SAKSFREMLEGG Saksbehandler: Helen-Marie Henriksen Arkivsaksnr.: 14/281 Arkiv: H12 Informasjon om omstillingsprosessen i helse- og omsorgstjenesten i Rossfjord... Sett inn saksutredningen under denne linja IKKE RØR LINJA Vedlegg: Rapport ang omstillingsprosessen av 18.03.2014 Andre dokumenter (ikke vedlagt): Kort sammendrag: Kommunestyret vedtok i desembermøtet 2013 at drifta ved Rossfjord sykehjem skal endres til 22 sykehjemsplasser og 8 omsorgsleiligheter. De økonomiske rammene for helse og omsorgstjenesten i området skal tas ned med kr 2.mill i 2014 og ytterligere kr 1.mill i 2015. Helse og omsorgsutvalget behandlet første rapport i møtet 13.02.2014, sak om omstillingsprosessen, og fattet følgende vedtak: 1. Utvalg for helse og omsorg tar rapporten til orientering. 2. UHO forutsetter at budsjettvedtaket fra 19.12.2013 følges opp 3. UHO ber om at alle involverte ansatte og pasienter i den videre prosess gis en grundig og god informasjon om hva omhjemling av 8 sykehjemsplasser til omsorgsplasser vil bety for den videre drift av Rossfjord sykehjem. 4. Bygningsmessige konsekvenser ved omhjemling av 8 sykehjemsplasser til omsorgsplasser kostnadsberegnes og legges fram for politisk behandling på neste møte i UHO den 10.04.2014. Endelig organisering med økonomiske besparelser og tidsplan legges fram i samme møte.. Saksopplysninger: Både i styringsgruppa og i arbeidsgruppa har de ansatte vært representert ved tillitsvalgte og verneombud. Slik har de ansatte hatt og har fremdeles mulighet for å komme med innspill via sine representanter gjennom hele prosessen.
Styrings og arbeidsgruppa har i samarbeid vurdert og utreder videre i prosessen: Hvordan prosessen skal gjennomføres Tidsperspektiv for gjennomføring Hvem skal involveres? Informasjonsflyt Økonomiske rammer og fordeling Organisering/kompetansesammensetning. Samdrift og effektiviseringspotensiale Vurdering av dagens beboeres funksjonsnivå i forhold til omhjemling av plasser. Tildelingsenheten har vurdert at 4 av dagens beboere ved Rossfjord sykehjem kunne være aktuelle for et tilbud i omsorgsbolig. Det er gitt signaler om at ingen av beboere eller deres pårørende ønsker endret vedtak med tilbud på et lavere omsorgsnivå. Dette medfører at omhjemling av plasser må tas over tid. Dette betyr at området må drifte med mer enn 22 sykehjemsplasser ut over 01.05.14, men at driftskostnadene tas ned tilsvarende kommunestyrevedtak av 19.12.13. Nedtaket kan la seg gjennomføre ved at ressursene i hjemmetjenesten og sykehjemmet samordnes. Omhjemling av plasser må gjøres gradvis når det blir ledige plasser. Lokal organisering og utarbeidelse av nye turnuser. For å få best mulig samordning og effektivisering av omsorgstjenesten innenfor tildelte rammer har styringsgruppa vurdert at den mest hensiktsmessige lokale organiseringen vil være en fagleder i 100% stilling. Faglederen vil dermed ha ansvar og oversikt over både sykehjemsdelen og den hjemmebaserte omsorgstjenesten, slik at den nødvendige samordning blir optimal både ut fra et faglig perspektiv og effektiv sambruk av personell. Slik organisering vil medføre behov for gruppeleder/sykepleier/vernepleier1 funksjon i ca 2x30% stilling som avlaster fagleder i forhold til definerte arbeidsoppgaver. Ved at Tildelingsenheten i løpet av året skal overta tildeling av tjenester vil fagleder frigjøres fra denne oppgaven og omsorgstjenesten når målsettingen om å skille mellom forvaltning og drift. I arbeidsgruppas budsjettforslag er det foreslått å opprettholde dagens faglederresurs, dvs. 2 årsverk. Styringsgruppa vurderer at i en overgangsperiode på 8-12 måneder, inntil ny organisasjon har satt seg og at omhjemlingen er gjennomført, kan dette være hensiktsmessig. Dette innebærer at en ser samordning av faglederresurs over tid. Alle dagens faglederne vil imidlertid inngå i turnus med helgevakter. Pr i dag er området delt mellom to virksomhetsledere. For å få en god samhandlingseffekt vurderer styringsgruppa at området organiseres av en virksomhetsleder enten hjemmetjenesten eller sykehjemstjenesten. Slik organisering vil gi bedre mulighet for effektivisering og samordning av områdets totale ressurser. Denne endringen kan tidsmessig følge samme løp som endringen på fagledernivå.
Personalets ønsker, vedrørende arbeidssted (hjemmetjeneste og/eller sykehjem) og eventuelle ønsker vedrørende turnusplan, er kartlagt ved hjelp av eget spørreskjema. Resultatet av kartleggingen vil bli tatt hensyn til ved utarbeidelse av nye turnuser. Arbeidsgruppa har satt i gang med å utarbeide bemanningsplaner og nye turnuser både for sykehjemmet og den øvrige hjemmebaserte omsorgstjenesten ut fra tildelte rammer og med bakgrunn i at omhjemling av de 8 plassene må tas over tid. Informasjon: Styrings- og arbeidsgruppene har besluttet at informasjon til personell og beboere/pårørende skal gis slik at en sikrer at alle får samme informasjon for å hindre misforståelser. Hovedtillitsvalgte og verneombud har avholdt informasjonsmøter. Arbeidsgiversiden har avholdt personalmøter der det ble åpnet for dialog og spørsmål. Framtidige beboere i omsorgsbolig vil få informasjon om hva tilbudet vil innebære. Samarbeid mellom styrings og arbeidsgruppa. Arbeidsgruppa har kommet med innspill som styringsgruppa har vurdert og gitt tilbakemelding på som følger: Det bør skiftes vinduer på eksisterende avdeling, da disse lekker MYE, enkelte er av den grunn skrudd igjen for å unngå trekk. Hva med brannsikkerhet? Dette ble brakt videre til kommunalsjef som igjen sendte en av vaktmestrene for å se på vinduene i den bogruppen som planlegges omhjemlet til omsorgsbolig. Behov for skifting av vinduer er meldt som avvik til Tekniske tjenester og vurderes som vedlikehold som må utføres uansett om beboere er på sykehjem eller i omsorgsbolig. Det vurderes ikke å være av så alvorlig art at det hindrer at rommene kan benyttes til omsorgsbolig. Brannsjefen er kontaktet og vinduene er ikke et hinder for rømningsveier og bygget er godkjent i forhold til brannsikkerhet. Det er også mulighet for å lufte, da det er et lite vindu som kan åpnes. Arbeidsgruppas innspill Garderobeskap mangler eller er i en slik tilstand at de bør skiftes. Styringsgruppas vurdering. I alle rommene må det være garderobeskap, og det må derfor kostnadsberegnes ut fra hvor mange skap som må skiftes. Vask av tøy, da det ikke er plass eller heller ikke lagt opp for vaskemaskiner på det enkeltes bad, må det gjøres innkjøp av vaskemaskiner som kan brukes felles. Det vil også da bli en tjeneste beboerne må kjøpe da personalet som server disse brukerne må betjene maskinene.
Tørkemuligheter, egnede muligheter for å tørke tøy og ta vare på (legge sammen) tøy mangler pr.d.d. Her kan det bli aktuelt med innkjøp av tørketromler/tørkeskap, og eventuelt tørkestativ/tørkemuligheter? Vask og tørk av tøy er praktisk bistand som den enkelte beboer i omsorgsbolig tildeles ut fra behov. Rossfjord sykehjem har et vaskeri som kan tilby denne tjenesten, slik at det vurderes at det i første omgang ikke er nødvendig med innkjøp av vaskemaskiner/tørketromler eller andre tørkemuligheter kun til denne bogruppen. Beboerne i omsorgsboligen må kunne få samme tilbud om vask av tøy som andre brukere i området, der hjemmetjenesten alt tar inn tøy som vaskes på sykehjemmets vaskeri. Sykehjemmets vaskeri har 60% årsverk og arbeidsgruppa må vurdere hvordan denne ressursen skal benyttes framover i forhold til sambruk. Det vurderes behov for innkjøp av en tørketrommel. Tv forhold og antenner, hver enkelt rom må få montert egne antenner. Tv på rommet med eventuelt Rikstv boks og antenner må den enkelte beboer selv bekoste. Hvilken teknisk løsning i forhold til antenner som velges bør utredes av ITavdelingen som har kompetanse på dette tema. Bruk av eventuelt eksisterende fellesantenneanlegg i bygningen må også vurderes. Renholdsutstyr og oppbevaring av det. Skal det være felles eller skal hver enkel bekoste og oppbevare dette? Her får vi utfordringen med å organisere og skaffe til veie det vi trenger samt plass til oppbevaring av utstyr, vask av mopper, kluter utstyr. Renhold av fellesarealer på bogruppen vil foretas som i dag av renholdspersonalet fra Tekniske tjenester. Renhold av beboerrommene er praktisk bistand ut fra den enkelte beboers behov. Ved tildeling av denne tjenesten er det ingenting i veien at hjemmetjenesten benytter felles utstyr slik både mopper og øvrig utstyr kan oppbevares og rengjøres som i dag. Vaskemidler for renhold av rommene må den enkelte beboer bekoste. Dette kan eventuelt oppbevares på for eksempel beboernes bad. Eget medisinrom for de pasientene som er tilknyttet hjemmetjenesten. Da det ikke er kapasitet på eksisterende rom må eventuelt et annet rom omdefineres til bruk som medisinrom. Dette må ha et sikkerhetssystem tilknyttet lås og oppbevaring. Egne kodelås for disse dørene. Hjemmetjenesten har pr i dag ikke eget medisinrom, og sykehjemmets medisinrom er for lite til både hjemmetjenesten og sykehjem. Det må derfor ombygges et
hensiktsmessig rom til medisinrom med sikkerhetslås. Det kan gjerne være et rom som eventuelt både sykehjemmet og hjemmetjenesten kan benytte. Dette er kostnadsberegnet. Utgifter til ledsager lege vil øke, da dette er noe hjemmetjenesten må leie inn for hjemmeboende. Disse pasientene har fastleger, også ved laboratorietjenester, div. blodprøver må de dra til Finnsnes. Utgifter til ledsager for beboere i omsorgsboligen blir som for hjemmetjenestebruker for øvrig i kommunen. Ikke kokemuligheter på rommet, ikke komfyrer med avtrekk. Det vurderes at de brukerne som tildeles plass i denne type boform med heldøgns bemanning vil ha et funksjonsnivå som medfører behov for bistand til matlaging. Dermed vil deres behov tilsi at de får tilbud om matombringing, slik at det vil være lite aktuelt men kokemuligheter på rommet. Dette vil være det samme tilbudet som på Finnsnes bo og aktivitetssenter. Hvordan det elektriske ville tåle belastningen med ekstra utstyr på rom og bad er heller ikke gjennomgått. På rommene er det også få uttak for strøm (stikkontakter) så behovet for skjøteledninger er allerede til stede. Styringsgruppas vurdering. Siden det vurderes at det ikke skal benyttes mye ekstra utstyr verken på rom eller bad (Komfyr, vaskemaskin etc.) vil ikke belastningen på det elektriske anlegget bli annerledes enn pr i dag. Dersom det er behov for flere stikkontakter må vi kontakte Tekniske tjenester som vurderer slikt behov. Det er uheldig med skjøteledninger. Avdelingen har et felles kjøkken, her må alle dele komfyr, og det er en avtrekksvifte som ikke fungerer, den utløser brannalarm. Ut fra tidligere vurdering om bistandsbehovet for de som vil tildeles botilbud i denne form for omsorgsbolig er det hensiktsmessig med et felles kjøkken det måltider kan tilrettelegges. De fleste beboerne vil neppe benytte kjøkkenet på egen hånd. At avtrekksvifta utløser brannalarm tilsier at den må skiftes. Tiltakene er kostnadsberegnet, se side 10-11. Alle brukerne vil være nødt til å kjøpe mat fra tjenesten. Det vil være fellesmåltid og alle må spise til samme tid, grunnet felles oppvarming. Også
måltidene med tørrmat må være innenfor samme tidsramme da tjenesten må servere og anrette denne. Viser til tidligere vurdering av framtidige beboeres funksjonsnivå i omsorgsbolig med heldøgnbemanning. Beboerne vil sannsynligvis ha et funksjonsnivå der de har behov for bistand til matlaging, og vil få tilbud om matombringing. Måten maten serveres/tilrettelegges kan være fellesmåltider på samme måte som på Finnsnes bo og aktivitetssenter. Men dette må selvsagt vurderes ut fra den enkeltes behov for tjenester. Det å ta i bruk 22 sykehjemsplasser medfører bruk av 5 rom uten bad og toalett og ett av disse rommene er svært lite. Konsekvensen av å vedta drift av 22 sykehjemsplasser i Rossfjord medfører at de 5 rommene uten bad må benyttes. Pr. d.d har vi 27 plasser + 3 plasser overbelegg = 30 plasser. Om 8 av disse blir omsorgsplasser og vi skal ha 22 sykehjemsplasser, vil konklusjonen her være at vi regner med de 3 plassenen som vi drifter ekstra som permanente i framtiden?? De 3 plassene drives som overbelegg og enheten tilføres 1 mill per år for å dekke denne driften. Vi som jobber i tjenesten stiller spørsmålet; hvis det er mulighet for å fjerne 8 sykehjemsplasser gjennom omhjemling, for å spare 2.mill, Hvorfor ikke begynne med å spare 1 mill ved å fjerne 3 sykehjemsplasser. Vi stiller også spørsmål med at det arbeides med å omhjemle og ta ned et antall sykehjemsplasser samtidig som avdelingen må ta den enogtredevte på overbelegg. Rossfjord sykehjem har vært drevet med 30 plasser i 2012 og 2013, og fikk økt budsjettet med kr 1 mill. Dette var en permanent økning av antall plasser som ikke beregnes som overbelegg. Å omhjemle 8 sykehjemsplasser til omsorgsbolig vil gi et tilbud til samme antall brukere som pr.idag. Innsparing vil skje ved samhandling og effektivisering.. Å utvide hjemmetjenesten ved å bruke de eksisterende nattevaktene til å serve andre deler av område vil være svært uforsvarlig. Dette med bakgrunn i at selv korte oppdrag kan fort bli langvarige da en aldri vet hva som har skjedd hos den enkelte bruker. 2 timer kan gå fort hvis den som drar ut må sitte å vente på legevakt og sykebil. Da vil det være en nattevakt med ansvar for resten av tjenesten, institusjonen pluss omsorgsboligene. På institusjonen og i omsorgsboligen/rommene kan det være pasienter som blir akutt syke,
faller eller verste senario at det oppstår et branntilløp. Pr i dag er det to på vakt på natta på 30 pasienter. Med 22 sykehjemspasienter og 8 beboere i omsorgsbolig som sannsynligvis vil ha omsorgbehov som tilsier bistand også på natt, vil antall brukere være det samme som nå. Det kan derfor være vanskelig å benytte nattevaktene i forhold til oppdrag utenfor institusjonen. Dette bør derfor vurderes etter en tid om det lar seg gjennomføre ut fra faglig forsvarlighet. For å kunne ha sykepleier på alle vakter (heldøgns bemanning) vil det være behov for 5 årsverk, og med arbeid vil hver tredje helg vi trenge 9 hoder for at arbeidsplanen skal gå opp. Sykehjemmet har pr. tiden syv sykepleiere som dekker helgene, dette pga. at vi har vakanser som vi ikke har fått kvalifisert personell til. Tredelt sykepleierturnus øker sårbarheten da antall sykepleiere pr vakt vil være minimal. Fravær vil medføre utgifter i form av forskjøvet vakt eller bakvakt, dette er kostnader som genererer overtid. Et nedtak av antall årsverk som del av sparing vil få konsekvenser for størrelsen av de enkeltes stilling. Dette da antall hoder pr helg vil være noenlunde det samme mens antall årsverk reduseres. I forhold til å utarbeide bemanningsplaner for driften vises det til forskrift for sykehjem og boform for heldøgn omsorg og pleie. Arbeidsgruppa har ny turnusplan under utarbeiding. Denne vil tidligst kunne iverksettes i første halvdel av mai 2014. Ved planlegging kan en ta høyde for samarbeid med øvrige virksomheter for eksempel å videreføre samarbeid med sykepleietjenesten på Korttidsavdelingen på natt. Gruppa kan vurdere alternative turnuser med for eks lange vakter i helger som medfører behov for færre personer. En av målsetningene er også at stillingene bør være så store som mulig og ønskelig. Det er ikke ønskelig med tredelt turnus i og med at arbeidstiden da reduseres. Å få til sykepleiedekning hele døgnet kan være vanskelig i starten da det i en årrekke har vist seg vanskelig å rekruttere sykepleiere. Lederstruktur, her ligger det forslag på å ta ned til en fagleder som skal ha ansvar for både sykehjemsdrift, drift av hjemmetjenesten og pu-tjenesten. Ansvarsområdet for denne tjenesten blir da å forholde seg til og å driftsforme flere budsjett og ulike turnuser. Hvilken faggruppe skal denne forholde seg, og hvordan holde seg orientert til hva som er aktuelt både innefor sykehjems drift og hjemmetjeneste.
I forhold til lederstruktur vurderer styringsgruppa det som mest hensiktsmessig med en fagleder i 100 % stilling og to sykepleier/vernepleier 1 stillinger som har ca 30% administrativ tid, slik at det kan oppnås samordning og effektivt bruk av både personell, utstyr samt arealeffektivisering. Ved at Tildelingsenheten skal overta forvaltningsoppgavene (saksbehandling, tildeling av tjenester) vil denne oppgaven ikke lenger pålegges fagleder, som dermed får hovedsakelig ansvar for driftsoppgavene i løpet av 2013. Ved samordning av personell kan en del av personalet framover både jobbe på sykehjemsavdelingen og i den hjemmebaserte tjenesten, og for personalet vil det da være mest hensiktsmessig å forholde seg til en felles fagleder. En fagleder vil også ha oversikt over de totale personellressurser og kunne styre sitt personell ut fra til en hver tid gjeldende behov. I en samordnet tjeneste vil en kunne oppnå et større faglig miljø som igjen kan medføre en spennende arbeidsplass med rom for utvikling, og som igjen kan oppnå forbedret rekruttering av fagkompetanse Arbeidsgruppa får som utfordring å utarbeide et budsjett der samhandling skal være en målsetting. De kan gjerne tenke alternative turnusformer med muligheter for at personalet oppnår så store stillinger som er ønskelig og mulig. Nødvendige kostnader i forhold til utstyr og bygningsmessige endringer: I ettertid av arbeidsgruppas innspill er det kommet fram at det er behov for innkjøp av et kjøleskap der hjemmetjenesten skal oppbevare middagsporsjoner som skal kjøres ut til brukerne, samt et fryseskap/boks til den bogruppen som planlegges omhjemlet til oppbevaring av brød og lignende. Området får tilkjørt både middag og tørrmat fra hovedkjøkken. Utkjøring skjer et par dager i uka og derfor er det nødvendig med både kjøle og frysekapasitet. Ut fra arbeidsgruppas innspill og informasjon som er kommet i ettertid er det en del nødvendige kostnader i forhold til innkjøp av utstyr og bygningsmessige endringer. En del av utstyret er viktig å få på plass snaret, men andre kostnader kan tas over tid. Det er derfor tatt kontakt med vaktmester for å kunne kostnadsberegne disse tiltakene. I forhold til utbedring av vinduer er dette vedlikehold som kan utføres over tid og som Tekniske tjenester får prioritere ut fra en vedlikeholdsplan for kommunale bygg. I budsjettet er det lagt inn et beløp på kr 79000 til inventar og utstyr for 2014. På bakgrunn av at en del av de nødvendige investeringer er inventar og utstyr, kan en god del av de nødvendige investeringer til utstyr tas innenfor tildelte rammer. Kostnadsoverslag:
Investering Kjøleskap for oppbevaring av middag til hjemmeboende Tørketrommel som skal plasseres på vaskeriet Avtrekksvifte til kjøkken i bogruppen som planlegges omhjemlet utløser brannalarm. 8 garderobeskap til rommene i bogruppen som planlegges omhjemlet Fryseskap/boks for oppbevaring av brød m.m Medisinrom til hjemmetjenesten Kostna d Innenfor tildelte rammer X X Merknader 8000 X? Selve avtrekksvifta kan benyttes. Kostnaden består i avtrekk over tak X Kan tas over tid. Skapene skal ha hyller og heng 17000 Rommet må ha sikkerhetslås, helst ikke vindu, hyller, benkeplate, kjøleskap, handvask. Antenner for tv på 8 rom 10000 Kan tas over tid. Det er mulig å forsterke signalene til bogruppen på hovedantenneanlegget som er der fra før. Dette vurderes som den rimeligste løsningen ifølge Lenvik kabeltv som kjenner anlegget. Flere stikkontakter på de 8 rommene (4x8 stk) 38000 Kan tas over tid. Kostnad pr stikkontakt vil være ca kr 1200,-. Kostnad ifølge Gundersen Elektro Vinduer generelt i hele bygget er trekkfulle og i behov for å skiftes. Vaktmester har gitt Tekniske tjenester prisoverslag på skifting av vinduer. Skifting av vinduer bør inn i en handlingsplan for vedlikehold av kommunale bygg. Dette bør komme som en egen sak dersom det ikke lar seg realisere innenfor kommunens vedlikeholdsbudsjett. Imidlertid er dette ikke et problem som hindrer at de 8 rommene kan benyttes som omsorgsbolig slik det er planlagt. Vurdering:
I arbeidsgruppas budsjettforslag er det foreslått å opprettholde dagens faglederresurs, dvs. 2 årsverk. Styringsgruppa har vurdert at i en overgangsperiode på 8-12 måneder, inntil ny organisasjon har satt seg og at omhjemlingen er gjennomført, kan dette være hensiktsmessig. Det var ikke godt nok kvalifiserte søkere til stilling som fagleder for hele avdelingen. Dette innebærer at en ser samordning av faglederresurs over tid. Alle dagens faglederne vil imidlertid inngå i turnus med helgevakter. Det er beregnet at omhjemling vil gi en besparelse på kr 330 000 mere enn kun samdrift mellom hjemmesykepleie og sykehjemsdrift slik den er i dag. For 2014 vil besparelsen bli forholdsvis mindre da redusert drift sannsynligvis vil være mulig kun i 6-7 måneder. Nedtaket vil medføre en reduksjon på 2,5 årsverk. Å gjennomføre nedtaket på denne måten vil bidra til at organisasjonen får ro og unngår en ny prosess ved årsskiftet 2014-2015. Det har ikke vært mulig å få kontrollfestet et endelig budsjett for avdelingen, men konseptet med personellreduksjon vil uansett gi en årlig besparelse på netto 3 millioner. Nytt budsjett for avdelingen framlegges neste møte. I denne saken framlegges et overordnet kostnads/ budsjett overslag... Sett inn saksutredningen over denne linja IKKE RØR LINJA Innstilling: ::: Sett inn innstillingen under denne linja IKKE RØR LINJA Utvalg for helse og omsorg tar rapporten ang omstillingsprosessen til orientering Finnsnes 3.04.2014 Margrethe Hagerupsen Rådmann Helen - Marie Henriksen Kommunalsjef helse og omsorg ::: Sett inn innstillingen over denne linja IKKE RØR LINJA