Utvalg: Formannskap Møtested: Kommunestyresalen, Hamnvik Møtedato: 02.12.2009 Tid: Kl 10.30 Eventuelt forfall meldes til tlf. 77 09 90 00 Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Orienterings-/drøftingssaker: MØTEINNKALLING 1. Målstyring jfr. tidligere utsendte notat 2. Tilskudd til boligbygging notat sendes ut senere 3. Bygdeboka Sak vedrørende Budsjettregulering nr 2 vil bli ettersendt. SAKSLISTE Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 171/09 09/972 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 11.11.2009 172/09 09/593 SØKNAD OM TILLATELSE TIL TILTAK, GNR 81 SØR-FORSÅ UTMARKSLAG 173/09 09/806 SØKNAD OM DELING AV GRUNNEIENDOM 108/4 KARIN OG SEVERIN ØVERLI 174/09 09/896 GEBYRER FOR MATRIKKELFØRINGER OG FRISTFORLENGELSE FOR OPPMÅLINGS- FORRETNINGER I IBESTAD KOMMUNE 175/09 09/298 ORGANISASJONSENDRING 2009 176/09 09/955 KOMMUNENES INNTEKTSSYSTEM - UTREDNING AV UTGIFTSUTJEVNINGSSYSTEMET
177/09 09/365 FRAMTIDIG SKOLE- OG BARNEHAGESTRUKTUR I IBESTAD KOMMUNE 178/09 09/709 BUDSJETT 2010/ØKONOMIPLAN 2011-2013 Hamnvik, 01.12.2009 Marit Johansen ordfører
Sak 171/09 GODKJENNING AV PROTOKOLL FRA MØTE 11.11.2009 Saksbehandler: Bjørg Frantzen Steen Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 09/972 Saksnr.: Utvalg Møtedato 171/09 Formannskap 02.12.2009 Rådmannens innstilling: Protokoll fra møte 11.11.2009 godkjennes. Vedlegg: Protokoll fra møte 11.11.2009 foreligger til godkjenning. Saksutredning: Side 3 av 39
Sak 172/09 SØKNAD OM TILLATELSE TIL TILTAK, GNR 81 SØR-FORSÅ UTMARKSLAG Saksbehandler: Johan-Harald Gamnes Arkiv: G/BNR GNR 81 Arkivsaksnr.: 09/593 Saksnr.: Utvalg Møtedato 172/09 Formannskap 02.12.2009 Rådmannens innstilling: Klagen er behandlet etter Plan- og bygningslovens 15 og Forvaltningslovens 34. Klagen inneholder ikke nye opplysninger som gjør at vedtaket gjøres om. Vedtaket opprettholdes, saken oversendes Fylkesmannen i Troms for endelig avgjørelse. Vedlegg: 1) Klage datert 11.11.09 2) Samlet saksfremstilling formannskapsmøte 7.10.09 3) Kart og bilder Saksutredning: Lovbehandling: Plan- og bygningsloven Type behandling: Klage etter Pbl 15 Tiltakshaver: Sør-Forså Utmarkslag Kort orientering: Sør-Forså Utmarkslag anker/klager i brev datert 11.11.09 på vedtak gjort i formannskapsmøte den 7.10.09, sak nr 161/09. Klagen er kommet inn innen klagefristens utløp, og behandles således etter Plan- og bygningslovens 15 og Forvaltningslovens 34. Kort oppsummert føler klager seg urettferdig behandlet, har to merknader til opprinnelig saksutredning og har tre nye argumenter til søknaden. Vurdering klage: Urettferdig behandling: Klager føler seg urettferdig behandlet ut fra hva som har vært praksis gjennom mange år når det gjelder bygging av vei i utmark. Dette er ikke urimelig, ettersom det har vært bygd en god del veier i utmarken, spesielt på Rolløya. For kommunen som forvaltningsorgan er det av denne grunn kanskje ekstra viktig å se på konsekvensene av det som tillates, og vurdere langtidsvirkningene ut fra et helhetlig perspektiv. For øvrig er det en stadig økende nasjonalt fokus på å bevare naturen som ressurs for friluftsliv. I stortingsmelding 26, 2006-2007 er det påpekt at kommunenes planansvar innebærer at de også skal ivareta nasjonale og viktige regionale interesser i planleggingen, der miljøkvaliteter i landskapet søkes bevart. Vi anser at endringer i samfunnet og nasjonale Side 4 av 39
Sak 172/09 retningslinjer gjennom tiden er endret/innskjerpet i en slik grad at tiltaket ikke er utsatt for usaklig forskjellsbehandling. Kommentarer til saksframlegg: Hålogaland Kraft har kraftlinjer i området som det må tas hensyn til ved en eventuell veibygging Setningen i opprinnelig saksfremlegg var ment, og oppfattes fortsatt som ren informasjon basert på tilbakemelding fra Hålogaland Kraft. Setninger var ikke ment som et argument hverken for eller mot utbygging. eventuell veibygging vil derfor også medføre tilrettelegging for økt motorferdsel på vannet. Klager påpeker at det som er av motorferdsel på vannet i dag er minimal. Ettersom veien ikke går helt frem til vannkanten, og at veien er planlagt stengt med bom, så trenger selvfølgelig ikke motorisert ferdsel på vannet bli et problem. Rådmannen vil likevel bemerke at det er fokusert på at en legger til rette for økt ferdsel, hva som på kort og lang sikt faktisk vil skje, er vanskelig å si med sikkerhet. Nye argumenter: 1) Gammel vei. På gamle kart er det inntegnet en vei ved navn Hallevikveien i samme område. Selvfølgelig er ikke dette en vei etter dagens definisjon av vei. Dette er en trase som ble brukt i forbindelse med kjøring av ved og torv, samt til og fra Skipsvannet ifm bærplukking, fisking, turer og annen transport. Så på mange måter kan en vel si at vi ved å forlenge veien bare oppdaterer en gammel ferdselsåre til dagens standard. I dag fremstår dette som en ordinær sti i terrenget, veibegrepet stammer fra gammelt av, og er videreført på kartene. Slik terrenget fremstår i dag, vil en veibygging fremstå som utbygging av nesten urørt terreng. Se bilder i vedlegg 3. 2) Transport av ved. En forlengelse av veien vil øke og forenkle mulighetene for uttak av ved. Fremkjøring av ved til vei vinterstid med scooter for videretransport sommerstid vil forenkle uttak av skog. En slik forenkling vil også kunne gjøre det mer attraktivt å produsere ved for salg, noe som enkelte av oss ser på som en høyst realistisk tanke. Forenklet transport vil være med på å muliggjøre dette. En forlengelse av veien vil nok som klager påpeker forenkle uttak av ved i området. Ut fra befaring er det vurdert til å være begrenset hvor mye ved som kan tas ut i området, ut over litt til privat brensel. Terrenget består i hovedsak av en blanding av myrer og oppstikkende avrundede bergknauser med spredt fjellbjørk og furu. Mulighetene for uttak av ved for salg er vurdert til å være svært begrenset ut fra samfunnsmessige interesser. 3) Allmenn bruk av veien. Dersom ønskelig vil også veien kunne være åpen for allmenn ferdsel. Dette mot en avgift. Det vil kunne lette adkomsten ifm bruk av naturen i dette området. I tillegg vil veien kunne være med på gjøre det enklere å starte aktivitet rettet mot turisme. Noe som absolutt burde være av interesse. Opprinnelig avslag var basert i ønske om å bevare naturen mest mulig uberørt og fri for motorisert ferdsel. Å bygge ned deler av naturen, for å lette adkomsten til denne, blir litt Side 5 av 39
Sak 172/09 underlig, og i strid med nasjonale ønsker og føringer. Eksisterende vei går allerede opp alle stigningene fra fylkesveien, terrenget videre der vei ønskes bygd er småkupert. Når det gjelder aktivitet rettet mot turisme, så er dette veldig generelt, og kan ikke nyttes som vektig argument så lenge det ikke foreligger konkrete planer der en kan vurdere de samfunnsmessige gevinster. På generell basis vil det være naturlig at allerede utbygde veinettverk nyttes til dette formålet inntil det foreligger mer konkrete planer. Til slutt tilføyer klager at forlengelse av veien vil være positivt for hytteeiere i området. Vi har forståelse for at det er ønskelig med vei nærmere hyttene i området. Men dersom dette er et fullverdig kriterium for å få godkjent veibygging i utmark, vil det være flere tilsvarende andre plasser som også har krav på å få bygget vei. En slik enkeltvis behandling vil kunne være svært uheldig, der hvert tiltak i seg selv ikke er så ille, men der summen av mange små tiltak over lang tid kan skape uønsket arealbruk i kommunen. Administrasjonen vurderer at klagen ikke inneholder nye opplysninger som gir grunnlag for å endre vedtak gjort 7.10.09. Side 6 av 39
Sak 173/09 SØKNAD OM DELING AV GRUNNEIENDOM - 108/4 KARIN OG SEVERIN ØVERLI Saksbehandler: Johan-Harald Gamnes Arkiv: G/BNR 108/4 Arkivsaksnr.: 09/806 Saksnr.: Utvalg Møtedato 173/09 Formannskap 02.12.2009 Rådmannens innstilling: I medhold av Plan- og bygningslovens 19-2 avslås søknad om dispensasjon fra bestemmelsene i 1-8 for fradeling av tomt for fritidsbolig, fra eiendommen gnr 108 bnr 4 på Slettnes i Åndervåg. Ut fra en samlet vurdering anses ikke fordelene ved å gi dispensasjon for å være vesentlig større enn ulempene. En fradeling av hyttetomt vil gi en uønsket privatisering av strandsonen i et lite utbygd område. Området er vurdert for å være godt egnet til rasting, camping, bålkos etc., noe som vil kunne bli negativt berørt av en utbygging. Vedlegg: 1) Søknad om dispensasjon datert 26.08.09 2) Foreløpig svar, brev datert 22.09.09 3) Brev fra søker datert 15.10.09 4) Oversiktskart/ bilder Saksutredning: Lovbehandling: Type søknad: Søker/ hjemmelsh.: Plan- og bygningsloven Søknad om dispensasjon fra PBL 1-8; Forbud mot tiltak langs sjø og vassdrag. Karin og Severin Øverli Kort orientering: Hjemmelshavere av gnr 108 bnr 4 på Slettnes i Åndervåg, søker om dispensasjon fra Pbl 1-8`s forbud mot tiltak i 100-metersbeltet langs sjøen. Det søkes om dispensasjon for fradeling av tomt på ca 2,5da, som skal overdras til Lene-Marie Øverli og Stian Helgesen, som ønsker å bygge fritidsbolig på den. Fritidsboligen er planlagt plassert ca 30-35 meter fra strandlinjen, på nedsiden av vei. Søker er gjennom brev datert 22.09.09 gitt en foreløpig tilbakemelding på at tiltaket i utgangspunktet er i strid med bestemmelsene i Pbl, med forespørsel om det er aktuelt å vurdere alternativ plassering eller om søknaden ønskes opprettholdt som opprinnelig. Søker har i tilbakemelding i brev datert 15.10.09, og bekreftet at søknaden ønskes opprettholdt som opprinnelig. Side 7 av 39
Sak 173/09 Generelt: Søknaden er mottatt 3.9.09, dispensasjon behandles derfor etter ny Pbl. Søknad inneholder gamle paragrafhenvisninger, men innholdet i søknaden anses å oppfylle kravene i ny Pbl 19-1, og behandles derfor etter 19-2. Pbl 19-2 ; Dispensasjon kan ikke gis dersom hensynene bak bestemmelsen det dispenseres fra, eller hensynene i lovens formålsbestemmelse, blir vesentlig tilsidesatt. I tillegg må fordelene ved å gi dispensasjon være klart større enn ulempene etter en samlet vurdering. Det kan ikke dispenseres fra saksbehandlingsregler. Statlige planretningslinjer for differensiert strandsonepolitikk er under utarbeidelse, disse har vært ute på høring, men er fortsatt ikke vedtatt. Hensikten med retningslinjene er å forhindre uhelding bygging i 100-metersbeltet langs sjøen, samtidig som det gjennom planlegging skal legges til rette for en bærekraftig lokal utvikling bygd på de ulike natur- og kulturgitte forhold langs kysten. En må altså gjennom planer vedta hvilke områder som er viktig for allmennheten og skal ha en streng forvaltning, og hvilke områder det er mulig å bygge ut nærmere sjøen enn 100-meter. Ibestad kommune har pr. i dag ingen gjeldende arealplan, arbeidet med utarbeidelse av arealplan er påbegynt. Berørte naboer er varslet, det er ikke kommet inn merknader til tiltaket. Søknaden har ikke vært sendt ut på høring, ettersom det innstilles på avslag på søknaden. Søknad: I utgangspunktet vil søknaden være i strid med bestemmelsene gitt i Plan- og bygningslovens 19-2. Kommunen må derfor vurdere fordelene opp mot ulempene, og ut fra en helhetlig vurdering beslutte om det er grunnlag for å gi dispensasjon til fradeling av fritidstomt. Begrunnelser i søknad datert 26.8.09: 1) Arealplan: Området er i kommunens nåværende arealplan definert som LNF-område, og ligger i utmarka. I kommunens nye arealplan er hele dette området lagt ut til eventuell hyttebygging og vintersportsanlegg. Vi kan ut fra dette ikke se at søknaden vil komme i konflikt med kommunens arealplaner Vedrørende arealplan, så er det pr i dag ingen gjeldende plan for kommunen. Området har muligens vært foreslått til hyttebygging og vintersportsanlegg i forbindelse med folkemøter i innledning av arealplanarbeidet. Det er viktig å påpeke at pågående arbeider er i innledende fase, det er foreløpig ikke laget eller vedtatt planprogram for arealplanen. Det vil være feil å basere en dispensasjon på forslag til arealplan i så tidlig fase. En enkelt dispensasjon vil for øvrig gi føringer for behandling av tilsvarende saker. 2) Landbruksinteresser: Pr i dag er området nedenfor veien ikke benyttet av grunneierne, men hele Åndervåg har fra gammelt av felles beiterett i utmarka. Vi kan ikke se at bygging av fritidsbolig på den Side 8 av 39
Sak 173/09 planlagte tomta vil komme i konflikt med landbruk interesser eller jordloven slik situasjonen er i dag, og heller ikke dersom forslag til ny arealplan vedtas. At tiltaket ikke er i strid med annet lovverk eller private rettigheter er ikke dispensasjonsgrunnlag fra Plan- og bygningslovens 1-8. 3) Plassering på tomten/ tomtevalg: Området ovenfor veien er også vurdert som alternativ, men dette er svært myrlendt og vil medføre omfattende grøfting for å få en brukbar tomt. Dette vil igjen ødelegge det rike multelandet som i dag er ovenfor veien, og som hver sommer høstes av grunneiere og andre. På nersia av veien er det kun grantrær, bjørk og einer, og ikke like fruktbart som området ovenfor At det ikke finnes bedre alternative plasseringer på eiendommen er ikke dispensasjonsgrunnlag. 4) Plassering på tomten: Fritidsboligen er planlagt i overkant av tomten, og er trukket så langt opp mot veien som mulig. Det vil derved være god avstand ned mot sjøen, slik at den fri ferdsel for eventuelle turgåere eller andre ikke vil bli hindret. Avstand til sjøen og fri ferdsel vil bli vurdert senere i saksfremlegget. 5) Plassering Tomtevalget er fra vår side nøye vurdert, også ut fra landbrukets og allmennhetens interesse. Slik vi ser det, vil den omsøkte fradeling være til det beste, og den som vil utgjøre det minste inngrep i naturen på Slettnes. Om det ikke finnes bedre alternative plasseringer på eiendommen, er ikke dette dispensasjonsgrunnlag. Inngrepet vurderes senere i saksframlegget. Begrunnelser/tilføyelser i brev datert 15.10.09: 1) Nabovarsel: Alle naboer er varslet i henhold til bestemmelsene i 21-3, d.v.s samtlige grunneiere i Åndervåg. Disse er alle brukere av vår eiendom, ettersom utmarka kan benyttes til felles formål, med unntak av avvirkning av skog. Ingen av disse hadde noen innvendinger mot valg av tomt eller oppføring av fritidsbolig på tomta men uttrykte tvert om håp om at søknaden ville imøtekommes av kommunens side At ingen naboer har protestert er ikke dispensasjonsgrunnlag. Ut fra allmennhetens interesser må kommunen som planmyndighet vurdere konsekvensene langt ut over tilstøtende eiendommers interesser. 2) Avstand til sjøen: Selv om fritidsboligen er tenkt plassert innenfor 100-meterssonen, vil det fortsatt være ca 35 meter ned til fjæra/stranden. Avstand til sjøen og fri ferdsel vil bli vurdert senere i saksfremlegget. Side 9 av 39
Sak 173/09 3) Bruk av området: Pr. i dag er det slik at de fleste som går tur innover Slettnes, velger å bruke den kommunale vegen. Skulle mennesker/dyr velge å gå i fjæra, vil ikke den omsøkte plassering av fritidsboligen hindre dette, idet 35 meter burde være tilstrekkelig for hvem som helst til å kunne passere. En eventuell befaring fra kommunens side vil med all tydelighet vise dette. Plassering vil bli vurdert senere i saksfremlegget, men det påpekes at hensikten med vernet av strandsonen ikke bare er basert på at en skal kunne passere et område uten hindringer. 4) Plassering: Bakgrunnen for vårt ønske om at fritidsboligen skal plasseres på nedsia av veien, er bl.a. at området ovenfor veien er et rikt multeland og som sådan myrlendt. Eventuell plassering av fritidsbolig her vil forringe dette, i verste fall ødelegge multelandet. At det ikke finnes bedre alternative plasseringer på eiendommen er ikke dispensasjonsgrunnlag. 5) Plassering: Plassering av fritidsboligen på nersida av veien vil etter vår vurdering som eiere, være et mindre inngrep i eksisterende landskap/natur enn dersom fritidsboligen plasseres på oversida av veien. Dette bl.a. fordi en plassering på oversida vil gjøre det nødvendig med omfattende grøfting. At det ikke finnes bedre alternative plasseringer på eiendommen er ikke dispensasjonsgrunnlag. 6) Arealplan: I kommunens forslag til ny arealplan er hele dette området foreslått til fritidsområde/ hytteområde. I kommunens gamle arealplan var området definert som LNF-områds. En plassering av fritidsbolig på Slettnes skulle derfor ikke komme i konflikt med verken den gamle eller eventuell ny arealplan. Som punkt 1 i søknad datert 26.8.09. I tillegg er det skrevet at tomten ønskes fradelt også med tanke på at barn og barnebarn skal få et sted å komme til i Ibestad, og på den måte skape tilhørighet, som på sikt kan bidra til at noen kanskje flytter tilbake til kommunen. Dette er et punkt som kan være av samfunnsmessig interesse, men sannsynligheten for at det vil skje er usikker. Vurdering: I området det er søkt fradeling, er det på naboeiendommen et eldre våningshus som nyttes som fritidshus, avstand til sjøen for dette huset er ca 65 meter. Det er ingen øvrig bebyggelse i strandsonen fra nedlagt settefiskanlegg ca 700meter lengre nord og videre innover fjorden. En dispensasjon vil altså være førende for hva som tillates i strandsonen i et forholdsvis lite utbygd område. Side 10 av 39
Sak 173/09 Ut fra samfunnsmessige hensyn er det hovedsakelig argumentet om at brukere/eier av fritidseiendommen får en tilhørighet til kommunen, og på sikt kanskje flytter tilbake, som kan tale for å gi dispensasjon. Dersom det ikke medfører tilbakeflytting på sikt, er det vanskelig å se noen allmenne fordeler ved å gi dispensasjon. Vedrørende avstand til sjøen, så har Fylkesmannen i Troms i brev datert 27.10.07, for en liknende sak vurdert: En hytteeier har krav på en privat sone omkring hytta. Størrelsen på denne er ikke rettslig avklart, men i flere sammenhenger er det antydet at sonen er på ca 25 meter. Innenfor denne avstanden gjelder ikke allemannsretten. Vi mener at en avstand på ca 50 meter vil kunne være nok til å sikre ferdsel i strandsonen. Dersom en vil sikre at strandsonen kan anvendes til rasting, lekeområde for unger, bålkos etc. så må en nok ha større avstand (jf friluftsloven 9). I dette tilfellet ligger fritidsboligen med en avstand på 30-35m til strandsonen, dette må anses for å kunne gi konsekvenser for allmennhetens bruk av strandsonen. Før ny plandel trådte i kraft 1.7.09, har kommunen ofte vurdert en avstand på ca 50-55 meter i bebygde områder til å være tilstrekkelig for å ivareta den frie ferdsel i strandsonen. Etter ny lov der det er henstillet om strengere praksis, dvs. høyere krav for å innvilge dispensasjon, bør også denne avstand vurderes. Administrasjonen har ikke kjennskap til omfanget av bruken av området, men ut fra befaring så fremstår området som godt egnet til rasting, camping, bålkos etc. Området har dermed en potensielt stor verdi for allmennheten, se bilder i vedlegg. Ut fra en samlet vurdering anses ikke fordelene tilstrekkelige til å gi dispensasjon. En eventuell dispensasjon er også vurdert til å sette hensynene bak bestemmelsene om vern av strandsonen vesentlig tilside. Dersom formannskapet er positiv til fradeling, må saken utsettes og sendes tilbake til administrasjonen, for utsendelse på høring til sektormyndigheter og ny behandling. Side 11 av 39
Sak 174/09 GEBYRER FOR MATRIKKELFØRINGER OG FRISTFORLENGELSE FOR OPPMÅLINGS- FORRETNINGER I IBESTAD KOMMUNE Saksbehandler: Gunnar Paulsen Arkiv: L30 Arkivsaksnr.: 09/896 Saksnr.: Utvalg Møtedato 174/09 Formannskap 02.12.2009 Rådmannens innstilling: I medhold av Lov av 17.juni 2005 nr 101 (matrikkellova) 32 og 35 og forskrift av 26.juni 2009 nr 462 (matrikkelforskriften) 16 og 18, varsler Ibestad kommune utarbeidelse av ny lokal forskrift til matrikkelloven: Gebyrer for matrikkelføringer og fristforlengelse for oppmålingsforretninger i Ibestad kommune Frist for å komme med uttalelser settes til 16.desember 2009. Vedlegg: 1. Forslag til: Gebyrer for matrikkelføringer og fristforlengelse for oppmålingsforretninger i Ibestad kommune 2. Rundskriv T-5/09 av 9.oktober fra Miljøverndepartementet. Saksutredning: Fra 1.januar 2010 innføres nye saksbehandlingsregler for registrering av eiendom mv. Lov 17.juni 2005 nr 101 om eiendomsregistrering (matrikkellova) erstatter da lov 23.juni 1978 nr. 70 om kartlegging, deling og registrering av grunneiendom (delingsloven) og lov 9.juli 1923 nr 1 om anbringelse av signaler og merker for målearbeider (signalloven). Saker som blir fremmet før 1.januar 2010, skal fullføres etter reglene i delingsloven. Alle kartog delingsforretninger, som behandles etter delingsloven, skal være fullført innen 31.desember 2012. Det nye regelverket stiller nye krav til saksbehandling, gjennomføring av oppmålingsforretninger og føring av matrikkelen. Det blir bl.a. satt strengere krav til tidsfrister for fullføring av rekvirerte oppmålingsforretninger og strengere krav til dokumentasjon som skal ligge til grunn for føring av matrikkelen. Loven introduserer nye sakstyper, bl.a. åpnes det for å matrikulere ny anleggseiendom og registrere eksisterende jordsameie. Kommunens ansvar for oppmåling og matrikulering av eiendom videreføres som i dag. Gebyrregulativ Kommunene må vedta nytt gebyrregulativ for å kunne ta lovlig gebyrer etter det nye regelverket. Forslaget til gebyrregulativ er hentet fra forslag til standard gebyrmal for forvaltningsoppgaver etter matrikkelloven. Utformingen til regulativet er utarbeidet av Side 12 av 39
Sak 174/09 Geoforum og KS. Satsene skal kommunene selv fastsette ut fra beregningsmåten om selvkostprinsippet. Administrasjonen har sett på dagens regulativ (etter delingsloven) og satt det sammen med nytt regulativ (etter matrikkelloven). Det er lagt inn en økning i oppmålingsgebyret som følge av merarbeid etter matrikkelloven der det stilles krav til øket dokumentasjon som skal være på plass før oppmålingsforretning kan gjennomføres, samt merarbeid i etterkant av forretningen. Tidsfrister Det blir innført tidsfrister for matrikkelføring. Særskilte tidsfrister gjelder for å sluttføre saker som krever oppmålingsforretning. Kommunen kan vedta nærmere regler i lokal forskrift. Dersom fristen oversittes, kan dette medføre avkortning i gebyrene. Lokal forskrift etter matrikkelforskriftens 18 3.setning Maksimal behandlingstid for kommunen fra det foreligger en godkjent søknad til matrikkelbrevet skal foreligge, er generelt satt til 16.uker. Ved overskridelse av denne fristen skal kommunen tilbakebetale deler av gebyret. Feltsesongen for landmålingsarbeider vil på grunn av snø og mørketid variere ganske mye alt etter hvor i landet man befinner seg. For å ta hensyn til dette, har kommunene fått mulighet til å påvirke behandlingsfristen for saker som helt eller delvis løper om vinteren gjennom bestemmelsen i matrikkelforskriftens 18 3.ledd: Kommunestyret kan i forskrift vedta at fristen ikke løper i en bestemt tid om vinteren. Statens kartverk Tromsø anbefaler at kommunene i Troms velger at fristen på 16 ukers behandlingstid ikke skal løpe i månedene desember, januar og februar eventuelt også mars. Oppmålingsmyndigheten ser det som svært nødvendig at Ibestad kommune vedtar en lokal forskrift om at tidsfrist for fullføring av oppmålingsforretninger ikke skal gjelde i perioden 1. desember til 31.mars. Snø og mørketid vil vanskeliggjøre feltarbeidet i forbindelse med oppmålingsforretninger. En bestemmelse som dette kan med fordel innarbeides i kommunens gebyrregulativ. Rådmannen i Ibestad anbefaler derfor at dette tas med i gebyrregulativet. Behandlingen av en slik lokal forskrift følger reglene i forvaltningslovens kap. VII. En forskrift skal derfor ha utredning, forhåndsvarsel, formkrav og underretning. I denne sak inneholder derfor utredning, forslag til forskriftstekst og forhåndsvarsel med angivelse av tidsfrist. Forvaltningslovens 37 står det: Forvaltningsorganet bestemmer selv på hvilken måte forhåndsvarslingen skal foregå og sette frist for å gi uttalelse. Side 13 av 39
Sak 175/09 ORGANISASJONSENDRING 2009 Saksbehandler: Helge Høve Arkiv: 031 Arkivsaksnr.: 09/298 Saksnr.: Utvalg Møtedato 175/09 Formannskap 02.12.2009 Rådmannens innstilling: 1. Kommunestyret slutter seg til rådmannens forslag til organisasjonsendringer som framgår av saksframlegget. 2. I tillegg til rådmannens stab skal kommunen har følgende seksjoner: Oppvekst NAV-Ibestad Helse PRO Plan- og utvikling Vedlegg: Ingen Saksutredning: 1. Bakgrunn Rådmannen startet et arbeid med organisasjonsendring tidlig i 2009 der blant annet de tillitsvalgte ble involvert og kom med innspill. På grunn av flere forhold, har rådmannen funnet det nødvendig å se på hele kommunen i denne sammenheng. Når en organisasjonsendring skal gjennomføres er det en del forhold som må hensyntas: Ytre forhold forhold som kommunen ikke har styring med eks. NAV-reformen Personellmessige forhold ivaretas gjennom regelverk og dialog med tillitsvalgte Økonomiske forhold økonomiske rammebetingelse som kommunen til en liten grad styrer Organisasjonsmessige forhold kommunen står relativt fritt til selv å bestemme organisering av egen organisasjon På grunn av tidsnød har det vært nødvendig å iverksette noen tiltak uten at dette er forankret i politiske vedtak, men formannskapet har blitt løpende orientert og HTV ble informert i møte 19.08.2009. Rådmannens forslag er sendt til høring blant de tillitsvalgte. Det er ikke komme noen høringsuttalelser noe som rådmannen tolker som enighet. Side 14 av 39
Sak 175/09 2. Forslag til endinger 2.1. Stab Stabsavdeling ledes av ass. rådmann og skal bestå av følgende funksjoner: Regnskap/fakturering/innfordring kommunale krav Lønn og personal Ekspedisjon, arkiv og politisk sekretariat Skatt (innfordring og regnskap) Kultur flyttes til oppvekst. Kultur har tidligere vært en del av oppvekst og det er en meget naturlig tilknytning som mange kommuner har. IDE minister styres av et eget prosjektstyre, men er i den daglige drift underlagt rådmann. 2.2. Sosial Etter at leder sosial har sluttet har rådmannen gjort en vurdering av seksjonens organisering og kommet til at sosialseksjonen nedlegges som egen seksjon. Hovedoppgavene flyttes slik: Økonomisk sosialhjelp til NAV-Ibestad Miljøarbeidertjenesten til PRO Barnevern til oppvekst Vurdering: Det er bestemt av sentrale myndigheter at økonomisk sosialhjelp skal flyttes til NAV. De oppgaver som skal flyttes til NAV er vedtatt av kommunestyret. Miljøarbeidertjenesten er faglig nært tilknyttet PRO og det er naturlig å flytte den dit selv om dette er en tverrsektoriell tjeneste. Barnevern er en tverrsektoriell tjeneste som har tilknytning til både PRO, helse og oppvekst så har rådmannen funnet det mest naturlig å legge barnevernet til oppvekst. Det tverrsektorielle samarbeidet må likevel fortsette. I tillegg til hovedoppgavene flyttes noen mindre funksjoner til de samme enheter. 2.3. Oppvekst Som det framgår foran flyttes følgende funksjoner til oppvekst: Kultur Barnevern FYSAK Oppvekstleder skal være kommunens koordinator mot asylmottaket. 2.4. Plan og næring Ingen vesentlige endring etter at næringsutvikler er ansatt i seksjonen. Seksjonene vil bli tillagt deler av saksbehandling av startlån og utbedringstilskudd og utbedringslån. For bedre å vise bredden i seksjonens arbeidsområde vil rådmannen forslå at sektoren endrer navn til Plan og utvikling. Side 15 av 39
Sak 175/09 2.5. NAV-Ibestad Rådmannen har vurdert flere alternativer for organisering av NAV-Ibestad. Det er 3 alternativer: 1. Egen seksjon 2. Avdeling under PRO 3. Avdeling som rapporterer direkte til rådmann Vurdering: Som egen seksjon blir NAV svært liten med et kommunalt årsverk sammenlignet med de tre andre seksjonene. På den annen side disponerer NAV store økonomiske ressurser som kanskje kan utnyttes enda bedre til kommunens fordel dersom NAV er sterkere tilknyttet rådmannen. Fordelen med å legge NAV som en avdeling under PRO vil være samordning på den annen side har PRO så mange oppgaver og får i tillegg miljøarbeidertjenesten at det kanskje ikke er hensiktsmessig å legge enda en oppgave til seksjonen. Dersom NAV legges direkte under rådmannen, så vil det bryte den organisasjonsstruktur denne omlegging legger opp til med en ren stabsseksjon og fagseksjoner. Rådmannen er etter en samlet vurdering, kommet til at NAV-Ibestad blir egen seksjon i kommunen. 2.6. PRO Miljøarbeidertjenesten flyttes til PRO. Stilling som ergoterapeut omgjøres til 50% stilling og er allerede rekruttert. FYSAK flyttes til oppvekst. 2.7. Helse Det vil være to aktuelle organisasjonsmuligheter: Egen seksjon Avdeling under PRO Vurdering: På samme måte som NAV blir helse en liten seksjon likevel betydelig større enn NAV i sammenligning med de 3 andre seksjonen. Dette er likevel ikke noe vesentlig hinder for at helse skal være egen seksjon. Det vil medføre et merarbeid for kommuneoverlege å være seksjonsleder og vil ta ressurser fra kurativ virksomhet. Han må møte i rådmannens ledermøte (i utgangspunktet hver uke), han får både budsjett- og økonomiansvar og derav regelmessig rapportering. I tillegg vil det bli noen andre oppgaver eks. møter som seksjonsleder forutsettes i møte i. Dersom helse blir en avdeling under PRO, så bortfaller mye av disse seksjonslederoppgavene. Kommuneoverlege skal i tillegg til pasientbehandling ha mange andre administrative oppgaver. Det er derfor et valg om han også skal ha seksjonslederoppgaver som vil medføre at det blir mindre tid til pasientbehandling og kommuneoverlege oppgaver. Etter en samlet vurdering er rådmannen kommet til at helse bør være en egen seksjon. Side 16 av 39
Sak 176/09 KOMMUNENES INNTEKTSSYSTEM - UTREDNING AV UTGIFTSUTJEVNINGSSYSTEMET Saksbehandler: Helge Høve Arkiv: 103 Arkivsaksnr.: 09/955 Saksnr.: Utvalg Møtedato 176/09 Formannskap 02.12.2009 Rådmannens innstilling: Formannskapet i Ibestad kommune vedtar å delta i prosjektet "Kommunenes inntektssystem, samarbeid med LU om utredning av utgiftsutjamningstilskuddet" og bevilger 7.500 kroner til arbeidet. Tilskuddet dekkes over rådmannens konto for utredninger og konsulentarbeid. Vedlegg: Ingen. Saksutredning: Bakgrunn Borgeutvalget la i 2005 frem sine forslag til endring av inntektssystemet for kommuner og fylkeskommuner i NOU 2005:18. Fordeling, forenkling, forbedring. Utvalgets utredning ble deretter sendt på bred offentlig høring og skapte et stort engasjement. Parallelt med Borgeutvalget gjennomførte Landsdelsutvalget for Nord-Norge (LU) og KS i de fire nordligste fylkene en utredning med alternative tilnærmingsmåter under ledelse av Moen-utvalget. Den videre håndtering av saken ble gjort ved at de politiske partiene på Stortinget ble invitert til å delta i et tverrpolitisk utvalg for å vurdere deler av inntekts- og finansieringssystemet for kommunene. Kommunal- og regionalminister Åslaug Haga nedsatte 23. desember 2006 et tverrpolitisk utvalg, Sørheimutvalget. Sørheimutvalget avgrenset sin rapport til å omhandle inntektsutjamningstilskuddet. Utvalget forutsatte at, og la til grunn for sin vurdering, at utgiftsutjamningen og kostnadsnøkkelen som gjennomgås i Kommunal- og regionaldepartementet gir full utjevning av kostnadsulemper for de sentrale velferdstjenestene. Sørheimutvalget leverte sin utredning 26.10.2007. Utredningen skapte stort engasjement i kommunene, med en rekke uttalelser som et stykke på vei ble hensyntatt av regjeringen ved omleggingen fra og med statsbudsjettet 2009. Denne omleggingen styrket distriktskommunene i forhold til de sentrale strøk i større grad enn Borgeutvalget og Sørheimutvalget hadde lagt opp til. Side 17 av 39
Sak 176/09 For å gi et bredere grunnlag for departementet og utrede alternative tilnærmingsmåter foreslås det igangsatt flere prosjekt i samarbeid med LU om utredning av utgiftsutjamningstilskudd. Følgende prosjekter søkes gjennomført: Prosjekt 1: Prosjekt 2: Prosjekt 3: Prosjekt 4: Analyse av kostnadsstruktur ved ulike tilpasninger av tjenestetilbudet for grunnskoleundervisning, der ulike avstander/reisetider og brukertettheter og tilgjengelighetsbeskrankninger for opptaksområder er sentrale variabler Lokaliseringsmodell for skolestrukturtilpassing med basis i eksisterende aldersfordelt grunnkretsbosetting. Utvikling av forslag til nye kriterier for utgiftsutjamningen i inntektssystemet relatert til grunnskoletjenestene basert på kostnadsoptimal skolelokalisering under beskrankninger relatert til tilgjengelighet og tjenestekvalitet. Reisekostnader og kjøp av tjenester I tillegg har LU og de fire nordligste fylkeskommunene et eget prosjekt som gjelder fylkeskommunene og som har sin egen finansiering. Finansiering Totalt har de 4 omtalte prosjektene en samlet ramme på 1,6 millioner kroner. KRD har nylig bevilget 400 000,- kroner til prosjektet. Styringsgruppen vil om nødvendig behandle tiltak for fullfinansiering av prosjektet. Dette kan også bety at den samlede rammen for prosjektet må reduseres noe. KS styrene i Finnmark, Troms, Nordland og Nord- Trøndelag har alle enstemmig anbefalt kommunene å delta prosjektet med finansiering. Finnmark forutsettes å delta med kr 170.000, Troms med kr 230.000, Nordland med kr 405.000 og Nord-Trøndelag med kr 220.000. Til sammen utgjør dette kr 1 025 000. Fylkene har valgt en noe ulik fordelingsnøkkel i forhold til kommunestruktur, dette anses å være et internt anliggende i de enkelte fylkene. I Troms er de foreslått at de største kommunene skal betale 10.000 kr og de minste 8 kommuner betaler 7.500 kroner. I følge KS har 21 av fylkets kommuner gitt tilsagn om tilskudd til utredningene. Vurdering Utredning av kostnadsnøklene er ansett å være et faglig anliggende som det er departementets oppgave å forestå. Erfaringene som ble gjort ved Moenutvalgets utredning kom til nytte ved behandling av Sørheimutvalgets rapport og viste at påvirkning er mulig. Med bakgrunn i det foranstående anbefaler KS kommunene i Finnmark, Troms, Nordland og Nord- Trøndelag å delta i prosjektet gjennom å bevilge et kommunalt tilskudd i henhold til fordeling foreslått av det enkelte fylkesstyre. Saken forutsettes behandlet politisk i den enkelte kommune for å sikre en god forankring. Regjeringa har lagt opp til å gjennomgå kostnadsnøklene slik at de får virkning for inntektssystemet fra 2011. For Ibestad og de øvrige nord-norske kommuner vil endring av Side 18 av 39
Sak 176/09 kostnadsnøklene ha stor betydning for kommunenes inntekter. Det er derfor viktig at departementet får innspill som viser kostnadsbehovet i de nord-norske kommuner. Dette kan skje gjennom de analyser som foreslås gjennomført. Rådmannen tilrår derfor at Ibestad kommune er med på spleiselaget og betaler 7.500 kroner. Side 19 av 39
Sak 177/09 FRAMTIDIG SKOLE- OG BARNEHAGESTRUKTUR I IBESTAD KOMMUNE Saksbehandler: Helge Høve Arkiv: 150 Arkivsaksnr.: 09/365 Saksnr.: Utvalg Møtedato 177/09 Formannskap 02.12.2009 Rådmannens innstilling: 1. Ibestad kommunestyre vedtar å etablere en 1-10 skole i lokalene til Ibestad ungdomsskole og lokalene til tidligere realskole. 2. Formannskapet får fullmakt til å starte planlegging av ombygging av ute- og innearealene. Når det foreligger kostnadsaverslag, forelegges saken for kommunestyret for godkjenning. 3. Kommunestyret vedtar følgende forskrift til opplæringslovens 8-1. Om grunnskoleelevenes tilhørlighet i Ibestad kommune, vedtatt i Ibestad kommunestyre 17. desember 2009 i sak /09. 1. Hjemmel. Denne forskriften er utarbeidet med hjemmel i opplæringslovens 8-1. 2. Vedtaksorgan og høringsinstans. Kommunestyret selv skal vedta forskriften og eventuelle senere endringer av denne. Foreldreråd, elevråd, samarbeidsutvalg og berørte ansattes organisasjoner skal bl.a. være høringsinstanser i forhold til denne forskriften og eventuelle senere endringer. For øvrig gjelder forvaltningslovens bestemmelser om forskrifter med unntak av kunngjøringsplikten, samt rundskriv nr. F-15-99 (KD) 3. Elevenes tilhørlighet. Elevene i grunnskolen trinnene 1-10 hjemmehørende i Ibestad kommune, sokner til Ibestad ungdomsskole/realskolebygget. 4. Ikrafttreden. Denne forskriften trer i kraft 1. august 2010. 4. Kommunestyret ber rådmannen starte en prosess for å rekruttere rektor til den nye skolen. 5. En 1-10 skole etableres fra 1. august 2010 i midlertidige lokaler inntil ny skole er ferdig ombygd. 6. Fra 01.04.2010 samles alle barnehagebarn i Hamnvik barnehage. Vedlegg: 1. Kostnader alternative skole- og barnehagestrukturer 2. Mandat for utredninga vedtatt av formannskapet 3. Oppdatert/utvidet rapport fra Norconsult AS 4. 15 høringsuttalelser Side 20 av 39