Østensvig) Grunnlag for oppsigelser- virksomhetens forhold: (saklighetskrav) - Reduksjon av personalutgiftene på grunn av virksomhetens økonomiske situasjon - Bortfall av arbeidsoppgaver på grunn av rasjonalisering - Bortfall eller vesentlige endringer av stillinger på grunn av omorganisering(endring av lederstruktur) 1. Behov for nedbemanning/omorganisering - Informere/drøfte så tidlig som mulig(ha) - Dokumentasjonskrav (referat/protokoll?) 2. Utarbeide bemanningsplan: Grunnlagsdokument for den enkelte enhet som gir oversikt over: Nåsituasjon: - Oppgaver - Antall ansatte - Kompetanse (egenerklæring) Etter endringer: - Reduserte oppgaver - Antall reduserte tilsatte - Nødvendig kompetanse 3. Behandling i AMU (AML 7-2(2) bokstav d) 4. Drøftingsmøte hvor nedbemanning skal skje (HTA 3.3: «Ved innskrenkning/rasjonalisering skal, under ellers like vilkår, de med kortest tjeneste innenfor vedkommende arbeidsområde i kommunen/virksomheten sies opp først.») 5. Kriterier for nedbemanning/innplassering (også ved bruk av styringsrett) 6. Drøftinger om alternative tiltak 7. Styringsrett (flytte arbeidstaker til andre oppgaver) 8. Overtallighetssamtale (evt. bruk av andre tiltak) 9. Forhåndsvarsel(Forvaltningsloven 16) 10. Drøftingsmøte(AML 15-1)
11. Omplassering/tilbud(AML 15-7) 12. Interesseavveining «sikkerhetsventil» 13. Oppsigelse 14. Fortrinnsrett
Vedlegg 2. Korrigerte retningslinjer for tjenesteansiennitet i Bjugn kommune. Revidert etter drøftingsmøte, 18.2.16 (med rødt) Avbrudd i tjenesten - Sammenhengende tjeneste: Har ansatt eller arbeidsgiver sagt opp stillingen og ansatt på senere tidspunkt tiltrer stilling i kommunen - gjelder ikke tjenestetid opptjent før oppsigelsen. Jfr. arbeidsmiljølovens 15-3 (2) og s. 247 i kommuneforlagets bok "Endring og opphør av arbeidsforhold". Hva regnes med i tjenesteansienniteten. Arbeid i kommunen - både fast og midlertidig tilsettingsforhold. Vedr. tilkallingshjelp - se nedenfor. Arbeid/oppdrag som lønnes som godtgjøring og ikke lønn: Medregnes ikke i tjenesteansienniteten. Dette gjelder bl.a. godtgjøring som støttekontakt, besøkshjem, politisk ombud, omsorgslønn). Lønnet permisjon: Beregnes i tjenesteansienniteten (f.eks. fødselspermisjon, utdanningspermisjon). Ulønnet permisjon: Teller ikke med - f.eks. permisjon ved overgang til ny stilling. Følgende ulønnede permisjoner teller allikevel med: Svangerskaps-, foreldre- eller omsorgspermisjon Fast ansatte som har avbrudd i tjenesten (permisjon uten lønn) for eks. på grunn av tjeneste hos annen arbeidsgiver, mister ikke sin tidligere opptjente ansiennitet. Den tiden arbeidstaker har vært fraværende kommer kun til fratrekk på den totale tjenesteansienniteten. Timelønnet arbeid/ekstrahjelp Tilkallingshjelp får tjenestetid beregnet i tjenestelønnsansienniteten dersom den ansatte i en periode over 1/2 år har vært i tjeneste i gjennomsnitt 14 timer eller mer pr. uke, Jfr 12.3 i Hovedtariffavtalens fellesbestemmelser. Tjenestetid hos annen arbeidsgiver Hvis et en kommunal tjeneste har fått overført personell fra annen arbeidsgiver som følge av sammenslåing av tjenester - teller tjenestetid opparbeidet fra forrige arbeidsgiver i den totale tjenesteansienniteten. Dette gjelder bl.a. sykehjem overført fra fylkeskommune til kommune og sammenslåing av fellestjenester som følge av Ørland/Bjugn samarbeidet eller det Fosenregionale samarbeidet. Utdanningsstilling: Lærling med lærekontrakt som mottar lønn fra kommunen får læretida beregnet i tjenestetiden. Andre som er utplassert, hospiterer, har praksisplass men ikke lønn fra kommunen, får ikke den ulønnede perioden godkjent i den kommunale tjenestetiden. Kartlegging av kommunal tjenestetid: Den kommunale tjenestetiden som fastsettes er ikke gjeldende før både ansatt og virksomhetsleder har signert kartleggingsskjemaet. Det er arbeidstakers ansvar å kunne dokumentere tjenestetiden som registreres i skjemaet. Deltakelse i militæret/hv: Ansatte som har deltatt i militæret eller heimevern i løpet av ansettelsesperioden, vil få godskrevet dette som ansiennitet.