Registreringsveiledning for AKSESJON i Primus

Registreringsveiledning for AKSESJON i Primus

Veilederen er utarbeidet av Arbeidsgruppe for registrering, digitalisering og tilgjengeliggjøring i Finnmark. Gruppen består av Gry Andreassen (Varanger museum) Elle Bals(RidduDuottarMuseat), Ingvild Bjørnå Pettersen (Deanu Varjjat Museatsiida), Daniela Kötter (Museene for gjenreisning og kystkultur), Merete Ødegaard (Verdensarvsenter for Bergkunst- Alta Museum) Monica Milch Gebhardt (prosjektleder og samlingsrådgiver i Finnmark). Vadsø, 2015 2

Innholdsfortegnelse 1 Åpning av aksesjonsmodulen... 4 1.1 Søke etter siste brukte nummer... 6 2 Oppretting av en aksesjon *... 6 3 Aksesjon*... 7 3.1 Innkomstdato... 7 3.2 Aksesjonsdato*... 7 3.3 Beskrivelse / innhold *... 7 3.4 Begrunnelse for inntak... 7 3.5 Betingelser for inntak... 7 3.6 Juridiske personer*... 8 4 Innhold *... 8 5 Historikk*... 10 5.1 Hendelser*... 10 5.2 Historikk... 11 6 Referanser... 11 7 Opplysninger... 12 7.1 Andre opplysninger intern... 12 8 Rettigheter... 13 8.1 Klausulering eller CC lisens... 13 9 Administrasjon... 14 10 Registrere objekt fra aksesjonsregistreringen... 15 11 Skrive ut liste over aksesjoner... 16 3

NB: Punkter med stjerne * MÅ fylles ut/ er obligatorisk 1 Åpning av aksesjonsmodulen Først åpnes aksesjonsmodulen for å innlemme nytt materiale i samlingen. Inntaket kan være en gave, et kjøp, et depositum, et funn, et bytte eller et innlån. Oftest vil det være en gave. Aksesjonen kan bestå av ulike objekttyper som arkiv, foto, gjenstand, kunst, lyd eller film. Aksesjonsnummeret må skrives inn manuelt, du må derfor søke etter siste brukte nummer (se nedenfor). 4

5

1.1 Søke etter siste brukte nummer Åpne Aksesjon 1 Er det mindre enn 90 dager siden du registrerte en aksesjon trykk på forstørrelsesglasset med pluss og du vil da få opp de siste 90 dagers aksjoner og vil se hvilket nummer som er brukt sist, for eksempel VAM2015-001 Aksesjonsnummeret består av Museumsidentifikator/årstall/bindestrek/løpenummer med tre siffer. 2 Er det mer enn 90 dager siden du registrerte en aksesjon må du gå inn på Aksesjon Utvidet søk og skriv inn museumsidikatoren ved ditt museum + trukeringstegnet %. Da vil du få opp alle registrerte aksesjoner. 2 Oppretting av en aksesjon * Trykk på toppmenyen Aksesjon (øverst i venstre hjørne) og velg Registrer ny fra undermenyen eller registrer ny ikonet (registrerings boks med plusstegn) Ny boks vises (se illustrasjon under) Aksesjonsnummer: skrives inn manuelt (museumsindikator/mellomr om/årstall/kolon/løpenumm er med tre siffer) Saksnummer brukes ikke Samling: velg museumssamlingen din, for eksempel Berlevåg havnemuseum Aksesjonstype: fyll inn gave, kjøp, funn, depositum etc. Trykk OK 6

3 Aksesjon* 3.1 Innkomstdato Dato når materialet kom til museet. Ved restanser / funn er dette vanskelig å vite, og i dette tilfellet ikke nødvendig å fylle ut. 3.2 Aksesjonsdato* Dato når materialet registreres i aksesjonsmodulen og tas inn i samlingen (dd.mm.åååå), skrives inn manuelt. 3.3 Beskrivelse / innhold * En kort beskrivelse av innholdet i aksesjonen i feltet Beskrivelse/ innhold for eksempel: Gjenstander og fotografier til utstillingen xxx eller Tematiske intervju, fotografier og gjenstander til prosjekt xxx eller Gjenstander og arkivalia mottatt fra xxx eller Gjenstander, Fotografisamling eller kunst, maleri, litografi el.l 3.4 Begrunnelse for inntak Dersom objektet er gave eller kjøp til museet legges denne informasjonen her også hvis det er del av et prosjekt. Begrunnelse fra innsamlingskomiteen kan klippes inn her. 3.5 Betingelser for inntak Eventuelle betingelser for inntaket skrives inn her. 7

3.6 Juridiske personer* Giver / eier sikker (rolle 21) er viktigste juridiske person. Dersom man ikke vet navnet på giver eller eier av objektet bør annen juridisk person føres opp, som for eksempel: Giver / eier, antatt, usikker (rolle 22) Finner (rolle 04) Innsamler (rolle 10 I) Bruker, ikke eier (rolle 60) Formidler (av objekt) (rolle 50) eller annet OBS! OBS! OBS! Søk først på personnavn i personregisteret før ny registreres! Registrer/søk etter personen ved å høyreklikke i dialogboksen til høyre for Navn. Velg deretter nye og søk etter navnet. Du kan skrive inn etternavn eller trunkere på etternavn i boksen Trunkering % (%etternavn%) Finnes ikke personen, velg Registrer ny juridisk person. Ny personregistrering skrives slik: Etternavn, Fornavn Mellomnavn (OBS komma og mellomrom!) Kontaktdetaljer skrives inn i personposten under Sted: Adresse Kommentar: telefon og e-post. Fyll inn alle detaljer om personen yrke, fødested, familie osv. For å kunne lagre personen må du fylle inn Rollekode til slutt. 4 Innhold * Innholdet i aksesjonen fylles inn i listen. (se illustrasjon) Alle objekter som legges inn i listen her knyttes sammen av aksesjonsposten. Fotografier, gjenstander, arkivalia knyttes sammen ved hjelp av aksesjonsnummeret. De ulike objekttypene, antall og Betegnelse/Motivbeskrivelse føres opp forløpende nedover. Objektene kan føres opp en og en, eller som en samling. Prioriter i forhold til objektenes relevans for samlingen og ressurser. Husk antall hvis du registrerer som samling. Trykk på + og skriv inn opplysningene Betegnelse/Motivbeskrivelse: Teksten skal begynne med det mest spesielle ved innholdet, og deretter mer generell informasjon. Dette for å raskt skille innholdet fra hverandre i en treffliste. Det skal ikke benyttes forkortelser og formen skal være lesbar, ikke bare stikkord. 8

Trykk + for å opprette en ny linje (evt for å stryke) husk for å lagre Intervjuer opprettes som Objekttype Opptak uavhengig av format. Fotografier opprettes som Objekttype Foto. Gjenstander opprettes som Objekttype Gjenstand. Kunst opprettes som Objekttype Billedkunst. Arkiv opprettes uten å fylle ut objekttype. Status: velg status utfra liste. 9

5 Historikk* 5.1 Hendelser* Før opp hendelser der man har opplysninger. Disse opplysningene er viktig og kan gjenbrukes i selve registreringsskjemaene; produksjon, bruk, fotografering, eierskap, gjennomføring etc. Høyreklikk og velg hendelse. Legg inn opplysninger i ulike felt (se illustrasjon). OBS! OBS! OBS! Søk først på stedsnavn i stedsregisteret før nytt sted registreres! Registrer/søk etter stedet ved å høyreklikke i dialogboksen, velg deretter Nye. Søk etter det aktuelle stedet, enten ved å skrive stedet direkte inn eller med trunkering % (%stedsnavn%) Finnes ikke stedet, velg Registrer nytt sted. 10

Fyll inn Fylke/kommune, Område (navn på område som går over flere kommuner) Områdepresisering (navn på by eller område innenfor samme kommune) Adresse, Gård og bruksnummer. For å legge til GPS plassering. Trykk Vis i kart. Hvis det er riktig trykker du Hent valgt koordinat. For å kunne lagre stedet må du velge Rollekode til slutt. 5.2 Historikk Dersom man har fått eller har felles historisk tilleggsinformasjon til objektene kan dette legges inn manuelt i historikk-feltet til høyre. Dette vil da komme automatisk inn i registreringsskjemaet ved registrering. NB: Dette vil også publiseres på Digitalt museum dersom selve registreringen publiseres. 6 Referanser Hvis det finnes sammenhenger for øvrig i museets samling føres dette opp her (objekter, foto, arkiv, kataloger, evt bøker). Arkivreferanse legges i øverste felt ved å høyreklikke og velge Arkivreferanse fra menyen. Under referanse kan man også velge å legge inn en pdf av samtykkeerklæring ved intervju, gaveskjema ved gave eller fotokontrakt ved fotoinntak. 11

7 Opplysninger 7.1 Andre opplysninger intern Her kan man legge opplysninger om aksesjonen som ikke skal ut til publikum, men man ønsker å bevare i registreringen. Her skal liste over arkivalia legges inn, altså en beskrivelse av innholdet i aksesjonen, da de bare er registret i innholdslisten med et antall. 12

8 Rettigheter* 8.1 Klausulering eller CC lisens* Legger man inn rettigheter her importeres den til alle registreringer, gjør man det ikke må man legge til rettigheter i hver registrering. Du kan velge mellom Adgangsbegrensning, Creative Commons, Klausul eller Opphavsrett. Intervju kan legges inn som klausulert hvis klausulert eller med CC-BY hvis de er til fritt bruk. Husk at for å registrere intervju med navn i Primus må man ha godkjenning av datatilsynet, evt kan man registrere intervju anonymt. Les mer i Registreingsveiledning for lyd, MIF:2015 Fotografi skal legges inn med CC lisens CC-BY-NC-ND (navngis - ikke til kommersiell bruk - ikke bearbeiding) eller CC-BY-/Public Domain (falt i det fri og ansees som samfunnets felleseie) Gjenstander skal legges inn med CC lisens CC-BY Arkivalia registreres ikke i samlingen i Primus 13

9 Administrasjon Saksbehandler for aksesjonen skrives inn i saksbehandler feltet. Når Aksesjonen er ferdig registrert hak av Ferdig behandlet. 14

10 Registrere objekt fra aksesjonsregistreringen Gå til fanen innhold Stå med pilen foran objektet du vil registrere NB: Du må ha valgt objettype Trykk på boken (øverst i venstre hjørne) Du vil nå få opp boksen med følgende infomasjon: Trykk på JA, og objekt-registreringen opprettes. Du vil få spørsmålet: Velg JA, og den registrerte informasjonen blir med over til selve registreringen av objektet Gjenta for alle registreringer du ønsker å opprette 15

11 Skrive ut liste over aksesjoner For å arkivere museets tilvekst i tillegg til den digitale varianten i Primus, kan det anbefales å skrive ut en liste ved årets slutt. En papirversjon kan være et raskt hjelpemiddel i arbeidshverdagen men også et sikkerhetseksemplar som arkiveres internt. For å lage en liste går du fram på følgende måte. Gå inn i aksesjonsmodulen. Gå inn på Aksesjon. Velg utvidet søk. Velg søkekriterium. For eksempel: Aksesjonsnummer, Aksesjonsdato/-tidsrom. I Da får du opp en liste. Marker de Aksesjonene på liste du skal ha med i rapporten Gå så på Rapport, Listerapport. 16

Da får du opp en liste. Marker de Aksesjonene på liste du skal ha med i rapporten Gå så på Rapport, Listerapport. I boksen som kommer opp bestemmer du, hvordan aksesjonslisten din skal se ut, hvilke opplysninger som vises, hvor brede spaltene skal være og hva som skal være overskriften. Velger du liggende utskriftsformat, får du legge inn flere opplysninger i listen. Det som er vist her er en mulighet som hensiktsmessig men det anbefales å tilpasse utformingen behovet institusjonen og medarbeideren har. Hvis du har klikket av Forhåndsvisning, så får du opp lista som den kommer til se ut som utskrift. Dette anbefales til man har funnet ut, hvilken utforming man vurderer som best egnet. HUSK: Alle typer søk kan rapporteres på denne måten. 17