Møtested: Møtedato: Onsdag 20.04.16 Møtetid: Kl. 1900 Saksliste 4/16 Stavern menighetsråd INNKALLING Faste medlemmer samt 1. vara innkalles Forfall meldes Kari Dahle Halvorsen, mobil 48 04 48 39 eller mail:karidh44@gmail.com Kirkestua SAKNR. 28/16: GODKJENNING REFERAT 10.03.16 SAKNR. 29/16: SAKNR. 30/16: REFERATSAKER UTLEIEREGLEMENT FOR KIRKENE SAKNR. 31/16: GUDSTJENESTEORDNING 2016-2020 SAKNR. 32/16: GUDSTJENESTER OG ARRANGEMENTER HØSTEN 2016 SAKNR. 33/16: GODTGJØRELSE TIL MR-LEDER SAKNR. 34/16: TO-BUDSJETT 2016 SAKNR. 35/16: SAKNR. 36/16: SAKNR. 37/16: SAKNR. 38/16: ØKONOMI TEGNEUTSTYR OG DÅPSMATERIELL UTSENDING AV MAIL EVALUERING AV PÅSKEN OG TIDEN FØR EVENTUELT ------------------------------------------------------------ SAKNR. 28/16: GODKJENNING REFERAT 100316 INNSTILLING: Referatet fra 100316 godkjennes. SAKNR. 29/16: REFERATSAKER -Brev fra MF om pilgrimsled i Vestfold -Håndbok til alle i MR som ønsker det -Himalpartner ang. evt. markering av jorskjelvet for 1 år siden -Mulig å søke Matteus 7,7-fond om midler til ungdomsarbeid (oversendt trosopplærer). -Represnetantskapsmøte i Kirkens SOS- Ingebjørg Hovland representerte Stavern - Referat fra trosopplæringsutvalg, gudstjenesteutvalg, givertjenestekomitè, menighetshuskomitè, menighetsbladkomitè, musikkutvalg, diakoniutvalg, fellesråd, stab INNSTILLING: Referatene tas til etterretning.
SAK NR 30/16: Saksbehandling: UTLEIEREGLEMENT FOR KIRKENE 1. Søknad fra ekstern arrangør sendes til menighetsrådet v/sogneleder. 2. Menighetsrådets sogneleder: har ansvar for at tilstrekkelige opplysninger; sangtekster, navn på aktører etc., foreligger før søknaden behandles. utarbeider sak for behandling i menighetsrådet, eventuelt saksbehandler selv dersom det foreligger delegasjon fra menighetsrådet. Den respektive stab får saken til uttalelse før behandling. 3. Menighetsrådets vedtak sendes LKFR v/kirkevergen(anita S.Borge) som inngår eventuell kontrakt med leietager og ivaretar rutiner i forhold til betalingssatser, ansatte og ledige lokaler. 4. Menighetsrådets vedtak, eventuelt med kontrakt, sendes søker. 5. Saksbehandlingen skjer i samsvar med Forvaltningsloven. Vedtak skal foreligge skriftlig og grunngis. 6. Etter avtale med MR kan LKFR selv stå som ansvarlig arrangør av konsert og inngå kontrakt med ekstern aktør. Betaling og ansvarsforhold: Ved utleie av kirken gjelder LKFRs betalingssatser. Dersom menighetsrådet ber om det, kan kirkevergen redusere LKFR leietakster. Arrangementer der menighetsrådet er arrangør: Kirkelig fellesråd samtykker i at menighetsrådet kan ta betaling ved kirkekonserter og andre kulturelle arrangementer der menighetsrådet selv er arrangør. Innkreving av inngangspenger, f.eks. ved salg av billetter, bør ikke skje i kirkerommet, men kan f.eks. skje i våpenhuset. Menighetsrådet er ansvarlig for å dekke evt. underskudd og disponerer evt. overskudd. I forkant av hvert arrangement sendes orientering til kirkevergen, som kan trekke tilbake dette samtykke dersom intensjonen om at det skal være menighetens eget arrangement er brutt, eller satsene er uakseptable. Utleie v/private selskap: LKFR får inntektene, men MR har anledning til å tilby tjenester som feks: Servering, pynting, renhold, vask av duker. Her må MR selv sende faktura. Det oppfordres om at man ikke har lokale pengekasser. Ansatte kan leie lokaler til private arrangement til 50% av normal utleiesats. Vedtatt i LKFR møte 25.02.09 Vi har ikke sogneleder lenger; dette må rettes i reglement fra 2009. Menigheten bør få godtgjøring hvis de skal stå for plakatopphenging osv. Uklart om hvilke leiesatser som gjelder hvis MR arrangerer selv. Søknader bør tas opp i stab i forhold til tid. Prest og organist kan gi råd til MR i forhold til innhold m.m. INNSTILLING: Stavern MR mener at både organist, prest og MR skal være musikk og programansvarlig. Programmet skal være med ved søknad, evt. endringer må underrettes om og godtas underveis..
SAKNR. 31/16: GUDSTJENESTEORDNING 2016-2020 Fått muntlig ja fra prosten om at lysmessa gjelder som kveldsgudstj for des., selv om den kommer i nov. Ønsker dette skriftlig. Enig med Frikirken om sønd. etter påske (oppfølging av Tårnagenter) og andre sønd. i nov. (oppfølging av Lys Våken). Kveldsgudstj. i mars er fastegudstj. INNSTILLING: Stavern MR vedtar planen for fordeling av de 10 søndagene som skal være på kvelden eller i annen menighet. SAKNR. 32/16: GUDSTJENESTER OG ARRANGEMENTER SOMMER/HØST 2016 MND DATO AKTIVITET SAKER TIL MR ANSVAR Juni 0106 0506 1106 1206 1906 2606 Juli 0307 0607 0707 0807 1007 1707 1907 2107 2407 3107 August 0608 0608 0708 1008 1408 2108 2408 2808 Sep tember Okto ber 3108 0409 1109 1809 2109 2509 2809 0210 0910 1210? 1610 1610 MR kl 1800 - hos Kari Gudstjeneste dåp LOS leie kirken Gudstjeneste nattverd Gudstjeneste dåp Friluftsgudstjeneste med Frikirken kl 1100 Kammermusikk 1900 Baptistkirken leier kirken Berliner Kamerata 2000 Black Sea Don Cossacks Quertetto di Roma Konf.leir Kragerø 6-12.8 Moscow Chamber Music Aca Fauna vokalkvintett kl 1900 (Sjømannsmisj.) MR (Kirkestua) Gudstj.natt konf-gullkonf Mus.guds. kl. 19.00 MR Gudstj. nattv Frivillighetsfest kl 1800 Ung.gudstj m Fredtun kl1900 Konf. Sportskap? Forbønnsgudstj. Tanum kl 18 Avslutning med ansatte Oppsummering halvåret Oppstart høst strategiplan Oppsummering valg offerliste Planer vår, budsjett Mat: Kari pynter, deler ut progr., Kaffe: Sj.mannsmisj Kaffe/lunsj mh
Nov ember Des ember 1910 2310 2510 3010 0611 1311 2011 2311 2611 2711 3011 0412 1012 1112 1812 2412 2512 2712 3112 Gudstj (Lys Våken) Tirsdag MR bededag Gudstj allehelgensdag Gudstj Frikirken kl. 11.00 Julespill barnehagene? Adventverksted kl.1300 Lysmesse kl 1700 MR kl 1800 - hos Kari Skriftemål? Kl 1030 Avslutning med ansatte Oppsummering høst/året budsjett Kaffe? Kaffe Mat: Kari Diakonidag Kakao Mhus Konsert Rakkestuten 11.12? Julaften 1430 og 1600 Høytidsgudstj 1030 Julesang i kirken kl 1800? Mat: Nyttårsaften kl 1700 INNSTILLING: Stavern MR godkjenner planen (med mulighet for endringer). SAKNR. 33/16: GODTGJØRELSE TIL MR-LEDER I henhold til sentralt vedtak økes satsene fra og med året 2016 for godtgjørelse til tillitvalgte i menighetsrådene fra kr. 4.000 til kr. 6.000 pr. år. INNSTILLING: Årlig godtgjørelse til leder av Stavern Menighetsråd økes fra kr. 4.000 til kr. 6.000. Budsjettet for 2016 endres tilsvarende. SAKNR. 34/16: TO-BUDSJETT 2016 TO regnskap 2016 pr. 17/3 Regnskap 2016 210 Stavern Budsjett 2016 Regnskap 2015 3010 Fastlønn 57 596 204 225 117 821 3020 Vikarer 873-75 705 3090 Pensjonsinnskudd og trekkpliktige forsikrings 4 933 17 870 17 654 3095 KLP - AFP utjevning 1 750 1 342 3097 Gruppeliv- og ulykkesforsikring 1 300 750 3099 Arbeidsgiveravgift 9 023 31 315 29 826 3100 Kontormateriell - - 3110 Aktivitetsrelatert forbruksmateriell/utstyr/t 2 886 18 985 10 009 3111 Fordelte kostnader 5 189 14 851 3120 Annet forbruksmateriell/råvarer og tjenester 2 000 1 709 3125 Matvarer 3 745 15 000 9 203 3130 Post, banktjenester - - 3131 Telefon 500 2 400 2 326
3140 Reklame, informasjon - - 3141 Annonser 1 000 6 578 3145 Gaver i ht. Gavereglement - - 3150 Opplæring, kurs 4 000 2 750 3155 Reiseutgifter - opplæring (ikke oppg.pliktig) 1 500 1 094 3160 Utg./godtgj.for reiser,diett,bil m.v. oppgave 3 000-3190 Husleie, leie av lokaler og grunn 500 200 3195 Avgifter, gebyrer, lisenser mv. 1 871 3 000 2 864 3200 Inventar og utstyr 10 000-3429 Moms generell kompensasjonsordning - 5 280 3450 Til menighetsråd i egen kommune (kun FR) 10 000-3550 Avsetninger til bundne fond - 17 000 3610 Betaling fra deltakere -2 000-1 280 3729 Refusjon for mva - drift - -5 280 3750 Fra menighetsråd i egen kommune (kun FR) -101 364-101 518 3770 Refusjon fra andre - - 3810 Andre statlige overføringer -100 000-131 074-128 463 3830 Overføring fra Larvik kommune -81 596-80 422 3950 Bruk av bundne fond -17 000 - SUM TOTAL -18 573 - -0 INNSTILLING: Stavern MR tar budsjettet til etterretning. Trenger mer midler for å dekke vår del av trosopplærerlønn. SAKNR. 35/16: SAKNR. 36/16: SAKNR. 37/16 SAKNR. 38/16 ØKONOMI TEGNEUTSTYR OG DÅPSMATERIELL INNSTILLING: Tegnepermer og farger til kirken dekkes fra småbarnssang/ torsdagsklubb-konto. Dåpsmateriell som deles ut til foreldre dekkes fra dåpsopplæringskonto. UTSENDING AV MAIL Når det sendes mail til flere, må blindkopi-feltet benyttes til adresser. Dette for å sikre mot spam og virus. Både MR, stab og administrasjonen i R4 må være oppmerksom på dette. EVALUERING AV PÅSKEN OG TIDEN FØR EVENTUELT Kaffemat: Tor