Brukerveiledning. Henvisningsforløp somatikk

Brukerveiledning Henvisningsforløp somatikk Revidert 19.09. 2013

Sykehuset Østfold Oppfølging og kontroll av venteliste Side 2 av 21 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 HVORDAN REGISTRERE EN HENVISNING?...3 1.1 Fremgangsmåte ekstern henvisning, papir...3 1.2 Fremgangsmåte ekstern henvisning, elektronisk...4 1.3 Fremgangsmåte ø-hjelpshenvisning, elektronisk...5 1.4 Fremgangsmåte intern henvisning...8 1.5 Primærhenvisning...9 1.6 Sekundærhenvisning...9 1.7 Kontakt... 10 1.8 Tilsyn... 10 2 OVERHOLDE VURDERINGSFRISTEN... 10 3 FERDIG VURDERTE HENVISNINGER... 11 3.1 Oppmøtemåned (henvisninger til oppfølging)... 11 3.2 Hvordan skal pasient og henvisende instans informeres om henvisningens utfall?11 3.3 Mangelfulle henvisninger... 12 3.4 Feilsendte henvisninger i SØ... 12 3.5 Klage og purring fra nyhenviste pasienter... 12 4 TIMEINNKALLING... 13 4.1 Oversikt over alle kontakter, planlagt behandling... 13 4.2 Pasienter som ikke møter... 14 4.3 Innkalling på kort varsel... 15 4.4 Pasientbestemte utsettelser... 15 4.5 Kapasitetsbestemt utsettelse... 16 4.6 Pasienten ønsker å avslutte behandlingen... 16 4.7 Døde pasienter... 16 4.8 Avslutte ikke vurderte henvisninger pasientønsket... 16 4.9 Avslutte henvisningen pga. innlagt som øyeblikkelig hjelp... 16 4.10 Videresende henvisning til annet sykehus... 17 5 POLIKLINISK KONSULTASJON... 18 5.1 Sette ventetid sluttdato... 18 5.2 Definisjoner... 18 5.3 Avslutte henvisning og kontakt i konsultasjonsbildet... 18 5.4 Oversikt over polikliniske konsultasjoner inkl. uferdige... 18 6 INNLAGTE ELEKTIVE PASIENTER... 19 7 VENTELISTE... 19 7.1 Oversikt Frist start helsehjelp, rydding og vedlikehold... 19 7.2 Duplikat-kontakter... 19 7.3 Sortering i ventelisten... 19 8 STANDARDBREV I DIPS... 21 8.1 Feil utskrift av dokumenter/brev... 21 2

Sykehuset Østfold Oppfølging og kontroll av venteliste Side 3 av 21 1 HVORDAN REGISTRERE EN HENVISNING? 1.1 Fremgangsmåte ekstern henvisning, papir Henvisning stemples/skriver på dato med mottatt dato. Søk frem pasienten og åpne F7-bildet, (sjekk ev. adresse, fastlege, tolk og tlf.nr.i F5-bildet). Sjekk at pasienten ikke har åpen henvisning for samme sykdomstilfelle fra før. Dersom dette er tilfelle skal vurderende lege kontaktes, for å unngå flere åpne henvisninger for samme sykdomstilfelle. Finnes primærhenvisningen fra før, skannes og knyttes den sist mottatte papirhenvisningen til denne. Henvisningen sendes til legen via Henv. arbeidsgruppe for vurdering. Hak av for Haster i F7-bildet der det kommer frem av henvisningen at det haster med vurderingen. Henvisningen vises med rødt i skjermbildet Mine arbeidsoppgaver slik at legen raskt får oversikt over henvisninger det haster med å vurdere. Aktiver aktuell pasient og trykk F7 eller ikonet Trykk på Ny p.henv (primærhenvisning) 3

Sykehuset Østfold Oppfølging og kontroll av venteliste Side 4 av 21 Fyll inn riktig Avdelin, Seksjon og Lokalisering Fyll inn Datert = når papirhenvisningen er datert Mottattdato= når henvisningen er mottatt i SØ Henv. type ex Utredning Henv.av legen som har henvist pasienten Evt Ansiennitetsdato= dato for mottatt annet sykehus Henvisningsårsak Sjekk at henvisningen går til vurdering til riktig arbeidsgruppe Henv Trykk Send og lagre. Skann deretter inn henvisningen fra F7-bildet trykk Dokumenter og Skann henvisning/dokument Mottatt henv. skannes og knyttes til aktuell henvisning. Sendes til riktig henv. arb.gruppe til vurdering 1.2 Fremgangsmåte ekstern henvisning, elektronisk 4

Sykehuset Østfold Oppfølging og kontroll av venteliste Side 5 av 21 Elektroniske henvisninger legger seg som Eksternhenvisninger til vurdering i aktuell arbeidsgruppe Henv mottak Åpne henvisningen ved å dobbeltklikke på linjen for den aktuelle eksternhenvisningen. For elektronisk mottatte henvisninger, er mange felt automatisk fylt ut. Før henvisningen videresendes må disse feltene fylles ut: - seksjon - lokalisering - evt endre Henv.type Husk å fylle inn Henv fra type - Sett markør i Henv av og trykk tabulatortast. Henv fra type fylles da inn. Send henvisningen videre til riktig arbeidsgruppe for vurdering. 1.3 Fremgangsmåte ø-hjelpshenvisning, elektronisk 5

Sykehuset Østfold Oppfølging og kontroll av venteliste Side 6 av 21 Fastleger og avtalespesialister kan sende ø-hjelpshenvisninger elektronisk. Henvisningen legger seg direkte i alle journaldokumenter for aktuell pasient. I tillegg kommer et varsel til arbeidsgruppe Henv mottak som henvisningen er sendt til, som Varsel fra EDI-broker. Trykk på Varsel fra EDI-broker Dobbeltklikk på aktuell pasient - varselet åpner seg Sjekk at henvisningen ligger i pasientens journal. Trykk Utført, og varselet forsvinner. Knytt ø-hjelpsdokumentet enten ved å: Åpne aktuell henvisning via F7, Velg Dokumenter, Knytt dokument til henvisningen. Alle journaldokument (Ctrl+O) åpnes, velg riktig dokument/henvisning, dobbeltklikk eller trykk Velg 6

Sykehuset Østfold Oppfølging og kontroll av venteliste Side 7 av 21 Eller ved å: Velge Hent alle journaldokument Høyreklikk i linjen på Elektronisk henvisning. Velg Dokumentopplysninger Klikk så på kikkerten ved Knytt til henvisning Velg aktuell henvisning. 7

Sykehuset Østfold Oppfølging og kontroll av venteliste Side 8 av 21 1.4 Fremgangsmåte intern henvisning Opprette Fremkommer som henvisning gjennom journalnotat, for eksempel SO Notat, SO Henvisning Skrivetjenesten sender dokumentet til vurdering til overordnet henvisningsarbeidsgruppe Henv. mottak + avd. Dokumentet vises som Meldinger (Gule lapper) i arbeidsgruppen. Registrere Ved registrering av intern henvisning, må man forsikre seg om at den ikke allerede er opprettet. Alle interne henvisningsskjema, som ikke ligger som mal i DIPS, skannes og knyttes til aktuell henvisning i F7-bildet. Den som er ansvarlig for arbeidsgruppen registrerer henvisningen enten som: 1. Ny primærhenvisning 2. Sekundærhenvisning 3. Kontakt. Dersom den interne henvisningen ikke krever vurdering, opprettes ny kontakt som knyttes til primærhenvisningen. Dersom et journalnotat i DIPS fungerer som intern henvisning, knyttes dette dokumentet til aktuelle henvisning i F7-bildet. Henvisningen registreres som Ny primærhenvisningen som beskrevet over. Hak av for Haster i F7-bildet der det kommer frem av henvisningen at det haster med vurderingen. Henvisningen kommer frem med rødt i skjermbildet Mine arbeidsoppgaver slik at legen raskt får oversikt over henvisninger som det haster med å vurdere. 8

Sykehuset Østfold Oppfølging og kontroll av venteliste Side 9 av 21 Interne henvisningen vil komme som Meldinger (Gule lapper) i arbeidsgruppen Henv. mottak + avd Opprett en primær eller sekundærhenvisning som beskrevet over. Finn den interne henvisningen i alle journaldokumenter for å knytte denne til henvisningsbildet. Trykk på Dokumenter og Knytt dokument til henvisningen. Pasientens journal åpner seg. Marker riktig dokument og trykk velg. Dokumentet vil nå legge seg som et vedlegg øverst til høyre i henvisningsbildet. 1.5 Primærhenvisning Henvisning for utredning/behandling av nytt sykdomstilfelle fra o ekstern instans, f.eks. fastlege, privatpraktiserende spesialist, legevakt, kommunal helseog sosialtjeneste, NAV o intern avdeling i SØ Henvisning for kontroll og videre behandling/utredning fra annet sykehus: NB! Husk å sette ventetid sluttdato, bruk mottattdato. Det er mulighet for å åpne henvisningsperioden opptil 6 mnd etter at perioden er avsluttet. Det kan være aktuelt i spesielle tilfeller. Hovedregelen bør imidlertid være at vi i slike situasjoner får en ny henvisning fra fastlege, fordi det ofte er behov for supplerende medisinske opplysninger. 1.6 Sekundærhenvisning 9

Sykehuset Østfold Oppfølging og kontroll av venteliste Side 10 av 21 Sekundærhenvisning er henvisning fra avdeling internt i SØ til supplerende utredning/behandling som gjelder samme sykdomstilfelle som primærhenvisningen omfatter. Sekundærhenvisning opprettes kun dersom en spesialist fra annet fagområde må gjøre en vurdering av ønsket om supplerende utredning/behandling. Sekundærhenvisning knyttes til primærhenvisningen. De samme frister og rettigheter gjelder som for primærhenvisningen. Dersom det ikke er behov for ny vurdering for å kunne tilby time til pasienten, brukes ikke sekundærhenvisning, men det opprettes ny kontakt på aktuell primærhenvisning. I motsetning til en kontakt, kan en sekundær henvisning avslås. Tilsyn for inneliggende pasienter skal ikke registreres som henvisning. 1.7 Kontakt Dersom det er behov for supplerende undersøkelser for samme sykdomstilfelle, og dette ikke krever ny vurdering av spesialist, opprettes ny kontakt på primærhenvisningen. 1.8 Tilsyn Definert som medisinsk tilsyn på innlagt pasient gjøres på post. se prosedyre i EK: Tilsyn. Inneliggende pasient og Legetilsyn - annen spesialitet/avdeling. Tilsyn registreres i Medisinsk registrering (ctrl+m) under Tjeneste. Når pasienten må møte på poliklinikken, defineres dette ikke som tilsyn. I slike tilfeller opprettes en ny kontakt. 2 OVERHOLDE VURDERINGSFRISTEN Velg Vis Venteliste Til vurdering fra menylinjen. Dette gir oversikt over alle henvisninger som ligger til vurdering til valgte avdeling. Alle henvisninger skal vurderes innen 30/10 virkedager. Når dato har passert 25/8 virkedager, vil henvisningene bli markert med rødt. Henvisninger som er markert med rødt må snarest vurderes av behandler. Alternativt Velg Mine arbeidsoppgaver i henvisningsarbeidsgruppe under Henvisninger til vurdering og Eksternhenvisninger til vurdering. Gul markering betyr at fristen er utløpt. (bildet viser ikke reelle pasienter) Beskrivelse av oppfølging: Seksjonsleder (avd.sjef) har ansvar for å ha definerte personer som følger opp vurderingsfristen. Disse skal kontakte vurderende lege om at henvisningen må vurderes snarest når navnet står markert med rødt eller Gult. 10

Sykehuset Østfold Oppfølging og kontroll av venteliste Side 11 av 21 3 FERDIG VURDERTE HENVISNINGER 3.1 Oppmøtemåned (henvisninger til oppfølging) I all hovedsak skal det tilstrebes å direktebooke alle rettighetspasienter. Det betyr at pasienten skal få timeinnkallingen i første brev sammen med brevet om vurderingsutfallet (svar på henvisning). Dersom dette ikke er mulig, anbefales det å registrere tentativ måned i god tid før fristdato (avdelingsavhengig). Dette gjøres for å få oversikt over pasienter som må kalles inn i god tid før frist for start helsehjelp utgår. Tilstrebe direktebooking eller sette settes tentativ måned f.eks. 2 md. før frist Frist for start helsehjelp Se punkt 7.1 Visning av oppsett venteliste. 3.2 Hvordan skal pasient og henvisende instans informeres om henvisningens utfall? Standardbrev "Svar på henvisning" sendes pasienten og henvisende instans + sykehusets informasjonsbrosjyre "Retten til behandling". Brevene STD-PAS og HEN Rett/ikke rett til nødvendig helsehjelp. Dersom pasienten ikke settes på venteliste, men får time ved direkte booking, skal informasjon om vurderingen i brevet STD-PAS VEDL Rett/ikke rett til nødvendig helsehjelp (dir.booking) legges i samme konvolutt som innkallingsbrevet. Beskjed om time skal aldri skrives manuelt i brevene Svar på henvisning. NB! Det skal alltid brukes standardbrev i DIPS. Det er ikke anledning til å fjerne tekst i brevene. Legen sender en avvist henvisning som Henvisning til oppfølging til aktuell arbeidsgruppe, og sekretær kan hente den derfra. Ved avvist henvisning sendes standardbrev STD-PAS/HEN Avvist henv. Vurderende lege/behandler kan i tillegg velge å skrive eget brev til den enkelte pasient/henviser (SO Brev til/ang. pasient). Skrivetjenesten sender dikterte brev via EDI/posten. Papirhenvising eller utskrift av skannet henvisning følger med som vedlegg i brevet til henviser. Dette gjelder når kun standardbrevet brukes, for å sikre at det kommer tydelig frem hvilken henvising som avvises. SØ har et sørge for ansvar å innfri pasientens rett til utredning/behandling innen fastsatt frist. Det er utarbeidet to brev som skal benyttes ved kapasitetsproblemer: 1. Brevet sendes pasienten når vi har avtale med annen behandlingsinstitusjon om å overføre pasienten dit (samt tatt telefonkontakt med pas). Det vil være en fordel å sende brevet så fort som mulig etter mottatt henvisning slik at man ikke mister for mye ventetid og dermed unngår fristbrudd. Brev STD-PAS Fristbrudd info m/samtykkeerklæring. 11

Sykehuset Østfold Oppfølging og kontroll av venteliste Side 12 av 21 2. Informasjon til pasienten om å ta kontakt med HELFO når vi ikke har klart å finne annet behandlingssted. Pasienten skal også kontaktes pr telefon for å bli informert om eventuelle konsekvenser fristbruddet vil få. Brev STD-PAS Fristbrudd info om HELFO. 3.3 Mangelfulle henvisninger Sykehuset kan ikke avvise henvisninger som inneholder mangelfulle opplysninger. Vurderende lege må eventuelt innhente supplerende opplysninger før vurderingsfristens utløp. Eventuelt kan sekretær ta kontakt per telefon til henvisende instans. Supplerende opplysninger fra henviser, knyttes til aktuell henvisning. 3.4 Feilsendte henvisninger i SØ Det er viktig at feilsendte henvisninger sendes videre i arbeidsflyt til riktig avdeling. Vi må være oppmerksomme på vurderingsfristen, og henvisninger må derfor aldri sendes i retur til henvisende instans. Papirhenvisning Papirhenvisningen skannes først. Velg riktig avdeling, send deretter til riktig Henv. mottak arbeidsgruppe. Alternativt påføres henvisningen mottattdato og sendes med internpost til rett avdeling. Intern henvisning som ligger i en Henv.-arbeidsgruppe som Dokumenter til vurdering Velg Oppgave og Overfør i skjermbilde Mine arbeidsoppgaver og søk opp riktig Henv. mottak arbeidsgruppe. Henvisning registrert på feil avdeling i henvisningsbildet Åpne F7-bildet og trykk på knappen Viderehen.int eller endre avdeling. Endre avdeling og seksjon og send til riktig Henv. mottak arbeidsgruppe for vurdering. Det er også mulig å velge Oppgave og deretter Overfør.. 3.5 Klage og purring fra nyhenviste pasienter NB! Det må ikke opprettes ny henvisning eller sekundærhenvisning som følge av en purring eller klage så sant ikke klagen gjelder en avvist henvisning. Pasienter har mulighet for å klage både muntlig og skriftlig innen fire uker fra mottatt svar på henvisningen. Fristene følger av pasient og brukerrettighetsloven 7-5. Fristen for å klage til Helsetilsynet i fylket etter 7-2 er tre uker fra mottatt svar på henvisning. Dersom pasienten klager muntlig, og det ikke fremkommer tilstrekkelig nye opplysninger til at henvisningen kan vurderes på nytt, informeres pasienten om at henviser må kontaktes. Henviser må sende skriftlig purring med eventuelt nye opplysninger som kan være relevant for ny vurdering av frist. Når skriftlig purring mottas ved avdelingen, skannes den i DIPS og knyttes til eksisterende henvisning. Dokumentet sendes til vurderende lege for en fornyet vurdering. Skriv i kontaktårsakfeltet følgende: PURRING + dato UTEN FRIST eller MED FRIST + FRISTDATO brukernavn til den som har lagt inn opplysningene Man kan nå lett via ventelisten følge opp de pasienter som har purring dersom vurderende lege har gjort endringer uten å varsle sekretær. Det er viktig å fange opp hvilke pasienter som har fått en ny vurdering for å kunne sende nye brev. Hvis kortere frist, eller henvisningen endres fra nei til ja, skal eksisterende data i henvisningsbildet korrigeres av behandler. HUSK: Det er kun mulighet å endre i 12

Sykehuset Østfold Oppfølging og kontroll av venteliste Side 13 av 21 henvisningsbildet fra nei til ja og eventuelt kortere frist. Årsak skal også alltid dokumenteres. Det skal sendes nye standardbrev STD-PAS/HEN Uforandret ventetid eller Redusert ventetid til henvisende instans og pasient med beskjed om ev. endring av rettigheter eller frist. Her skrives: PURRING 20.02.2013. FRIST 10.05.2013. Ev. "IKKE FRIST. Kan enkelt følges opp i ventelisten. 4 TIMEINNKALLING Pasienter på ventelisten prioriteres slik: 1. Rett til prioritert helsehjelp og kontroller 2. Pasienter uten rett til prioritert helsehjelp Pasienten får innkallingsbrev med timeavtale. Når pasienten tildeles time per telefon, dokumenteres dette i kontaktårsak (ev. kommentar, den kommer ikke opp andre steder enn på ventelisten) på den aktuelle kontakten (F7). Skriv dato og brukernavn. 4.1 Oversikt over alle kontakter, planlagt behandling Det er viktig å ha oversikt over alle pasientens kontakter i SØ når man skal tildele time. Når pasienten er innlagt, er det viktig å sjekke om pasienten har time i nær fremtid. Husk å ev. avbestille kontakten. Trykk Vis i menylinjen og Planlagt behandling 13

Sykehuset Østfold Oppfølging og kontroll av venteliste Side 14 av 21 4.2 Pasienter som ikke møter Må registreres som ikke møtt fra oppmøteliste eller fra timeboken. Ikke møtt Dersom en pasient uten varsel ikke møter til planlagt konsultasjon/innleggelse/undersøkelse, skal ansvarlig lege/behandler sørge for at følgende blir gjort: Pasienten kontaktes evt per telefon for å avklare årsaken til manglende frammøte. Avgjøre om pasienten skal tilbys ny avtale, eventuelt tidspunkt for ny innkalling, eller om henvisningsperioden skal avsluttes. Diktere/skrive i journalnotat m/kopi til henviser (ev. fastlege) at pasienten ikke har møtt og hvordan manglende frammøte følges opp. Avgjøre om det skal sendes gebyr til pasienten for manglende frammøte. Gebyr Som hovedregel skal sykehuset sende regning tilsvarende egenandelen for manglende frammøte til timeavtale. Pasienter som har avtale ved lærings- og mestringssenteret omfattes også av ordningen. Pasienter som er fritatt for egenandel (også barn under 16 år) skal betale gebyr for ikke møtt. Pasienter som avbestiller mindre enn 24 timer før timen, av andre grunner enn sykdom, skal betale gebyr. Brev i retur Dersom brev kommer i retur, kontaktes pasienten per telefon. Dersom dette ikke lykkes, kontaktes henvisende instans. Det skal dokumenteres hva som er gjort ved å opprette ny versjon av brevet og påføre dato brevet er mottatt i retur til avdelingen. Skriv inn i kommentarfeltet til kontakten Brev mottatt i retur. Behandler skal avgjøre om pasienten skal settes opp til ny time. Hvis pasienten gir beskjed om at han ikke ønsker behandling, kan kontakt og henvisning avsluttes. Husk å skrive i kommentarfeltet i kontakten og velg riktig avsluttkode NB! Husk å sette inn ventetid sluttdato i henvisningen den fylles ikke inn automatisk. Brevene STD-HEN/PAS Avbestilt av pasient kontakt avsluttet sendes til henviser og pasient. 14

Sykehuset Østfold Oppfølging og kontroll av venteliste Side 15 av 21 4.3 Innkalling på kort varsel Dersom en pasient skal innkalles muntlig per telefon til planlagt konsultasjon/innleggelse på kort varsel, og man ikke får kontakt med pasienten, skal det dokumenteres tidspunkt og på hvilken måte man har forsøkt å oppnå kontakt (DIPS: Kommentar-feltet i kontaktbildet Planlagt behandling). Pasienter som gir beskjed om at de kan møte på kort varsel, skal registreres i DIPS. Huk av kort varsel dersom pasienten ønsker det. 4.4 Pasientbestemte utsettelser Skriv i avsluttkommentar i kontakten fyll inn dato, initialer og årsak. Sett inn riktig Avsluttkode (f.eks. pasientønsket avbest) og kontroller at rett kode er fylt ut i feltet Utsettelse (pasientbestemt eller medisinsk årsak). Dette er svært viktig slik at antall fristbrudd som rapporteres er reelle fristbrudd. Følgende utsettelseskoder kan benyttes: - Kapasitet (påfølgende behandlingssted) - Kapasitetsårsak (her) - Medisinske årsak - Pasient har ikke møtt opp - Pasientbestemt (IM/Velferd) - Pasienten har takket nei til annet behandlingssted enn sitt primære ønske - Velferdgrunner (Pasientbestemt) Utsettelse pas. bestemt og med. årsak må være registrert på en ikke-ordinært avsluttet kontakt med avsluttdato for kontakten før fristen, for at det ikke skal regnes som fristbrudd. En ikke-ordinært avsluttet kontakt er alle kontakter som ikke er avsluttet med avsluttkode ordinært avsluttet. Dersom pasienten har spesielle ønsker som SØ ikke klarer å etterkomme innen fristen, (f.eks. vil kun ha time hos kvinnelig lege), registreres dette som en pasientbestemt utsettelse. Dersom pasienten tilbys time over telefon og avslår denne, kan man registrere pasientbestemt utsettelse. Pasienten må ha minst 14 dagers varsel. Det har ingen betydning om pasienten avslår innkalling gitt per brev eller telefon. Gjelder også pr brev. Dersom pasienten ikke møter til en planlagt undersøkelse, f.eks. røntgen, skal det registreres som en pasientbestemt utsettelse på den polikliniske kontakten. Utsettelseskode skal i utgangspunktet kun settes på kontakter/timer som det av en eller annen grunn ikke blir noe av. Siden det er kontakter uten fast oppmøtetid som kommer opp på ventelisten, er det hensiktsmessig at utsettelseskoden registreres på denne åpne kontakten. Det er kun for å kunne se av ventelisten at pasienten har en utsettelse fra tidligere. Når pasienten får fast oppmøtetid, skal utsettelsen fjernes (det er ikke den timen som er utsatt). Utsettelseskode skal ikke settes på en kontakt/timen med fast oppmøtetid. 15

Sykehuset Østfold Oppfølging og kontroll av venteliste Side 16 av 21 Sjekk om feltet utsettelse er utfylt. Fyll inn opplysninger som nevnt ovenfor. Merk: Alle utsettelser av time som er pasientbestemte og medisinsk årsak, trekkes fra i antall fristbrudd og beregning av ventetid når det rapporteres. 4.5 Kapasitetsbestemt utsettelse Når sykehuset må avbestille pasientens time, skal det settes Kapasitetsårsak (her)t i feltet utsettelse. 4.6 Pasienten ønsker å avslutte behandlingen Hvis pasienten ikke ønsker behandling gjøres følgende: Avslutt kontakten, skriv årsak i kommentarfeltet og velg riktig avsluttkode. Dette kan f.eks. være pasientbestemt og behandlet annet sted/allerede behandlet. Det skal sendes brev både til henvisende instans og til pasient med beskjed om at pasienten er avsluttet ved SØ. NB! Husk å sette ventetid sluttdato i henvisningsbildet. 4.7 Døde pasienter Sjekk at henvisningen er avsluttet og ventetid sluttdato er registrert i henvisningsbildet. Henvisningsperioden vil automatisk bli avsluttet ved oppdatering i DIPS fra Folkeregisteret, ca hver 14. dag. Dette gjelder IKKE ventetid sluttdato denne må derfor settes manuelt. 4.8 Avslutte ikke vurderte henvisninger pasientønsket Henvisningen avvises og avsluttes med riktig avsluttkode. Brev sendes henviser og pasient. 4.9 Avslutte henvisningen pga. innlagt som øyeblikkelig hjelp Pasienten har time på poliklinikken, men blir innlagt som øyeblikkelig hjelp før den polikliniske timen. Timen på poliklinikken bortfaller fordi pasienten ble utredet/behandlet for aktuell problemstilling under innleggelsen. Henvisningen avsluttes med avsluttkode til Allerede behandlet eller Annen avdeling/omsorgsnivå. Husk å sette ventetid sluttdato. 16

Sykehuset Østfold Oppfølging og kontroll av venteliste Side 17 av 21 4.10 Videresende henvisning til annet sykehus Dersom en pasient som har startet utredning/behandling i SØ skal henvises til et annet sykehus, skal Opplysninger om mottatt henvisning (i SØ) alltid følge med pasientens henvisning ved viderehenvisning til annet sykehus. Åpne F7-bildet og aktuelle henvisning: Utskriften ser slik ut husk å fylle inn ventetid sluttdato manuelt dersom den er satt. 17

Sykehuset Østfold Oppfølging og kontroll av venteliste Side 18 av 21 5 POLIKLINISK KONSULTASJON 5.1 Sette ventetid sluttdato Behandler skal krysse av på legeregningskortet om pasienten er: Under utredning ventetid sluttdato settes ikke. Avklart / behandling startet / kontroll ventetid sluttdato settes. Ferdig ventetid sluttdato settes. 5.2 Definisjoner Under utredning Eksempel: Henvisningstypen er behandling, men pasienten tas inn til time for en kontroll/utredning før f.eks. operasjon. Ventetid sluttdato skal ikke settes før operasjonen er utført. Avklart / behandling startet / kontroll Behandling/utredning har startet i henhold til henvisningstypen ventetid sluttdato skal settes. Ferdig Pasienten er ferdig behandlet/utredet på SØ, og henvisningsperioden skal avsluttes. Sett ferdigbehandlet i konsultasjonsbildet. 5.3 Avslutte henvisning og kontakt i konsultasjonsbildet Dersom pasienten ikke skal tilbake til sykehuset for ytterligere konsultasjoner, skal henvisningen avsluttes fra konsultasjonsbildet. Velg koden Ferdigbehandlet i feltet Henvist til. Ventetid sluttdato blir automatisk satt lik konsultasjonsdato, og henvisningen blir avsluttet (F7-bildet). VIKTIG: Hvis pasienten ikke skal tilbake til ny kontroll, velges Ferdigbehandlet. Henvisning avsluttes automatisk. Ventetid sluttdato blir automatisk registrert lik konsultasjonsdato 5.4 Oversikt over polikliniske konsultasjoner inkl. uferdige 18

Sykehuset Østfold Oppfølging og kontroll av venteliste Side 19 av 21 Uferdiglisten skal sjekkes hver 2. dag. Det er viktig å sørge for at ventetid sluttdato er satt i uferdige konsultasjoner. Dette må gjøres for å ikke få fristbrudd på uferdige konsultasjoner som blir liggende over rapporteringsdato. 6 INNLAGTE ELEKTIVE PASIENTER Under en elektiv innleggelse må behandler ta stilling til om behandlingen faktisk er igangsatt og ventetid sluttdato kan settes. Dersom dato ikke er satt før utskrivelse, vil utskrivende lege få varsel i Mine arbeidsoppgaver om at ventetid sluttdato ikke er satt. 7 VENTELISTE 7.1 Oversikt Frist start helsehjelp, rydding og vedlikehold Generell rydding av ventelisten Velg Vis Venteliste Venteliste i menylinjen. Klikk i kolonnen Oppmøtetid for å sortere. Det skal alltid være utfylt tentativ måned for oppmøte når pasienten står på venteliste. Det bør ikke stå pasienter her med passert oppmøtetid. Det foreslås at det tas ut venteliste (med faste kolonner, se oppsett under) for 1 md. frem i tid med oversikt over hvilke pasienter som har frist i den gitte perioden, men som enda ikke har fått time. Denne listen gis til ansvarlig leder når alle ledige timer er fylt opp. Det er leders ansvar å finne løsninger for å hindre fristbrudd. Ved å klikke i kolonnen Pri.kontakt. vises oversikt over alle pasienter som er vurdert med hasteprioritet. Hvis dette feltet ikke er fylt ut, må dette sjekkes og fylles ut. Fagområde skal være utfylt på alle pasienter. På noen avdelinger er det hensiktsmessig at alle pasienter har utfylt Diagnosegruppe. 7.2 Duplikat-kontakter Ved å klikke på kolonnen Navn eller Fødselsdato, får man oversikt over alle kontakter til den enkelte pasient. Hvis det finnes duplikat-kontakter, må disse avsluttes. Når man åpner ventelisten og tar et grovt søk ved kun å søke på Avdeling, får man oversikt over feil utfylling av seksjon, fagområde ev. lokalisering. 7.3 Sortering i ventelisten Ventelisten under viser alle nyhenviste pasienter som venter på time med gitt fristdato frem i tid. Følgende kolonner (som hentes i Vis kolonneliste) anbefales å være med i ventelisten for å få en god oversikt: Fødselsdato Pasientnavn Rett til helsehjelp Oppmøtetid Frist for start helsehjelp Utredet: 0 viser pasienter hvor ventetid sluttdato ikke er registrert 1 viser at ventetid sluttdato er registrert Utsettelse: Opplysninger er hentet fra siste kontakt hvor vi har registrert f.eks. pasientbestemt utsettelse. Diagnosegruppe Behandler 19

Sykehuset Østfold Oppfølging og kontroll av venteliste Side 20 av 21 Kontaktårsak: Fritekst som brukes for å dokumentere f.eks. purringer, hvorfor pasienten er henvist. Kontakttype: Om pasienten skal til kontroll, behandling eller utredning. 20

Sykehuset Østfold Oppfølging og kontroll av venteliste Side 21 av 21 8 STANDARDBREV I DIPS Når henvisningen er vurdert, skal det alltid sendes brev Svar på henvisning til pasient og henvisende instans. Se egen liste over standardbrev som tilhører henvisning og venteliste. 8.1 Feil utskrift av dokumenter/brev Dette må dokumenteres: Åpne dokumentet. Trykk på Dokument og Dokumentopplysninger (Ctrl+i) Fjern opprinnelig dokumentbetegnelse. Skriv ny betegnelse. Dette vil bli synlig i Alle journaldokumenter. 21