Møteinnkalling Aust-Agder kontrollutvalg Dato: 23.09.2015 kl. 09:00- Møtested: Fylkeshuset, Rore Arkivsak: 15/09761 Arkivkode: 033 Forfall meldes til sekretær for utvalget Line Bosnes Hegna på mobil 90 65 64 26 eller e-post: line.bosnes@temark.no Sakskart Side Møteinnkalling 1/15 15/09761-1 Godkjenning av møteinnkalling 3 Møteprotokoll 1/15 15/09761-2 Godkjenning av møteprotokoll 03.06.15 4 Saker til behandling 31/15 15/13297-4 32/15 15/13408-1 Utbetalingsrutiner i Aust-Agder fylkeskommune - Nettbuss Sør AS for perioden 2004-2014 Byggeregnskap - Sam Eyde videregående skole: Grunnlagsinvesteringer 5 7 33/15 15/13410-1 Egenvurdering av uavhengighet - forvaltningsrevisjon 9 34/15 15/13409-1 Forvaltningsrevisjonsprosjekter i 2015 10 35/15 15/13428-1 Orientering fra fylkesrevisjonen 23.09.15 12 36/15 15/13431-1 Bestilling av plan for selskapskontroll for 2016-2019 13 37/15 15/10495-6 Budsjett for kontroll og tilsyn 2016 14 38/15 15/13403-1 Fylkesutvalgets vedtak i møte 02.03.15, 23.06.15 og 08.09.15 17 1
39/15 15/11462-2 Orientering om tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune 18 40/15 15/13633-1 Eventuelt - 23.09.15 19 Sakene legges også ut på www.temark.no Arendal, 14.09.2015 For Dag Eide Kontrollutvalgsleder 2
Møteinnkalling 1/15 Godkjenning av møteinnkalling Arkivsak-dok. 15/09761-1 Arkivkode. 033 Saksbehandler Line Bosnes Hegna 1 Aust-Agder kontrollutvalg 23.09.2015 1/15 Møteinnkallingen godkjennes. Skriv inn vedlegg her 3
Møteprotokoll 1/15 Godkjenning av møteprotokoll 03.06.15 Arkivsak-dok. 15/09761-2 Arkivkode. 033 1 Aust-Agder kontrollutvalg 23.09.2015 1/15 Møteprotokoll 03.06.15 godkjennes. Møteprotokoll 03.06.15 Vedlegg til sak 4
Saker til behandling 31/15 Utbetalingsrutiner i Aust-Agder fylkeskommune - Nettbuss Sør AS for perioden 2004-2014 Arkivsak-dok. 15/13297-4 Arkivkode. --- 1 Aust-Agder kontrollutvalg 23.09.2015 31/15 Saken tas til orientering. Fylkesrevisjonens notat om utbetalingsrutiner i Aust-Agder fylkeskommune oversendes fylkestinget og fylkesutvalget til orientering. Bakgrunn for saken: Fylkesutvalget behandlet i møte 02.06.15 melding nr. 8-2015: ESAa avgjørelse av 7. mai 2015. ESA konkluderte i sin avgjørelse bl.a. at Nettbuss Sør AS over en tiårsperiode har mottatt overkompensasjon og at denne må kreves tilbake fra Nettbuss med rente og rentes rente. Fylkesutvalget fattet følgende vedtak: «På bakgrunn av EFTAs overvåkningsorgan (ESA) sin avgjørelse i saken om støtte til offentlig busstransport av 7.mai 2015, ber fylkesutvalget Aust-Agder fylkeskommunes kontrollutvalg opprette en kontrollsak. Fylkesutvalget ønsker at man blant annet får avklart om og eventuelt hvordan mangelfulle kontrollrutiner har ført til at man har utbetalt feilaktig støtte. I tillegg mener fylkesutvalget det er viktig å få en tilbakemelding på om fylkeskommunen i dag har tilstrekkelige rutiner for å kontrollere at man innenfor transportområdet, men også den øvrige fylkeskommunale virksomheten, har korrekte utbetalinger for tjenester man får utført av eksterne leverandører. Meldingen legges også frem for fylkestinget.» Kontrollutvalget behandlet saken 03.06.15 og fattet følgende vedtak: «På bakgrunn av EFTAs overvåkningsorgan (ESA) sin avgjørelse i saken om støtte til offentlig busstransport av 7.mai 2015, ber kontrollutvalget fylkesrevisjonen om å undersøke om eventuelt mangelfulle kontrollrutiner har ført til at man har utbetalt feilaktig støtte i denne saken. Kontrollutvalget vil i etterkant av overnevnte undersøkelse vurdere om det bør gjennomføres et større forvaltningsrevisjonsprosjekt for å undersøke om Aust-Agder fylkeskommune har tilstrekkelige rutiner for å kontrollere at man innenfor transportområdet, men også den øvrige fylkeskommunale virksomheten, har korrekte utbetalinger for tjenester man får utført av eksterne leverandører.» 5
Saksopplysninger: Fylkesrevisjonen har på bakgrunn av kontrollutvalgets bestilling utformet et notat 10.09.15 etter gjennomgangen av utbetalingsrutinene i fylkeskommunen. Fylkesrevisjonen vil legge frem notatet i møtet. Fylkesrådmannen eller den han sender vil orientere om status i saken i møtet. Vurdering fra sekretariatet: Fylkesrevisor konkluderer med at de formelle utbetalingsrutinene synes å ha fungert tilfredsstillende, det er heller ikke avdekket avvik mellom utbetalt beløp og beløpet i kontraktene. Det som blir spørsmålet i denne saken er heller hva som skjer når man inngår store kompliserte kontrakter. Hvordan sørger man for gode kontrakter, har man tilstrekkelig kompetanse og hvordan følges disse kontraktene opp? Dette er en spørsmål som kan være relevant å se på i en større overordnet sammenheng, jfr kontrollutvalgets vedtak. Forslag til et slikt prosjekt kan spiller inn i forbindelse med plan for forvaltningsrevisjon for perioden 2016-2019. Når det gjelder den pågående saken om Nettbuss og overkompensasjon, er fylkeskommunen inne i en prosess for å etterfølge ESAs avgjørelse. Kontrollutvalget har ikke noe rolle per i dag i den saken, men vil kunne følge opp i ettertid for å bidra til å sikre seg mot at fylkeskommunen havner i tilsvarende saker. Sekretariatet vil anbefale kontrollutvalget å ta fylkesrevisjonens notat og administrasjonens redegjørelse for status i saken til orientering. Notat om utbetalingsrutiner i Aust-Agder fylkeskommune nettbuss sør as for perioden 2004-2014 Vedlegg 1 Notat utarbeidet av Asplan Viak Vedlegg 2 Skjema endelig overføring 2010-2014 (unntatt offentlighet offl. 13, jf fvl 13.) Vedlegg til sak 6
32/15 Byggeregnskap - Sam Eyde videregående skole: Grunnlagsinvesteringer Arkivsak-dok. 15/13408-1 Arkivkode. 210 1 Aust-Agder kontrollutvalg 23.09.2015 32/15 Kontrollutvalget har fått seg forelagt byggeregnskap for Sam Eyde videregående skole: Grunnlagsinvesteringer, prosjektnummer: 8505267. Kostnadsrammen er på kr. 55 mill. Prosjektet ble avsluttet sommeren 2015 og viser en samlet utgift på kr. 42 773 193. Kontrollutvalget viser til fylkesrevisors uttalelse 14.09.15 og har ingen merknader utover denne. Bakgrunn for saken: Aust-Agder fylkeskommune har 25.08.15 oversendte avsluttet prosjektregnskap for Grunnlagsinvesteringer-Sam Eyde vgs. Fylkesrevisor har gjennomgått byggeregnskapet og avgitt uttalelse om forenklet revisjonskontroll av prosjektet i brev. Saksopplysninger: Saken er oversendt kontrollutvalget for videre behandling i hht rutiner for behandling av byggesaker. Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet har ingen merknader. Brev fra fylkesrevisor 14.09.15 Vedlegg 1 Brev om avsluttet byggeregnskap 25.08.15 Vedlegg 2 Fylkesrevisors uttalelse 14.09.15 Vedlegg til sak 7
8
33/15 Egenvurdering av uavhengighet - forvaltningsrevisjon Arkivsak-dok. 15/13410-1 Arkivkode. 210 1 Aust-Agder kontrollutvalg 23.09.2015 33/15 Saken tas til orientering. Bakgrunn for saken: I henhold til forskrift om revisjon 12 skal oppdragsansvarlig revisor for kommuner ha ført en hederlig vandel. Oppfølging av dette kravet tilligger kontrollutvalget. Oppdragsansvarlig revisor skal hvert år og ellers ved behov, legge frem en skriftlig egenvurdering av sin uavhengighet til kontrollutvalget, jf, forskriftens 15. Saksopplysninger: Aust-Agder kontrollutvalg har mottatt uavhengighetserklæring vedrørende forvaltningsrevisjon fra oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor og ass. fylkesrevisor Øistein Strømsland, datert 18.06.15 Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet har ingen merknader. Egenvurdering av uavhengighet forvaltningsrevisjon 18.06.15 Vedlegg til sak 9
34/15 Forvaltningsrevisjonsprosjekter i 2015 Arkivsak-dok. 15/13409-1 Arkivkode. 217 1 Aust-Agder kontrollutvalg 23.09.2015 34/15 Kontrollutvalget tar saken til orientering. Kontrollutvalget har følgende innspill til prosjekter for neste periode: - Bakgrunn for saken: En av kontrollutvalgets viktigste oppgaver er å sørge for at det blir gjennomført forvaltningsrevisjon i fylkeskommunen. For å sikre at fylkestinget velger ut de mest relevante prosjektene, skal kontrollutvalget utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon. Dette skal gjøres minst en gang i valgperioden og senest inne utgangen av året etter at fylkestinget er konstituert. For å utarbeide gode planer som får frem hvilke områder i fylkeskommunen som bør kontrolleres, må det gjennomføres en overordnet analyse av fylkeskommunens virksomhet. Den overordnede analysen skal gi svar på hvilke områder det er knyttet størst risiko til, og hvilke områder det er mest vesentlig for kontrollutvalget å undersøke. Det er viktig at kontrollutvalget er aktivt involvert i prosessen, spesielt når det gjelder vurdering og prioritering av prosjekt som skal gjennomføres i planperioden. Kontrollutvalget vedtok plan for forvaltningsrevisjon 2012-2015 i møte den 23.05.2012, sak 19/12. Fylkestinget vedtok planen 23.10.12. Saksopplysninger: Nå er vi i slutten av planperioden og fylkesrevisjonen gir en oppsummering av hvilke prosjekter som er gjennomført i perioden. I tillegg vil de orientere om hvordan de vurderer arbeidet fremover i resten av planperioden. Vurdering fra sekretariatet: Fylkesrevisjonen vil fra 01.01.16 bli en del av Aust-Agder revisjon IKS. Revisjonen vil i løpet av 1. halvår 2016 utarbeide en ny overordnet analyse og plan for forvaltningsrevisjon. Det skal det nye kontrollutvalget ta stilling til. Det nåværende kontrollutvalget har opparbeidet seg kunnskap og erfaringer i løpet av perioden, og sekretariatet mener det er viktig å ta med seg innspill fra utvalget inn i arbeidet med den nye planen. Kontrollutvalget inviteres derfor å komme med forsalg på problemstillinger/områder de mener bør sees nærmere på i neste periode. I tillegg har sekretariatet følgende forslag til områder som bør vurderes. Listen baseres på erfaring fra andre fylkeskommuner og saker og rapporter som har vært aktuelle der. - Informasjonssikkerhet og personvern 10
- Kursvirksomhet i vidergående skoler - Tannhelsetjensten - PPT - Offentlig anskaffelser Notat fra Aust-Agder fylkesrevisjon 09.09.15 Vedlegg til sak 11
35/15 Orientering fra fylkesrevisjonen 23.09.15 Arkivsak-dok. 15/13428-1 Arkivkode. 210 1 Aust-Agder kontrollutvalg 23.09.2015 35/15 Sakene tas til orientering. Bakgrunn for saken: For at kontrollutvalget skal kunne ivareta sitt påseeransvar må utvalget løpende blir orientert om det pågående revisjonsarbeidet i fylkeskommunen. Saksopplysninger: Assisterende fylkesrevisor orienterer om det løpende revisjonsarbeidet i fylkeskommunen. - 17. og 18. september blir det gjennomført ekstern kontroll av revisjonen. Dette vil oppdragsansvarlig revisor orientere nærmere om. - Status i gjennomføringen av sammenslåingen av revisjonsenhetene til Aust-Agder revisjon IKS. Og en orientering om spørsmålet om lokalisering av revisjonen. - Andre saker. Skriv inn vedlegg her 12
36/15 Bestilling av plan for selskapskontroll for 2016-2019 Arkivsak-dok. 15/13431-1 Arkivkode. 216 1 Aust-Agder kontrollutvalg 23.09.2015 36/15 Kontrollutvalget bestiller plan for selskapskontroll for perioden 2016-2019 av Arendal revisjonsdistrikt IKS/Aust-Agder revisjon IKS. Bakgrunn for saken: Selskapskontroll er en av de lovpålagte oppgavene til kontrollutvalget. Gjennom selskapskontrollen fører kontrollutvalget tilsyn med at forvaltningen av fylkeskommunens eierinteresser i selskap fungerer tilfredsstillende (eierskapskontroll), og/eller at selskapets aktiviteter er i samsvar med eiers forutsetninger (forvaltningsrevisjon). Kontrollutvalget skal minst én gang i valgperioden og senest innen utgangen av året etter at fylkestinget er konstituert, utarbeide en plan for gjennomføring av selskapskontroll. Planen skal baseres på en overordnet analyse av fylkeskommunens eierskap ut fra risiko- og vesentlighetsvurderinger, med sikte på å identifisere behovet for selskapskontroll på de ulike sektorer og med de ulike selskapene. Planen skal vedtas av fylkestinget. Saksopplysninger: Arendal revisjonsdistrikt IKS (etterhvert Aust-Agder revisjon IKS) har kommet med følgende tilbud: «Selskapskontroll vil som tidligere komme i tillegg til tilskuddet. Vi tilbyr kontrollutvalgene å gjennomføre analysearbeidet, og utarbeide forslag til plan for selskapskontroll for perioden 2016-2019. Planene vil kunne ferdigstilles i løpet av første halvår 2016. Prisen for dette arbeidet er fast pris kr. 7 000 pr. kommune.» Vurdering fra sekretariatet: Tilbudet og kostanden på kr 7000 er innarbeidet i budsjettforslaget for kontroll og tilsyn for 2016. Skriv inn vedlegg her 13
37/15 Budsjett for kontroll og tilsyn 2016 Arkivsak-dok. 15/10495-6 Arkivkode. 151 1 Aust-Agder kontrollutvalg 23.09.2015 37/15 Kontrollutvalget innstiller følgende til Fylkestinget: Fylkestinget vedtar forslag til budsjett for 2016 for Kontroll og tilsynsvirksomheten i Aust-Agder fylkeskommune med en ramme på kr. 4 765 000. Kontrollutvalgets budsjett følger budsjettsaken til fylkestinget via fylkesutvalget. Bakgrunn for saken: Kontrollutvalget fremmer med dette en sak om budsjett for kontrollutvalgets virksomhet og kjøp av revisjons- og kontrollutvalgstjenester for 2016 i Aust-Agder fylkeskommune. Det å sørge for god kontroll og tilsyn av den fylkeskommunale virksomheten er høyaktuelt, og fylkestinget har et ansvar i å sørge for at det blir bevilget nok ressurser til dette. Forskrift om kontrollutvalg 18 sier følgende om budsjettbehandlingen: Kontrollutvalget utarbeider forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsarbeidet i fylkeskommunen. Kontrollutvalgets forslag til budsjettramme for kontroll- og revisjonsarbeidet skal følge fylkesutvalgets innstilling til fylkestinget. Saksopplysninger: Sekretariatet har utarbeidet et forslag til budsjett for kontroll og tilsynsvirksomheten i Aust-Agder fylkeskommune for 2016. Kontrollutvalgets budsjett inneholder utgiftene til selve driften av utvalget, samt utgiftene knyttet til kjøp av sekretariattjenester for kontrollutvalget og kjøp av revisjonstjenester. Budsjettforslaget er basert på regnskapstall, informasjon fra selskapene man kjøper tjenester fra, og noe på anslag. Sekretariatet vil knytte noen kommentarer til enkelte av postene: 1. Opplæring av kontrollutvalget Det er viktig med tilstrekkelig ressurser til at medlemmene får delta på ulike kurs og seminar for å holde seg oppdatert og få påfyll faglig sett. Det er viktig med god kontakt og erfaringsutveksling mellom kontrollutvalgsmedlemmer. Deltakelse på nasjonale, fylkesvise og regionale samlinger er viktig i denne sammenhengen. 14
Det skal holdes lokalvalg i 2015, noe som kan medføre endret sammensetning av utvalget og andre behov i 2016. Det må være rom for dette på kontrollutvalgets budsjett. Det er viktig at det nyvalgte kontrollutvalget kommer raskt i gang med arbeidet sitt, og at skolering, opplæring og nettverksbygging prioriteres i 2015/2016. Sekretariatet anbefaler at det legges til rette økonomisk slik at alle medlemmene i kontrollutvalget får anledning til å delta på de viktigste skoleringstilbudene i 2016: Temark arrangerer to årlige konferanser i egenregi. I tillegg har spesielt NKRFs årlige konferanse i februar blitt en «institusjon» for de som driver med kontroll og tilsyn. Denne er noe kostbar å delta på, men er en svært viktig faglig arena og nettverksskaper. I tillegg arrangerer også Forum for kontroll og tilsyn fagkonferanser. 2. Kjøp av tjenester Aust-Agder fylkeskommune har valgt å delta i to interkommunale selskap for å utføre kontroll- og tilsynsoppgavene. Fra 01.01.16 vil dette være Aust-Agder revisjon IKS for revisjonsoppgaver og Agder og Telemark Kontrollutvalgssekretariat IKS (Temark) for sekretariatsoppgaver. 2.1. Sekretariatstjenester Aust-Agder fylkeskommune er medeier i Temark. Kostnader i selskapet blir fordelt etter eierbrøk/ møtefrekvens/ kommunestørrelse. Det er fra 2016 utarbeidet en ny fordelingsnøkkel for kostnadene i selskapet, for å fordele disse mest mulig rettferdig. Denne ble vedtatt på representantskapsmøtet i april 2015. Noen kommuner får en redusert kostnad og andre en økning fra 2015 til 2016 som er høyere enn forventet prisstigning. For Aust-Agder vil det medføre en økning. Budsjettet for Temark fastlegges endelig av representantskapet i Temark i november, og budsjettallene er derfor anslag. 2.2 Revisjonstenester Aust-Agder fylkeskommune vedtok i 2014 å ikke fortsette med egen fylkesrevisjon, men å inngå i et større IKS med Arendal revisjonsdistrikt IKS. Fra 01.01.16 vil det nye revisjonsselskapet for Aust- Agder fylkeskommune være Aust-Agder revisjon IKS. Kostnader i selskapet fordeles etter en vedtatt fordelingsnøkkel, og budsjett for virksomheten fastlegges av representantskapet. Det faste driftstilskuddet omfatter ordinær regnskapsrevisjon, en gitt mengde med forvaltningsrevisjon, særattestasjoner og ordinær rådgivning og bistand. Skulle det oppstå behov for mer forvaltningsrevisjon i løpet av 4-års perioden enn det som er avtalt må kommunen enten omprioritere prosjekter, eller kjøpe flere timer i tillegg. 3 Selskapskontroll og andre tjenester Kjøp av tjenester omfatter også kostnader knyttet til gjennomføring av selskapskontroll og evt. andre tjenester det skulle bli behov for. Selskapskontroll vil bli bestilt fra Aust-Agder revisjon IKS og vil bli fakturert i tillegg til det faste driftstilskuddet. Aust-Agder revisjon IKS har levert tilbud på kr 7 000 for å utarbeide ny plan for selskapskontroll for Aust-Agder fylkeskommune. Dette blir lagt fram for kontrollutvalget til godkjenning i en egen sak. Med andre tjenester menes f.eks. kjøp av tjenester fra andre revisjonsselskap, advokattjenester, andre eksterne 4. Tapt arbeidsfortjeneste/godtgjøring Denne posten påvirkes blant annet av aktiviteten i utvalget, hvilke godtgjørelser fylkeskommunen har, og om medlemmene har krav på/trenger å få dekt tapt arbeidsfortjeneste for å delta i det politiske arbeidet. Det er tatt høyde for syv kontrollutvalgsmøter i året og deltakelse på andre kurs/møter. Det er lokalvalg i 2015, og et nytt kontrollutvalg skal velges høsten 2015. Dette kan påvirke kostnader knyttet til tapt arbeidsfortjeneste og lignende. 15
Kontrollutvalgets forslag til budsjett: Beskrivelse Budsjett 2015 Regnskp 13.08.15 Budsjett 2016 Godtgjørelse, tapt 169 000 117 429 175 000 arbeidsfortjeneste (sum lønn) Kontormateriell 10 000 1 600 1 000 Bevertning 0 3 701 6 000 Opplæring og kurs 55 000 25 200 40 000 Reiser, diett 20 000 11 900 15 000 Transport 0 1 265 1 000 Kjøp fra IKS Temark IKS 370 000 238 812 460 000 Revisjonstjenester (Aust- 4 460 000 4 334 585 4 067 000 Agder revisjons IKS) Selskapskontroll 0 0 7 000 SUM 5 034 000 4 765 000 Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet foreslår en budsjettramme på kr 4 765 000 for kontrollutvalget for 2016, inkl. kjøp av revisjons- og sekretariattjenester. Vi mener dette gir et realistisk bilde av forventede utgifter for kontrollutvalgets virksomhet i det kommende året. Skulle det oppstå situasjoner som nevnt over der det blir behov for ekstraordinære granskinger/rapporter, og der det er nødvendig å hente inn ekstern kompetanse/kjøpe ekstra tid fra Aust-Agder revisjon IKS, kan behovet for tilleggsbevilgninger til Kontroll- og tilsynsvirksomheten oppstå. Dette er i så tilfelle en sak for fylkestinget. Skriv inn vedlegg her 16
38/15 Fylkesutvalgets vedtak i møte 02.03.15, 23.06.15 og 08.09.15 Arkivsak-dok. 15/13403-1 Arkivkode. 033 1 Aust-Agder kontrollutvalg 23.09.2015 38/15 Saken tas til orientering. Bakgrunn for saken: I tilleggsreglementet for kontrollutvalget står det at utvalget skal gjennomgå fylkesutvalgets vedtak og påse at disse til enhver tid er i overnestemmelse med fylkestingets politikk. Saksopplysninger: Siden forrige kontrollutvalgsmøte foreligger protokoll fra utvalgsmøte den 02.03.15, 23.06.15 og 08.09.15. Assisterende fylkesrevisor har gjennomgått sakene og har for sin del ingen merknader. Vurdering fra sekretariatet: Sekretariatet har ingen merknader. Protokoller fra møtene 17
39/15 Orientering om tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune Arkivsak-dok. 15/11462-2 Arkivkode. 064 1 Aust-Agder kontrollutvalg 23.09.2015 39/15 Saken tas til orientering. Bakgrunn for saken: Statsarkivet i Kristiansand gjennomførte stedlig tilsyn hos Aust-Agder fylkeskommune 16.04.15 og 20.04.15 og det ble gitt en rekke pålegg med frist 01.09.15 for utbedring. Saksopplysninger: Arkivet i fylkeskommunen har gitt en tilbakemelding til Statsarkivet inne fristen og venter nå på endelig tilbakemelding fra Statsarkivet for om avviken kan lukkes. Vurdering fra sekretariatet: Saken er til orientering for kontrollutvalget. Brev fra statsarkivet 24.06.15 Vedlegg til sak 18
40/15 Eventuelt - 23.09.15 Arkivsak-dok. 15/13633-1 Arkivkode. 033 1 Aust-Agder kontrollutvalg 23.09.2015 40/15 Skriv inn forslag til vedtak Skriv inn vedlegg her 19