1 Velkommen til årets ordinære sameiermøte 2016 i Boligsameiet Fossum Terrasse Innkalling til Sameiermøtet 2016 Det innkalles herved til ordinært sameiermøte i Boligsameiet Fossum Terrasse. Møtet finner sted torsdag 28. april 2016 fra kl 1900 i Grinilunden kirke. Innkallingen inneholder sameiets årsberetning og regnskap for 2015, samt budsjett og forslag for 2016. Styret håper du leser gjennom innkallingen og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på sameiermøtet. Dette er en god anledning til å forstå mange forhold rundt driften, delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte Boligsameiet Fossum Terrasse det kommende året. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøtet med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen. Informasjonsmøte før Sameiermøtet 2016 Styret har besluttet å gjennomføre et informasjonsmøte umiddelbart før Sameiermøtet. Dette skjer også i Grinilunden kirke fra kl 1730-1830. Det vil bli en pause på 30 minutter før årsmøtet starter. Det er spesielt følgende tre saker det vil bli orientert om. LED armatur-utskifting Avtalen med Viken Fiber / Altibox fra 1.3. 2017 Møterom.
2 Innkalling til sameiermøte Ordinært sameiermøte i Boligsameiet Fossum Terrasse avholdes torsdag 28. april 2016 kl: 19:00 i Grinilunden Kirke. Til behandling i sameiermøtet foreligger: 1. KONSTITUERING 1.1. Valg av møteleder 1.2. Opptak av navnefortegnelse 1.3. Valg av referent 1.4. Valg av 2 personer til å underskrive protokoll sammen med møteleder 1.5. Bekreftelse på lovlig innkalling av sameiermøtet 1.6. Godkjenning av dagsorden 2. ÅRSBERETNING FOR 2015 Boligsameiet Fossum Terrasse 2.1. Tillitsvalgte 2.2. Valgkomiteen ved Petter Knudsen 2.3. Generelle opplysninger om sameiet 2.4. Forretningsførsel og revisjon 2.5. Styrets arbeider i 2015 3. REVISJONSBERETNING årsregnskap 2015 4. ÅRSREGNSKAP FOR 2015 - Boligsameiet Fossum Terrasse 4.1. Inntekter 4.2. Opptjent egenkapital 4.3. Kostnader 4.4. Resultat 4.5. Budsjett 2016 4.6. Resultatregnskap 4.7. Balanse 4.8. Noter Styret foreslår overføring av årets resultat til egenkapitalen 5. GODTGJØRELSE TIL STYRET 6. FORSLAG forslag til vedtak 6.1. Styrets forslag om endring av fellesarealer til møterom. 6.2. Styrets forslag om endring av felleskostnader 2017. 7. VALG AV TILLITSVALGTE 8. ORIENTERING OM SAMEIETS DRIFT Fossum, 31. mars 2016 Styret i Boligsameiet Fossum Terrasse
3 2. ÅRSBERETNING FOR 2015 2.1. Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte i 2015 har sameiets tillitsvalgte vært: Styret Leder Nils-Andreas Wulfsberg Basaltveien 39 Nestleder Finn Erik Øverli Kalderaveien 17 Styremedlem Margareth Græsvik Basaltveien 41 Styremedlem Andreas Henriksen Lerø Kalderaveien 10B Styremedlem Helga Slørdahl Basaltveien 51 Varamedlem Dag Dæhlin Kalderaveien 17 Varamedlem Karstein Magnar Olsen Basaltveien 47 Styrets medlemmer består i dag av tre menn og to kvinner. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser 2.2. Valgkomiteen Petter Knudsen Basaltveien 53 Gry Skorpen Kalderaveien 4A Helge Skudal Kalderaveien 15 Elisabeth Thomesen Basaltveien 45 Halvor Vislie Kalderaveien 15 2.3. Generelle opplysninger om Boligsameiet Fossum Terrasse Sameiet består av 403 seksjoner. Boligsameiet Fossum Terrasse er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer 984953267, og ligger i Bærum kommune med følgende adresse: Basaltveien 31, 33, 35, 37, 39, 41, 43, 45, 47, 49, 51, 53 Basaltveien 30 a,b,c,d Basaltveien 32 a,b,c,d Basaltveien 34 a,b,c,d Basaltveien 36 a,b,c,d Basaltveien 38 a,b,c,d Kalderaveien 3, 5, 7, 9, 11, 13, 15, 17, 19 Kalderaveien 2 a,b,c,d Kalderaveien 4 a,b,c,d Kalderaveien 8 a,b,c,d Kalderaveien 10 a,b,c,d Kalderaveien 12 a,b,c,d Sameiet har følgende gårds- og bruksnummer: G.nr 30 Br.nr 20, 21 og 42 Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen.
4 Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Sameiet følger arbeidsmiljølovens bestemmelser og tilstreber et godt arbeidsmiljø. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Boligsameiet Fossum Terrasse har ingen ansatte. 2.4. Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen er utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS i henhold til kontrakt. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er EY (ERNST & YOUNG AS). 2.5. Styrets arbeid Det er avholdt 10 styremøter i 2015. I konstituerende styremøte med ny styreleder i mai 2015, ble det ble bestemt at all skriftlig kommunikasjon og alle arkiv skal baseres på digitale plattformer og elektronisk dokumentasjon. Her skal OBOS plattformen styrerommet.net benyttes. Sameiets Internett- og intranett-sider skal videreutvikles i kommunikasjonen med beboerne, basert på optimalt brukergrensesnitt og tilgjengelighet. Følgende hovedarbeidsområder for styret ble definert. 1. Økonomistyring - korrekt budsjettsplitt og periodisering - optimal plassering av sameiets midler 2. Vedlikeholdsplan - utarbeides og oppdateres - prioritering av arbeider 3. Leverandøravtaler - reforhandling Grunnlaget for hovedarbeidsområdene er styrets ansvar for videreutvikling av trivsel og miljø på Fossum Terrasse og optimal forvaltning av de store verdier som ligger her. Styrets daglige ansvar, løpende oppgaver og forebyggende tiltak har som mål å holde sameiets vedlikeholdsstandard på et høyt nivå. Dette forutsetter faglig innsikt, helhetlig forståelse av sameiets behov, solid økonomi og omfattende arbeidsinnsats. Arbeidsbelastningene for styrets representanter har også siste året vært omfattende og krevende. Sameiets infrastruktur er komplisert, teknisk avansert og dermed også svært utfordrende om sameiet skal opprettholde sin høye standard. Krav til utvidet vedlikehold og større vedlikeholds investeringer er markant. Det vises for øvrig til informasjon om sameiets drift senere i denne innkallingen. Blant de mange saker som styret har arbeidet med kan det nevnes følgende. Listen er i alfabetisk og ikke i prioritert rekkefølge.
5 All lysarmatur i fellesområdene skiftes til LED, egen sak på infomøtet 28.04. Avfallshåndtering Beboersaker Behov og muligheter til å hindre vanninntrenging fra gjesteparkering i Basaltveien Betongkonstruksjoner i garasjeplan i Basaltveien og vurdering av tiltak Brannalarmer Budsjett Bytte av alarmsentraler Canal Digital Driftsregnskap Dugnad ENØK søknad Etablering av ladepunkter for EL biler FFB Forsikringer Gartnerarbeider og sprøyting Getynet/Dcode HMS Huseiernes landsforbund Innkjøpsavtaler Kapitalplasseringer Lading av elektriske rullestoler LED belysning i heisene Leverandøravtaler Møterom Naboutvalget/Fossum Bruk Nye Internett og intranett løsninger Nyhetsbrev OBOS Peisservice P-Service parkering Rensing av ventilasjonskanaler Sikkerhet og overvåkning SMS varsling Sosiale arrangement 17. mai, sommerfest og juletre tenning. Taksaken Trivsel og miljø Utvendig maling Vannlekkasjer Vedlikehold av lekeplassene Vedlikeholdsplan Viken Fiber Vurdering av analog/gsm kommunikasjon fra heisene Økonomistyring
6 4. KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2015 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for 2016. Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2015 er satt opp under denne forutsetning. 4.1. Inntekter Driftsinntekter i 2015 var til sammen kr 13 493 686. Dette er kr 366 686,- høyere enn budsjettert og skyldes årsmøtevedtak om økning i fellesutgifter fra 01.07. 2015, grunnet økte kostnader av TV og bredbåndstjenester til Canal Digital. Ved justering av fellesutgiftene per 01.01.2015 ble denne posten ikke regulert. Jfr. Note 2- Reduksjon grunnet tomme leieforhold - er parkeringsplasser som ikke har vært utleid gjennom hele året. 4.2. Opptjent egenkapital. Sameiets egenkapital er pr 31.12.15 på kr 11.380.945. Dette finner man ved å trekke den kortsiktige gjelden fra sum eiendeler. Markedet er preget av lave renter og hyppige renteendringer. Styret vurderer jevnlig sammensetningen av sameiets oppsparte midler. Sameiets oppsparte midler (omløpsmidlene) er fordelt som følger jfr balansen 31.12.15: Innskudd pr Renter i 2015 31.12.15 Driftskonto OBOS 445 014 2 391 Sparekonto OBOS 5 825 352 37 300 Lillestrømbanken 1 632 322 34 962 Pareto Bank 2 364 633 48 573 DnB 1 869 366 26 679 Voss Veksel og Landmandsbank 0 21 512 Sum innskudd og renter 12 136 687 171 415 4.3. Kostnader Driftskostnadene i 2015 var til sammen kr 12 115 364, som er kr 939 636 lavere enn budsjettert og skyldes i hovedsak lavere kostnader drift/vedlikehold og lavere forsikringspremie grunnet bytte av selskap. 4.4. Resultat Årets resultat på kr 1 577 258 (2014: kr 294 860) fremkommer i resultatregnskapet og foreslås overført til egenkapital. For øvrig vises det til de enkelte tallene i resultatregnskapet, balansen og notene. Styret er ikke kjent med hendelser etter 31.12.2015 som påvirker regnskapet i vesentlig grad.
7 4.5. BUDSJETT 2016 Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for 2016. Tallene er vist i kolonnen til høyre i resultatregnskapet. 4.5.1. Drift og vedlikehold I posten drift og vedlikehold er det beregnet kr 4 465 000,- til større vedlikehold som omfatter LED prosjektet, oppgradering heiser, betongarbeider, alarmsentraler, møterom, fuktsperrer. 4.5.2. Kommunale avgifter i Bærum kommune Det er lagt inn en generell økning av renovasjonsutgiften. Det er nå vedtatt kildesortering i Bærum kommune, men det der noe usikkert hvordan dette vil påvirke kostnaden. 4.5.3. Energikostnader I tråd med estimater fra aktuelle leverandører har styret budsjettert med en reduksjon på 25 % av energikostnadene i forhold til 2015. Dette med bakgrunn i effekten av overgang til LED i sameiets fellesområder. 4.5.4. Forsikring Forsikringspremien for 2016 vil være uendret i forhold til 2015. Bakgrunnen for lavere kostnad i regnskapet for 2015 er tilbakeført forsikringspremie på kr 300 066 i forbindelse med bytte av forsikringsselskap høsten 2014 fra Codan Forsikring til Gjensidige Forsikring. Det er ikke budsjettert med Kundeutbytte for 2015. Gjensidige Forsikring har informert om et Kundeutbytte på 12.9 % av innbetalt forsikringspremie for 2015. Utbetalt Kundeutbytte for 2014 ble på kr 26 404 (for perioden 29.09.2014 til 31.12.2014). 4.5.5. Innskuddsrente (pr. 1.1.2016) OBOS Driftskonto 0,15 % p.a OBOS Sparekonto 0,90 % p.a Lillestrømbanken 2,05 % p.a. DNB 1.00 % p.a. Pareto Bank ASA 1,70 % p.a. 4.5.6. Felleskostnader I budsjettet for 2016 har styret tatt hensyn til ovennevnte, samt øvrige prisendringer knyttet til produkter og tjenester sameiet anskaffer Styret har lagt inn en økning av innbetaling til fellesutgifter i budsjettet på 7 % fra 01.01.16 For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Fossum, 31. mars 2016 Styret i Boligsameiet Fossum Terrasse Nils-Andreas Wulfsberg/s/ Finn Erik Øverli/s/ R Margareth Græsvik/s/ Andreas Henriksen Lerø/s/ Helga T. Slørdahl/s/
3. REVISJONSBERETNING 8
9
10 4.6. DRIFTSREGNSKAP Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note 2015 2014 2015 2016 DRIFTSINNTEKTER Innkrevde felleskostnader 2 13 477 005 12 670 468 13 087 000 14 456 000 Andre inntekter 3 16 681 95 420 40 000 40 000 SUM DRIFTSINNTEKTER 13 493 686 12 765 888 13 127 000 14 496 000 DRIFTSKOSTNADER Personalkostnader 4-53 613-66 526-88 500-55 000 Styrehonorar 5-380 000-280 000-380 000-280 000 Revisjonshonorar 6-11 625-11 000-15 000-15 000 Forretningsførerhonorar -354 145-342 835-353 000-365 000 Konsulenthonorar 7-789 999-621 921-675 000-735 000 Kontingenter -1 695-460 -1 000-500 Drift og vedlikehold 8-2 236 206-3 936 975-3 865 000-6 300 000 Forsikringer -544 694-921 771-780 000-800 000 Kommunale avgifter -2 174 979-1 856 374-2 100 000-2 200 000 Andre anlegg heis -1 006 058-938 465-890 000-1 015 000 Energi/fyring -505 481-545 918-600 000-385 000 Kabel-/TV-anlegg -1 511 759-1 408 508-1 450 000-1 550 000 Andre driftskostnader 9-2 545 111-1 806 468-1 857 500-2 589 500 SUM DRIFTSKOSTNADER -12 115 364-12 737 221-13 055 000-16 300 000 DRIFTSRESULTAT 1 378 322 28 668 72 000-1 804 000 FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER Finansinntekter 10 199 036 267 243 203 500 200 000 Finanskostnader 0-1 050 0 0 RES. FINANSINNT./-KOSTNADER 199 036 266 193 203 500 200 000 ÅRSRESULTAT 1 577 358 294 860 275 500-1 604 000 Overføringer: Til opptjent egenkapital 1 641 426 Til underskudd heisfond -64 068 Fra vedlikeholdsfond - 1 604 000
11 4.7. BALANSE Note 2015 2014 EIENDELER ANLEGGSMIDLER Tomt 100 000 100 000 SUM ANLEGGSMIDLER 100 000 100 000 OMLØPSMIDLER Restanser på felleskostnader 6 365 2 889 Kortsiktige fordringer 11 811 683 957 902 Gassavegning 12 13 587 383 825 Driftskonto OBOS-banken 445 014 1 250 923 Skattetrekk OBOS-banken 81 0 Innestående i andre banker 5 866 321 6 910 787 Sparekonto OBOS-banken 5 825 352 2 334 321 SUM OMLØPSMIDLER 12 968 403 11 840 648 SUM EIENDELER 13 068 403 11 940 648 EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital 13 11 480 945 9 903 587 SUM EGENKAPITAL 11 480 945 9 903 587 GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader 434 831 357 031 Leverandørgjeld 1 116 298 1 644 909 Skyldig til offentlige myndigheter 14 114 332 Annen kortsiktig gjeld 15 36 215 34 790 SUM KORTSIKTIG GJELD 1 587 458 2 037 062 SUM EGENKAPITAL OG GJELD 13 068 403 11 940 648 Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0 Fossum, 31. mars 2016 Styret i Boligsameiet Fossum Terrasse Nils-Andreas Wulfsberg/s/ Finn Erik Øverli/s/ Margareth Græsvik/s/ Andreas Henriksen Lerø/s/ Helga T. Slørdahl/s/
... 12 4.8. NOTER NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak. INNTEKTER Felleskostnadene inntektsføres månedlig. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Andre varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid. FORDRINGER Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. SKATTETREKKSKONTO Fram til 01.11. benyttet selskapet en felles skattetrekkskonto som OBOS-konsernet disponerte. Selskapet har nå opprettet en egen separat skattetrekkskonto i OBOS-banken. Innskuddet tilhører myndighetene og kan ikke disponeres fritt. Selskap som ikke har hatt lønnsutbetalinger i november eller desember har ikke tatt i bruk den nye kontoen. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Felleskostnader 10 351 902 Parkeringsleie 367 000 Frysebokser 1 800 Peisservice 256 985 Heis 941 990 Alarm 300 710 Kabel-TV 1 310 868 SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER 13 531 255 REDUKSJON GRUNNET TOMME LEIEFORHOLD Parkeringsleie -54 250 SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER 13 477 005
13 NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Batteriskift 8 700 Korrigeringer på reskontro 295 Montert ladepunkt 5 000 Leie parkeringsplass 1 650 Fakturert strøm 750 Uidentifisert innbetaling 286 SUM ANDRE INNTEKTER 16 681 NOTE: 4 PERSONALKOSTNADER Arbeidsgiveravgift -53 613 SUM PERSONALKOSTNADER -53 613 Det har verken vært ansatte eller lønnsutbetalinger i selskapet gjennom året. Selskapet er derav ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Arbeidsgiveravgiften knytter seg til styrehonoraret. NOTE: 5 STYREHONORAR Honorar til styret gjelder for perioden 2014/2015, og er på kr 380 000. I tillegg har styret fått dekket bevertning/styremiddag for kr 14 046, jf. note 9. NOTE: 6 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr 11 625. NOTE: 7 KONSULENTHONORAR Juridisk bistand -63 088 OBOS Eiendomsforvaltning AS -13 286 Conseal -12 500 Ove Gudmestad -218 000 Erling Ihle -100 139 Sven Lunde -198 750 Mycoteam -59 180 Andre konsulenthonorarer -125 056 SUM KONSULENTHONORAR -789 999 NOTE: 8 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger -892 550 Drift/vedlikehold VVS -39 515 Drift/vedlikehold elektro -220 193 Drift/vedlikehold utvendig anlegg -115 979 Drift/vedlikehold fyringsanlegg -449 411
14 Drift/vedlikehold brannsikring -318 002 Drift/vedlikehold ventilasjonsanlegg -63 847 Drift/vedlikehold garasjeanlegg -128 533 Egenandel forsikring -6 000 Kostnader dugnader -2 177 SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD -2 236 206 NOTE: 9 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Lokalleie -1 000 Container -23 585 Skadedyrarbeid/soppkontroll -14 882 Verktøy og redskaper -5 188 Driftsmateriell -10 763 Lyspærer og sikringer -20 836 Vaktmestertjenester -490 038 Vakthold -292 024 Renhold ved firmaer -386 872 Snørydding/gressklipping -844 196 Andre fremmede tjenester -344 196 Kontor- og datarekvisita -456 Kopieringsmateriell -9 199 Trykksaker -5 600 Aviser, tidsskrifter, faglitteratur -750 Møter, kurs, oppdateringer mv. -4 900 Andre kostnader tillitsvalgte -14 203 Andre kontorkostnader -96 Telefon, annet -1 660 Porto -43 918 Bilgodtgjørelse -1 702 Reisekostnader -880 Gaver -159 Bank- og kortgebyr -6 923 Velferdskostnader -14 226 Konstaterte tap -6 860 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER -2 545 111 NOTE: 10 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS-banken 2 391 Renter av sparekonto i OBOS-banken 37 300 Renter bank 131 724 Renter av for sent innbetalte felleskostnader 1 061 Andre renteinntekter (Utbytte Gjensidige kr 26 404). 26 560 SUM FINANSINNTEKTER 199 036
.. 15 NOTE: 11 KORTSIKTIGE FORDRINGER Andre forskuddsbetalte kostnader (blir kostnadsført i 2016) 811 683 SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER 811 683 Posten "Andre forskuddsbetalte kostnader" inkluderer mottatte, ikke betalte fakturaer som vedrører 2016, med motpost i leverandørgjeld. Utbetaling vil skje i 2016. NOTE: 12 GASSREGNSKAP Innbetalt akonto 872 820 Rep./vedlikehold -6 688 Administrasjon -30 000 Oppgjørskonto -29 334 Innkjøpt gass -820 385 SUM GASSREGNSKAP -13 587 Oppstillingen ovenfor viser hvilke energikostnader som avregnes etter hver enkeltes forbruk. For å dekke de løpende kostnadene, krever selskapet inn et forskuddsbeløp fra hver enkelt. På fastsatte frister, blir deretter inntektene avregnet mot kostnadene. For lite innbetalt blir krevd inn, og for mye innbetalt blir tilbakebetalt. På den måten betaler hver enkelt kun for sitt eget forbruk. Ettersom disse inntektene og kostnadene avregnes etter hver enkeltes forbruk, blir de bokført i balansen, og ikke via resultatregnskapet. De påvirker derfor likviditeten, og ikke resultatet. NOTE: 13 EGENKAPITAL Heisfond - udekket tap -140 023-75 955 Grendehustomta 197 821 197 821 Vedlikeholdsfond 8 057 045 8 057 045 Disposisjonsfond 3 366 101 1 724 675 SUM EGENKAPITAL 11 480 945 9 903 587 NOTE:14 SKYLDIG OFFENTLIGE MYNDIGHETER Forskuddstrekk -81 Skyldig arbeidsgiveravgift -33 SUM SKYLDIG OFFENTLIGE MYNDIGHETER -114 NOTE: 15 ANNEN KORTSIKTIG GJELD Annen kortsiktig gjeld kunder -6 215 OBOS Eiendomsforvaltning AS -30 000 SUM ANNEN KORTSIKTIG GJELD -36 215
16 5. STYREHONORAR I henhold til Valgkomitéens innstilling, og budsjett for 2016, foreslås en samlet godtgjørelse til det sittende styret for perioden 2015-16 på kr 280 000,-. 6. FORSLAG 6.1. Styrets forslag til å endre fellesarealer til møterom Fossum Terrasse er en stor virksomhet med store verdier, mange beboere og meget høy møteaktivitet med leverandører, grupper og komiteer og styremøter. I alle år har møter blitt avholdt hjemme hos de enkelte medlemmer, i vaktmesterboden eller ute på gjesteparkeringsplassen. Leverandører og servicepersonell er blitt henvist for toalettbesøk til et lite bøttekott i B53, som er innredet til det. Styret anser disse ordningene for å være lite praktiske og formålstjenlige. Styret ønsker å etablere et møterom på to gjesteparkeringsplasser til høyre for inngang til B35. Styrets forslag til vedtak 2 gjesteparkeringsplasser til høyre for inngang til B35 lages om til møterom. Forslaget iht. vedtekter og eierseksjonslovens bestemmelser krever avstemming med 2/3-flertall.
17 6.2. Styrets forslag til å endre felleskostnadene fra 01.01.2017 Med bakgrunn i generell prisstigning, behovet for større vedlikeholdsarbeider fremover og nødvendig styrking av egenkapitalen foreslår styret at alle felleskostnader økes med 7% fra 01.01.2017. 7. VALG AV TILLITSVALGTE Boligsameiet Fossum Terrasse Valgkomiteen 2016 Innstilling Styret Periode Ikke på valg På valg Ny periode Nils-Andreas Wulfsberg B39 Styreleder 2015-2017 x Margareth Græsvik B41 styremedlem 2015-2017 x Andreas Henriksen Lerø K10B styremedlem 2015-2017 x Helga Slørdahl B51 styremedlem 2014-2016 x Gjenvalg 2016-2018 Finn Erik Øverli K17 nestleder 2014-2016 x Gjenvalg 2016-2018 Dag Dæhlin K17 varamedlem 2015-2017 x Bodil Knudsen B53 varamedlem Nyvalg 2016-2018 Karstein Olsen B47 Varamedlem 2015-2017 x Går ut som varamedlem, og over i Vedlikeholdsgruppen Valgkomite periode Ikke på valg På valg Ny periode Petter A. Knudsen B53 Leder 2014-2016 x Gjenvalg 2016-2018 Halvor Vislie K17 medlem 2014-2016 x Gjenvalg 2016-2018 Helge Skudal K17 medlem 2015-2017 x Gry Skorpen K4A medlem 2015-2017 x Elisabeth Thomesen B45 medlem 2015-2017 x
18 8. ORIENTERING OM SAMEIETS DRIFT Styret Styreleder har arbeidet med sameiets saker fra hjemmekontor i Basaltveien 39. Han har vært tilgjengelig og på mail, nils-andreas@wulfsberg.me og på telefon 917 58 425. Styret viser også til sameiets hjemmesider www.fossumterrasse.com hvor adresser og telefoner for styret og kontaktpersoner er oppgitt. Styret avholder styremøter normalt med 4-5 ukers mellomrom. Det vil si at saker som meldes inn til behandling i styret kan få tilsvarende lang behandlingstid. Retningslinjer for styrearbeid Styret har vedtatt retningslinjer for styrearbeid som klargjør de krav som stilles til de tillitsvalgte. Retningslinjene omhandler styreansvar knyttet til forvaltning av økonomiske verdier, habilitet, taushetsplikt, honorering og håndtering av utbetalinger. Vaktmester Boligsameiet Fossum Terrasse har avtale om vaktmestertjenester og gartnerarbeider med Wessel-Berg Grønn drift. Vaktmester kan kontaktes ved henvendelse til Nils Thomas Wessel-Berg på telefon, 932 40 458. Driftsleder Driftsleder har det daglige ansvar for drift og vedlikehold av sameiet. Driftsleder har vært Sven Lunde, med Karstein Olsen og avtroppet driftsleder Ove Gudmestad som assistenter. Det er opprettet en formell Vedlikeholdsgruppe (VG) med disse tre medlemmene, som har frekvente møter og skriftlig rapportering til styret. Vakthold og sikkerhet Boligsameiet Fossum Terrasse har avtale om vakthold og overvåkning med Securitas. Renhold Sameiet har avtale med Sodexo AS om renhold av fellesarealene. Parkering Sameiet har et antall parkeringsplasser som leies ut, etter behov og eventuelt med ventelister. Beboere som ønsker ekstra parkeringsplass bør følge med på sameiets hjemmesider og sameiets intranett. Praksis for disponering og bruk av sameiets gjesteparkeringer er beskrevet i Sameiets vedtekter 17 og sameiets husordensregler pkt 8. Avtaler for adgang til gjesteparkeringsplasser for kortere perioder utover 2 timer kan innvilges av driftsleder.. Nøkler Nøkkelrekvisisjon sendes til: OBOS Eiendomsforvaltning AS v/ Tamara Butenko Postboks 6666, St. Olav Plass 0129 OSLO Tlf. 22 86 59 99. E-mail: tamara.butenko@obos.no Rekvisisjon skal inneholde bestemte opplysninger som fremgår av eget skjema som finnes i sameiets håndbok.
19 Navneskilt Postkasser og ringepanel skal ha enhetlig skilting i sameiet. Styret ber sine sameiere om å bestille skilt på eget initiativ. Bestillingsskjemaene (se Håndboken 5.4) sendes respektive skiltfirmaer. Forsikring Sameiets eiendommer er forsikret i Gjensidige Forsikring med polisenummer 83069141. Forsikringen dekker bygningene og fellesareal. Forsikringen dekker også veggfast utstyr, bygningsmessige tilleggs innretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Oppstår det skade i leiligheten, skal seksjonseier sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøve å kartlegge årsaken til skaden. Skader på sameiets felles eiendom meldes til Driftsleder som melder skaden til forsikringsselskapet. Driftsleder besørger håndverker for reparasjon og følger opp refusjoner for kostnader som påløper som følge av skaden. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo og løsøre. Skjer skader i egen leilighet må dette tas opp med eget forsikringsselskap. Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen, normalt ca. kr. 6.000, dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar. Brannsikringsutstyr I følge forskrift om brannforebyggende tiltak og branntilsyn skal alle boliger ha minst en godkjent røykvarsler, samt manuelt slokkeutstyr i form av skumslukkingsapparat eller brannslange. Et brannteppe er også godt å ha. I vårt sameie var opprinnelig alle leiligheter utstyrt med brannslange montert i kjøkkenskapet. Det er seksjonseiers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Ikke sperr eller legg hindre i våre rømningsveier! Brennbart materiale plassert i ganger og trapper kan forårsake tragedier som vi vil være foruten om brann eller ulykker skulle ramme oss. Slikt brannfarlig materiale vil bli fjernet om avtaler ikke er gjort med Driftsleder. Ingen må forsøke å montere / demontere noe ved våre brannvarslere. Det vil skade den automatiske brannmeldertjenesten til ABBV og kunne gi alvorlige følger ved brann. Det eneste en må påse hvert år, er skifte av batterier i røykvarsleren. Er man ikke sikker på hva som er brannmelder eller røykvarsler så en ta kontakt med Driftsleder HMS Helse, miljø og sikkerhet Internkontroll innebærer at sameiet er pålagt å vurdere risiko, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere forhold knyttet til helse, miljø og sikkerhet. Styret ivaretar internkontrollen av blant annet brannvern, gassanlegg, felles elektrisk anlegg og lekeplassutstyr. Ved innkjøp av tjenester og ved dugnad er det spesielle rutiner som sikrer forsvarlig HMS. Avtale om leveranse av elektrisk kraft OBOS har fremforhandlet en kraftavtale med LOS på vegne av selskapene forvaltet av OBOS. Boligsameiet Fossum Terrasse er tilsluttet avtalen med kraftleveranse til våre fellesanlegg.
20 Energimerking Ved salg eller utleie av boliger skal det utarbeides en energiattest. På www.energimerking.no kan seksjonseieren utarbeide energiattest for sin bolig. Kabel-TV Canal Digital er sameiets leverandør av TV- og bredbåndstjenester. Ved spørsmål knyttet til dette kan man kontakte Canal Digital på telefon 06090 eller besøke deres nettside www.canaldigital.no. Fra 1. mars 2017 Blir Viken Fiber /Altibox sameiets nye leverandør av TV- og bredbåndstjenester. Det vises til separat informasjon på Sameiermøtet i april 2016, og fremtidige nyhetsbrev. Ny renovasjonsordning i Bærum kommune Det er vedtatt ny kildesorteringsordning for alle husstander i Bærum kommune. Alle husstander skal sortere i restavfall, matavfall, plastemballasje, papp/papir/drikkekartong samt glass og metall. Hva som sorteres i de ulike avfallstypene er beskrevet på kommunes hjemmeside: http://sortere.no/info/kommune/b%c3%a6rum/akershus/ Fra og med høsten 2016 innføres ny renovasjonsordning med oppstartsområdet Snarøya. Resten av kommunen deles inn i områder og får oppstart fra våren 2017 og utover året. Bærum kommune tilbyr kildesorteringsbeholdere i flere størrelser og utskiftning vil ikke føre til kostnader utover renovasjonsgebyret. Er det nødvendig med oppgradering av sameiets/borettslagets nåværende avfallsordning med for eksempel nedgravde containere må sameie/borettslaget bekoste dette selv. Les mer om den nye ordningen på: https://www.baerum.kommune.no/tjenester/avfall-og-gjenvinning/ny-renovasjonsordning- 2016/ VEDTEKTER FOR BOLIGSAMEIET FOSSUM TERRASSE Fastsatt den 24.8.2001. endret på sameiermøtet 21.3.2007, 29.4.2008 og 12.4.2011. Vedtektene er tilgjengelige på sameiets Internett sider, eller ved henvendelse til Styret. HUSORDENSREGLER FOR BOLIGSAMEIET FOSSUM TERRASSE Vedtatt på sameiermøte 22. mars 2006, revidert etter årsmøte 21. mars 2007. Sist endret under ordinært sameiermøte 17.04.2012, 08.04.2014 og 14.04.2015. Husordensreglene er tilgjengelige på sameiets Internett sider, eller ved henvendelse til Styret.