Til aksjeeierne i Kongsberg Gruppen ASA Innkalling til ordinær generalforsamling 2009 Styret innkaller til ordinær generalforsamling i Kongsberg Gruppen ASA. Tid: Torsdag 7. mai 2009 kl 14:00 Sted: Konferansesenteret, Kongsberg Næringspark, Kirkegårdsveien 45, Kongsberg Generalforsamlingen åpnes og ledes av styrets leder i henhold til allmennaksjeloven 5-12 første ledd og selskapets vedtekter 8. Til behandling foreligger: 1. godkjennelse av innkallingen og agendaen 2. valg av medundertegner av protokollen 3. konsernsjefens orientering 4. godkjennelse av årsregnskap og årsberetning for morselskapet og konsernet for regnskapsåret 2008 5. utdeling av utbytte Morselskapet, Kongsberg Gruppen ASA, hadde i 2008 et årsresultat på minus 102 millioner kroner. Konsernet hadde i 2008 et årsresultat på 587 millioner kroner. Resultatet pr. aksje ble kroner 19,44. Soliditeten anses som tilfredsstillende. Styret foreslår derfor at det utbetales et utbytte på kroner 5,50 pr. aksje (før aksjesplitten foreslått i punkt 12 nedenfor, slik at utbytte pr. aksje vil bli justert tilsvarende ved et eventuelt vedtak om aksjesplitt) for 2008. Utbyttet tilfaller selskapets aksjeeiere pr. 7. mai 2009, og selskapets aksjer vil bli notert på Oslo Børs eksklusive utbytte fra og med 8. mai 2009. Utbetaling av utbytte vil skje 20. mai 2009. 6. godtgjørelse til styrets medlemmer Valgkomiteen har foreslått at den samlede godtgjørelse til styrets medlemmer, gjeldende fra 7. mai 2009, settes til kr 1 547 000,-. Styrets leder mottar kr 350 000,-, styrets nestleder kr 186 000,- og øvrige styremedlemmer kr 168 500,-. Varamedlemmer mottar kr 8 800,- pr. møte. I tillegg mottar medlemmene av revisjonsutvalget kr 7 800,- pr. møte, maksimalt kr 39 000,- (leder kr 8 900,- pr. møte, maksimalt kr 44 500,-). Medlemmene av kompensasjonsutvalget mottar kr 5 550,- pr. møte, maksimalt kr 27 750,- (leder kr 6 650,- pr. møte, maksimalt kr 33 250,-). Valgkomiteens forslag er vedlagt innkallingen. 7. godtgjørelse til valgkomiteens medlemmer Styret foreslår at medlemmene av valgkomiteen mottar kr 3 200,- pr. møte og valgkomiteens leder kr 4 300,- pr. møte. Det er i denne perioden avholdt fem møter i valgkomiteen. 8. godtgjørelse til revisor Det er i 2008 påløpt kr 890 000,- for revisjonsrelaterte tjenester for morselskapet Kongsberg Gruppen ASA og kr 371 000,- for andre tjenester fra selskapets revisor Ernst & Young AS. For konsernet er det samlet påløpt kr 7 901 000,- for revisjonsrelaterte tjenester og kr 1 209 000,- for andre tjenester. 9. behandling av styrets erklæring om lønn og annen godtgjørelse for konsernets ledende ansatte Innholdet i styrets erklæring om lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte etter allmennaksjeloven 6-16a er inntatt i note 31 til Kongsbergs regnskap for 2008. 10. valg av nye aksjeeiervalgte styremedlemmer Samtlige fem aksjeeiervalgte styremedlemmer er på valg. Valgkomiteen i Kongsberg Gruppen ASA har laget et begrunnet forslag til valg av nye aksjeeiervalgte styremedlemmer. Forslaget er vedlagt innkallingen.
11. fullmakt til erverv av egne aksjer I den ordinære generalforsamlingen den 24. april 2008 ble styret gitt fullmakt til å erverve egne aksjer begrenset oppad til et samlet pålydende på kr 7 500 000,- (5% av selskapets aksjekapital). Fullmakten har en varighet på 12 måneder. Styret i Kongsberg Gruppen ASA anser at det vil være gunstig for selskapet at styret fortsatt har fullmakt til å erverve egne aksjer slik at aksjer ervervet under fullmakten kan benyttes i tilknytning til aksjeprogram for konsernets ansatte og som hel eller delvis betaling ved erverv av virksomhet. Styret foreslår derfor at generalforsamlingen treffer følgende vedtak: (a) Styret gis iht. allmennaksjeloven 9-4 fullmakt til å erverve egne aksjer for inntil et samlet høyeste pålydende beløp av kr 7 500 000,-. (b) Fullmakten kan benyttes flere ganger. (c) Styrets erverv av aksjer etter denne fullmakt kan bare skje mellom en minstepris på kr 100,- pr. aksje og en høyeste pris på kr 750,- pr. aksje (likevel slik at minsteprisen pr. aksje skal være kr 25,- og høyeste pris kr 187,50 pr. aksje dersom aksjesplitten i punkt 12 vedtas av generalforsamlingen). (d) Fullmakten skal gjelde i 12 måneder fra datoen for generalforsamlingen. (e) Erverv av aksjer under fullmakten skal skje over børs. Avhendelse av ervervede aksjer skal skje over børs, med mindre aksjene benyttes i tilknytning til aksjeprogram for konsernets ansatte, eller som hel eller delvis betaling ved erverv av virksomhet. De aksjeeiere som ikke kan møte på generalforsamlingen, men som ønsker å være representert, kan enten gi fullmakt til egen fullmektig eller til styrets leder Finn Jebsen. Fullmakten må være skriftlig, datert, underskrevet og fremlagt senest på generalforsamlingen. Selskapets representanter vil bare ta i mot fullmakter som er bundet, slik at det er angitt hvordan fullmektigen skal stemme i hver enkelt sak. Vedlagt innkallingen er fullmaktskjema til styrets leder Finn Jebsen. Kongsberg, 16. april 2009 For styret i Kongsberg Gruppen ASA Finn Jebsen Styrets leder 12. aksjesplitt For å legge forholdene til rette for økt omsetning av selskapets aksjer, foreslår styret at generalforsamlingen vedtar en aksjesplitt i forholdet 1:4, ved at aksjeeierne for hver aksje de eier pålydende kr 5,- blir eiere av fire aksjer pålydende kr 1,25. Aksjesplitten vil ha virkning for handelen i selskapets aksjer dagen etter generalforsamlingsdagen. Dersom forslaget vedtas, blir således den 7. mai 2009 den siste dagen hvor aksjene handles med dagens pålydende, mens de fra og med 8. mai 2009 handles med det nye pålydende. I tråd med registreringsrutinene i VPS, vil det ta ca tre virkedager fra generalforsamlingsdagen før aksjesplitten er registrert i VPS. Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak om aksjesplitt: (a) Med virkning fra og med 8. mai 2009 skal aksjene splittes i forholdet 1:4, ved at pålydende settes ned fra kr 5,- til kr 1,25. (b) Vedtektenes 4 første setning skal fra samme tidspunkt endres til å lyde: Selskapets aksjekapital er kr 150 000 000, fordelt på 120 000 000 aksjer, pålydende kr 1,25. 13. nedsetting av selskapets overkursfond med overføring til annen egenkapital Kongsberg Gruppen ASA hadde pr. 31. desember 2008 et overkursfond på kr 832 000 000,-. For å øke selskapets frie egenkapital, og dermed selskapets mulighet til å dele ut utbytte og erverve egne aksjer, foreslår styret at generalforsamlingen vedtar at overkursfondet skal nedsettes med kr 832 000 000,-, og at nedsettelsesbeløpet skal overføres til annen egenkapital. Selskapets revisor, Ernst & Young AS, har bekreftet at det også etter nedsettelsen vil være full dekning for selskapets bundne egenkapital. Styret foreslår at generalforsamlingen treffer følgende vedtak: Overkursfondet nedsettes med kr 832 000 000,-. Nedsettelsesbeløpet skal overføres til annen egenkapital. Årsregnskapet, årsberetningen og revisjonsberetningen er vedlagt denne innkallingen. Det er på tidspunktet for innkallingen 30 000 000 utestående aksjer i Kongsberg Gruppen ASA. Hver aksje gir rett til en stemme i generalforsamlingen. Selskapet eier på tidspunktet for innkallingen 94 744 egne aksjer. Alle aksjeeiere har møte- og talerett på generalforsamlingen, enten selv eller ved fullmektig. Aksjeeiere har også rett til å ha med en rådgiver som kan gis talerett. Aksjeeiere har rett til å fremsette alternative forslag under de saker generalforsamlingen skal behandle, og kan kreve at styremedlemmer og daglig leder på generalforsamlingen gir tilgjengelige opplysninger om forhold som nevnt i allmennaksjeloven 5-15. Aksjeeiere som ønsker å møte på generalforsamlingen, bes meddele dette til: DnB NOR Bank ASA, Verdipapirservice, Stranden 21, 0021 Oslo. Skjema for påmelding er vedlagt innkallingen og bes innsendt innen fredag 2. mai 2009, kl 15.00.
vedlegg til sak 6 og 10 på generalforsamlingens agenda Innstilling fra Valgkomiteen i Kongsberg Gruppen ASA 2009 Styrets godtgjørelse Valgkomiteens mandat omfatter også å fremme forslag til styregodtgjørelser. Disse er i dag: Valgkomiteen i Kongsberg Gruppen ASA har i 2008/2009 bestått av Knut J. Utvik, Sverre Valvik og Anne Grethe Dalane (leder). Komiteen har hatt fem møter og telefonmøter, i tillegg til e-post korrespondanse. Til grunnlag for valgkomiteens innstilling har det vært gjennomført møter med styreleder Finn Jebsen og konsernsjef Walter Qvam. Valgkomiteen har også vært i kontakt med de største aksjeeierne i Kongsberg Gruppen. Kongsberg Gruppen har dessuten, i henhold til norsk anbefaling til eierstyring og selskapsledelse, lagt til rette for at aksjeeiere kan fremme forslag til styrekandidater via selskapets internettportal. Ingen forslag ble fremmet gjennom denne kanalen i 2009. Styrevalg Den aksjeeiervalgte delen av styret i Kongsberg Gruppen ASA har siden generalforsamlingen i 2007 bestått av: Styreleder: Finn Jebsen Nestleder: Benedicte Berg Schilbred Styremedlem: Siri Hatlen Styremedlem: Erik Must Styremedlem: John Giverholt Alle styremedlemmene er på valg ved generalforsamlingen i 2009. Finn Jebsen, Erik Must og John Giverholt har alle to styreperioder bak seg. Siri Hatlen og Benedicte Berg Schilbred har henholdsvis tre og fire styreperioder bak seg. Det er valgkomiteens oppfatning at Kongsberg Gruppen ASA har hatt en god utvikling de siste to årene og at nåværende styre har en god sammensetning. Dette er også tilbakemeldingen fra selskapets største eiere. Alle styremedlemmene i Kongsberg Gruppen ASA har nå sittet i minimum to perioder. For blant annet å sikre kontinuiteten i styret og søke å unngå uønsket store utskiftninger ved senere valg, vurderer valgkomiteen det som fordelaktig at det jevnlig skjer en viss utskifting av styremedlemmer. Siri Hatlen har informert om at hun ikke stiller til gjenvalg. Basert på det forannevnte er det valgkomiteens innstilling at det velges ett nytt styremedlem til erstatning for Hatlen. Valgkomiteen innstiller på gjenvalg av de øvrige aksjeeiervalgte styrerepresentantene. Valgkomiteen har etter en samlet vurdering valgt å innstille på valg av Anne-Lise Aukner som nytt styremedlem. Det er valgkomiteens vurdering at de innstilte kandidatene vil gi en styresammensetning som samlet er godt egnet til å ivareta aksjeeiernes interesser. Valgkomiteen har også vurdert det slik at de enkelte kandidaters kompetanse og kapasiteter samlet gir en kompetanse som er godt egnet til å dekke selskapets behov. Valgkomiteen innstiller på at styret gjenvelger Finn Jebsen som styreleder. Styrets leder kr 336 000 pr. år Styrets nestleder kr 178 500 pr. år Styremedlem kr 157 500 pr. år Varamedlem kr 8 400 pr. møte Med bakgrunn i en sammenligning av nivået på godtgjørelsen til styremedlemmer i sammenlignbare selskaper, er det valgkomiteens vurdering at det i årets generalforsamling bør skje en forholdsmessig større økning av godtgjørelsen til de ordinære styremedlemmene, enn for styrets leder og nestleder. Valgkomiteen foreslår at generalforsamlingen godkjenner følgende justering i godtgjørelsen til styrets medlemmer og for arbeid i styreutvalgene: Styret: Styrets leder: kr 350 000 pr. år (Opp kr 14 000, siste justering i 2008) Styrets nestleder: kr 186 000 pr. år (Opp kr 7 500, siste justering i 2008) Styremedlem: kr 168 500 pr. år (Opp kr 11 000, siste justering i 2008) Varamedlem: kr 8 800 pr. møte (Opp kr 400, siste justering i 2008) Revisjonsutvalget: Leder: Medlem: kr 8 900 pr. møte (Opp kr 500, siste justering i 2008), maksimalt kr 44 500 pr. år kr 7 800 pr. møte (Opp kr 450, siste justering i 2008), maksimalt kr 39 000 pr. år Kompensasjonsutvalget: Leder: kr 6 650 pr. møte (Opp kr 350, siste justering i 2008), maksimalt kr 33 250 pr. år Medlem: kr 5 550 pr. møte (Opp kr 300, siste justering i 2008), maksimalt kr 27 750 pr. år Valgkomiteens forslag er enstemmige. Oslo, 3. april 2009 Til det nye styret 2009-2011 vil valgkomiteen foreslå at generalforsamlingen velger følgende: 1. Finn Jebsen, Oslo (gjenvalg) 2. Benedicte Berg Schilbred, Tromsø (gjenvalg) 3. Erik Must, Oslo (gjenvalg) 4. John Giverholt, Oslo (gjenvalg) 5. Anne-Lise Aukner, Oslo (ny) Anne Grethe Dalane Knut J. Utvik Sverre Valvik (Leder) CV er for de foreslåtte styremedlemmene er vedlagt innstillingen.
vedlegg til sak 12 på generalforsamlingens agenda CV for de foreslåtte styremedlemmene til styret i Kongsberg Gruppen ASA Vedtekter for Kongsberg Gruppen ASA Finn Jebsen (59) Stilling: Selvstendig næringsdrivende. Utdannelse: Siviløkonom, Norges Handelshøyskole i Bergen (1974), mastergrad i Business Administration fra University of California, Los Angeles (1976). Annet: Tidligere konsernsjef i Orkla. Antall år i styret: 4 Antall aksjer i Kongsberg Gruppen ASA: 5000 gjennom heleid selskap Fateburet AS. Styreverv utenom Kongsberg Gruppen: Styreleder i Kavli Holding AS. Nestleder i styret for Cermaq ASA og for KLP Forsikring. Styremedlem i Berner Gruppen AS, Anders Wilhelmsen Management AS og Norsk Hydro ASA. Benedicte Berg Schilbred (62) Stilling: Arbeidende styreformann i Odd Berg Gruppen. Utdannelse: Kandidateksamen fra Bedriftsøkonomisk Institutt (1969) og tilleggsutdannelse fra Norges Handelshøyskole (1972). Antall år i styret: 8 Antall aksjer i Kongsberg Gruppen ASA: 17 500 (gjennom selskapet Odd Berg AS) Styreverv utenom Kongsberg Gruppen: Styreformann i Odd Berg AS, AS Tromsø Bunkerdepot, Tromsø Kulkran AS, Tromsø Fiskeindustri AS, AS, Tos Lab AS, Veita Senter AS, Bergship AS og AS Arctic Hunting. Styremedlem i Norway Pelagic Group AS. Erik Must (66) Utdannelse: Siviløkonom, Handelshøiskolen i København (1967). Antall år i styret: 4 Antall aksjer i Kongsberg Gruppen ASA: 100 000 (gjennom Fondsavanse AS), 31 150 (personlig). Styreverv utenom Kongsberg Gruppen: : Styreleder i Fondsfinans ASA, Fondsfinans Kapitalforvaltning Holding AS, Arendals Fossekompani ASA, Gyldendal ASA og Erik Must AS. Styremedlem i Norges Handels- og Sjøfartstidende AS, Norsk Folkemuseum, Arenzt Legat og Bioteknologisenteret Universitetet i Oslo. John Giverholt (56) Stilling: Finansdirektør, Ferd AS. Utdannelse: Siviløkonom, Universitetet i Manchester (1976), Høyere revisoreksamen, Norges Handelshøyskole (1979). Annet: Har tidligere innehatt lederstillinger i Orkla ASA, Den norske Bank ASA og Norsk Hydro ASA. Antall år i styret: 4 Antall aksjer i Kongsberg Gruppen ASA: 0 Styreverv utenom Kongsberg Gruppen: Styremedlem i Telenor ASA. Anne-Lise Aukner (52) Stilling: Administrerende direktør og Country Manager Nexans Norway AS. Utdannelse: Juridisk Embetseksamen, Universitetet i Oslo (1980) Antall år i styret: Ny Antall aksjer i Kongsberg Gruppen ASA: 0 Styreverv utenom Kongsberg Gruppen: Styremedlem EDB Business Partner ASA, Norsk Industri, Europacable Norge AS, Energi 21, INTPOW, Nexans Norway AS, Aukner Holding AS. Medlem av Arbeidsutvalget i NHO, Hovedstyret i NHO og NHOs Etikkutvalg. 1 Selskapets navn er Kongsberg Gruppen ASA. Selskapet er et allmennaksjeselskap. 2 Selskapets forretningskontor er i Kongsberg. 3 Kongsberg Gruppen ASA er et selskap med formål å drive teknologisk og industriell virksomhet innen maritime, forsvar og tilknyttede områder. Selskapet kan delta i og eie andre selskaper. 4 Selskapets aksjekapital er kr 150 000 000,-, fordelt på 120 000 000 aksjer pålydende kr 1,25,-. Selskapets aksjer skal være registrert i Verdipapirsentralen. 5 Styret skal ha fra 5 8 medlemmer. Inntil 5 medlemmer og inntil 2 varamedlemmer velges av generalforsamlingen. 3 medlemmer og varamedlemmer for disse velges ved direkte valg av og blant de ansatte etter forskrifter fastsatt i medhold av aksjelovens bestemmelser om de ansattes representasjon i allmennaksjeselskapers styre. 6 Selskapets firma tegnes av styrets leder alene, eventuelt nestleder og et av styremedlemmene i fellesskap. 7 Generalforsamlingen holdes i Kongsberg eller i Oslo. Ordinær generalforsamling innkalles skriftlig med minst 14 dagers varsel. 8 Den ordinære generalforsamlingen skal: 1. Godkjenne årsregnskapet og årsberetningen, herunder utdeling av utbytte. 2. Behandle andre saker som etter lov eller vedtektene hører under generalforsamlingen. 3. Velge aksjonærenes medlemmer og varamedlemmer til selskapets styre. 4. Velge medlemmene til valgkomiteen. 5. Velge én eller flere revisorer etter forslag fra generalforsamlingen. 6. Fastsette styrets godtgjørelse og godkjenne godtgjørelse til revisor. 7. Behandle styrets erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse til ledende ansatte. I innkallingen kan fastsettes at aksjeeiere som ønsker å delta i generalforsamlingen, skal melde seg innen en frist som angis i innkallingen. Fristen kan ikke utløpe tidligere enn fem dager før generalforsamlingen. Generalforsamlingens møter ledes av styrets leder, eller om han har forfall, av nestleder. Har begge forfall, velger generalforsamlingen en møteleder. 9 Valgkomiteen består av 3 medlemmer som skal være aksjeeiere eller representanter for aksjeeierne. Medlemmene av valgkomiteen, herunder lederen, velges av den ordinære generalforsamlingen. Valgkomiteen avgir innstilling til generalforsamlingen om valg av medlemmer til valgkomiteen. Funksjonstiden er 2 år. Etter innstilling fra styret fastsetter generalforsamlingen godtgjørelsen til valgkomiteens medlemmer. Valgkomiteen avgir sin innstilling til generalforsamlingen om valg av, og godtgjørelse til, medlemmer og varamedlemmer til styret. Styrets leder uten å ha stemmerett, innkalles til minst ett møte i valgkomiteen før valgkomiteen avgir sin endelige innstilling.
vedlegg til sak 13 på generalforsamlingens agenda Revisorerklæring vedrørende overkursfond Påmelding til ordinær generalforsamling i Kongsberg Gruppen ASA torsdag 7. mai 2009 kl. 14:00 Navn (bruk blokkbokstaver), som eier aksjer ønsker å delta på ovennevnte generalforsamling. Dato: Underskrift Vennligst send skjemaet til: DnB NOR Bank ASA Verdipapirservice Stranden 21 0021 Oslo Telefaks nr: 22 48 11 71 kan benyttes. Skjemaet må være DnB NOR Bank ASA i hende senest 2. mai 2009, kl 1500. Dersom du etter påmelding skulle bli forhindret fra å møte, kan skriftlig og datert fullmakt leveres i generalforsamlingen. Dersom du ikke har anledning til å møte selv, kan du gi fullmakt til en annen person som vil delta i ditt sted, eller til styrets leder Finn Jebsen, se vedlagte fullmaktsskjema. Fullmakt Generalforsamling 7. mai 2009 i Kongsberg Gruppen ASA Hvis du selv ikke møter i den ordinære generalforsamlingen 7. mai 2009, kan du møte ved fullmektig. Du kan da benytte dette fullmaktskjemaet. Undertegnede aksjonær i Kongsberg Gruppen ASA gir herved (sett kryss): Styrets leder Finn Jebsen eller den han bemyndiger Navn på fullmektig: fullmakt til å møte og avgi stemme for mine/våre aksjer på ordinær generalforsamling i Kongsberg Gruppen ASA den 7. mai 2009. Dersom det er sendt inn fullmakt uten å navngi fullmektigen, anses fullmakten gitt til styrets leder eller den han bemyndiger. Denne fullmakten er en bundet fullmakt (det vil si at du/dere må angi hvordan fullmektigen skal stemme i den enkelte sak). Du/dere må derfor for hver enkelt sak i agendaen krysse av for om du stemmer for eller i mot styrets/valgkomiteens forslag ved å fylle inn punktene 1 til 12 i tabellen nedenfor. Dersom det mangler kryss for en eller flere av sakene, anses din stemme som ikke avgitt i denne/disse saken(e).
Stemmegivningen skal skje i henhold til instruksjonene nedenfor. To the shareholders in Kongsberg Gruppen ASA Sak på agendaen For I mot 1. Godkjennelse av innkalling og agendaen 2. Valg av medundertegner av protokollen 3. Konsernsjefens orientering Ingen avstemming Ingen avstemming 4. Godkjennelse av årsregnskap og årsberetning for morselskapet og konsernet for regnskapsåret 2008 5. Utdeling av utbytte 6. Godtgjørelse til styrets medlemmer 7. Godtgjørelse til valgkomiteens medlemmer 8. Godtgjørelse til revisor 9. Behandling av styrets erklæring om fastsettelse av lønn og annen godtgjørelse for konsernets ledende ansatte 10. Valg av nye aksjeeiervalgte styremedlemmer 11. Fullmakt til erverv av egne aksjer 12. Aksjesplitt 13. Nedsetting av selskapets overkursfond med overføring til annen egenkapital Aksjeeierens navn og adresse Dato Sted Aksjeeierens underskrift Notification of the ordinary Annual General Meeting 2009 The Board of Directors hereby notifies shareholders of the ordinary Annual General Meeting (AGM) of Kongsberg Gruppen ASA. Time: 2 p.m. on Thursday, 7 May 2009 Venue: Conference Centre, Kongsberg Industrial Park, Kongsberg In accordance with 5-12 No. 1 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act and 8 of the Group's Articles of Association, the AGM will be convened and chaired by the Chair of the Board. The following items are on the agenda: 1. approval of the notification and the agenda 2. election of a co-signer for the minutes 3. briefing by the ceo 4. adoption of the annual accounts and directors' report for the parent company and the group for the 2008 financial year. 5. payment of dividends In 2008, the parent Company Kongsberg Gruppen ASA earned a net loss for the year of minus MNOK 102. The Group posted a net profit of MNOK 587 in 2008. Earnings per share came to NOK 19.44. The Group's financial soundness is considered satisfactory. Consequently, the Board proposes that a dividend of NOK 5.50 per share (before the share split proposed in item 12 below, so that the dividend per share will be adjusted accordingly in the event a share split is adopted) be paid for 2008. The dividend will be paid to the Group's shareholders as of 7 May 2009, and the company s shares will be listed on the Oslo Stock Exchange exclusive of the dividend as from 8 May 2009. The dividends will be paid on 20 May 2009. 6. directors' fees The Nominating Committee proposes that the overall directors' fees applicable as from 7 May 2009 be set at NOK 1 547 000. The chair of the Board will receive NOK 350 000, the deputy chair NOK 186 000 and the other directors NOK 168 500. Deputy members will receive NOK 8 800 per meeting. In addition, members of the Audit Committee will receive NOK 7 800 per meeting and a maximum of NOK 39 000 for the year (chair: NOK 8 900 per meeting and a maximum of NOK 44 500 for the year). Members of the Compensation Committee will receive NOK 5 550 per meeting, and a maximum of NOK 27 750 for the year (chair: NOK 6 650 per meeting and a maximum of NOK 33 250 per year). The Nominating Committee s motion is attached to the document. 7. compensation to the members of the nominating committee The Board moves that members of the Nominating Committee be paid NOK 3 200 per meeting and the chair of the Nominating Committee, NOK 4 300 per meeting. The Nominating Committee held five meetings during the period under review. 8. auditor's fees In 2008, NOK 890 000 was paid for audit-related services for the parent Company Kongsberg Gruppen ASA and NOK 371 000 for other services from the accounting firm of Ernst & Young. The Group paid a total of NOK 7 901 000 for audit-related services and NOK 1 209 000 for other services. 9. treatment of the board's statement on salaries and other benefits for the group's key management personnel Pursuant to 6-16 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, the content of the Board's statement on salaries and other benefits is included in Note 31 to Kongsberg s financial statements for 2008. 10. the election of new shareholder-elected directors All five seats for shareholder-elected directors are up for election. The Nominating Committee has made an annotated recommendation for new shareholder-elected directors. The roster of nominees is attached to the notification.
11. authorisation for the acquisition of treasury shares At the ordinary general meeting on 24 April 2008, the Board was given authorisation to buy treasury shares up to a limit of NOK 7 500 000 (five per cent of the Group's share capital). The authorisation applies for 12 months. Kongsberg Gruppen ASA's Board of Directors believes it would be prudent for the company if the Board continues to be authorised to acquire treasury shares for use in conjunction with the employee share programme and as full or partial consideration for acquisitions. The Board of Directors therefore proposes that the Annual General Meeting adopts the following resolutions: (a) Pursuant to 9-4 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act, the Board is authorised to acquire treasury shares for a nominal value of up to NOK 7 500 000. (b) The authorisation may be used several times. (c) The Board's acquisition of shares pursuant to this authorisation can be exercised only between a minimum price of NOK 100 per share and a maximum price of NOK 750 per share (nonetheless such that the minimum price per share shall be NOK 25 and the maximum price NOK 187.50 per share if the share split in item 12 is adopted by the AGM). (d) The authorisation shall apply for 12 months from the date of the AGM. (e) The acquisition of shares pursuant to the authorisation shall take place in the market. Acquired shares may be disposed of through the stock exchange, unless the shares are used in conjunction with the employee share programme or as whole or partial settlement for acquisitions. 12. share split In order to facilitate for more liquidity in the company's shares, the Board of Directors proposes that the AGM adopts a 1:4 share split, that is, that for each share that shareholders own with a nominal value of NOK 5, they will own four shares with a nominal value of NOK 1.25. The share split will be effective for trade in the company's shares the day after the date of the AGM. If the motion is adopted, 7 May 2009 will be the last day on which the shares are traded at their current nominal value, and as from 8 May 2009 the shares would be traded with the new nominal value. In keeping with the registration routines of the Norwegian Central Securities Depository, it will take approx. three business days from the date of the AGM before the share split is registered in the Norwegian Central Securities Depository. The Board of Directors proposes that the general meeting adopts the following resolution regarding the share split: (a) As from 8 May 2009, the shares will be split in a ratio of 1:4, such that the nominal value will be reduced from NOK 5 to NOK 1.25. (b) The first sentence of 4 of the Articles of Association will, from the same date, be amended to read: The Company's share capital is NOK 150 000 000, divided into 120 000 000 shares with a nominal value of NOK 1.25. Shareholders who are unable to attend the Annual General Meeting, but who wish to be represented, may assign a power of attorney to a proxy of their choice, or to the Chair of the Board Finn Jebsen. The power of attorney must be issued in writing, dated, signed and produced at the Annual General Meeting at the latest. The company's representatives will only accept bound proxies, specifying how the proxy should vote on each individual item. A power of attorney form appointing Chair of the Board Finn Jebsen is attached to this notification. Kongsberg, 16 April 2009 For the Board of Directors of Kongsberg Gruppen ASA Finn Jebsen Chair of the Board 13. reduction of the company's share premium reserve through a transfer to other equity At 31 December 2008, Kongsberg Gruppen ASA's share premium reserve totalled NOK 832 000 000. To increase the company's distributable reserves, and thus the company's capacity to pay dividends and buy back treasury shares, the Board of Directors proposes that the AGM adopts that the share premium reserve be reduced by NOK 832 000 000, and that the amount of the reduction be transferred to other equity. The Group's auditor, Ernst & Young AS, has confirmed that there will still be full coverage for the company's share capital and other undistributable equity after the reduction. The Board of Directors proposes that the general meeting adopts the following resolution: The share premium reserve will be reduced by NOK 832 000 000. The amount will be transferred to other equity. Enclosed please find the Financial Statements, Directors' Report and Auditor's Report. At the time of this notification, there are 30 000 000 outstanding shares in Kongsberg Gruppen ASA. Each share carries one vote at the general meeting. At the time of the notification, the company owns 94 744 treasury shares. All shareholders are entitled to attend the AGM, either in person or by proxy. Shareholders are also entitled to be accompanied by an adviser who can be granted the right to speak. Shareholders are entitled to make alternative proposals in connection with the items before the general meeting, and can request that Board members and the CEO provide the general meeting with the information available about factors as mentioned in 5-15 of the Norwegian Public Limited Liability Companies Act. Shareholders planning to attend the Annual General Meeting are asked to notify: DnB NOR Bank ASA, Securities Service, Stranden 21, 0021 Oslo. A registration slip is enclosed with the notification. Please return it by 3 p.m. on Friday, 2 May 2009.
enclosure to item 6 and 10 on the agenda for the agm Recommendation from the Nominating Committee Kongsberg Gruppen ASA 2009 Board compensation The Nominating Committee's mandate also includes proposing compensation for the Board of Directors. These are currently: In 2008/2009, the Nominating Committee for Kongsberg Gruppen ASA has consisted of Knut J. Utvik, Sverre Valvik and Anne Grethe Dalane (Chair). The Committee has had five meetings and telephone conferences, in addition to e-mail correspondence. To prepare for making nominations, the Nominating Committee met with Chair of the Board Finn Jebsen and Chief Executive Officer Walter Qvam. The Nominating Committee has also been in touch with Kongsberg's largest shareholders. In addition, pursuant to the Norwegian Code of Practice for Corporate Governance, Kongsberg has made it convenient for shareholders to nominate candidates for the Board using the company's Internet portal. No nominations were made through this channel in 2009. Election of Directors Since being elected by the shareholders at the Annual General Meeting in 2007, Kongsberg Gruppen ASA's Board of Directors has consisted of: Chair of the Board: Finn Jebsen Deputy Chair: Benedicte Berg Schilbred Director: Siri Hatlen Director: Erik Must Director: John Giverholt Chair of the Board NOK 336 000 per year Deputy Chair NOK 178 500 per year Director NOK 157 500 per year Deputy Director NOK 8 400 per meeting Based on a comparison of the level of compensation to Board members in companies comparable to Kongsberg Gruppen ASA, the Nominating Committee is of the opinion that this year's Annual General Meeting ought to make a proportionately larger increase in the compensation for the ordinary directors than for the Board of Directors' Chair and Deputy Chair. The Nominating Committee proposes that the General Meeting ratify the following adjustment in compensation to the directors and for work on the Board committees: The Board: Chair of the Board: NOK 350 000 per year (Up NOK 14 000, most recently adjusted in 2008) Deputy Chair: NOK 186 000 per year (Up NOK 7 500, most recently adjusted in 2008) Director: NOK 168 500 per year (Up NOK 11 000, most recently adjusted in 2008) Deputy Director: NOK 8 800 per meeting (Up NOK 400, most recently adjusted in 2008) All directors are up for election at the AGM in 2009. Finn Jebsen, Erik Must and John Giverholt all have two terms of office to their credit. Siri Hatlen and Benedicte Berg Schilbred have three and four terms of office to their credit, respectively. It is the Nominating Committee's opinion that Kongsberg Gruppen ASA has made satisfactory progress over the past two years and that the current Board has a good composition. This also concurs with the feedback from the company's largest owners. All Kongsberg Gruppen ASA's directors have now had at least two terms of office. To ensure continuity on the Board and in an effort to avoid undesired large-scale changes of directors in subsequent elections, among other reasons, the Nominating Committee is of the opinion that it would be prudent to have a certain regular turnover among the directors. Siri Hatlen has informed the Nominating Committee that she will not be standing for re-election. Based on the above information, it is the Nominating Committee's recommendation that a new director be elected to succeed Hatlen. The Nominating Committee recommends the re-election of the other shareholder-elected directors. Based on an overall assessment, the Nominating Committee has chosen to nominate Anne-Lise Aukner as the new director. The Nominating Committee believes that the election of these nominees will result in an overall composition that is appropriate for protecting the shareholders' interests. Moreover, the Nominating Committee considers the individual nominees' collective expertise and capacity to constitute a body of expertise that is well suited to meeting the company's needs. The Nominating Committee also proposes that the Board of Directors re-elects Finn Jebsen as Chair of the Board of Directors. The Nominating Committee recommends that the general meeting elects the following new Board for 2009 to 2011: 1. Finn Jebsen, Oslo (re-election) 2. Benedicte Berg Schilbred, Tromsø (re-election) 3. Erik Must, Oslo (re-election) 4. John Giverholt, Oslo (re-election) 5. Anne-Lise Aukner, Oslo (new) The Audit Committee: Chair: NOK 8 900 per meeting (Up NOK 500, most recently adjusted in 2008), maximum of NOK 44 500 per year Member: NOK 7 800 per meeting (Up NOK 450, most recently adjusted in 2008), maximum of NOK 39 000 per year The Compensation Committee: Chair: NOK 6 650 per meeting (Up NOK 350, most recently adjusted in 2008), maximum of NOK 33 250 per year Member: NOK 5 550 per meeting (Up NOK 300, most recently adjusted in 2008), maximum of NOK 27 750 per year The Nominating Committee's motion is unanimous. Oslo, 3 April 2009 Anne Grethe Dalane Knut J. Utvik Sverre Valvik (Chair) The nominees' CVs are attached to this recommendation.
enclosure to item 12 on the agenda for the agm CVs for the nominees to the Board of Directors of Kongsberg Gruppen ASA Finn Jebsen (59) Position: Self-employed Education: Economist, the Norwegian School of Economics and Business Administration in Bergen (1974), master's degree in Business Administration from the University of California, Los Angeles (1976). Other: Previously CEO of the Orkla Group. Number of years on the Board: 4 Number of shares in Kongsberg Gruppen ASA: 5000 through the wholly-owned enterprise Fateburet AS. Directorships outside Kongsberg: Chair of the Board of Directors in Kavli Holding AS. Deputy Chair on the Board for Cermaq ASA and for KLP Forsikring. Director of Berner Gruppen AS, Anders Wilhelmsen Management AS and Norsk Hydro ASA. Benedicte Berg Schilbred (62) Position: Executive Chair of the Odd Berg Group. Education: The Norwegian School of Management (1969) and additional courses from the Norwegian School of Economics and Business Administration (1972). Number of years on the Board: 8 Number of shares in Kongsberg Gruppen ASA: 17 500 (through the company Odd Berg AS) Directorships outside Kongsberg: Chair of the Board in Odd Berg AS, AS Tromsø Bunkerdepot, Tromsø Kulkran AS Tromsø Fiskeindustri AS, AS Tos Lab AS, Veita Senter AS, Bergship AS and AS Arctic Hunting. Director of Norway Pelagic Group AS. Erik Must (66) Education: Economist, Copenhagen School of Economics (1967). Number of years on the Board: 4 Number of shares in Kongsberg Gruppen ASA: 100 000 (through Fondsavanse AS), 31 150 (personally) Directorships outside Kongsberg: Chair of the Board of Directors for Fondsfinans ASA, Fondsfinans Kapitalforvaltning Holding AS, Arendals Fossekompani ASA, Gyldendal ASA and Erik Must AS. Director of the NSTC Media Group AS, Norwegian Museum of Cultural History, the Arenzt Legacy and the Biotechnology Centre, University of Oslo. John Giverholt (56) Position: CFO, Ferd AS. Education: Economist, University of Manchester (1976), Registered auditors' examination, the Norwegian School of Economics and Business Administration (1979). Other: Managerial positions in Orkla ASA, Den norske Bank ASA and Norsk Hydro ASA Number of years on the Board: 4 Number of shares in Kongsberg Gruppen ASA: 0 Directorships outside Kongsberg: Director of Telenor ASA. Anne-Lise Aukner (52) Position: Managing Director and Country Manager Nexans Norway AS. Education: Law degree, University of Oslo (1980). Number of years on the Board: New Number of shares in Kongsberg Gruppen ASA: 0 Directorships outside Kongsberg: Member of the Board EDB Business Partner ASA, Federation of Norwegian Industries, Europacable Norge AS, Energi 21, INTPOW, Nexans Norway AS, and Aukner Holding AS. Member of the Executive Committee of the Confederation of Norwegian Enterprise (NHO), NHO's Board of Directors and NHO's Ethics Committee. Articles of Association for Kongsberg Gruppen ASA Most recently revised by the ordinary Annual General Meeting on 7 May 2009 1 The name of the Company is Kongsberg Gruppen ASA. The Company is a public company. 2 The Company's registered office is in Kongsberg (Norway). 3 The object of Kongsberg Gruppen ASA is to engage in technological and industrial activities in the maritime, defence and related sectors. The Company may participate in and own other companies. 4 The Company's share capital is NOK 150 000 000, divided into 120 000 000 shares with a nominal value of NOK 1.25. The Company's shares shall be registered in the Norwegian Registry of Securities. 5 The Board shall have from five to eight members (Directors). Up to five Directors and up to two Deputy Directors shall be elected by the Annual General Meeting. According to regulations laid down pursuant to the provisions of the Norwegian Companies Act regarding employee representation on the Board of Directors in public limited companies, three Directors and their Deputies shall be elected directly by and from among the employees. 6 The Chair of the Board has the power to sign for the Company alone, or the Deputy Chair and another Director may jointly sign for the Company. 7 The Annual General Meeting (AGM) shall be held in Kongsberg or in Oslo. The ordinary AGM shall be convened in writing with at least 14 days' notification. 8 The ordinary AGM shall: 1. Adopt the financial statements and the Annual Report, including the payment of dividends. 2. Discuss other matters which, pursuant to legislation or the Articles of Association, are the province of the AGM. 3. Elect the shareholders' representatives and their deputies to the corporate Board of Directors. 4. Elect the members of the Nominating Committee. 5. Elect one or more auditors, based on nominations made by the AGM. 6. Stipulate the Board's remuneration and approve remuneration to the Auditor. 7. Deal with the Board's declaration regarding the stipulation of salary and other compensation to key management personnel. The convening letter shall state that shareholders who would like to participate in the AGM are to sign up by a deadline specified in the convening letter. The deadline shall expire no more than five days prior to the AGM. The AGM shall be chaired by the Chair of the Board or, in his/her absence, by the Deputy Chair. In the absence of both, the AGM shall elect a moderator. 9 Nominating Committee shall consist of three members who shall be shareholders or representatives for the shareholders. The members of the Nominating Committee, including the chair, shall be elected by the ordinary Annual General Meeting. The Nominating Committee shall submit its roster of candidates to the Annual General Meeting to elect the members of the Nominating Committee. The term of office is two years. Based on a recommendation from the Board of Directors, the Annual General Meeting shall stipulate the remuneration to be paid to the Nominating Committee's members. The Nominating Committee shall present to the AGM its recommendations for the election of and remuneration to the Directors and Deputy Directors on the Board. The Chair of the Board shall, without being enfranchised to vote, be called in to at least one meeting of the Nominating Committee before the Nominating Committee presents its final recommendation.
enclosure to item 13 on the agenda for the agm Auditor's Statement regarding the Share Premium Reserve Registration for the ordinary Annual General Meeting of Kongsberg Gruppen ASA thursday 7 may 2009 at 2 p.m. Name (please print), who owns shares, wishes to attend the above-mentioned general meeting. Date: Signature Please submit your registration to: DnB NOR Bank ASA Securities Service Stranden 21 NO-0021 Oslo Telefax no.: (+47) 224 81171 may be used. The form must be in the hands of Den norske Bank by 3 p.m. on 2 May 2009 at the latest. Should you be prevented from attending after registration, please note that a written and dated proxy can be delivered at the Annual General Meeting. If you are unable to attend the meeting in person, you can assign your proxy to someone who will to participate in your place, or to Chair of the Board Finn Jebsen see the enclosed proxy slip. Proxy Annual General Meeting, 7 May 2009, Kongsberg Gruppen ASA If you are unable to attend the Annual General Meeting in person on 7 May 2009, you can assign your proxy over to someone to act on your behalf. To do so, use this proxy slip. The undersigned shareholder in Kongsberg Gruppen ASA, hereby authorises (cross off): Chair of the Board of Directors Finn Jebsen or the party he authorises Name of the proxy to act as proxy for the above-mentioned shares at the ordinary Annual General Meeting of Kongsberg Gruppen ASA on Thursday, 7 May 2009. If the authorisation is submitted without specifying the name of a proxy, the proxy will be perceived as being assigned to the Chair of the Board or the party he authorises. This authorisation is a bound proxy (meaning that you must state how the proxy should vote on each individual item of business). Accordingly, for each item on the agenda, you must cross off whether you vote for or against the Board's/Nominating Committee's motions by completing points 1 to 12 in the table below. If there is a cross missing for one or more of the items, your vote will not count on this/these item(s).
I/we instruct my/our proxy to vote as follows: Items on the agenda In favour Opposed 1. Approval of the notification and the agenda 2. Election of a co-signer for the minutes 3. Briefing by the CEO No voting No voting 4. Adoption of the Financial Statements and Directors Report for the parent company and the Group for the 2008 financial year 5. Payment of dividends 6. Directors' fees 7. Compensation to the members of the Nominating Committee 8. Auditor's fees 9. The Board's declaration on salaries and other benefits to key management personnel 10. Election of new shareholder-elected directors 11. Authorisation for the acquisition of treasury shares 12. Share split 13. Reduction of the Company s share premium reserve and transfer to other equity Shareholder s name and address Date Place Signature