Planlegging av legeressurser GAT og MinGAT Øystein Fløtten Seksjonsoverlege Lungeavdelingen, Helse Bergen Jan. 2013
Agenda Ny modul i GAT for oppgaveplanlegging Erfaringer ved Lungeavdelingen, Helse Bergen Først i Norge for legegruppen Muligheter og utfordringer
Lungeavdelingen Ca. 30 lege-«hoder» 12.000 polikliniske konsultasjoner/år Ca 50 senger inkludert dagpost Høy forskningsaktivitet Delte stillinger Universitetet, andre sykehus, kompetansesenter osv.
Lungeavdelingen forts. Kompetansesenter for hjemmerespiratorbehandling Søvnsenter Samarbeid med andre avdelinger
Lungeavd. forts. 3 ulike vaktordninger Overlegene har bakvakt ved LA Kostnadssted på LA LIS-legene deltar i felles vaktordning med Hjerteavdelingen og Medisinsk avdeling Fiktivt kostnadssted Flere leger har delte vaktturnuser Turnuslegene deltar i felles vaktordning med Hjerteavdelingen og Medisinsk avdeling Bemanningssenteret
Lungeavdelingen forts. Legene har simultane oppgaver og ansvarsområder i klinikken: Postarbeid Poliklinikk Vurdering av henvisninger Røntgenbilder Undersøkelsesenhet Osv.
Historikk Mange systemer for oppgaveplanlegging Svært høy grad av manuelt arbeid Manuell kopiering mellom systemene Excel-ark med avansert funksjonalitet E-post-kommunikasjon Flere manuelle systemer = flere feilkilder
Bakgrunn Modul for detaljert oppgaveplanlegging i GAT Pilotavdelinger Lungeavdelingen Plastikkirurgisk avdeling
Erfaringer med GAT God planleggingsfase, satt av mye tid siden ultimo november Støtte fra spesialkonsulent fra Fagsenter for administrative systemer Prosjektgruppe Oppg.koder og planlegging av jan-feb 2013 Informasjon til kollegiet før jul
Personalhåndtering Tjenesteplaner Turnusplanlegging Arbeidsplaner Oppgaveplanlegging LA tar i bruk oppgaveplanlegging for leger i GAT fra 7.januar
Begreper Tjenesteplan Den avtalte arbeidstiden Arbeidsplan i GAT skal tilsvare tjenesteplanen Beskrives med vaktkoder
Vaktkoder og oppgaver i GAT Vaktkode beskriver bare tilstedeværelse DH = dagarbeidstid 8-16 (som ikke er «vakt») VAKH = bakvakt hverdager BV1 = B-vakt-dagtid AN1 = A-vakt-natt Oppgavekode beskriver arbeidsoppgave Er knyttet til vakten (=tilstedeværelsen) Kjente koder (cyt, pol, søvn osv.) Oppgaver kan ikke tildeles til fraværende
Begreper forts. Fri Fridag iht. til arbeidsplan Fravær Ferie Avspasering Sykdom Permisjoner Osv.
Avspasering Konto i MinGAT Godskrivning iht. tjenesteplanen din 5 eller 10 dager per år Tas ut på fleksibelt tidspunkt Søkes i MinGAT NB! Til forskjell fra med.avd og hjerteavd. (faste tidspunkt iht. tjenesteplan)
Avspasering og fridager LIS-leger Fri som markeres ved fravær av vaktkode Ukefridag Fri dagen etter nattevakt Friuker NB: På LA er disse på fleksible tidspunkt OBS: mulig feil i enkelte arbeidsplaner Gi beskjed dersom arbeidsdager uten vaktkode!
Kurs - spesialistutdanning Utfordring grunnet sen tildeling av kursplass Søk alltid i MinGAT samtidig som du søker kursplass Legg inn merknad om du har fått plass eller om du venter på svar Oppdater («Rediger forespørsel») når du vet status Send en mail til seksjonsoverlege om at du har oppdatert..
Vaktbytte LIS Hvis innen avdeling samme som bakvakt Ved bytte med lege annen avdeling Den man bytter med må avklare med sin overordnede LA-lege søker i MinGAT med opplysning om ovenstående Godkjennes/avvises av seksjonsoverlege
Forventninger Kommunikasjon om fravær, ferie og avspasering skjer i MinGAT Egenkontroll, spesielt i oppstartsfasen Overensstemmelse med tjenesteplaner Overensstemmelse med DIPS poliklinikkdager
Erfaringer hittil Oppstart 7.januar Ingen uventede kritiske feil Tekniske utfordringer Lang responstid i «vaktbok» (30-60 sek) Feil i «ukevisning» av oppgaver i MinGAT Forbedringsområder Fortløpende dialog med prosjektgruppe Påvirkningsmulighet
Erfaringer hittil Kollegiet generelt positive etter infomøte før jul Nøye presisering av at kommunikasjon skal skje via mingat Poliklinikkoppsett uten vesentlige feil
Erfaringer hittil forts. Komplekst samspill mellom ulike kostnadssteder For å planlegge kreves alle formalia ordnet GAT i seg selv er ikke problemet, men GAT synliggjør utfordringene Turnuslegene fortsatt ikke tatt inn i avdelingens oppgaveplanlegging
Erfaringer hittil forts. Alle kommuniserer mot samme database Konferer flyindustrien Sammenhengende kjede fra arbeidsplan og ned til den enkeltes arbeidsoppgaver Mindre feil i arbeidsplaner oppdages og korrigeres fortløpende Bedre kontroll på ferie- og avspaseringsdager
Erfaringer hittil forts. God synliggjøring ved meldt fravær MinGAT Kollegaene har generelt omstilt seg greit Kommunikasjon via MinGAT Egenkontroll og melding av feil Godt oppsett for dagsvisning Feil i ukesvisning
Utfordringer Kommunikasjon av endringer Ikke funksjonalitet for å holde oversikt over utførte endringer For eks. utkvittering av iverksatte endringer (Poliklinikktimebøker) E-post. «Manuelle nøyaktighet» nødvendig Egenkontroll hos den enkelte
Muligheter Planlegging for ulike tidshorisonter for ulike kategorier av ansatte Fast ansatte overleger versus LIS-leger Poliklinikk med fast mønster Sammensmelting av tjenesteplaner og arbeidsplaner Mer delegering av oppgaveplanlegging «algoritmer»
Fremtidige muligheter Snarlig: integrasjon mot Outlook Kommunikasjon til den enkelte Snarlig: visning på avdelingens hjemmeområde Synliggjøring av oppgavene i avdelingen Fremtidig: Integrasjon mot DIPS Timebøker i poliklinikken
Konklusjon GAT har funksjonalitet for kompleks oppgaveplanlegging Forbedringspotensiale Generelt gode erfaringer hittil Sammenhengende kjede fra arbeidsplan og ned til oppgavefordeling Fremtidig integrasjoner Outlook snarlig, DIPS på sikt