VÅR DATO VÅR REFERANSE 1 07.07.2009 DERES DATO DERES REFERANSE VÅR SAKSBEHANDLER Hildegunn Molvær tlf Nes kommune v/rådmann Postboks 114 2151 Årnes TILSYNSRAPPORT MED VARSEL OM PÅLEGG ÅRNES SKOLE Vi viser til tilsyn gjennomført ved Årnes skole i Nes kommune den 22.04.2009 Til stede fra skolen: Wenche Ringstad, Rektor Helen Arnesen, verneombud Deltakere i gruppesamtale, 5 ansatte Til stede fra Arbeidstilsynet: Ida Aagaard, inspektør Hildegunn Molvær, inspektør Hensikten med tilsynet Tilsynet ved skolen er en del av Arbeidstilsynets nasjonale satsning Med skolen som arbeidsplass. I forbindelse med denne satsingen i 2009, gjennomfører Arbeidstilsynet tilsyn ved skoler i flere av landets kommuner, fylkeskommuner og privatskoler. Arbeidstilsynet ønsker å sette fokus på skolene og skoleeiers arbeid med å skape godt inkluderende arbeidsmiljø for arbeidstakerne i skolen. Et arbeidsmiljø som er helsefremmede og forebyggende i forhold til sykefravær og utstøting. Målet er et arbeidsmiljø hvor alle ansatte holder seg mest mulig sunne og friske, fysisk så vel som psykisk. Det handler altså om i størst mulig grad å fjerne mulige arbeidsrelaterte årsaker til helseplager og sykefravær. Et av virksomhetens viktigste redskap for å sørge for dette er gjennom det systematiske helse-, miljøog sikkerhetsarbeidet (HMS-arbeidet). Systematisk HMS-arbeid er å forebygge sykdom ved å redusere risikofaktorene som forårsaker sykdom. Tilsynsgjennomføringen Tilsynet ved skolen hadde en varighet på ca. 4 timer og ble gjennomført på følgende måte: MØTE 1: Innledende møte med ledelsen og verneombud til stede (ca 1,5 t) MØTE 2: Gruppesamtale 5 arbeidstakere (ca 1,5 t) MØTE 3: Avrunding av tilsynsdagen med ledelsen og verneombud (ca 30 min) I tillegg er det gjennomført et oppsummeringsmøte med skoleeier den 05.05.2009. I dette møtet oppsummerte Arbeidstilsynet funn etter tilsynsbesøkene ved samtlige besøkte skoler i Nes kommune, samt det som fremkom av dokumentasjon fra skoleeier knyttet til inneklima. POSTADRESSE E-POST TELEFON ORGANISASJONSNR Postboks 386 ostfold-akershus@arbeidstilsynet.no 81 54 82 22 974771632 1502 Moss INTERNETT TELEFAKS Norge www.arbeidstilsynet.no 69 24 03 10
VÅR REFERANSE 2 Under tilsynet hadde Arbeidstilsynet fokus på følgende tema: - Verneombud/sikring av arbeidsmiljøkompetanse - Kartlegging, risikovurdering og oppfølging av arbeidsmiljøutfordringer - Kommunikasjon og medvirkning i HMS-arbeidet - Rapportering av avvik (uheldige forhold) - Utvalgte arbeidsmiljøfaktorer: konflikter, omstillinger, vold og trusler - Organisering og tilrettelegging av arbeidet - Rutiner og prosedyrer for sykefraværsoppfølging - Oppfølging av sykemeldte arbeidstakere Generelt: Årnes skole har 35 ansatte og 260 elever, fordelt på 7 trinn. Virksomheten er fordelt på 2 bygg. Byggene oppleves å ha for liten kapasitet, og de ansatte på skolen gir uttrykk for at de sliter med støyplager og dårlig inneklima. Det blir oppgitt at arbeidsmiljøet har vært preget av konflikter og høyt sykefravær. Dagens rektor er 4. rektor på 4 år. Dagens rektor har vært ansatt i 6 mnd. og har hatt fokus på psykososialt arbeid. De ansatte på skolen har nettopp gjennomført en trivselsundersøkelse. I tilsynet fremkom det blant annet at skolen har følgende: Verneombudet er ny for de ansatte, men hadde nødvendig opplæring Rektor hadde tilstrekkelig HMS opplæring De hadde ulike møtefora som ga anledning til å ta opp saker for pedagogene Det var en lav terskel mellom leder og ansatt. Ansatte opplevde at det var lett å ta opp aktuelle saker. Det forelå en kommunal beredskapsplan som sikrer oppfølging av arbeidstaker når de har vært utsatt for vold og trusler Leder har ukentlige møter med tillitsvalgt Det er tett samarbeid mellom skolens leder og Nav arbeidslivssenter, i forhold til oppfølging av sykmeldte. Sykefraværsrutinen var kjent for de ansatte Samtidig avdekket Arbeidstilsynet avvik i forhold til helse-, miljø- og sikkerhetslovgivningen: Verneombud var ikke tilstrekkelig kjent for de ansatte. Verneombudet var ny i rollen som verneombud og det kom frem i tilsynet at ansatte tok liten kontakt med henne. Det kom også frem at flere ansatte var usikre på rollen til verneombudet. Møtefora for alle ansatte var ikke tilstrekkelig ivaretatt. Virksomheten hadde flere arenaer hvor saker kunne drøftes, men det var ingen felles arena. Pedagogene hadde flere samlings-/ treffpunkt hvor saker kunne diskuteres, SFO hadde personalmøter, renhold deltok ikke på noen møter. Det var ikke tilstrekkelig kartleggingstiltak i forhold til ansattes arbeidsmiljø. Det foreligger en risikoanalyse fra kommunen sentralt, men denne er ikke brukt. De har en handlingsplan og en hms-rapport, medarbeidersamtale og åpen dør politikk. Men dette vurderes ikke tilstrekkelig etter Internkontrollforeskrift 5 pkt. 6-7.
VÅR REFERANSE 3 Det manglet systematisk og planlagt oppfølging av arbeidsmiljøutfordringer/ problemområder som fremkom. Det manglet skriftlig rutine, oppfølgingsplan- og tiltaksplan for å jobbe systematisk med aktuelle arbeidsmiljøutfordringer. Ansatte var ikke tilstrekkelig kjent med hvordan avvikssystemet skulle brukes. Det var ikke skriftliggjort rutine på hvordan og ikke definert hva det skulle meldes avvik på. Manglet rutine for elev/foreldreklager, konflikthåndtering og omstillingsprosesser. Men skolen hadde en god praksis på det i hverdagen. Manglet skriftlig rutine og systematisk opplæring for håndtering av vold og trusler. Skolen hadde ikke hatt alvorlige hendelser på vold og trusler. Arbeidstilsynet avdekket følgende konkrete avvik i forhold til helse-, miljø-, og sikkerhetslovgivning, relatert til de temaer som ble gjennomgått i tilsynet: Begrunnelse : 1. Det fremkom i tilsynet at ansatte ikke var tilstrekkelig kjent med hvem som var virksomhetens verneombud. I henhold til arbeidsmiljøloven 6-1(4) skal hvem som til enhver tid fungerer som verneombud ved virksomheten, kunngjøres ved oppslag på arbeidsplassen, se varsel om pålegg nr.1 2. Virksomheten mangler skriftlige planer for tiltak (handlingsplaner) for å redusere relevante psykososiale og organisatoriske risikoforhold. I henhold til arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c, jf. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 6 har arbeidsgiver plikt til å kartlegge farer og problemer og på den bakgrunn vurdere risiko, samt utarbeide tilhørende planer og tiltak for å redusere risikoforholdene med hensikt å forebygge arbeidsrelatert sykdom og skade, se varsel om pålegg nr.2 3. Det å kartlegge arbeidsmiljøutfordringer og farer, risikovurdere disse og på bakgrunn av dette iverksette nødvendige tiltak og planer, er ikke et arbeid som utføres bare én gang. Internkontrollforskriften krever systematikk i HMS-arbeidet og det betyr at HMS-aktivitetene må gjentas. Hvor ofte og hvordan HMS-aktivitetene gjennomføres, er avhengig av de utfordringer og det risikobildet som finnes i virksomheten. Internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7 krever at det utarbeides skriftlige rutiner som beskriver de ovennevnte aktiviteter. I tilsynet fremkommer det at virksomheten ikke hadde rutiner som sikrer systematisk kartlegging og risikovurdering av relevante arbeidsmiljøutfordringer. Dette for å sikre at arbeidsmiljøproblemer oppdages og taes hånd om i tide. Slike rutiner ansees som nødvendige for at internkontrollsystemet skal fungere som forutsatt, og være det styringsverktøyet på HMS-området som loven krever, se varsel om pålegg nr.3 4. Arbeidsmiljøloven legger stor vekt på medvirkning i virksomhetens HMS-arbeid i flere av sine bestemmelser, jf arbeidsmiljøloven 2-3 (1), 3-1(1) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 3. Arbeidstakerne og tillitsvalgte har både en rett og en plikt til å medvirke i utforming, gjennomføring og oppfølging av virksomhetens systematiske HMS-arbeid. For å sikre at arbeidstakerne får nødvendig informasjon og sikre medvirkning, plikter arbeidsgiver å iverksette tilstrekkelige arenaer for å ivareta ovennevnte lovkrav. På bakgrunn av det som fremkommer i tilsynet har ikke virksomheten tilstrekkelige arenaer for å sikre alle ansatte medvirkning, informasjon og kommunikasjon i forhold til det systematiske HMS-arbeidet, se varsel om pålegg nr.4
VÅR REFERANSE 4 5. Virksomheten skal ha et system for avvikshåndtering, jfr. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) e og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Systemet skal sørge for at arbeidstakerne kan melde fra om uønskede hendelser og uakseptable forhold. I tillegg til meldeplikten skal det være fastlagt hvordan meldingene skal følges opp og hvem som er ansvarlig for dette. Arbeidsgiver plikter å sørge for at avvikssystemet fungerer som forutsatt, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 8. Det fremkom i tilsynet at virksomheten ikke har rutine for avviksrapportering. De ansatte har meldt noe avvik på inneklima, men det foreligger ingen systematikk i hva man bruker avviksrapportering på, se varsel om pålegg nr.5 og 6 6. Virksomheten bør ha en rutine for håndtering og behandling av klager fra elever eller foreldre, som bl.a. omhandler arbeidstakere, jfr. arbeidsmiljølovens 4-1 (2) jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Arbeidstilsynets erfaring er at slike klager i mange tilfeller blir tilfeldig behandlet, noe som igjen kan føre til ulikheter, konflikter, utilbørlige saksbehandlingsprosesser, mv. Det fremkom i tilsynet at virksomheten mangler en slik rutine, se varsel om pålegg nr.7 og 8 7. Arbeidsmiljøloven 4-3 (3) presiserer som et krav til det psykososiale arbeidsmiljøet at arbeidstaker ikke skal utsettes for trakassering eller annen utilbørlig opptreden. For å forebygge at de ansatte utsettes for overtredelser av denne loven, må virksomheten ha rutiner for hvordan slike tilfeller skal fanges opp og behandles på tidligst mulig stadium. Arbeidsgiver pålegges derfor å opprette en rutine for fremgangsmåte og behandling av konflikter blant arbeidstakerne. Rutinen skal ihht. internkontrollforskriftens 5-2 (2) gjøres kjent for de ansatte, se varsel om pålegg nr.9 og 10 8. Arbeidsgiver plikter å forebygge at omstillinger fører til negative konsekvenser for arbeidsmiljøet jfr. arbeidsmiljøloven 3-1(2) d. Plikten til å dokumentere aktivitetene skriftlig følger av internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr.6. Forhåndsvurderinger vil omfatte alle arbeidsmiljøfaktorer som kan påvirkes av endringen, både fysiske og psykiske faktorer. For å sikre at aktivitetene gjennomføres når det er nødvendig, er det påkrevd med rutiner som sikrer dette, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. For at de ansatte skal mestre/ bearbeide omstillingsprosesser på en god måte, vil det være avhengig av graden av informasjon, kommunikasjon, medvirkning og medbestemmelse. Rutinen må derfor sikre at dette ivaretas på en god måte, jf arbeidsmiljøloven 4-2 (2) c) og e) og 4-2 (3). Det fremkom i tilsynet at virksomheten mangler en slik rutine,se varsel om pålegg nr. 11 9. Arbeidsgiver plikter å planlegge arbeidet slik at arbeidstakerne ikke utsettes for psykiske eller fysiske belastninger, jfr. arbeidsmiljøloven 4-1(2). Arbeidsmiljøloven setter også direkte krav til at arbeidstakere skal, så langt det er mulig, beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre, jfr. arbeidsmiljøloven 4-3 (4). Vi forventer derfor at skolene har utarbeidet beredskapsplaner som beskriver hvordan vold og trusselsituasjoner skal håndteres og berørte arbeidstakere følges opp, og at arbeidstakeren er kjent med dem. Plikten til å etablere rutiner og instrukser følger av arbeidsmiljøloven 3-1(2) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Det fremkom i tilsynet at kommunen har utarbeidet en beredskapsplan for hvordan en skal ivaretas etter en hendelse, men virksomheten har ikke implementert denne planen lokalt. Det fremkom i tilsynet at det mangler en slik rutine, se varsel om pålegg nr.12 og 13
VÅR REFERANSE 5 10. I skolene der det er fare for trusler og vold, er det nødvendig at arbeidstakerne gjennomgår opplæring og trening i å forebygge og håndtere trusler og vold. Plikten til å innføre et system som sikrer regelmessig og systematisk opplæring og trening følger av arbeidsmiljøloven 3-2 (1) a) og Internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. I følge arbeidsmiljøloven 4-3 (4) skal arbeidstaker så langt det er mulig, beskyttes mot vold, trusler og uheldige belastninger som følge av kontakt med andre. Det fremkom i tilsynet at virksomheten mangler en slik rutine, se varsel om pålegg nr.14 Varsel om pålegg Arbeidstilsynet har hjemmel til å gi pålegg og til å sette vilkår i arbeidsmiljøloven 18-6 (1) og (6). På bakgrunn av ovennevnte vurderer Arbeidstilsynet å gi følgende pålegg: 1. Virksomheten må bekjentgjøre hvem som til enhver tid fungerer som verneombud ved virksomheten, jfr. arbeidsmiljøloven 6-1 (4). Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått skriftlig tilbakemelding som bekrefter at alle arbeidstakerne er gjort kjent med hvem som er verneombud. 2. Virksomheten må utarbeide skriftlige planer for tiltak for å redusere risikoforhold i henhold til arbeidsmiljøloven 3-1 (2) c, jfr. internkontrollforskriften 5, 2.ledd nr.6 Pålegget anses oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av plan for tiltak, utarbeidet på bakgrunn av kartlegging og risikovurdering av relevante arbeidsmiljøutfordringer. Planen må inneholde tiltak, tidsfrist og ansvarlig for gjennomføring 3. Virksomheten skal utarbeide og iverksette skriftlige rutiner for å sikre systematisk kartlegging og risikovurdering av relevante arbeidsmiljøutfordringer, og at dette er en del av internkontrollsystemet for å sikre at HMS aktivitetene gjennomføres reglemessig jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen. 4. Virksomheten må sørge for å etablere faste møteplasser for alle ansatte i alle avdelinger for å sikre ansatte informasjon, kommunikasjon og medvirkning i det systematiske forebyggende helse-, miljø- og sikkerhetsarbeidet, jfr. arbeidsmiljøloven 2-3 jfr. internkontrollforskriften (best. nr. 544) 5, 2. ledd nr. 3 og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 6. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt bekreftelse på at faste møteplasser er etablert.
VÅR REFERANSE 6 5. Virksomheten må utarbeide en skriftlig system for avvikshåndtering, jfr. arbeidsmiljøloven 3-1 (2) e og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har mottatt en beskrivelse av avvikssystemet som er etablert. 6. Virksomheten må sørge for at alle arbeidstakere er kjent med avvikshåndteringssystemet, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2 Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått skriftlig tilbakemelding om hvordan informasjonstiltak er gjennomført. 7. Virksomheten må utarbeide skriftlig rutine for håndtering av elev og foreldreklager, jfr. arbeidsmiljølovens 4-1 (2) jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen. 8. Virksomheten må sørge for at alle arbeidstakerne er kjent med rutinen for håndtering av elev og foreldreklager, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått skriftlig tilbakemelding om hvordan informasjonstiltak er gjennomført. 9. Virksomheten må utarbeide skriftlig rutine for fremgangsmåte i, og håndtering av konflikter, jfr. arbeidsmiljølovens 4-3 (3) og 4-1 (2) jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen 10. Virksomheten må sørge for at alle arbeidstakere er kjent med rutinen for fremgangsmåte i, og håndtering av konflikter, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått skriftlig tilbakemelding om hvordan informasjonstiltak er gjennomført.
VÅR REFERANSE 7 11. Virksomheten skal etablere skriftlige rutiner for å sikre at det gjennomføres en vurdering av arbeidsmiljøkonsekvenser i forkant av endringer og omstillinger i virksomheten, jfr. arbeidsmiljøloven 3-1(2) d, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen 12. Virksomheten må utarbeide en skriftlig beredskapsplan / rutine som beskriver hvordan vold og trusselsituasjoner skal håndteres og hvordan berørte arbeidstakere følges opp, jfr. arbeidsmiljøloven 4-3 (4) og 3-1(2) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen. 13. Virksomheten må sørge for at alle arbeidstakere er kjent med den skriftlige beredskapsplan / rutine for håndtering av vold og trusselsituasjon og hvordan berørte arbeidstakere skal følges opp, jfr. internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 2. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått skriftlig tilbakemelding om hvordan informasjonstiltak er gjennomført. 14. Virksomheten må utarbeide en rutine som sikrer de ansatte regelmessig opplæring og trening i å forebygge og håndtere vold og trusler, jf arbeidsmiljølovens 3-2 (1) a) jfr. 4-3 (4) og internkontrollforskriften 5, 2. ledd nr. 7. Pålegget anses som oppfylt når Arbeidstilsynet har fått tilsendt kopi av rutinen. Videre saksgang Hvis virksomheten har kommentarer til det som er beskrevet eller til de pålegg med frister som er vurdert, ber vi om en skriftlig tilbakemelding innen 15.08.09 Hører vi ikke noe fra virksomheten innen fristen, vil det gis pålegg i tråd med det som er beskrevet i dette varselet. Vedtaket vil deretter bli sendt virksomheten. Med hilsen Arbeidstilsynet Østfold og Akershus
VÅR REFERANSE 8 Tommy Pedersen Tilsynsleder (sign.) Hildegunn Molvær inspektør (sign.) Dette brevet er godkjent elektronisk i Arbeidstilsynet og har derfor ingen signatur. Kopi til: Årnes skole v/rektor Runniveien 24 2150 Årnes Årnes skole v/verneombud Runniveien 24 2150 Årnes Nes kommune v/hovedverneombud postboks 114 2151 Årnes