1 Sameiet Økholmen Sjøbodmiljø Til seksjonseierne i Sameiet Økholmen Sjøbodmiljø Velkommen til sameiermøte. Innkallingen inneholder sameiets årsberetning og regnskap for 2014. Styret håper du leser gjennom heftet og viser din interesse for sameiet ved å møte opp på sameiermøtet. Dette er en god anledning til å delta i diskusjonen og velge det styret som skal forvalte Sameiet Økholmen Sjøbodmiljø det kommende året. Hvem kan delta på sameiermøtet? Alle sameiere har rett til å delta i sameiermøte med forslags-, tale-, og stemmerett. For boligseksjoner har også sameierens ektefelle, samboer eller et annet medlem av sameierens husstand rett til å være tilstede og til å uttale seg. Det kan avgis kun en stemme pr. seksjon. Sameieren har rett til å møte ved fullmektig. Registreringsblanketten leveres i utfylt stand ved inngangen.
2 Sameiet Økholmen Sjøbodmiljø Innkalling til sameiermøte Ordinært sameiermøte i Sameiet Økholmen Sjøbodmiljø avholdes lørdag 25. april 2015 kl. 15.00 Felleshuset. Til behandling foreligger: 1. KONSTITUERING A) Valg av møteleder B) Godkjenning av de stemmeberettigede C) Valg av referent og minst en seksjonseier som protokollvitne D) Godkjenning av møteinnkallingen 2. ÅRSBERETNING FOR 2014 3. ÅRSREGNSKAP FOR 2014 OG BUDSJETT FOR 2015 4. FERDIGATTEST FOR SAM EIETS BEBYGGELSE 5. FORSLAG TIL ÅRSMØTET A. Plan for bygningsmessige arbeider i sameiet B. Støvoll C. Utnyttelse av felleshuset D. Oppgradering av fellesarealene E. Ladepunkt for el-biler F. Sommerfest 6. INNKOMNE FORSLAG Innkomne forslag er tatt inn som egne vedlegg. 7. VALG AV TILLITSVALGTE A) Valg av styreleder for 1 år B) Valg av 2 styremedlemmer for 2 år C) Valg av 1 varamedlemmer for 2 år Hvaler 25.03.2015 Styret i Sameiet Økholmen Sjøbodmiljø Karin Margareta Gjersøe/s/ Hanne Espeseth/s/ Jan Garpestad/s/ Ole-Andreas Hafnor/s/ Janicke Kielland /s/
3 Sameiet Økholmen Sjøbodmiljø ÅRSBERETNING FOR 2014 Tillitsvalgte Siden forrige ordinære sameiermøte har sameiets tillitsvalgte vært: Styret Leder Karin Margareta Gjersøe Hytte 17 Styremedlem Hanne Espeseth Hytte 7 Styremedlem Jan Garpestad Hytte 8 Styremedlem Ole-Andreas Hafnor Hytte 21 Styremedlem Janicke Kielland Hytte 25 Varamedlem Harald Hermansen Hytte 37 Varamedlem Jan Kielland Hytte 25 Styrets medlemmer består i dag av 2 menn og 3 kvinner. Sameiet sørger for at det ikke forekommer forskjellsbehandling på grunn av kjønn ved valg og ansettelser. Generelle opplysninger om Sameiet Økholmen Sjøbodmiljø Sameiet består av 47 seksjoner. Sameiet Økholmen Sjøbodmiljø er registrert i Foretaksregisteret i Brønnøysund med organisasjonsnummer 982445469, og ligger i HVALER kommune med følgende adresse: Økholmen, 1684 Hvaler Gårds- og bruksnummer : 50 116 Med eierseksjon forstås sameieandel i bebygd eiendom med tilknyttet enerett til bruk av bolig eller annen bruksenhet i eiendommen. Sameiet driver ikke med forsknings- og utviklingsaktiviteter. Styret er ikke kjent med at det ytre miljø forurenses i vesentlig grad. Sameiet Økholmen Sjøbodmiljø har ingen ansatte. Regnskap, forvaltning og revisjon Regnskap og forvaltning er i henhold til kontrakt utført av OBOS Eiendomsforvaltning AS. Autorisert regnskapsfører (oppdragsansvarlig) er Egil Havre, regnskapssjef i OBOS. Sameiets revisor er BDO AS. Styrets arbeid Det ble avholdt 5 styremøter i perioden. Styret har arbeidet spesielt med utbedring av støyvold, vedlikehold av felles bygningsmasse, forbedring av uteområdene - herunder
4 Sameiet Økholmen Sjøbodmiljø innkjøp av nye benker og bordtennisbord, utvikling av hjemmeside, samt flere byggesaker. Styret har også fortsatt arbeidet for å få leid ut felleshuset uten at dette har gitt positive resultater foreløpig. Dette arbeidet må prioriteres fremover. Felleshuset trenger også ytterligere vedlikehold. KOMMENTARER TIL ÅRSREGNSKAPET FOR 2014 Styret mener at årsregnskapet gir et rettvisende bilde av sameiets eiendeler og gjeld, finansielle stilling og resultat. Informasjon om sameiets forventede økonomiske utvikling er omtalt i årsberetningens punkt om budsjett for 2015. Forutsetningen om fortsatt drift er til stede, og årsregnskapet for 2014 er satt opp under denne forutsetning. Inntekter Driftsinntekter i 2014 var til sammen kr 663.100. Dette er kr 5.000 lavere enn budsjettert og skyldes i hovedsak lavere leieinntekter på felleshuset. Andre inntekter består i hovedsak av innkrevde felleskostnader. Kostnader Driftskostnadene i 2014 var til sammen kr 541.305. Dette er kr 109.000 lavere enn budsjettert og skyldes i hovedsak at det i 2014 ikke ble benyttet noen midler til utbedring av støyvold. Resultat Årets resultat på kr 123.807 fremkommer i resultatregnskapet og foreslås overført til vedlikeholdsfond. Kommentarer til sameiets arbeidskapital pr. 31.12.2014. Arbeidskapital er tilgjengelige midler og er en vesentlig størrelse knyttet til sameiets økonomi. Arbeidskapitalen fremkommer i balansen ved å trekke kortsiktig gjeld fra omløpsmidler. Arbeidskapitalen pr. 31.12.2014 er kr 476.047. For øvrig vises det til de enkelte tallene i resultatregnskapet, balansen og notene. Styret er ikke kjent med hendelser etter 31.12.2014 som påvirker regnskapet i vesentlig grad. KOMMENTARER TIL BUDSJETT FOR 2015 Til orientering for sameiermøtet legger styret fram budsjettet for 2015. Tallene er vist som egen kolonne til høyre i resultatoppstillingen. I posten drift og vedlikehold på kr 165.000 er det budsjettert kr 65.000 til fjerning av sementstolper i lagunen og kr 25.000 til meglerhonorar. I 2014 ble det vedtatt å benytte kr 150.000 av vedlikeholdsfondet til oppgradering av støyvollen. Disse midlene ble ikke benyttet i 2014, men vil bli benyttet i 2015. Styret ønsker å benytte ytterligere 70.000 av
5 Sameiet Økholmen Sjøbodmiljø vedlikeholdsfondet, hvorav 50.000 vil gå til støyvollen og 20.000 til ladestasjon for el-biler (behandles i punkt 5E). Energikostnader Energikostnadene har historisk sett vært variable og vanskelige å anslå. I tråd med estimater fra aktuelle leverandører har styret budsjettert med samme energikostnader som budsjettert i 2014. Forsikring Forsikringspremien for 2015 har økt med kr 6.745. Premieendringen reflekterer byggekostnadsindeksen som har økt med 6,6 %, samt forsikringsselskapets individuelle prisjustering basert på skadehistorikken i Sameiet Økholmen Sjøbodmiljø. Innskuddsrente i OBOS-banken (pr. 1.1.2015) Driftskonto 0,35 % Sparekonto 2,40 % Felleskostnader I budsjettet har styret tatt hensyn til ovennevnte, samt øvrige prisendringer knyttet til produkter og tjenester sameiet anskaffer. Dette danner grunnlaget for foreløpig fastsettelse av felleskostnader for 2015. Budsjettet er basert på uendrede felleskostnader for året 2015. For øvrig vises til de enkelte tallene i budsjettet. Hvaler 25.03.2015 Styret i Sameiet Økholmen Sjøbodmiljø Karin Margareta Gjersøe/s/ Hanne Espeseth/s/ Jan Garpestad/s/ Ole-Andreas Hafnor/s/ Janicke Kielland/s/
8 Sameiet Økholmen Sjøbodmiljø 5949 - SAMEIET ØKHOLMEN SJØBODMILJØ RESULTATREGNSKAP Regnskap Regnskap Budsjett Budsjett Note 2014 2013 2014 2015 DRIFTSINNTEKTER: Innkrevde felleskostnader 2 658 000 658 000 658 000 658 000 Andre inntekter 3 5 100 0 10 000 10 000 SUM DRIFTSINNTEKTER 663 100 658 000 668 000 668 000 DRIFTSKOSTNADER: Personalkostnader 0-15 416-16 500 0 Revisjonshonorar 4-8 193-6 106-5 000-7 000 Forretningsførerhonorar -60 123-58 088-60 000-65 000 Konsulenthonorar 5-5 433-13 281 0-5 000 Drift og vedlikehold 6-94 541-90 969-153 000-165 000 Forsikringer -200 101-193 356-203 000-212 000 Festeavgift 7-100 000-100 000-100 000-100 000 Energi/fyring -44 252-57 303-60 000-60 000 Kabel-/TV-anlegg 0 0-3 000 0 Andre driftskostnader 8-28 664-48 036-50 000-48 000 SUM DRIFTSKOSTNADER -541 305-582 554-650 500-662 000 DRIFTSRESULTAT 121 795 75 446 17 500 6 000 FINANSINNTEKTER/-KOSTNADER: Finansinntekter 9 2 012 9 213 5 000 0 RES. FINANSINNT./-KOSTNADER 2 012 9 213 5 000 0 ÅRSRESULTAT 123 807 84 658 22 500 6 000 Overføringer: Fra vedlikeholdsfond (til støyvold og ladestasjon) 220.000 Til vedlikeholdsfond 123 807
9 Sameiet Økholmen Sjøbodmiljø BALANSE EIENDELER Note 2014 2013 ANLEGGSMIDLER Andre varige driftsmidler 10 750 000 750 000 SUM ANLEGGSMIDLER 750 000 750 000 OMLØPSMIDLER Restanser på felleskostnader 612 201 Kundefordringer 1 500 0 Kortsiktige fordringer 11 59 871 7 693 Driftskonto i OBOS-banken 556 627 465 586 Innestående bank - Bryggelaget 12 7 829 7 586 SUM OMLØPSMIDLER 626 439 481 066 SUM EIENDELER 1 376 439 1 231 066 EGENKAPITAL OG GJELD EGENKAPITAL Opptjent egenkapital 144 711 144 711 Kapitalinnskudd felleshus 752 000 752 000 Vedlikeholdsfond 329 335 205 528 SUM EGENKAPITAL 1 226 047 1 102 239 GJELD KORTSIKTIG GJELD Forskuddsbetalte felleskostnader 75 833 84 063 Leverandørgjeld 66 730 35 258 Skyldig til offentlige myndigheter 0 199 Bryggelaget 12 7 829 7 897 Annen kortsiktig gjeld 0 1 409 SUM KORTSIKTIG GJELD 150 392 128 826 SUM EGENKAPITAL OG GJELD 1 376 439 1 231 066 Pantstillelse 0 0 Garantiansvar 0 0 Hvaler, 25.03.2015, Styret for Sameiet Økholmen Sjøbodmiljø KARIN MARGARETA GJERSØE/s/ HANNE ESPESETH/s/ JAN GARPESTAD/s/ OLE-ANDREAS HAFNOR/s/ JANICKE KIELLAND/s/
... 10 Sameiet Økholmen Sjøbodmiljø NOTE: 1 REGNSKAPSPRINSIPPER Årsregnskapet er satt opp i samsvar med regnskapslovens bestemmelser og god regnskapsskikk for små foretak. INNTEKTER Felleskostnadene inntektsføres kvartalsvis. HOVEDREGEL FOR KLASSIFISERING OG VURDERING AV EIENDELER OG GJELD Omløpsmidler og kortsiktig gjeld omfatter poster som forfaller til betaling innen ett år. Øvrige poster er klassifisert som anleggsmidler/langsiktig gjeld. Omløpsmidler vurderes til anskaffelseskost. Kortsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Anleggsmidler vurderes til anskaffelseskost, men nedskrives til virkelig verdi dersom verdifallet ikke forventes å være forbigående. Langsiktig gjeld balanseføres til nominelt beløp på etableringstidspunktet. Andre varige driftsmidler balanseføres og avskrives lineært over driftsmidlenes økonomiske levetid. FORDRINGER Kundefordringer og andre fordringer er oppført i balansen til pålydende etter fradrag for avsetning til forventet tap. Avsetning til tap gjøres på grunnlag av individuelle vurderinger av de enkelte fordringene. ANTALL ANSATTE Det har verken vært ansatte eller lønnsutbetalinger i selskapet gjennom året. Selskapet er derav ikke pliktig til å ha tjenestepensjonsordning etter lov om obligatorisk tjenestepensjon. Det har heller ikke vært utbetalt styrehonorar. NOTE: 2 INNKREVDE FELLESKOSTNADER Felleskostnader 658 000 SUM INNKREVDE FELLESKOSTNADER 658 000 NOTE: 3 ANDRE INNTEKTER Leieinntekter felleshuset 1 500 Innbetalt for ikke deltatt på dugnad 2 000 Innbetalt for strøm til el-bil 100 Leieinntekt for plassering av telekom.utstyr 1 500 SUM ANDRE INNTEKTER 5 100 NOTE: 4 REVISJONSHONORAR Revisjonshonoraret er i sin helhet knyttet til revisjon og beløper seg til kr 8193.
11 Sameiet Økholmen Sjøbodmiljø NOTE: 5 KONSULENTHONORAR OBOS Eiendomsforvaltning AS -5 433 SUM KONSULENTHONORAR -5 433 NOTE: 6 DRIFT OG VEDLIKEHOLD Drift/vedlikehold bygninger -36 343 Drift/vedlikehold elektro -4 313 Drift/vedlikehold utvendig anlegg -1 503 Drift/vedlikehold fellesanlegg -26 375 Drift/vedlikehold brannsikring -25 322 Kostnader dugnader -685 SUM DRIFT OG VEDLIKEHOLD -94 541 NOTE: 7 FESTEAVGIFT Tomten er festet fra Kurt Nordeng. Festetid 99 år fra 01.07.1996. NOTE: 8 ANDRE DRIFTSKOSTNADER Container -5 847 Driftsmateriell -1 440 Snørydding -10 280 Andre fremmede tjenester(alarm) -4 965 Kontor- og datarekvisita -559 Trykksaker -1 200 Andre kostnader tillitsvalgte -862 Porto -2 127 Bankgebyr -1 384 SUM ANDRE DRIFTSKOSTNADER -28 664 NOTE: 9 FINANSINNTEKTER Renter av driftskonto i OBOS-banken 1 676 Renter av for sent innbetalte felleskostnader 336 SUM FINANSINNTEKTER 2 012 NOTE: 10 VARIGE DRIFTSMIDLER Servicehus Tilgang 2006 750 000 750 000 SUM VARIGE DRIFTSMIDLER 750 000
12 Sameiet Økholmen Sjøbodmiljø NOTE: 11 KORTSIKTIGE FORDRINGER Forskuddsbetalt forsikringspremie 1.kvartal 2015 (blir kostnadsført i 2015) 52 178 Forskuddsbetalt alarm 1.halvår 2015 (blir kostnadsført i 2015) 7 693 SUM KORTSIKTIGE FORDRINGER 59 871 Posten "Andre forskuddsbetalte kostnader" inkluderer mottatte, ikke betalte fakturaer som vedrører 2015, med motpost i leverandørgjeld. Utbetaling vil skje i 2015. NOTE: 12 BRYGGELAGET Sameiet har et bryggelag som økonomisk på mange måter lever sitt eget liv, men 1. januar 2013 ble bryggelagets midler satt inn på sameiets konto i Handelsbanken, da enkelte sameiere reagerte på at disse sto på en privat konto. Styret har ønsket at inntekter og utgifter som gjelder bryggelaget skal føres på en egen konto i regnskapet merket bryggelaget, og fremkommer nå i balansen. Innestående bank 7 829 Inntekter/kostnader Saldo 1.1. -7 897 Gebyrer bankkonto 2013, ført i år 253 Renter bankkonto 2013, ført i år -164 Renter bankkonto 2014-20 69 SUM BRYGGELAGET 0
13 Sameiet Økholmen Sjøbodmiljø 4. STATUS FOR ARBEIDET MED ENDELIG GODKJENNING AV ANLEGGET (HAVTUNET) - ORIENTERING 5. Forslag til årsmøtet A. Oppfølgingssak fra sameiermøtet 2014: Plan for bygningsmessige arbeider i sameiet I sameiermøtet 2014 vedtok sameierne blant annet følgende: 5 A. Plan for bygningsmessige arbeider i sameiet. Pkt 1 C utgår. Styret kommer nærmere tilbake på pkt C. til neste sameiermøte. Styret oppfordres til å sjekke kost på å bytte ut soveromsvinduer som ikke tilfredsstiller krav til rømningsvei.. Vedtak: Styrets forslag vedtatt med endringer på pkt 1, 2 og 3. Punkt 1C i utkastet til plan for bygningsmessige arbeider lød: c) Gjerder/rekkverk mot sjøen: Høyde 0,95-1,00 m inkludert toppbord Der gjerdet kommer i forlengelse av en bodvegg kan gjerdet starte ved boden med en skråvegg med maksimal høyde 1,65 m og samme vinkel som for levegger. Fargen på gjerdet skal være like fargen på hytten, toppbordet skal være hvitt Sameiet mente at dette ikke var et uttrykk for hvordan sameiet ønsker at retningslinjene for bebyggelsen skal være. Basert på meningene som fremkom i sameiermøtet, og utseende på eksisterende bebyggelse forslår styret følgende ordlyd til nytt punkt 1C i planen: c) Gjerder/rekkverk på øvre brygge mot sjøen: Høyde 0,90 m inkludert toppbord. Der gjerdet kommer i forlengelse av en bodvegg kan gjerdet starte ved boden med en skråvegg med maksimal høyde 1,65 m og samme vinkel som for levegger. Utforming og farge på gjerdet skal harmonisere med hyttene. Hvis gjerdet er utført i treverk skal toppbordet være hvitt. Enkle rammer med plexi-glass eller lignende er tillatt.
14 Sameiet Økholmen Sjøbodmiljø Forslag til vedtak: «Plan for bygningsmessige arbeider i sameiet punkt 1c) som fremsatt i sak 5A i sameiermøte 25. april 2015, vedtas.» B. Støyvoll På sameiermøtet 26.04.14 ble det fattet følgende vedtak vedr. utbedring og utvidelse av støyvoll og justering av innkjøring: 1. Styret arbeider videre med utbedring og utvidelse av støyvoll og justering av innkjøring slik som beskrevet. 2. Styret får fullmakt til å inngå en kontakt med Råde Graveservice for utbedring av eksisterende støyvoll innenfor en ramme på kr 150.000 Kostnaden dekkes over vedlikeholdsfond. Overstiger kostnaden dette beløpet, innkalles det til ekstraordinært sameiermøte. 3. Plan for justering av innkjørsel og forlengelse av støyvoll nordover med kostnadsoverslag legges fram for sameiermøtet. Utbyggingen av boligfeltet Nordengåsen har blitt noe forsinket i forhold til planlagt framdrift. Dette har medført at det foreløpig ikke er inngått noen avtale om bruk av overskuddsmasser til utbedring av støyvollen. Det er noe usikkert hvor mye masse som vil være tilgjengelig, men Råde Graveservice har signalisert at det vil være masse som kan benyttes til utbedring av støyvollen. Støyvollen har som kjent over tid sunket sammen og er klart lavere enn da den ble etablert. Styret har hatt kontakt med Hvaler kommune og fått klarsignal til å heve eksisterende støyvoll opp til 2,6 meter uten ytterligere søknadsprosess. En forlengelse av vollen vil være søknadspliktig. Nordengåsen skal kobles til pumpehuset på Økholmen. Hvaler kommune har overtatt pumpehuset og avgjør hvem som skal kobles på. Det har vært en del diskusjon om hvordan påkobling skal skje. Et alternativ er å legge ledning under eksisterende gangvei, som heves noe for å få fall, og videre over parkeringsplass/lekeplass mot pumpehuset. En mer framtidsrettet løsning vil være å flytte støyvollen nærmere vannet og legge ny gangvei langs fylkesveien med sikte på en framtidig gangveiløsning fram mot Stokken. Da vil infrastruktur som kloakk og strømledninger kunne ligge under ny gangvei. Denne løsningen forutsetter behandling i og midler fra vegvesen og fylke. På denne bakgrunn har ikke styret foreløpig ikke gått videre med pkt 3 i vedtaket. Seneste informasjon går imidlertid ut på at alternativet med å legge ledning under eksisterende gangvei blir valgt. Sameiet vil få nabovarsel og mulighet til uttalelse. Styret vil i en uttalelse vektlegge at valgt løsning må ligge godt i terrenget, gi en god skjerming med støyvoll og vegetasjon mot trafikken, at arbeidet utføres raskt og at det tas hensyn til beboerne på Økholmen mens arbeidet pågår. Parkeringsplass og lekeplass må tilbakeføres med asfalt, dekke og beplanting.
15 Sameiet Økholmen Sjøbodmiljø Forslag til vedtak: «1. Styret arbeider videre i henhold til vedtaket på sameiermøte 24.04.14. 2. Styret får fullmakt å disponere inntil kr 50.000 for gjennomføring av punkt 3 i vedtaket 3. Sameierne informeres løpende på hjemmesiden etter hvert som framdrift for arbeidene avklares.» C. Utnyttelse av felleshuset Sameiernes eget bruk av Felleshuset de siste årene har vært minimal. Det er behov for innvendig vedlikehold og inventaret er slitt. Huset utgjør en løpende kostnad mht. strøm etc. Det er fare for at huset slik det står nå, forfaller og mister verdi. På sameiermøtet 26.04.14 ble det fattet følgende vedtak vedr. Felleshuset: Styret gis fullmakt til å iverksette arbeidet med sikte på å få leid ut felleshuset til kommersiell aktør. Dersom styret lykkes i å finne en interessert, vil forslag til leiekontrakt fremlegges for ekstraordinært sameiermøte for godkjenning. Styret tok høsten kontakt med ulike instanser bl.a. Hvaler Næringsforum, og et lokalt regnskapsfirma for å gjøre kjent at sameiet ønsker å leie ut Felleshuset. Dette ga lite resultat. For å sikre en profesjonell håndtering av et leieforhold, vedtok styret på nyåret å engasjere eiendomsmegler og valget firmaet Metra Næringsmegling som er størst på utleie av næringseiendom i Østfold. Felleshuset var opprinnelig ment som et servicebygg med resepsjon i forbindelse med utleie av sjøbodene. Annen bruk må avklares med Hvaler kommune. Megler har kontaktet kommunen og fått klarsignal til utleie til kontorvirksomhet med en leiekontrakt på inntil 5 år. Det utformes prospekt og annonse som legges på Finn.no. I vedtaket fra møte 26.04 legges det opp til at leieavtalen skal godkjennes av ekstraordinært sameiermøte. Dette vil kunne føre til at en potensiell leietaker ikke har anledning til å vente og vil trekke seg. Styret forslår at styret får fullmakt til å inngå leieavtale under forutsetning av at følgende kriterier er oppfylt: Virksomheten er forenelig med sameiernes bruk av sjøbodene til ferieformål. Leietaker har sin hovedaktivitet på hverdager. Virksomheten har feriestengt eller lav aktivitet i juli. Leietaker disponerer 2 4 faste parkeringsplasser. Bruk av flere parkeringsplasser kan avtales utenom ferietiden. Leietagers bruk av uteområdet rundt huset, avtales slik at det ikke er til hinder for adgang til fellesbrygga. Leiesum fastsettes ut fra markedspris. Kostnader ved behov for bygningsmessige tilpasninger eller oppgradering av lokalene kan sees i sammenheng med leiesum. Leietaker betaler egne strømutgifter. Leieavtalen inngås for inntil 5 år med mulighet for forlengelse dersom videre bruk godkjennes av kommunen og er ønsket av sameiermøtet. Forslag til vedtak: «Styret gis fullmakt til å inngå leieavtale i samsvar med de kriterier som er listet opp.»
16 Sameiet Økholmen Sjøbodmiljø D. Oppgradering av fellesarealet Styret har fått forslag om å legge gress på fellesarealet mellom hytte nr. 2 og ballplassen. Pris for ferdigplen for dette arealet vil koste ca 50.000, noe styret ikke ser å kunne prioritere nå, men vil se på det i sammenheng med utførelsen av støyvollen. E. Ladepunkt for el-biler Det er kommet forslag om installering av ladepunkt for el-bil på parkeringsplassen til sameiet. I budsjettet for 2015 er det tatt høyde for at kostnadene til en eventuell installering vil bli dekket over vedlikeholdsfondet. Forslag til vedtak: «Styret gis fullmakt til å inngå avtale om installering av ladepunkt for el-biler. Kostnadene vil bli dekket over vedlikeholdsfondet.» F. Sommerfest
17 Sameiet Økholmen Sjøbodmiljø 6. VALG TIL STYREVERV: A. Styreledervervet for 1 år B. To styremedlemverv for 2 år Styremedlemmer som ikke er på valg: Janicke Kielland Ole-Andreas Hafnor C. Ett varamedlemverv for 1 år
18 Sameiet Økholmen Sjøbodmiljø Orientering om sameiets drift Retningslinjer for styrearbeid Styret har vedtatt retningslinjer for styrearbeid som klargjør de krav som stilles til de tillitsvalgte. Retningslinjene omhandler styreansvar knyttet til forvaltning av økonomiske verdier, habilitet, taushetsplikt, honorering og håndtering av utbetalinger. Forsikring Sameiets eiendommer er forsikret i If Skadeforsikring med polisenummer 565856. Forsikringen dekker bygningene og fellesareal. Forsikringen dekker også veggfast utstyr, bygningsmessige tilleggsinnretninger og forbedringer i den enkelte bolig. Oppstår det skade i leiligheten, skal seksjonseier sørge for å begrense skadeomfanget mest mulig og prøve å kartlegge årsaken til skaden. Skaden meldes til forsikringsavdelingen i OBOS på telefon 02333, eller e-post forsikring@obos.no. Forsikringsavdelingen melder skaden til forsikringsselskapet, bestiller om ønskelig håndverker for reparasjon og sørger for at kostnader knyttet til skaden blir refundert eller betalt av forsikringsselskapet. Selv om sameiets forsikring brukes, kan seksjonseier belastes hele eller deler av egenandelen dersom forholdet ligger innenfor seksjonseiers ansvar. Den enkelte seksjonseier må selv sørge for å ha hjemforsikring som dekker innbo, egen utebod og løsøre. Brannsikringsutstyr I følge forskrift om brannforebyggende tiltak og branntilsyn skal alle boliger ha minst en godkjent røykvarsler, samt manuelt slokkeutstyr i form av pulverapparat eller brannslange. Det er sameiets ansvar å anskaffe og montere utstyret, mens det er seksjonseiers ansvar å sørge for tilsyn og kontrollere at utstyret er i orden. Dersom utstyret er defekt, meldes dette til styret. HMS Internkontroll innebærer at sameiet er pålagt å risikovurdere, planlegge, organisere, utføre, vedlikeholde og dokumentere forhold knyttet til helse, miljø og sikkerhet. Styret ivaretar internkontrollen av blant annet brannvern, felles elektrisk anlegg og lekeplassutstyr. Ved innkjøp av tjenester og ved dugnad er det spesielle rutiner som sikrer forsvarlig HMS. I 2012 utarbeidet styret et HMS-dokument for sameiet. Dette dokumentet omhandler bygningsmessige forhold (rekkverk og lignende), lekeplassutstyr, brannvarsling, elektriske anlegg, oppbevaring av farlig redskap og dokumentrevisjon. Før dugnaden 2014 gjennomførte O.-A. Hafnor en gjennomgang av anlegget, dokumentert i rapport datert 21.04.2014. Basert på denne gjennomgangen er følgende utført: Sjakler og bolter for en av huskene på lekeplassen ble skiftet. Kablingen til brannvarslingsanlegget er svakt i enkelte hytter. Noen komponenter er skiftet og elektriker har sjekket kablingen i enkelte hytter. Ytterligere bytting av komponenter og sjekk av kabler er nødvendig og vil bli gjennomført våren 2015. Anlegget virker imidlertid som forutsatt selv med svak kabling.
19 Sameiet Økholmen Sjøbodmiljø Jordfeil i tilknytning til noen utelamper ble sjekket av elektriker og lampene ble tørket og rengjort. I september 2014 sjekket O.-A. Hafnor det elektriske opplegget i felleshuset. Bortsett fra en del defekte lyspærer, ble det konstatert feil på en lysbryter. Feilen må rettes av elektriker. Under samme gjennomgang ble det konstatert at det mangler håndtak på luftedør i 2. etg. i felleshuset. Nytt håndtak må settes inn siden døren også vil tjene som nødutgang. For øvrig er ikke styret kjent med forhold av sikkerhetsmessig betydning som krever tiltak. Ny sikkerhetsinspeksjon vil bli gjennomført før sameiermøtet 2015.