Stavern menighetsråd REFERAT

Transkript

1 Møtested: Kirkestua Møtedato: Onsdag Møtetid: Kl Saksliste 4/16 Stavern menighetsråd REFERAT Til stede på møtet: Kari Dahle Halvorsen, Gretha Moen, Tor Hansteen Nordal, Stig Olav Skeie, Marianne Torp, Maria Merete Trøen Amundsen, Marit Strømnæs Meldt forfall: Hanne Bustnes, Margrete Sem Lossius. SAKNR. 28/16: GODKJENNING REFERAT SAKNR. 29/16: SAKNR. 30/16: REFERATSAKER UTLEIEREGLEMENT FOR KIRKENE SAKNR. 31/16: GUDSTJENESTEORDNING SAKNR. 32/16: GUDSTJENESTER OG ARRANGEMENTER HØSTEN SAKNR. 33/16: GODTGJØRELSE TIL MR-LEDER SAKNR. 34/16: TO-BUDSJETT SAKNR. 35/16: SAKNR. 36/16: SAKNR. 37/16: SAKNR. 38/16: ØKONOMI TEGNEUTSTYR OG DÅPSMATERIELL UTSENDING AV MAIL EVALUERING AV PÅSKEN OG TIDEN FØR EVENTUELT SAKNR. 28/16: GODKJENNING REFERAT INNSTILLING: Referatet fra godkjennes. SAKNR. 29/16: REFERATSAKER -Brev fra MF om pilgrimsled i Vestfold -Håndbok til alle i MR som ønsker det -Himalpartner ang. evt. markering av jorskjelvet for 1 år siden -Mulig å søke Matteus 7,7-fond om midler til ungdomsarbeid (oversendt trosopplærer). -Representantskapsmøte i Kirkens SOS- Ingebjørg Hovland representerte Stavern - Brev om bibelfestival i Oslo - Referat fra trosopplæringsutvalg, gudstjenesteutvalg, givertjenestekomitè, menighetshuskomitè, menighetsbladkomitè, musikkutvalg, diakoniutvalg, fellesråd, stab. INNSTILLING: Referatene tas til etterretning. VEDTAK: Som innstillingen

2 SAK NR 30/16: UTLEIEREGLEMENT FOR KIRKENE INNSTILLING: Følgende rutiner gjøres gjeldende i forbindelse med utleie og bruk av kirkene til konserter og kulturarrangementer: Saksbehandling: 1. Søknad fra ekstern arrangør sendes til stabsmøteleder/kirketjener fra KV v/anita Borge. Stabsmøte må så drøfte om forespørselen passer inn i menighetens øvrige opplegg. 2. Stab (- èn gjøres ansvarlig!) sender svar tilbake til Anita. Konserten/arrangementet legges inn i kalender av Anita! 3. KV/Anita Borge setter opp kontrakt med leietager og ivaretar rutiner i forhold til betalingssatser, ansatte og ledige lokaler. I kontrakten fremholdes det også leietaker at konsertens innhold - musikk og tekster skal komme stab/mr i hende i god tid før konserten. Kontraktskopi sendes MR/Sogneprest/Kantor/Kirketjener. 4. Når MR eller sogneprest er initiativtaker til en konsert o.l. i kirken, ber KV om at dette meldes Anita Borge og legges inn i kalenderen! Meldingen bør inneholde ansvarlig og tidspunktet for selve arr. og når kirken skal åpnes for de involverte. Årsaken til en slik praksis er ikke at KV på noen måte kan overprøve bruken, men for at KV/adm. kan få en oversikt som gjør det mulig å planlegge hvordan kirketjener skal legge opp sitt arbeid. Slik vil vi også unngå dobbelbooking. Det er også viktig at sikkerheten blir ivaretatt ved alle arr., at et tilstrekkelig antall brannvakter er på plass og at man ikke slipper inn flere enn det oppgitt lovlige antall Kirkelig fellesråd samtykker i at menighetsrådet kan ta betaling ved kirkekonserter og andre kulturelle arrangementer der menighetsrådet selv er arrangør. Menighetsrådet er ansvarlig for å dekke evt. underskudd og disponerer evt. overskudd. MR må ved slike anledninger selv ta ansvar for kirketjeneroppgavene og påse at det er tilstrekkelig med brannvakter til stede. INNSTILLING: Stavern MR mener at både organist og MR skal være musikk og programansvarlig. Programmet sendes med for godkjenning. I tillegg: Stavern MR forholder seg til vedtaket i sak 4/2014 i Larvik kristelige fellesråd når det gjelder utleie av kirken. Når MR eller sogneprest har ansvar for konsert og det tas inngangspenger / kollekt, vil inntekten dekke utgifter og overskuddet deles mellom aktør og MR. Evt. underskudd fordeles tilsvarende. Hvis aktør skal leie kirken av MR/sokneprest, betales det 500 kr pr time. SAKNR. 31/16: GUDSTJENESTEORDNING Fått muntlig ja fra prosten om at lysmessa gjelder som kveldsgudstj for des., selv om den kommer i nov. Ønsker dette skriftlig. Enig med Frikirken om sønd. etter påske (oppfølging av Tårnagenter) og andre sønd. i nov. (oppfølging av Lys Våken). Kveldsgudstj. i mars er fastegudstj. INNSTILLING: Stavern MR vedtar planen for fordeling av de 10 søndagene som skal være på kvelden eller i annen menighet.

3 SAKNR. 32/16: GUDSTJENESTER OG ARRANGEMENTER SOMMER/HØST MND DATO AKTIVITET SAKER TIL MR ANSVAR Juni Juli Augus t Sep tembe r MR kl hos Kari Gudstjeneste dåp LOS leie kirken Gudstjeneste nattverd Gudstjeneste dåp Friluftsgudstjeneste med Frikirken kl 1100 Kammermusikk 1900 Baptistkirken leier kirken. Solåsenleir deltar (PUH) Marianne Folkestad Jahren Black Sea Don Cossacks Berliner Kamerata kl.2000 Moscow Chamber?? Konf.leir Kragerø Fauna vokalkvintett kl 1900 (Sjømannsmisj.) MR (Kirkestua) Gudstj.nattv konf-gullkonf Mus.guds. kl MR Avslutning med ansatte halvåret Oppstart høst strategiplan valg offerliste Mat: Kari Pynter, progr. ut: Nina, Kristi M., Gretha, Marianne Bv: Marit, Harald, Gretha, Morten Bv:? Bv: Kari, Gretha, Morten Bv: Marianne, Tor, Vigdis, Bv:? Bv: Maria, Gretha Sj.mannsmisj Kaffe/lunsj Mh: Marit, Gretha Krk: Mariannne, Hanne Okto ber Nov ember ? Gudstj. nattv Medarbeiderfest kl 1800 Ung.gudstj m Fredtun kl1900 Gudstj (Lys Våken) Gudstj. Tanum kl Tirsdag MR bededag Gudstj allehelgensdag Konf på Sportskap. Planer vår, budsjett Skriftemål? Kl 1030

4 Des ember Gudstj Julespill barnehagene? Adventverksted kl.1300 Lysmesse kl 1700 MR kl hos Kari Diakonidag Konsert Rakkestuten 11.12? Gudstj Frikirken (Lucia) Julaften 1430 og 1600 Høytidsgudstj 1030 Julesang i kirken kl 1800? Nyttårsaften kl 1700 Avslutning med ansatte høst/året budsjett Mat: Kari Kakao Mhus Bv: Mat: INNSTILLING: Stavern MR godkjenner planen (med mulighet for endringer). VEDTAK: Som innstillingen SAKNR. 33/16: GODTGJØRELSE TIL MR-LEDER I henhold til sentralt vedtak økes satsene fra og med året for godtgjørelse til tillitvalgte i menighetsrådene fra kr til kr pr. år. INNSTILLING: Årlig godtgjørelse til leder av Stavern Menighetsråd økes fra kr til kr Budsjettet for endres tilsvarende. BEHANDLING I MR: Bevilgningen økes tilsvarende fra LKFR SAKNR. 34/16: TO-BUDSJETT TO regnskap pr. 17/3 Regnskap 210 Stavern Budsjett Regnskap Fastlønn Vikarer Pensjonsinnskudd og trekkpliktige forsikrings KLP - AFP utjevning Gruppeliv- og ulykkesforsikring Arbeidsgiveravgift Kontormateriell Aktivitetsrelatert forbruksmateriell/utstyr/t Fordelte kostnader Annet forbruksmateriell/råvarer og tjenester Matvarer Post, banktjenester Telefon Reklame, informasjon Annonser Gaver i ht. Gavereglement Opplæring, kurs Reiseutgifter - opplæring (ikke oppg.pliktig)

5 3160 Utg./godtgj.for reiser,diett,bil m.v. oppgave Husleie, leie av lokaler og grunn Avgifter, gebyrer, lisenser mv Inventar og utstyr Moms generell kompensasjonsordning Til menighetsråd i egen kommune (kun FR) Avsetninger til bundne fond Betaling fra deltakere Refusjon for mva - drift Fra menighetsråd i egen kommune (kun FR) Refusjon fra andre Andre statlige overføringer Overføring fra Larvik kommune Bruk av bundne fond SUM TOTAL INNSTILLING: Stavern MR tar budsjettet til etterretning. SAKNR. 35/16: SAKNR. 36/16: SAKNR. 37/16 SAKNR. 38/16 ØKONOMI TEGNEUTSTYR OG DÅPSMATERIELL INNSTILLING: Tegnepermer og farger til kirken dekkes fra småbarnssang/ torsdagsklubb-konto. Dåpsmateriell som deles ut til foreldre dekkes fra dåpsopplæringskonto. BEHANDLING I MR: Høre om dette kan tas fra trosopplæring. VEDTAK: Stavern MR ønsker at trosopplærer kjøper dette via TOregnskap. UTSENDING AV MAIL Når det sendes mail til flere, må blindkopi-feltet benyttes til adresser. Dette for å sikre mot spam og virus. Både MR, stab og administrasjonen i R4 må være oppmerksom på dette. EVALUERING AV PÅSKEN OG TIDEN FØR VEDTAK: Utsettes til neste møte. EVENTUELT kl. 11 på Kirkekontoret: Kirketjenersøknader gjenomgås. GM med på møte. KDH delta på intervjurunde senere. -Kollektkurver i kirken: «10-kaffen» har litt penger og kan kjøpe inn egnede kollektkurver. -Økonomi: M-cash: Skrive om det i M-bladet? Må laste inn app på tlf. og ha QR-kode på gudstjenesteprogrammet. Skrive om bruken i Menighetsbladet. -Leie av kirken i august til konsert: Privat konsert åpen for alle, må undersøke om dagen er ledig. Neste møte i Stavern MR