Vedlegg 5 til konkurransegrunnlaget Prisbestemmelser Avtale om IKT-utstyr med tilhørende programvare, service og vedlikehold, samt telefoniutstyr for Statens landbruksforvaltning
Bilag 4 til Rammeavtale Prisbestemmelser Avtale om IKT-utstyr med tilhørende programvare, service og vedlikehold, samt telefoniutstyr for Statens landbruksforvaltning Side 2 av 9
1. Pristabeller Alle priser skal angis i norske kroner (NOK) eksklusive mva. Leverandør er ansvarlig for å sette inn prisene i de fremlagte tabellene for at prisene skal være sammenlignbare. Utfylling av tabellene nedenfor vil inngå i evalueringen av tildelingskriteriet Pris. Kun disse tabeller skal fylles ut, og det er ikke rom for å gi alternative tilbud. Alternative tilbud kan føre til avvisning, jf FOA 20-13. I timepriser og påslag skal alle kostnader og godtgjørelser være innkalkulert. Reisekostnader fra og til Oppdragsgivers lokaler dekkes ikke av Oppdragsgiver. Under evalueringen av tildelingskriteriet Pris legges til årsforbruk av alle kategorier. Under kontraktsperioden kan annet beløp bli aktuelt som følge av organisatoriske og budsjettmessige forhold. 1.1 Leverandørens enhetspriser på IKT-utstyr I pristabellen under skal Leverandøren fylle inn enhetspris ved kjøp av 1 maskin. Pris for større kvantum skal ikke gis. Antallfastsettelsen i pristabellen under skal brukes i evaluering av tilbudene under tildelingskriteriet Pris for å muliggjøre sammenligning av tilbudene. SLF estimerer denne antallfastsetttelsen til å være reell ved kjøp av større kvantum IKT-utstyr pr år. Total estimert antall av PC er under hele kontraktsperioden på totalt 4 år, er ca 200 stk. Antallfastsettelsen er kun estimert og er ment bare å brukes under evalueringen. Større og mindre kvantum vil derfor være aktuell under kontraktsperioden på grunn av organisatoriske og budsjettmessige forhold. Utfylling av tabellen nedenfor vil inngå i evalueringen av tildelingskriteriet Pris. Pris på server 2u inngår ikke i denne evalueringen. Enhet med tekniske spesifikasjon i henhold til tilbyderens løsningsbeskrivelse i Vedlegg 3 Tilbyderens løsningsspesifikasjon. Enhetspris v/ kjøp av én Bærbar pc med tilleggsutstyr 50 Bærbar pc utraportabel med tilleggsutstyr 50 Nettbrett 10 LCD-skjerm 24 25 LCD-skjerm 27 25 Server 2u 1 Forventet antall pr år 1.2 Leverandørens fastpriser på serviceavtaler Utfylling av tabellen nedenfor vil inngå i evalueringen av tildelingskriteriet Pris. Som følge av budsjettmessige forhold er det vanskelig å angi hvorvidt det vil bli inngått kontrakt på samtlige serviceavtaler. Serviceavtale UPS Kjøleanlegg Brannslokkeanlegg i datarom Pris pr måned Side 3 av 9
Datalagring Samhandlings- og kommunikasjonsløsning Microsoft Exchange, jf Vedlegg 4 Oppdragsgivers tekniske plattform Nettverksswitcher VM-Ware, jf Vedlegg 4 Oppdragsgivers tekniske plattform Antivirusløsning Hjemmekontorløsning Backupløsning 1.3 Leverandørens timepriser på konsulenttjenester I timepriser skal alle kostnader og godtgjørelser være innkalkulert. Med utgangspunkt i oversikten over tilbudt bemanning med fagkompetanse og erfaring som beskrevet i Vedlegg 2 Oppdragsgivers kravspesifikasjon punkt 4.4 og Vedlegg 3 Tilbyders løsningsspesifikasjon, gjelder følgende timepriser for de enkelte stillingskategoriene. Det bes at navn, stillingskategori og timespris utfylles. Nettverkskonsulent. Stillingskategori Lagringskonsulent. Stillingskategori Sikkerhetskonsulent. Stillingskategori Hardwarekonsulent. Stillingskategori. Programvarekonsulent med kompetanse innen SLFs eksisterende programvare (feilsøk, oppgraderinger og lignende), jf Vedlegg 4 Oppdragsgivers tekniske Side 4 av 9
plattform. Stillingskategori. Konsulent med kompetanse innen de mest utbredte/markedsledende operativsystemene for servere og PC. Stillingskategori. Konsulent med generell IKT-kompetanse for å kunne bistå ved valg av nye løsninger. Stillingskategori. Konsulent med kompetanse innen samhandlings- og kommunikasjonsløsninger inklusivt telefoni. Stillingskategori. Konsulenter med kompetanse innen virtualiseringsteknologi jf Vedlegg 4 Oppdragsgivers tekniske plattform. Stillingskategori. Prosjektleder. Stillingskategori. Utfylling av tabellene ovenfor vil inngå i evalueringen av tildelingskriteriet Pris. Det er bare timesatsene til konsulenter med stillingskategori seniorkonsulent eller tilsvarende som vil bli Side 5 av 9
lagt til grunn under evalueringen av tildelingskriteriet Pris. Stilling som prosjektledere inngår ikke i denne evalueringen. SLFs totale anslag på konsulenttimer er 300 timer pr år. Under evalueringen beregnes gjennomsnittstimeprisen på seniorkonsulentene. Denne gjennomsnittsprisen multipliseres med 300 timer. Hvis det tilbys flere seniorkonsulenter under hver stillingskategori beregnes gjennomsnittprisen under hver stillingskategori før gjennomsnittsprisen på samtlige kategorier. Dersom Leverandøren endrer stillingskategorien til en konsulent slik at timeprisen øker, skal Kunden varsles på forhånd. Dersom Leverandøren benytter personell fra underleverandør, skal ikke timeprisene for en gitt stillingskategori være høyere enn for Leverandørens eget personell i tilsvarende stillingskategori. 1.4 Leverandørens priser på leie av multifunksjonsmaskiner I evalueringen av tildelingskriteriet Pris brukes 12 måneder for sammenligning av tilbudene. Utfylling av tabellene nedenfor vil inngå i evalueringen av tildelingskriteriet Pris. For sammenligning av tilbudene, skal 90 000 stk A4-ark (svart hvit) og 45 000 stk A4-ark (farge) legges til grunn for sammenligning av tilbudene. Dette tilsvarer estimert totalforbruk av 9 stk maskiner pr måned. Prisen for installasjon og opplæring vil bli multiplisert med 9 maskiner for sammenligning av tilbudene. Kategori Leiepris pr. måned for standard maskin inkl. serviceavtale og forbruksmateriell. Leiepris pr. måned for maskin med ekstra stort papirmagasin og flere typer etterbehandlingsutstyr (stifting, hulling, heftebretting og ryggstifting) inkl. serviceavtale og forbruksmateriell. Kostnad pr A4-ark (farge). Oppgis som enhetspris pr ark. Kostnad pr A4-ark (svart/hvit). Oppgis som enhetspris pr ark. Installasjon pr maskin pr år Opplæring pr maskin pr år Pris 1.5 Merkostnader og omstillingskostnader Oppdragsgivers eventuelle merkostnader og omstillingskostnader vil bero på hvilke produkter og løsninger som tilbys av tilbyder. Hvis det oppstår omstillingskostnader og merkostnader på grunn av leveranser fra tilbyder skal tilbyder estimere dette kostnadsbeløpet. Oppdragsgiver vil med utgangspunkt i tilbyders estimat selv fastsette kostnadsbeløpet. Under evalueringen beregnes kostnadsbeløp for ett år siden årsforbruk på alle kategorier legges til grunn i Oppdragsgivers beregning av Leverandørens pristilbud. Totale merkostnader og omstillingskostnader over hele kontraktsperioden på 4 år. 1.6 Pris for andre produkter Under rammeavtalens varighet vil det kunne være aktuelt å anskaffe produkter som ikke er spesifikt angitt i prisbilag, men inngår i rammeavtalens omfang. Det vil også kunne forekomme at produkter som er tilgjengelige i markedet når avropet foretas, ikke lenger Side 6 av 9
tilsvarer konkurransegrunnlagets beskrivelser. Vederlag for slike produkter skal beregnes etter påslagsmetoden på følgende måte: Prisen beregnes ut fra Leverandørens innkjøpspris fra produsent/underleverandør multiplisert med Leverandørens oppgitte påslagsprosent, se punkt 4.3. I evalueringen av tildelingskriteriet Pris, vil påslagsprosenten vurderes ved at den regnes om til en kroneverdi som legges til Leverandørens tilbudspris. Påslagsprosenten vil rent faktisk bli multiplisert med de beløp som fremkommer i tabellen under. Disse beløpene er estimert årsuttak og er bare ment å brukes under evalueringen. Under kontraktsperioden kan andre beløp bli aktuelle som følge av organisatoriske og budsjettmessige forhold. Summen av påslagsprosenten multiplisert med beløpene som fremkommer av tabellen under, vil legges til Leverandørens pristilbud for å muliggjøre sammenlikning av tilbudene. Leverandørens pristilbud beregnes av Oppdragsgiver basert på inngitt tilbud, jf Vedlegg 5 Prisbestemmelser. I påslagsprosenten skal alle kostnader og godtgjørelser til tilbyder være innkalkulert. Type vare og SLFs estimerte årsuttak Telefoniutstyr kr 100 000 PC med tilleggsutstyr, skjerm og nettbrett kr 800 000 Annet IKT-utstyr kr 200 000 Andre varer kr 100 000 Programvarer kr 300 000 Påslagsprosent. Angis i prosent Leverandøren skal på forespørsel kunne dokumentere innkjøpspris for etterspurte produkter, og Kunden har rett til å kontrollere innkjøpspriser på alle relevante produkter ved behov. 2. Prisendring en angitt i punkt 1.1 kan endres dersom regler eller vedtak for offentlige avgifter endres med virkning for Leverandørens vederlag. Leverandøren har rett til årlig pr. 1. januar å justere timeprisen begrenset oppad til et beløp som tilsvarer økningen i Statistisk sentralbyrås konsumprisindeks i perioden siden prisen ble fastsatt. Slik prisjustering forutsetter at Kunden har mottatt varsel om planlagt prisøkning innen 1. oktober foregående år. Første justering kan tidligst foretas 1. januar 2014. Fastpris påvirkes ikke av endringer i konsumprisindeksen med mindre dette er avtalt i hvert enkelt tilfelle. Ved en generell nedgang i timeprisene over tid for bransjen som Leverandøren representerer, skal dette avspeiles i timeprisene som Leverandøren benytter overfor Kunden. Dersom Leverandøren innen seks måneder etter inngåelse av Avtalen har inngått en avtale av tilsvarende karakter med en annen offentlig virksomhet og timeprisene er lavere i den avtalen, kan Kunden kreve å få endret prisene tilsvarende. Side 7 av 9
3. Rapportering, oppfølging og varsling Leverandøren skal til fastsatte tidspunkt rapportere medgåtte timer, kostnader og andre fastsatte oppfølgingsområder i forhold til planer. Leverandøren plikter å varsle umiddelbart dersom avvik av betydning i forhold til planer blir avdekket. Avvik skal underbygges. Kunden kan benytte en tredjepart for å kvalitetssikre rapporterte medgåtte timer i situasjoner hvor Kunden oppfatter at fremlagte rapporter er usikre. Tilsvarende kan en tredjepart trekkes inn for å kunne vurdere Leverandørens kvalitetsnivå. Manglende varsling eller gjentatte tilfeller av feilrapportering anses som mislighold. Kunden vil kunne endre opplegget for rapportering i avtaleperioden. Detaljer om rapportering, oppfølging og varsling avtales i hvert enkelt avrop. 4. Beregning av vederlag 4.1 Vederlag basert på timepris Vederlag basert på timepris kan kun beregnes fra tidspunktet Leverandørens personell har startet arbeidet i Kundens lokaler og avsluttes senest ved avreise med mindre noe annet er avtalt i hvert enkelt tilfelle. Konsulentenes daglige spisepause, interne møter og samlinger, kurs etc. skal ikke faktureres. Reisetid for fremmøte i og avreise fra Kundens lokaler dekkes ikke. Arbeid ut over ordinær arbeidstid faktureres til ordinær timepris med mindre noe annet avtales. 4.2 Vederlag basert på fastpris Der hvor fastpris benyttes, skjer betaling i henhold til avtalen. 4.3 Vederlag for andre produkter Under rammeavtalens varighet vil det kunne være aktuelt å anskaffe produkter som ikke er spesifikt angitt i prisbilag, men inngår i rammeavtalens omfang. Det vil også kunne forekomme at produkter som er tilgjengelige i markedet når avropet foretas, ikke lenger tilsvarer konkurransegrunnlagets beskrivelser. Vederlag for slike produkter skal beregnes etter påslagsmetoden på følgende måte: Prisen beregnes ut fra Leverandørens innkjøpspris fra produsent/underleverandør multiplisert med Leverandørens oppgitte påslagsprosent. Leverandøren skal på forespørsel kunne dokumentere innkjøpspris for etterspurte produkter, og Kunden har rett til å kontrollere innkjøpspriser på alle relevante produkter ved behov. Oppgitt påslagsprosent i prisbilagets punkt 1.6 gjelder for hele kontraktsperioden på 4 år, 2 år med opsjon på 1 år pluss 1 års forlengelse. Side 8 av 9
5. Andre kostnader Reise- og diettkostnader dekkes av Kunden kun dersom dette skriftlig er avtalt med Kunden på forhånd. Statens gjeldende satser skal benyttes. Honorar for reisetid dekkes kun dersom dette er skriftlig avtalt med Kunden på forhånd. Kunden kan gi pålegg om å benytte bestemte reisemåter og innkvarteringer. Andre kostnader enn de som er nevnt i dette bilaget, kan bare dekkes dersom de på forhånd er skriftlig godkjent av Kunden. 6. Dokumentasjon og fakturering Betaling skal skje etterskuddsvis etter faktura per 30 (tretti) kalenderdager med mindre noe annet er avtalt. Dersom vederlaget er knyttet til medgåtte timer, skal fakturaene underbygges med timelister per oppgave per medarbeider. Fakturaen skal omfatte alle timer som det kreves vederlag for i perioden. Timer eller priselementer som hører til tidligere perioder, men som ikke er fakturert, kan ikke uten videre forventes honorert med mindre dette på forhånd er avklart med Kunden eller det kan dokumenteres særlige grunner for forsinkelsen. Kunden kan fastsette at fakturering skal knyttes til godkjente leveranser. Nærmere detaljer om dokumentasjon og fakturering kan avtales for hvert enkelt avrop. Fakturagebyr honoreres ikke. Kunden har rett til å holde tilbake betaling av omtvistet del av faktura. På alle fakturaer skal navnet på bestiller hos Kunden fremkomme, jf. punkt 7. Leverandøren kan ikke uten videre forvente at fakturaer som ikke tilfredsstiller kravene, blir honorert. 7. Fakturaadresse Leverandøren skal sende faktura og evt. kreditnota elektronisk, slik at dokumentet mottas hos Kunden i samsvar med standarden Elektronisk handelsformat (EHF). Faktura skal adresseres og merkes som angitt nedenfor. Fakturaadresse til DFØs fakturamottak Statens landbruksforvaltning Fakturamottak DFØ, Pb. 4104 2307 Hamar Faktura skal merkes med: Avropnr: Periode: Bestiller: <avropnr> <periode> <identitet> <navn> Side 9 av 9